ANSV - Circular 045 de 2023

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CIRCULAR No. 045 DEL 14 DE NOVIEMBRE DE 2023

PARA: SERVIDORES PÚBLICOS

DE: LUZ ADRIANA VÁSQUEZ TRUJILLO

Secretaria General

ASUNTO: LINEAMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LA SUPERVISIÓN DE

CONTRATOS Y/O CONVENIOS.

Reciban un cordial saludo: La Agencia Nacional de Seguridad Vial en ejercicio de sus funciones constitucionales, legales y en virtud del principio de responsabilidad aplicable a la función administrativa, le corresponde: (i) prevenir la inobservancia de la normativa que rige la contratación estatal, y (ii) garantizar el cumplimiento de una gestión pública transparente, por tanto, es necesario emitir las directrices para el ejercicio de una correcta supervisión de contratos y convenios suscritos en la Entidad o a través del Patrimonio Autónomo.

Así las cosas, t eniendo en cuenta la importancia de dar cumplimiento estricto a las funciones de supervisión, las cuales están directamente relacionadas con los principios generales de la moralidad, celeridad, economía, imparcialidad, eficacia, eficiencia, buena fe, participación, publicidad, responsabilidad y transparencia, se recuerda a los supervisores de contratos que su función principal comprende el seguimiento, vigilancia y control de la correcta iniciación, ejecución y liquidación de cada contrato, convenio u órdenes de compra asignados. Conforme con lo indicado en el numeral 7.1 del Manual Unificado de Contratación, la Entidad, definió: “Será supervisor de un contrato o convenio, el servidor público que señale el jefe o director de la dependencia solicitante en los estudios previos o solicitud de contratación según aplique . Este

Entidad, definió: “Será supervisor de un contrato o convenio, el servidor público que señale el jefe o director de la dependencia solicitante en los estudios previos o solicitud de contratación según aplique . Este será designado mediante comunicación oficial interna suscrita por parte del Coordinador del Grupo de Gestión Contractual (…)” Conforme con lo anterior, en el caso en que se presente la ausencia temporal del servidor (renuncia, incapacidad, vacaciones, licencias, entre otros) , est e rol recaerá automáticamente en el jefe o director de la dependencia en la que labora el servidor público, hasta que otro funcionario sea encargado de las funciones del cargo del ausente. Sin embargo, será responsabilidad del supervisor informar oportuna y debidamente los detalles del contrato a supervisar al funcionario designado para ello. Los supervisores son necesarios para lograr la satisfacción de la s necesidades y requerimientos que se gestionaron en las diferentes dependencias en las solicitudes de contratación y/o estudios previos, por ello deben tener presentes los siguientes aspectos, a saber:Página | 2

I. OBLIGACIONES GENERALES DE LOS SUPERVISORES: Los supervisores tienen entre otras y sin limitarse a ellas, las funciones , facultades u obligaciones indicadas en la “ Guía para el Ejercicio de las Funciones de Supervisión e Interventoría de los Contratos del Estado” 1 que publicó La Agencia Colombiana de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente , la cual hace parte integral de esta circular, así como las contenidas en el Manual Unificado de Contratación.

En los términos de la Ley 80 de 1993 y el Estatuto Anticorrupción, las Entidades Estatales, los servidores públicos, contratistas e interventores que intervienen en la celebración,

En los términos de la Ley 80 de 1993 y el Estatuto Anticorrupción, las Entidades Estatales, los servidores públicos, contratistas e interventores que intervienen en la celebración, ejecución y liquidación del contrato estatal son responsables por sus actua ciones y omisiones, en consecuencia responden civil, fiscal, penal y disciplinariamente por las faltas que cometan en el ejercicio de sus funciones. La supervisión de un contrato y/o convenio estatal consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico . De esta manera, la supervisión es entendida como la vigilancia permanente ejercida por sus funcionarios, de todos los aspectos relacionados con el contrato estatal, que no sólo se predica de la ejecución de las obligaciones contractuales en la forma acordada, sino también de las etapas precontractual y postcontractual. Por otro lado, de conformidad con los numerales 7.2 y 7.3 del Manual Unificado de Contratación, se recuerdan las facultades, deberes y funciones de quienes ostentan el rol de supervisor de contratos y/o convenios, así: a) Facultades: Solicitar informes, registros, aclaraciones, explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual.

b) Deberes: Mantener informado al contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.

c) Funciones: Corresponde a los supervisores ejercer el control y vigilancia sobre la ejecución contractual de los contratos o convenios; verificar el cumplimiento de las obligaciones pactadas en los mismos; evaluar los informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual y hacer

ejecución contractual de los contratos o convenios; verificar el cumplimiento de las obligaciones pactadas en los mismos; evaluar los informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual y hacer recomendaciones encaminadas a lograr la correcta ejecución del objeto contratado y adelantar todas las gestiones pertinentes para que los trámites de pago a los contratistas y la ejecución presupuestal del contrato estén al día.

Todas las comunicaciones y requerimientos que se presenten en el desarrollo de la ejecución del contrato deben constar por escrito, el seguimiento de estas actividades deberá dejarse documentado a través de informes de supervisión e

1 https://colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documents/cce_guia_supervision_interventoria.pdfPágina | 3

interventoría, los cuales, junto con la demás documentación que soporta la ejecución reposarán en el expediente contractual tanto físico como electrónico en el SECOP II, así como en los sistemas de información que apoyan el Proceso. Respecto a este punto es de vital importancia recordar que los supervisores tienen la potestad de solicitar y/o designar un apoyo de conformidad con lo indicado en el numeral 2.6.2 del Manual Unificado de Contratación, el cual podrá recaer en otro funcionario o en un contratista persona natural o jurídica según corresponda.

II. LOS REQUISITOS DE PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN La supervisión consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico sobre el cumplimiento del objeto contractual, el cual debe realizarse desde el momento en que inicia la ejecución contractual, esto es, cuando se acredita lo siguiente:

(i) Pólizas: Aprobación de la garantía única de cumplimiento

jurídico sobre el cumplimiento del objeto contractual, el cual debe realizarse desde el momento en que inicia la ejecución contractual, esto es, cuando se acredita lo siguiente: (i) Pólizas: Aprobación de la garantía única de cumplimiento (ii) Registro Presupuestal (En contratos cuya fuente de financiación sea funcionamiento) (iii) Inicio cobertura ARL (en contratos de prestación de servicio profesionales y/o de apoyo a la gestión) Por tanto, es un deber que el supervisor no suscriba el acta de inicio y, en consecuencia, no autorice ninguna actividad de ejecución contractual hasta tanto no estén cumplidos y verificados la totalidad de los requerimientos antes indicados. Finalmente, es importante que la supervisión realice un control de los amparos y vigencias de las garantías y la cobertura a la AR L (cuando a ellos haya lugar), frente a la fecha real de inicio conforme a lo dispuesto en el acta de inicio y el plazo de ejecución contractual, así como, en el evento de suscribirse modificaciones contractuales.

III. REGISTRO DE EJECUCIÓN CONTRACTUALSECOP II: Le corresponde al supervisor del contrato, previo al respectivo pago, revisar la acreditación del pago y cumplimiento, por parte del contratista, de sus obligaciones con el sistema de seguridad social integral en salud, pensión y riesgos profesionales, mes vencido, conforme a la normativa vigente.

Así mismo, es necesario recordar la obligación del supervisor de verificar que el contratista publique los informes de ejecución correspondientes en la plataforma SECOP II. Los informes deben contener las evidencias que soporten el cumplimiento de las obligaciones del contratista y la debida ejecución del contrato (informe de actividades, registro fotográfico, listados de asistencia, entre otros), así como todos aquellos documentos que hagan parte del desarrollo del objeto contratado , los cuales deben ser

obligaciones del contratista y la debida ejecución del contrato (informe de actividades, registro fotográfico, listados de asistencia, entre otros), así como todos aquellos documentos que hagan parte del desarrollo del objeto contratado , los cuales deben ser digitalizados y publicados en la citada plataforma. Se resalta que los requisitos y tipos de informes (parcial, periódicos y final) se encuentran detallados en el numeral 7.4.2 del Manual Unificado de Contratación.Página | 4

IV. TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS Se liquidan aquellos contratos o convenios que por su ejecución se prolongue en el tiempo, es decir, de tracto sucesivo. Se recuerda que la liquidación de un contrato tiene un plazo legal claramente definido y su vencimiento implica la caducidad de la acción contractual, por tanto, es imperativo que los supervisores adelanten este trámite conforme a la normatividad.

Si bien es cierto que al tenor de lo dispuesto en el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, modificada por el artículo 217 del Decreto Ley 19 de 2012, la liquidación no es obligatoria en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la ges tión, en ocasiones esta es requerida para liberar saldos o por otros motivos que se presentan durante la ejecución del contrato. Por lo que, es preciso indicar, que corresponde al supervisor del respectivo contrato, la revisión y aprobación del informe final de supervisión, la elaboración y radicación de la solicitud de liquidación en el Grupo de Gestión Contractual. En concordancia con lo anterior, en los contratos en los que por disposición contractual o por otros motivos sea necesaria la liquidación, el supervisor del contrato deberá solicitarla oportunamente al Grupo de Gestión Contractual. Por lo anterior, deberá remitir la solicitud

En concordancia con lo anterior, en los contratos en los que por disposición contractual o por otros motivos sea necesaria la liquidación, el supervisor del contrato deberá solicitarla oportunamente al Grupo de Gestión Contractual. Por lo anterior, deberá remitir la solicitud de liquidación, junto con todos los soportes o documentos necesarios para el efecto, preferiblemente dentro del mes siguiente a la terminación del contrato. En todo caso, la liquidación no podrá superar el tiempo acordado para liquidar el contrato, o lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 previendo las acciones de revisión, acuerdo y consecución de firmas que permitan contar con la liquidación e n los términos establecidos en las condiciones contractuales

V. INCUMPLIMIENTO Es deber del supervisor identificar y comunicar los presuntos incumplimientos, para ello en

términos generales debe:

1. Corroborar que existen obligaciones contractuales que han sido cumplidas de manera parcial o definitivamente no se han ejecutado.

2. Establecer que no existan circunstancias que exoneren al contratista por el posible incumplimiento de las obligaciones, como la fuerza mayor o el caso fortuito, consagradas en el artículo 64 del Código Civil Colombiano.

3. Recopilar las pruebas que evidencien ese incumplimiento (correos, informes, actas de reunión, entre otras)

4. La supervisión y/o interventoría del contrato deberá realizar por escrito, los requerimientos necesarios al contratista sobre el presunto incumplimiento del objeto y/u obligaciones, copiando a la aseguradora.

En aras de adelantar oportuna y eficazmente el proceso de incumplimiento, el supervisor deberá remitir un informe detallado al Grupo de Gestión Contractual, en el que señalen las

y/u obligaciones, copiando a la aseguradora.

En aras de adelantar oportuna y eficazmente el proceso de incumplimiento, el supervisor deberá remitir un informe detallado al Grupo de Gestión Contractual, en el que señalen las fi COLOMBIA fifi•ViDA Agencia Nacional de Seguridad Vial

Dirección: Avenida La Esperanza calle 24 No. 60-50

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condiciones de modo, tiempo y lugar del presunto incumplimiento, aportando los soportes de las actuaciones antes enunciadas. Estos lineamientos son complementarios o adicionales a las obligaciones contenidas en la Ley, Manual Unificado de Contratación adoptado por la Entidad. Agradecemos la disposición a cada uno de los lineamientos contenidos en la presente circular, así como su estricto cumplimiento.

Atentamente,

LUZ ADRIANA VÁSQUEZ TRUJILLO

Secretaria General Agencia Nacional de Seguridad Vial

Proyectó: Ana María Noriega García – Profesional Especializada Grupo de Gestión Contractual Revisó: Javier Hernando Carpio Galindo – Coordinador Grupo de Gestión Contractual