ANSV - Circular 046 de 2023

Página | 1

CIRCULAR No. 046 DEL 21 DE NOVIEMBRE DE 2023

DE: Secretaria General

PARA: Directora General, Directores Técnicos, Jefes de Oficina, Asesores, Coordinadores, servidores públicos y demás colaboradores de la

ANSV.

ASUNTO: LINEAMIENTOS PARA EL CIERRE FINANCIERO EN SIIF NACIÓN 2023

Y APERTURA 2024.

En atención al Estatuto Orgánico del Presupuesto, compilado por el Decreto 111 de 1996, el Decreto 1068 de 2015 y las Circulares Externas 034 y 035 del 8 y 15 de noviembre de 2023 emitidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público; con el fin de garantizar el adecuado cierre presupuestal de la gestión financiera de la Entidad y responder a los criterios de oportunidad, veracidad, confidencialida d e integridad, se fijan los siguientes lineamientos al interior de la Agencia Nacional de Seguridad Vial re specto del Cierre financiero de la vigencia 2023 y la Apertura del 2024:

1. PROCEDIMIENTOS PARA EL CIERRE PRESUPUESTAL CON RECURSOS DE

FUNCIONAMIENTO:

Para el cierre de la vigencia fiscal 2023, se deben determinar los siguientes aspectos: la ejecución presupuestal de ingresos y gastos; las obligaciones pendientes de pago (cuentas por pagar); la constitución de reservas presupuestales; liberación de saldos; la anulación de reservas presupuestales y el reporte de ingresos.

• Liberación de Saldos: Las solicitudes de liberación de saldos que se constituyeron en

por pagar); la constitución de reservas presupuestales; liberación de saldos; la anulación de reservas presupuestales y el reporte de ingresos.

• Liberación de Saldos: Las solicitudes de liberación de saldos que se constituyeron en la vigencia fiscal 2023 a través de CDP y RP, deben radicarse ante el Grupo de Gestión Financiera, a más tardar el día 27 de diciembre de 2023, antes de medio día , anexando el acta de liquidación, modificación contractual o informe de supervisión según lo que corresponda.

• Reservas Presupuestales: De acuerdo con lo establecido en el artículo 89 del Estatuto Orgánico del Presupuesto, compilado por el Decreto 111 de 1996, las reservas presupuestales se definen como los compromisos legalmente adquiridos por los órganos que conforman el Presupuesto Gene ral de la Nación, cuyo objeto no fue cumplido dentro del año fiscal que termina y, por lo mismo, se pagarán dentro de laPágina | 2

vigencia siguiente con cargo al presupuesto de la vigencia anterior; es decir, con cargo al presupuesto que las originó.

Por lo anterior, es necesario tener en cuenta las siguientes consideraciones:

1. Los ordenadores del gasto deben planear la ejecución presupuestal de tal manera que las apropiaciones puedan ejecutarse en su totalidad durante la vigencia fiscal correspondiente.

2. Una reserva presupuestal se genera cuando el compromiso es legalmente adquirido, pero su objeto no fue cumplido dentro del año fiscal que termina.

3. Su pago se hará con cargo a la reserva que se constituya, con corte a 31 de diciembre de la vigencia fiscal.

4. Su constitución se debe hacer a través del SIIF Nación, seleccionando la opción

3. Su pago se hará con cargo a la reserva que se constituya, con corte a 31 de diciembre de la vigencia fiscal.

4. Su constitución se debe hacer a través del SIIF Nación, seleccionando la opción “traslado de documentos”, la realiza el profesional Especializado con funciones de presupuesto.

5. Las reservas presupuestales solo se pueden constituir de manera excepcional por situaciones imprevistas o de fuerza mayor, casos fortuitos, o por razones ajenas a la voluntad del ordenador del gasto. Su constitución debe estar plenamente justificada.

6. Un compromiso presupuestal, trátese de un contrato o de una orden de gasto, solo se puede reservar si cuenta con el respectivo registro presupuestal.

7. Las reservas presupuestales solo podrán utilizarse para cancelar los compromisos que les dieron origen.

8. Según lo establecido en el artículo 27 de la Ley 2063 del 2020 y en el artículo 17 del Decreto 412 del 2018, las reservas presupuestales corresponderán a la diferencia entre los compromisos y las obligaciones generadas a través del Sistema Integrado de Información Financiera-SIIF Nación, las cuales se deberán constituir a más tardar el 20 de enero de cada año fiscal, con cargo al presupuesto de la vigencia anterior. Si no se constituyen en el plazo señalado, se generarán vigencias expiradas, en los términos señalados en el artículo 50 de la Ley 2063 del 2020.

Por lo anterior, los supervisores deberán efectuar seguimiento a los términos de ejecución y obligaciones establecidos en los contratos, con el fin de radicar oportunamentePágina | 3

del 2020. Por lo anterior, los supervisores deberán efectuar seguimiento a los términos de ejecución y obligaciones establecidos en los contratos, con el fin de radicar oportunamentePágina | 3

la documentación requerida para el pago ante el Grupo de Gestión Financiera, para posteriormente generar la obligación Las reservas presupuestales que no se ejecuten en la vigencia fiscal 2023, expirarán sin excepción, sin que se requiera acto administrativo que así lo declare. Si no se han ejecutado y pagado, darán origen a los pasivos exigibles de vigencias expiradas, de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 2063 del 2020. Este artículo precisa que, al momento de ordenar el pago de una vigencia expirada, se debe enviar copia del acto administrativo a la Contraloría general de la República. Lo cual puede dar lugar a las acciones disciplinarias a que haya lugar por incursión en la conducta establecida en el numeral 4º del artículo 57 de la Ley 1952 de 2019.

• Cuando la ejecución de un compromiso exceda la vigencia fiscal, es decir, la recepción de bienes o servicios se efectúe después del 31 de diciembre, se debe solicitar autorización de vigencias futuras, ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

• Los ordenadores del gasto y los responsables de la supervisión de los contratos de la Entidad, realizarán todas las acciones tendientes a programar, controlar y ejecutar el presupuesto de manera eficiente, estructurando la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones y la contratación para que los términos de ejecución sean concordantes con el principio de anualidad y en el caso de que el término de ejecución del contrato

presupuesto de manera eficiente, estructurando la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones y la contratación para que los términos de ejecución sean concordantes con el principio de anualidad y en el caso de que el término de ejecución del contrato exceda la vigencia, se efectúen los trámites pertinentes para solicitar la autorización de vigencias futuras.

A más tardar el 15 de diciembre de 2023 , los supervisores de contratos suscritos con recursos de funcionamiento, deberán remitir al Grupo de Gestión Financiera copia del informe final y balance de los contratos de la vigencia 2023, que conforme al ordenamiento jurídico deban liquidarse, con el propósito de hacer la depuración de los registros presupuestales y de los certificados de disponibilidad presupuestal de la vigencia 2023 y constituir las reservas presupuestales reales con su debida justificación , a que hubiere lugar. La Agencia Nacional de Seguridad Vial no constituirá reservas presupuestales que no estén enmarcadas dentro del caso fortuito o fuerza mayor; las solicitudes o saldos que no estén debidamente justificados no se constituirán como reserva presupuestal y el ú nico mecanismo de reconocimiento de pago será a través de la figura “pasivo exigible – vigencia expirada”, con todas las investigaciones disciplinarias del caso.Página | 4

Las reservas se constituyen solo si existe un otrosí suscrito por el ordenador del gasto y el contratista para exceder la vigencia, el cual se debe remitir al Grupo de Gestión Financiera, a más tardar el 15 de diciembre de 2023. Este documento es indispensable para constituir la reserva.

3. EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

a más tardar el 15 de diciembre de 2023. Este documento es indispensable para constituir la reserva.

3. EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Se resolverán solicitudes de CDP , para nuevos procesos contractuales a más tardar el 1 de diciembre de 2023, con excepción de los gastos de nómina y servicios públicos, que se expedirán hasta el 11 de diciembre de 2023.

4. REGISTROS PRESUPUESTALES Se harán registros presupuestales hasta el 11 de diciembre de 2023 , siempre y cuando los compromisos asumidos se ejecuten durante la presente vigencia fiscal, entendida la ejecución como la entrega del bien o la prestación efectiva del servicio. Se exceptúan de lo anterior, los procesos contractuales amparados con vigencias futuras. En este caso, es necesario iniciar la ejecución en la actual vigencia, por tratarse de vigencias futuras ordinarias.

Los gastos por concepto de viáticos de los funcionarios en comisión, para el mes de diciembre, deberán estar contemplados en programación previa y los actos administrativos que los ordenen deberán ser expedidos con anterioridad a la fecha máxima establecida en el párrafo anterior, para garantizar su oportuno registro presupuestal del compromiso.

5. CUENTAS A TRAMITAR EN LA VIGENCIA 2023PRESUPUESTO DE INVERSIÓN Y FUNCIONAMIENTO Los supervisores de los contratos deberán radicar en el Grupo de Gestión Financiera los soportes para el trámite de pago de las cuentas a cancelar en la vigencia 2023 a más tardar el 11 de diciembre de 2023. 1

Las cuentas de cobro radicadas con posterioridad que correspondan a gastos de

soportes para el trámite de pago de las cuentas a cancelar en la vigencia 2023 a más tardar el 11 de diciembre de 2023. 1 Las cuentas de cobro radicadas con posterioridad que correspondan a gastos de FUNCIONAMIENTO quedarán para cancelar en la vigencia 2024 como cuentas por pagar, siempre y cuando cumplan todos los requisitos de ley.

1 En el caso de las cuentas de cobro con cargo al presupuesto de inversión, tener en cuenta que este plazo hace referencia aquellas que se presenten por concepto de las actividades contractuales ejecutadas en el período de noviembre de 2023 o aquellos contratos que finalicen antes del 11 de diciembre de 2023.Página | 5

Las cuentas de cobro de INVERSIÓN que no sean radicadas antes del 11 de diciembre de 2023 se recibirán y tramitarán a partir del dos (2) de enero del 2024.

Nota: Es importante recordar la validación por parte del supervisor de los formatos vigentes para radicación de documentos, ya que esto es casual de devolución y no se continúa con el trámite de pago.

6. VIGENCIAS FUTURAS En relación con los contratos que comprometan vigencias futuras autorizadas en la vigencia 2023, se requiere que a más tardar el día 22 de diciembre de 2023 se entregue al Grupo de Gestión Financiera, copia del contrato debidamente suscrito por las partes, con el fin de proceder al registro de los compromisos en el aplicativo SIIF Nación.

7. CUENTAS POR PAGAR DE LA VIGENCIA 2023, CON RECURSOS DE

FUNCIONAMIENTO.

El artículo 89 del Estatuto Orgánico del Presupuesto establece que cada órgano constituirá

7. CUENTAS POR PAGAR DE LA VIGENCIA 2023, CON RECURSOS DE

FUNCIONAMIENTO.

El artículo 89 del Estatuto Orgánico del Presupuesto establece que cada órgano constituirá a 31 de diciembre del año fiscal, cuentas por pagar con las obligaciones correspondientes a los anticipos pactados en los contratos y a la entrega de bienes y servicios. La constitución de las cuentas por pagar exige el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 15 del Decreto 412 del 2018, donde se establece que “El cumplimiento de la obligación se da cuando se cuente con las exigibilidades correspondientes para su pago.” Y se cuenta con las exigibilidades de pago cuando se reúnen los siguientes requisitos: 1) Certificación del supervisor, donde conste que los bienes y servicios se recibieron a satisfacción.

1. Comprobante de entrada al almacén, si se trata de bienes adquiridos por la

Agencia.

1. Que el contratista presente la factura si es responsable del IVA, o la cuenta de cobro si no es responsable de IVA.

1. Que se cuente con Programa Anual de Caja -PAC, de conformidad con lo establecido en el inciso segundo del artículo 27 de la Ley 2063 del 2020, Ley de Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal 2021. Esta norma establece que si no se cuenta con el respectivo PAC “deberán hacerse los ajustes en los registros y constituir las correspondientes reservas presupuestales.”Página | 6

1. Certificado de parafiscales.

Los contratistas y proveedores con responsabilidad tributaria 52 -Facturador electrónico deben contar con los requisitos establecidos por el Sistema Integrado de Información

presupuestales.”Página | 6

1. Certificado de parafiscales.

Los contratistas y proveedores con responsabilidad tributaria 52 -Facturador electrónico deben contar con los requisitos establecidos por el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación para la emisión de la factura electrónica a través del opera dor Olimpia; no se realizará el trámite de ningún pago sin el cumplimiento del mismo; cuando la factura presente inconsistencias es responsabilidad del supervisor informar al proveedor, para que se realice el método de contingencia empleado por el Minister io de Hacienda y Crédito Público el cual consiste en lo siguiente: “Descargar un archivo .ZIP contenedor electrónico (pdf y xlm) desde su operador tecnológico de facturación y enviarlo desde su correo personal a siifnacion.facturaelectronica@minhacienda.gov.co, con el asunto PCI;#cto; correo de supervisor sin caracteres especiales del inicio y del final y teniendo en cuenta que la PCI corresponde al código de la unidad ejecutora 24-16-00” Para la constitución de las cuentas por pagar de funcionamiento es necesario resaltar que los documentos con todos los requisitos de Ley deben ser radicados en el Grupo de Gestión Financiera a más tardar el 22 de diciembre de 2023, teniendo en cuenta que el período de transición no estará disponible para la transacción de creación de obligaciones presupuestales.

8. CONCILIACIONES BANCARIAS Las conciliaciones bancarias a diciembre 31 de 2023 se realizarán a más tardar el 16 de enero de 2024.

9. GASTOS DE PERSONAL Pago de la nómina: Se efectuará a más tardar el 20 de diciembre; por lo anterior, se requiere la información necesaria para la elaboración de la nómina (novedades), a más

enero de 2024.

9. GASTOS DE PERSONAL Pago de la nómina: Se efectuará a más tardar el 20 de diciembre; por lo anterior, se requiere la información necesaria para la elaboración de la nómina (novedades), a más tardar, el 12 de diciembre de 2023, la cual debe enviarse al Grupo de Gestión de

Talento Humano. Pago de viáticos y gastos de desplazamiento: Hasta el 11 de diciembre de 2023, se recibirán soportes para el pago de viáticos y gastos de desplazamiento para su verificación, causación y remisión a la Fiduciaria. Los viáticos de funcionamiento que se radiquen con posterioridad a esta fecha quedarán para cancelar en la vigencia 2024, como cuentas por pagar, los gastos de desplazamiento de inversión que no se radiquen en esta fecha se recibirán a partir del 02 de enero del 2024.Página | 7

10. LEGALIZACIÓN DE LA CAJA MENOR: El cuentadante de la caja menor debe efectuar en el portal de SIIF Nación el siguiente procedimiento de cierre, de conformidad con el artículo 2.8.5.13. del Decreto 1068 de 2015.

1. Legalización del gasto: 15 diciembre de 2023.

2. Reintegro de recursos sobrantes: Registrar el valor sobrante de caja menor, teniendo en cuenta que si se apertura sin situación de fondos (S.S.F), igual se debe registrar el valor sobrante en SIIF. (PERFIL PAGADOR) - 20 de diciembre del 2023.

3. Reintegro de deducciones practicadas a los egresos del último reembolso caja de

registrar el valor sobrante en SIIF. (PERFIL PAGADOR) - 20 de diciembre del 2023.

3. Reintegro de deducciones practicadas a los egresos del último reembolso caja de la caja menor: Registrar en SIIF las deducciones; se realizan como un pago sin egreso-se registra el valor total no utilizado (PERFIL PAGADOR) - 22 de diciembre del 2023.

4. Consignación en cuenta bancaria gastos de funcionamiento - 22 diciembre del

2023.

5. Acto administrativo del cierre de caja menor - 22 diciembre del 2023.

11. ALMACÉN E INVENTARIOS.

Se debe efectuar el ingreso y registro de los bienes que adquiera la entidad, por lo que se hace necesario remitir al Grupo de Servicios Administrativos, los correspondientes informes, a más tardar el 22 de diciembre de 2023.

12. CIERRE CONTABLE Los responsables del suministro de información contable al Grupo de Gestión Financiera deberán entregar los informes, soportes y demás documentos que respalden las operaciones de la vigencia 2023, a más tardar el día 16 de enero de 2024 para su registro en el Sistema de Información SIIF Nación, tal como lo establece el Manual de Políticas Contables de la entidad.

13. APERTURA VIGENCIA 2024

Para la desagregación presupuestal y la elaboración del PAC de la vigencia 2024, las dependencias responsables deberán enviar al Grupo de Gestión Financiera, un informe sobre las actividades que se van a desarrollar en cada uno de los meses del año siguiente, el Plan Anual de Adquisiciones de funcionamiento e inversión y los informes de ejecución

dependencias responsables deberán enviar al Grupo de Gestión Financiera, un informe sobre las actividades que se van a desarrollar en cada uno de los meses del año siguiente, el Plan Anual de Adquisiciones de funcionamiento e inversión y los informes de ejecución de la vigencia anterior, a más tardar el 15 de diciembre del 2023 a las 12 del mediodía.Página | 8

Para el caso de gastos de inversión debe ser remitido por la Oficina Asesora de Planeación; gastos de personal por parte del Grupo de Talento Humano y para gastos de Adquisición de Bienes y servicios por parte del Grupo de Servicios Administrativos, de conformidad con el procedimiento PAA con la codificación correspondiente. RESUMEN CRONOLÓGICO DE ACTIVIDADES ACTIVIDADES FECHA MÁXIMA Expedición CDP para nuevos contratos 01 de diciembre de 2023 Radicación de cuentas para pago durante el mes de diciembre Funcionamiento e Inversión (viáticos, Honorarios y Proveedores)

11 de diciembre de 2023 Expedición de Registros presupuestales de la vigencia 11 de diciembre de 2023 Remisión de Informe u Otrosí de Contratos, para constitución de reserva 15 de diciembre de 2023 Expedición CDP para los gastos de nómina y servicios públicos 11 de diciembre de 2023 Legalización Gastos por Caja Menor 15 de diciembre de 2023 Entrega del Plan Anual de Adquisiciones y Distribución de PAC 15 de diciembre de 2023 Reintegro de recursos sobrantes Caja Menor 20 de diciembre de 2023 Pago de Nómina General 20 de diciembre de 2023 Constitución Vigencias Futuras 22 de diciembre de 2023

Reintegro de recursos sobrantes Caja Menor 20 de diciembre de 2023 Pago de Nómina General 20 de diciembre de 2023 Constitución Vigencias Futuras 22 de diciembre de 2023

Reintegro de deducciones practicadas por Caja Menor 23 de diciembre de 2022 Acto administrativo del cierre de caja menor 23 de diciembre de 2022 Recepción y Registro de los Bienes que adquiera la Entidad 23 de diciembre de 2022 Radicación cuentas de funcionamiento para pago en la vigencia 2023. (cuentas por pagar)

26 de diciembre de 2022Página | 9

Liberación de Saldos, Reducción de compromisos presupuestales Gastos de Funcionamiento

27 de diciembre de 2022 Conciliaciones Bancarias 16 de enero de 2023 Remisión información para el Cierre Contable vigencia 2022 16 de enero de 2023

Atentamente,

LUZ ADRIANA VÁSQUEZ TRUJILLO

Secretaría General

Proyectó: Yulie Pineda Osorio-Contratista Grupo de Gestión Financiera

Cindy Daniela YanezContratista Grupo de Gestión Financiera Gloria Rubiano PerdomoCoordinadora del GGF

Revisó: Vanessa María Arrieta SampayoContratista Secretaría General

Uriel Dario Cancelado- - Contratista Secretaría General Gloria Rubiano PerdomoCoordinadora del GGF

Vo.Bo. F&C CONSULTORESEzequiel Lenis