ANSV - Circular 047 de 2024

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CIRCULAR No. 047 DEL 17 DE SEPTIEMBRE DE 2024

DE: ALEXANDER DÍAZ UMAÑA

Secretario General

PARA: DIRECTORES TÉCNICOS, JEFES DE OFICINAS, ASESORES,

COORDINADORES DE GRUPO, SERVIDORES PÚBLICOS Y

CONTRATISTAS

ASUNTO: DIRECTRICES PARA LA ATENCIÓN DE PETICIONES

Cordial saludo,

Con el fin de fortalecer la Política de Servicio al Ciudadano, garantizar un adecuado diálogo y relacionamiento con la ciudadanía y cumplir los lineamientos de la política de prevención del daño antijur ídico, mediante la presente circular se adoptan las siguientes directrices para la atención de peticiones en la Agencia Nacional de Seguridad Vial ; lo anterior, teniendo en cuenta el Procedimiento para la Recepción, Trámite y Control de PQRSD y la Resolución 426 de 18 de junio de 2024 que reglamenta el trámite de peticiones en la

Agencia:

1. Recibir y Radicar las Peticiones: Las peticiones que ingresen por el correo institucional de cualquier servidor público o contratista o a través de los correos creados por las dependencias , deberán remitirse al correo

correspondenciaansv@ansv.gov.co con el fin de que sean radicadas de manera inmediata en el Sistema de Gestión Documental.

creados por las dependencias , deberán remitirse al correo correspondenciaansv@ansv.gov.co con el fin de que sean radicadas de manera inmediata en el Sistema de Gestión Documental.

2. Reglas de Reparto de Peticiones: Dar estricto cumplimiento a las establecidas en el artículo cuarto de la Resolución 426 de 18 de junio de 2024, a saber:

DEPENDENCIA

RESPONSABLE

PETICIONARIO

TRÁMITE

Dependencias de acuerdo con lo establecido en la Ley 1702 de 2013, Decreto 787 de 2015, Resolución ANSV 3292019 y 417 de 2019 o la que las modifique, adicione o sustituya.

Ciudadanía

El coordinador de grupo, asesor, jefe de oficina y/o director de la dependencia correspondiente se encarga de articular internamente la información que se requiera para consolidar, firmar, y enviar la respuesta al peticionario a través de Gestión Documental y cargar los respectivos soportes en el Sistema de Gestión Documental de la Entidad.Página | 2

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DEPENDENCIA

RESPONSABLE

PETICIONARIO

TRÁMITE

Dirección General

Congreso de la República

La Dirección General se encargará de coordinar con las diferentes dependencias, la consolidación de la información que se requiera para la firma del Director (a), gestionará la revisión jurídica en caso de requerirlo

Congreso de la República

La Dirección General se encargará de coordinar con las diferentes dependencias, la consolidación de la información que se requiera para la firma del Director (a), gestionará la revisión jurídica en caso de requerirlo y el envío de la respuesta al peticionario a través del Grupo Gestión Documental. Dirección General

Organismos de control y Fiscalía General de la Nación La Dirección General se encargará de coordinar con las diferentes dependencias, la consolidación de la información que se requiera para la firma del Director (a), gestionará la revisión jurídica en caso de requerirlo y el envío de la respuesta al peticionario a través del Grupo Gestión Documental. La Oficina Asesora de Comunicaciones en articulación con la Dirección General y el responsable de la dependencia que se designe, conforme a lo establecido en el numeral 8 del artículo 7 del Decreto 787 de 2015.

Ciudadanía

La Oficina Asesora de Comunicaciones en articulación con la Dirección General, para las peticiones que requieran información que esté en el marco de las funciones de más de una dependencia misional o en el marco del desempeño institucional, se encargará de solicitar y coordinar con las diferentes dependencias, la información necesaria para la emisión de la respuesta, firmarla y enviarla, a través del Grupo Gestión Documental.

Secretaría General de acuerdo con el Decreto 787 de 2015, Resolución ANSV 329 de 2019 y 417 de 2019 o la que las modifique, adicione o sustituya

Ciudadanía

La Secretaría General para peticiones que requieran

2015, Resolución ANSV 329 de 2019 y 417 de 2019 o la que las modifique, adicione o sustituya

Ciudadanía

La Secretaría General para peticiones que requieran información que esté en el marco de las funciones de más de un grupo a su cargo, se encargará de solicitar y coordinar con los diferentes grupos, la información necesaria para consolidar la emisión de la respuesta, firmarla y enviarla, a través del Grupo Gestión Documental. Oficina Asesora Jurídica

Peticiones judiciales

La Oficina Asesora Jurídica se encargará de solicitar y coordinar con las diferentes dependencias, la información necesaria para la emisión de la respuesta, firmarla y enviarla, a través del Grupo Gestión Documental y/o a buzón de correo electrónico exclusivamente para recibir notificaciones judiciales de conformidad con el artículo 197 de la Ley 1437 de 2011.

3. Revisar la Competencia para la Respuesta de Peticiones: En caso de que la dependencia a quien se le asignó la petición no tenga competencia para atenderla, debe reasignarla a la dependencia que corresponda, a más tardar un (1) día hábil después de haber recibido el radicado . La reasignación de peticiones en el sistema de gestión documental se debe realizar únicamente a quienes tengan el rol de jefe en el Sistema de Gestión Documental ORFEO, quienes realizarán a su vez la distribución interna en su dependencia.

4. Modificar la Tipificación de la Peticiones: En caso de que las personas que tiene a cargo la gestión de la petición identifiquen inconsistencias en la tipificación debe

la distribución interna en su dependencia.

4. Modificar la Tipificación de la Peticiones: En caso de que las personas que tiene a cargo la gestión de la petición identifiquen inconsistencias en la tipificación debe remitir al correo atencionalciudadano@ansv.gov.co con la justificaciónPágina | 3

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Conmutador: (+57) 601 739 9080 correspondiente para la nueva tipi ficación, a más tardar un (1) día hábil después de haber recibido el radicado.

5. Trasladar a la Entidad Competente: Si la dependencia asignada al trámite de la petición considera que la Agencia Nacional de Seguridad Vial no es competente , deberá informar de inmediato al ciudadano o autoridad si este actúa verbalmente.

Si se obra por escr ito, se informará al peticionario dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al de la radicación , para lo cual se remitirá la petición al competente y enviará copia del oficio remisorio al peticionario. En caso de no existir funcionario competente así lo comunicará al interesado. Los términos para decidir o responder se contará a partir del día siguiente a la recepción de la petición por la autoridad competente.

6. Proyectar Respuesta en los Términos de la Ley: El servidor público o contratista a quien se le asigna el trámite de una petición, recopila y analiza la información relacionada con la solicitud, proyecta la respuesta teniendo en cuenta el tipo de petición y los términos de vencimiento para responder:

TIPOLOGÍA TÉRMINOS

relacionada con la solicitud, proyecta la respuesta teniendo en cuenta el tipo de petición y los términos de vencimiento para responder:

TIPOLOGÍA TÉRMINOS Petición de Interés General y Particular 15 días hábiles Petición de Información/ Base de Datos 10 días hábiles Petición de Documentos Consulta 30 días hábiles Petición entre Autoridades Documentos/Información 10 días hábiles Interés General y Particular 15 días hábiles Consulta/Concepto 30 días hábiles Peticiones del Congreso de la República Proposiciones y Cuestionarios 5 días calendario Solicitud de Documentos 10 días hábiles Solicitud Informes 5 días hábiles Conceptos Institucionales a Proyectos de Ley o Consulta 30 días hábiles Queja 15 días hábiles Denuncias Reclamo Sugerencia Recursos y otras actuaciones administrativas N/A Comunicación informativa N/APágina | 4

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7. Tramitar Peticiones Incompletas: Cuando al servidor público o contratista a quien se le asigna el trámite de la petición verifique que la misma esta incompleta, deberá proyectar el requerimiento y enviarlo al peticionario dentro de los diez (10) d ías hábiles siguientes a la fecha de radicación para que complemente la misma en el término máximo de un (1) mes.

A partir del día siguiente en que el interesado aporte los documentos o informes

hábiles siguientes a la fecha de radicación para que complemente la misma en el término máximo de un (1) mes.

A partir del día siguiente en que el interesado aporte los documentos o informes requeridos, se reactivará el término para resolver la petición.

Vencido los términos establecidos sin que el peticionario haya cumplido el requerimiento de completar la petición, la Agencia Nacional de Seguridad Vial, decretará el desistimiento y el archivo del expediente, mediante acto administrativo motivado suscrito por el director(a) general, directores técnicos, jefes de oficina o secretario(a) general, que por competencia tenga a su cargo dar respuesta a la petición.

8. Peticiones Irrespetuosas, Oscuras o Reiterativas: Solo cuando no se comprenda la finalidad u objeto de la petición esta se devolverá al interesado para que la corrija o aclare dentro de los diez (10) días siguientes. En caso de no corregirse o aclararse se archivará la petición.

9. Las respuestas a las peticiones que se reciban en la Entidad deben ser de fondo, como lo ha indicado la Corte Constitucional esto se refiere a que las

respuestas sean:

“(i) clara, esto es, inteligible y contentiva de argumentos de fácil compresión; (ii) precisa, de manera que atienda directamente lo pedido son reparar en información impertinente y sin recurrir en fórmulas evasivas o elusivas; (iii) congruente, de suerte que abarque la materia objeto de la petición y sea conforme a lo solicitado; y además (iv) consecuente con el trámite que se ha surtido, de manera que , si la respuesta se produce con motivo de un derecho de

objeto de la petición y sea conforme a lo solicitado; y además (iv) consecuente con el trámite que se ha surtido, de manera que , si la respuesta se produce con motivo de un derecho de petición formulad o dentro de un procedimiento de que conoce la autoridad de la cual el interesado requiere la información, no basta con ofrecer una respuesta como si se tratara de una petición aislada o ex novo, sino que, resulta relevante, debe darse cuenta del trámite que se ha surtido y de las razones por las cuales la petición resulta o no procedente”1.

10. Verificar y Emitir la Respuesta a Peticiones: Los coordinadores, asesores, jefes de oficina y directores según corresponda, deben revisar, solicitar los ajustes , aprobar y emitir la respuesta dentro de los términos de ley.

La firma de las respuestas a peticiones únicamente está a cargo de los responsables de dependencias, coordinadores, asesores, jefes de oficina y directores, según corresponda.

1 Sentencia T – 610 de 2008, Corte Constitucional, M.P.: Rodrigo Escobar GilPágina | 5

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11. Radicar y Cargar la Respuesta Oficial en el Sistema de Gestión Documental y enviar: Para el envío de las respuestas a las peticiones que contengan dirección de correo electrónico se debe remitir la solicitud al Grupo de Gestión Documental a través del correo correspondenciaansv@ansv.gov.co. En caso de que la entrega sea a una dirección física se debe solicitar esta gestión también a través del Grupo de

correo electrónico se debe remitir la solicitud al Grupo de Gestión Documental a través del correo correspondenciaansv@ansv.gov.co. En caso de que la entrega sea a una dirección física se debe solicitar esta gestión también a través del Grupo de Gestión Documental.

Adicionalmente, el responsable del trámite debe cargar en el Sistema de Gestión Documental la respuesta firmada con radicado de salida en formato PDF asociada al radicado de entrada además de los anexos correspondientes, y verificar que las evidencias de envío de la respuesta estén cargadas. Para finalizar la gestión en el Sistema de Gestión Documental, la dependencia a cargo del trámite debe revisar que la totalidad de los soportes de gestión se encuentren cargados para evitar reprocesos.

12. Notificar por Aviso y Publicar en Cartelera Institucional: En aquellos casos en que no sea posible la entrega de la respuesta al peticionario, ya sea porque a la dirección de notificación indicada no fue posible realizar la entrega o porque la petición se efectuó de manera anónima, el responsable de gestión de esta deberá solicitar a la Oficina Asesora de Comunicaciones la publicación de la respuesta en la página web de la Agencia Nacional de Seguridad Vial, en la sección notificaciones por aviso, la cual debe estar publicada por el término de cinco (5) días hábiles.

Así mismo, el responsable de gestión de la petición debe solicitar al Grupo de Atención al Ciudadano fijar la respuesta en la cartelera institucional ubicada en la Secretaría General por el mismo término y cargar los soportes de esta gestión en el Sistema de Gestión Documental.

13. Desarchivar Peticiones Cerradas en el Sistema de Gestión Documental: En

Secretaría General por el mismo término y cargar los soportes de esta gestión en el Sistema de Gestión Documental.

13. Desarchivar Peticiones Cerradas en el Sistema de Gestión Documental: En caso de requerir el desarchivo de un radicado en el Sistema de Gestión Documental para anexar algún documento adicional, se debe remitir la solicitud al Grupo de Gestión Documental al correo gestiondocumentalansv@ansv.gov.co.

Atentamente,

ALEXANDER DÍAZ UMAÑA

Secretario General

Proyectó: María Teresa Morales Reyes – Contratista de Atención al Ciudadano Revisó: Gloria Marcela Morales Páez – Coordinadora Grupo de Atención al Ciudadano

Camilo Andrés Guerra-Contratista Secretaría General Vanessa María Arrieta Sampayo-Contratista Secretaría General