ANSV - Circular 062 de 2024

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CIRCULAR No. 062 del 22 de Noviembre de 2024

DE: ALEXANDER DÍAZ UMAÑA

Secretaría General

PARA: Directora General, Directores Técnicos, Jefes de Oficina, Asesores, Coordinadores, servidores públicos y demás colaboradores de la

ANSV.

ASUNTO: LINEAMIENTOS PARA EL CIERRE FINANCIERO EN SIIF NACIÓN 202 4

Y APERTURA 2025.

En atención al Estatuto Orgánico del Presupuesto, compilado por el Decreto 111 de 1996, el Decreto 1068 de 2015 y las Circulares Externas 034 y 040 del 14 de noviembre de 2024 emitidas por el Director General del Presupuesto Público Nacional (E) del Ministerio de Hacienda y Crédito Público : “ASPECTOS A CONSIDERAR PARA EL CIERRE DE LA VIGENCIA 2024 Y APERTURA DEL AÑO 2025 EN EL SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA - SIIF NACIÓN”, y con el fin de garantizar el adecuado cierre presupuestal de la gestión financiera de la Entidad y responder a los criterios de oportunidad, veracidad, confidencialidad e integridad, se fijan los siguientes lineamientos al interior de la Agencia Nacional de Seguridad Vial respecto del cierre financiero de la vigencia 2024 y la apertura del 2025:

1. PROCEDIMIENTOS PARA EL CIERRE PRESUPUESTAL CON RECURSOS DE

FUNCIONAMIENTO:

Para el cierre de la vigencia fiscal 202 4, se deben determinar los siguientes aspectos: la

1. PROCEDIMIENTOS PARA EL CIERRE PRESUPUESTAL CON RECURSOS DE

FUNCIONAMIENTO:

Para el cierre de la vigencia fiscal 202 4, se deben determinar los siguientes aspectos: la ejecución presupuestal de ingresos y gastos; las obligaciones pendientes de pago (cuentas por pagar); la constitución de reservas presupuestales; liberación de saldos; la anulación de reservas presupuestales y el reporte de ingresos.

• Liberación de Saldos: Las solicitudes de liberación de saldos que se constituyeron en la vigencia fiscal 2024 a través de CDP y RP, deben radicarse ante el Grupo de Gestión Financiera, a más tardar el día 2 3 de diciembre de 2024, antes de medio día , anexando el acta de liquidación, modificación contractual o informe de supervisión según lo que corresponda.

• Reservas Presupuestales: De acuerdo con lo establecido en el artículo 89 del Estatuto Orgánico del Presupuesto, compilado por el Decreto 111 de 1996, las reservas presupuestales se definen como los compromisos legalmente adquiridos por los órganos que conforman el Presupuesto Gene ral de la Nación, cuyo objeto no fue cumplido dentro del año fiscal que termina y, por lo mismo, se pagarán dentroPágina | 2

de la vigencia siguiente con cargo al presupuesto de la vigencia anterior; es decir, con cargo al presupuesto que las originó.

Por lo anterior, es necesario tener en cuenta:

• El ordenador del gasto debe planear la ejecución presupuestal de tal manera que las apropiaciones puedan ejecutarse en su totalidad durante la vigencia fiscal correspondiente.

• Una reserva presupuestal se genera cuando el compromiso es legalmente

• El ordenador del gasto debe planear la ejecución presupuestal de tal manera que las apropiaciones puedan ejecutarse en su totalidad durante la vigencia fiscal correspondiente.

• Una reserva presupuestal se genera cuando el compromiso es legalmente adquirido, pero su objeto no fue cumplido dentro del año fiscal que termina.

• Su pago se hará con cargo a la reserva que se constituya, con corte a 31 de diciembre de la vigencia fiscal.

• Su constitución se debe hacer a través del SIIF Nación, seleccionando la opción “traslado de documentos” y la realiza el profesional especializado con funciones de presupuesto.

• Las reservas presupuestales solo se pueden constituir de manera excepcional por situaciones imprevistas o de fuerza mayor, casos fortuitos, o por razones ajenas a la voluntad del ordenador del gasto. Su constitución debe estar plenamente justificada.

• Un compromiso presupuestal, trátese de un contrato o de una orden de gasto, solo se puede reservar si cuenta con el respectivo registro presupuestal.

• Las reservas presupuestales solo podrán utilizarse para cancelar los compromisos que les dieron origen.

• Según lo establecido en el artículo 28 de la Ley 2342 de 2023 y en el artículo 17 del Decreto 412 del 2018, las reservas presupuestales corresponderán a la diferencia entre los compromisos y las obligaciones generadas a través del Sistema Integrado de Información Financiera-SIIF Nación, las cuales se deberán constituir a más tardar el 20 de enero de cada año fiscal, con cargo al presupuesto de la vigencia anterior.

Si no se constituyen en el plazo señalado, se generarán vigencias expiradas, en los términos señalados en el artículo 50 de la Ley 2342 de 2023.

el 20 de enero de cada año fiscal, con cargo al presupuesto de la vigencia anterior. Si no se constituyen en el plazo señalado, se generarán vigencias expiradas, en los términos señalados en el artículo 50 de la Ley 2342 de 2023.

Por lo anterior, los supervisores deberán efectuar seguimiento a los términos de ejecución y obligaciones establecidos en los contratos, con el fin de radicar oportunamente la documentación que corresponda para el pago, ante el Grupo de Gestión Financiera, y posteriormente generar la obligación. Las reservas presupuestales constituidas en la vigencia inmediatamente anterior que no se ejecuten en la vigencia fiscal 202 4, expirarán sin excepción, sin que se requiera acto administrativo que así lo declare. Si no se han ejecutado y pagado, darán origen a losPágina | 3

pasivos exigibles de vigencias expiradas, de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 2342 de 2023 . Este artículo precisa que, al momento de ordenar el pago de una vigencia expirada, se debe enviar copia del acto administrativo a la Contraloría General de la República, lo cual puede dar lugar a las acciones disciplinarias a que haya lugar por incursión en la conducta establecida en el numeral 4º del artículo 57 de la Ley 1952 de 2019.

• Cuando la ejecución de un compromiso exceda la vigencia fiscal, es decir, la recepción de bienes o servicios se efectúe después del 31 de diciembre, se debe solicitar autorización de vigencias futuras ante el Ministerio de Hacienda y Crédito

Público.

• Los ordenadores del gasto y los responsables de la supervisión de los contratos de

solicitar autorización de vigencias futuras ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

• Los ordenadores del gasto y los responsables de la supervisión de los contratos de la Entidad, realizarán todas las acciones tendientes a programar, controlar y ejecutar el presupuesto de manera eficiente, estructurando la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones y la contratación para que los términos de ejecución sean concordantes con el principio de anualidad y en el caso de que el término de ejecución del contrato exceda la vigencia, se efectúen los trámites pertinentes para solicitar la autorización de vigencias futuras.

A más tardar el 13 de diciembre de 202 4, los supervisores de contratos suscritos con recursos de funcionamiento, deberán remitir al Grupo de Gestión Financiera copia del informe final y balance de los contratos de la vigencia 2024, que conforme al ordenamiento jurídico deban liquidarse, con el propósito de hacer la depuración de los registros presupuestales y de los certificados de disponibilidad presupuestal de la vigencia 202 4 y constituir las reservas presupuestales reales a que hubiere lugar.

La Agencia Nacional de Seguridad Vial no constituirá reservas presupuestales que no estén debidamente justificadas; para aquella obligación que no se constituya como reserva en los plazos aquí señalados, el único mecanismo de reconocimiento de pago será a través de la figura “pasivo exigible – vigencia expirada”, caso en el cual se compulsar án copias con el fin de que se adelanten las acciones disciplinarias que correspondan.

Las reservas se constituyen solo si existe un otrosí suscrito por el ordenador del gasto y el

figura “pasivo exigible – vigencia expirada”, caso en el cual se compulsar án copias con el fin de que se adelanten las acciones disciplinarias que correspondan.

Las reservas se constituyen solo si existe un otrosí suscrito por el ordenador del gasto y el contratista para exceder la vigencia, el cual se debe remitir al Grupo de Gestión Financiera, a más tardar el 13 de diciembre de 2024. Este documento es indispensable para constituir la reserva. Si el compromiso corresponde a un contrato, es necesario prorrogarlo antes de que venza el plazo de ejecución , para que se pueda ejecutar la reserva presupuestal que lo ampare.

2. EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP)

Se resolverán solicitudes de CDP , para nuevos procesos contractuales a más tardar el 2 de diciembre de 2024, con excepción de los gastos de nómina y servicios públicos, que sePágina | 4

expedirán hasta el 10 de diciembre de 202 4. Lo anterior teniendo en consideración lo establecido en el procedimiento ANSV -FIN-PR-05 PROCEDIMIENTO EXPEDICIÓN,

MODIFICACIÓN Y/O ANULACIÓN DEL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD

PRESUPUESTAL (CDP).

3. REGISTROS PRESUPUESTALES

Se harán registros presupuestales hasta el 10 de diciembre de 202 4, siempre y cuando los compromisos asumidos se ejecuten durante la presente vigencia fiscal, entendida la ejecución como la entrega del bien o la prestación efectiva del servicio. Se exceptúan de lo anterior, los procesos contractuales amparados con vigencias futuras. En este caso, es necesario iniciar la ejecución en la actual vigencia, por tratarse de vigencias futuras

ejecución como la entrega del bien o la prestación efectiva del servicio. Se exceptúan de lo anterior, los procesos contractuales amparados con vigencias futuras. En este caso, es necesario iniciar la ejecución en la actual vigencia, por tratarse de vigencias futuras ordinarias.

Los gastos por concepto de viáticos de los funcionarios en comisión para el mes de diciembre, deberán estar contemplados en programación previa y los actos administrativos que los ordenen deberán ser expedidos con anterioridad a la fecha máxima establecida en el párrafo anterior, para garantizar su oportuno registro presup uestal del compromiso , teniendo en cuenta lo establecido en el procedimiento ANSV-FIN-PR-22 EXPEDICIÓN,

MODIFICACIÓN Y/O ANULACIÓN DEL REGISTRO PRESUPUESTAL DEL

COMPROMISO (RP).

4. CUENTAS A TRAMITAR EN LA VIGENCIA 2024PRESUPUESTO DE INVERSIÓN Y

FUNCIONAMIENTO

Los supervisores de los contratos deberán radicar ante el Grupo de Gestión Financiera, los soportes para el trámite de pago de las cuentas a cancelar en la vigencia 2024 a más tardar el 10 de diciembre de 2024.

Las cuentas de cobro radicadas con posterioridad que correspondan a gastos de FUNCIONAMIENTO quedarán para cancelar en la vigencia 2025 como cuentas por pagar, siempre y cuando cumplan todos los requisitos de ley.

Se sugiere que la generación de la factura para pago en diciembre se realice entre los 1 0 primeros días del mes con el fin de evitar dificultades en la aprobación y cargue en SIIFNación.

Las cuentas de cobro de INVERSIÓN que no sean radicadas antes del 10 de diciembre

primeros días del mes con el fin de evitar dificultades en la aprobación y cargue en SIIFNación.

Las cuentas de cobro de INVERSIÓN que no sean radicadas antes del 10 de diciembre de 2024 se recibirán y tramitarán a partir del dos (2) de enero del 2025.

Nota: Es importante recordar la validación por parte del supervisor de los formatos vigentes para radicación de documentos, ya que esto es cau sal de devolución y no se continúa con el trámite de pago.Página | 5

5. VIGENCIAS FUTURAS

En relación con los contratos que comprometan vigencias futuras autorizadas en la vigencia 2024, se requiere que a más tardar el día 20 de diciembre de 2024 se entregue al Grupo de Gestión Financiera, copia del contrato debidamente suscrito por las partes, con el fin de proceder al registro de los compromisos en el aplicativo SIIF Nación.

6. CUENTAS POR PAGAR DE LA VIGENCIA 202 4, CON RECURSOS DE

FUNCIONAMIENTO.

El artículo 89 del Estatuto Orgánico del Presupuesto establece que cada órgano constituirá a 31 de diciembre del año fiscal, cuentas por pagar con las obligaciones correspondientes a los anticipos pactados en los contratos y a la entrega de bienes y servicios.

La constitución de las cuentas por pagar exige el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 15 del Decreto 412 del 2018, donde se establece que “El cumplimiento de la obligación se da cuando se cuente con las exigibilidades correspondientes para su pago.”

Y se cuenta con las exigibilidades de pago cuando se reúnen los siguientes requisitos:

cumplimiento de la obligación se da cuando se cuente con las exigibilidades correspondientes para su pago.”

Y se cuenta con las exigibilidades de pago cuando se reúnen los siguientes requisitos:

1. Certificación del supervisor, donde conste que los bienes y servicios se recibieron a satisfacción.

1. Comprobante de entrada al almacén, si se trata de bienes adquiridos por la

Agencia.

1. Que el contratista presente la factura si es responsable del IVA, o la cuenta de cobro si no es responsable de IVA.

Lo anterior, teniendo en cuenta que el estado de “recepción” de la factura por el sistema del SIIF Nación no significa la aceptación del documento. Es pertinente que el supervisor del contrato realice la aprobación de las facturas en el validador del SIIF Nación y con ello se reflejen al momento de realizar la causación.

1. Que se cuente con Programa Anual de Caja -PAC, de conformidad con lo establecido en el inciso segundo del artículo 28 de la Ley 2342 del 2023, Ley de Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal 202 4. Esta norma establece que si no se cuenta con el respectivo PAC “deberán hacerse los ajustes en los registros y constituir las correspondientes reservas presupuestales.”

1. Certificado de parafiscales.Página | 6

Nota: Para el trámite del último pago de ejecución del contrato, el contratista deberá estar al día en las obligaciones frente al sistema de seguridad social integral, razón por la cual, si el contratista venía acogiéndose al pago mes vencido de la seguridad social, deberá presentar la planilla de los últimos dos meses de ejecución del contrato . Lo

al día en las obligaciones frente al sistema de seguridad social integral, razón por la cual, si el contratista venía acogiéndose al pago mes vencido de la seguridad social, deberá presentar la planilla de los últimos dos meses de ejecución del contrato . Lo anterior, con el fin de dar cumplimiento a los artículos 50 de la Ley 789 de 2002 y 23 de la Ley 1150 de 2007, teniendo en cuenta que los servidores públicos est án obligados a verificar que sus contratistas personas naturales y jurídicas, sin distinción de la naturaleza jurídica del contrato, acrediten el debido pago de aportes al sistema de seguridad social integral durante la vigencia del contrato, es decir a su terminación. Para la constitución de las cuentas por pagar de funcionamiento es necesario resaltar que los documentos con todos los requisitos de Ley deben ser radicados en el Grupo de Gestión Financiera a más tardar el 20 de diciembre de 2024, teniendo en cuenta que el período de transición no estará disponible para la transacción de creación de obligaciones presupuestales.

7. CONCILIACIONES BANCARIAS

Las conciliaciones bancarias a diciembre 31 de 2024 se realizarán a más tardar el 16 de enero de 2025.

8. GASTOS DE PERSONAL

• Pago de la Nómina: Se efectuará a más tardar el 20 de diciembre; por lo anterior, se requiere la información necesaria para la elaboración de la nómina (novedades), a más tardar, el 6 de diciembre de 202 4, la cual debe enviarse al Grupo de

Gestión de Talento Humano.

9. VIÁTICOS Y GASTOS DE DESPLAZAMIENTO

a más tardar, el 6 de diciembre de 202 4, la cual debe enviarse al Grupo de Gestión de Talento Humano.

9. VIÁTICOS Y GASTOS DE DESPLAZAMIENTO

• Pago de Viáticos y Gastos de Desplazamiento: Hasta el 10 de diciembre de 2024, se recibirán soportes para el pago de viáticos y gastos de desplazamiento para su verificación, causación y remisión a la Fiduciaria. Los viáticos de funcionamiento que se radiquen con posterioridad a esta fecha quedarán para pago en la vigencia 202 5, como cuentas por pagar; los gastos de desplazamiento de inversión que no se radiquen en esta fecha se recibirán a partir del 02 de enero del 2025.Página | 7

10. ALMACÉN E INVENTARIOS.

Se debe efectuar el ingreso y registro de los bienes que adquiera la ANSV a más tardar el 20 de diciembre, en ese sentido, se debe enviar los Informes correspondientes al Grupo de Servicios administrativos con anterioridad a este plazo.

11. CIERRE CONTABLE

Los responsables del suministro de información contable al Grupo de Gestión Financiera deberán entregar los informes, soportes y demás documentos que respalden las operaciones de la vigencia 2024 a más tardar el día 10 de enero de 2025 para su registro en el Sistema de Información SIIF Nación, tal como lo establece el Manual de Políticas Contables de la entidad.

12. APERTURA VIGENCIA 2025

Para la desagregación presupuestal y la elaboración del PAC de la vigencia 202 5, las dependencias responsables deberán enviar al Grupo de Gestión Financiera un informe

Contables de la entidad.

12. APERTURA VIGENCIA 2025

Para la desagregación presupuestal y la elaboración del PAC de la vigencia 202 5, las dependencias responsables deberán enviar al Grupo de Gestión Financiera un informe sobre las actividades que se van a desarrollar en cada uno de los meses del año siguiente, el Plan Anual de Adquisiciones de funcionamiento e inversión y los informes de ejecución de la vigencia anterior, a más tardar el 13 de diciembre del 2024 a las 12 del mediodía. Para el caso de gastos de inversión debe ser remitido por la Oficina Asesora de Planeación; gastos de personal por parte del Grupo de Talento Humano y para gastos de Adquisición de Bienes y servicios por parte del Grupo de Servicios Administrativos, de conformidad con el procedimiento PAA con la codificación correspondiente.

RESUMEN CRONOLÓGICO DE ACTIVIDADES

ACTIVIDADES FECHA MÁXIMA Expedición CDP para nuevos contratos 02 de diciembre de 2024 Radicación de cuentas para pago durante el mes de diciembre Funcionamiento e Inversión (viáticos, Honorarios y Proveedores)

10 de diciembre de 2024 Expedición de Registros presupuestales de la vigencia 10 de diciembre de 2024 Remisión de Informe u Otrosí de Contratos, para constitución de reserva 13 de diciembre de 2024 Expedición CDP para los gastos de nómina y servicios públicos 10 de diciembre de 2024Página | 8

Entrega del Plan Anual de Adquisiciones y Distribución de PAC Vigencia 2025 13 de diciembre de 2024, antes del medio día Pago de Nómina General. A más tardar el 20 de

Entrega del Plan Anual de Adquisiciones y Distribución de PAC Vigencia 2025 13 de diciembre de 2024, antes del medio día Pago de Nómina General. A más tardar el 20 de diciembre de 2024 Constitución Vigencias Futuras 20 de diciembre de 2024 Recepción y Registro de los Bienes que adquiera la Entidad 20 de diciembre de 2024 Radicación cuentas de funcionamiento para pago en la vigencia 2025. (cuentas por pagar)

20 de diciembre de 2024 Liberación de Saldos, Reducción de compromisos presupuestales Gastos de Funcionamiento

23 de diciembre de 2024 Conciliaciones Bancarias 16 de enero de 2025 Remisión información para el Cierre Contable vigencia 2024 10 de enero de 2025

Atentamente,

ALEXANDER DIAZ UMAÑA

Secretaría General

Proyectó: Gloria Rubiano PerdomoCoordinadora del GGF

Revisó: Luz Angela Rojas Jiménez. Profesional Especializado con funciones de tesorera

Jenny Katherine Neira. Profesional Especializado Lida Ruiz Vásquez – Contratista Secretaría General Vanessa Arrieta Sampayo – Contratista Secretaría General

Vo.Bo. F&C CONSULTORESEzequiel Lenis

LIDA RUIZ

VÁSQUEZ Firmado digitalmente por

LIDA RUIZ

VÁSQUEZ