ANSV - Resolucion 124 de 2025

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RESOLUCIÓN 124 DE 2025

(31 DE ENERO DE 2025)

“Por la cual se adopta el Plan de Conservación Documental, el Plan de Preservación Digital a largo plazo y el Plan Institucional de Archivos – PINAR y se deroga la Resolución No. 056 del 30 de enero de 2024”

EL SECRETARIO GENERAL DE LA AGENCIA NACIONAL DE SEGURIDAD

VIAL

En uso de las facultades constitucionales, legales y en especial las conferidas en la Ley 489 de 1998, Ley 1702 de 2013, el Decreto 612 de 2018, la Resolución Interna 455 del 3 de agosto de 2023 y

CONSIDERANDO

Que los artículos 2, 8, 15, 20, 23 y 74 de la Constitución Política, señalan que es obligación del estado proteger el patrimonio documental, garantizar la eficiencia de los principios de la administración pública, posibilitar los derechos fundamentales de los ciudadanos, así como el derecho a la información y el libre acceso a los documentos públicos.

Que el artículo 209 ibidem, estableció que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

Que la Ley 594 de 2000, “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”, tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado. Que el artículo 46 ibidem dispone: “Conservación de Documentos. Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un Sistema Integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos".

Que la Ley 1712 de 2014, “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”, formula la metodología para la elaboración del Plan Institucional de Archivo (PINAR), cuyos fines buscan gestionar y cuantificar los recursos humanos, tecnológicos y deRESOLUCIÓN 124 DEL 31 DE ENERO DE 2025 - HOJA No. 2 “Por la cual se adoptan los instrumentos: Plan de Conservación Documental, Plan de Preservación Digital a largo plazo y el Plan Institucional de Archivos – PINAR y se deroga la Resolución No. 056 del 30 de enero de 2024”

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infraestructura, a fin de contribuir al fortalecimiento institucional y

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infraestructura, a fin de contribuir al fortalecimiento institucional y consolidar la transparencia, eficacia, acceso y modernización de los archivos.

Que el Decreto 1080 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura", en su artículo 2.8.2.5.9, establece que las entidades públicas en sus diferentes niveles deberán comprender los siguientes procesos: Planeación producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración documental.

Que el artículo 2.8.2.5.8 ibídem establece los instrumentos archivísticos para la gestión documental de las entidades públicas, entre ellos el Plan institucional de Archivos – PINAR.

Que el artículo 2.2.22.3.14 del Decreto 1083 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública”, ordena integrar los planes institucionales al Plan de Acción, dentro de los que se encuentra Plan Institucional de Archivos – PINAR; de acuerdo con el ámbito de aplicación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

Que el “Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG” de la Función Pública, establece en la “Dimensión 2: Direccionamiento Estratégico y Planeación” que el Plan Institucional de Archivos -PINAR, hace parte de los Planes Integrados que se incorporan en el Plan de Acción de la entidad.

Función Pública, establece en la “Dimensión 2: Direccionamiento Estratégico y Planeación” que el Plan Institucional de Archivos -PINAR, hace parte de los Planes Integrados que se incorporan en el Plan de Acción de la entidad.

Que el Acuerdo 001 del 29 de febrero de 2024, “Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.” expedido por el Archivo General de la Nación, en el Título 6 define el objetivo del Sistema Integrado de ConservaciónSIC de la siguiente forma: “CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS, Artículo 6.1. Objetivo. Establecer los lineamientos que deben implementar los sujetos obligados en el marco del Programa de Gestión Documental, durante el ciclo vital de los documentos para su conservación y preservación en soportes físicos o formatos electrónicos.” Que el Artículo 6.1.1.2. ibidem dispone:

“Componentes del Sistema Integrado de Conservación – SIC. En virtud de la naturaleza de los diferentes tipos de información o documentos, los componentes del SIC son:RESOLUCIÓN 124 DEL 31 DE ENERO DE 2025 - HOJA No. 3 “Por la cual se adoptan los instrumentos: Plan de Conservación Documental, Plan de Preservación Digital a largo plazo y el Plan Institucional de Archivos – PINAR y se deroga la Resolución No. 056 del 30 de enero de 2024”

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1. Plan de Conservación Documental: aplica a documentos de archivo creados en soportes físicos o analógicos.

2. Plan de Preservación Digital a largo plazo: aplica a documentos digitales o electrónicos de archivo.

Que frente a la formulación de las actividades que se deben programar y ejecutar para el cumplimiento del objetivo, este mismo Acuerdo hace referencia de la siguiente manera:

“Artículo 6.1.1.3. Formulación de los Planes del Sistema Integrado de Conservación – SIC. Los sujetos obligados deben formular, implementar, hacer seguimiento, control y evaluación de los planes del Sistema Integrado de Conservación – SIC, estableciendo acciones a corto, mediano y largo plazo a partir de las necesidades evidenciadas en el diagnóstico integral de gestión documental y administración de archivos, de conformidad con la valoración de los documentos y su ciclo vital, y atendiendo los parámetros y lineamientos establecidos a través de los documentos técnicos expedidos por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.”

Que el Acuerdo 001 de 2024, frente a la responsabilidad de aprobación y publicación determina lo siguiente:

Artículo 6.1.1.7. Aprobación y publicación de los planes del Sistema Integrado de Conservación – SIC. Los planes de implementación del Sistema Integrado de Conservación – SIC deben

y publicación determina lo siguiente:

Artículo 6.1.1.7. Aprobación y publicación de los planes del Sistema Integrado de Conservación – SIC. Los planes de implementación del Sistema Integrado de Conservación – SIC deben ser aprobados por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces, cuyo sustento debe quedar registrado en las actas del respectivo Comité y publicarse en la web de la entidad luego de su aprobación.

Que en virtud de lo anterior, la Agencia Nacional de Seguridad Vial actualizó el Sistema Integrado de Conservación – SIC en sus dos componentes: PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL, PLAN DE PRESERVACIÓN DOCUMENTAL A LARGO PLAZO y el PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINAR de conformidad con los avances presentados a diciembre de 2024, los cuales fueron presentados ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Entidad y aprobados mediante Acta No. 001 del 30 de enero de 2025.

Que en mérito de lo expuesto: RESOLUCIÓN 124 DEL 31 DE ENERO DE 2025 - HOJA No. 4 “Por la cual se adoptan los instrumentos: Plan de Conservación Documental, Plan de Preservación Digital a largo plazo y el Plan Institucional de Archivos – PINAR y se deroga la Resolución No. 056 del 30 de enero de 2024”

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RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. - ADOPCIÓN. Adoptar los Planes Institucional del

Proceso de Gestión documental:

• PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL para la vigencia 2025.

- PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO para la vigencia 2025,

• PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR actualizado para la vigencia 2025.

Componentes del Sistema Integrado de Conservación – SIC, los cuales se encuentran establecidos en los documentos anexos, que hacen parte integral del presente acto administrativo.

ARTÍCULO SEGUNDO. – Integrar los presentes Planes con los demás planes institucionales y estratégicos, al Plan de Acción de la Agencia Nacional de Seguridad Vial - ANSV, de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 612 de 2018.

ARTÍCULO TERCERO. - La solicitud de modificación de los presentes planes institucionales deberá ser presentada por el Coordinador del Grupo de Gestión Documental o el Secretario General ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño para su aprobación.

ARTÍCULO CUARTO.- VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de su expedición y deroga la Resolución No. 056 del 30 de enero de 2024.

Dada en Bogotá, D.C., a los treinta y un (31) días del mes de enero del año dos mil veinticinco (2025).

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C., a los treinta y un (31) días del mes de enero del año dos mil veinticinco (2025).

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

ALEXANDER DÍAZ UMAÑA

Secretario General Agencia Nacional de Seguridad Vial Proyectó: Juan de Dios Cárdenas Martín – Coordinador Grupo de Gestión Documental Revisó: Vanessa María Arrieta Sampayo – Abogada contratista Secretaría General Juan de Dios Cárdenas MartínFirmado digitalmente por Juan de Dios Cárdenas Martín Fecha: 2025.01.31 13:49:23 -05'00'