CAN - Resolución 2521 de 2025

RESOLUCIÓN N° 2521

Directiva que regula la comisión de servicios de la Secretaría General de la Comunidad Andina

LA SECRETARÍA GENERAL DE LA COMUNIDAD ANDINA,

VISTOS: El artículo 29, y los literales a) y ñ) del artículo 30 del Acuerdo de Cartagena; los literales a), b) y l) del artículo 11 de la Decisión 409, que aprueba el Reglamento de la Secretaría General; el artículo 60 de la Resolución 2518, que aprueba el Reglamento Interno de la Secretaría General; y la Resolución 2374, que contiene la estructura orgánico-funcional de la Secretaría General;

CONSIDERANDO:

Que, en virtud del Reglamento de la Secretaría General, aprobado mediante Decisión 409, el Secretario General de la Comunidad Andina ejerce la representación jurídica de la Secretaría General, expide Resoluciones y tiene la facultad de dirigir al personal técnico y administrativo, en el marco de lo dispuesto en el Reglamento Interno de la Secretaría General;

Que, la Secretaría General es el órgano ejecutivo de la Comunidad Andina, que para el ejercicio de sus funciones requiere el desplazamiento de sus funcionarios en el territorio de los Países Miembros, así como fuera de la subregión andina;

Que, las comisiones de servicios que se realizan deben estar alineadas al cumplimiento de los objetivos institucionales de la Comunidad Andina, en el marco de la gestión por resultados;

Que, dichas comisiones de servicios deben ser solicitadas por los Directores Generales y los Responsables de Áreas que depend en del Despacho del Secretario General, respecto de los funcionarios a su cargo , debiendo contar con la aprobación d el

resultados;

Que, dichas comisiones de servicios deben ser solicitadas por los Directores Generales y los Responsables de Áreas que depend en del Despacho del Secretario General, respecto de los funcionarios a su cargo , debiendo contar con la aprobación d el Secretario General de la Comunidad Andina;

Que, en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 60º del Reglamento Interno de la Secretaría General, los procedimientos para el otorgamiento y rendición de los viáticos se aprueban mediante Resolución;RESUELVE:

Artículo 1.- Aprobar la “ Directiva que regula la comisión de servicios de la Secretaría General de la Comunidad Andina”, contenida en la presente Resolución.

Artículo 2.- Dejar sin efecto la Disposición Administrativa N° 2138, así como todas las Disposiciones Administrativas que se hayan emitido al respecto.

Artículo 3.- Disponer a la Gerencia General de Operaciones notifique a los funcionarios de la Secretaría General la presente Resolución.

Artículo 4.- Comuníquese a los Países Miembros la presente Resolución.

Artículo 5.- La presente Resolución entrará en vigencia a partir de su publicación en la Gaceta Oficial del Acuerdo de Cartagena.

Dada en la ciudad de Lima, a los 10 días del mes de septiembre de dos mil veinticinco.

Gonzalo Gutiérrez Reinel Embajador Secretario GeneralDIRECTIVA QUE REGULA LA COMISIÓN DE SERVICIOS DE LA SECRETARÍA

GENERAL DE LA COMUNIDAD ANDINA

Capítulo I Finalidad y alcance

Artículo 1° .- La presente Directiva tiene por finalidad establecer los requisitos y

Secretario GeneralDIRECTIVA QUE REGULA LA COMISIÓN DE SERVICIOS DE LA SECRETARÍA

GENERAL DE LA COMUNIDAD ANDINA

Capítulo I Finalidad y alcance

Artículo 1° .- La presente Directiva tiene por finalidad establecer los requisitos y procedimientos aplicables a la solicitud, autorización, ejecución y rendición de las comisiones de servicios realizadas bajo el ámbito de la Secretaría General de la Comunidad Andina (en adelante, Secretaría General), a fin de asegurar el uso eficiente, transparente y oportuno de los recursos institucionales, en concordancia con los objetivos institucionales, la normativa interna y los principios de racionalidad, eficiencia y rendición de cuentas.

Artículo 2°.- La presente Directiva se aplica a los funcionarios de la Secretaría General que por razones del ejercicio de sus funciones deba n cumplir con una comisión de servicios, sin perjuicio de las Disposiciones Complementarias.

Artículo 3°.- La comisión de servicios es la autorización que se le confiere a un funcionario para que ejerza las funciones a su cargo o las que se le asignen, en lugar diferente al de la sede de la Secretaría General . De esta manera conlleva al desplazamiento temporal autorizado que realiza un funcionario, fuera de la ciudad de la sede de la Secretaría General y en representación de ésta, para desarrollar actividades que contribuyan al cumplimiento de los objetivos insti tucionales, en el marco de la gestión por resultados.

Toda comisión de servicios genera para el funcionario el derecho de solicitar se le concedan los medios para realizar su desplazamiento, incluidos los viáticos, que pueden ser cubiertos con recursos del presupuesto, recursos administrados por la Secretaría General, fondos de cooperación u otros.

Capítulo II De la solicitud

concedan los medios para realizar su desplazamiento, incluidos los viáticos, que pueden ser cubiertos con recursos del presupuesto, recursos administrados por la Secretaría General, fondos de cooperación u otros.

Capítulo II De la solicitud

Artículo 4°.- La solicitud de autorización para realizar una comisión de servicios debe ser remitida por los Directores Generales o los responsables de las Áreas que dependen del Despacho del Secretario General, según corresponda, debiendo anexar a la solicitud:

a) Nota interna que contiene la justificación de la importancia y necesidad, en base a los objetivos institucionales de la Comunidad Andina . Asimismo, se debe indicar el sustento de la comisión de servicios, los resultados y logros esperados, así como los beneficios que dicho viaje generaría para las labores que desempeña el funcionario de la Secretaría General; b) Formulario de comisión de servicios, debidamente diligenciado con la Gerencia General de Operaciones y Finanzas, según Formato A; c) Certificación presupuestal, emitida por la Gerencia General de Operaciones y Finanzas, en los casos que la comisión de servicios se cubra con recursos del presupuesto de la Secretaría General, según Formato B; d) Itinerario del viaje;e) Declaración de Conocimiento y Responsabilidad respecto a los requisitos y documentación necesaria para la comisión de servicios, según Formato C; f) Otros documentos de sustento, tales como carta de invitación, nota conceptual, agenda del evento, entre otros.

Artículo 5°.- La solicitud de comisión de servicios debe ser remitida al Despacho del Secretario General con una anticipación no inferior a veintiún (21) días a la fecha del viaje, a fin de que sea aprobada por el Secretario General de la Comunidad Andina .

Artículo 5°.- La solicitud de comisión de servicios debe ser remitida al Despacho del Secretario General con una anticipación no inferior a veintiún (21) días a la fecha del viaje, a fin de que sea aprobada por el Secretario General de la Comunidad Andina . Excepcionalmente, por razones de necesidad o de urgencia debidamente fundamentadas, el Secretario General p uede dispensar del cumplimiento del plazo señalado en el párrafo anterior.

En los casos en que se reciban invitaciones a eventos que no son financiad os total o parcialmente por la Secretaría General, se debe de cumplir, de la misma manera, con las condiciones señaladas en el párrafo precedente.

Capítulo III De los pasajes

Artículo 6°.- Toda comisión de servicios que sea solicitad a y aprobad a conforme lo dispone el artículo 5º da lugar, salvo que sean financiados con recursos de cooperación internacional u otros, a la e misión de pasajes cubiertos por la Secretaría General , en clase económica, de acuerdo con los criterios siguientes:

a) Debida anticipación; b) Tarifa más conveniente en términos de costos; c) Ruta más directa; d) Horarios de llegada y retorno; e) Número de trasbordos.

De igual manera, se t iene en cuenta la seguridad de los funcionarios, así como su comodidad y descanso.

En viajes intercontinentales, el funcionario puede solicitar la autorización del Secretario General para que el viaje se realice en categorías superiores a la económica.

Artículo 7°.- La Gerencia General de Operaciones y Finanzas determina el medio de transporte e itinerario que corresponda, conforme a los criterios señalados en el artículo

General para que el viaje se realice en categorías superiores a la económica.

Artículo 7°.- La Gerencia General de Operaciones y Finanzas determina el medio de transporte e itinerario que corresponda, conforme a los criterios señalados en el artículo anterior, teniendo en cuenta las sugerencias que al efecto le formule el funcionario, siempre que éstas cumplan con dichos criterios y se acompañe la documentación de respaldo correspondiente.

Artículo 8°.- Todo cambio de itinerario que genere un costo adicional a la Secretaría General, debe ser autorizado por el Secretario General.

Las penalidades generadas por cambios de itinerario no autorizados o por causas imputables al funcionario s on asumidas por este último. Asimismo, el funcionario debe reembolsar el valor total de los pasajes, en caso no haga uso de estos, por causas que no sean debidamente justificadas.Capítulo IV De los viáticos

Artículo 9°.- Toda comisión de servicios que sea solicitad a y aprobad a conforme lo dispone el Capítulo I, financiada con recursos del presupuesto de la Secretaría General, de manera parcial o total, da lugar a la asignación de viáticos a favor del funcionario designado, conforme a la escala que se establece en el artículo siguiente.

Los viáticos se destinan a sufragar los gastos de traslado desde el domicilio en Lima o la sede de la Secretaría General al aeropuerto, así como desde el aeropuerto al domicilio o sede de la Secretaría General, transporte interno en el lugar de destino, alojamiento y alimentación.

Artículo 10°.- La escala aplicable para el cálculo de los viáticos es la siguiente:

Escala 1 Secretario General USD 300.00 Escala 2 Directores Generales

alimentación.

Artículo 10°.- La escala aplicable para el cálculo de los viáticos es la siguiente:

Escala 1 Secretario General USD 300.00 Escala 2 Directores Generales Jefe del Servicio Jurídico Gerente General de Operaciones y Finanzas Jefe de Informática Jefe de Comunicaciones Jefe de Gabinete Asesores del Secretario General USD 270.00 Escala 3 Funcionarios de la Secretaría General USD 240.00

Los viáticos t ienen un incremento del 30% para América Central y el Caribe; del 40% para América del Norte, África y Oceanía y del 50% para Europa y Asia.

Artículo 11°.- Los viáticos se calculan por cada noche que el funcionario pernocte fuera de la ciudad sede.

Se agrega el 50% del viático cuando el retorno a la sede o al lugar de origen del viaje o al de destino final de retorno, supere el medio día. El cómputo de los viáticos inicia con el primer día del itinerario de la comisión de servicios aprobada, de conformidad con el artículo 5° de la presente Directiva, y culmina con el último día de dicho itinerario.

Cuando la comisión de servicios comprenda un solo día, sin pernocte, se paga el 50% del viático diario correspondiente al lugar de destino , de conformidad con la escala establecida en el artículo 10°.

Cuando la comisión de servicios sea totalmente pagad a con recursos de cooperación internacional u otra fuente distinta al presupuesto de la Secretaría General, el funcionario no tiene derecho a viáticos, pero sí al costo de traslado desde el domicilio o

Cuando la comisión de servicios sea totalmente pagad a con recursos de cooperación internacional u otra fuente distinta al presupuesto de la Secretaría General, el funcionario no tiene derecho a viáticos, pero sí al costo de traslado desde el domicilio o sede de la Secretaría General, al aeropuerto y viceversa , de no estar cubierto , previa verificación de la documentación que sustente los gastos en que haya incurrido el funcionario.Cuando la comisión de servicios sea parcialmente pagada con recursos de cooperación internacional u otra fuente ajena , se entrega al funcionario el 50% del valor del viático conforme a la escala establecida en el artículo 10°.

Artículo 12°.- Los gastos por comunicaciones, incluido el internet, expedición de copias, contratación de servicios indispensables, como el check-in anticipado o el check-out tardío, que se generen por necesidades propias de la comisión de servicios y que hubieran sido asumidos por el funcionario, le son reembolsados, previa verificación de la documentación que sustente los gastos en que haya incurrido el funcionario.

Asimismo, se reembolsa al funcionario, la diferencia pagada por gastos de hospedaje cuando su valor exceda el 50% de los viáticos asignados, siempre que se justifique la razón del hospedaje en la necesidad de acompañar al Secretario General o a un funcionario de mayor jerarquía. Igualmente, se le reembolsa al funcionario la diferencia pagada por gastos de hospedaje si el valor excede el 50% de los viáticos asignados, cuando se trate del hotel oficial designado por los organizadores del evento, no estando disponibles otros hoteles cuya tarifa fuera igual o inferior al 50% del valor de los viáticos asignados.

cuando se trate del hotel oficial designado por los organizadores del evento, no estando disponibles otros hoteles cuya tarifa fuera igual o inferior al 50% del valor de los viáticos asignados.

A los efectos del presente artículo, el funcionario debe presentar una solicitud de reembolso escrita que fundamente el mayor gasto, acompañada de los respectivos recibos o facturas que lo acrediten. El reembolso solicitado debe ser aprobado y presentado por el Director General o el responsable del Área, según corresponda, al Secretario General para su aprobación, previa opinión favorable de la Gerencia General de Operaciones y Finanzas.

Artículo 1 3°.- La Secretaría General no asum e gastos ocasionados por atenciones personales, invitaciones, almuerzos; o, similares que realice el funcionario a favor de terceros; o, por exceso de equipaje personal, pérdidas de equipo o de menaje, destrucción o daño de propiedad privada o cualquier otro gasto, que sean atribuibles al funcionario; sin perjuicio de las responsabilidades que correspondan.

La Secretaría General tampoco asume los gastos por enfermedad o accidente, que sean cubiertos por el seguro internacional de la Secretaría General u otro seguro internacional que contrate el funcionario.

Artículo 14°.- Si por razones personales, un funcionario requiere desviarse del itinerario oficial consignado en el formulario de comisión de servicios, debe solicitar la autorización del Secretario General, previa opinión favorable de su jefe inmediato, informando sobre las razones del desvío y su duración; sin perjuicio de asumir los costos que pudiera suponer tal desvío y de solicitar el respectivo goce vacacional o licencia que

del Secretario General, previa opinión favorable de su jefe inmediato, informando sobre las razones del desvío y su duración; sin perjuicio de asumir los costos que pudiera suponer tal desvío y de solicitar el respectivo goce vacacional o licencia que corresponda. En caso no pueda solicitar dicha autorización, por motivos de fuerza mayor debidamente sustentados, el funcionario debe informar al Secretario General y a su jefe inmediato, las razones que lo llevaron a tomar dicha decisión.

Capítulo V Del informe de comisión de servicios y rendición de viáticos

Artículo 1 5°.- Al término de cada comisión de servicio s, sea financiado o no por la Secretaría General, y dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, el funcionario debe presentar un informe de comisión de servicios , según Formato D, que sustente ladescripción de la comisión de servicios, conclusiones y recomendaciones, así como los resultados y logros alcanzados. Dicho informe debe ser aprobado por el Director General o el responsable del Área, según corresponda, y ser elevado al Despacho del Secretario General para su conformidad. El formato del referido informe contiene, entre otros:

a) El lugar y motivo del viaje; b) Fecha de realización; c) Nombre oficial de la reunión o evento; d) Asistentes principales; e) Antecedentes; f) Resumen del desarrollo de la comisión de servicios; g) Conclusiones y recomendaciones; h) Resultados y/o logros, así como el beneficio alcanzado de la comisión de servicios en las actividades de la Secretaría General; y, i) Rendición de los viáticos, de corresponder.

Asimismo, se debe adjuntar los documentos de sustento que se consignen en el informe.

servicios en las actividades de la Secretaría General; y, i) Rendición de los viáticos, de corresponder.

Asimismo, se debe adjuntar los documentos de sustento que se consignen en el informe.

Artículo 1 6°.- En los casos que la comisión de servicios se a financiada total o parcialmente con recursos de la Secretaría General, e l funcionario debe rendir cuenta del 70% del monto de viáticos que le haya sido otorgado.

Los reembolsos autorizados referidos en el artículo 12° de la presente Directiva, también deben consignarse en el informe de comisión servicios , adjuntando las facturas o recibos que acrediten tales gastos.

Artículo 1 7°.- La Gerencia General de Operaciones y Finanzas debe verificar la consistencia de los montos consignados en la sección “rendición de viáticos” del informe de comisión de servicios.

Capítulo VI Disposiciones complementarias

Artículo 18°.- En casos excepcionales y de manera justificada , la Secretaría General puede asumir únicamente los pasajes y/o hospedaje de expertos , participantes o invitados por la Secretaría General , haciendo uso del Formato A . Los pasajes y/o hospedajes son contratados de manera directa por la Secretaría General.

Artículo 19°.- Los formatos adjuntos cuyo uso se ha establecido en la presente Directiva son:

Formato A – Formulario de comisión de servicios Formato B – Certificación presupuestal Formato C – Declaración de conocimiento y responsabilidad Formato D – Informe de comisión de servicios y rendición de viáticosSecretaría General de la Comunidad Andina

PASAJE VIATICO HOTEL

PR. SGCAN

R.A. SGCAN

COOPERACIÓN

OTRO

Formato D – Informe de comisión de servicios y rendición de viáticosSecretaría General de la Comunidad Andina

PASAJE VIATICO HOTEL

PR. SGCAN

R.A. SGCAN

COOPERACIÓN

OTRO Sí No TOTAL VIÁTICOS US$: OBSERVACIONES Cuenta con certificación presupuestal DEPENDENCIA LUGAR DE DESTINO (País - Ciudad)LUGAR DE ORIGEN (País - Ciudad) InternacionalÁMBITO DEL VIAJE (marcar) Nacional

RESPONSABLE DE CONTABILIDAD

FORMULARIO DE COMISIÓN DE SERVICIOS

GERENTE GENERAL DE OPERACIONES Y FINANZAS

Vo Bo

SECRETARIO GENERAL

Vo Bo

RESPONSABLE DE LA DEPENDENCIA SOLICITANTE

FUNCIONARIO

OBJETIVOS DEL VIAJE

OBSERVACIONES

N° TRAMO DE VIAJE

NOMBRE DEL FUNCIONARIO

CARGO QUE DESEMPEÑA

ITINERARIO DE VIAJE

GASTOS FINANCIADOS POR

(Para ser llenado por la Gerencia General de Operaciones y Finanzas) FECHA

DEL AL MEDIO DE TRANSPORTE RECURSOS CON CARGO A

CALCULO DE VIÁTICOS

FECHA FECHA

TOTAL DÍAS DE

VIAJE

VIATICOS POR DÍA

US$ IMPORTE US$HORA

SALIDA

HORA

REGRESO

RESPONSABLE DE PRESUPUESTO

Formato A

FECHA DE RETORNOFECHA DE SALIDAFECHA(S) DEL EVENTO

FECHA (Para ser llenado por los funcionarios) NÚMERO CORRELATIVO N° PR. SGCAN: Presupuesto de la Secretaría General de la Comunidad Andina.

R.A. SGCAN: Recursos administrados por la Secretaría General de la Comunidad Andina.Secretaría General de la Comunidad Andina

Formato B

CERTF. XXX/(AÑO)

CERTIFICACIÓN PRESUPUESTAL

R.A. SGCAN: Recursos administrados por la Secretaría General de la Comunidad Andina.Secretaría General de la Comunidad Andina

Formato B

CERTF. XXX/(AÑO)

CERTIFICACIÓN PRESUPUESTAL

El suscrito, Gerente General de Operaciones y Finanzas , certifica que en el presupuesto del año ______ de la Secretaría General de la Comunidad Andina, que fue aprobado mediante Decisión ______, se cuenta con los recursos presupuestales necesarios para cubrir los siguientes ítems, relacionados con la comisión de servicios:

Dependencia solicitante Funcionario que viaja Partida presupuestaria Detalle de la solicitud Monto de viáticos Monto de pasaje Monto total

Lima, _______________________

______________________ Gerente General de Operaciones y Finanzas Secretaría General de la Comunidad AndinaSecretaría General de la Comunidad Andina

Formato C

DECLARACIÓN DE CONOCIMIENTO Y RESPONSABILIDAD

Yo, ________________________________________, identificado/a con documento de identidad N° ____________________, funcionario/a de la Secretaría General de la Comunidad Andina, en cumplimiento de lo establecido en la “Directiva que regula la comisión de servicios de la Secretaría General de la Comunidad Andina”, declaro lo siguiente:

1. Que conozco los requisitos para realizar la comisión de servicios, incluyendo, pero no limitados a: - Pasaporte vigente; - Visa(s) correspondiente(s), si fueran requeridas, tanto para el país de destino como para los países en los que se realicen escalas;

limitados a: - Pasaporte vigente; - Visa(s) correspondiente(s), si fueran requeridas, tanto para el país de destino como para los países en los que se realicen escalas; - Certificados de vacunación exigidos por las autoridades del país de destino o de tránsito, incluyendo aquellos relacionados con exigencias sanitarias internacionales; - Otros requisitos migratorios y sanitarios establecidos por las autoridades de los países que forman parte del itinerario, incluyendo escalas o tránsito.

2. Que asumo plena responsabilidad por cualquier contratiempo, sanción, impedimento o gasto adicional que se derive del incumplimiento de los requisitos antes mencionados.

3. Que me comprometo a informar inmediatamente, de manera previa al viaje, a mi superior jerárquico y al Despacho del Secretario General cualquier novedad o cambio que afecte mi capacidad de realizar la comisión de servicios en los términos previstos.

4. Que la información contenida en la presente declaración es veraz, siendo consciente de las responsabilidades administrativas y legales que pudieran derivarse en caso de falsedad.

Lima, ________________________

______________________________ (Nombre del funcionario)Secretaría General de la Comunidad Andina

INFORME DE COMISIÓN DE SERVICIOS Y RENDICIÓN DE VIÁTICOS

Formato D INFORME DE COMISIÓN DE SERVICIOS Desarrollo de la comisión de servicios Datos Generales Lugar de viaje Datos de la comisión Fecha inicio Fecha fin Nombre del funcionario Dependencia Motivo de viaje Nombre oficial de la reunión / evento AntecedentesAsistentes principales Fecha de informe Número correlativo de formulario de comisión de servicios 1 de 3Secretaría General de la Comunidad Andina Resultados, logros y/o beneficios alcanzados

Dependencia Motivo de viaje Nombre oficial de la reunión / evento AntecedentesAsistentes principales Fecha de informe Número correlativo de formulario de comisión de servicios 1 de 3Secretaría General de la Comunidad Andina Resultados, logros y/o beneficios alcanzados Conclusiones y recomendaciones INFORME DE COMISIÓN DE SERVICIOS 2 de 3Secretaría General de la Comunidad Andina Funcionario Nombre y Firma Alimentación Documento de sustento Detalle Otros gastos Documento de sustento RENDICIÓN DE VIÁTICOS Documento de sustento Transporte interno Gasto realizado en viaje Totales Traslado (aeropuerto) Documento de sustento Alojamiento Documento de sustentoProveedor Monto Aprobado por Nombre y Firma Categoría Monto Alimentación Alojamiento Transporte interno Traslado (aerop.) Otros Monto total gastado 0 Monto total de viaticos Diferencia 0 Monto Monto Proveedor Proveedor Monto Proveedor Monto Proveedor 3 de 3