CC - A540-2017

Auto 540/17

Referencia: Solicitud de información sobre la aplicación de la medida cautelar decretada en la orden 10 del Auto 373 de 2016, para recuperar, mantener, proteger y conservar toda la información que reposa en el archivo del

INCODER.

Magistrada sustanciadora:

GLORIA STELLA ORTIZ DELGADO

Bogotá, D. C., nueve (9) de octubre de dos mil diecisiete (2017). La Presidente de la Sala Especial de Seguimiento a la Sentencia T-025 de 2004, en virtud de sus facultades constitucionales y legales, profiere la presente providencia, con fundamento en los siguientes:

ANTECEDENTES

1. La Corte Constitucional, mediante Sentencia T-025 de 2004, declaró la existencia de un estado de cosas inconstitucional a raíz de la crisis humanitaria originada por el desplazamiento forzado por la violencia en Colombia y la sistemática vulneración de los derechos fundamentales de la población desplazada.

2. Como ha reiterado esta Sala Especial en sus autos de seguimiento, de conformidad con el artículo 27 del Decreto 2591 de 19911, el juez constitucional conservará su competencia hasta tanto verifique la cesación de la vulneración de los derechos fundamentales de la población desplazada o el goce efectivo de sus derechos (GED)2.

3. El objetivo 5 del capítulo sobre la Transformación del Campo, de las Bases del Plan Nacional de Desarrollo3 establece que se debe hacer “un arreglo institucional integral y multisectorial que tenga presencia territorial, de acuerdo con las necesidades de los pobladores rurales y los atributos del territorio, que

permita corregir las brechas de bienestar y oportunidades de desarrollo entre regiones rurales”. Con base en esa necesidad se suprimió al Instituto Colombiano de Desarrollo Rural (en adelante INCODER) por medio del Decreto 2365 de 2015 y se crearon dos entidades. En ejercicio de las facultades otorgadas al Presidente de la República por el artículo 107 de la Ley 1753 de 2015, se creó la Agencia Nacional de Tierras (en adelante ANT) “con el objeto de ejecutar la 1 Art. 27 del Decreto 2591 de 1991: “…En todo caso, el juez establecerá los demás efectos del fallo para el caso concreto y mantendrá la competencia hasta que esté completamente restablecido el derecho o eliminadas las causas de la amenaza.” 2 Auto 385 de 2010. M.P. Luis Ernesto Vargas Silva. 3 Gobierno Nacional. Bases del Plan Nacional de Desarrollo 2014-2015. p.p. 396 y s.s. 2 política de ordenamiento social de la propiedad rural formulada por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, para lo cual debe gestionar el acceso a la tierra como factor productivo, lograr la seguridad jurídica sobre ésta, promover su uso en cumplimiento de la función social de la propiedad y administrar y disponer de los predios rurales de propiedad de la Nación” . También se creó la Agencia de Desarrollo Rural (en adelante ADR) para “ejecutar la política de desarrollo agropecuario y rural con enfoque territorial formulada por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, a través de la estructuración, cofinanciación y ejecución de planes y proyectos integrales de desarrollo agropecuario y rural nacionales y de iniciativa territorial o

asociativa, así como fortalecer la gestión del desarrollo agropecuario y rural y contribuir a mejorar las condiciones de vida de los pobladores rurales y la competitividad del país” .

4. A su vez, en el artículo 15 del Decreto 2365 de 2015 se dispuso que, de acuerdo con lo señalado en el artículo 20 de la Ley 594 de 2000, “la entrega de los archivos del INCODER, en Liquidación, a la Agencia Nacional de Tierras y la Agencia de Desarrollo Rural, se realizará, en términos generales, de conformidad con las directrices del Decreto número 029 de 2015.” Así mismo, se indicó que “el Archivo General de la Nación establecerá condiciones especiales para implementar en el proceso de entrega de archivos del INCODER, en Liquidación, con el fin de que dicho proceso no obstaculice la liquidación efectiva de la entidad en los plazos previstos en este decreto”. Finalmente, el artículo antes mencionado dispuso que “los archivos que no deban transferirse a la Agencia Nacional de Tierras y la Agencia de Desarrollo Rural, se transferirán al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, quien los deberá conservar de acuerdo con las normas de archivo vigentes”.

5. En el auto 373 de 2016, la Corte señaló que se “ha desarrollado una tipología de situaciones que ameritan la intervención excepcional y residual del juez constitucional”, a saber: (i) los bloqueos institucionales que afecten los derechos fundamentales de un número significativo de personas; (ii) la necesidad de adoptar medidas cautelares para evitar que se presente una situación institucional que pudiera afectar los derechos fundamentales de un número importante de

personas; y (iii) la presencia de prácticas inconstitucionales que si bien no constituyen un bloqueo institucional si implican la vulneración masiva de uno o más derechos de la población desplazada, porque constituye un trato discriminatorio o porque la invisibiliza ante la actuación estatal. Medida cautelar para proteger la información contenida en el Archivo del INCODER en liquidación e informes de cumplimiento de la orden 10 del auto 373 de 2016

6. La Sala Especial de Seguimiento, en la orden 10 del auto 373 de 2016, evidenció el riesgo que se genera con el traspaso y la custodia de la información que en su momento se encontraba en el archivo del INCODER en liquidación a las entidades señaladas en el artículo 17 del Decreto 2365 de 2015. Por eso Considerandos Decreto 2365 de 2015. La ANT fue creada por medio del Decreto 2363 de 2015.

Ibídem. La ADR fue creada por medio del Decreto 2364 de 2015. 3 dispuso una medida cautelar, para que se adoptaran las acciones requeridas para recuperar, mantener, proteger y conservar la información contenida en dicho archivo. Así, consideró que tal medida era necesaria para la garantía de los derechos fundamentales de la población protegida por la Sentencia T-025 de

2004. En especial, sostuvo que esta información contribuye: (i) a esclarecer la verdad de la magnitud del despojo y del abandono de tierras; (ii) a proteger y restituir los territorios despojados y/o abandonados; y (iii) a garantizar el derecho a la memoria histórica.

7. En el mismo sentido, la Sala indicó que la protección de esa información debe

hacerse en cumplimiento de “las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, consagrados en la legislación nacional y reglamentados por el Gobierno Nacional, y en los tratados internacionales, tales como la garantía de la conservación física, de las condiciones operacionales, de la seguridad, de la perdurabilidad y reproducción de la información contenida en los archivos, entre otras”.

8. Ahora bien, es preciso reiterar que la información que reposaba en el INCODER en liquidación es de suma importancia, puesto que no solo reúne las acciones de dicha entidad desde el 2003, sino que a su vez incorpora el archivo de otras entidades liquidadas relacionadas con el desarrollo rural de la Nación, tales como el HIMAT (Instituto Colombiano de Hidrología, Meteorología y Adecuación de Tierras), el INAT (Instituto Nacional de Adecuación de Tierras), el INCORA (Instituto Colombiano de Desarrollo Rural), el INPA (Instituto Nacional de Pesca y Acuicultura), la UNAT (Unidad Nacional de Tierras Rurales) y el DRI (Fondo de Cofinanciación para la Inversión Rural).

9. De la información allegada a esta Sala Especial de Seguimiento se observan las acciones de las entidades a las que le corresponde el traslado del archivo del INCODER. Estas entidades informaron a la Corte que la liquidación del INCODER culminó pero que aún no ha terminado el traslado de su archivo. Por eso se hace necesario que la Sala solicite información adicional sobre las acciones que se realizaron para el traspaso del archivo del INCODER a las entidades señaladas en el artículo 17 del Decreto 2365 de 2015.

10. En cumplimiento de la mencionada orden del auto 373 de 2016, el INCODER entregó a la Corte un informe el 22 de septiembre de 2016 y el 7 de octubre de 2016 remitió el informe del Centro Nacional de Memoria Histórica en respuesta a esa orden.

Información reportada por el INCODER en liquidación

11. En el informe allegado a la Corte el 22 de septiembre de 2016, el liquidador del INCODER4 se refirió la labor de organización de la información documental que reposa en su archivo y describió las condiciones para hacer el traspaso del mismo a las entidades competentes. 4 INCODER en liquidación. Informe del 22 de septiembre de 2016. Radicado: 20162142383. Informe de respuesta a la orden 10 del Auto 373 de 2016.

4

12. Así, resaltó que se debía tener en cuenta que en el 2003 el INCODER heredó los fondos acumulados de varias entidades liquidadas y adquirió la responsabilidad de conservarlos, salvaguardarlos y organizarlos. Por esta razón la entidad tiene la obligación de entregar archivos no solo de su gestión de los últimos trece años, sino de entidades liquidadas que le precedieron. Precisó que en su archivo reposa información que data desde 1963 hasta 2010 y que contiene la “documentación producida en la gestión y resultado de las funciones asignadas a las siguientes entidades: Instituto Colombiano de Desarrollo Rural INCORA, Fondo de Cofinanciación para la Inversión Rural DRI, Instituto Nacional de Pesca y Acuicultura INPA, Instituto de Hidrología, Meteorología y

Adecuación de Tierras, HIMAT, Instituto Nacional de Adecuación de Tierras INAT, Unidad Nacional de Tierras Rurales UNAT y el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural INCODER”5. De acuerdo con el acto administrativo de creación del Instituto, todas las disposiciones legales referidas a esas entidades liquidadas, conciernen directamente al INCODER.

13. No obstante lo anterior, señaló que en casi todos los casos, “los archivos correspondientes a estos fondos adolecen de instrumentos de control, descripción y consulta, que permitan su identificación, localización y recuperación de la información” . El liquidador afirmó que la información recibida de las entidades liquidadas, no estaba organizada ni ubicada en los archivos que le correspondían, especialmente los archivos administrativos que debía asumir el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Sin embargo, expresó que “la gestión del INCODER en materia de archivos logró centralizar la totalidad de archivos rurales en la ciudad de Bogotá garantizando trazabilidad, seguridad y conservación de los mismos que frente al panorama actual se convertirán en la base de las políticas rurales del país”6. Así mismo, indicó que el avance “en materia archivística es palpable y permite en el 2016 hacer una entrega de archivos acorde a la normatividad que le aplica en esta materia”7. La entidad reportó que “el avance en la gestión documental desde el 2013 igualmente permite contar con cantidades, series documentales, estado de los archivos y ubicación y permite a las entidades que asumen sus funciones iniciar con una información clara y depurada”8.

14. De acuerdo con lo anterior, la institución indicó que la fecha máxima

otorgada para su liquidación era el 6 de diciembre de 2016, por lo que de acuerdo con ese término la entrega de los archivos se debía hacer hasta el 30 de noviembre de 2016. Sin embargo, evidenció que “el personal de la entidad no cuenta con capacidad operativa suficiente para asumir la elaboración de un inventario documental en el tiempo estipulado”9. Así mismo, señaló que “el levantamiento del inventario documental se debe realizar, entre otros, a unidades documentales transferidas de las Direcciones Territoriales, las cuales tienen un alto riesgo de llegar con afectación biológica, motivo por el cual antes de realizar el levantamiento del inventario se le debe aplicar un procedimiento 5 Ibídem. p. 85. Ibídem. p 86. 6 Ibídem. p. 91. 7Ibídem. 8Ibídem. 9Ibídem. p. 54. 5 técnico de desinfección”10. Así, resaltó que existe riesgo para la información del archivo del INCODER, si el traslado no termina al momento que se cumpla la fecha de liquidación.

15. A su vez, precisó que la sentencia T-488 de 201411, le ordenó al INCODER, “como entidad encargada de administrar en nombre del Estado las tierras baldías de la Nación y de clarificar su situación desde el punto de vista de la propiedad, adoptar un plan real y concreto, en el cual puedan identificarse las circunstancias de tiempo, modo y lugar, en las cuales habrá de desarrollarse un proceso nacional de clarificación de todos los bienes baldíos de la Nación dispuestos a lo largo y ancho del país”12. Por eso, relató que el Instituto inició

dentro de la elaboración del Plan Nacional de Clarificación de Propiedad, “acciones dirigidas a clarificar y delimitar la propiedad de la tierra, estableciendo si dicha propiedad es privada, del Estado, baldía o de uso público, para lo cual en primer término debía elaborar un inventario de toda la documentación que reposa en el Incoder relacionada con los procesos de clarificación que desde sus inicios ha adelantado el Instituto”13.

16. El 26 de octubre de 201614, el liquidador del INCODER remitió el informe del Centro Nacional de Memoria Histórica (en adelante CNMH) para dar respuesta a la orden 10 del auto 373 de 2016. El Centro reportó que junto con el Archivo General de la Nación elaboró el "Protocolo de Gestión Documental dirigido a los archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los derechos humanos, e infracciones al derecho internacional humanitario, ocurridas con ocasión del conflicto armado interno". Este protocolo, de acuerdo con el CNMH, “se convierte en el instrumento de gestión bajo el cual, a partir de las directrices y consideraciones establecidas por el Archivo General, se emprenderá el camino para que la información documental que permite la reconstrucción de la memoria histórica del conflicto, proveniente de las mismas, sea salvaguardada e incorporada al Archivo de los Derechos Humanos del CNMH, mediante una copia fidedignas (la Ley 1448. art. 145)”15.

Información reportada por el Centro Nacional de Memoria Histórica

17. Según lo que señaló el CNMH, la información sobre la cual se solicitó la medida cautelar, “es considerada de la mayor importancia para la reconstrucción de la memoria no solo en esta materia, sino que permitirá su

articulación con el conjunto de situaciones que alrededor de los hechos victimizantes se han desarrollado como parte de la multiplicidad de violencias que ha vivido Colombia”16. Por esta razón, expresó que “a partir de la promulgación del acto administrativo que oficializará la implementación del Protocolo, el cual se encuentra en proceso de expedición conjunta entre el AGN 10Ibídem. 11 Corte constitucional. Sentencia T-488 de 2014. M.P.: Jorge Iván Palacios. 12Ibídem p. 46. 13 Ibídem. 14Archivo General de la Nación. Informe del 26 de septiembre de 2017. Anexo 2 del Informe del INCODER. Op.cit. 15 Centro Nacional de Memoria Histórica. Informe del 22 de septiembre de 2016. Radicado 201609221308807-1. Radicado en la Corte por el INCODER el 26 de octubre de 2016. p. 2. 16 Ibídem. p. 3. 6 y el CNMH, la Dirección de Archivos, de acuerdo con el seguimiento, vigilancia e inspección que el Archivo General ha venido llevando a cabo sobre la documentación de los fondos y archivo administrados y producidos por el INCODER y por el INCODER en liquidación, apoyará a las acciones necesarias para recuperar, mantener, proteger y conservar toda la información que reposa en el archivo del Incoder, que es necesaria para esclarecer la verdad de la magnitud del despojo y del abandono de tierras, y ha servido como insumo para proteger y restituir los territorios despojados y/o abandonados y para garantizar el derecho a la memoria histórica”17.

18. El CNMH también dijo que esas acciones garantizarán “los derechos a la verdad, a la reconstrucción de la memoria y contribuir a la protección, restitución de tierras y territorios de las víctimas del desplazamiento forzado interno”18; contribuirían con “la garantía de los derechos de justicia, de no repetición y reparación integral de las víctimas no sean vulnerados”19, y permitirán “que se identifiquen claramente los mecanismos de protección, niveles de acceso a la información y garantía del derecho a la intimidad de las víctimas en un país que se prepara para el post-conflicto”20.

19. Así mismo, el Archivo General de la Nación (en adelante AGN) remitió a esta Corporación tres informes sobre las acciones efectuadas en ejercicio de sus facultades de inspección y vigilancia en relación con el traspaso del archivo del INCODER a las entidades señaladas en el artículo 17 del Decreto 2365 de

201521. Información reportada por el Archivo General de la Nación

20. El Archivo General de la Nación radicó tres informes en la Corte: (i) el 17 de noviembre de 2016, (ii) el 11 de enero de 2017 y (iii) el 21 de junio de 2017.

Primer Informe22

21. El AGN reportó que el 31 de octubre de 2016 realizó una visita de control al Ministerio de Agricultura, a la ANT y a la ADR. En cuanto al Ministerio reseñó que “la recepción de los archivos no está planificada ni existen inventarios que evidencien cuáles son los archivos que el Ministerio recibirá”23. En relación con

la ANT, verificó que el grado de avance en la recepción de los archivos y éste no 17 Ibídem. Se refiere a la Dirección de Archivos de los Derechos Humanos del CNMH. 18 Ibídem. p. 2. 19 Ibídem. 20 Ibídem. 21Artículo 17 del Decreto 2365 de 2015. Entrega de archivos. En desarrollo de lo previsto en el artículo 20 de la Ley 594 de 2000, la entrega de los archivos del Instituto Colombiano de Desarrollo Rural (Incoder), en Liquidación, a la Agencia Nacional de Tierras y la Agencia de Desarrollo Rural, se realizará, en términos generales, de conformidad con las directrices del Decreto número 029 de 2015. No obstante, el Archivo General de la Nación establecerá condiciones especiales para implementar en el proceso de entrega de archivos del Incoder, en Liquidación, con el fin de que dicho proceso no obstaculice la liquidación efectiva de la entidad en los plazos previstos en este decreto. Al finalizar la liquidación, los archivos que no deban transferirse a la Agencia Nacional de Tierras y la Agencia de Desarrollo Rural, se transferirán al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, quien los deberá conservar de acuerdo con las normas de archivo vigentes. 22Archivo General de la Nación. Informe del 17 de noviembre de 2016. Radicado 2-2016-08348. Informe de respuesta a la orden 10 del Auto 373 de 2016. 23 Ibídem. p. 1 7 resultó satisfactorio en cuanto al avance de las tareas para la recepción del volumen de archivos y la fecha en la que se dispuso la culminación de la liquidación.24. En cuanto a la visita a la ADR, observó que “la entidad no está

aplicando un protocolo de seguridad que garantice la protección de los documentos para evitar deterioros físicos y pérdidas documentales y el avance del proceso de entrega y recibo de los archivos no es el adecuado si se tiene en cuenta que se ha dejado con fecha máxima para el cierre definitivo del INCODER el 12 de diciembre de 2016 y se ordena a la entidad tomar medidas correctivas”25. Segundo informe26

22. El AGN reportó que se efectuó una visita de control a la ANT, la ADR y al Ministerio de Agricultura el 10 de noviembre de 2016, en donde les recomendó “establecer un protocolo de seguridad para el traslado de los archivos que se realicen a diferentes territorios de la ADR”27. También se indicó que en la visita del 2 de diciembre de 2016 las entidades informaron que el volumen documental recibido a la fecha por la ANT presentaba un porcentaje de cumplimiento del 94%; que el de la ADR establecía un porcentaje de cumplimiento del 86% y que el Ministerio de Agricultura había recibido el 1% de volumen documental. 28

Tercer informe29

23. Finalmente, en el último informe el AGN advirtió a la Corte sobre todas las actividades antes mencionadas y sobre las indicaciones que dio tanto al INCODER en liquidación como al Ministerio, la ANT y la ADR en la comunicación del 23 de noviembre de 2016.30

24. El AGN indicó que como consecuencia de la visita de control al INCODER en liquidación, realizada el 8 de septiembre de 201631 formuló medidas correctivas sobre el proceso de entrega y recibo de los archivos32, en especial sobre: instancias asesoras; protección de los documentos; actividades previas al

proceso de entrega y/o transferencias; aplicación de tablas de valoración y/o retención; requisitos de la entrega y/o transferencia; inventario documental para entrega y/o transferencia de archivos; identificación de unidades de conservación; entrega y/o transferencia y recibo de documentos y archivos 24 Ibídem. p.p. 1 y 2. 25 Ibídem. p. 2. 26 Archivo General de la Nación. Informe del 29 de diciembre de 2016. Radicado 2-2016-09656. Radicado en la Corte el 11 de enero de 2017. Informe de respuesta a la orden 10 del Auto 373 de 2016. 27 Ibídem. p. 1. 28 Ibídem. p. 2 29 Archivo General de la Nación. Informe del 21 de junio de 2017. Radicado 2-2016-09656. Informe de respuesta a la orden 10 del Auto 373 de 2016. 30 Copia remitida a la Corte por medio del oficio 2-2016-08555 radicado en la Corte el 24 de noviembre de 2016 y el oficio 2-2016-08812 radicado en la Corte el 2 de diciembre de 2016. 31Ibídem. p. 3. 32 Según el Título VII del Decreto sectorial 1080 de 2015. Instancias asesoras (art. 2.8.7.2.1); protección de los documentos (art. 2.8.7.2.2): actividades previas al proceso de entrega y/o transferencias (art. 2.8.7.2.4, cap. II): aplicación de tablas de valoración y/o retención (art. 2.8.7.2.6); requisitos de la entrega y/o transferencia,

inventario documental para entrega y/o transferencia de archivos (art. 2.8.7.2.7); identificación de unidades de conservación (art. 2.8.7.3.6, y art. 2.8.7.3.7); entrega y/o transferencia y recibo de documentos y archivos electrónicos (art. 2.8.7.5.1, art. 2.8.7.5.3, y art. 2.8.7.5.2). 8 electrónicos; y celebración de contratos para la prestación de servicios archivísticos. Además, expresó que solicitó de manera expresa al liquidador que le presentara informes para hacer seguimiento a las actividades realizadas. El director del AGN explicó que como respuesta el liquidador del INCODER le comunicó sobre la repetida inasistencia de entidades como el Ministerio de Agricultura. Por esa razón, el AGN le indicó a la Corte que intensificó el acompañamiento a dichas entidades.

25. En el oficio del 21 de junio de 2017, el AGN recordó los aspectos que debían corregir las entidades a saber: (i) aplicación de un protocolo de seguridad para el traslado de archivos; (ii) aplicación de un proceso de desinfección; (iii) las veinte recomendaciones para la debida entrega y recibo de archivos.33 Así mismo, el AGN señaló que le había solicitado al liquidador del INCODER que entregara informes periódicos de las medidas tomadas y del avance de la entrega.

26. De otro lado, el AGN presentó observaciones sobre la protección de los documentos al liquidador del INCODER34 en las que manifestó que “no se evidencia un mecanismo que permita visibilizar la trazabilidad de la información

que se ha trasladado, las actas, la documentación entregada a las diferentes agencias, la documentación que se encuentra en manos de empresas y que está en proceso de intervención, su ubicación y el avance de los procesos adelantados”35. Señaló además que tampoco “se evidencia un protocolo de seguridad de la información, que garantice la seguridad de los documentos en todas las fases (Traslados, consulta, custodia, transferencia, intervención, entre otros”36. Así mismo, resaltó que en las actividades previas al proceso de entrega y/o transferencias: “[...] no se está informando sobre las acciones a adelantar frente a la intervención de los planos de gran formato que permitan garantizar la conservación, protección y accesos a los documentos, teniendo en cuenta el estado actual de los mismos”37.

27. El AGN indicó que en respuesta38 al segundo informe del liquidador del INCODER le recalcó que “No se evidenció avance para el cumplimiento del proceso de convalidación de Tablas de Valoración Documental”39.

28. El AGN, a partir del resumen de la documentación entregada por cada una de las entidades con corte a diciembre de 2016, concluyó que “No se ha realizado la entrega total de los Archivos del Instituto Colombiano de Desarrollo Rural

(INCODER) en Liquidación, a la Agencia Nacional de Tierras y la Agencia de Desarrollo Rural”40. Así recalcó: (i) la necesidad que el comité técnico para la entrega y/o transferencia y recibo de documentos y archivos, cumpla a cabalidad 33 Archivo General de la Nación. Comunicación a Ministerio de Agricultura, INCODER; ANT y ADR. Radicado

(2-201608555). Citado en Informe del Archivo General de la Nación. Informe del 21 de junio de 2017. Op.cit. p. 7. 34 Observaciones enviadas con radicado 1-2016-07259 de 7 de octubre de 2016. Referenciadas en el informe del 21 junio de 2017. 35Archivo General de la Nación. Informe del 21 de junio de 2017. Op.cit. p. 5 36 Ibídem p. 6. 37Ibídem. 38Archivo General de la Nación. Oficio con número de radicado 2-2016-09216 de 15 de diciembre de 2016. Citado en el informe del 21de junio de 2017. Op.cit. 39 Ibídem. 40Archivo General de la Nación. Informe del 21 de junio de 2017. Op.cit. p. 7 9 con sus responsabilidades; (ii) que las tres entidades involucradas en el proceso, garanticen en todo momento la aplicación de las medidas de seguridad y conservación de los archivos; y (iii) que se use el Formato Único de Inventario para la entrega y recibo de los archivos (soportes y medios) y se suscriban actas por las partes intervinientes.

29. Además de lo anterior, en la comunicación del 21 de junio de 2017 el AGN señaló que el 3 de mayo de 2017, la ADR le informó sobre el “saqueo a la antigua sede del INCODER en Córdoba sucedido el día 2 de mayo, donde se encontraban los 6000 expedientes (aprox.) del archivo histórico de los usuarios

de los distritos de adecuación de tierras de Montería, Mocarí y la Doctrina, conteniendo soportes de recuperación de la cartera del Distrito de Córdoba, pendiente por entregar por parte del PAR INCODER a la Agencia”41. Es preciso mencionar que en dicho informe se relata que la ADR ya había reportado un primer robo ocurrido en la misma sede debido al retiro del personal de vigilancia, tal y como fue reportado por medio del radicado ADR 20172001689 del 24 de marzo de 201742.

30. Ante dicha situación, el AGN explicó que requirió al INCODER en liquidación/ Patrimonio Autónomo de Remanentes del INCODER (en adelante PAR INCODER) y al Ministerio de Agricultura, como cabeza del sector, en relación con los hechos de la información allegada y concluyó que:

(i) “se presume que la entidad encargada de entregar documentación (INCODER en Liquidación / PAR INCODER), y el ente cabeza del sector, Ministerio de Agricultura, no dieron cumplimiento de manera integral a lo señalado en el Título VII del Decreto 1080 de 2015 (…)”43. (ii) dichas entidades “desacataron las recomendaciones realizadas por el AGN en cuanto a la protección de los archivos públicos, lo que trajo como consecuencia la materialización del riesgo que se ha presentado”44. (iii) las recomendaciones para el traspaso del archivo del INCODER habían quedado explícitas en el informe entregado al gerente liquidador.45 (iv) ‘No se evidencia que durante los procesos de entrega y verificación de

los documentos se fije un protocolo de seguridad que garantice la protección de los documentos para evitar deterioros físicos o pérdidas 41Ibídem. p. 10 42Ibídem. p.p. 10-11. El AGN manifestó que de acuerdo con el inventario que había hecho el INCODER, el INCODER realizó un inventario documental en estado natural que arrojó "un aproximado de 5421 expedientes, de los cuales 5136 corresponden al distrito de Mocarí 285 al distrito de riego la Doctrina, los cuales se presume estarían almacenados en 141 cajas x200" 43Ibídem. p. 13. 44 Ibídem. 45 Ibídem. Dentro de las recomendaciones que el AGN le había indicado al gerente liquidador del INCODER se encuentra: (i) "Mejorar aspectos que evidencien el cumplimiento del protocolo de traslados de los documentos desde las territoriales"; (ii) "Trazabilidad de la cantidad de cajas entregadas en custodia, por Dirección Territorial; (iii) "Realizar el traslado de las unidades documentales que se encuentran pendiente con su respectivo protocolo de seguridad”; (iv)"Fijar un protocolo de seguridad que garantice la protección de los documentos para evitar deterioros físicos o pérdidas documentales."; (v) "Trasladar la totalidad de los Planos de las diferentes Territoriales, con el debido protocolo de seguridad". 10 documentales’ (acta de visita a la ADR de fecha 31 de octubre de 2016)”. Información reportada por el Ministerio de Agricultura46

31. El Ministerio de Agricultura en respuesta al requerimiento del AGN manifestó que “a la fecha no ha recibido los archivos resultantes del proceso de liquidación del INCODER (hoy extinto) en consideración a que el mismo

culminó el 06 de abril de 2017”47. Que entre el 9, 15 y 18 de mayo de 2017 se adelantaron mesas de trabajo entre los funcionarios responsables del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, los delegados del PAR INCODER y la firma ALMARCHIVOS S.A., para continuar el proceso de recepción de la documentación. En dichas mesas, se definieron dos cronogramas de actividades para la entrega de las historias laborales de los exfuncionarios del INCODER y los archivos resultantes del proceso de liquidación.

32. Así mismo, el Ministerio señaló que para la fecha del informe se constató que existe un archivo en la Sede Valledupar y estaban coordinando su traslado a Bogotá. Sobre las acciones para evitar la sustracción, pérdida, sustitución de documentos y alteración de documentos recibidos del extinto INCODER, respondió que el 2 de mayo de 2017 se suscribió un contrato con la firma ALMARCHIVOS S.