CC - T086-2017

Sentencia T-086/17

PENSION DE VEJEZ EN EL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL-Alcance La pensión de vejez es una prestación económica producto del ahorro forzoso que tiene como objeto mantener las condiciones de vida de quienes han cotizado al sistema pensional durante todo su recorrido laboral. No comprometer la estabilidad de los trabajadores es responsabilidad de las entidades encargadas de la prestación del servicio, cuya funcionalidad debe, entre otras cosas, facilitar el acceso de los usuarios al ahorro acumulado durante toda su vida sin desconocer los requisitos legales previstos. REGIMEN DE TRABAJADORES DE NOTARIAS Esta Corporación en su jurisprudencia ha precisado que en atención al régimen laboral general, resulta imposible concebir que de la relación entre el notario y sus empleados no se desprenda un vínculo con la oficina o el establecimiento donde estos prestan el servicio, en el entendido de que quien es titular de la notaria contrata a sus empleados no como persona natural, si no como un particular cobijado por la autoridad para actuar como fedante. NOTARIA-Régimen laboral de empleados/NOTARIA-Relaciones laborales entre notario y sus empleados se guían por el Código Sustantivo del Trabajo, cuando ocurre un cambio de notario puede configurarse la figura de la sustitución patronal Esta Corporación infiere que la normativa ratifica el hecho de que las relaciones laborales entre el notario y sus empleados se rigen por el Código Sustantivo del Trabajo y que pesar de la especialidad del vínculo que existe entre estos, tanto los deberes y derechos de quienes hacen parte de la relación laboral deben emanar propiamente de la normativa laboral general.

ADMINISTRACION DE DATOS Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS PUBLICOS-Obligaciones generales y específicas de las entidades públicas que custodian los documentos y la obligación de reconstrucción del expediente

DEBER CONSTITUCIONAL DE LA DEBIDA GESTION Y

ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

DEFECTO PROCEDIMENTAL POR EXCESO RITUAL MANIFIESTO Y PREVALENCIA DEL DERECHO SUSTANCIAL PENSION DE VEJEZ-Orden a Notaría inicie reconstrucción del expediente laboral del accionante y a Colpensiones avale las certificaciones existentes para estudio de reconocimiento de pensión de vejez 2

Referencia: Expediente T5875685

Acción de tutela interpuesta por Gustavo Aldana Quintero en contra de la Notaría Sexta de Bogotá, Superintendencia de Notariado y Registro y Colpensiones.

Magistrado Ponente:

JORGE IVÁN PALACIO PALACIO

Bogotá D.C., (15) de febrero de dos mil dieciséis (2017) La Sala Sexta de Revisión de tutelas de la Corte Constitucional, integrada por los Magistrados Alberto Rojas Ríos, Aquiles Arrieta Gómez (e) y Jorge Iván Palacio Palacio quien la preside, en ejercicio de sus competencias constitucionales y legales, profiere la presente SENTENCIA Dentro del proceso de revisión del fallo dictado por el Juzgado 63 Civil Municipal de Bogotá, en el trámite de la acción de tutela interpuesta por Gustavo Aldana Quintero en contra de la Notaria Sexta de Bogotá.

I. ANTECEDENTES El señor Gustavo Aldana Quintero de 66 años actuando por intermedio de

apoderada interpuso acción de tutela en contra de la Notaría Sexta de Bogotá, por cuanto considera que la accionada ha debido reconstruir su historia laboral por lo que al no hacerlo vulneró sus derechos fundamentales a la seguridad social y al mínimo vital. Asimismo presentó acción de tutela por la negativa por parte de Colpensiones a reconocerle la pensión de vejez bajo el argumento de que las certificaciones laborales presentadas no se ajustan al formato requerido por la Administradora de Pensiones para tal fin.

1. Hechos: 1.1. Asevera el accionante que trabajó en la Notaría Sexta de Bogotá en el período comprendido entre el 23 de agosto de 1972 al 12 de febrero de 1990, bajo la subordinación del notario de la época el señor Miguel Torres Arroyo. 1.2. Expresa el demandante que solicitó a Colpensiones el reconocimiento y pagó de su pensión de vejez, allegando las certificaciones laborales y salariales expedidas en su momento por el titular de Notaría Sexta de Bogotá. 3 1.3. Señala que Colpensiones no tuvo en cuenta las certificaciones laborales presentadas, por cuanto han debido ser expedidas en los formatos requeridos por el Ministerio de Hacienda, según lo establecido en el artículo 3 del Decreto Reglamentario 013 de 20011. 1.4. Manifiesta el peticionario que el 2 de mayo de 2016 solicitó ante la Notaría Sexta de Bogotá las certificaciones laborales y salariales en los formatos establecidos por el Ministerio de Hacienda para solicitar la pensión de vejez ante la Administradora de Pensiones, anexando para el efecto las certificaciones laborales y salariales entre 1972 y 1990, expedidas por el

notario de la época el 11 de enero de 1982, el 9 de diciembre de 1985 y el 12 de febrero de 1990. 1.5. Expone el accionante que solicitó la reconstrucción de la hoja de vida con a la Notaría Sexta de Bogotá con base en las certificaciones presentadas, ya que conocía que en su hoja de vida no reposaba esta información. 1.6. Indica que la notaria actual le manifestó que al momento de recibir el cargo no le fueron entregadas las hojas de vida de los trabajadores que estuvieron al servicio del señor Miguel Torres Arroyo cuando ejercía como Notario Sexto de Bogotá. 1.7. Solicita entonces que le sea reconstruida su hoja de vida relacionando el tiempo trabajado en la Notaria Sexta de Bogotá.

2. Trámite procesal El 28 de julio de 2016 el Juzgado 63 Civil Municipal de Bogotá avocó la acción de tutela y vinculó tanto al liquidador y/o representante legal de Colpensiones, así como a la Superintendencia de Notariado y Registro para que ejercieran su derecho de contradicción.

3. Contestación de la Notaría Sexta del Circuito de Bogotá.

Explicó la notaria que al asumir el cargo2, en el acta de entrega en la que participó la Superintendencia de Notariado y Registro, no le fueron entregadas las hojas de vida de los empleados que trabajaron con el entonces notario señor Miguel Torres Arroyo. Precisa que únicamente recibió las hojas de vida de los empleados que laboraron con la señora Olga Duque Ospina y con el señor Juan Manuel Botero y precisa que la hoja de vida del señor Gustavo Aldana Villareal no se

encuentra en los archivos de la notaria, ni le fue entregada en su momento, como se desprende del acta de entrega del 29 de octubre de 2008.

4. Decisiones objeto de revisión 1 "Por el cual se reglamentan parcialmente los artículos 115, 117 y 128 de la Ley 100 de 1993, el Decreto-Ley 1314 de 1994 y el artículo 20 del Decreto-Ley 656 de 1994". 2 Cuaderno 1, folio 81. 4 4.1 Primera instancia Mediante fallo del 1° de julio de 2016, el Juzgado 63 Civil Municipal de Bogotá denegó el amparo constitucional de los derechos fundamentales del accionante. Lo anterior al considerar que la notaria respondió a la petición elevada por el accionante, conforme a la realidad de los hechos, esto es la inexistencia de los soportes documentales para expedir la certificación requerida.

Indicó que Colpensiones negó el reconocimiento de la pensión de vejez al demandante antes de que se presentará el derecho de petición, sin conocer si la actuación administrativa fue controvertida y sin determinar si en la resolución expedida por la Administradora de Pensiones se estaban exigiendo certificaciones adicionales a las valoradas inicialmente. 4.2 Impugnación Mediante escrito del 22 de agosto de 2016, el accionante presenta escrito de impugnación bajo el argumento de en el cual manifiesta que el hecho de que la Notaría Sexta no atienda las certificaciones expedidas en su momento y que en consecuencia no le expida la constancia laboral en los formatos establecidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, le está ocasionando un

perjuicio irremediable toda vez que lo priva de la posibilidad de reclamar y obtener su derecho pensional. 4.3. Segunda Instancia El Juzgado 12 Civil del Circuito de Bogotá en sentencia proferida el 26 de septiembre de 2016, confirmó el fallo de primera instancia al considerar que la acción de tutela resulta improcedente bajo el argumento de que el accionante cuenta con otro mecanismo defensa.

5. Pruebas Entre las pruebas aportadas en el trámite de la acción de tutela esta Sala destaca las siguientes: - Copia de la solicitud de reconstrucción de la hoja de vida presentada por el accionante ante la Notaria Sexta de Bogotá el 2 de mayo de 2016.3 - Copia de la respuesta de la Notaria Sexta de Bogotá, donde manifiesta que quien hace sus veces de notaría en la actualidad no recibió las hojas de vida de las personas que trabajaron con el señor Miguel Torres Arroyo.4 3 Cuaderno 1, folio 1. 4 Cuaderno 1, folio 1 5 - Copia de la constancia salarial expedida por Miguel Torres Arroyo el 6 de agosto de 1970. - Copia de la Resolución 035 del 20 de agosto de 1981 mediante la cual el notario de la época le concede vacaciones al accionante entre el 21 de agosto y el 7 de septiembre de 1981.5 - Copia de las certificaciones de salarios expedida por el señor Miguel Torres Arroyo Notario Sexto de Bogotá, fechada el 30 de enero de 1986.6 - Copia de las certificaciones de ingresos y retenciones de los años gravables 1986, 1987 y 1989.

• Copia de la certificación salarial expedida por el Notario Sexto de Bogotá precisando el salario mensual del accionante, del 2 de febrero de 1990 - Copia de la concesión de vacaciones al demandante en 1988 y 1989, expedidas por Miguel Torres Arroyo.7 - Copia de la certificación expedida por la Superintendencia de Notariado y Registro relacionada con el ejercicio del cargo de notario del señor Miguel Torres Arroyo. - Copia de la Resolución GNR 124513 del 29 de abril de 2015 mediante la cual Colpensiones niega el reconocimiento y pago de la pensión del accionante porque al momento de la solicitud contaba con apenas 383 semanas cotizadas.8 - Copia de la Resolución GNR 268417 del 1 de septiembre de 2015 mediante la cual Colpensiones niega el reconocimiento y pago de la pensión del accionante por no contar con las semanas requeridas para al año 2015, esto es un total de 1300 semanas.9 - Copia de la Resolución VPB 76574 del 30 de diciembre de 2015, mediante la cual Colpensiones confirma a Resolución GNR 12451310 - Copia de la Resolución GNR 63266 del 26 de febrero de 2016 mediante la cual Colpensiones niega el reconocimiento y pago de la pensión del accionante por no allegar la información de los tiempos cotizados entre el 23 de agosto de 1972 al 12 de febrero de 1990 desempeñados en la Notaría Sexta de Bogotá, entre el 4 de febrero de 1998 al 5 de julio de 1999, entre el 5 de julio de 1999 y entre el 10 de noviembre de 2008 al 11 de septiembre de 2013

cotizados a Cajanal 11en los formatos implementados por el Ministerio del 5Cuaderno 1, folio 11 6 Cuaderno 1, folio 3 al 10. 7 Cuaderno 1 folios 11 y 12. 8 Cuaderno 1, folio 68. 9 Cuaderno 1, folios 65 y 66. 10 Cuaderno 1, folio 64 y 65. 11 Cuaderno 1 folios 60 y 61. 6 Trabajo junto con el Ministerio de Hacienda en la circular núm. 13 del 10 de abril de 2007. Asimismo señaló la Administradora de Pensiones que si bien el peticionario cumple con la edad requerida para acceder a la pensión de vejez, no cuenta con las 750 semanas cotizadas al 31 de julio de 2010, ya que según los registros verificados solo contaba con 197 semanas a la fecha en la que termina el régimen de transición, según lo dispuesto en el Acto Legislativo 01 de 2005

II. CONSIDERACIONES DE LA CORTE CONSTITUCIONAL.

1. Competencia.

Esta Sala es competente para analizar el fallo materia de revisión, de conformidad con lo establecido en los artículos 86 y 241-9 de la Constitución Política, y 31 a 36 del Decreto Estatutario 2591 de 1991.

2. Planteamiento del problema jurídico. - Con base en los hechos descritos corresponde a esta Sala de Revisión dar solución a los siguientes problemas jurídicos. 2.1 2 (i) ¿Vulneró Colpensiones los derechos fundamentales a la seguridad social y al mínimo vital del señor Gustavo Aldana Villarreal, por la negativa al

reconocimiento de su pensión de vejez, bajo el argumento de que las certificaciones laborales expedidas no se ajustan al formato determinado por el Ministerio de Hacienda para solicitar la prestación? (ii) ¿Vulneró la Notaria Sexta de Bogotá los derechos a la seguridad social y al mínimo vital del accionante al no reconstruir el expediente laboral del accionante bajo el argumento de no tener los soportes necesarios para cumplir con dicho procedimiento? Para resolver los problemas jurídicos planteados la Corte analizará los siguientes tópicos: (i) derecho a la seguridad social en pensiones. Alcance de la pensión de vejez;(ii) el régimen de los trabajadores de las Notarías; (iii) el defecto procedimental por exceso ritual manifiesto (iv) la custodia, guarda y reconstrucción de documentos en cabeza de las entidades públicas, para así entrar a resolver el caso concreto.

3. Derecho a la seguridad social. Alcance de la pensión de vejez. 3.1. La Carta Política en el artículo 48 reconoce la relevancia constitucional de la Seguridad Social al considerarla como un servicio público que se prestará por parte del Estado y de los particulares para todos y cada uno de los habitantes del territorio y como un derecho irrenunciable, su carácter universal se ve reforzado cuando quien pretende acceder a la prestación es un sujeto de 7 especial protección constitucional en atención los principios de eficiencia, universalidad y solidaridad. 3.2. La ley 100 de 1993 en el artículo 33, señaló que en lo que a la pensión de

vejez respecta se obtendrá siempre y cuando:

“ARTÍCULO 33. REQUISITOS PARA OBTENER LA PENSIÓN DE VEJEZ. <Artículo modificado por el artículo 9 de la Ley 797 de 2003. El nuevo texto es el siguiente:> Para tener el derecho a la Pensión de Vejez, el afiliado deberá reunir las siguientes condiciones:

1. Haber cumplido cincuenta y cinco (55) años de edad si es mujer o sesenta (60) años si es hombre.

A partir del 1o. de enero del año 2014 la edad se incrementará a cincuenta y siete (57) años de edad para la mujer, y sesenta y dos (62) años para el hombre.

2. Haber cotizado un mínimo de mil (1000) semanas en cualquier tiempo.

A partir del 1o. de enero del año 2005 el número de semanas se incrementará en 50 y a partir del 1o.de enero de 2006 se incrementará en 25 cada año hasta llegar a 1.300 semanas en el año 2015. PARÁGRAFO 1o. Para efectos del cómputo de las semanas a que se refiere el presente artículo, se tendrá en cuenta: a) El número de semanas cotizadas en cualquiera de los dos regímenes del sistema general de pensiones; b) El tiempo de servicio como servidores públicos remunerados, incluyendo los tiempos servidos en regímenes exceptuados; c) El tiempo de servicio como trabajadores vinculados con empleadores que antes de la vigencia de la Ley 100 de 1993 tenían a su cargo el reconocimiento y pago de la pensión, siempre y cuando la vinculación laboral se encontrara vigente o se haya iniciado con posterioridad a la vigencia de la Ley 100 de 1993. d) El tiempo de servicios como trabajadores vinculados con aquellos

empleadores que por omisión no hubieren afiliado al trabajador. e) El número de semanas cotizadas a cajas previsionales del sector privado que antes de la Ley 100 de 1993 tuviesen a su cargo el reconocimiento y pago de la pensión. En los casos previstos en los literales b), c), d) y e), el cómputo será procedente siempre y cuando el empleador o la caja, según el caso, trasladen, con base en el cálculo actuarial, la suma correspondiente del 8 trabajador que se afilie, a satisfacción de la entidad administradora, el cual estará representado por un bono o título pensional. Los fondos encargados reconocerán la pensión en un tiempo no superior a cuatro (4) meses después de radicada la solicitud por el peticionario, con la correspondiente documentación que acredite su derecho. Los Fondos no podrán aducir que las diferentes cajas no les han expedido el bono pensional o la cuota parte.” 3.3. Ahora bien, con base en la jurisprudencia de esta Corte, la pensión de vejez es una prestación económica producto del ahorro forzoso que tiene como objeto mantener las condiciones de vida de quienes han cotizado al sistema pensional durante todo su recorrido laboral. No comprometer la estabilidad de los trabajadores es responsabilidad de las entidades encargadas de la prestación del servicio, cuya funcionalidad debe, entre otras cosas, facilitar el acceso de los usuarios al ahorro acumulado durante toda su vida sin desconocer los requisitos legales previstos, tal y como quedó consignado en la sentencia C-107 de 2002. “En la actualidad la pensión de vejez se define como “un salario

diferido del trabajador, fruto de su ahorro forzoso durante toda una vida de trabajo -20 años -, es decir, que el pago de una pensión no es una dádiva súbita de la Nación, sino el simple reintegro que del ahorro constante durante largos años, es debido al trabajador”. 3.4. Al ser los derechos pensionales parte de la Seguridad Social, estos resultan fundamentales al momento de garantizar los preceptos constitucionales de dignidad humana y mínimo vital. 3.5. Esta Corte se ha ocupado de establecer el vínculo entre las prestaciones sociales como la pensión de vejez y los principios fundamentales como la dignidad humana En sentencia T-882 de 2002 reseñó los tres ámbitos generales de procedencia del principio de dignidad humana y explicó su alcance en los siguientes términos: “La Sala concluye que el referente concreto de la dignidad humana está vinculado con tres ámbitos exclusivos de la persona natural: la autonomía individual (materializada en la posibilidad de elegir un proyecto de vida y de determinarse según esa elección), unas condiciones de vida cualificadas (referidas a las circunstancias materiales necesarias para desarrollar el proyecto de vida) y la intangibilidad del cuerpo y del espíritu (entendida como integridad física y espiritual, presupuesto para la realización del proyecto de vida). Estos tres ámbitos de protección integran, entendidos en su conjunto, el objeto protegido por las normas constitucionales desarrolladas a partir de los enunciados normativos sobre “dignidad”. Considera la Corte que ampliar el contenido de la dignidad humana, con tal de pasar de una concepción naturalista o esencialista de la misma en el sentido de estar

referida a ciertas condiciones intrínsecas del ser humano, a una 9 concepción normativista o funcionalista en el sentido de completar los contenidos de aquella, con los propios de la dimensión social de la persona humana, resulta de especial importancia, al menos por tres razones: primero, porque permite racionalizar el manejo normativo de la dignidad humana, segundo, porque lo presenta más armónico con el contenido axiológico de la Constitución de 1991, y tercero, porque abre la posibilidad de concretar con mayor claridad los mandatos de la Constitución. Los ámbitos de protección de la dignidad humana, deberán apreciarse no como contenidos abstractos de un referente natural, sino como contenidos concretos, en relación con las circunstancias en las cuales el ser humano se desarrolla ordinariamente” 12 3.7. En concordancia con este principio, la intención constitucional debe estudiarse con base a situaciones concretas propias de las eventualidades a las que está sometido el ser humano a diario. En ese mismo sentido, la Corte estableció los criterios de evaluación del derecho al mínimo vital tal y como está consignado en la sentencia T - 639 de 2016, donde recalcó que: “Y es que, como igualmente lo ha definido la jurisprudencia, el derecho al mínimo vital se evalúa a partir de una dimensión cualitativa y no cuantitativa, de manera que su posible violación se mide conforme con las condiciones personales de cada trabajador y el nivel de vida adquirido por éste. El concepto de un mínimo de condiciones de vida – verbi gratia: alimentación, educación, salud, vestido y recreación -, entonces, “no va ligado sólo con una valoración numérica de las

necesidades biológicas mínimas por satisfacer para subsistir, sino con la apreciación material del valor de su trabajo, de las circunstancias propias de cada individuo, y del respeto por sus particulares condiciones de vida”13 3.9. En efecto, el carácter prestacional de la Seguridad Social debe estar acompañado de la aplicación de los preceptos constitucionales de dignidad humana y mínimo vital, dado que en razón del pago de esta, podrán ampararse los principios mencionados.

4. Régimen de los trabajadores de las Notarías. 4.1. La función notarial al ser considerada como una función pública es trascendental al momento de asegurar el buen funcionamiento del estado al prestar un servicio necesario para que los ciudadanos puedan cumplir sus objetivos y desarrollar sus proyectos de vida, al cumplirse de conformidad con las disposiciones estatales emana de estas una responsabilidad como instituciones del Estado que debe verse reflejada en todas y cada de sus 12 Sentencia. T-882 de 2002

13 Sentencia SU-995.09-12-1999 10 actuaciones. No obstante, es debido precisar que este es un servicio prestado por particulares bajo la figura de la descentralización por colaboración. La Corte mediante en la sentencia C - 909 de 2007 precisó los lineamientos que respaldan el mencionado principio de la siguiente forma: “En la descentralización por colaboración, un determinado tipo de entidad privada, nacida de la libre iniciativa de los particulares, y que inicialmente se constituye para cumplir propósitos que sólo interesan a éstos, en razón del conocimiento y la experiencia por ella acumulados, es investida por ley de determinadas funciones públicas, bajo la

consideración de que su cumplimiento resulta más eficiente en cabeza suya que en cabeza de una entidad estatal. En cada caso de asignación de tales funciones, la misma ley regula de manera cuidadosa todos los aspectos relacionados con el carácter público de la función encomendada.”, Con la intención de precisar las singularidades del servicio notarial esta Corporación en la sentencia C - 1212 de 2001 señaló: “Las principales notas distintivas del servicio notarial, tal como se expuso en sentencia, son: (i) es un servicio público, (ii) de carácter testimonial, iii) que apareja el ejercicio de una función pública, (iv) a cargo normalmente de los particulares en desarrollo del principio de descentralización por colaboración y (v) a los cuales se les otorga la condición de autoridades” La normativa dispuesta para regular lo que tiene que ver con los cargos de la notarias se encuentra formalizada en la Ley 29 de 1973 que en su artículo 118 señala: “Bajo su responsabilidad el notario podrá crear los empleos que requiera el eficaz funcionamiento de la oficina a su cargo, tendrá especial cuidado en la selección de los empleados. Velará por su capacitación y por el buen desempeño de sus funciones y cumplirá las obligaciones que para con sus subalternos les señalan las normas legales” De la precitada norma se puede inferir que el notario tiene bajo su responsabilidad garantizar todas las prestaciones a las que tengan derecho los empleados a su cargo, en atención con la normativa legal vigente. Sobre este aspecto los artículos 3, 4 y 5 de la mencionada ley disponen: “Artículo 3. Los Notarios crearán bajo su responsabilidad, los empleos

que requiera el eficaz funcionamiento de las oficinas a su cargo, y enviarán a la Superintendencia copia de las providencias que dicten en ese sentido. 11 Artículo 4. El pago de las asignaciones de los empleados subalternos de los Notarios, así como la dotación y sostenimiento de las respectivas oficinas, se hará por tales funcionarios de los recursos que perciban de los usuarios por concepto de los derechos notariales que autoriza la ley. Artículo 5. La Superintendencia de Notariado y Registro, con aprobación del Gobierno Nacional y oído el Colegio de Notarios fijará la remuneración de los empleados subalternos de las Notarías cuyo trabajo se pague a destajo, por cada hoja de papel sellado que elabore. Dicha remuneración se modificará cuando las condiciones socio económicos así lo aconsejen.” 4.2. En esa medida, podemos resolver que la relación laboral entre el notario y sus empleados debe desenvolverse con base en la autonomía y la independencia que tiene el titular para conformar su despacho, pero sin desconocer lo estipulado en el Código Sustantivo del Trabajo, motivo por el cual la Superintendencia de Notariado y Registro expidió la Instrucción Administrativa No. 3 de 2008, en la cual regula lo relacionado con las obligaciones laborales del notario saliente, para tales efectos dispuso: “Del notario. Debe tener al día los aportes tanto a la EPS —salud— como al sistema de pensiones al que se encuentre afiliado (L. 100/93, art. 153, num. 2). Obligaciones laborales. Tales como contratos de trabajo, pago de

salarios, cesantías, afiliación y pagos periódicos al sistema de seguridad social en salud, primas, afiliación a caja de compensación familiar, afiliación al sistema de pensiones, entrega de dotaciones (L. 29/73, art. 118 del D.R. 2148/83; I.A. 01-39/2001; L. 100/93, L. 712 de 201 (sic), arts. 153; nums. 2º, 186, 305 del CST, entre otras). Teniendo en cuenta que los empleados de las notarías son particulares y los notarios sus empleadores, quienes los contratan bajo su responsabilidad, tienen la obligación de pagarles sus salarios, de afiliarlos al sistema de seguridad social y pagar los aportes patronales, afiliarlos a una caja de compensación familiar y demás prestaciones que consagra la ley laboral, contenido básicamente en el Código Sustantivo del Trabajo las cuales, es preciso reiterar, deben encontrarse al día al momento de la posesión del nuevo titular de la notaría.” 4.3. En suma, los presupuestos normativos expuestos anteriormente son precisos en ratificar el libre albedrio que tiene el notario frente a la asignación y manejo de sus empleados, pero a su vez es enfático al momento de determinar cómo y bajo qué preceptos se acompañará la relación laboral existente entre las partes. 4.4. Esta Corporación en su jurisprudencia ha precisado que en atención al régimen laboral general, resulta imposible concebir que de la relación entre el notario y sus empleados no se desprenda un vínculo con la oficina o el establecimiento donde estos prestan el servicio, en el entendido de que quien 12 es titular de la notaria contrata a sus empleados no como persona natural, si no

como un particular cobijado por la autoridad para actuar como fedante.14 En esta dirección esta Corte ha sido enfática en señalar que los empleados contratados por el notario no están a su servicio personal, sino al servicio de la persona jurídica. Para tales efectos la sentencia T - 927 de 2010 señaló: “Como estos empleados son contratados por quien es titular de la notaría, pero para el servicio de la persona jurídica y no para su servicio personal, nada impide que cuando ocurre un cambio de notario sobrevenga en la notaría una sustitución patronal. Según el Código Sustantivo del Trabajo, se entiende por sustitución patronal un “cambio de un empleador por otro, por cualquier causa, siempre que subsista la identidad del establecimiento, es decir, en cuanto éste no sufra variaciones esenciales en el giro de sus actividades o negocios”, y su sola ocurrencia “no extingue, suspende ni modifica los contratos de trabajo existentes”. Conforme a esta normatividad, el antiguo o el nuevo empleador puede acordar con los empleados el pago definitivo de las cesantías y las prestaciones sociales, sin que pueda entenderse que hubo una terminación del antiguo contrato de trabajo.” Quiere decir esto que a pesar de que los empleados son contratados por quien es titular de la persona jurídica, nada impide que cuando ocurre un cambio de notario sobrevenga en la notaría una sustitución patronal. La procedente comprensión encuentra fundamento en la Instrucción Administrativa 3 de 200815, reseñada por la Superintendencia de Notariado y Registro, enuncia respecto de las obligaciones laborales del notario saliente: “Del notario. Debe tener al día los aportes tanto a la EPS —salud—

como al sistema de pensiones al que se encuentre afiliado (L. 100/93, art. 153, num. 2). Obligaciones laborales. Tales como contratos de trabajo, pago de salarios, cesantías, afiliación y pagos periódicos al sistema de seguridad social en salud, primas, afiliación a caja de compensación familiar, afiliación al sistema de pensiones, entrega de dotaciones (L. 29/73, art. 118 del D.R. 2148/83; I.A. 01-39/2001; L. 100/93, L. 712 de 201 (sic), arts. 153; nums. 2º, 186, 305 del CST, entre otras). Teniendo en cuenta que los empleados de las notarías son particulares y los notarios sus empleadores, quienes los contratan bajo su responsabilidad, tienen la obligación de pagarles sus salarios, de afiliarlos al sistema de seguridad social y pagar los aportes patronales, afiliarlos a una caja de compensación familiar y demás prestaciones que consagra la ley laboral, contenido básicamente en el Código Sustantivo 14 Sentencia T 727 de 2010. 15 Instrucción Administrativa No. 3 de 23 de mayo de 2008. Publicada en el Diario Oficial No. 46998 por la Superintendencia de Notariado y Registro. 13 del Trabajo las cuales, es preciso reiterar, deben encontrarse al día al momento de la posesión del nuevo titular de la notaría. En cuanto a las causales de terminación del contrato de trabajo por justa causa o la indemnización de perjuicios por despido injusto, el pago de las cesantías y sus intereses, salarios y prestaciones sociales, el fenómeno de la sustitución patronal, le recuerdo que las mismas se

encuentran taxativamente señaladas en el Código Sustantivo del Trabajo” Y en lo que respecta a las obligaciones del notario entrante de dicha instrucción se desprende que: “De conformidad con la Ley 29 de 1973 y el Decreto Reglamentario 2148 de 1983, el notario bajo su responsabilidad podrá crear los empleos que requiere el eficaz funcionami