CC - T20198-2015

Sentencia T-198/15

PRINCIPIO DE SUBSIDIARIEDAD COMO REQUISITO DE

PROCEDIBILIDAD DE LA ACCION DE TUTELA-Reiteración de jurisprudencia DERECHO AL HABEAS DATA Y DERECHO A LA INFORMACION La jurisprudencia de la Corte Constitucional ha señalado que el habeas data es un derecho constitucional fundamental autónomo, estrechamente relacionado con otros parámetros constitucionales como lo son el derecho de petición, el derecho de información, el derecho de acceso a la información pública y los principios constitucionales que orientan la función administrativa. Este derecho fundamental implica deberes de conservación documental a cargo de las entidades que custodian y administran la información contenida en archivos y bases de datos, necesaria para acceder al goce efectivo de otros derechos fundamentales. Así, los datos personales, la información laboral, información médica, información financiera y de otra índole contenida en archivos y bases de datos, son la fuente primaria para determinar el acceso o el alcance de ciertos derechos o el cumplimiento de los requisitos para el reconocimiento de derechos y prestaciones sociales. RECONSTRUCCION DE DOCUMENTOS PUBLICOS-Mecanismo análogo a reconstrucción de expedientes para recuperar documentos destruidos o extraviados Cuando un documento o información se encuentra bajo la custodia y responsabilidad de la administración y por circunstancias adversas desaparece, dificultándose su acceso, es deber de quien lo custodia ordenar su inmediata reconstrucción, ya que de no ser así se afectaría directamente el derecho fundamental al debido proceso administrativo, lo que pone en riesgo otros derechos fundamentales de los usuarios del sistema administrativo y judicial.

DERECHO AL HABEAS DATA, AL DEBIDO PROCESO Y AL

ACCESO A DOCUMENTOS PUBLICOS-Vulneración por parte de Hospital, al negarse a expedir certificado laboral requerido para trámite de pensión, con base en que los documentos no reposan en los archivos Al Hospital no le está dado exonerarse de responsabilidad cuando existe un deber de conservación a su cargo y lo que es más grave sin desplegar ninguna función administrativa para la reconstrucción de los documentos perdidos. Es precisamente por esto, que tiene la obligación de hacer todo lo que esté a su alcance a partir de los elementos sumarios proporcionados por la accionante para 2 reconstruir los datos perdidos o destruidos, especialmente cuando es razonable que la información requerida normalmente debe reposar en registros dobles o en otros archivos de otras dependencias de la entidad o incluso en la pagaduría del municipio y conforme se expone en la parte considerativa de esta sentencia, de acuerdo con las normas legales vigentes y la jurisprudencia constitucional, a efectos de la expedición de los certificados laborales necesarios para adelantar los trámites de solicitud de pensión de jubilación, es posible probar el tiempo de servicio y el salario con cualquiera de los medios de prueba permitidos por la ley. DERECHO AL HABEAS DATA, AL DEBIDO PROCESO Y AL ACCESO A DOCUMENTOS PUBLICOS-Orden a Hospital reconstruir expediente laboral, de no ser cumplida la orden en el término previsto, deberá expedir el certificado laboral solicitado por la accionante

Referencia: Expediente T-4.609.989

Acción de tutela instaurada por Aracelly Villa Rojas contra el Hospital San Vicente de Paul del Municipio de Caldas (Antioquia).

Magistrada (e) Ponente:

MARTHA VICTORIA SÁCHICA MÉNDEZ

Bogotá D.C., veinte (20) de abril de dos mil quince (2015) La Sala Octava de Revisión de la Corte Constitucional, integrada por los Magistrados Luís Ernesto Vargas Silva, María Victoria Calle Correa y Martha Victoria Sáchica Méndez, quien la preside, en ejercicio de sus competencias Constitucionales y legales, específicamente, las previstas en los artículos 86 y 241 numeral 9º de la Constitución Política, en concordancia con los artículos 33 y siguientes del Decreto 2591 de 1991, ha proferido la siguiente SENTENCIA En la revisión de los fallos de tutela proferidos en primera instancia el 28 de julio de 2014, por el Juzgado Veintiséis Civil del Circuito de Bogotá y en segunda instancia el 10 de septiembre de 2014, por la Sala Civil del Tribunal Superior de Bogotá, con ocasión de la acción instaurada por Aracelly Villa Rojas contra el Hospital San Vicente de Paul del Municipio de Caldas (Antioquia). 3 El expediente fue remitido a la Corte Constitucional en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 86 inciso, inciso segundo de la Constitución y de los artículos 31 y 32 del Decreto 2591 de 1991.

I. ANTECEDENTES De acuerdo con los documentos y las pruebas obrantes en el expediente, la señora Aracelly Villa Rojas interpuso acción de tutela en contra de la Empresa Social del Estado Hospital San Vicente de Paul del Municipio de Caldas (Antioquia), con base

en los siguientes:

1. Hechos 1.1. Manifiesta la accionante que actualmente tiene sesenta años de edad y se encuentra en una precaria situación económica, razón por la cual, habiendo cumplido los periodos de cotización y la edad requerida por la ley, con la finalidad de acceder a la pensión de jubilación, mediante escrito del 26 de febrero de 2014, solicitó al Hospital San Vicente de Paul del Municipio de Caldas (Antioquia), expidiera certificación del tiempo durante el cual prestó sus servicios a dicha entidad. 1.2. El 7 de mayo de 2014, el Hospital San Vicente de Paul del Municipio de Caldas (Antioquia), dio respuesta indicando que en sus archivos no reposaba ningún indicio de que la señora Aracely Villa Rojas hubiera laborado en dicha institución hospitalaria entre los años 1969 y 1971, razón por la cual le informó a la peticionaria que debía acreditar tal circunstancia mediante el procedimiento previsto en “la Ley 50 de 1886 que fija reglas sobre concesión de pensiones y jubilación”. 1.3. La señora Aracelly Villa Rojas explica que desde el 15 de mayo de 2014, allegó al hospital accionado una fotografía, así como las declaraciones extraproceso de las señoras Rosa María Castañeda Pérez, Rosalba Martínez García, Lucía Vera Peña y Amira Villa Rojas, quienes bajo la gravedad de juramento declararon que fueron compañeras de trabajo de la accionante entre los años 1969 y 1971 en el hospital accionado y que muchos archivos de dicha entidad se perdieron como consecuencia de una inundación en sus instalaciones.

1.4. Mediante oficio del 20 de mayo de 2014, el hospital accionado le manifestó a la accionante que no le correspondía valorar las pruebas allegadas, indicándole nuevamente que a fin de probar la relación laboral debía iniciar ante la autoridad competente el trámite prescrito en la Ley 50 de 1886.

2. Solicitud de tutela

4 Con fundamento en los hechos anteriormente expuestos, la señora Aracelly Villa Rojas mediante apoderada judicial, solicita el amparo del derecho fundamental de acceso a la información, vulnerado por la Empresa Social del Estado San Vicente de Paul del Municipio de Caldas (Antioquia), con la negativa de expedir la constancia de tiempos de servicio prestados entre los años 1969 y 1971.

3. Respuesta de la parte accionada Mediante oficio1 de fecha 24 de julio de 2014, suscrito por Gustavo Adolfo Ochoa Alzate en su condición de Subdirector Administrativo del Hospital San Vicente de Paul del Municipio de Caldas (Antioquia), la entidad accionada se pronunció sobre los hechos constitutivos de la acción de tutela, en los siguientes términos: “La señora Aracelly Villa Rojas se acercó a las instalaciones de la E.S.E.

HOSPITAL SAN VICENTE DE PAUL DE CALDAS y solicitó por medio escrito se entregara certificación de tiempo de servicios laborados en el Hospital, sin embargo, la entidad al realizar una exhaustiva búsqueda de esta información en sus archivos, no encontró información relacionada con la petición de la tutelante por lo cual se recomendó acudir al procedimiento establecido en la Ley 50 de 1986. El día 15 de mayo allegó a la institución

pruebas testimoniales las cuales hacen referencia en que la señora ARACELLY VILLA ROJAS laboró en el Hospital durante los años 1969 a 1971, sin embargo, la E.S.E. no es el órgano competente para valorar como estimatorias estas pruebas, y nuevamente se le recomendó acudir al procedimiento establecido en la Ley 50 de 1986.” (Folio 61)

4. Decisiones judiciales objeto de revisión 4.1. Sentencia de primera instancia El Juzgado Veintiséis Civil del Circuito de Bogotá, mediante providencia2 del 28 de julio de 2014, negó el amparo solicitado con base en la existencia de otros medios de defensa. Para el fallador de primera instancia, para resolver la solicitud de la señora Villa Rojas existen los procedimientos y medios judiciales establecidos por la ley. Advierte que de no acudir a ellos, se desnaturalizaría la esencia y finalidad de la acción de tutela como mecanismo de protección especial pero extraordinario de los derechos fundamentales y se ignoraría la “índole preventiva de la labor de los jueces de tutela frente a la amenaza o vulneración de dichos derechos que les impide dictar ordenes declarativas de derechos litigiosos de competencia de otras jurisdicciones.”3 1 Folio 71. 2 Folios 64-71. 3 Folio 58.

5 4.2. Impugnación Mediante escrito del 15 de agosto de 20144, la apoderada judicial de la parte accionante presentó impugnación contra la sentencia proferida en primera instancia, invocando la jurisprudencia constitucional relativa al deber de la administración pública para la conservación de sus archivos. Del mismo modo, fundamentó su

escrito de impugnación en que no se le pueda trasladar a los particulares la carga de probar unos hechos cuando existe un deber a cargo de la administración para certificar, con base en sus archivos físicos y resaltando que en el caso concreto se trata de un sujeto especial protección. Para la accionante, el fallo de tutela va en contravía del Estado de Derecho que protege los derechos laborales de los trabajadores colombianos, más aún, cuando se trata de una persona de la tercera edad. Aduce, que por la ineficiencia del Hospital demandado al no guardar sus archivos en la forma establecida en la ley, la señora Aracelly Villa no ha podido acreditar el tiempo de servicio trabajado en esa entidad, con lo cual completaría los requisitos para que le sea reconocida su pensión de vejez. Señala que es una persona que carece de recursos para su manutención y que después de haber aportado cumplidamente al sistema de seguridad social las cotizaciones correspondientes tiene derecho a que le sea reconocida su pensión de vejez para percibir unos ingresos que le permitan tener una vida digna.5 4.2. Sentencia de segunda instancia La Sala Civil del Tribunal Superior de Bogotá mediante providencia6 del 10 de septiembre de 2014, confirmó en todas su partes la sentencia procedente del Juzgado Veintiséis Civil del Circuito de Bogotá, con fundamento en la existencia del medio judicial ordinario de defensa, que desvirtúa la procedencia del amparo constitucional, el cual tiene un propósito eminentemente residual y por lo mismo, impide su mientras existan otros mecanismos judiciales aptos para el fin perseguido, como lo dispone el artículo 6º del Decreto 2591 de 1991.7

En la misma providencia el Tribunal, contradictoriamente, señaló que: “Lo expuesto en precedencia no obsta para memorar que las entidades públicas deben implementar procedimientos e instrumentos idóneos de guarda y conservación de su información institucional, con miras a garantizar el acceso expedito a una información fiel y verosímil sobre los distintos aspectos de su actividad administrativa.”8

5. Pruebas que obran en el expediente 4 Folios 76-78. 5 Folios 77 y 78. 6 Folios 3-9. 7 Folios 7-8. 8 Folio 8. 6 5.1. Copia de la Respuesta dada a la accionante el 20 de mayo de 2014 por el Hospital San Vicente de Paul del Municipio de Caldas (Antioquia), en relación con las pruebas testimoniales presentadas y por la cual la entidad accionada reiteró el procedimiento que se debe seguir para probar el tiempo de servicios prestado. (Folio No. 11). 5.2. Copia de la respuesta dada el 7 de mayo de 2014 por el Hospital San Vicente de Paul del Municipio de Caldas (Antioquia), al derecho de petición presentado por la accionante Aracelly Villa Rojas, mediante la cual le informan que en los archivos del Hospital no existe prueba alguna de la prestación de sus servicios y le solicitan aportar pruebas idóneas que permitan constatarlo. (Folio No. 12). 5.3 Copia de Declaración Extraprocesal del 24 de mayo de 2014, en la que el señor José de Jesús Cristancho Martínez declara que le consta que la señora Aracelly Villa Rojas no está laborando en ninguna entidad y su único ingreso

son las ayudas esporádicas de sus hijos por lo cual su estado económico es precario. (Folio No. 14). 5.4 Copia de Declaración Extraprocesal del 24 de mayo de 2014, en la que la señora Elvia Yadira Cristancho Morales declara que le consta que la señora Aracelly Villa Rojas no está laborando en ninguna entidad, que su único ingreso son las ayudas esporádicas de sus hijos y que su estado de salud es precario. (Folio No. 15) 5.5 Copia de Declaración Extraprocesal del 15 de mayo de 2014, en la que la señora Rosa María Castañeda Pérez declara que conoce: “…hace 40 años aproximadamente a la señora Aracelly Villa Rojas, identificada con C.C. 41.735.527 de Bogotá D.C., (l)e consta que laboró en el Hospital San Vicente de Paul del municipio de Caldas, Antioquia, desde el 1 de abril de 1969 hasta el 30 de septiembre de 1971, allí se desempeñaba como ayudante de enfermería, en el año 1974 hubo una inundación donde se perdieron archivos y mucha papelería, por tal motivo no quedó ninguna constancia de los días laborados por la señora Aracelly.” (Folio No. 16). 5.6 Copia de Declaración Extraprocesal del 15 de mayo de 2014, en la que las señoras Rosalba Martínez García y María Lucelly Villada Cardona declaran que conocen: “…hace 45 años respectivamente a la señora Aracelly Villa Rojas, identificada con C.C. 41.735.527 de Bogotá D.C., ya que éramos

compañeras de trabajo, y podemos decir que laboró en el Hospital San Vicente de Paul del municipio de Caldas, Antioquia, desde el 1 de abril de 1969 hasta el 30 de septiembre de 1971, allí se desempeñaba como ayudante de enfermería, en el año 1974 desapareció todos los archivos de papelerías, 7 debido a una inundación que hubo, por tal motivo no quedó ninguna constancia de los días laborados de la señora Aracelly.” (Folio No. 17). 5.7. Copia de Declaración Extraprocesal del 11 de abril de 2014, en la que la señora Lucia Vera Peña, declara que:“…la señora Aracelly Villa Rojas, identificada con C.C. 41.735.527 de Bogotá D.C. trabajó conmigo desde el mes de abril de 1969 hasta el mes de septiembre de 1971 en el Hospital San Vicente de Paul de Caldas, Antioquia, dicha labor la empezó siendo aún menor de edad.”(Folio No. 18). 5.8. Copia de Declaración Extraprocesal del 1 de abril de 2014, en la que la señora Amira Villa Rojas declara: “…en calidad de hermana de la señora Aracelly Villa Rojas, identificada con C.C. 41.735.527 de Bogotá D.C. Por lo anterior, puedo dar fe que mi hermana trabajó en el Hospital de Caldas, Antioquia, del 1 de abril de 1969 al 30 de septiembre de 1971 en el cargo de ayudante de enfermería. Igualmente declaró que trabajé en el mismo hospital 4 meses en el área de lavandería en el año de 1971”. (Folio No.

19). 5.9. Copia de fotografía en la que la accionante manifiesta que aparece con sus compañeras de trabajo en el Hospital San Vicente de Paul del Municipio de Caldas (Antioquia). (Folio No. 20). 5.10. Copia de la Resolución No. 004943 del 25 de enero de 2013 expedida por la Administradora Colombiana de Pensiones-COLPENSIONES, mediante la cual se niega el reconocimiento y pago de la pensión de vejez solicitada por Aracely Villa Rojas. (Folios No. 21-23) 5.11. Copia de la Resolución No. 197924 del 1 de agosto de 2013, de la Administradora Colombiana de Pensiones –COLPENSIONES-, mediante la cual resuelve el recurso de reposición presentado por la accionante y, por la cual, se confirma lo decidido en la Resolución No. 004943 del 25 de enero de 2013. (Folios No. 24-26). 5.12. Copia de la Resolución No. 197924 del 16 de enero de 2014 de la Administradora Colombiana de Pensiones –COLPENSIONES-, mediante la cual se resuelve el recurso de apelación confirmando la Resolución No. 004943 del 25 de enero de 2013. (Folios No. 27-31).

II. CONSIDERACIONES DE LA CORTE CONSTITUCIONAL

1. Competencia

8 Esta Sala de Revisión de la Corte Constitucional es competente para examinar la decisión proferida dentro de la acción de tutela de la referencia, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 86 y 241 numeral 9º de la Constitución Política, en concordancia con los artículos 31 a 36 del Decreto 2591 de 1991.

2. Problema jurídico y esquema de resolución En el presente caso, la Sala debe determinar si se vulnera el derecho fundamental al habeas data, al debido proceso y al acceso a la información pública de una trabajadora, cuando el empleador se niega a expedir el certificado de tiempo de servicios prestados, con base en que los documentos que soportan la certificación requerida no reposan en sus archivos. Lo anterior, teniendo en cuenta que la entidad obligada a conservar los documentos no ha adelantado gestión o trámite alguno para reconstruirlos y la titular ofrece pruebas que dan cuenta de la existencia de los mismos.

Para resolver el problema jurídico planteado, la Sala reiterará la jurisprudencia en torno a: (i) la procedencia excepcional de la acción de tutela por su naturaleza subsidiaria; ii) el derecho fundamental de habeas data y de acceso a la información; iii) la reconstrucción de documentos cuando han sido extraviados o destruidos; y, por último, (iv) se analizará el caso concreto.

3. Procedencia excepcional de la acción de tutela por su naturaleza subsidiaria.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 86 de la Constitución Política, desarrollado por el Decreto 2591 de 1991, el alcance procesal de la accion de tutela está delimitado por su naturaleza subdiaria y residual, esto es, que resulta improcedente ante la existencia de otros medios de defensa previstos en el ordenamiento jurídico resolver asuntos de carácter litigioso. Este rasgo distintivo de la acción de tutela se justifica en preservar su naturaleza jurídica orientada a proporcionar protección urgente a los derechos fundamentales cuando quiera que se

encuentren amenazados o han sido vulnerados. No obstante lo anterior, la Corte Constitucional al interpretar el artículo 86 de la Constitución Política ha reiterado en múltiples providencias9 que la acción de tutela es procedente cuando los otros medios de defensa no resultan adecuados para proteger los derechos fundamentales y se está ante la causación de un perjuicio irremediable. Esta regla de procedencia judicial de la acción de tutela se encuentra 9 Sentencias T-580/06, T-996A/06, T-199/07, T-335/07, T-764/07, T-266/08, T-296/08, T-812/08, T-1097/08, T152/09, T-618/09, T-562/09,, T-655/09, T-134A/10, T-135A/10, T-196/10, T-202/10, T-445/10, T-500/10, T-514/10, T-737/10, T-930/10, T-290/11, T-547/11, T-717/11, T-107/12, T-330A/12, T-442/12, T-445/12, T-447/12, T-448/12, T-758/12, T-436/12, T-806/12, T-814/12, T-826/12, T-888/12, T-277/13, T-442/13, T-544/13, T-001/14, T-002/14, T-003/14, T-005/14, T-006/14, T-037/14, T-038/14, T-064/14, T-065/14, T-071/14, SU.074/14, T-075/14, T-076/14,

T-077/14, T-079/14, T-121/14, T-127/14, T-148/14, T-149/14, T-150/14, T-151/14, T-152/14, T-153/14, T-154/14, T-181/14, T-210/14, T-212/14, T-231/14, T-243/14, T-244/14, T-247/14, T-248/14, T-249/14, T-261/14. 9 compendiada en las consideraciones de la Sentencia T-997 de 2007, de la siguiente manera: “Se puede indicar que de acuerdo con el principio de subsidiariedad de la acción de tutela, ésta resulta improcedente cuando es utilizada como mecanismo supletorio o alternativo de los medios judiciales ordinarios o extraordinarios de defensa judicial previstos por la ley. Sin embargo, en los casos en que existan medios de protección ordinarios al alcance del actor, la acción de tutela será procedente si el juez constitucional logra determinar que: (i) los mecanismos y recursos ordinarios de defensa no son suficientemente idóneos y eficaces para garantizar la protección de los derechos presuntamente vulnerados; (ii) se requiere el amparo constitucional como mecanismo transitorio, pues de lo contrario, el actor se vería frente a la ocurrencia inminente de un perjuicio irremediable; y, (iii) el titular de los derechos fundamentales amenazados o vulnerados es sujeto de especial protección constitucional.” A la luz de lo expuesto, un elemento que se debe analizar en este ámbito normativo y jurisprudencial, es si en el caso sometido a estudio de la Sala Octava de Revisión,

existen otros medios de defensa que tengan la virtualidad de proteger los derechos de la accionante con la misma eficacia que la acción de tutela, teniendo en cuenta la posible causación de un perjuicio irremediable.

4. El derecho fundamental de habeas data y de acceso a la información.

La jurisprudencia de la Corte Constitucional10 con fundamento en lo dispuesto en el artículo 1511 de la Constitución Política, ha señalado que el habeas data es un derecho constitucional12 fundamental autónomo, estrechamente relacionado con otros parámetros constitucionales como lo son el derecho de petición (art. 23 C.P.), el derecho de información (Art. 20 C.P.), el derecho de acceso a la información pública (Art 74 C.P.) y los principios constitucionales que orientan la función administrativa (Art. 209 C.P.). En palabras de esta Corporación: “El derecho al habeas data entendido como la facultad que tienen los individuos de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Así mismo, estipula la obligación de respetar la libertad y demás 10 Sentencia C-748 de 2011, entre otras. 11 “Artículo 15. Todas las personas tienen derecho a […] conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.” 12 En la sentencia T-167 de 2013 la Corte se refiere a su consagración a nivel internacional: “El derecho al acceso a documentos públicos tiene rango constitucional, por la trascendental importancia que tiene al momento de promover y facilitar el control por parte de los ciudadanos a las actuaciones del Estado en todas sus

manifestaciones. Dicha protección no solo está dada por el régimen jurídico nacional, sino que además tiene fuentes en el derecho internacional, que han sido reseñadas por esta Corporación.” 10 garantías constitucionales en el ejercicio de las actividades de recolección, tratamiento y circulación de datos. Para la Corte, el habeas data es un derecho de doble naturaleza. Por una parte, goza del reconocimiento constitucional de derecho autónomo, consagrado en el artículo 15 de la Constitución y, por otra, ha sido considerado como una garantía de otros derechos. Como derecho autónomo, tiene el habeas data un objeto protegido concreto: el poder de control que el titular de la información puede ejercer sobre quién (y cómo) administra la información que le concierne y el poder de su titular de conocer, actualizar, rectificar, autorizar, incluir y excluir información personal cuando ésta sea objeto de administración en una base de datos.”13 Este derecho fundamental implica deberes de conservación documental a cargo de las entidades que custodian y administran la información contenida en archivos y bases de datos, necesaria para acceder al goce efectivo de otros derechos fundamentales. Así, los datos personales, la información laboral, información médica, información financiera y de otra índole contenida en archivos y bases de datos, son la fuente primaria para determinar el acceso o el alcance de ciertos derechos o el cumplimiento de los requisitos para el reconocimiento de derechos y prestaciones sociales. De manera expresa el artículo 4º de la Ley 1712 de 2014 “por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional”, desarrolla el derecho de acceso a la información pública: “Artículo 4°. Concepto del derecho. En ejercicio del derecho fundamental de

acceso a la información, toda persona puede conocer sobre la existencia y acceder a la información pública en posesión o bajo control de los sujetos obligados. El acceso a la información solamente podrá ser restringido excepcionalmente. Las excepciones serán limitadas y proporcionales, deberán estar contempladas en la ley o en la Constitución y ser acordes con los principios de una sociedad democrática. El derecho de acceso a la información genera la obligación correlativa de divulgar proactivamente la información pública y responder de buena fe, de manera adecuada, veraz, oportuna y accesible a las solicitudes de acceso, lo que a su vez conlleva la obligación de producir o capturar la información pública. Para cumplir lo anterior los sujetos obligados deberán implementar procedimientos archivísticos que garanticen la disponibilidad en el tiempo de documentos electrónicos auténticos. Parágrafo. Cuando el usuario considere que la solicitud de la información pone en riesgo su integridad o la de su familia, podrá solicitar ante el Ministerio Público el procedimiento especial de solicitud con identificación 13 Sentencia T-058 de 2013. 11 reservada.” En la Sentencia C-274 de 2013, mediante la cual se efectuó la revisión de constitucionalidad del proyecto de ley estatutaria que finalizó en la expedición de la citada Ley 1712 de 2014, la Corte se pronunció en torno al deber de conservación documental a cargo de las entidades públicas: “El derecho de acceso a documentos públicos impone al menos dos deberes correlativos a todas las autoridades estatales. En primer lugar, para garantizar el ejercicio de este derecho, las autoridades públicas tienen el deber de suministrar a quien lo solicite, información clara, completa, oportuna, cierta y

actualizada, sobre su actividad. En segundo lugar, también es necesario que las autoridades públicas conserven y mantengan “la información sobre su actividad, ya que, de no hacerlo, se vulnera el derecho de las personas al acceso a la información pública y, en consecuencia, el derecho a que ejerzan un control sobre sus actuaciones.” (Subrayas fuera del texto) De manera específica, en relación con la historia laboral, la Corte Constitucional ha determinado que la información que la conforma: tiempo de servicio, salario devengado, cotizaciones al sistema de seguridad social, vacaciones disfrutadas, cesantías, ascensos, licencias, entre otros factores, los cuales son conditio sine qua non para acceder al reconocimiento de las prestaciones sociales del trabajador. En ese contexto, esta Corporación ha señalado que frente a la pérdida de los soportes necesarios para la certificación de los datos laborales, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 26414 del Código Sustantivo del Trabajo, es posible valerse de los medios de prueba reconocidos en la ley, a efectos de probar el tiempo de servicio y, con base en ello, adelantar los trámites para el reconocimiento de la pensión de jubilación15. Previamente, desde la emisión de la Sentencia T-558 de 200716 esta Corporación se refirió de manera concreta al deber de las entidades públicas en cuanto a la conservación y custodia de los documentos17 a su cargo: “Es deber legal de toda entidad pública la conservación, guarda y custodia de los documentos que ella misma produce, para la Sala es claro que el desorden

14 ARTICULO 264. ARCHIVOS DE LAS EMPRESAS.

1. Las empresas obligadas al pago de la jubilación deben conservar en sus archivos los datos que permitan establecer

de manera precisa el tiempo de servicio de sus trabajadores y los salarios devengados.

2. Cuando los archivos hayan desaparecido o cuando no sea posible probar con ellos el tiempo de servicio o el salario, es admisible para aprobarlos cualquiera otra prueba reconocida por la ley, la que debe producirse ante el juez del Trabajo competente, a solicitud escrita del interesado y con intervención de la empresa respectiva. 15 Sentencias T-116 de 1997, T-875 de 2010 y T-1172 de 2008, entre otras. 16 Magistrado Ponente: Jaime Araújo Rentería. 17 Ver también en el mismo sentido del deber constitucional de la debida gestión, administración y mantenimiento de archivos las sentencias T-443/94. Magistrado Ponente: Eduardo Cifuentes Muñoz. T-214/04. Magistrado Ponente:

Eduardo Montealegre Lynett. T-295/07. Magistrado Ponente: Álvaro Tafur Galvis. 12 y descuido administrativo con que se mantengan los archivos documentales, no puede constituirse en justificación razonable para impedir el ejercicio del derecho que tiene una persona a que la entidad ante la cual reclama una prestación pensional le dé respuesta de fondo a su petición, como una clara manifestación de la resolución definitiva de su solicitud.” Del mismo modo y siguiendo la línea trazada por esta Corporación, el derecho al debido proceso se vulnera, cuando se impide a los trabajadores acceder a la información o a los documentos que las entidades están obligadas a conservar y, consecuentemente, imponer al administrado cargas que no le corresponde soportar. Al respecto, mediante la Sentencia T-656 de 2010, en la que se resolvió un caso de pérdida documental la Corte se pronunció en los siguientes términos:

“Lo que busca el debido proceso administrativo, entre otros aspectos, es evitar que los servidores públicos obstaculicen el correcto desarrollo de las actuaciones administrativas, así como el ejercicio legítimo de los derechos de los particulares, garantizando de esta forma que los administrados obtengan de manera diligente y oportuna la información o documentos que requieran sin tener que soportar cargas que no les corresponden.” Así las