CC - T216-2004

Sentencia T-216/04

DERECHO DE PETICION ANTE GRUPO INTERNO DE TRABAJO PARA EL PASIVO SOCIAL DE PUERTOS DE COLOMBIA-Inexistencia de vulneración El tema de la violación del derecho de petición del demandante no será abordado por la Corte, pues (i) fue resuelto en las instancias y (ii) no afecta la decisión final de esta providencia. Ha de advertirse que la Corte ha señalado que su función principal se relaciona con la unificación de jurisprudencia, razón por la cual goza de un amplio margen de apreciación para determinar qué asuntos dentro de un proceso de tutela son objeto de consideración en sede de revisión. Sólo tiene prohibido no considerar asuntos que podrían, de manera clara, modificar la decisión final.

DERECHO DE ACCESO A DOCUMENTOS PUBLICOSAlcance/DERECHO DE ACCESO A DOCUMENTOS

PUBLICOS-Contenido DERECHO DE ACCESO A DOCUMENTOS PUBLICOS-Si es información personal no puede ser objeto de éste El espectro de la información personal que puede ser objeto de sigilo, se resuelve a partir de una gradación de la información. Así, información personal reservada que, por alguna circunstancia –cuestionable en algunos casos y que la Corte no entra a analizar por no corresponder al tema objeto de estudioestá contenida en documentos públicos, nunca podrá ser revelada y, por lo mismo, no puede predicarse de éste el ejercicio del derecho al acceso a documentos públicos. Respecto de documentos públicos que contengan información personal privada y semi-privada, el ejercicio del derecho al acceso a documentos públicos se ejerce de manera indirecta, por conducto de las autoridades administrativas o judiciales (según el caso) y dentro de los procesos

estatales respectivos. De lo anterior fluye que sólo los documentos públicos que contengan información personal pública puede ser objeto de libre acceso. DERECHO DE ACCESO A DOCUMENTOS PUBLICOSImplica organización de los mismos El derecho al acceso a documentos públicos, dada la producción exponencial de documentos, demanda organización de los mismos. Por organización la Corte entiende la existencia de un sistema de clasificación racional de los documentos. Así, un archivo no es un “arrume de costales” que contengan documentos o la colocación de folios y expedientes de manera “ordenada” físicamente. La organización de los documentos está dirigida a establecer qué documentos existen en un archivo y diseñar los medios para custodiar debidamente tales documentos, así como para fijar parámetros –compatibles con el orden constitucionalde acceso a los mismos. DERECHO DE ACCESO A DOCUMENTOS PUBLICOS Y CENSURA-Incumplimiento del deber de garante El incumplimiento de este deber de garante implica una forma de censura, prohibida por la Constitución. Censura no se limita a la revisión de la información u opiniones transmisibles en la sociedad. Se censura, en términos generales, cuando se impide el acceso a información –que está contenida en documentosrespecto de la cual, en el momento histórico, no existe reserva para su divulgación. La censura puede adquirir formas burdas, como la existencia de oficinas que expiden la autorización para publicitar la información. También, mecanismos sutiles, como las trabas burocráticas para acceder a documentos o desorden en archivos que implican la imposibilidad para encontrar los documentos. También es una forma de censura ocultar la

existencia misma de documentos. GRUPO INTERNO DE TRABAJO PARA EL PASIVO SOCIAL DE PUERTOS DE COLOMBIA-Elaboración de índice de documentos reservados El derecho al acceso a documentos públicos garantiza a las personas acceder a los documentos producidos por las entidades públicas, mientras no sean reservadas. Podría pensarse que tal acceso se extiende a los documentos que se elaboran paulatinamente, como, por ejemplo, estudios parciales o documentos de trabajo. Empero, permitir acceso a tales documentos implican una considerable carga para la administración, pues impiden el debido funcionamiento de la misma. Tratándose de esta clase de documentos, éstos o no tienen carácter definitivo o no han sido base para la toma de decisiones. En el presente caso, el demandante pretende acceder a documentos que contienen estudios en proceso de elaboración, sobre las prestaciones sociales reconocidas a extrabajadores de la Empresa Puertos de Colombia. El volumen de información que debe consultarse para realizar tales estudios es, conforme se desprende de los datos que posee la Corte, inmenso, pues se trata de revisar las historias de una cifra que gira en torno a los 18.000 extrabajadores. Dado lo anterior, y sin que exista información sobre el carácter definitivo (aunque sean estudios parciales) de tales documentos o que éstos hayan servido como base para la toma de decisiones, resulta poco razonable demandar acceso a los mismos. Lo anterior, en la medida en que implica (i) colocar a disposición del público documentos que no necesariamente responden a criterios de veracidad y objetividad (C.P. art. 20 de la Carta) o que no han sido

revisados debidamente por la administración y (ii) generar factores que dificultan la realización de las labores de la entidad. No obstante lo anterior, dado que el G.I.T. tiene la obligación de producir un archivo contentivo de los documentos producidos por él, al margen de - o sumado ala labor de archivo que desarrollan, el demandante tenía derecho a acceder a alguna suerte de índice que indicara cuales documentos se han producido de manera definitiva, a los cuales si tiene derecho de acceso. La negativa rotunda del G.I.T. a suministrar información sobre la existencia o no de tales índices o catálogos constituye una violación al derecho de acceso a documentos públicos.

DERECHO DE ACCESO A DOCUMENTOS RESERVADOS Y

ACCIONES JUDICIALES DE PROTECCION DE LA MORALIDAD PUBLICA La iniciación de tal acción judicial demanda el acceso a determinados documentos. Empero, como se ha establecido, tales documentos tienen carácter reservado o no han sido identificados por parte del G.I.T. Exigir la entrega de los documentos no identificados supone una exigencia de imposible cumplimiento. Cosa distinta es si, a estas alturas, deberían estar en capacidad de suministrarla. Por su parte, el acceso a documentos reservados genera dificultades. Con razón, el demandante podría aducir que al impedírsele el acceso a tales documentos, estaría en imposibilidad de iniciar las acciones judiciales de protección de la moralidad pública. La Corte comparte el interés del demandante en proteger la moralidad pública. Pero dicha protección no puede llegar hasta el punto de afectar derechos fundamentales de los asociados. Es necesario encontrar un punto de equilibrio. Dicho punto se encuentra en

los estudios que el G.I.T. está elaborando sobre la manera en que se liquidaron o pactaron las prestaciones sociales de los extrabajadores de la Empresa Puertos de Colombia. A partir de los mismos, el demandante podrá solicitar a la autoridad judicial competente que levante la reserva y, así, se realice el estudio de la legalidad de éstos. El problema, nuevamente, consiste en que no existe prueba alguna de que el G.I.T. hubiese elaborado tales estudios y, si los ha elaborado, que exista un índice y archivo de los mismos. Se ha conculcado, por lo tanto, el derecho fundamental a acceder a los documentos públicos.

Referencia: expediente T-726171

Acción de tutela instaurada por Carlos Manuel Zabaleta Merño en contra del Grupo Interno de Trabajo para el Pasivo Social de Puertos de Colombia del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (Ministerio de la Protección Social).

Magistrado Ponente:

Dr. EDUARDO MONTEALEGRE

LYNETT.

Bogotá D. C., ocho (8) de marzo de dos mil cuatro (2004). La Sala Séptima de Revisión de la Corte Constitucional, integrada por los Magistrados Eduardo Montealegre Lynett, Alvaro Tafur Galvis y Clara Inés Vargas Hernández, en uso de sus facultades constitucionales y legales ha proferido la siguiente SENTENCIA dentro del proceso de revisión del fallos dictado por la Sala Penal del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Bogotá y la Sala de Casación Penal de la Corte Suprema de Justicia, en el trámite de la acción de tutela instaurada por Carlos Manuel Zabaleta Merño en contra del Grupo Interno de Trabajo para el Pasivo Social de Puertos de Colombia del

Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (Ministerio de la Protección Social).

I. ANTECEDENTES.

Hechos

1. El señor Carlos Manuel Zabaleta Meriño –demandantemanifiesta que el día 22 de noviembre de 2002 presentó derecho de petición ante el Grupo Interno de Trabajo para el Pasivo Social de Puertos de Colombia del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, radicado bajo el número

018937. Según indica en su escrito de tutela, luego de 41 días el Ministerio no le había dado respuesta a su petición y tampoco había informado sobre las razones de la demora, ni le había señalado fecha en que resolvería la misma.

2. El demandante indica que requiere los documentos solicitados, “con el fin de solicitarle a la Jurisdicción Contencioso Administrativo la nulidad de las actas de conciliación y resoluciones administrativas con que FONCOLPUERTOS reconoció sus presuntas obligaciones derivadas de las reliquidaciones de las prestaciones sociales en las cuales incluyó la denominada PRIMA SOBRE PRIMA Y RETROACTIVO SOBRE RETROACTIVO y los consiguientes reajustes pensionales y demás conceptos reconocidos y pagado en dichas actas de conciliaciones y resoluciones administrativas”.

3. Conforme al documento que adjuntó a su escrito de demanda, este solicitó: “Estudios elaborados acerca de los factores salariales reconocidos y pagados a todos los extrabajadores de la Empresa Puertos de Colombia a través de actas de conciliación y resoluciones administrativas.

Actas de conciliación mediante las cuales se les reconoció el pago

del factor PRIMA SOBRE PRIMA Y RETROACTIVO SOBRE

RECTROACTIVO a todos los extrabajadores de la empresa Puertos de Colombia que presuntamente tenían derecho a que se les reconociera el pago por dichos conceptos, así como las respectivas resoluciones administrativas y demás documentos pertinentes en que se soportan dichos reconocimientos y pagos por parte de Foncolpuertos. Convenciones colectivas de trabajo de la Empresa Puertos de Colombia de las terminales marítimas en que laboraron los extrabajadores a quienes se les reconocieron los pagos por los

conceptos de PRIMA SOBRE PRIMA Y RETROACTIVO SOBRE

RETROACTIVO.

La anterior petición la elevo con fines de solicitarle a la Jurisdicción Contencioso Administrativa la nulidad de dichas actas de conciliación y resoluciones administrativas”.

4. El día 2 de enero de 2003, el demandante presentó demanda de tutela en contra del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social - Grupo Interno de Trabajo para el Pasivo Social de Puertos de Colombia-. En su concepto, la mora en entregar los documentos solicitados implica la violación de su derecho de petición.

En el acápite de pretensiones, el demandante, además de solicitar la protección de su derecho de petición, pide: “Sírvase ordenar la entrega real y material a mi nombre de las fotocopias de los documentos debidamente autenticados que relaciono a continuación: Estudio elaborado por el Grupo Interno de Trabajo para el Pasivo Social de Puertos de Colombia del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social acerca de los factores salariales reconocidos y pagados por FONCOLPUERTOS a todos los extrabajadores de la Empresa Puertos de Colombia a través de Actas de Conciliaciones y Resoluciones Administrativas. Todas y cada una

de las Actas de Conciliación mediante las cuales FONCOLPUERTOS les reconoció el pago de sus presuntas obligaciones derivadas de las presuntas prestaciones denominadas PRIMA SOBRE PRIMA y RETROACTIVO SOBRE RETROACTIVO a todos y cada uno de los extrabajadores de la Empresa Puertos de Colombia a quienes efectivamente les pago este reconocimiento que les hizo por dichos conceptos entre las cuales están: el acta de conciliación 061 presuntamente del 11 de Julio de 1997 y todos sus anexos presuntamente celebrada en la Inspección 16 del Trabajo del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social Regional Cundinamarca, el acta de conciliación 078 y todos sus anexos presuntamente celebrada en la misma Inspección 16 del Trabajo, el acta de conciliación 031 presuntamente de Enero de 1.996 de la Inspección 5a de Trabajo del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social Regional Cundinamarca, el acta de conciliación 2337 del día 23 en la que se le reconocieron y por la que se pago VEINTISEIS MILLONES OCHOCIENTOS VEINTE MIL CUATROCIENTOS TRECE PESOS CON CUARENTA Y CUATRO CTVOS. ($26.820.413.44) por el referido concepto de PRIMA SOBRE PRIMA al extrabajador RAFAEL CAMACHO NIETO, fallecido en 1999, identificado con cédula de ciudadanía No. 1.683.633 a través de su apoderado JULIO MARENCO BERDEJO y su representante JURIS ENRIQUE PEREZ PACHECO, por la Inspectora ISABEL PERTUZ MERCADO de la Regional Atlántico del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social la

cual fue incautada por la Fiscalía General de la Nación en Septiembre de 1998, entidad a la cual solicito sea requerida en fotocopia con todos sus anexos debidamente autenticados concretamente a la Dra. Aidé López Fernández Fiscal 15 de la Subunidad de FONCOLPUERTOS de la Unidad Nacional Anticorrupción, así como todas las respectivas Resoluciones Administrativas y demás documentos pertinentes en quo se soportaron dichos reconocimientos y pagos consiguientes por parte de FONCOLPUERTOS como certificados de disponibilidad presupuestal, notas débitos, ordenes de pagos, etc.... - Todas las Convenciones Colectivas de Trabajo de la Empresa Puertos de Colombia de los Terminales Marítimos en donde laboraron sus extrabajadores y a quienes FONCOLPUERTOS les reconoció los pagos por los conceptos PRIMA SOBRE PRIMA y RETROACTIVO SOBRE RETROACTIVO a través de Actas de Conciliaciones y Resoluciones Administrativas. Es decir, las Convenciones Colectivas de Trabajo de los Terminales Marítimos de Cartagena, Barranquilla, Obras de Conservación de Bocas de ceniza, Santa Marta y presuntamente de Buenaventura, de los anos en que laboraron los extrabajadores a quienes FONCOLPUERTOS les reconoció y pago sus presuntas obligaciones por los conceptos

de PRIMA SOBRE PRIMA Y RETROACTIVO SOBRE

RETROACTIVO.

3. Que como consecuencia de la anterior declaración, ordene se envíen las diligencias a las autoridades competentes para las investigaciones disciplinarias y fiscales, con imposición de las sanciones correspondientes a que haya lugar a los funcionarios

responsables en el Grupo Interno de Trabajo para el Pasivo Social de Puertos de Colombia del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social no solo por incurrir en causal de mala conducta al tenor del articulo 7 del Código Contencioso Administrativo al desatender la petición que el suscrito les elevo el 22 de Noviembre de 2002 radicada con el No. 018937 sine por el presunto Abuso de Autoridad por Omisión de denuncia penal por la comisión de los delitos de Falsedad Ideológica en Documento Publico, Fraude Procesal, Estafa, Abuso de Autoridad por Acto Arbitrario e Injusto y demás conductas ilegales que se establezcan en las investigaciones penales, disciplinarias y fiscales que de oficio se deben abrir por esta demanda, cometidos por los apoderados de los extrabajadores de la Empresa Puertos de Colombia, por dichos extrabajadores, por los Inspectores de Trabajo del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, por los Funcionarios de FONCOLPUERTOS y demás autores y participes que se establezcan en dichas investigaciones.” Respuesta del demandado

5. Mediante oficio del 17 de enero de 2003, el demandado explicó su posición respecto de las pretensiones de la demanda. En su concepto, la demanda no está llamada a prosperar. En primer lugar, indica que mediante oficio GIT.-SNP N° 602 del 6 de diciembre de 2002, se dio respuesta al demandante.

Según indica el señor Coordinador de Prestaciones Económicas del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, en el citado oficio se indicaron las razones de hecho y de derecho que impedían “responder favorablemente a sus pretensiones”.

5.1 Respecto de las peticiones expuestas en la demanda de tutela, señala que ellas no pueden prosperar, por no ser la tutela el camino idóneo para atenderlas. Así, no es asunto de tutela que se ordene compulsar copias para que se adelante una investigación penal. Si el demandante conoce, como lo asegura en su demanda, de la comisión de hechos punibles en relación con lo ocurrido con Foncolpuertos, su deber es denunciarlos ante la autoridad competente. 5.2 Tampoco resulta admisible, ni razonable, que “so pretexto de adelantar una acción contenciosa administrativa… se le expida ‘copia auténtica’ de documentos cuya existencia, verificación, cuantificación y legalidad constituyeron uno de los motivos par la creación del Grupo Interno de Trabajo para la Gestión de Pasivo Social de la Empresa Puertos de Colombia al interior del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social”. Tal labor se inició en el mes de diciembre de 1998 y aún no ha culminado. 5.3 El argumento central para negar la petición del demandante se basó en que el demandante manifestó a la entidad que pretendía demandar la nulidad de las actas de conciliación y resoluciones administrativas. Por lo mismo, lo único procedente sería la acción de nulidad y restablecimiento del derecho, razón por la cual es necesario acompañar poder para acceder a los mencionados documentos. En relación con este punto, la entidad demandada se pregunta cuál es el derecho del demandante para conocer las hojas de vida de los extrabajadores de Puertos de Colombia. En su concepto, acceder a las pretensiones del demandante, implicaría violar su derecho a la intimidad. Adjunta copias de las comunicaciones cruzadas entre la entidad y el

demandante. Sentencias que se revisan e impugnación del demandante.

6. Mediante sentencia del 28 de enero de 2003, la Sala Penal del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Bogotá, concedió la tutela. En concepto de la Sala, si bien la entidad demandada aduce haber enviado la comunicación de respuesta al demandante, no existe prueba alguna de dicho envío. Para el Tribunal, lo anterior implica violación del derecho de petición del demandante.

En cuanto al asunto de fondo, el Tribunal recuerda que el artículo 84 de la Constitución prohibe exigir permisos o requisitos adicionales para acceder a documentos públicos. En relación con el derecho a acceder a documentos públicos, luego de referirse a la sentencia T-473 de 1992, el Tribunal concluye que si bien no es posible acceder a la copia de los documentos que pertenecen a la esfera íntima de terceros, están excluidos de tal esfera documentos de absoluto carácter público, lo que incluye a las conciliaciones. Por lo tanto, concluye que el Ministerio de expedir copias de los documentos oficiales y las conciliaciones y remitir al demandante a las instancias o entidades que posean documentos solicitados y que no reposen en los archivos del Ministerio. Por lo tanto, concedió la tutela, ordenando la expedición de las copias de los documentos solicitados, salvo los actos particulares y las conciliaciones particulares.

7. El Ministerio de la Protección Social – Grupo Interno de Trabajo – G.I.T., impugnó la decisión. El grupo interno de trabajo, luego de citar la sentencia T-1268 de 2001, señala que el Tribunal no consideró

debidamente las razones por las cuales se negó la entrega de la información al demandante. Ello no radicó exclusivamente en la pretensión de acceso a documentos reservados de terceros (actos administrativos y conciliaciones particulares), sino en el hecho de que el demandante solicitó información específica que no se ha establecido o documentos que no se han realizado. Así, el G.I.T. no podía entregar los documentos, por cuanto no existen o no se han culminado las labores que explican la creación del grupo interno de trabajo. El demandado se pregunta si el Tribunal no debió tener en cuenta que el G.I.T. se limitó, al exigir los poderes, a respetar el ordenamiento jurídico. Por otra parte, se cuestiona que el Tribunal no partiera de la buena fe para efectos de la comunicación del G.I.T. al demandante. Para probar el envío de la respuesta, adjuntan copia de la relación de correspondencia enviada por el Ministerio. Advierte el G.I.T. que el demandante cambió la pretensiones de su derecho de petición en la demanda de tutela. Asegura que en ejercicio del derecho de petición solicitó de manera genérica copias auténticas de “las actas de conciliación mediante las cuales se reconoció el pago del factor PRIMA SOBRE PRIMA y RETROACTIVO SOBRE RETROACTIVO a todos los extrabajadores” de Puertos de Colombia, mientras que en la demanda de tutela hace una relación específica. Si el demandante hubiera solicitado dichos documentos específicos, el G.I.T. podría haber aducido razones más precisas en su respuesta. En cuanto a las conciliaciones colectivas, no entiende el G.I.T. la razón por la cual no siguen la suerte de las conciliaciones individuales. Si los

segundos están amparados por el derecho a la intimidad, no existe razón alguna para que las primeras sean públicas, pues en uno y otro evento estaba en discusión el mismo asunto: prestaciones. Recuerda que el Decreto 1045 de 1978 estableció como garantía mínima de los trabajadores oficiales (los de Puertos de Colombia tenían dicha calidad) la reserva “profesional” de los documentos relativos a prestaciones sociales. Finalmente, el G.I.T. señala que su respuesta al demandante satisfizo las condiciones fijadas por la Corte Constitucional para responder solicitudes presentadas en ejercicio del derecho de petición. El Tribunal, por su parte, ordenó al G.I.T. la realización de actos imposibles, pues los estudios no existen y tampoco se ha determinado cuales actas reconocen las primas sobre primas y retroactivos sobre retroactivos.

8. La Sala de Casación Penal de la Corte Suprema de Justicia, en sentencia del 11 de marzo de 2003, revocó la decisión del a quo. En concepto de la honorable sala de casación penal, el G.I.T. respondió adecuadamente a la solicitud del demandante. Indicó precisamente qué debía reunir para poder acceder a la información requerida.

Por otra parte, precisa que el Tribunal ha debido tener presente la razonabilidad de la pretensión del demandante. Si éste requería información específica, ha debido precisar en su solicitud dicha información. Los particulares, advierte la Sala de Casación Penal, tienen una carga de colaboración con las autoridades, en particular, cuando solicitan información que a ellos les interesa. Actuaciones ante la Corte Constitucional.

9. El demandante presentó a la Corte Constitucional memorial en el cual

explica las razones por las cuales considera que el fallo de la Sala de Casación Penal de la Corte Suprema de Justicia ha de ser revocada. Indica, además, que si es cierto que el G.I.T. no posee los documentos que solicita, distintos de las actas de conciliación y actos administrativos, ello implica una confesión de negligencia que debe ser objeto de sanciones penales y disciplinarias. Anexa a su escrito informe elaborado por la Contraloría General de la Nación sobre el funcionamiento del G.I.T.. Pruebas solicitadas por la Corte Constitucional.

10. La Sala de Revisión solicitó al Grupo Interno de Trabajo para la Gestión del Pasivo Social de la Empresa Puertos de Colombia que informara sobre los criterios utilizados para el proceso de archivo de la documentación que están organizando. 10.1 El G.I.T. informó a la Corte que las 37.000 historias laborales están organizados en componentes de pensionados y retirados. A su vez, cada expediente está dividido según la ciudad donde la empresa tenía puertos y se aplicó un código alfanumérico para su archivo.

A partir de lo anterior, y según la disponibilidad de recursos humanos y la acumulación de otras tareas, “como son el suministro de información a los usuarios internos y externos, toma de fotocopias, etc.”, se procede a la incorporación de los documentos en hojas de vida. 10.2 Al preguntarse si tales directrices fueron adoptadas siguiendo instrucciones del Archivo General de la Nación sobre el manejo de archivos, el G.I.T. informó que los documentos recibidos no fueron recibidos “siguiendo las formalidades que exigen o ameritan circunstancias de trascendencia como la liquidación de cualquier empresa

en el país”. Señala que nunca recibieron inventario de tales documentos y que estos permanecieron abandonados entre diciembre de 1993 y el mes de agosto de 1995. Indica que el proceso de recuperación del archivo no ha terminado y que éste fue trasladado “desde los terminales marítimos, el cual se encontraba en lamentables condiciones de abandono”. Ahora bien, dado que la liquidación de la empresa se dispuso por Ley 10 de 1991, y que las normas del Archivo General datan de 1994, “podemos decir que no se aplicaron sobre él dichas normas”. En cuanto a las labores del Ministerio en la materia sostiene que “se han venido implementado aquellas normas que son de práctica y posible aplicación” y la adopción de medidas de preservación y modernización, como el establecimiento de la ruta metodológica para realizar el inventario y el proceso de digitalización del archivo. 10.3 En relación con los parámetros para garantizar el acceso público a la información y los mecanismos de control de acceso al archivo, el G.I.T. informó que se logró incorporar cerca de 150.000 folios represados por diversas circunstancias. Sin embargo, debido a que muchos documentos se refieren a dos o más extrabajadores de la empresa, se han visto forzados a tomar copias de los documentos, lo que explica nuevos “represamientos” en el proceso de incorporación. Lo mismo ocurre con el proceso de digitaliación, el cual no puede avanzar mientras no se realicen las labores mencionadas. El acceso físico está restringido y a las salas con documentos solo acceden personal del G.I.T. y funcionarios autorizados de organismos judiciales y de control. A ello se suman sistemas de alarmas permanentes.

Para acceder a la información, se debe presentar solicitud de fotocopias presentada de manera directa por el peticionario o con autorización o poder suscrito “en su condición de titular del derecho a la intimidad”. Advierten que la información que maneja el Grupo “hace parte de las hojas de vida de todos y cada uno de los extrabajadores de la liquidada empresa Puertos de Colombia y, por consiguiente, salvo las autorizaciones judiciales y los organismos de control y vigilancia estatales en ejercicio de sus competencias, nadie distinto al propio extrabajador…pueden tener acceso a la información contenida en su hoja de vida, de la que hacen parte las actas de conciliación que hubiese celebrado con el liquidado Foncolpuertos, así como resoluciones que de una u otra manera le reconocieron derechos o se los negaron”. Lo anterior con base en el Decreto 1045 de 1978, cuyo artículo51 establece una reserva documental en materia de prestaciones sociales. 10.4 Al preguntársele sobre la existencia de tablas u otros documentos físicos o magnéticos que de alguna manera depure o sistematice la información contenida en los archivos, el G.I.T. informó que los existentes fueron cuestionados por la Contraloría General de la República en febrero de 2002 (informe que el demandante anexó) y, por lo mismo, se están depurando pues se han identificado algunos errores, “muchos de ellos garrafales, al ingresar la información y, además, o se dejó constancia de si el documente fuerte de los mismos era original, copia al carbón, fotocopia auténtica o simple, esto es, que la información no podía tenerse cien por ciento como confiables”.

11. La Contraloría General de la República informó, mediante oficio del 6 de agosto de 2003, que el último informe elaborado correspondía a aquel de febrero de 2002, identificado como CGR-CEDSS 105.

12. El Archivo General de la Nación (en adelante AGN) respondió cuestionario sobre la existencia de comunicaciones entre dicha entidad y el demandado. 12.1 En primer lugar, el AGN indicó que de conformidad con las layes 4 de 1913, 80 de 1989 y 594 de 200, “las Entidades del estado en sus diferentes niveles y los organismos privados que cumplen funciones públicas están en la obligación de crear, organizar, preservar y controlar sus archivos, teniendo en cuenta los principios de procedente y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística”.

Precisa que el AGN en conjunto con el Departamento Administrativo de la Función Pública, emitieron la circular conjunta N° 004 del 6 de junio de 2003, en desarrollo de la Ley 594 de 2000, en el cual “se delimitaron los criterios que deben tenerse en cuenta para la organización de los expedientes de Historia Laboral”. Luego reseña las comunicaciones surtidas entre el Ministerio del Trabajo y el Ministerio de Transporte. Tales comunicaciones inician en noviembre de 1994 con solicitudes de normatividad sobre archivos y sobre organización y sistematización de archivos. En tal reseña aparecen las distintas solicitudes de asistencia dirigidas por el G.I.T. al AGN y los informes rendidos por dicha entidad. El AGN concluye que “ha asistido técnicamente al Ministerio de Trabajo para la transferencia de documentación histórica al Archivo General de la

Nación, para la elaboración de un diagnóstico sobre los archivos del Grupo Interno de Trabajo –G.I.T.- específicamente para el análisis de factores de riesgos biológicos y medidas de salud, condiciones de los archivos contables e historias laborales de Puertos de Colombia. De otra parte se realizaron visitas por parte de los funcionarios del Laboratorio de Restauración y de la División de Clasificación y Descripción para dar los lineamientos del proceso de embalaje y traslado de la documentación histórica al AGN y para ver las condiciones físico-ambientales del área destinada para el archivo central en la torre del antiguo Hotel Milton. Igualme