CCE - Concepto 085 de 2024

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Código: CCE-REC-FM-17

Versión: 02 DEL 22 DE AGOSTO DE 2023

Bogotá D.C., 6 de Junio de 2024 Señora Natalia León natalialeon901@hotmail.com Bogotá D.C. Concepto C – 085 de 2024

Temas: CONTRATACIÓN DIRECTA – Pluralidad de oferentes – Ausencia – Reglamento – Integración / CONTRATACIÓN DIRECTA – Pluralidad de oferentes – Ausencia – Derechos de propiedad industrial – Derechos de autor – Titularidad / CONTRATACIÓN DIRECTA – Pluralidad de oferentes – Ausencia – Proveedor exclusivo – Alcance / CONTRATACIÓN DIRECTA – Pluralidad de oferentes – Ausencia – interpretación estricta / CONTRATACIÓN PÚBLICA – Diferencias entre Proceso de Contratación y

Modalidad de Selección - Nociones DOCUMENTOS EN IDIOMA DIFERENTE AL CASTELLANO ‒ Valor probatorio en la contratación estatal / DOCUMENTOS EN IDIOMA DIFERENTE AL CASTELLANO ‒ Traducción simple / DOCUMENTOS EN IDIOMA DIFERENTE AL CASTELLANO ‒ Traducción oficial – Resolución No. 1959 de 2020 / APOSTILLA Y LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ‒ Documentos públicos ‒ ClasesORGANISMOS INTERNACIONALES – RÉGIMEN CONTRACTUAL – Artículo 20 – Ley 1150 de 2007 – Múltiples supuestos – Régimen aplicable – Libertad de elección / ORGANISMOS INTERNACIONALES – Suscripción de contratos – Requisitos Radicación: Respuesta a consulta con radicado No. P20240425004346

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Estimada señora Natalia León: En ejercicio de la competencia otorgada por los artículos 3, numeral 5º, y 11, numeral 8º, del Decreto Ley 4170 de 2011, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente– responde su solicitud del 26 de abril de

2024.

1. Problema planteado En la petición de la referencia usted solicita lo siguiente: “Por medio de la presente y de acuerdo con el numeral 8 del artículo 11 y el numeral 5 del artículo 3, del Decreto Ley 4170 de 2011, muy gentilmente me permito solicitar un concepto sobre los siguientes temas: La contratación directa justificada en la distribución exclusiva de un bien o servicio en el territorio nacional, le es aplicable la guía -GUÍA PARA LA PARTICIPACION DE PROPONENTES EXTRANJEROS EN PROCESOS DE CONTRATACION G-PPEPC-01cuando realmente no están participando en si de un proceso de contratación?

Para la acreditación de los documentos de las empresas extranjeras que autorizan a las empresas nacionales para realizar cualquier tipo de acto de distribución comercialización o similar, es viable proceder con la traducción oficial del este documento en el territorio nacional? o es indispensable que ese documento sea traducido en dicho país y también cuente con el apostille?. Cuando se requiere contratar con una empresa extranjera que no tiene proveedor o distribuir en Colombia, que documentos deben aportarse para proceder con dicha contratación? y esos documentos deben estar traducidos en el país de origen o pueden ser traducidos en Colombia a fin

de cumplir el requisito o en donde es posible realizar la tradición de dichos documentos, cuando en ese país no hay traductor oficial al idioma español? Cuando se realizan contrataciones con entidades panamericanas o organizaciones gubernamentales a nivel mundial o de creación internacional con participación de todos los estados, que documentos deben allegarse por parte de esa entidad u organizaciones? Deben allegarse los estados financieros de dicho organizaciones? Debe aportarse el documento de constitución de dicha organización internacional? Debe allegarse algún documento que acredite la representación de dicho actualizado o es viable presentar el documento inicial con el cual se designó a una determinada persona como director o representante? Es posible allegar información directa de la pagina web de la entidad VERSIÓN: 02 CÓDIGO: CCE-REC-FM-17 FECHA: 22 DE AGOSTO 2023 PÁGINA 2 DE 28

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Versión: 02 DEL 22 DE AGOSTO DE 2023 gubernamental u organismos para acreditar la condición del director, tipo de estructura y funcionamiento del organismo? Debe alegarse algún tipo de documento que acredite las funciones especificas del Director o representante para la suscripción de contratos? Que documentos en si deberían pedir para poder suscribir un contrato u orden de compra con este tipo de organizaciones?”. [SIC]

2. Consideraciones De manera preliminar, resulta necesario acotar que, en ejercicio de las competencias establecidas en los artículos 3, numeral 5 y 11, numeral 8 del Decreto 4170 de 2011, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente resuelve las consultas sobre los asuntos de su competencia, esto

es, sobre las temáticas de la contratación estatal y compras públicas relacionadas en los artículos citados.Es necesario tener en cuenta que esta entidad solo tiene competencia para responder solicitudes sobre la aplicación de normas de carácter general en materia de compras y contratación pública. En ese sentido, resolver casos particulares desborda las atribuciones asignadas por el legislador extraordinario, que no concibió a Colombia Compra Eficiente como una autoridad para solucionar problemas jurídicos particulares de todos los partícipes de la contratación estatal, ya sean reales o hipotéticos. La competencia de esta entidad se fija con límites claros, con el objeto de evitar que la Agencia actúe como una instancia de validación de las actuaciones de las entidades sujetas a la Ley 80 de 1993 o de los demás participantes de la contratación pública1. Esta competencia de interpretación de normas generales, por definición, no puede extenderse a la resolución de controversias, ni a brindar asesorías sobre casos puntuales. Esto en la medida en que, para resolver una consulta de carácter particular, además de conocer un sinnúmero de detalles de la actuación administrativa, es necesario acceder al expediente, a la información concreta y a los documentos del procedimiento 1 La Agencia Nacional de Contratación Pública ‒ Colombia Compra Eficiente fue creada por el Decreto Ley 4170 de 2011. Su objetivo es servir como ente rector de la política de compras y contratación del Estado. Para tales fines, como órgano técnico especializado, le corresponde formular políticas públicas y normas y unificar los procesos de contratación estatal, con el fin de lograr una mayor eficiencia, transparencia y optimización de los recursos del Estado. El artículo 3 ibidem señala, de manera precisa, las funciones de

Colombia Compra Eficiente. Concretamente, el numeral 5º de este artículo establece que le corresponde a esta entidad: “[a]bsolver consultas sobre la aplicación de normas de carácter general y expedir circulares externas en materia de compras y contratación pública”. Seguidamente, el numeral 8º del artículo 11 ibidem señala que es función de la Subdirección de Gestión Contractual: “[a]bsolver consultas sobre la aplicación de normas de carácter general”.

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Versión: 02 DEL 22 DE AGOSTO DE 2023 contractual donde surge la inquietud. Por lo anterior, previo concepto de sus órganos asesores, la solución de estos temas corresponde a la entidad que adelanta el procedimiento de selección y, en caso de conflicto, a las autoridades judiciales, fiscales y disciplinarias.

Sin perjuicio de lo anterior, la Subdirección –dentro de los límites de sus atribuciones, esto es, haciendo abstracción de casos particulares expuestos por cualquier peticionario– resolverá la consulta conforme a las normas generales en materia de contratación estatal para lo cual analizará los siguientes temas: i) ausencia de pluralidad de oferentes como causal de contratación directa: distinción entre Proceso de Contratación y Modalidad de Selección; ii) apostilla y legalización de documentos expedidos en el exterior; iii) documentos en un idioma diferente al castellano; y iv) régimen jurídico de los contratos con

organismos internacionales: La Agencia Nacional de Contratación Pública ‒ Colombia Compra Eficiente en el concepto C-475 del 22 de julio de 2020 se pronunció sobre la aplicación de la causal de contratación directa prevista en el literal g), numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, relativa a la ausencia de pluralidad de oferentes. De otra parte, con relación a la exigibilidad de apostilla y la legalización de documentos expedidos en el exterior, en el contexto de procesos de contratación, la Agencia se pronunció en los conceptos del 16 de agosto y el 3 de octubre de 2019 −radicados Nos. 2201913999995975 y 2201913000007348−, así como en los conceptos C-261 del 15 de abril de 2020, C-304 del 21 de mayo de 2020, C-441 del 24 de julio de 2020, C-532 de 28 de septiembre de 2021, C-855 del 12 de diciembre de 2022, C-819 de 20 de diciembre de 2022, C-090 de 24 de marzo de 2023 y C367 del 20 de octubre de 2023. Por otro lado, esta Agencia, en los conceptos C-185 del 13 de abril de 2020, C-372 del 30 de junio de 2020, C-374 del 23 de julio de 2020, C-680 del 18 de noviembre de 2020, C-771 del 13 de enero de 2021, C-781 del 19 de enero de 2021, C-049 del 8 de marzo de 2021, C-296 del 22 de junio de 2021, C-377 del 28 de julio de 2021, C-559 del 31 de agosto de 2021,

C-233 del 6 de junio de 2022, C-241 del 12 de mayo de 2022, C-305 del 16 de mayo de 2022, C-313 del 17 de mayo de 2022, C-358 del 27 de mayo de 2022, C362 del 27 de mayo de 2022, C-367 del 7 de junio de 2022, C-368 del 13 de mayo de 2022, C-461 del 19 de julio de 2022, entre otros2, estudió el contenido del artículo 20 de la Ley 1150 de 2007, relativo al régimen de contratación con 2 Estos conceptos pueden ser consultados en la Relatoría de esta Agencia en el siguiente Link: https://relatoria.colombiacompra.gov.co/busqueda/conceptos VERSIÓN: 02 CÓDIGO: CCE-REC-FM-17 FECHA: 22 DE AGOSTO 2023 PÁGINA 4 DE 28

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Versión: 02 DEL 22 DE AGOSTO DE 2023 organismos internacionales. Algunas de las consideraciones expuestas en estos conceptos, mencionados se reiteran y complementan a continuación, a efectos de dar respuesta a su solicitud de consulta. 2.1. Ausencia de pluralidad de oferentes como causal de contratación directa.

Distinción entre Proceso de Contratación y Modalidad de Selección. Si bien la licitación pública es la modalidad de selección que constituye la regla general para las entidades regidas por el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, el artículo 2, numeral 4, de la Ley 1150 de 2007 consagra

algunas excepciones, que atienden a la necesidad de proteger principios como la eficiencia, la eficacia, la economía, la celeridad o la integridad de las personas. Una de las excepciones es la causal de contratación directa prevista en el literal g) del mencionado numeral que se refiere a la ausencia de pluralidad de oferentes. Cuando se interpreta aisladamente, la causal constituye un concepto jurídico indeterminado. Lo anterior en la medida que debe precisarse su contenido de acuerdo a las circunstancias, pues confiere una cierta facultad de apreciación interpretativa por la amplitud y abstracción del concepto3. Sin embargo, teniendo en cuenta la competencia del artículo 189.11 superior para la debida ejecución de la ley, nada obsta para que el reglamento determine los casos en que no existe pluralidad de oferentes, pues, aunque el artículo 28 del Código Civil dispone que las palabras se entenderán en su sentido natural y obvio, es decir, de acuerdo a su sentido general, la norma también dispone que cuando se definan expresamente para ciertas materias, se les dará en éstas su significado legal. Históricamente, reglamentando la causal de contratación directa prevista en el derogado numeral 1, literal j), del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, el derogado Decreto 855 de 1994, en el artículo 12, dispuso la contratación directa 3 No en vano, la doctrina anota que “Los conceptos jurídicos indeterminados traen causa, pues, de la dificultad de la completa y acabada programación normativa de la acción administrativa. Aunque por razón de la imprecisión propia de todo lenguaje y también del jurídico, todo concepto jurídico requiere interpretación,

lo específico del calificado como indeterminado es su utilización por el legislador por razón de no proceder o no poder realizar una predeterminación precisa de la acción administrativa. El legislador conoce ciertamente el supuesto que quiere establecer, pero las características de éste impondrían —para su definición acabada— el recurso a la casuística, lo que incrementaría la densidad de la programación normativa y la seguridad en su ejecución, pero conllevaría un riesgo cierto de restricción del supuesto normativo. El recurso a conceptos jurídicos indeterminados tiene por objeto prevenir este riesgo” (Cfr. PAREJO ALFONSO, Luciano. Lecciones de derecho administrativo. Quinta Edición. Valencia: Tirant lo Blanch, 2012, p. 269).

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Versión: 02 DEL 22 DE AGOSTO DE 2023 cuando la licitación o concurso se declaran desiertos por la ausencia de proponentes, por el incumplimiento de los requisitos del pliego por quienes se presentan y, en general, por la falta de voluntad de participación; además, definía la ausencia de pluralidad de ofertes cuando i) no existe mas de una (1) persona inscrita en el registro único de proponentes –RUP– en los contratos que requieren el cumplimiento de este requisito o ii) solo existe un proveedor el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser, de acuerdo con la ley, su proveedor exclusivo4.

La falta de voluntad de participación y la inexistencia de pluralidad de

oferentes son dos (2) eventos distintos. Aunque ambos suponen un conocimiento del mercado en el que los proponentes desarrollan sus actividades, en el segundo escenario no es posible adelantar un proceso de selección abierto, pues no existe concurrencia de participantes. En esta medida, conservando lo dispuesto en el citado artículo 12, parágrafo 2, del Decreto 855 de 1994, tanto el artículo 17 del Decreto 2170 de 2002 como el artículo 81 del Decreto 2474 de 2008 limitaron la falta de pluralidad de oferentes en los casos donde i) no existe más de una (1) persona inscrita en el RUP o ii) solo existe un proveedor del bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser proveedor exclusivo de acuerdo con la ley. Continuando con la evolución histórica, el contenido del derogado Decreto 2474 de 2008 era más acorde con los procedimientos de selección del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, ya que –conforme al numeral 2, literal d)– cuando se declara desierta una licitación pública, no es procedente la contratación directa sino la selección abreviada. Incluso aunque la orientación del párrafo precedente también se conservó en el artículo 3.4.2.4.1 del Decreto 734 de 2012, el artículo 80 del Decreto 1510 de 2013 eliminó la ausencia de pluralidad de oferentes cuando no existe más de una (1) persona inscrita en el 4 En lo pertinente, el artículo 12 del derogado Decreto 855 de 1994 dispuso que: “En los casos de declaratoria de desierta de la licitación o concurso, cuando no se presente propuesta alguna, ninguna

propuesta se ajuste al pliego de condiciones o términos de referencia o, en general, cuando falte voluntad de participación, la entidad estatal podrá contratar directamente, sin necesidad de obtener previamente ofertas, teniendo en cuenta los precios del mercado, y si es del caso, los estudios y evaluaciones que para el efecto se hayan realizado directamente o a través de organismos consultores o asesores designados para ello. […] Parágrafo 2. Se considera que no existe pluralidad de oferentes: a) Cuando no existiere más de una persona inscrita en el Registro de Proponentes, en aquellos contratos respecto de los cuales se requiere dicha inscripción conforme al artículo 22 de la Ley 80 de 1993, b) Cuando solo exista una persona que pueda proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser, de acuerdo con la ley, su proveedor exclusivo”.

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RUP, así como la expresión «de acuerdo con la ley» al tratar los proveedores exclusivos. En la actualidad, la norma vigente para interpretar el alcance de la causal de contratación directa dispuesta en el artículo 2, numeral 4, literal g), de la Ley 1150 de 2007 está compilada en el artículo 2.2.1.2.1.4.8 del Decreto 1082 de 2015, el cual dispone que: “Se considera que no existe pluralidad de oferentes cuando existe solamente una persona que puede proveer el bien o el servicio por ser

titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser proveedor exclusivo en el territorio nacional. Estas circunstancias deben constar en el estudio previo que soporta la contratación”. La norma consagra dos (2) hipótesis. En primer lugar, no existe pluralidad de oferentes cuando solo una persona puede proveer el bien o servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor. De esta manera, no basta con que sea la única persona capaz de ejecutar el contrato, pues la misma se debe justificar una situación de derecho que impida que otra lo haga de forma igual o similar. Para los proponentes, cada bien o servicio tiene características únicas frente a los de la competencia; sin embargo, desde el punto de vista del contratante, no existe mayor diferenciación entre los bienes y servicios cuando ninguno de los aspirantes tiene la titularidad de un derecho industrial o de autor. Por ello, en la medida que la prestación no esté cubierta por derechos de la naturaleza anteriormente señalada, posibilita que la entidad satisfaga sus necesidades con equivalentes o sustitutos, ya que la presión de la competencia aumenta la oferta y disminuye los costos de adquisición. Para la doctrina, en ausencia de una barrera de entrada –como la que se concreta con los derechos de propiedad industrial o de autor– es necesario aplicar el principio de concurrencia. Por ello, explica que es posible la contratación directa con el oferente que es titular de una marca o privilegio, agregando que: “La tutela de la propiedad intelectual del oferente o de un privilegio otorgado en modo expreso, vuelven imposible proceder por licitación, ya que solamente la persona, entidad o empresa que posee el privilegio de

invención de invención o fabricación, podría presentarse formulando ofertas. Desde luego no habría pluralidad de concurrentes, ni puja que VERSIÓN: 02 CÓDIGO: CCE-REC-FM-17 FECHA: 22 DE AGOSTO 2023 PÁGINA 7 DE 28

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Versión: 02 DEL 22 DE AGOSTO DE 2023 hiciera posible el cumplimiento de las finalidades básicas perseguidas por la licitación”5.

En segundo lugar, el artículo 2.2.1.2.1.4.8 del Decreto 1082 de 2015 dispone que tampoco existe pluralidad de oferentes cuando existe una sola persona que puede celebrar el contrato por ser proveedor exclusivo en el territorio nacional. A modo de ejemplo, esta causal se comprende en el marco de los contratos de colaboración empresarial –agencia, distribución, franquicia concesión comercial, etc.– que celebran los productores extranjeros con los proveedores nacionales, los cuales contienen usualmente cláusulas de exclusividad como elemento accidental del negocio. Al igual que la hipótesis precedente, la presencia de un proveedor exclusivo supone una barrera de entrada para otros posibles oferentes, por lo que no es posible aplicar el principio de concurrencia. Sin embargo, para aplicar la causal de contratación directa, la exclusividad del proveedor debe cubrir el territorio nacional, pues –por ejemplo– si se limita a un municipio o un departamento, es posible encontrar proveedores de bienes y servicios similares o sustitutos en otros lugares del país, por lo que es necesario aplicar procedimientos de selección que permitan la pluralidad de oferentes. Fuera de estas dos (2) situaciones, no es posible aplicar el artículo 2,

numeral 4, literal g), de la Ley 1150 de 2007, ya que las normas citadas integran una causal de contratación directa que excepciona los mecanismos de selección objetiva por convocatoria pública definidos en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, por lo que se interpretan restrictivamente, es decir, conforme al tenor literal de las normas. Esto como quiera, que la contratación directa se considera como la excepción dentro de las modalidades de la contratación pública, por tratarse de una modalidad no competitiva, toda vez que excluye el principio de libre concurrencia y competencia, generadores estos de mayor eficiencia en los recursos públicos a la hora de la adquisición de bienes y servicios a cargo de entidades del estado. 5 DROMI, José Roberto. La licitación pública. Buenos Aires: Ciudad Argentina, 1980. pp. 173-174. Para el autor, la aplicación de la causal supone que: i) las prestaciones están amparadas legalmente por un derecho de marca; ii) la necesidad no puede satisfacerse con equivalentes no sujetos a privilegio, pues de los contrario la causal es inaplicable; iii) la necesidad solo pueda satisfacerla el titular de estos derechos, excluyendo que otros aspirantes en condiciones similares también puedan hacerlo; y iv) la existencia de informes técnicos que acrediten la imposibilidad de sustitutos convenientes (Ibidem., p. 174).

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Explicado a lo anterior, para responder del primer punto de su consulta es

importante tener en cuenta que, las expresiones de Proceso de Contratación y Modalidad de Selección obedecen a conceptos disimiles. Respecto de la primera, es importante tener en cuenta que el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015 define la expresión Proceso de Contratación como el “Conjunto de actos y actividades, y su secuencia, adelantadas por la Entidad Estatal desde la planeación hasta el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes o el vencimiento del plazo, lo que ocurra más tarde”. Por otra parte, el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 regula las modalidades de selección aplicables a los diferentes Procesos de Contratación, regulando los supuestos y causales en virtud de la cuales se deben aplicar las modalidades de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos, contratación directa y mínima cuantía. De acuerdo con estas nociones, durante la etapa de planeación de cada Proceso de Contratación, a las Entidades Estatales les corresponde establecer la modalidad de selección aplicable al respectivo proceso de contratación. Esto se refleja en disposiciones como el artículo 2.2.1.1.1.4.1. del Decreto 1082 de 2015, que establece la modalidad de selección como uno de los componentes a tener en cuenta en los Planes Anuales de Adquisiciones, así como en el numeral 3 del artículo 2.2.1.1.2.1.1. del Decreto 1082 de 2015, que indica que la modalidad de

selección, su justificación y la fundamentación jurídica de aplicación de la modalidad escogida, son un componente obligatorio de los estudios y documentos previos del Proceso de Contratación. Conforme a lo anterior, respecto de su cuestionamiento inicial, es necesario aclarar que, para dar aplicación a la causal de contratación prevista en el artículo 2, numeral 4, literal g), de la Ley 1150 de 2007, es necesario que el eventual contratista participe en el Proceso de Contratación. En ese sentido, si bien se trata de una modalidad de contratación directa, que por definición no requiere una fase competitiva, la misma tiene aplicación en el marco de un Proceso de Contratación. Ahora bien, en cuanto al alcance de la “Guía para la participación de Proveedores Extranjeros en Procesos de Contratación” es preciso tener en cuenta que la misma tiene una finalidad orientadora ofrecer información enfocada y hacer recomendaciones dirigidas los proveedores extranjeros interesados en VERSIÓN: 02 CÓDIGO: CCE-REC-FM-17 FECHA: 22 DE AGOSTO 2023 PÁGINA 9 DE 28

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Versión: 02 DEL 22 DE AGOSTO DE 2023 participar en Procesos de Contratación, independientemente de la modalidad de selección. En ese sentido, es importante tener en cuenta que, el contenido de la guía puede tornarse relevante para Procesos de Contratación, en los que se aplique la modalidad de contratación directa, asunto por el cual el numeral VII del documento se ocupa de explicar Mecanismos para seleccionar proveedores en el Sistema de Compra Pública, refiriéndose la modalidades selección antes

mencionadas, incluida la contratación directa. 2.2. Apostilla y legalización de documentos expedidos en el exterior La Ley 455 de 1998, “Por medio de la cual se aprueba la “Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros”, suscrita en la Haya el 5 de octubre de 1961”, establece que la apostilla es un trámite mediante el cual los agentes diplomáticos y consulares certifican la autenticidad de un documento o de una firma para que ostente validez en un país parte del Convenio sobre Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, de la Conferencia de la Haya de 1961. Por su parte, teniendo en cuenta que la Convención de la Haya elimina la obligación de legalización, se entiende que los países que no suscriben dicho instrumento internacional realizan el trámite de legalización. De igual forma, en virtud de lo dispuesto por la Convención de Viena de 1963, los países no signatarios de la Convención de la Haya 1961 deberán realizar el trámite de legalización, el cual, de conformidad con el artículo 2 de la Resolución No. 10547 de 2018, expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores de la República de Colombia, es la certificación de un documento o firma de un servidor público para que éste tenga validez en un país que hace parte de la Convención de Viena de 1963, sobre relaciones consulares.6 En este sentido, a pesar de que la apostilla y legalización tienen como finalidad certificar la firma de un servidor público, su diferencia radica en los 6 Resolución No. 10547 de 2018: «artículo 2. De las definiciones. Para efectos de la presente Resolución,

entiéndase lo siguiente: […] “2. Legalización: Certificar la autenticidad de la firma de un servidor público en ejercicio de sus funciones y la calidad en que el signatario haya actuado, la cual deberá estar registrada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, para que el documento surta plenos efectos legales en un país que hace parte de la Convención de Viena de 1963, sobre relaciones consulares, artículo 5°, literal f) que reglamenta las actuaciones consulares en calidad de notario”.

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Versión: 02 DEL 22 DE AGOSTO DE 2023 trámites y requisitos que se deben surtir de acuerdo con el instrumento internacional –Conferencia de la Haya de 1961 o Convención de Viena de 1963, según corresponda–.

De conformidad con lo anterior, es importante mencionar que la guía para el trámite de apostilla, expedida por el Despacho Permanente de la Conferencia de La Haya en Derecho Internacional Privado, expresa que el procedimiento de apostilla es un trámite exclusivo para los “documentos públicos”, que, conforme al ordenamiento jurídico de un país, requieren de formalidades y solemnidades para que tengan validez jurídica, como por ejemplo una decisión judicial7, razón por la que si el ordenamiento jurídico no distingue ni precisa que un documento requiere para su existencia y validez de alguna solemnidad, no puede exigirse que se apostille o legalice.

Con fundamento en la Ley 455 de 1998 y la Resolución No. 10547 de 2018 expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores de la República de Colombia, se incorporó en la Circular Externa Única de la Agencia Nacional de Contratación Pública — Colombia Compra Eficiente, versión expedida el 15 de julio de 2022, el numeral 8.1, el cual hace referencia a la forma en la que se acreditan los documentos expedidos en el exterior para ser tenidos en cuenta en los procesos de contratación.8 En dicha circular se establece que los documentos expedidos en el exterior y que requieran apostilla y/o legalización deben tramitarse de conformidad con lo previsto, hoy en día, en la Resolución No. 1959 de 2020, expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores de la República de Colombia. En este sentido, la circular establece que solo los documentos de carácter público requieren agotar el procedimiento de apostilla o legalización para que sean considerados válidos en Colombia.9 7 Despacho Permanente de la Conferencia de La Haya en Derecho Internacional Privado. El ABC de las Apostillas ¿Cómo garantizar el reconocimiento de sus documentos públicos en el extranjero: «Una apostilla no puede ser requerida cuando las leyes, reglamentos o usos vigentes en el país en que el documento público debe ser utilizado rechacen o simplifiquen el requerimiento de una Apostilla o dispensen al documento de la exigencia de la legalización. Esta simplificación o dispensa puede también resultar de un tratado u otro acuerdo vigente entre el país en que el documento debe ser utilizado y el país que lo emitió (e.g., algunos otros Convenios de la Haya exceptúan a los documentos públicos de legalización o de otras formalidades análogas,

incluidas las Apostillas)”. 8 La Circular indicada puede consultarse en el siguiente enlace: http