CCE - Concepto 1666121344075-Decreto-1081-de-2015

Nota: la siguiente norma se trascribe completa, pero de ella la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente– solo ha emitido conceptos que interpretan las siguientes disposiciones relacionadas con la contratación estatal: artículos 2.1.1.2.1.7, 2.1.1.2.1.8, 2.1.1.2.1.9, 2.1.1.2.1.10 y 2.2.2.1.3.

Los conceptos se relacionan al pie de cada disposición, y abren dando “clic” en el hipervínculo. DECRETO 1081 DE 2015 por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República. El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades que le confiere el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política, y CONSIDERANDO: Que la producción normativa ocupa un espacio central en la implementación de políticas públicas, siendo el medio a través del cual se estructuran los instrumentos jurídicos que materializan en gran parte las decisiones del Estado. Que la racionalización y simplificación del ordenamiento jurídico es una de las principales herramientas para asegurar la eficiencia económica y social del sistema legal y para afianzar la seguridad jurídica. Que constituye una política pública gubernamental la simplificación y compilación orgánica del sistema nacional regulatorio. Que la facultad reglamentaria incluye la posibilidad de compilar normas de la misma naturaleza. Que por tratarse de un decreto compilatorio de normas reglamentarias preexistentes, las mismas no requieren de consulta previa alguna, dado que las normas fuente cumplieron

al momento de su expedición con las regulaciones vigentes sobre la materia. Que la tarea de compilar y racionalizar las normas de carácter reglamentario implica, en algunos casos, la simple actualización de la normativa compilada, para que se ajuste a la realidad institucional y a la normativa vigente, lo cual conlleva, en aspectos puntuales, el ejercicio formal de la facultad reglamentaria. Que en virtud de sus características propias, el contenido material de este decreto guarda correspondencia con el de los decretos compilados; en consecuencia, no puede predicarse el decaimiento de las resoluciones, las circulares y demás actos administrativos expedidos por distintas autoridades administrativas con fundamento en las facultades derivadas de los decretos compilados. Que la compilación de que trata el presente decreto se contrae a la normatividad vigente al momento de su expedición, sin perjuicio de los efectos ultractivos de disposiciones derogadas a la fecha, de conformidad con el artículo 38 de la Ley 153 de 1887. Que por cuanto este decreto constituye un ejercicio de compilación de reglamentaciones preexistentes, los considerandos de los decretos fuente se entienden incorporados a su texto, aunque no se transcriban, para lo cual en cada artículo se indica el origen del mismo. Que las normas que integran el Libro 1 de este decreto no tienen naturaleza reglamentaria, como quiera que se limitan a describir la estructura general administrativa del sector. Que durante el trabajo compilatorio recogido en este Decreto, el Gobierno verificó que ninguna norma compilada hubiera sido objeto de declaración de nulidad o de suspensión provisional, acudiendo para ello a la información suministrada por la Relatoría y la

Secretaría General del Consejo de Estado. Que con el objetivo de compilar y racionalizar las normas de carácter reglamentario que rigen en el sector y contar con un instrumento jurídico único para el mismo, se hace necesario expedir el presente Decreto Reglamentario Único Sectorial. Por lo anteriormente expuesto,

DECRETA:

LIBRO 1

ESTRUCTURA DEL SECTOR ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA

REPÚBLICA

PARTE 1

SECTOR CENTRAL

Título 1 El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República Artículo 1.1.1.1. Cabeza del sector. La Presidencia de la República está integrada por el conjunto de servicios auxiliares del Presidente de la República y su régimen es el de un Departamento Administrativo. Le corresponde asistir al Presidente de la República en su calidad de Jefe de Estado, Jefe de Gobierno y Suprema Autoridad Administrativa en el ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, y prestarle el apoyo administrativo necesario para dicho fin. El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República tendrá como denominación abreviada la de “Presidencia de la República”, la cual será válida para todos los efectos legales. Título 2 Fondo de Programas Especiales para la Paz Artículo 1.1.2.1.Fondo Paz. El Fondo de Programas Especiales para la Paz –Fondo Pazes una cuenta especial del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, sin personería jurídica, administrada como un sistema separado de cuentas.

PARTE 2

SECTOR DESCENTRALIZADO

Título 1 Entidades adscritas Artículo 1.2.1.1. Agencia Colombiana para la Reintegración de Personas y Grupos

Alzados en Armas (ACR). La Agencia Colombiana para la Reintegración de Personas y Grupos Alzados en Armas tiene como objeto gestionar, implementar, coordinar y evaluar, de forma articulada con las instancias competentes, los planes, programas y proyectos de la Política de Reintegración, con el fin de propender por la paz, la seguridad y la convivencia. Artículo 1.2.1.2. Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres. La Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres tiene como objetivo dirigir la implementación de la gestión del riesgo de desastres, atendiendo las políticas de desarrollo sostenible, y coordinar el funcionamiento y el desarrollo continuo del Sistema Nacional para la Prevención y Atención de Desastres (SNPAD). Artículo 1.2.1.3. Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia, (APC). La Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia, APC– Colombia tiene por objetivo gestionar, orientar y coordinar técnicamente la Cooperación Internacional pública, privada, técnica y financiera no reembolsable que reciba y otorgue el país; así como ejecutar, administrar y apoyar la canalización y ejecución de recursos, programas y proyectos de Cooperación Internacional, atendiendo los objetivos de política exterior y el Plan Nacional de Desarrollo. Artículo 1.2.1.4. Agencia Nacional Inmobiliaria Virgilio Barco Vargas. La Agencia Nacional Inmobiliaria Virgilio Barco Vargas tendrá por objeto identificar, promover, gestionar, gerenciar y ejecutar proyectos de renovación y de desarrollo urbano, en Bogotá u otras ciudades del país, así como construir o gestionar, mediante asociaciones público-privadas

o contratación de obras, inmuebles destinados a entidades oficiales del orden nacional y a otros usos complementarios que pueda tener el mismo proyecto” Título 2 Entidades vinculadas

PARTE 3

ÓRGANOS DE ASESORIA Y COORDINACIÓN Artículo 1.3.1. Órganos de asesoría y coordinación. Son órganos de asesoría y coordinación cuya secretaría técnica se ejerce desde el Sector de la Presidencia de la

República los siguientes:

1. Consejo de Ministros

2. Consejo de Seguridad Nacional.

3. Comisión Intersectorial para la prevención del reclutamiento, la utilización y la violencia sexual contra niños, niñas y adolescentes por grupos armados al margen de la ley y por grupos delictivos organizados.

4. Comisión Intersectorial “Mesa Interinstitucional para Erradicar la Violencia contra las

Mujeres”.

5. Comisión Intersectorial para la Atención Integral de la Primera Infancia (AIPI) y la Comisión Especial de Seguimiento para la Atención Integral a la Primera Infancia.

6. Comisión Intersectorial de orientación y apoyo al financiamiento de programas y proyectos de inversión de la Subcuenta Departamento Archipiélago de San Andrés.

7. Comisión Intersectorial de la Política Pública Nacional de Equidad de Género.

8. Comisión Intersectorial para la Integración y Desarrollo del Litoral Pacífico.

9. Comisión Nacional para la Moralización.

10. Comisión Intersectorial de Derechos Humanos y de Derecho Internacional

Humanitario.

11. Comisión Intersectorial Nacional para la Acción contra las Minas Antipersonal.

LIBRO 2

RÉGIMEN REGLAMENTARIO DEL SECTOR DE LA PRESIDENCIA DE LA

REPÚBLICA Artículo 2.1. Objeto del Libro 2. El Libro 2 del Decreto Reglamentario Único del Sector de la Presidencia de la República compila los Decretos Reglamentarios expedidos por el señor Presidente de la República en ejercicio del numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política que regulan, en lo pertinente, la actividad de las entidades que componen el sector administrativo.

PARTE 1

DISPOSICIONES REGLAMENTARIAS GENERALES Artículo 2.1.1. La Parte 1 del Libro 2 del presente Decreto Reglamentario Único compila las disposiciones reglamentarias expedidas por el señor Presidente de la República en ejercicio del numeral 11 de artículo 189 de la Constitución Política, que otorgan directrices generales a las entidades del poder público, según los temas y ámbitos de aplicación señalados en cada caso. Título 1 Disposiciones generales en materia de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional Capítulo 1 Disposiciones generales Artículo 2.1.1.1.1. Objeto. Este Título tiene por objeto reglamentar la Ley 1712 de 2014, en lo relativo a la gestión de la información pública. Artículo 2.1.1.1.2. Ámbito de aplicación. Las disposiciones del presente Título serán aplicables a los sujetos obligados a los que se refiere el artículo 5° de la Ley 1712 de 2014, en los términos allí señalados. Parágrafo. Para los sujetos obligados previstos en los literales c), d), f) y en el último inciso del mencionado artículo 5°, las disposiciones contenidas en este título serán

aplicables respecto a la información relacionada con el cumplimiento de la función pública delegada o servicio público que presten, o los fondos o recursos de naturaleza u origen público que reciban, intermedien o administren, atendiendo las reglas especiales que regulan cada sector. Capítulo 2 Publicación y divulgación de la información pública –transparencia activa– Sección 1 Directrices generales para la publicación de información pública Artículo 2.1.1.2.1.1. Estándares para publicar la información. El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones a través de la estrategia de Gobierno en Línea expedirá los lineamientos que deben atender los sujetos obligados para cumplir con la publicación y divulgación de la información señalada en la Ley 1712 de 2014, con el objeto de que sean dispuestos de manera estandarizada. Artículo 2.1.1.2.1.4. Publicación de información en sección particular del sitio web oficial. Los sujetos obligados, de conformidad con las condiciones establecidas en el artículo 5° de la Ley 1712 de 2014, deben publicar en la página principal de su sitio web oficial, en una sección particular identificada con el nombre de “Transparencia y acceso a información pública”, la siguiente información: (1) La información mínima requerida a publicar de que tratan los artículos 9°, 10 y 11 de la Ley 1712 de 2014. Cuando la información se encuentre publicada en otra sección del sitio web o en un sistema de información del Estado, los sujetos obligados deben identificar la información que reposa en estos y habilitar los enlaces para permitir el acceso a la misma. (2) El Registro de Activos de Información.

(3) El índice de Información Clasificada y Reservada. (4) El Esquema de Publicación de Información. (5) El Programa de Gestión Documental. (6) Las Tablas de Retención Documental. (7) El informe de solicitudes de acceso a la información señalado en el artículo 2.1.1.6.2 del presente Título. (8) Los costos de reproducción de la información pública, con su respectiva motivación. Parágrafo 1°. Entiéndase por Tabla de Retención Documental la lista de series documentales con sus correspondientes tipos de documentos, a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Parágrafo 2°. Para efectos del cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 y del presente decreto, los términos ventanilla electrónica, sitio web oficial y medio electrónico institucional se entenderán como equivalentes. Artículo 2.1.1.2.1.5. Directorio de Información de servidores públicos, empleados y contratistas. Para efectos del cumplimiento de lo establecido en los literales c) y e) y en el parágrafo 2° del artículo 9° de la Ley 1712 de 2014, los sujetos obligados, de conformidad con las condiciones establecidas en el artículo 5° de la citada Ley, deben publicar de forma proactiva un Directorio de sus servidores públicos, empleados, y personas naturales vinculadas mediante contrato de prestación de servicios, que contenga por lo menos la siguiente información: (1) Nombres y apellidos completos. (2) País, Departamento y Ciudad de nacimiento. (3) Formación académica.

(4) Experiencia laboral y profesional. (5) Empleo, cargo o actividad que desempeña. (6) Dependencia en la que presta sus servicios en la entidad o institución. (7) Dirección de correo electrónico institucional. (8) Teléfono Institucional. (9) Escala salarial según las categorías para servidores públicos y/o empleados del sector privado. (10) Objeto, valor total de los honorarios, fecha de inicio y de terminación, cuando se trate contratos de prestación de servicios. 11) Indicación de si se trata de una Persona Expuesta Políticamente”. Parágrafo 1°. Para las entidades u organismos públicos, el requisito se entendeá¡ cumplido con publicación de la información que contiene el directorio en el Sistema de Gestión del Empleo Público (SIGEP), de que trata el artíulo 18 de la Ley 909 de 2004 y las normas que la reglamentan. Parágrafo 2°. La publicación de la información de los contratos de prestación de servicios en el Sistema de Gestión del Empleo Público (SIGEP) no releva a los sujetos obligados que contratan con recursos públicos de la obligación de publicar la actividad contractual de tales contratos en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP). Artículo 2.1.1.2.1.6. Publicación de los trámites y servicios que se adelantan ante los sujetos obligados. Los sujetos obligados deben publicar en su sitio web oficial los trámites que se adelanten ante los mismos, señalando la norma que los sustenta, procedimientos, costos, formatos y formularios requeridos. Para los sujetos obligados a inscribir sus trámites en el Sistema Único de Información de

Trámites y Procedimientos Administrativos (SUIT), de que trata la Ley 962 de 2005 y el Decreto-ley 019 de 2012, dicho requisito se entenderá cumplido con la inscripción de los trámites en dicho sistema y la relación de los nombres de los mismos en el respectivo sitio web oficial del sujeto obligado con un enlace al Portal del Estado Colombiano o el que haga sus veces. Artículo 2.1.1.2.1.7. Publicación de la información contractual. De conformidad con el literal (c) del artículo 3° de la Ley 1150 de 2007, el sistema de información del Estado en el cual los sujetos obligados que contratan con cargo a recursos públicos deben cumplir la obligación de publicar la información de su gestión contractual es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP). (Ver conceptos: 4201913000006442 del 01/11/2019, C − 055 del 28/01/2020 , C − 088 de l 03/03/2020, C − 095 del 16/03/2020 , C−197 del 26/03/2020 , C − 206 del 29/03/2020 , C − 181 de l 06/04/2020, C − 264 del 07/04/2020 , C − 249 del 15/04/2020 , C − 270 del 15/04/2020 , C − 190 de l 16/04/2020, C − 271 del 22/04/2020 , C313 del 29/06/2021 C − 367 del 23/07/2020 , C−433 de

24/07/2020, C−474 de 24/07/2020, C−504 del 31/07/2020, C-521 del 11/08/2020, C-543 del 19/08/2020, C-562 del 25/08/2020, C−574 del 27/08/2020, C−575 del 27/08/2020, C−604 del 09/09/2020, C-680 del 18/11/2020 , C-719 del 03/02/2021 C-032 del 4/03/2021 C-118 del 26 /03/2021 C-135del 6/04/2021 C-472 del 06/09/2021 C-709 del 11/01/2022, C508 del 31/07/2020, C-544 del 21/08/2020, C-332 del 23/05/2022 Los sujetos obligados que contratan con cargo a recursos públicos deben publicar la información de su gestión contractual en el plazo previsto en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013, o el que lo modifique, sustituya o adicione. Los sujetos obligados que contratan con recursos públicos y recursos privados, deben publicar la información de su gestión contractual con cargo a recursos públicos en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP). Artículo 2.1.1.2.1.8. Publicación de la ejecución de contratos. Para efectos del cumplimiento de la obligación contenida en el literal g) del artículo 11 de la Ley 1712 de 2014, relativa a la información sobre la ejecución de contratos, el sujeto obligado debe

publicar las aprobaciones, autorizaciones, requerimientos o informes del supervisor o del interventor, que prueben la ejecución del contrato. (Ver conceptos: C−055 del 28/01/2020, C−270 del 15/04/2020, C−271 del 22/04/2020, CU − 367 de l 23/07/2020, C − 433 de 24/07/2020 , C − 474 de 24/07/2020 , C-504 del 31/07/2020, C-544 del 21/08/2020, C-562 del 25/08/2020 , C−574 del 27/08/2020, C−575 del 27/08/2020, C−604 del 09/09/2020 , C-719 del 03/02/2021 C-093 del 23/03/2021 C-313 del 26/06/2021, C508 del 31/07/2020, C-521 del 11/08/2020, C-135 del 6/04/2021), C-543 del 19/08/2020, C-332 del 23/05/2022 Artículo 2.1.1.2.1.9. Publicación de procedimientos, lineamientos y políticas en materia de adquisición y compras. Para los sujetos obligados que contratan con cargo a recursos públicos, los procedimientos, lineamientos y políticas en materia de adquisición y compras de los que trata el literal g) del artículo 11 de la Ley 1712 de 2014 son los previstos en el manual de contratación expedido conforme a las directrices señaladas por la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente–, el cual debe estar publicado en el sitio web oficial del sujeto obligado.

(Ver conceptos: C − 055 del 28/01/2020 , CU − 367 del 23/07/2020 , C−433 de 24/07/2020, C−474 de 24/07/2020, C-504 del 31/07/2020, C-544 del 21/08/2020, C-562 del 25/08/2020, C−574 del 27/08/2020, C−575 del 27/08/2020, C−604 del 09/09/2020 , C-719 del 03/02/2021) (C-135del 6/04/2021 C-472 del 06/09/2021 C – 32 20/03/2021, C508 del 31/07/2020, C-521 del 11/08/2020 , C-543 del 19/08/2020, C-332 del 23/05/2022 Artículo 2.1.1.2.1.10. Publicación del Plan Anual de Adquisiciones. Los sujetos obligados que contratan con cargo a recursos públicos deben publicar en su página web y en el SECOP el Plan Anual de Adquisiciones, de acuerdo con lo previsto en el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011, el literal e) del artículo 9° de la Ley 1712 de 2014 y el Decreto 1510 de 2013, o el que lo modifique, sustituya o adicione. Los sujetos obligados que no contratan con cargo a recursos públicos no están obligados a publicar su Plan Anual de Adquisiciones. Los sujetos obligados que contratan con cargo a recursos públicos y recursos privados, deben publicar en su página web y en el SECOP el Plan Anual de Adquisiciones para los recursos de carácter público que ejecutarán en el año.

Se entenderá como definición de Plan Anual de Adquisiciones respecto a todos los sujetos obligados que contratan con recursos públicos, la prevista en el artículo 3° del Decreto 1510 de 2013, o el que lo modifique, sustituya o adicione. (Ver conceptos: C−232 del 24/06/2020, C − 331 del 25/06/2020 , CU − 348 del 03/07/2020 , CU − 367 del 23/07/2020, C−433 de 24/07/2020, C−474 de 24/07/2020, C-544 del 21/08/2020) C – 32 20/03/2021 (C-135 del 6/04/2021 C-472 del 06/09/2021 (C-758 del 10/02/ 2021, C508 del 31/07/2020, C-521 del 11/08/2020, C-543 del 19/08/2020, C−575 del 27/08/2020 (C-758 DE 2021), C-332 del 23/05/2022 Artículo 2.1.1.2.1.11. Publicación de Datos Abiertos. Las condiciones técnicas de que trata el literal k) del artículo 11 de la Ley 1712 de 2014 para la publicación de datos abiertos, serán elaboradas por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y publicadas en el Portal de Datos Abiertos del Estado colombiano o la herramienta que lo sustituya. Sección 2 Accesibilidad y otras directrices Artículo 2.1.1.2.2.1. Formato alternativo. Para efectos de lo previsto en el artículo 8° de la

Ley 1712 de 2014, se entenderá por formato alternativo, la forma, tamaño o modo en la que se presenta la información pública o se permite su visualización o consulta para los grupos étnicos y culturales del país, y para las personas en situación de discapacidad, en aplicación del criterio diferencial de accesibilidad. Artículo 2.1.1.2.2.2. Accesibilidad en medios electrónicos para población en situación de discapacidad. Todos los medios de comunicación electrónica dispuestos para divulgar la información deberán cumplir con las directrices de accesibilidad que dicte el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones a través de los lineamientos que se determinen en la Estrategia de Gobierno en línea. Artículo 2.1.1.2.2.3. Accesibilidad a espacios físicos para población en situación de discapacidad. Los sujetos obligados deben cumplir con los criterios y requisitos generales de accesibilidad y señalización de todos los espacios físicos destinados para la atención de solicitudes de información pública y/o divulgación de la misma, conforme a los lineamientos de la Norma Técnica Colombiana 6047, “Accesibilidad al medio físico. Espacios de servicio al ciudadano en la Administración Pública. Requisitos”, o la que la modifique o sustituya, atendiendo al principio de ajustes razonables establecido en dicha norma. Artículo 2.1.1.2.2.4. Publicación del mecanismo o procedimiento para participar en la formulación de políticas o en el ejercicio de las facultades del sujeto obligado. Los sujetos obligados, de acuerdo con el régimen legal aplicable, deben publicar los procedimientos a que deben sujetarse los ciudadanos, usuarios o interesados en participar en la

formulación de políticas y en el control o evaluación de la gestión institucional, indicando: los sujetos que pueden participar, los medios presenciales y electrónicos, y las áreas responsables de la orientación y vigilancia para su cumplimiento. Capítulo 3 Gestión de solicitudes de información pública – transparencia pasiva Sección 1 Recepción y respuesta a solicitudes de información pública y otras directrices Artículo 2.1.1.3.1.1. Medios idóneos para recibir solicitudes de información pública. Se consideran medios idóneos para la recepción de solicitudes de información los siguientes: (1) Personalmente, por escrito o vía oral, en los espacios físicos destinados por el sujeto obligado para la recepción de solicitudes de información pública. (2) Telefónicamente, al número fijo o móvil destinado por el sujeto obligado para la recepción de solicitudes de información pública. (3) Correo físico o postal, en la dirección destinada por el sujeto obligado para la recepción de solicitudes de información pública. (4) Correo electrónico institucional destinado por el sujeto obligado para la recepción de solicitudes de información pública. (5) Formulario electrónico dispuesto en el sitio web oficial del sujeto obligado, en un formato que siga los lineamientos que definida el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones a través de la estrategia de Gobierno en Línea. Parágrafo 1°. Los sujetos obligados deben divulgar en el sitio web oficial, en medios de comunicación física y en otros canales de comunicación habilitados por el mismo, los números telefónicos y las direcciones físicas y electrónicas oficiales destinadas para la

recepción de las solicitudes de información pública. Parágrafo 2°. Las condiciones de seguridad que deben atender los medios electrónicos señalados en el presente artículo y los adicionales que defina el sujeto obligado para la recepción de solicitudes, serán establecidas por el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones a través de los lineamientos que se determinen en la Estrategia de Gobierno en línea. Artículo 2.1.1.3.1.2. Seguimiento a las solicitudes de información pública. En la recepción de solicitudes de información pública los sujetos obligados deben indicar al solicitante un número o código que permita hacer seguimiento al estado de su solicitud, la fecha de recepción y los medios por los cuales se puede hacer seguimiento a la misma. Artículo 2.1.1.3.1.3. Solicitudes de acceso a información con identificación reservada. Para el registro de la recepción y trámite de solicitudes de información pública bajo el procedimiento especial con identificación reservada, previsto en el parágrafo del artículo 4° de la Ley 1712 de 2014, el Ministerio Público dispondrá un formulario electrónico. Este mecanismo electrónico es adicional a los medios ordinarios de recepción de solicitudes de acceso a información pública dispuestos por las entidades que conforman el Ministerio Público. Artículo 2.1.1.3.1.4. Contenido y oportunidad de las respuestas a solicitudes de acceso a información pública. Conforme a lo establecido en el artículo 26 de la Ley 1712 de 2014, en el acto de respuesta a solicitudes de acceso a información pública, los sujetos obligados deben aplicar las siguientes directrices: (1) El acto de respuesta debe ser por escrito, por medio electrónico o físico de acuerdo

con la preferencia del solicitante. Cuando la solicitud realizada no especifique el medio de respuesta de preferencia el sujeto obligado podrá responder por el mismo medio de la solicitud. (2) El acto de respuesta debe ser objetivo, veraz, completo, motivado y actualizado y debe estar disponible en formatos accesibles para los solicitantes o interesados en la información allí contenida. (3) El acto de respuesta debe ser oportuno respetando los términos de respuesta al derecho de petición de documentos y de información que señala el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, o las normas que lo complementen o sustituyan. (4) El acto de respuesta debe informar sobre los recursos administrativos y judiciales de los que dispone el solicitante en caso de no hallarse conforme con la respuesta recibida. Parágrafo 1°. En los casos de respuestas a solicitudes de información clasificada o reservada, además de las directrices antes señaladas, debe tenerse en cuenta lo establecido en la sección 4, Capítulo 4, Título 1, Parte 1, del Libro 2 del presente decreto. Parágrafo 2°. Cuando las solicitudes se refieran a consulta de documentos que están disponibles en medio físico y no se solicite su reproducción, los sujetos obligados dispondrán de un sitio físico para la consulta. Artículo 2.1.1.3.1.5. Principio de gratuidad y costos de reproducción. En concordancia con lo establecido en los artículos 3° y 26 de la Ley 1712 de 2014, en la gestión y respuesta a las solicitudes de acceso a la información pública, los sujetos obligados deben: (1) Aplicar el principio de gratuidad y, en consecuencia, no cobrar costos adicionales a los

de reproducción de la información. (2) Permitir al ciudadano, interesados o usuario: (a) Elegir el medio por el cual quiere recibir la respuesta; (b) Conocer el formato en el cual se encuentra la información solicitada, de acuerdo con lo establecido en el Esquema de Publicación de Información; (c) Conocer los costos de reproducción en el formato disponible, y/o los costos de reproducción en el evento en que el solicitante elija un formato distinto al disponible y sea necesaria la transformación de la información, de acuerdo con lo establecido por el sujeto obligado en el Acto de Motivación de los costos de reproducción de Información Pública. Se debe entender por costos de reproducción todos aquellos valores directos que son necesarios para obtener la información pública que el peticionario haya solicitado, excluyendo el valor del tiempo que ocupe el servidor público, empleado o contratista para realizar la reproducción. Cuando la información solicitada repose en un formato electrónico o digital, y el sujeto obligado tenga la dirección del correo electrónico del solicitante u otro medio electrónico indicado, deberá enviarlo por este medio y no se le cobrará costo alguno de reproducción de la información. Artículo 2.1.1.3.1.6. Motivación de los costos de reproducción de información pública. Los sujetos obligados deben determinar, motivadamente, mediante acto administrativo o documento equivalente según el régimen legal aplicable, los costos de reproducción de la información pública, individualizando el costo unitario de los diferentes tipos de formato a través de los cuales se puede reproducir la información en posesión, control o custodia del mismo, y teniendo como referencia los precios del lugar o zona de domicilio del sujeto obligado, de tal forma que estos se encuentren dentro de parámetros del mercado.

El acto mediante el cual se motiven los valores a cobrar por reproducción de información pública debe ser suscrito por funcionario o empleado del nivel directivo y debe ser divulgado por el sujeto obligado, conforme a lo establecido en el artículo 2.1.1.2.1.4 del presente decreto. Parágrafo 1°. Para establecer los costos de reproducción de información, el sujeto obligado debe tener en cuenta que la información pública puede ser suministrada a través de los diferentes medios de acuerdo con su formato y medio de almacenamiento, entre ellos: fotocopias, medios magnéticos o electrónicos, memorias USB, Discos Compactos, DVD u otros que permitan reproducción, captura, distribución, e intercambio de información pública. Parágrafo 2°. Cuando se trate de solicitudes de información relacionadas con la prestación de un trámite a cargo del sujeto obligado, los costos de reproducción de la información solicitada estarán sujetos a las tasas o tarifas establecidas para la realización del trámite, según las normas que reglamentan el mismo. Artículo 2.1.1.3.1.7. Creación o producción de información pública. La solicitud de acceso a la información pública no implica el deber de los sujetos obligados de generar o producir información no disponible. En este caso, el sujeto obligad