CCE - Concepto 487 de 2025

Agencia Nacional de Contratación Pública pág. 1 Colombia Compra Eficiente

Dirección: Carrera 7 # 26 – 20 - Bogotá, Colombia Mesa de servicio: (+57) 601 7456788

Atención al ciudadano: (+57) 601 7956600 Código: CCE-REC-FM-17 Versión: 02 Fecha: 31-08-2023

PRINCIPIO DE PUBLICIDAD – Concepto – Fundamento axiológico – Fundamento constitucional Uno de los postulados más importantes de un Estado social y democrático de derecho es el principio de publicidad, pues este permite que las actuaciones de las autoridades gocen de visibilidad. En tal sentido, la filosofía política ha indicado que la democracia “[…] es idealmente el gobierno de un poder visible, es decir, el gobierno cuyos actos se realizan ante el público y bajo la supervisión de la opinión pública”. El secreto generalizado en el ejercicio del poder político constituye, por el contrario, una negación de la democracia, porque dificulta la supervisión de las autoridades por parte de la sociedad civil y establece una barrera para la participación ciudadana. Inspirada en esta concepción axiológica, en los Estados de derecho se pregona la publicidad de las actuaciones de los poderes públicos. Como evidencia de ello, la Constitución Política de 1991 consagra en varios artículos la publicidad como un principio rector del Estado colombiano. Entre los más destacados, puede mencionarse el 209, que afirma que la publicidad es uno de los principios que fundamentan el ejercicio de la función administrativa, y el 74, que consagra la garantía de acceso a los documentos públicos que no gocen de reserva –y esta, además, es excepcional, pues solo procede si existe causal constitucional o legal expresa–. PRINCIPIO DE PUBLICIDAD – SECOP – Documentos del proceso – Deber de publicación

de acceso a los documentos públicos que no gocen de reserva –y esta, además, es excepcional, pues solo procede si existe causal constitucional o legal expresa–. PRINCIPIO DE PUBLICIDAD – SECOP – Documentos del proceso – Deber de publicación El derecho de acceso a la información pública o de interés público permite a toda persona, sin necesidad de acreditar calidad, interés o condición particular, conocer la existencia de información pública, acceder a la misma y difundirla o publicarla, según su interés. En ese contexto, las Entidades Estatales, conforme al artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, tienen la obligación de publicar en el SECOP “[…] los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición […]”. La expresión Documentos del Proceso está definida en el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015, donde se establece que: “son: (a) los estudios y documentos previos; (b) el aviso de convocatoria; (c) los pliegos de condiciones o la invitación; (d) las adendas; (e) la oferta; (f) el informe de evaluación; (g) el contrato; y cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación”. [Énfasis fuera de texto] Sin embargo, para identificar los documentos que deben publicarse, es necesario realizar una interpretación sistemática de las disposiciones del Decreto 1082 del 2015, comoquiera que el anterior no es un listado taxativo, sino enunciativo, porque además

de los documentos enlistados, el artículo 2.2.1.1.1.3.1 Ibidem recoge en la noción de Documentos del Proceso “cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación”.Agencia Nacional de Contratación Pública pág. 2 Colombia Compra Eficiente

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Atención al ciudadano: (+57) 601 7956600 Código: CCE-REC-FM-17 Versión: 02 Fecha: 31-08-2023

Este mismo artículo define la expresión Proceso de Contratación como el “Conjunto de actos y actividades, y su secuencia, adelantadas por la Entidad Estatal desde la planeación hasta el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes o el vencimiento del plazo, lo que ocurra más tarde”. Nótese que la norma se refiere a los documentos “expedidos por la entidad estatal” durante el proceso de contratación, excluyendo de la noción de Documentos del Proceso los expedidos por un sujeto distinto a la entidad, salvo la oferta, la cual se incluye expresamente en el referido artículo 2.2.1.1.1.3. ENTIDADES CON RÉGIMEN ESPECIAL – Deber de publicar en SECOP – Artículo 53 Ley 2195 de 2022 […] debe destacarse el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022 que modifica el artículo 13 de

la Ley 1150 de 2007 que estableció la obligación de las Entidades Estatales exceptuadas del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública de publicar en el SECOP II –es decir en la plataforma transaccional vigente– su actividad contractual. Así pues, respecto de los documentos que deben publicarse en el SECOP II a efectos de cumplir el mandato consagrado en el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022, es preciso advertir que la disposición hace referencia a los documentos relacionados con su actividad contractual, la cual define como “[…] los documentos, contratos, actos e información generada por oferentes, contratista, contratante, supervisor o interventor, tanto en la etapa precontractual, como en la contractual y la post-contractual”. En ese sentido, dicho precepto anteriormente referenciado establece el deber de publicar toda aquella información relacionada con el respectivo contrato, sin incluir ninguna excepción relacionada con la naturaleza u objeto contractual. Por lo tanto, para que las entidades exceptuadas cumplan con el deber de publicidad consagrado en el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022 que modificó el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, se requiere que publiquen en el SECOP II todo documento expedido durante las diferentes etapas del proceso contractual, abarcando desde la fase previa a su celebración, pasando por la ejecución y hasta la fase posterior a su ejecución. Adicionalmente se aclara, que el cumplimiento del deber de publicación de la documentación contractual debe armonizarse con las normas aplicables al tipo de información que estas contienen, si procede restricción de esta por una reserva constitucional o legal.

ACCESO A DOCUMENTACIÓN PÚBLICA – Derecho fundamental – Transparencia – Información contractual […] el cumplimiento del deber de publicación de la documentación contractual debe armonizarse con las normas aplicables al tipo de información que estas contienen, teniendo en cuenta que el artículo 74 de la Constitución establece que la información pública debe ser dada a conocer a la ciudadanía y así los documentos que hagan parte de la actividad contractual puedan catalogarse, prima facie, como información pública, salvo que dicha documentación contenga información sometida a alguna reserva, que establezca la Constitución o la ley, aplicando algunas restricciones a su publicidad o suministro. Sin embargo, esto no necesariamente convierte el documento completo enAgencia Nacional de Contratación Pública pág. 3 Colombia Compra Eficiente

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Atención al ciudadano: (+57) 601 7956600 Código: CCE-REC-FM-17 Versión: 02 Fecha: 31-08-2023 reservado, es decir, en un documento que no puede publicarse. Al respecto, la Ley Estatutaria 1712 de 2014 define en el artículo 5° dos tipos de información que tendrá el carácter reservado, como es la información pública clasificada y la información pública reservada. […] Debe precisarse que, en virtud del principio de transparencia, específicamente por cuenta de lo dispuesto en el numeral 4 del artículo 24 de la ley 80 de 1993, así como por el principio de máxima publicidad establecido en el artículo 2 de la Ley 1712 de 2014,

el contenido del expediente en el que reposa la actuación es información pública, independientemente de si se trata de documentos que deban publicarse en SECOP. Por lo anterior, el contenido del expediente puede ser objeto de solicitud de copias, en ejercicio del derecho de petición, en cualquier momento del proceso de selección, en la medida en que las normas señaladas no imponen ningún condicionamiento, así que podrá solicitarlas cualquier persona, en desarrollo de la vigilancia de la contratación pública, cuestión que podría interesar a cualquier ciudadano. Esta posibilidad solo se encuentra limitada respecto de la documentación que tenga la calidad de reservada, que deberá someterse al tratamiento establecido en el artículo 36 del CPACA, en lo relativo a la formación de cuadernos separados. PRINCIPIO DE PUBLICIDAD -Reserva legal – Excepción – Divulgación parcial de la informaciónSECOP. En efecto, el principio o regla general consiste en la máxima publicidad de la información pública y lo excepcional es la reserva, razón por la cual el artículo 21 de la Ley 1712 de 2014 incluso exige la divulgación parcial de la información contenida en un documento, cuando este contenga parte de información sometida a reserva, pero también incluya información que no esté afectada por la reserva. Además, dicha disposición establece que la reserva de acceso a la información aplica respecto al contenido de un documento público, pero no respecto de su existencia. Sin perjuicio de lo anterior, es posible que el contenido de todo el documento o expediente no deba ser objeto de publicidad por estar amparado de forma íntegra por la reserva, dada su conexión con las causales

establecidas en la Constitución o la ley. De esta forma, cuando el documento contractual contenga información sensible, clasificada o reservada, para proteger la reserva de información, las autoridades deben abstenerse de publicar en el SECOP la información que tiene protección especial o está sometida a reserva, o según el caso, suministrarla. Sin embargo, de acuerdo con el segundo inciso del artículo 25 de la Ley 1437 de 2011 “La restricción por reserva legal no se extenderá a otras piezas del respectivo expediente o actuación que no estén cubiertas por ella”. Por ello, la entidad estatal puede no publicar o suministrar algún documento del proceso o aparte del mismo que contenga información clasificada o reservada, para no divulgarlo, pero debe publicar los demás documentos o los apartados de estos, en caso de que estos no gocen de reserva. Lo anterior, sin perjuicio de que, dependiendo de la información en específico, todo el documento o expediente no pueda publicarse o suministrarse, por ampararse en su integridad en alguna causal de reserva, dada la conexión de su contenido con la información que el constituyente o el legislador decidió limitar en cuanto a su publicidad o suministro. De este modo, cuando el documento contractual tenga información clasificada o reservada, las autoridades debenAgencia Nacional de Contratación Pública pág. 4 Colombia Compra Eficiente

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Atención al ciudadano: (+57) 601 7956600 Código: CCE-REC-FM-17 Versión: 02 Fecha: 31-08-2023 abstenerse de publicar en el SECOP la información que tenga dicho carácter, por tanto, deberá publicar la información de forma parcial.

En línea con todo lo expuesto Al respecto, el Decreto 1081 de 2015 en su artículo

abstenerse de publicar en el SECOP la información que tenga dicho carácter, por tanto, deberá publicar la información de forma parcial. En línea con todo lo expuesto Al respecto, el Decreto 1081 de 2015 en su artículo 2.1.1.4.3.2 establece que, si un mismo acto o documento contiene información que puede divulgarse y a su vez, información clasificada o reservada, la entidad debe revelar los datos no protegidos y presentar los fundamentos constitucionales y legales por los que retiene los datos que no puede divulgar. De igual modo, deben revisar si los documentos contienen datos que no deban divulgarse, conforme a los fundamentos constitucionales y legales, y por tanto, tachar los apartes clasificados o reservados del documento, anonimizar, transliterar o editar el documento para suprimir la información que no puede difundirse; así como abrir un nuevo expediente con la información pública que pueda divulgar; o en su defecto, acudir a las acciones que sean necesarias para cumplir con su deber de permitir el acceso a toda aquella información que no esté clasificada o reservada, teniendo en cuenta el formato y medio de conservación de la información. Así mismo, el Archivo General de la Nación como entidad encargada de liderar la Política de archivo y gestión documental a nivel nacional, expidió el Acuerdo 001 de 2024 “Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones”, que en su artículo 7.1.3. preciso que la reserva aplica a la información,

no a los documentos, para lo cual el responsable de la información verificará qué información está sometida a reserva, y elaborará una versión pública que mantenga la reserva de los titulares de los datos, con el fin de garantizar el principio de máxima publicidad y conforme a las disposiciones legales sobre el acceso a la información.Agencia Nacional de Contratación Pública pág. 5 Colombia Compra Eficiente

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Bogotá D.C., 30 de mayo de 2025 Señor Julieth Jimena Valdés Solarte juliethe2@hotmail.es Bogotá D.C. Concepto C487 de 2025

Temas: PRINCIPIO DE PUBLICIDAD – Concepto – Fundamento axiológico – Fundamento constitucional / PRINCIPIO DE PUBLICIDAD – SECOP – Documentos del proceso – Deber de publicación / ENTIDADES CON RÉGIMEN ESPECIAL – Deber de publicar en SECOP – Artículo 53

Ley 2195 de 2022 / ACCESO A DOCUMENTACIÓN PÚBLICA – Derecho fundamental – Transparencia – Información contractual / PRINCIPIO DE PUBLICIDADReserva legal – Excepción – Divulgación parcial de la informaciónSECOP.

Radicación: Respuesta a consulta con radicado No.

P20250421003728

Estimada Julieth Ximena: En ejercicio de la competencia otorgada por los artículos 3, numeral 5º, y 11,

numeral 8º, del Decreto Ley 4170 de 2011, así como lo establecido en el artículo 4 de la Resolución 1707 de 2018 expedida por esta Entidad, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente– responde su solicitud de consulta de fecha del 13 de febrero de 2025, en la cual manifiesta lo siguiente: “¿Cuáles son los documentos obligatorios que se deben publicar en secop I y secop II para Alcaldías municipales las cuales se rigen por medio del estatuto general de la contratación y para entidades de régimen especial como las ESE? ¿Teniendo en cuenta el interrogante anterior, cómo aplica la reserva de la información en los documentos como informes de actividades y supervisión los cuales contienen anexos o fotografías?”Agencia Nacional de Contratación Pública pág. 6 Colombia Compra Eficiente

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De manera preliminar, resulta necesario acotar que esta entidad solo tiene competencia para responder consultas sobre la aplicación de normas de carácter general en materia de compras y contratación pública. En ese sentido, resolver casos particulares desborda las atribuciones asignadas por el legislador extraordinario, que no concibió a Colombia Compra Eficiente como una autoridad para solucionar problemas jurídicos particulares de todos los partícipes del sistema de compra pública. La competencia de esta entidad se fija con límites

claros, con el objeto de evitar que la Agencia actúe como una instancia de validación de las actuaciones de las entidades sujetas a la Ley 80 de 1993 o de los demás participantes de la contratación pública. Esta competencia de interpretación de normas generales, por definición, no puede extenderse a la resolución de controversias, ni a brindar asesorías sobre casos puntuales, ni a determinar grados de responsabilidad por las actuaciones de los diferentes participes del sistema de compra pública. Conforme lo expuesto, en aras de satisfacer el derecho fundamental de petición se resolverá su consulta dentro de los límites de la referida competencia consultiva, esto es, haciendo abstracción de las circunstancias particulares y concretas mencionadas en su petición, pero haciendo unas consideraciones sobre las normas generales relacionadas con los problemas jurídicos de su consulta.

I. Problema planteado: De acuerdo con el contenido de su solicitud, esta Agencia procede a resolver los siguientes problemas jurídicos: i. ¿cuáles son los documentos que deben publicarse en SECOP para alcaldías municipales y Empresas Sociales del Estado?

1. ¿Cuáles son los criterios que deben tenerse en cuenta para identificar la información que no podrá publicarse por su carácter de reservada?

II. Respuesta: Respecto a los problemas jurídicos, objeto de su consulta, se expresa lo

siguiente:

1. En cuanto al problema jurídico, objeto de consulta, se expresa que las Entidades Estatales, conforme al artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, tienen la obligación de publicar en el SECOP “[…] los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro deAgencia Nacional de Contratación Pública pág. 7

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Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro deAgencia Nacional de Contratación Pública pág. 7 Colombia Compra Eficiente

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Atención al ciudadano: (+57) 601 7956600 Código: CCE-REC-FM-17 Versión: 02 Fecha: 31-08-2023 los tres (3) días siguientes a su expedición […]”. Al respecto, la expresión Documentos del Proceso está definida en el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015, donde se establece que: “son: (a) los estudios y documentos previos; (b) el aviso de convocatoria; (c) los pliegos de condiciones o la invitación; (d) las adendas; (e) la oferta; (f) el informe de evaluación; (g) el contrato; y cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación”. [Énfasis fuera de texto] Este mismo artículo define la expresión Proceso de Contratación como el “Conjunto de actos y actividades, y su secuencia, adelantadas por la Entidad Estatal desde la planeación hasta el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes o el vencimiento del plazo, lo que ocurra más tarde”. Nótese que la norma se refiere a los documentos “expedidos por la entidad estatal” durante el proceso de contratación,

excluyendo de la noción de Documentos del Proceso los expedidos por un sujeto distinto a la entidad, salvo la oferta, la cual se incluye expresamente en el referido artículo 2.2.1.1.1.3. Al respecto, l a Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente, como ente rector del Sistema de Compra y Contratación Pública y, en virtud de las funciones conferidas por los numerales 2, 5 y 8 del artículo 3 del Decreto Ley 4170 de 2011, es el competente para administrar el SECOP, desarrollar e impulsar políticas públicas, programas, herramientas y normas orientadas a la organización y articulación de los partícipes en los procesos de compras y contratación pública, así como para promover las mejores prácticas en la gestión contractual del Estado, a fin de lograr una mayor eficiencia, transparencia y optimización de los recursos públicos. En virtud de dichas facultades, ha expedido diferentes Circulares sobre el uso y obligatoriedad de publicar en SECOP, ya sea SECOP I o SECOP II, la actividad contractual que se realice con recursos públicos. En efecto, los documentos que deben publicarse en el SECOP II corresponden a los mismos que deben publicarse en el SECOP I, esto es, todos los expedidos con ocasión el proceso de contratación con excepción de los expresamente excluidos, la naturaleza transaccional del SECOP II implica que los procesos contractuales no sólo deben publicarse mediante esta plataforma, sino también gestionados a través de ella, al consistir la mayoría de los hitos contractuales en documentos y actuaciones electrónicas generadas en tiempo real, de tal manera que el proceso contractual avanzaAgencia Nacional de Contratación Pública pág. 8 Colombia Compra Eficiente

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generadas en tiempo real, de tal manera que el proceso contractual avanzaAgencia Nacional de Contratación Pública pág. 8 Colombia Compra Eficiente

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Atención al ciudadano: (+57) 601 7956600 Código: CCE-REC-FM-17 Versión: 02 Fecha: 31-08-2023 en la medida en la que se generen y aprueben estos documentos y actuaciones electrónicas en la plataforma. Esto a diferencia de los procesos publicados en el SECOP I, en los que primero se generan los documentos escritos y luego se publican en la plataforma dentro del plazo de tres (3) días previsto en el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015.

Conforme a lo anterior, es clara la obligatoriedad de publicar la información de la actividad contractual que se realiza con cargo a recursos públicos en el SECOP, incluidas aquellas con regímenes contractuales especiales, como son las Empresas Sociales del Estado. En tal sentido, debe destacarse el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022 que modifica el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007 que estableció la obligación de las Entidades Estatales exceptuadas del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública de publicar en el SECOP II –es decir en la plataforma transaccional vigente– su actividad contractual. Así pues, respecto de los documentos que deben publicarse en el SECOP II a efectos de cumplir el

mandato consagrado en el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022, es preciso advertir que la disposición hace referencia a los documentos relacionados con su actividad contractual, la cual define como “[…] los documentos, contratos, actos e información generada por oferentes, contratista, contratante, supervisor o interventor, tanto en la etapa precontractual, como en la contractual y la post-contractual”. En ese sentido, dicho precepto anteriormente referenciado establece el deber de publicar toda aquella información relacionada con el respectivo contrato, sin incluir excepciones relacionadas con la naturaleza u objeto contractual. Por lo tanto, para que las entidades exceptuadas cumplan con el deber de publicidad consagrado en el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022 que modificó el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, se requiere que publiquen en el SECOP II todo documento expedido durante las diferentes etapas del proceso contractual, abarcando desde la fase previa a su celebración, pasando por la ejecución y hasta la fase posterior a su ejecución. ii. Ahora bien, en cuanto a los criterios para no publicar la información contractual debe armonizarse con las normas aplicables al tipo de información que estas contienen, teniendo en cuenta que el artículo 74 de la Constitución establece que la información pública debe ser dada a conocer a la ciudadanía y así los documentos que hagan parte de la actividadAgencia Nacional de Contratación Pública pág. 9 Colombia Compra Eficiente

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contractual puedan catalogarse, prima facie, como información pública, salvo que dicha documentación contenga información que esté sometida a alguna reserva, establecida por la Constitución o la ley. Debe precisarse que, en virtud del principio de transparencia, específicamente por cuenta de lo dispuesto en el numeral 4 del artículo 24 de la ley 80 de 1993, así como por el principio de máxima publicidad establecido en el artículo 2 de la Ley 1712 de 2014, el contenido del expediente en el que reposa la actuación es información pública, independientemente de si se trata de documentos que deban publicarse en SECOP. Por lo anterior, el contenido del expediente puede ser objeto de solicitud de copias, en ejercicio del derecho de petición, en cualquier momento del proceso de selección, en la medida en que las normas señaladas no imponen ningún condicionamiento, así que podrá solicitarlas cualquier persona, en desarrollo de la vigilancia de la contratación pública, cuestión que podría interesar a cualquier ciudadano. Esta posibilidad solo se encuentra limitada respecto de la documentación que tenga la calidad de reservada, que deberá someterse al tratamiento establecido en el artículo 36 del CPACA, en lo relativo a la formación de cuadernos separados. La general consiste en la máxima publicidad de la información pública y lo excepcional es la reserva en las diferentes leyes, razón por la cual el artículo 21 de la Ley 1712 de 2014 incluso exige la divulgación parcial de la información contenida en un documento, cuando este contenga parte de información sometida a reserva, pero también incluya información que no esté afectada por la reserva. Además, dicha disposición establece que la reserva de acceso a la información aplica respecto al contenido de un documento público, pero no respecto de su existencia. Sin perjuicio de lo anterior, es posible que el contenido de todo el documento o expediente no

esté afectada por la reserva. Además, dicha disposición establece que la reserva de acceso a la información aplica respecto al contenido de un documento público, pero no respecto de su existencia. Sin perjuicio de lo anterior, es posible que el contenido de todo el documento o expediente no deba ser objeto de publicidad por estar amparado de forma íntegra por la reserva, dada su conexión con las causales establecidas en la Constitución o la ley. De esta forma, cuando el documento contractual contenga información sensible, ya sea clasificada o reservada, para proteger la reserva de información, las autoridades deben abstenerse de publicar en el SECOP la información que tiene protección especial o está sometida a reserva, o según el caso, suministrarla. Sin embargo, de acuerdo con el segundo inciso del artículo 25 de la Ley 1437 de 2011 “La restricción por reserva legal no se extenderá a otras piezas del respectivo expediente o actuación que no esténAgencia Nacional de Contratación Pública pág. 10 Colombia Compra Eficiente

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reserva que tenga un fundamento constitucional o legal. Lo anterior, sin perjuicio de que, dependiendo de la información en específico, todo el documento o expediente no pueda publicarse o suministrarse, por ampararse en su integridad en alguna causal de reserva constitucional o legal. De este modo, cuando el documento contractual tenga información clasificada o reservada, las autoridades deben abstenerse de publicar en el SECOP la información que tenga dicho carácter, por tanto, deberá publicar la información de forma parcial. Al respecto, el Decreto 1081 de 2015 en su artículo 2.1.1.4.3.2 dispone que las entidades están obligadas a publicar o entregar la información que no tenga el carácter reservado o clasificado, debiendo revisar si los documentos contienen datos que no deban divulgarse, conforme a los fundamentos constitucionales y legales vigentes que determinen si se está ante una información pública clasificada por afectar derechos de los particulares o información pública reservada por afectar intereses públicos; y por tanto, tachar los apartes clasificados o reservados del documento, anonimizar, transliterar o editar el documento para suprimir la información que no puede difundirse; así como abrir un nuevo expediente con la información pública que pueda divulgar; o en su defecto, acudir a las acciones que sean necesarias para cumplir con su deber de permitir el acceso a toda aquella información que no esté clasificada o reservada, teniendo en cuenta el formato y medio de conservación de la información. Así mismo, el Archivo General de la Nación como entidad encargada de liderar la Política de archivo y gestión documental a nivel nacional, expidió

el Acuerdo 001 de 2024 “Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones”, que en su artículo 7.1.3. preciso que la reserva aplica a la información, no a los documentos, para lo cual el responsable de la información verificará qué información está sometida a reserva, y elaborará una versión pública que mantenga la reserva de los titulares de los datos, con el fin de garantizar el principio de máxima publicidad y conforme a las disposiciones legales sobre el acceso a la información. Al respecto, el parágrafo primero del referenciado artículo dispone algunos criterios para la reserva información: “1. La reservaAgencia Nacional de Contratación Pública pág. 11 Colombia Compra Eficiente

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