CCE-Circular Externa 003 de 2022

CIRCULAR EXTERNA

Código: CCE-DES-FM-26

Versión: 01 del 12 de enero del 2022

Bogotá D.C., 31 de marzo de 2022

CIRCULAR EXTERNA No. 003 2022

Alcaldías Municipales (Administración central y descentralizada), Órganos de Para: Control, Órganos Autónomos e Independientes y en general, las entidades incluidas en los Anexos de las Circulares Externas. Lineamientos y condiciones para establecer modificaciones extraordinarias y Asunto: excepcionales al cronograma de obligatoriedad de la utilización del SECOP II. La Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente-, en cumplimiento de las funciones conferidas por los numerales 2, 5, 8 y 10 del artículo 31 del Decreto Ley 4170 de 2011, actuando como ente rector del Sistema de Compra Pública y administrador del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP-, es competente para desarrollar e impulsar políticas públicas, programas, herramientas y normas orientadas a la organización y articulación de los partícipes en los procesos de compras y contratación pública, así como para promover las 1 ARTÍCULO 3o. FUNCIONES. La Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente– ejercerá las siguientes funciones: (…)

2. Desarrollar, implementar y difundir las políticas públicas, planes, programas, normas, instrumentos y herramientas que faciliten las compras y contratación pública del Estado y promuevan las mejores prácticas, la eficiencia, transparencia y competitividad del mismo, a fin de que se cumplan los principios y procesos generales que deben gobernar la actividad

contractual de las entidades públicas. (…)

5. Absolver consultas sobre la aplicación de normas de carácter general y expedir circulares externas en materia de compras y contratación pública.

(…)

8. Desarrollar y administrar el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) o el que haga sus veces, y gestionar nuevos desarrollos tecnológicos en los asuntos de su competencia, teniendo en cuenta los parámetros fijados por el Consejo Directivo.

(…)

10. Difundir las normas, reglas, procedimientos, medios tecnológicos y mejores prácticas para las compras y la contratación pública; y promover y adelantar con el apoyo y coordinación de otras entidades públicas cuyo objeto se los permita, la capacitación que considere necesaria, a fin de orientar a los partícipes en el proceso contractual.

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Versión: 01 del 12 de enero del 2022 mejores prácticas en la gestión contractual del Estado con el fin de lograr una mayor eficiencia, transparencia y optimización de los recursos públicos.

En concordancia con lo anterior, la Agencia como órgano técnico especializado facultado para «difundir las normas, reglas, procedimientos, medios tecnológicos y mejores prácticas para las compras y la contratación pública», expide la presente Circular Externa con el fin de establecer los lineamientos y condiciones para establecer modificaciones extraordinarias y excepcionales al cronograma de obligatoriedad de la utilización del SECOP II.

Por lo anterior, informa a las entidades destinatarias de esta Circular Externa que se reserva el derecho de modificar de manera extraordinaria y excepcional los Anexos de las Circulares Externas correspondientes al ingreso de obligatoriedad de uso del SECOP II, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:

1. Las entidades estatales enlistadas en los Anexos de las Circulares Externas de obligatoriedad fueron identificadas con fundamento en los boletines trimestrales del sector TIC2 publicados por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones correspondiente al estado de conectividad en todo el territorio nacional, fundamentalmente, en lo que corresponde al porcentaje de penetración de internet fijo en todos los municipios del país, el cual toma como base la relación entre el número de acceso a internet fijo y la población total de cada municipio.

2. El porcentaje de penetración de internet fijo es un insumo que permite tener un panorama general sobre el acceso a internet en los municipios del país que pueden implementar la plataforma transaccional SECOP ll.

3. Para operar la plataforma las entidades estatales deben contar con los siguientes elementos técnicos: a) El SECOP II es un sistema de información transaccional y en línea, al cual puede

acceder a través del siguiente enlace: https://community.secop.gov.co/STS/CCE/Login.aspx. b) Para acceder al SECOP II la conexión de Internet debe ser de mínimo 5 Mbps dedicados, para su normal navegación; para un rendimiento óptimo se sugiere tener una conexión al menos de 10 Mbps dedicados. c) La operación del SECOP II requiere que el navegador permita ventanas emergentes. 2 Boletines trimestrales del sector TIC https://colombiatic.mintic.gov.co/679/w3-channel.html Versión: 01 Código: CCE-DES-FM-26 Fecha: 12 enero de 2022 Página 2 de 4

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Versión: 01 del 12 de enero del 2022 d) Los Usuarios son responsables de las condiciones de funcionamiento y seguridad de sus computadores y de sus conexiones a internet. e) El SECOP II es compatible con la mayoría de los navegadores de internet tales como

Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome.

Sistema operativo: • Windows (Todos a partir de XP) • MacOSX 10.5 o superior Navegadores: • Microsoft Internet Explorer 8, 9, 10 y 11 con Cookies y JavaScript habilitados. • Mozilla Firefox 31 o superior con Cookies y JavaScript habilitados. • Chrome 3.6 o superior con Cookies y JavaScript habilitados. • Sin bloqueos de ventanas emergentes.

CPU: • 2 Ghz o superior.

RAM: • Deseable 4 GB o superior.

4. Para adelantar una efectiva transición hacia los sistemas transaccionales, las entidades estatales deben garantizar las condiciones técnicas mínimas relacionadas en el punto anterior, así como, contar con disponibilidad y calidad de conectividad con un ancho de banda superior o igual a los 10 Mbps (Mega Bits por Segundo – Mbps-) de internet dedicado3 teniendo en cuenta un uso exclusivo4.

5. Adicionalmente, las entidades enlistadas en los Anexos de las Circulares Externas de obligatoriedad fueron seleccionadas a partir de su comportamiento histórico a nivel de procesos de contratación y valor total contratado. 3 Internet dedicado: conexión entre dos puntos con un Ancho de Banda fijo, la cual está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana y sus capacidades, tanto de descarga de información como descarga, típicamente son las mismas (Simetría)

y están asignadas a un solo suscriptor. 4 Características de conectividad mínimas exclusivas: solo Para SECOP II sin contar con otros servicios del municipio que consuman ancho de banda.

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Por lo tanto, las entidades estatales incluidas en los Anexos de las Circulares Externas de obligatoriedad que no cumplan con los requisitos mínimos anteriormente relacionados para operar la plataforma deberán allegar a esta Agencia una justificación en la cual relacionen las condiciones actuales de infraestructura tecnológica y de prestación del servicio de conectividad, con el fin de que sea analizada la solicitud. Es importante recordar que la información debe ser actual, real y cierta. En consecuencia, la Agencia Nacional de Contratación Pública establece que solo se procederá a analizar las solicitudes que estén fundadas en las especiales circunstancias acá señaladas. Para el efecto, la ANCP – CCE, previo el estudio técnico de rigor, mediante un acto administrativo de carácter particular y concreto modificará en los casos excepcionales y extraordinarios, las fechas establecidas en los Anexos de las Circulares Externas a que haya lugar para la entidad correspondiente, señalando el nuevo plazo de ingreso para el uso obligatorio del SECOP II. Hasta tanto ello no ocurra, las entidades deberán continuar con el cumplimiento de la obligatoriedad de acuerdo con las condiciones y análisis que soportaron las Circulares Externas en las que se les incluyó expresamente en los Anexos respectivos.

Claudia Ximena López Pareja Directora General (E) Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra EficienteFelipe Ruiz - Coordinador Grupo Uso y Apropiación

Elaboró: Subdirección de Información y Desarrollo Tecnológico

Aprobó: Rigoberto Rodríguez Peralta

Subdirector de Información y Desarrollo Tecnológico

CONTROL DE CAMBIOS Versión 01

VERSION AJUSTES FECHA ELABORÓ REVISÓ Aprobó Sonia Rodriguez Karina Blanco Marín Karina Blanco Marín Creación y estandarización de 01 12/01/2022 Técnico asistencial O1 Asesora Experta con funciones de Asesora Experta con funciones de formato memorando interno. -T12 planeación planeación Nota: El consecutivo de los memorandos debe ser administrado y controlado por la Secretaría Privada y/o Administrativo de la Dirección General Versión: 01 Código: CCE-DES-FM-26 Fecha: 12 enero de 2022 Página 4 de 4