CCE - Concepto 158-1 de 2024

DOCUMENTOS TIPO – Inalterabilidad – Principio de prevalencia del derecho sustancial. la regla de inalterabilidad de los documentos tipo debe armonizarse con principios de orden constitucional, especialmente con el de prevalencia del derecho sustancial, consagrado en el artículo 228 de la Constitución Política. La interpretación armónica de tales principios, a juicio de la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, impide que la entidad que adelanta el proceso contractual le rinda culto a las “formas”, pues el deber que le asiste es el de tener en cuenta y aplicar los aspectos sustanciales de los documentos tipo, sin distingo de la formalidad de la que se sirvan para ello los actores del sistema de contratación pública. Por lo anterior, a criterio de esta Subdirección, un error formal en un formato requerido dentro de un proceso que se lleve a cabo con pliego tipo no es causal para ser rechazado el otorgamiento del puntaje, ya que las entidades deberán garantizar el contenido en el sentido sustancial por encima de las formalidades del formato a diligenciar por los proponentes. Por lo cual corresponderá a cada entidad, dentro de los procesos de evaluación que adelante, determinar si en efecto en un formato se presenta un error formal que no afecte su evaluación, en consideración a lo anteriormente expuesto, o si por el contrario lo que se presenta es una falencia que impide de forma objetiva verificar el ofrecimiento que se realiza el proponente y por ende procede el rechazo de la oferta. Agencia Nacional de Contratación Pública pág. 1 Colombia Compra Eficiente

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Atención al ciudadano: (+57) 601 7956600 Código: CCE-DES-FM-17 Versión: 4 Fecha: 1312-2023Bogotá D.C., 23 de julio de 2024

Señor

LUIS FERNANDO MORENO RUBIO

Licitaciones.viascol@outlook.com; Bogotá D.C. Concepto C158 de 2024

Temas: DOCUMENTOS TIPO – Documento Base / ERRORES ARITMETICOS – Corrección – Causales – DOCUMENTOS TIPO – Inalterabilidad – Principio de prevalencia del derecho sustancial.

Radicación: Respuesta a consulta con radicado No.

P20240607005928 Estimado doctor(a) Moreno: En ejercicio de la competencia otorgada por los artículos 3, numeral 5º, y 11, numeral 8º, del Decreto Ley 4170 de 2011, así como lo establecido en el artículo 4 de la Resolución 1707 de 2018 expedida por esta Entidad, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente– responde su solicitud de consulta de fecha 07 de junio de 2024, en la cual manifiesta lo siguiente: “Buenos días, solicito atentamente sea expedido un concepto con relación a los formatos de calidad (Formato 7) que hacen parte de los pliegos tipo. Es claro que este formato por otorgar puntaje no es subsanable. Pero no está exento de errores involuntarios por parte Agencia Nacional de Contratación Pública pág. 2 Colombia Compra Eficiente

pliegos tipo. Es claro que este formato por otorgar puntaje no es subsanable. Pero no está exento de errores involuntarios por parte Agencia Nacional de Contratación Pública pág. 2 Colombia Compra Eficiente

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Atención al ciudadano: (+57) 601 7956600 Código: CCE-DES-FM-17 Versión: 4 Fecha: 1312-2023de los proponentes. En los diferentes formatos de control de calidad está el siguiente texto antes de ofertar lo que corresponda de acuerdo a lo solicitado por la entidad: "(NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL DEL PROPONENTE) en mi calidad de representante legal de (NOMBRE DEL PROPONENTE) en adelante el “Proponente ” , manifiesto expresamente bajo la gravedad de juramento, el compromiso de" . y se continua con el ofrecimiento. Y al final del documento va el nombre del proponente, nombre del representante legal y el numero documento. Si se pone mal el nombre del proponente en la parte inicial, pero en la firma del documento si aparase bien. ¿Se podría invalidar el documento y no otorgar el puntaje?: De manera preliminar, resulta necesario acotar que esta entidad solo tiene competencia para responder consultas sobre la aplicación de normas de carácter general en materia de compras y contratación pública. En ese sentido, resolver casos particulares desborda las atribuciones asignadas por el legislador extraordinario, que no concibió a Colombia Compra Eficiente como una autoridad para solucionar problemas jurídicos particulares de todos los

resolver casos particulares desborda las atribuciones asignadas por el legislador extraordinario, que no concibió a Colombia Compra Eficiente como una autoridad para solucionar problemas jurídicos particulares de todos los partícipes del sistema de compra pública. La competencia de esta entidad se fija con límites claros, con el objeto de evitar que la Agencia actúe como una instancia de validación de las actuaciones de las entidades sujetas a la Ley 80 de 1993 o de los demás participantes de la contratación pública. Esta competencia de interpretación de normas generales, por definición, no puede extenderse a la resolución de controversias, ni a brindar asesorías sobre casos puntuales. Conforme lo expuesto, en aras de satisfacer el derecho fundamental de petición se resolverá su consulta dentro de los límites de la referida competencia consultiva, esto es, haciendo abstracción de las circunstancias particulares y concretas mencionadas en su petición, pero haciendo unas consideraciones sobre las normas generales relacionadas con el problema jurídico de su consulta.

1. Problema planteado: Agencia Nacional de Contratación Pública pág. 3

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Atención al ciudadano: (+57) 601 7956600 Código: CCE-DES-FM-17 Versión: 4 Fecha: 1312-2023De acuerdo con el contenido de su solicitud, esta Agencia resolverá el (los) siguiente(s) problemas jurídicos(s): ¿Se podría no otorgar el puntaje por un error formal dentro de un formato estipulado en algún pliego tipo?

2. Respuesta:

12-2023De acuerdo con el contenido de su solicitud, esta Agencia resolverá el (los) siguiente(s) problemas jurídicos(s): ¿Se podría no otorgar el puntaje por un error formal dentro de un formato estipulado en algún pliego tipo?

2. Respuesta: la regla de inalterabilidad de los documentos tipo debe armonizarse con principios de orden constitucional, especialmente con el de prevalencia del derecho sustancial, consagrado en el artículo 228 de la Constitución Política.

La interpretación armónica de tales principios, a juicio de la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, impide que la entidad que adelanta el proceso contractual le rinda culto a las “formas”, pues el deber que le asiste es el de tener en cuenta y aplicar los aspectos sustanciales de los documentos tipo, sin distingo de la formalidad de la que se sirvan para ello los actores del sistema de contratación pública. Por lo anterior, a criterio de esta Subdirección, un error formal en un formato requerido dentro de un proceso que se lleve a cabo con pliego tipo no es causal para ser rechazado el otorgamiento del puntaje, ya que las entidades deberán garantizar el contenido en el sentido sustancial por encima de las formalidades del formato a diligenciar por los proponentes. Por lo cual corresponderá a cada entidad, dentro de los procesos de evaluación que adelante, determinar si en efecto en un formato se presenta un error formal que no afecte su evaluación, en consideración a lo

anteriormente expuesto, o si por el contrario lo que se presenta es una falencia que impide de forma objetiva verificar el ofrecimiento que se realiza el proponente y por ende procede el rechazo de la oferta.

3. Razones de la respuesta: Lo anterior se sustenta en las siguientes consideraciones: Agencia Nacional de Contratación Pública pág. 4

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Atención al ciudadano: (+57) 601 7956600 Código: CCE-DES-FM-17 Versión: 4 Fecha: 1312-2023 En relación con el principio constitucional sub examine , la Corte Constitucional ha señalado que “[…] por disposición del artículo 228

Superior, las formas no deben convertirse en un obstáculo para la efectividad del derecho sustancial, sino que deben propender por su realización. Es decir, que las normas procesales son un medio para lograr la efectividad de los derechos subjetivos y no fines en sí mismas”1. Ese fue el sentido que inspiró la Sentencia C-029 de 1995, mediante la cual la Corte Constitucional declaró exequible el artículo 4º del Código de Procedimiento Civil, argumentando, además, que el artículo 228 de la Constitución reconoce que “prevalecerá el derecho sustancial”, con lo que también está reconociendo, según el tribunal

constitucional, que el fin de los procedimientos es la realización de los derechos consagrados en abstracto por el derecho objetivo.  De acuerdo con lo anterior, el carácter inalterable de los documentos tipo no puede hacerse extensivo a los aspectos simplemente formales de tales documentos, esto es, el tamaño y tipo de letra, las márgenes o las expresiones que pretenden hacer más comprensible el documento, como es el caso de aquellas que informan que una expresión larga será referida con otra similar pero más corta. Lo anterior teniendo en cuenta que estos aspectos en nada afectan la aplicación y alcance de los documentos tipo, esto es, no afectan su contenido esencial y, mucho menos, las obligaciones, deberes y derechos que se derivan para las partes contratantes.  Conforme a lo expuesto, si bien en el marco de procesos adelantados con los documentos tipo sobre los formatos que otorgan puntaje, es preciso advertir que lo que realmente permite acceder al puntaje es el contenido sustancial del formato. En ese sentido, en el caso objeto de consulta, es necesario acudir a la aplicación del principio de prevalencia del derecho sustancial, en aras de, eventualmente, permitir la asignación de puntaje a un proponente que acreditó todo lo que debía acreditar mediante el el diligenciamiento de los formatos, En todo caso, 1 Agencia Nacional de Contratación Pública pág. 5 Colombia Compra Eficiente

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Atención al ciudadano: (+57) 601 7956600 Código: CCE-DES-FM-17 Versión: 4 Fecha: 1312-2023corresponde a cada entidad estatal realizar el correspondiente análisis

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Atención al ciudadano: (+57) 601 7956600 Código: CCE-DES-FM-17 Versión: 4 Fecha: 1312-2023corresponde a cada entidad estatal realizar el correspondiente análisis para determinar el otorgamiento de puntaje en los procesos de selección que adelante, de acuerdo con la situación fáctica y jurídica particular del caso concreto, para lo cual las consideraciones expuestas en el presente concepto constituyen un instrumento orientador.

4. Referencias normativas, jurisprudenciales y otras fuentes:  Ley 80 de 1993  Artículo 228 de la Constitución política  artículo 4º del Código de Procedimiento Civil  la Sentencia C-029 de 1995 Corte Constitucional  Jurisprudencia del Consejo de Estado. Disponible en:

https://relatoria.colombiacompra.gov.co/providencias-consejo-deestado/  Guías y manuales expedidos por la ANCP-CCE. Disponible en: https://www.colombiacompra.gov.co/manuales-guias-y-pliegostipo/manuales-y-guias

5. Doctrina de la Agencia Nacional de Contratación Pública: La Agencia explicó la aplicación de la Resolución 304 de 2021 « Por la cual se modifican los Documentos Tipo adoptados por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente» en los conceptos C-549 del

5 de noviembre de 2021, C-647 del 22 de noviembre de 2021, C-688 del 4 de enero de 2022, C-166 del 5 de abril de 2022, C-196 del 13 de abril de 2022, C-201 del 13 de abril de 2022, C-327 del 23 de mayo de 2022, C-352 del 2 de junio de 2022 y C-396 del 15 de junio de 2022. De igual forma, en los conceptos C–144 de 2 de marzo de 2020, C-174 del 16 de marzo de 2020, C129 del 24 de marzo de 2020, C-193 del 6 de abril de 2020, C–189 del 8 de abril de 2020, C-009 del 27 de abril de 2020, C-289 del 26 de mayo de 2020, Agencia Nacional de Contratación Pública pág. 6 Colombia Compra Eficiente

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Atención al ciudadano: (+57) 601 7956600 Código: CCE-DES-FM-17 Versión: 4 Fecha: 1312-2023C-332 del 26 de mayo de 2020, C-354 del 4 de junio de 2020, C-384 del 4 de junio de 2020, C-387 del 23 de junio de 2020, C-328 del 30 de junio de 2020,

C-379 del 30 de junio de 2020, C-397 del 30 de junio de 2020, C-411 del 30 de junio de 2020, C-415 del 7 de julio de 2020, C-443 del 7 de julio de 2020, C-427 del 9 de julio de 2020, C-395 del 9 de julio de 2020, C-327 del 10 de julio de 2020, C-444 del 13 de julio de 2020, C-429 del 24 de julio de 2020, C466 del 24 de julio de 2020, C-420 del 28 de julio de 2020, C-485 del 29 de julio de 2020, C-501 del 29 de julio de 2020, C-478 del 30 de julio de 2020, C450 del 3 de agosto de 2020, C-497 del 6 de agosto de 2020, C-528 del 18 de agosto de 2020, C-531 del 21 agosto de 2020, C-546 del 26 de agosto de 2020, C-597 del 14 de septiembre de 2020, C-618 del 17 de septiembre de 2020, C-633 del 2 de octubre de 2020, C-630 del 21 de octubre de 2020, C643 del 26 de octubre de 2020, C-635 del 29 de octubre de 2020, C-653 del 9 de noviembre de 2020, C-665 del 11 de noviembre de 2020, C-698 del 19 de noviembre de 2020, C-716 del 30 de noviembre de 2020, C-058 del 8 de marzo de 2022, entre otros, explicó el principio de inalterabilidad de los documentos tipo y sus excepciones . Estos y otros conceptos se encuentran

marzo de 2022, entre otros, explicó el principio de inalterabilidad de los documentos tipo y sus excepciones . Estos y otros conceptos se encuentran disponibles para consulta en el Sistema de relatoría de la Agencia, al cual se puede acceder a través del siguiente enlace: HYPERLINK ""https://relatoria.colombiacompra.gov.co/busqueda/conceptos. También le invitamos a consultar las versiones I y II de 2024 del Boletín de Relatoría de la Subdirección de Gestión Contractual, las cuales puede descargar en la página web de la Agencia: https://www.colombiacompra.gov.co/sala-de-prensa/boletin-digital Por último, lo invitamos a seguirnos en las redes sociales en las cuales se difunde información institucional:

Twitter: @colombiacompra

Facebook: ColombiaCompraEficiente

LinkedIn: Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente Instagram: @colombiacompraeficiente_cce Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y las Agencia Nacional de Contratación Pública pág. 7

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Atención al ciudadano: (+57) 601 7956600 Código: CCE-DES-FM-17 Versión: 4 Fecha: 1312-2023expresiones aquí utilizadas con mayúscula inicial deben ser entendidas con el

Atención al ciudadano: (+57) 601 7956600 Código: CCE-DES-FM-17 Versión: 4 Fecha: 1312-2023expresiones aquí utilizadas con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que les otorga el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015.

Atentamente, Elaboró : Richard Andrés Montenegro Siefken Contratista de la Subdirección de Gestión Contractual Revisó: Juan David Cárdenas Cabeza Contratista de la Subdirección de Gestión Contractual

Aprobó: Carolina Quintero Gacharná Subdirectora de Gestión Contractual ANCP – CCE Agencia Nacional de Contratación Pública pág. 8

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