CCE - Concepto 1800 de 2026

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Código: CCE-REC-FM-17 V: 03 Fecha: 21-10-2025

PRINCIPIO DE PUBLICIDAD – SECOP Uno de los postulados más importantes de un Estado social y democrático de derecho es el principio de publicidad, pues este permite que las actuaciones de las autoridades gocen de visibilidad. En tal sentido, la filosofía política ha indicado que la democracia “[…] es idealmente el gobierno de un poder visible, es decir, el gobierno cuyos actos se realizan ante el público y bajo la supervisión de la opinión pública”. El secreto generalizado en el ejercicio del poder político constituye, por el contrario, una negación de la democracia, porque dificulta la supervisión de las autoridades por parte de la sociedad civil y establece una barrera para la participación ciudadana. Inspirada en esta concepción axiológica, en los Estados de derecho se pregonan la publicidad de las actuaciones de los poderes públicos. […] El principio de publicidad impone a las autoridades administrativas el deber de dar a conocer sus actos, contratos y decisiones para que se divulguen y eventualmente se controlen. Por ello, en la contratación estatal, el literal c) del artículo 3 de la Ley 1150 de 2007 establece el Sistema Electrónico para la Contratación Pública, en adelante SECOP, como un mecanismo que “contará con la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos, para lo cual establecerá los patrones a que haya lugar y se encargará de su difusión a través de canales electrónicos”

como un mecanismo que “contará con la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos, para lo cual establecerá los patrones a que haya lugar y se encargará de su difusión a través de canales electrónicos” EJECUCIÓN DEL CONTRATO ‒ Contrato estatal – Cierre del expediente contractual – Acto de trámite – Constancia De acuerdo con el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015, el cierre del expediente es un acto de trámite que realiza la entidad estatal cuando han

vencido, por un lado, las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o por el otro, cuando se establecieron condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes. Se trata de una constancia administrativa que culmina las actuaciones contractuales. en el caso del cierre del expediente contractual, es importante tenerFORMATO DE RESPUESTA PQRSD Agencia Nacional de Contratación Pública pág. 2 Colombia Compra Eficiente

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Código: CCE-REC-FM-17 V: 03 Fecha: 21-10-2025 presente que es un documento administrativo que busca cerrar el expediente contractual electrónico de un proceso de contratación.

Para que proceda el cierre del expediente contractual en la plataforma SECOP I de los procesos es necesario que se hayan cumplido con las obligaciones post-contractuales y de los contratos cuyo plazo de ejecución haya finalizado y no requiera de liquidación o no se encuentren obligaciones post-contractuales pendientes, por lo que el cierre del proceso dependerá de la causal de terminación y de las disposiciones específicas del contrato. En esta línea, aun cuando la Circular Externa 05 del 1 de noviembre de 2024 hace expresa referencia al trámite de cierre del expediente en el SECOP II, lo expresado allí también aplicaría para los contratos surtidos en SECOP I, en la medida en que el cierre del contrato puede aplicar en los siguientes supuestos: a) Cerrar los expedientes electrónicos de los contratos que hayan cumplido con las obligaciones postcontractuales, a las que prescribe el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015; b)

electrónicos de los contratos que hayan cumplido con las obligaciones postcontractuales, a las que prescribe el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015; b) Cerrar los expedientes electrónicos de los contratos cuyo plazo de ejecución y término para liquidar hayan finalizado, que no se hayan incluido garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, ni obligaciones post-contractuales; c) Cerrar el expediente electrónico de los contratos cuyo plazo de ejecución haya finalizado, que no requieran de liquidación o no se encuentren pendientes obligaciones post-contractuales pendientes por cumplir . Esto, sin perjuicio de otros supuestos que impliquen el cierre del contrato. Una vez se cumplan todas las obligaciones post-contractuales, independientemente del tipo de contrato celebrado por las Entidades Estatales, las mismas proceden con el cierre del contrato en la plataforma. En el caso de que no se hayan cumplido todas las fechas asociadas al contrato, las Entidades como responsables de su actividad contractual y conforme al régimen jurídico de contratación que les resulta aplicable, les corresponde adoptar las decisiones y adelantar las actuaciones que estimen pertinentes para desarrollar y materializar dicha actividad. En ese sentido, si como resultado del análisis requieren aplicar el cierre del contrato, las Entidades deben efectuar una modificación ajustando las fechas, y posteriormente, proceder con el cierre del expediente del contrato. Bogotá D.C., 14 Enero 2026FORMATO DE RESPUESTA PQRSD Agencia Nacional de Contratación Pública pág. 3 Colombia Compra Eficiente

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Señora Lina Constanza Martínez Henao Técnico Operativo Artesanías de Colombia S.A lmartinez@artesaniasdecolombia.com.co Bogotá D.C Concepto C-1800 de 2025

Temas: PRINCIPIO DE PUBLICIDAD – SECOP / EJECUCIÓN DEL CONTRATO ‒ Contrato estatal – Cierre del expediente contractual – Acto de trámite – Constancia / CIERRE DEL EXPEDIENTE – Actuación administrativa – Cumplimiento de obligaciones post-contractuales Radicación: Respuesta a consulta con radicado No.

1_2025_12_04_013706 Estimada Señora Martínez, En ejercicio de la competencia otorgada por los artículos 3, numeral 5º, y 11, numeral 8º, del Decreto Ley 4170 de 2011, así como lo establecido en el artículo 4 de la Resolución 1707 de 2018 expedida por esta Entidad, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente– responde su solicitud de consulta de fecha 04 de diciembre de 2025, en la cual manifiesta lo siguiente: “Agradezco su orientación frente a los siguientes aspectos: 1. ¿Cuál es el documento que debe cerrar formalmente un expediente contractual?

consulta de fecha 04 de diciembre de 2025, en la cual manifiesta lo siguiente: “Agradezco su orientación frente a los siguientes aspectos: 1. ¿Cuál es el documento que debe cerrar formalmente un expediente contractual? 2. ¿Es procedente que la orden de pago determine el cierre del expediente contractual? 3. ¿Es válido que el informe final de supervisión quede registrado únicamente con mes y año, sin fecha exacta?” De manera preliminar, resulta necesario acotar que esta entidad solo tiene competencia para responder consultas sobre la aplicación de normas de carácterFORMATO DE RESPUESTA PQRSD Agencia Nacional de Contratación Pública pág. 4 Colombia Compra Eficiente

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Código: CCE-REC-FM-17 V: 03 Fecha: 21-10-2025 general en materia de compras y contratación pública. En ese sentido, resolver casos particulares desborda las atribuciones asignadas por el legislador extraordinario, que no concibió a Colombia Compra Eficiente como una autoridad para solucionar problemas jurídicos particulares de todos los partícipes del sistema de compra pública. La competencia de esta entidad se fija con límites claros, con el objeto de evitar que la Agencia actúe como una instancia de validación de las actuaciones de las entidades sujetas a la Ley 80 de 1993 o de los demás participantes de la contratación pública. Esta competencia de interpretación de normas generales, por definición, no puede extenderse a la resolución de controversias, ni a brindar asesorías sobre casos puntuales.

los demás participantes de la contratación pública. Esta competencia de interpretación de normas generales, por definición, no puede extenderse a la resolución de controversias, ni a brindar asesorías sobre casos puntuales. Conforme lo expuesto, en aras de satisfacer el derecho fundamental de petición se resolverá su consulta dentro de los límites de la referida competencia consultiva, esto es, haciendo abstracción de las circunstancias particulares y concretas mencionadas en su petición, pero haciendo unas consideraciones sobre las normas generales relacionadas con el problema jurídico de su consulta.

1. Problema planteado: De acuerdo con el contenido de su solicitud, esta Agencia resolverá los siguientes problemas jurídicos: i) ¿Cómo opera el cierre del expediente contractual ycuál es el procedimiento que debe adelantar una entidad estatal para efectuar el cierre del expediente contractual? y ii) ¿Es jurídicamente válido que el informe final de supervisión se registre únicamente indicando el mes y el año, sin precisar el día de su elaboración?

2. Respuesta: i) En primer lugar, el principio de publicidad constituye uno de los pilares del Estado Social de Derecho, en la medida en que, asegura la transparencia de la actuación administrativa y posibilita el control y la participación ciudadana respecto de las decisiones y actuaciones de las autoridades públicas. En razón a ello, la Constitución Política y la Ley 1150 de 2007 establece que la actividad del Estado debe hacerse pública a través del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP-, el cual contiene la información oficial sobre la contratación celebrada con recursos públicos.

Así mismo, la Ley 1712 de 2014, dispone que toda entidad pública estáFORMATO DE RESPUESTA PQRSD

Contratación Pública – SECOP-, el cual contiene la información oficial sobre la contratación celebrada con recursos públicos. Así mismo, la Ley 1712 de 2014, dispone que toda entidad pública estáFORMATO DE RESPUESTA PQRSD Agencia Nacional de Contratación Pública pág. 5 Colombia Compra Eficiente

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Código: CCE-REC-FM-17 V: 03 Fecha: 21-10-2025 obligada a publicar la información contractual en el SECOP, garantizando la máxima publicidad de los documentos y actuaciones que se desarrollen dentro del proceso de contratación. Con el fin de dar cumplimiento a este deber de publicidad, la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente– administra las dos versiones de la plataforma: SECOP I y SECOP II.

En este contexto, las entidades estatales deben publicar en el SECOP I todos los documentos que expidan con ocasión del proceso de contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición, conforme al artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015. Estos documentos incluyen los denominados Documentos del Proceso, definidos en el artículo 2.2.1.1.1.3 del mismo decreto, así como cualquier otro que se genere durante las fases precontractual, contractual y post-contractuales. Ahora bien, una vez finalizada la ejecución contractual, la entidad estatal debe adelantar las actuaciones necesarias para cerrar el expediente contractual, lo cual implica dejar constancia expresa de que se cumplieron todas las obligaciones derivadas del contrato, incluyendo el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento o de las condiciones de

contractual, lo cual implica dejar constancia expresa de que se cumplieron todas las obligaciones derivadas del contrato, incluyendo el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento o de las condiciones de disposición final o recuperación ambiental, según lo previsto en el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015. El cierre del expediente constituye una actuación administrativa de carácter formal, mediante la cual la entidad pone fin a la gestión contractual. Esta actuación es obligatoria para garantizar la integridad del expediente contractual y la trazabilidad de la gestión pública. En cuanto a la competencia para realizar el cierre, esta debe determinarse con base en la distribución interna de funciones de cada entidad, el manual de contratación y los actos de delegación vigentes. En principio, la responsabilidad recae en el representante legal de la entidad o en el funcionario a quien se haya delegado la gestión contractual, como el coordinador de contratación, supervisor del contrato o servidor público que tenga asignadas dichas funciones. ii) En segundo lugar, se debe precisar que, la determinación de la fecha que se consigne en los informes de supervisión y demás documentos que integran el expediente contractual corresponde a la entidad, de conformidad con sus lineamientos internos de gestión documental, sin perjuicio de lo anterior, aun cuando el informe final de supervisión se elabore conforme a dichos lineamientos internos, el registro del trámite en el SECOP II incorpora la fechaFORMATO DE RESPUESTA PQRSD Agencia Nacional de Contratación Pública pág. 6 Colombia Compra Eficiente

lineamientos internos, el registro del trámite en el SECOP II incorpora la fechaFORMATO DE RESPUESTA PQRSD Agencia Nacional de Contratación Pública pág. 6 Colombia Compra Eficiente

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Código: CCE-REC-FM-17 V: 03 Fecha: 21-10-2025 completa (día, mes y año) en la que se realiza el trámite, garantizando así la trazabilidad del procedimiento contractual y el cumplimiento del principio de publicidad.

Al margen de la explicación precedente debe advertirse que el análisis requerido para resolver problemas específicos en torno a la gestión contractual debe ser realizado por quienes tengan interés en ello, de acuerdo con lo explicado la aclaración preliminar del presente oficio. Por lo anterior, previo concepto de sus asesores, la solución de situaciones particulares corresponde a los interesados adoptar la decisión correspondiente y, en caso de conflicto, a las autoridades judiciales, fiscales y disciplinarias. Así, cada entidad definirá la forma de adelantar su gestión contractual, sin que sea atribución de Colombia Compra Eficiente validar sus actuaciones.

3. Razones de la respuesta: i) Uno de los postulados más importantes de un Estado social y democrático de derecho es el principio de publicidad, pues este permite que las actuaciones de las autoridades gocen de visibilidad. En tal sentido, la filosofía política ha indicado que la democracia “[…] es idealmente el gobierno de un poder visible, es decir, el gobierno cuyos actos se realizan ante el público y bajo la supervisión de la opinión pública”1. El secreto generalizado en el ejercicio del poder político

indicado que la democracia “[…] es idealmente el gobierno de un poder visible, es decir, el gobierno cuyos actos se realizan ante el público y bajo la supervisión de la opinión pública”1. El secreto generalizado en el ejercicio del poder político constituye, por el contrario, una negación de la democracia, porque dificulta la supervisión de las autoridades por parte de la sociedad civil y establece una barrera para la participación ciudadana. Inspirada en esta concepción axiológica, en los Estados de derecho se pregonan la publicidad de las actuaciones de los poderes públicos. Como evidencia de ello, la Constitución Política de 1991 consagra en varios artículos la publicidad como un principio rector del Estado colombiano. Entre los más destacados, puede mencionarse el 209, que afirma que la publicidad es uno de los principios que fundamentan el ejercicio de la función administrativa, y el 74, que consagra la garantía de acceso a los documentos públicos que no gocen de reserva –y esta, además, es excepcional, pues solo procede si existe causal constitucional o legal expresa–. 1 BOBBIO, Norberto. Democracia y secreto. México: Fondo de Cultura Económica, 2013. p. 27.FORMATO DE RESPUESTA PQRSD Agencia Nacional de Contratación Pública pág. 7 Colombia Compra Eficiente

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El principio de publicidad impone a las autoridades administrativas el deber de dar a conocer sus actos, contratos y decisiones para que se divulguen y

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El principio de publicidad impone a las autoridades administrativas el deber de dar a conocer sus actos, contratos y decisiones para que se divulguen y eventualmente se controlen. Por ello, en la contratación estatal, el literal c) del artículo 3 de la Ley 1150 de 2007 establece el Sistema Electrónico para la Contratación Pública, en adelante SECOP, como un mecanismo que “contará con la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos, para lo cual establecerá los patrones a que haya lugar y se encargará de su difusión a través de canales electrónicos”2. De otra parte, la Ley 1712 de 2014 –Ley estatutaria que regula la transparencia y el derecho de acceso a la información y a los documentos públicos–, identifica como principios que orientan el derecho de acceso a la información pública, el de máxima publicidad, transparencia en la información y buena fe. El principio de máxima publicidad establece que “toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal”3. El principio de transparencia en la información alude al deber de los sujetos de proporcionar y facilitar el acceso a la misma en los términos más amplios posibles, y a través de los medios y procedimientos legales. La Ley Estatutaria citada establece, en el literal e) del artículo 9, que los sujetos obligados, que son todas las entidades públicas 4, deben publicar la 2 Ley 1150 de 2007: “Artículo 3. De conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, la

sujetos obligados, que son todas las entidades públicas 4, deben publicar la 2 Ley 1150 de 2007: “Artículo 3. De conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, la sustanciación de las actuaciones, la expedición de los actos administrativos, los documentos, contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual y contractual, podrán tener lugar por medios electrónicos. Para el trámite, notificación y publicación de tales actos, podrán utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrónicas. Los mecanismos e instrumentos por medio de los cuales las entidades cumplirán con las obligaciones de publicidad del proceso contractual serán señalados por el Gobierno Nacional. Lo anterior, sin perjuicio de las publicaciones previstas en el numeral 3 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993. Con el fin de materializar los objetivos a que se refiere el inciso anterior, el Gobierno Nacional desarrollará el Sistema Electrónico para la Contratación Pública, SECOP, el cual: […] c) Contará con la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos, para lo cual establecerá los patrones a que haya lugar y se encargará de su difusión a través de canales electrónico”. 3 Ley 1712 de 2014: “Artículo 2. Toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal, de conformidad con la presente ley”. 4 Ley 1712 de 2014: “Artículo 5. Ámbito de aplicación. Las disposiciones de esta ley serán aplicables a las siguientes personas en calidad de sujetos obligados: a) Toda entidad pública, incluyendo las pertenecientes a todas las Ramas del Poder Público, en todos

las siguientes personas en calidad de sujetos obligados: a) Toda entidad pública, incluyendo las pertenecientes a todas las Ramas del Poder Público, en todos los niveles de la estructura estatal, central o descentralizada por servicios o territorialmente, en los órdenes nacional, departamental, municipal y distrital”.FORMATO DE RESPUESTA PQRSD Agencia Nacional de Contratación Pública pág. 8 Colombia Compra Eficiente

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Código: CCE-REC-FM-17 V: 03 Fecha: 21-10-2025 información relativa a su contratación. Esta obligación fue desarrollada por el Decreto Único Reglamentario 1081 de 20155, el cual dispuso que la publicación de la información contractual de los sujetos obligados, que contratan con cargo a recursos públicos, debe hacerse en el SECOP.

Asimismo, de acuerdo con el literal g) del artículo 11 de la Ley 1712 de 2014, todos los destinatarios de la Ley Estatutaria de Transparencia y Acceso a la Información Pública deben garantizar la publicidad de “sus procedimientos, lineamientos, políticas en materia de adquisiciones y compras, así como todos los datos de adjudicación y ejecución de contratos, incluidos concursos y licitaciones”, y esta información también debe estar en el SECOP. El derecho de acceso a la información pública o de interés público permite a toda persona, sin necesidad de acreditar calidad, interés o condición particular, conocer la existencia de información pública, acceder a la misma y difundirla o publicarla, según su interés6. En ese contexto, las Entidades Estatales, conforme

a toda persona, sin necesidad de acreditar calidad, interés o condición particular, conocer la existencia de información pública, acceder a la misma y difundirla o publicarla, según su interés6. En ese contexto, las Entidades Estatales, conforme al artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, tienen la obligación de publicar en el SECOP “[…] los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición […]”. La expresión Documentos del Proceso está definida en el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015, donde se establece que: “son: (a) los estudios y documentos previos; (b) el aviso de convocatoria; (c) los pliegos de condiciones o la invitación; (d) las adendas; (e) la oferta; (f) el informe de evaluación; (g) el contrato; y cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación”. Sin embargo, para identificar los documentos que deben publicarse, es necesario realizar una interpretación sistemática de las disposiciones del Decreto 5 “Artículo 2.1.1.2.1.7. Publicación de la información contractual. De conformidad con el literal (c) del artículo 3° de la Ley 1150 de 2007, el sistema de información del Estado en el cual los sujetos obligados que contratan con cargo a recursos públicos deben cumplir la obligación de publicar la información de su gestión contractual es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública [SECOP] […].

contratan con cargo a recursos públicos deben cumplir la obligación de publicar la información de su gestión contractual es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública [SECOP] […]. Los sujetos obligados que contratan con recursos públicos y recursos privados deben publicar la información de su gestión contractual con cargo a recursos públicos en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública [SECOP]”. 6 CORTE CONSTITUCIONAL. Sentencia C‒274 de 9 de mayo de 2013. M.P. María Victoria Calle Correa.FORMATO DE RESPUESTA PQRSD Agencia Nacional de Contratación Pública pág. 9 Colombia Compra Eficiente

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Código: CCE-REC-FM-17 V: 03 Fecha: 21-10-2025 1082 del 2015, comoquiera que el anterior no es un listado taxativo, sino enunciativo, porque además de los documentos enlistados, el artículo 2.2.1.1.1.3.1 Ibidem recoge en la noción de Documentos del Proceso “cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de

Contratación”. Este mismo artículo define la expresión Proceso de Contratación como el “Conjunto de actos y actividades, y su secuencia, adelantadas por la Entidad Estatal desde la planeación hasta el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes o el vencimiento del plazo, lo que ocurra más tarde”. Nótese que la norma se refiere a los documentos “expedidos

estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes o el vencimiento del plazo, lo que ocurra más tarde”. Nótese que la norma se refiere a los documentos “expedidos por la entidad estatal” durante el proceso de contratación, excluyendo de la noción de Documentos del Proceso los expedidos por un sujeto distinto a la entidad, salvo la oferta, la cual se incluye expresamente en el referido artículo 2.2.1.1.1.3. En ese sentido, la interpretación sistemática de los preceptos del Decreto 1082 de 2015, de acuerdo con el principio de publicidad, inicialmente, indica que las Entidades Estatales tienen la obligación de publicar todos los documentos que expidan con ocasión del Proceso de Contratación, es decir que todos los documentos expedidos por la entidad durante las etapas precontractual, de ejecución y post-contractuales deberán publicarse en SECOP dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición, para cumplir el deber de publicidad regulado por el artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015. Con el propósito de garantizar el cumplimiento del mencionado deber de publicidad, se le asignó a la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente, la función de administrar el SECOP 7. Dicha plataforma ha tenido dos versiones, esto es, el SECOP I y el SECOP II. La primera versión de la plataforma –SECOP I–, sólo funciona como medio de publicidad, es decir, no es transaccional, lo que significa que el procedimiento contractual ocurre fuera de la plataforma y a través de un expediente físico en la entidad, pero las actuaciones

plataforma –SECOP I–, sólo funciona como medio de publicidad, es decir, no es transaccional, lo que significa que el procedimiento contractual ocurre fuera de la plataforma y a través de un expediente físico en la entidad, pero las actuaciones y los documentos se convierten en electrónicos para ser cargados a la 7 Decreto 4170 de 2011: “Artículo 3. Funciones: La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente– ejercerá las siguientes funciones: [...]

8. Desarrollar y administrar el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) o el que haga sus veces, y gestionar nuevos desarrollos tecnológicos en los asuntos de su competencia, teniendo en cuenta los parámetros fijados por el Consejo Directivo [...]”.FORMATO DE RESPUESTA PQRSD Agencia Nacional de Contratación Pública pág. 10

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Código: CCE-REC-FM-17 V: 03 Fecha: 21-10-2025 plataforma, por quien tenga la función dentro de la entidad, de acuerdo con su organización interna.

En cambio, el SECOP II, es una plataforma transaccional que permite gestionar en línea los procedimientos de contratación, con cuentas y usuarios asociados a estas, para las entidades y los proveedores, y vista pública para cualquier interesado en hacer seguimiento a la contratación pública. Desde sus cuentas, las entidades crean, evalúan y adjudican procedimientos de contratación, y gestionan la fase de ejecución del contrato. Los proveedores pueden hacer comentarios a los documentos del procedimiento, presentar

cuentas, las entidades crean, evalúan y adjudican procedimientos de contratación, y gestionan la fase de ejecución del contrato. Los proveedores pueden hacer comentarios a los documentos del procedimiento, presentar ofertas y seguir el procedimiento de selección en línea. Ahora bien, es importante advertir que, como se indicó, dada la naturaleza publicitaria del SECOP I, las actuaciones contractuales se elaboran y gestionan por fuera de la plataforma, mediante documentos físicos o digitales que posteriormente se publican en el sistema con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones de transparencia y publicidad que recaen sobre las entidades estatales y resulta ser el instrumento a partir del cual se aplican las formalidades que se presentan en el marco de las etapas del proceso de contratación. Aunado en lo anterior, el Decreto 1082 de 20155, en su artículo 2.2.1.1.2.4.3, establece la obligación constancia del cierre del proceso de contratación. Este corresponde a un acto de trámite que realiza la entidad estatal cuando han vencido, por un lado, las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento o, por el otro, cuando se establecieron condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes. La norma objeto de análisis dispone lo siguiente: “Artículo 2.2.1.1.2.4.3. Obligaciones posteriores a la liquidación. Vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o

“Artículo 2.2.1.1.2.4.3. Obligaciones posteriores a la liquidación. Vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes, la Entidad Estatal debe dejar constancia del cierre del expediente del Proceso de Contratación”. El cierre del expediente es un acto de trámite que realiza la entidad estatal cuando han vencido, por un lado, las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o por el otro, cuando se establecieron condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes. Se trata de una constanciaFORMATO DE RESPUESTA PQRSD Agencia N