CCE - Concepto 367 de 2023

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COLOMBIA COMPRA EFICIENTE – Competencia Consultiva – Contratación Estatal – Normas Generales – Alcance – No vinculante Debe tenerse en cuenta que esta entidad solo tiene competencia para responder solicitudes sobre la aplicación de normas de carácter general en materia de compras y contratación pública. En ese sentido, resolver casos particulares desborda las atribuciones asignadas por el legislador extraordinario, que no concibió a Colombia Compra Eficiente como una autoridad para solucionar problemas jurídicos concretos de todos los partícipes de la contratación estatal ni para asesorar procesos de contratación. La competencia de esta entidad se fija con límites claros, con el objeto de evitar que la Agencia actúe como una instancia de validación de las actuaciones de las entidades sujetas a la Ley 80 de 1993 o de los demás participantes de la contratación pública. Esta competencia de interpretación de normas generales, por definición, no puede extenderse a la resolución de controversias, ni a brindar asesorías sobre casos puntuales. Por lo anterior, previo concepto de sus órganos asesores, la solución de estos temas corresponde a la entidad que adelanta el procedimiento de selección y, en caso de conflicto, a las autoridades judiciales, fiscales y disciplinarias, según corresponda.

APOSTILLA Y LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ‒ Régimen jurídico La Ley 455 de 1998, “por medio de la cual se aprueba la “Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros”, suscrita en la Haya el 5 de octubre de 1961”, establece que la apostilla es un trámite mediante el cual los agentes diplomáticos y consulares certifican la autenticidad de un documento o de una firma para que ostente validez en un país parte del Convenio sobre Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, de la Conferencia de la Haya de 1961. De igual forma, en virtud de lo dispuesto por la Convención de Viena de 1963, los países no signatarios de la Convención de la Haya 1961 deberán realizar el trámite de legalización, el cual, de conformidad con el artículo 2 de la Resolución No. 10547 de 2018, expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores de la República de Colombia, es la certificación de un documento o firma de un servidor público para que éste tenga validez en un país que hace parte de la Convención de Viena de 1963, sobre relaciones consulares. APOSTILLA Y LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ‒ Finalidad ‒ Certificación firma ‒ Servidor público – Trámite – Documentos públicos ‒ Validez En este sentido, a pesar de que la apostilla y legalización tienen como finalidad certificar la firma de un servidor público, su diferencia radica en los trámites y requisitos que se deben surtir de acuerdo con el instrumento internacional -Conferencia de la Haya de

1961 o Convención de Viena de 1963, según corresponda-. De conformidad con lo anterior, es importante mencionar que la guía para el trámite de apostilla, expedida por el Despacho Permanente de la Conferencia de La Haya en Derecho Internacional Privado, expresa que el procedimiento de apostilla es un trámiteFORMATO PQRSD

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VERSIÓN: 02 CÓDIGO: CCE-REC-FM-17 FECHA: 31 DE AGOSTO 2023 PÁGINA 2 DE 17 exclusivo para los “documentos públicos” que, conforme al ordenamiento jurídico de un país, requieren de formalidades y solemnidades para que tengan validez jurídica, como por ejemplo una decisión judicial , razón por la que si el ordenamiento jurídico no distingue ni precisa que un documento requiere para su existencia y validez de alguna solemnidad, no puede exigirse que se apostille o legalice.

APOSTILLA Y LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ‒ Documentos públicos ‒ Clases El artículo 1º de la Ley 455 de 1998 identifica los documentos públicos que requieren del trámite de apostilla, conforme a la Convención sobre Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, de la Conferencia de la Haya de 1961, los cuales son: i) documentos que emanan de una autoridad o un funcionario relacionado con las cortes o tribunales de un Estado, incluyendo los que emanen de un fiscal, un

secretario de un tribunal o un portero de estrados; ii) documentos administrativos; iii) actos notariales; y iv) certificados oficiales colocados en documentos firmados por personas a título personal, tales como certificados oficiales que consignan el registro de un documento o que existía en una fecha determinada y autenticaciones oficiales y notariales de firmas. Por su parte, la norma exime del trámite de apostilla los documentos ejecutados por agentes diplomáticos o consulares y los documentos administrativos que se ocupen directamente de operaciones comerciales o aduaneras. Por consiguiente, se entiende que todo documento expedido por un funcionario público, en ejercicio de sus funciones o por un particular en el ejercicio de funciones públicas, es un documento público, por lo tanto los documentos públicos expedidos por un país signatario de la Convención de la Haya requieren de apostilla para que sean considerados válidos en Colombia . En cambio, los documentos públicos expedidos por países no signatarios de la Convención, para ser válidos en Colombia, requieren del trámite de legalización. APOSTILLA Y LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ‒ Documentos privados ‒ Convertidos en públicos Por otro lado, los documentos privados expedidos en el exterior no se encuentran incluidos en la Ley 455 de 1998, que ratifica la Convención sobre Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros de la Conferencia de la Haya, razón por la cual se considera que las disposiciones sobre apostilla y su regulación no deberían ser extensibles a los documentos que no provienen de un funcionario público en ejercicio de sus funciones o por de un particular en el ejercicio de funciones públicas.

Sin perjuicio de lo anterior, el Ministerio de Relaciones Exteriores considera que un documento privado que sea autenticado por un notario público o quien haga sus veces, adquiere el carácter de documento público y, por lo tanto, a pesar de que su naturaleza principal es un documento privado, deben ser apostillados dada su “conversión a documento público”.FORMATO PQRSD

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TRATO NACIONAL – Reciprocidad – Proponente Extranjero ‒ Apostilla ‒ Legalización de documentos ‒ Documentos extranjeros ‒ Deber de apostillar ‒ Deber de legalizar Conforme a las consideraciones expuestas, nótese que independiente de los principios de trato nacional y reciprocidad que rigen las relaciones internacionales, particularmente, las relaciones internacionales de naturaleza económica, como ocurre en los tratados de libre comercio, las disposiciones que regulan la apostilla y legalización tienen por objeto otorgar validez o efecto jurídico a los documentos expedidos en el exterior, sin consideración al sujeto que pretende hacer valer ese instrumento. En consecuencia, un proponente extranjero que participa en un proceso de contratación ante una entidad estatal, aunque tenga derecho a trato nacional o reciprocidad, conforme a lo dispuesto en la Ley 455 de 1998, debe realizar el trámite de apostilla y/o legalización de los documentos públicos expedidos en el exterior, conforme a la Convención sobre Abolición

del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, de la Conferencia de la Haya de 1961. DOCUMENTOS EN IDIOMA DIFERENTE AL CASTELLANO ‒ Valor probatorio – Contratación estatal Teniendo en cuenta que el artículo 10 de la Constitución Política sen ̃ala que el idioma oficial en Colombia es el castellano, se debe entender que todos los documentos que se pretenden valorar y apreciar en el país deben estar traducidos a este idioma . En este orden de ideas, los documentos expedidos en idioma diferente al castellano, para que puedan ser apreciados y valorados por la entidad contratante, deben ser presentados en su lengua original junto con la traducción al castellano. Aunque parezca una obviedad que deba acudirse al idioma castellano, lo cierto es que dicho idioma constituye un presupuesto importante para la presentación de documentos en los trámites de contratación estatal , pues de él depende que la entidad contratante comprenda el contenido del documento y pueda valorarlo según los efectos jurídicos que corresponde, como puede ser, por ejemplo, para reconocer la experiencia de los proponentes, para verificar que cumplan los requisitos habilitantes o, simplemente, para poder entender el alcance de la propuesta en sí misma. De la exigencia de traducir los documentos al castellano se deriva una garantía triple: para la entidad, porque le permite la valoración de la información de la que dan cuenta los documentos aportados al proceso de contratación; para el proponente que

aporta el documento traducido, debido a que garantiza que su propuesta será valorada según su alcance; y para los otros oferentes, porque estos pueden tener certeza de los elementos que serán valorados de todas las propuestas, con lo que, además, se contribuye a la vigencia del principio de transparencia, rector de la contratación estatal en Colombia. DOCUMENTOS EN IDIOMA DIFERENTE AL CASTELLANO ‒ Traducción simple (…) El numeral 15, artículo 25, de la Ley 80 de 1993, establece que las entidades no deben solicitar traducciones oficiales, ni cualquier clase de formalidad, excepto que una norma especial de forma expresa lo exija. Si bien es cierto que el artículo 251 del CGP señalaFORMATO PQRSD

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VERSIÓN: 02 CÓDIGO: CCE-REC-FM-17 FECHA: 31 DE AGOSTO 2023 PÁGINA 4 DE 17 que los documentos expedidos en el exterior, en idioma distinto al castellano, para que sean apreciados debe traducirlos un intérprete oficial registrado en el Ministerio de relaciones Exteriores o por quien designe el juez; consideramos que esta norma no aplica, pues, como se mencionó, el CGP regula la actividad procesal en los asuntos civiles, comerciales, de familia y agrarios, y no la actividad contractual del Estado, toda vez que el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo –CPACA– no realiza una

remisión expresa a las disposiciones del mismo. Sumado a lo anterior, dado que la Ley 80 de 1993 es una norma de carácter especial que rige la contratación pública y que contempla una disposición respecto a la exigencia de traducciones en los procesos de contratación, tampoco sería aplicado lo contemplado por el artículo 251 del CGP, porque al existir contraposición entre las dos normas prevalece aquella de carácter especial. Por su parte, el numeral 5 del artículo 9 de la Ley 1437 de 2011, prohíbe que las autoridades administrativas exijan documentos no previstos en la Ley o creen formalidades adicionales a las prevista en la Constitución y la Ley . En este contexto, es evidente que la Ley 80 no exige ninguna formalidad, como lo es la traducción oficial, para la presentación de documentos expedidos en un idioma diferente al castellano, por lo tanto las entidades no deben exigir traducción oficial. DOCUMENTOS EN IDIOMA DIFERENTE AL CASTELLANO ‒ Traducción oficial – Resolución No. 1959 de 2020 “(…) el numeral 15 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 establece que las entidades no deben solicitar traducciones oficiales, ni cualquier clase de formalidad, excepto que una norma especial de forma expresa lo exija. Así, si bien es cierto que el artículo 251 del CGP señala que los documentos expedidos en el exterior, en idioma distinto al castellano, para que sean apreciados debe traducirlos un intérprete oficial registrado en el Ministerio de

relaciones Exteriores o por quien designe el juez, también lo es que esta norma no deviene aplicable, en tanto el CGP regula la actividad procesal en los asuntos civiles, comerciales, de familia y agrarios, y no la actividad contractual del Estado, toda vez que el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo -CPACAno realiza una remisión expresa a las disposiciones del mismo. Esta conclusión se refuerza si se tiene en cuenta que la Ley 80 de 1993 es una norma de carácter especial que rige la contratación pública y que contiene una disposición específica en torno a la exigencia de traducciones en los procesos de contratación. Bogotá D.C., 20 Octubre 2023

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Libardo Enrique Mejía Echeverry Representante Legal Airavata S.A.S. Bogotá D.C. Concepto C-367 de 2023

Temas: COLOMBIA COMPRA EFICIENTE – Competencia Consultiva –

Contratación Estatal – Normas Generales / FUNCIÓN CONSULTIVA – Alcance – No vinculante / APOSTILLA Y LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS – Régimen jurídico – Finalidad – Documentos públicos – Validez / APOSTILLA Y LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS – Documentos públicos – Documentos privados / TRATO NACIONAL – Reciprocidad – Proponente Extranjero ‒ Apostilla ‒ Legalizaci ó n de

– Validez / APOSTILLA Y LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS – Documentos públicos – Documentos privados / TRATO NACIONAL – Reciprocidad – Proponente Extranjero ‒ Apostilla ‒ Legalizaci ó n de documentos ‒ Documentos extranjeros ‒ Deber de apostillar ‒ Deber de legalizar / DOCUMENTOS EN IDIOMA DIFERENTE AL CASTELLANO ‒ Valor probatorio en la contrataci ó n estatal / DOCUMENTOS EN IDIOMA DIFERENTE AL CASTELLANO ‒ Traducci ó n simple / DOCUMENTOS EN IDIOMA DIFERENTE AL CASTELLANO ‒ Traducci ó n oficial – Resolución No. 1959 de 2020

Radicación: Respuesta a consulta P20230908014973

Estimado señor Mejía: En virtud de la competencia conferida por el numeral 8 del artículo 11 y el numeral 5 del artículo 3 del Decreto Ley 4170 de 2011, la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficienteresponde a su consulta del 8 de septiembre de 2023.

1. Problema planteado En relación con la traducción oficial de documentos a través de los cuales se acredita el cumplimiento de requisitos habilitantes en los procesos de contratación regidos por el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública -EGCAP-, usted plantea la siguiente inquietud: “ PREGUNTA 1: ¿una entidad estatal en los pliegos de condiciones de un proceso de contratación puede legalmente exigir a los oferentes la presentación con las ofertas de

documentos públicos y/o privados de origen extranjero, acompañados de la respectiva traducción oficial a español aun cuando esto no es un requisito legal y va en contravía de lo indicado en el numeral 15, artículo 25 de la Ley 80 de 1993?FORMATO PQRSD

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2. Consideraciones En ejercicio de las competencias previstas en los artículos 3, numeral 5° y 11, numeral 8° del DecretoLey 4170 de 2011, la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficienteresuelve las consultas sobre los asuntos de su competencia, esto es, sobre las temáticas de la contratación estatal y compras públicas relacionadas en los artículos citados. Es necesario tener en cuenta que esta entidad solo tiene competencia para responder solicitudes sobre la aplicación de normas de carácter general en materia de compras y contratación pública. En este sentido, resolver casos particulares desborda las atribuciones asignadas por el legislador extraordinario, que no concibió a Colombia Compra Eficiente como una autoridad para solucionar problemas jurídicos particulares de todos los partícipes de la contratación estatal.

La competencia de esta entidad se fija con límites claros, con el objeto de evitar que la Agencia intervenga como una instancia de validación de las actuaciones de las entidades sujetas a la Ley 80 de 1993 o de los demás participantes de la contratación pública 1 . Esta competencia de

interpretación de normas generales, por definición, no puede extenderse a la resolución de controversias, ni a brindar asesorías sobre casos puntuales. Esto, en la medida en que, para resolver una consulta de carácter particular, además de conocer un sinnúmero de detalles de la actuación administrativa, es necesario acceder al expediente y a los documentos del procedimiento contractual donde surge la inquietud. Por lo anterior, previo concepto de sus órganos asesores, la solución de estos temas corresponde a la entidad que adelanta el procedimiento de selección y, en caso de conflicto, a las autoridades judiciales, fiscales y/o disciplinarias, según corresponda. Bajo este entendido, la Subdirección -dentro del límite de sus atribuciones, esto es, haciendo abstracción de cualquier caso particular que pueda llegar a proponer el peticionarioresolverá la presente consulta de acuerdo con el alcance general de las normas en materia de contratación estatal. Con tal propósito, analizará los siguientes temas: (i) el régimen de la apostilla y legalización de documentos expedidos en el exterior; y (ii) los documentos en un idioma diferente al castellano. La Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente, además de la Circular Externa Única, se ha referido previamente a los temas planteados en los conceptos 2201913000007348 del 3 de octubre de 2019, 2201913000008514 del 15 de noviembre de 2019, C441 del 24 de julio de 2020, C-532 del 28 de septiembre de 2021, C-686 del 19 de octubre de 2022,

1 La Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficientefue creada por el Decreto-Ley 4170 de 2011. Su objetivo es servir como ente rector de la política de compras y contratación pública del Estado. Para tales fines, como órgano técnico especializado, le corresponde formular políticas públicas, normas y unificar los procesos de contratación estatal, con el objetivo de lograr una mayor eficiencia, transparencia y optimización de los recursos del Estado. El artículo 3º ibidem señala, de manera precisa, las funciones de la entidad. Concretamente, el numeral 5º del citado artículo establece que le corresponde a esta entidad: “ [a]bsolver consultas sobre la aplicación de normas de carácter general y expedir circulares externas en materia de compras y contratación pública ” . A su turno, el numeral 8º del artículo 11 ibidem indica que es función de la Subdirección de Gestión Contractual: “ [a]bsolver consultas sobre la aplicación de normas de carácter general”.FORMATO PQRSD

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C-819 del 20 de diciembre de 2022 y C-090 del 24 de marzo de 2023, entre otros 2 . Las tesis propuestas se reiteran y complementan en lo pertinente a continuación: 2.1. Apostilla y legalización de documentos expedidos en el exterior La Ley 455 de 1998, “ Por medio de la cual se aprueba la “ Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros” , suscrita en la Haya el 5 de octubre

La Ley 455 de 1998, “ Por medio de la cual se aprueba la “ Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros” , suscrita en la Haya el 5 de octubre de 1961 ” , establece que la apostilla es un trámite mediante el cual los agentes diplomáticos y consulares certifican la autenticidad de un documento o de una firma para que ostente validez en un país parte del Convenio sobre Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, de la Conferencia de la Haya de 1961. Por su parte, teniendo en cuenta que la Convención de la Haya elimina la obligación de legalización, se entiende que los países que no suscriben dicho instrumento internacional realizan el trámite de legalización. De igual forma, en virtud de lo dispuesto por la Convención de Viena de 1963, los países no signatarios de la Convención de la Haya 1961 deberán realizar el trámite de legalización, el cual, de conformidad con el artículo 2 de la Resolución No. 10547 de 2018, expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores de la República de Colombia, es la certificación de un documento o firma de un servidor público para que éste tenga validez en un país que hace parte de la Convención de Viena de 1963, sobre relaciones consulares.3 En este sentido, a pesar de que la apostilla y legalización tienen como finalidad certificar la firma de un servidor público, su diferencia radica en los trámites y requisitos que se deben surtir de acuerdo con el instrumento internacional – Conferencia de la Haya de 1961 o Convención de Viena de 1963, según corresponda–. De conformidad con lo anterior, es importante mencionar que la guía para el trámite de apostilla, expedida por el Despacho Permanente de la Conferencia de La Haya en Derecho

de 1963, según corresponda–. De conformidad con lo anterior, es importante mencionar que la guía para el trámite de apostilla, expedida por el Despacho Permanente de la Conferencia de La Haya en Derecho Internacional Privado, expresa que el procedimiento de apostilla es un trámite exclusivo para los “ documentos públicos ” , que, conforme al ordenamiento jurídico de un país, requieren de formalidades y solemnidades para que tengan validez jurídica, como por ejemplo una decisión judicial4 , razón por la que si el ordenamiento jurídico no distingue ni precisa que un documento requiere para su existencia y validez de alguna solemnidad, no puede exigirse que se apostille o legalice.

2 Estos conceptos pueden ser consultados en la relatoría de Colombia Compra Eficiente en el siguiente enlace: http://relatoria.colombiacompra.gov.co/busqueda/conceptos 3 Resolución No. 10547 de 2018: «artículo 2. De las definiciones. Para efectos de la presente Resolución, entiéndase lo siguiente: […] “ 2. Legalización: Certificar la autenticidad de la firma de un servidor público en ejercicio de sus funciones y la calidad en que el signatario haya actuado, la cual deberá estar registrada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, para que el documento surta plenos efectos legales en un país que hace parte de la Convención de Viena de 1963, sobre relaciones consulares, artículo 5°, literal f) que reglamenta las actuaciones consulares en calidad de notario”.FORMATO PQRSD

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Con fundamento en la Ley 455 de 1998 y la Resolución No. 10547 de 2018 expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores de la República de Colombia, se incorporó en la Circular Externa Única de la Agencia Nacional de Contratación Pública — Colombia Compra Eficiente, versión expedida el 15 de julio de 2022, el numeral 8.1, el cual hace referencia a la forma en la que se acreditan los documentos expedidos en el exterior para ser tenidos en cuenta en los procesos de contratación5 . En dicha circular se establece que los documentos expedidos en el exterior y que requieran apostilla y/o legalización deben tramitarse de conformidad con lo previsto, hoy en día, en la Resolución No. 1959 de 2020, expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores de la República de Colombia. En este sentido, la circular establece que solo los documentos de carácter público requieren agotar el procedimiento de apostilla o legalización para que sean considerados válidos en Colombia6. El artículo 1º de la Ley 455 de 1998 identifica los documentos públicos que requieren del trámite de apostilla, conforme a la Convención sobre Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, de la Conferencia de la Haya de 1961, a saber: (i) documentos 4 Despacho Permanente de la Conferencia de La Haya en Derecho Internacional Privado. El ABC de las Apostillas ¿Cómo garantizar el

reconocimiento de sus documentos públicos en el extranjero: «Una apostilla no puede ser requerida cuando las leyes, reglamentos o usos vigentes en el país en que el documento público debe ser utilizado rechacen o simplifiquen el requerimiento de una Apostilla o dispensen al documento de la exigencia de la legalización. Esta simplificación o dispensa puede también resultar de un tratado u otro acuerdo vigente entre el país en que el documento debe ser utilizado y el país que lo emitió (e.g., algunos otros Convenios de la Haya exceptúan a los documentos públicos de legalización o de otras formalidades análogas, incluidas las Apostillas)”. 5 La Circular indicada puede consultarse en el siguiente enlace: https://colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_circulares/cce_circular_unica.pdf 6 “ 8.1 Apostilla y/o legalización de documentos públicos. - Todos los documentos expedidos en el exterior por un funcionario público en ejercicio de sus funciones o por un particular en el ejercicio de funciones públicas, deben ser apostillados o legalizados por la Entidad competente desde el país de origen, para que puedan surtir efectos legales en Colombia. En armonía con lo anterior, los documentos públicos expedidos en el exterior por un país signatario de la Convención de La Haya de 1961, sobre la abolición del requisito de legalización, deben apostillarse; en cambio, los documentos públicos expedidos en el exterior, por un país signatario de la Convención de Viena de 1963, deben legalizarse. “ Para el trámite de la apostilla o legalización de dichos documentos, debe tenerse en cuenta lo establecido en la Resolución No. 1959 del 3 de agosto de 2020, “ Por la cual se dictan disposiciones en materia de apostilla y de legalización de documentos y se deroga la Resolución 10547 del 14 de

agosto de 2020, “ Por la cual se dictan disposiciones en materia de apostilla y de legalización de documentos y se deroga la Resolución 10547 del 14 de diciembre de 2018 ” , expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores de la República de Colombia, o la norma que la adicione, modifique o sustituya.» Por otro lado, los documentos privados expedidos en el exterior no requieren ser apostillados o legalizados. Sin perjuicio de lo anterior, de acuerdo con la Resolución del párrafo precedente, para efectos de la apostilla o legalización, los documentos privados deberán contener certificación oficial de un servidor público o de un particular en ejercicio de funciones públicas, que avale la firma o la entidad que lo emite.» Cuando en un Proceso de Contratación un proponente presenta un documento público legalizado de acuerdo con la Convención de la Haya, la Entidad Estatal no debe solicitar legalizaciones, autenticaciones o ratificaciones adicionales de ninguna autoridad nacional o extranjera, puesto que el trámite de la apostilla es suficiente para certificar por sí mismo la autenticidad. “ De acuerdo con el Manual para el Funcionamiento Práctico de la Convención de la Apostilla, el país de origen del documento puede tener una autoridad que verifica y certifica ciertos documentos públicos (autoridad intermedia) y otra autoridad centralizadora que es quien emite la Apostilla. En consecuencia, las Entidades Estatales deben aceptar la Apostilla expedida por la autoridad centralizadora correspondiente”. que emanan de una autoridad o un funcionario relacionado con las cortes o tribunales de un Estado, incluyendo los que emanen de un fiscal, un secretario de un tribunal o un portero de estrados; (ii)

documentos administrativos; (iii) actos notariales; y (iv) certificados oficiales colocados en documentos firmados por personas a título personal, tales como certificados oficiales que consignan el registro de un documento o que existía en una fecha determinada y autenticaciones oficiales y notariales de firmas. Por su parte, la norma exime del trámite de apostilla los documentosFORMATO PQRSD

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VERSIÓN: 02 CÓDIGO: CCE-REC-FM-17 FECHA: 31 DE AGOSTO 2023 PÁGINA 9 DE 17 ejecutados por agentes diplomáticos o consulares y los documentos administrativos que se ocupen directamente de operaciones comerciales o aduaneras.

Por consiguiente, se entiende que todo documento expedido por un funcionario público, en ejercicio de sus funciones o por un particular en el ejercicio de funciones públicas, es un documento público, por lo tanto, los documentos públicos expedidos por un país signatario de la Convención de la Haya requieren de apostilla para que sean considerados válidos en Colombia. 7 En cambio, los documentos públicos expedidos por países no signatarios de la Convención indicada, para ser válidos en Colombia, requieren del trámite de legalización. De conformidad con lo anterior, el numeral 8.2 de la Circular precisa que los documentos que aporten los proponentes sean públicos o privados, se presumen auténticos y, por lo tanto, no se deben solicitar autenticaciones, reconocimiento, presentación personal o trámites adicionales, excepto cuando la Ley lo exija expresamente. En este sentido, solo los documentos que requieren

determinada forma para su existencia, de acuerdo con la ley, deben ser exigidos y aportados de acuerdo con las solemnidades previstas en ella, situación que se presenta con los documentos públicos otorgados en el exterior.8 Por otro lado, los documentos privados expedidos en el exterior no se encuentran incluidos en la Ley 455 de 1998, que ratifica la Convención sobre Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros de la Conferencia de la Haya, razón por la cual se considera que las disposiciones sobre apostilla y su regulación no deberían extenderse a los documentos que no provienen de un funcionario público en ejercicio de sus funciones o de un particular en el ejercicio de funcio