CCE - Concepto 415 de 2024

DOCUMENTOS TIPO – Numeral 1.3 Comunicaciones y observaciones al proceso – Términos para recepción de observaciones El numeral 1.3 “Comunicaciones y observaciones al proceso” establece la regla de envío y recepción de observaciones al proceso de selección, estableciendo dos alternativas, donde su elección dependerá de la plataforma mediante la cual la Entidad Estatal desarrolle el proceso de selección. […] PRESENTACIÓN DE OFERTAS – Presentación en físico – SECOP I – Plazo y oportunidad – Días hábiles […] Ahora bien, es posible que los días establecidos en el numeral 1.3 del “Documento base” para la recepción de observaciones al pliego de condiciones definitivo, coincidan con los días hábiles en los cuales la entidad contratante ejerce sus funciones y presta servicio al público. Sin embargo, se sugiere que quienes estén interesados en participar en el proceso de selección de contratistas, sea que apliquen un documento tipo vigente o sea que dicho proceso no se desarrolle en aplicación de alguno de ellos, realicen la consulta del cronograma del proceso, que para el caso de los Documentos tipo para la licitación pública de infraestructura de transporte – V3 aquel es el “Anexo 2 – Cronograma”, documento mediante el cual se establece la fecha de cierre del proceso, que aduce la fecha límite de presentación de ofertas. Por otro lado, en la práctica se observa que lo más conveniente es que se presente la oferta, luego de que la Entidad Estatal responda a las observaciones de las que trata el numeral 1.3 referenciado, y obviamente, antes de la fecha límite fijada en dicho cronograma, de tal manera que el oferente interesado hubiera podido tener en cuenta posibles ajustes, recomendaciones, aclaraciones y demás aspectos que se consideren

pertinentes para la presentación de su oferta. Agencia Nacional de Contratación Pública pág. 1 Colombia Compra Eficiente

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Atención al ciudadano: (+57) 601 7956600 Código: CCE-REC-FM-17 Versión: 02 Fecha: 31-08-2023

Bogotá D.C., [Día] de [Mes.NombreCapitalizado] de [Año] Señora Marcela Menco Narváez Pasto, Nariño Concepto C-415 de 2024

Temas: DOCUMENTOS TIPO – Numeral 1.3 comunicaciones y observaciones al proceso – Términos para recepción de observaciones – PRESENTACIÓN DE OFERTAS – Presentación en físico – SECOP I – Plazo y oportunidad – Días hábiles Radicación: Respuesta a consulta radicado No. P20240730007798

Respetada señora Menco Narváez: En ejercicio de la competencia otorgada por los artículos 3, numeral 5º, y 11, numeral 8º, del Decreto Ley 4170 de 2011, así como lo establecido en el artículo 4 de la Resolución 1707 de 2018 expedida por esta Entidad, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente– responde su solicitud de consulta de fecha 30 de julio de 2024, en la cual pide que se aclare lo siguiente: “[…] Comedidamente solicito, se brinde concepto respecto del numeral 1.3 del pliego tipo de infraestructura de transporte versión 3 el cual señala: “Comunicación y Observación al proceso, Los

interesados deben enviar las observaciones al proceso de contratación por medio físico o electrónico. La correspondencia en físico o por medio electrónico tienen la misma validez. La Agencia Nacional de Contratación Pública pág. 2 Colombia Compra Eficiente

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Atención al ciudadano: (+57) 601 7956600 Código: CCE-REC-FM-17 Versión: 02 Fecha: 31-08-2023 correspondencia física debe entregarse en la Alcaldía Municipal de Nariño (…) de lunes a viernes entre las 08:00 a 12:00 pm y de 02:00 pm a 06:00 pm.” con el fin de aclarar, si los términos ahí establecidos, corresponden a los días y horas hábiles también, para la entrega de propuestas en físico que son convocadas a través de Seccop I, claramente antes de la fecha de cierre o por el contrario, este horario y días, son establecidos únicamente para que los proponentes realicen observaciones o manifiesten alguna comunicación […]” SIC De manera preliminar, resulta necesario acotar que esta entidad solo tiene competencia para responder consultas sobre la aplicación de normas de carácter general en materia de compras y contratación pública. En ese sentido, resolver casos particulares desborda las atribuciones asignadas por el legislador extraordinario, que no concibió a Colombia Compra Eficiente como una autoridad para solucionar problemas jurídicos particulares de todos los partícipes del sistema de compra pública. La competencia de esta entidad se fija con límites claros, con el objeto de evitar que la Agencia actúe como una

instancia de validación de las actuaciones de las entidades sujetas a la Ley 80 de 1993 o de los demás participantes de la contratación pública. Esta competencia de interpretación de normas generales, por definición, no puede extenderse a la resolución de controversias, o brindar asesorías sobre casos puntuales. Conforme lo expuesto, en aras de satisfacer el derecho fundamental de petición se resolverá su consulta dentro de los límites de la referida competencia consultiva, esto es, haciendo abstracción de las circunstancias particulares y concretas mencionadas en su petición, pero haciendo unas consideraciones sobre las normas generales relacionadas con los problemas jurídicos de su consulta.

1. Problema planteado: De acuerdo con el contenido de su solicitud, esta Agencia resolverá el siguiente problema jurídico: ¿Las fechas y horarios establecidos por la Entidad Estatal en el numeral 1.3 “Comunicaciones y observaciones al proceso” del “Documento Base” de los Documentos Tipo para la licitación pública de infraestructura de transporte, corresponde a los términos para la recepción de observaciones al pliego de Agencia Nacional de Contratación Pública pág. 3

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Atención al ciudadano: (+57) 601 7956600 Código: CCE-REC-FM-17 Versión: 02 Fecha: 31-08-2023 condiciones? y, por otro lado, ¿dichos horarios son los hábiles para la presentación de ofertas en físico para procesos de selección adelantados por

SECOP I?

2. Respuesta: El numeral 1.3 del “Documento Base” establece las reglas mediante las cuales se surte la recepción de observaciones al pliego de condiciones definitivo. Este plazo será el que defina la Entidad Estatal contratante, quien deberá adecuarlo de acuerdo con la plataforma que utilice para su publicación (SECOP I o SECOP II).

Ahora bien, es posible que los días establecidos en el numeral 1.3 del “Documento base” para la recepción de observaciones al pliego de condiciones definitivo, coincidan con los días hábiles en los cuales la entidad contratante ejerce sus funciones y presta servicio al público. Sin embargo, se sugiere que quienes estén interesados en participar en el proceso de selección de contratistas, sea que apliquen un documento tipo vigente o sea que dicho proceso no se desarrolle en aplicación de alguno de ellos, realicen la consulta del cronograma del proceso, que para el caso de los Documentos tipo para la licitación pública de infraestructura de transporte – V3 aquel es el “Anexo 2 – Cronograma”, documento mediante el cual se establece la fecha de cierre del proceso, que aduce la fecha límite de presentación de ofertas. Por otro lado, en la práctica se observa que lo más conveniente es que se presente la oferta, luego de que la Entidad Estatal responda a las observaciones de las que trata el numeral 1.3 referenciado, y obviamente, antes de la fecha límite fijada en dicho cronograma, de tal manera que el oferente interesado hubiera podido tener en cuenta posibles ajustes, recomendaciones, aclaraciones y demás aspectos que se consideren

pertinentes para la presentación de su oferta. En ese sentido, el proponente podrá presentar la oferta entre el lapso de respuesta a las observaciones al pliego de condiciones definitivo (término del numeral 1.3) y la fecha de cierre (término fijado en el cronograma que corresponde al plazo límite para presentar oferta) que, en el caso en que dicho proceso de selección se adelante por SECOP I, necesariamente tendrá que efectuarse durante los días y en la jornada hábil establecida por cada Agencia Nacional de Contratación Pública pág. 4 Colombia Compra Eficiente

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Entidad Estatal.

3. Razones de la respuesta: Lo anterior se sustenta en las siguientes consideraciones: Cada uno de los documentos, formatos y anexos que conforman los documentos tipo incorporan los lineamientos que deben ser tenidos en cuenta para su diligenciamiento, tanto por parte de la Entidad Estatal, como por parte del oferente. De la misma manera, establecen los apartados en los cuales la Entidad podrá modificar, diligenciar o establecer las condiciones propias de cada proceso según lo indicado entre corchetes y sombreado en gris [texto de ejemplo].

El “Documento Base” de los Documentos Tipo para la licitación pública de infraestructura de transporte – V3 que, a su vez, integra el conjunto de documentos que conforman el DT respectivo y hace las veces de pliego de condiciones o términos de referencia de la futura contratación.

El numeral 1.3 “Comunicaciones y observaciones al proceso” establece la regla de envío y recepción de observaciones al proceso de selección, estableciendo dos alternativas, donde su elección dependerá de la plataforma mediante la cual la Entidad Estatal desarrolle el proceso de selección. Las alternativas son las siguientes: SECOP I: Los interesados deben enviar las observaciones al proceso de contratación por medio físico o electrónico. La correspondencia en físico o por medios electrónicos tiene la misma validez. [Esto aplica para las entidades que usan

SECOP I]

SECOP II:

[La entidad debe adaptar esta sección al formato del SECOP II cuando contrate por medio de esta plataforma] Agencia Nacional de Contratación Pública pág. 5 Colombia Compra Eficiente

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Seguidamente, el numeral 1.3 indica lo siguiente: La correspondencia física debe entregarse en [dirección de la entidad estatal e identificación de la oficina donde se debe radicar] en [nombre de la ciudad o municipio] de lunes a [último día de atención en la semana] entre [horario de atención al público]. La correspondencia electrónica debe enviarse al correo electrónico [correo de la entidad estatal] y el horario permitido es hasta las 11:59 p.m del día establecido en el cronograma, salvo que éste establezca una hora concreta. Como se observa, el apartado entre corchetes y sombreado en gris del

numeral 1.3 permite que las Entidades Estatales definan el lugar en el cual se deben radicar las observaciones al pliego de condiciones definitivo, por cuanto será la Entidad Estatal la llamada a definir de manera autónoma la fecha y los términos de recepción, de acuerdo con el horario de atención al público que tengan establecido para la atención presencial, para los casos en que se adelante el procedimiento de selección por medio del SECOP I. Diferente es el plazo para presentar observaciones al proyecto de pliego de condiciones, que sí tiene regulación expresa en el artículo 2.2.1.1.2.1.4 Decreto 1082 de 2015, el cual señala que los interesados pueden hacer comentarios al proyecto de pliegos de condiciones a partir de la fecha de publicación de los mismos: (a) durante un término de diez (10) días hábiles en la licitación pública. En ese sentido, es posible que los días establecidos en el numeral 1.3 del “Documento base” para la recepción de observaciones al pliego de condiciones definitivo, coincidan con los días hábiles en los cuales la entidad contratante ejerce sus funciones y presta servicio al público. Sin embargo, se sugiere que quienes estén interesados en participar en el proceso de selección de contratistas, sea que apliquen un documento tipo vigente o sea que dicho proceso no se desarrolle en aplicación de alguno de ellos, realicen la consulta del cronograma del proceso, que para el caso de los Documentos tipo para la licitación pública de infraestructura de transporte – V3 es el Anexo 2 – Cronograma, documento mediante el cual se establece la fecha de cierre del proceso, que aduce la fecha límite de presentación de ofertas.

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Por otro lado, en la práctica se observa que lo más conveniente es que se presente la oferta, luego de que la Entidad Estatal responda a las observaciones de las que trata el numeral 1.3 referenciado, y obviamente, antes de la fecha límite fijada en dicho cronograma, de tal manera que el oferente interesado hubiera podido tener en cuenta posibles ajustes, recomendaciones, aclaraciones y demás aspectos que se consideren pertinentes para la presentación de su oferta. En ese sentido, el proponente podrá presentar la oferta entre el lapso de respuesta a las observaciones al pliego de condiciones definitivo (término del numeral 1.3) y la fecha de cierre (término fijado en el cronograma que corresponde al plazo límite para presentar oferta) que, en el caso en que dicho proceso de selección se adelante por SECOP I, existe la posibilidad de efectuarse de manera física durante los días y en la jornada hábil establecida por cada Entidad Estatal.

4. Referencias normativas, jurisprudenciales y otras fuentes:  Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.1.2.1.4

 Numeral 1.3, Documento Base, Documento Tipo Licitación Pública en

Infraestructura de Transporte V3  Documentos Tipo de obra pública de infraestructura de transporte Disponibles en: https://www.colombiacompra.gov.co/documentostipo/documentos-tipo

5. Doctrina de la Agencia Nacional de Contratación Pública: La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente analizó los documentos tipo en la contratación estatal, entre otros, en los siguientes conceptos: C-591 del 31 de agosto de 2021, C-493 del 13 de septiembre de 2021, C-569 del 12 de octubre de 2021, C-599 del 26 de octubre de 2021, C-643 del 17 de noviembre de 2021 y C-356 del 6 de julio de 2022, C-654 del 7 de octubre de 2022, C-874 del 22 de diciembre de 2022, C909 del 5 de enero de 2023, C-945 del 17 de febrero de 2023, C-042 del 29 de marzo de 2023, C-051 del 28 de abril de 2023, C-299 del 24 de julio de 2023 y, etc. Estos y otros conceptos se encuentran disponibles para consulta en el Sistema de Relatoría de la Agencia, en el cual también podrás encontrar jurisprudencia del Consejo de Estado, laudos arbitrales y la normativa de la Agencia Nacional de Contratación Pública pág. 7

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contratación concordada con la doctrina de la Subdirección de Gestión Contractual. Accede a través del siguiente enlace: https://relatoria.colombiacompra.gov.co/ . Te invitamos también a revisar la tercera edición del Boletín de Relatoría de 2024 en el cual podrás consultar en detalle el marco normativo de documentos tipo: https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/files_2020/ boletin_de_realtoria_iii.pdf Por último, lo invitamos a seguirnos en las redes sociales en las cuales se difunde información institucional:

Twitter: @colombiacompra

Facebook: ColombiaCompraEficiente

LinkedIn: Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente Instagram: @colombiacompraeficiente_cce Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y las expresiones aquí utilizadas con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que les otorga el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015.

Atentamente, Elaboró Sergio Enrique Caballero Lesmes : Analista T2-1 de la Subdirección de Gestión Contractual Adriana Katerine López Rodríguez

Revisó: Contratista de la Subdirección de Gestión Contractual

Carolina Quintero Gacharná

Aprobó: Subdirectora de Gestión Contractual ANCP – CCE Agencia Nacional de Contratación Pública pág. 8

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