CCE - Concepto 521 de 2022

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MEDIOS ELECTRÓNICOS – Contratación estatal – Régimen jurídico […] la Ley 527 de 1999 establece en el artículo 10º que, «En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original». De igual manera, define el «mensaje de datos» como «La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax» y «sistema de información» como «todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos». Bajo este entendido, las aplicaciones web, que posibilitan el envío de mensajes de datos escritos o audiovisuales, como Skype, Facetime, Whatsapp, Teams, entre otras, constituyen sistemas de información, permitidos por el legislador en las actuaciones administrativas. Adicionalmente, la Ley 1150 de 2007 incorporó la posibilidad de utilizar dichos sistemas de información y en general los medios electrónicos en las actuaciones contractuales. Así se infiere del artículo 3, […]. Como se observa, este enunciado normativo introduce en la contratación estatal la regulación contenida en la Ley 527 de 1999, permitiendo que el trámite de los procedimientos contractuales se

realice por medios electrónicos; medios en los que cabe, como ya se indicó, el uso de sistemas de información para el envío de mensajes de datos. MEDIOS ELECTRÓNICOS – CPACA – Posibilidad La Ley 1437 de 2011 continúa la línea explicada, consistente en el reconocimiento de validez a las actuaciones realizadas en sede virtual, y dedica un capítulo completo a la utilización de medios electrónicos en el procedimiento administrativo. En efecto, el artículo 5º, numeral 1, consagra, como derecho de las personas ante las autoridades, el de presentar peticiones y adelantar o promover estas actuaciones «por cualquier medio tecnológico o electrónico disponible en la entidad, aún por fuera de las horas de atención al público»; derecho al que le es correlativo el deber en cabeza de las autoridades de «Tramitar las peticiones que lleguen vía fax o por medios electrónicos», previsto en el artículo 7º, numeral 6. Así mismo, el artículo 35 establece que «Los procedimientos administrativos se adelantarán por escrito, verbalmente, o por medios electrónicos de conformidad con lo dispuesto en este Código o la ley»; en tanto que los artículos 53 al 64 regulan: i) la posibilidad de adelantar las actuaciones administrativas por medios electrónicos, ii) el registro para el uso de medios electrónicos, iii) el documento público por medio electrónico, iv) la notificación electrónica, v) el acto administrativo electrónico, vi) el archivo electrónico de documentos, vii) el expediente electrónico, viii) la sede electrónica, ix) la recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades, x) la prueba de recepción en envío de mensajes de datos por la autoridad, xi) las sesiones virtuales y xii) los

estándares y protocolos. EMERGENCIA SANITARIA – Decreto 491 – Decreto 537 Pero, sin lugar a dudas, dentro de las disposiciones normativas que se expidieron durante la pandemia ocasionada por el COVID-19, que incidieron en la contratación pública, las más importantes estuvieron contenidas en el Decreto 440 del 20 de marzo, cuyas medidas se mantuvieron idénticas en el Decreto 537 del 12 de abril de 2020. En tal sentido, en este se adoptaron algunasPágina 2 de 24 medidas excepcionales para evitar el aumento de los contagios y permitir que se continuaran cumpliendo los fines del Estado social de derecho a través de la actividad contractual. Dentro de estas medidas estuvo la adopción de medios electrónicos para llevar a cabo las audiencias en los procedimientos de selección. De este modo, el artículo 1 de dicho Decreto estableció que las audiencias públicas dentro de los procedimientos de selección contractual se podían llevar a cabo por medios electrónicos. […] También es importante mencionar, dentro de las disposiciones normativas expedidas en el marco de la emergencia sanitaria, el artículo 4 del Decreto 491 de 2020, que ratificó la posibilidad –que, como se ha indicado, ya se encontraba vigente en el ordenamiento jurídico– de realizar la comunicación o notificación de los actos administrativos por medios electrónicos. Tanto esta norma, como las del Decreto 537 de 2020, quedaron sujetas a la condición de que permaneciera vigente la emergencia sanitaria. FIRMAS – Firma electrónica – Firma digital – Concepto

El artículo 836 del Código de Comercio define la firma como «la expresión del nombre del suscriptor o de alguno de los elementos que la integren o de un signo o símbolo empleado como medio de identificación personal», es decir, la forma por la cual se identifica a una persona ya sea con el nombre del suscriptor, un símbolo o signo. Dentro del concepto general, la firma manuscrita es «[…] un rasgo o signo impuesto del puño y letra de una persona, con el cual, de forma general y reiterada, se compromete con el contenido de los documentos que la consignan, o da fe de que lo allí registrado obedece a la realidad». Por otra parte, frente a la firma electrónica, el artículo 1 del Decreto 2364 de 2012 la define como «aquella que se realiza a través de métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente». En este sentido, los atributos jurídicos que debe tener la firma electrónica son: i) identificar el firmante, ii) asegurar que el documento firmado es exactamente el mismo que el original y iii) asegurar que los datos que utiliza el firmante para realizar la firma son únicos y exclusivos. Adicionalmente, el artículo 2 de la Ley 527 de 1999 define la firma digital como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido,

vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación. Además, esta normativa prevé que podrán emitir certificados en relación con las firmas digitales las entidades de certificación. EMERGENCIA SANITARIA – Pérdida de vigencia – Medios electrónicos – Viabilidad – Normativa En la consulta bajo análisis se indaga si, a pesar de haber perdido vigencia las normas expedidas en el contexto de la emergencia sanitaria, para permitir la realización de actuaciones por medios electrónicos –en especial, las previstas en los Decretos 491 y 537 de 2020–, estos pueden continuarse empleando. Concretamente, se pregunta i) si las entidades estatales están habilitadas para seguir realizando audiencias virtuales en los procedimientos de selección y en el procedimiento administrativo sancionatorio contractual, ii) si pueden continuar notificando los actos administrativos,Página 3 de 24 que no tengan una regla especial de notificación, a través de medios electrónicos, y iii) si les está permitido continuar suscribiendo los documentos mediante firma autógrafa y escanearlos, cuando no cuenten con firma digital. En efecto, el 30 de junio de 2022 finalizó el estado de emergencia sanitaria declarado por el Ministerio de Salud y Protección Social mediante la Resolución No. 385 del 12 de marzo de 2020, y que se mantuvo vigente, ininterrumpidamente, a través de las Resoluciones No. 844, 1462 y 2230 de 2020;

222, 738, 1315 y 1903 de 2021; 304 y 666 de 2022. Por su parte, varias disposiciones contenidas en los Decretos 491 y 537 de 2020 quedaron sujetas a la condición de que se mantuviera vigente el estado de emergencia sanitaria. Así sucedió, por ejemplo, con los artículos 1 y 11 del Decreto 491 de 2020, que permitieron, respectivamente, «hasta tanto permanezca vigente la emergencia sanitaria», la notificación o comunicación de los actos administrativos por medios electrónicos y la firma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada de los actos, providencias y decisiones. Así también quedó dispuesto en los artículos 1 y 2 del Decreto 537 de 2020, que habilitaron, respectivamente, a las entidades estatales, «durante la vigencia de la emergencia sanitaria», para realizar las audiencias públicas en los procedimientos de selección contractual y adelantar la audiencia del procedimiento administrativo sancionatorio previsto en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, por medios electrónicos. Esta Agencia considera que no obstante la pérdida de vigencia de estas disposiciones normativas –debido al cese del estado de emergencia sanitaria ocurrido el 30 de junio de 2022–, las entidades estatales pueden, por regla general, continuar adelantando sus actuaciones administrativas a través de medios electrónicos, salvo norma expresa en contrario, es decir, salvo que exista un precepto que las obligue a realizar alguna actuación de manera presencial. Esto, por cuanto la desaparición de los

efectos de las normas contenidas en los Decretos 491 y 537 de 2020 no hace que pierdan vigencia las normas a las que se hizo referencia en el numeral 2.1. de este concepto, que permiten el empleo de herramientas electrónicas en las actuaciones administrativas. En tal sentido, tanto las audiencias de los procedimientos de selección contractual, como las que deban surtirse durante la ejecución del contrato estatal –incluida la del procedimiento administrativo sancionatorio, regulada en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011–, pueden seguir realizándose de manera virtual. También los documentos, por regla general, pueden continuar suscribiéndose en forma manuscrita –o de manera electrónica o digital, según su disponibilidad– por parte de los servidores públicos, para ser, posteriormente, escaneados –con excepción de lo indicado respecto del SECOP II–. De igual modo, los actos administrativos pueden continuar notificándose de manera electrónica.Página 4 de 24 Bogotá D.C., 09/08/2022 16:48:45

Versión: 02 Código: CCE-DES-FM-17 Fecha: 03 de noviembre de 2021 P gina 1 de 1

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Bogotá, 09 Agosto 2022 Doctor José Camilo Guzmán Santos Director Unidad de Compras Públicas Consejo Superior de la Judicatura Bogotá, D.C. Concepto C ─ 521 de 2 22 !emas"

MEDIOS ELECTRÓNICOS ― Contratación estatal ― Régimen jurídico / MEDIOS ELECTRÓNICOS – CPACA – Posibilidad / EMERGENCIA SANITARIA – Decreto 491 – Decreto 537 / FIRMAS – Firma electrónica – Firma digital – Concepto /

jurídico / MEDIOS ELECTRÓNICOS – CPACA – Posibilidad / EMERGENCIA SANITARIA – Decreto 491 – Decreto 537 / FIRMAS – Firma electrónica – Firma digital – Concepto / EMERGENCIA SANITARIA – Pérdida de vigencia – Medios electrónicos – Viabilidad – Normativa. #adicaci$n" Respuesta a consulta # P20220630006495 Estimado Doctor Guzmán, La Agencia Nacional de Contratación Pública ― Colombia Compra Eficiente responde su consulta del 29 de junio de 2022, en ejercicio de la competencia otorgada por el numeral 8 del artículo 11 y el numeral 5 del artículo 3 del Decreto Ley 4170 de 2011. 1% &'o(lemas planteados Usted realiza las siguientes preguntas@ Aa. BPueden las Entidades Estatales continuar realizando las audiencias públicas previstas en los diferentes Procesos de Contratación y la audiencia de Cue trata el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 de manera virtualD BCuál es el sustento jurídicoD Doctor José Camilo Guzmán Santos Director Unidad de Compras Públicas Consejo Superior de la Judicatura Bogotá, D.C. Concepto C ─ 521 de 2022

Temas:

MEDIOS ELECTRÓNICOS ― Contratación estatal ― Régimen jurídico / MEDIOS ELECTRÓNICOS – CPACA – Posibilidad /

EMERGENCIA SANITARIA – Decreto 491 – Decreto 537 / FIRMAS – Firma electrónica – Firma digital – Concepto / EMERGENCIA SANITARIA – Pérdida de vigencia – Medios electrónicos – Viabilidad – Normativa.

Radicación: Respuesta a consulta # P20220630006495

Estimado Doctor Guzmán, La Agencia Nacional de Contratación Pública ― Colombia Compra Eficiente responde su consulta del 29 de junio de 2022, en ejercicio de la competencia otorgada por el numeral 8 del artículo 11 y el numeral 5 del artículo 3 del Decreto Ley 4170 de 2011.

1. Problemas planteados Usted realiza las siguientes preguntas: «a. ¿Pueden las Entidades Estatales continuar realizando las audiencias públicas previstas en los diferentes Procesos de Contratación y la audiencia de que trata el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 de manera virtual? ¿Cuál es el sustento jurídico?Página 5 de 24 »b. ¿Pueden las Entidades Estatales continuar notificando o comunicando los actos administrativos derivados de los Procesos de Contratación (que no tienen regla especial de notificación o comunicación) por medios electrónicos? ¿Cuál es el sustento jurídico? »c. ¿Pueden las autoridades a que se refiere el artículo 1 del Decreto 491 de 2020, cuando no cuenten con firma digital, continuar válidamente suscribiendo los actos, providencias y decisiones que adopten mediante firma autógrafa mecánica, digitalizadas o escaneadas, según la disponibilidad de dichos

medios? ¿Cuál es el sustento jurídico? »d. En caso que las respuestas a los interrogantes a y b sean negativas, ¿cómo deben manejarse las audiencias en los Procesos de Contratación y Actuaciones Administrativas (artículo 86 Ley 1474 de 2011) en curso?»

2. Consideraciones Para resolver esta consulta se hará un análisis de los siguientes temas: i) uso de medios electrónicos en las actuaciones administrativas; especialmente, en la contratación pública, ii) disposiciones normativas expedidas a partir de la pandemia originada por el COVID-19, que ratificaron la implementación de la virtualidad en el ejercicio de la función pública y en la contratación estatal, iii) requisitos de las firmas manuscritas, electrónicas y digitales, y iv) posibilidad de emplear medios electrónicos en las actuaciones administrativas contractuales, a pesar de la pérdida de vigencia de las disposiciones relativas a este tema, contenidas en los Decretos 491 y 537 de 2020.

La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, en reiteradas oportunidades, ha analizado la procedencia de los medios electrónicos, como instrumentos permitidos para la sustanciación de las actuaciones administrativas contractuales. Así lo hizo en los conceptos: C-243 del 24 de marzo de 2020, C-245 del 7 de abril de 2020, C-247 del 7 de abril de 2020, C-253 del 7 de abril de 2020, C-254 del 7 de abril de 2020, C-016 del 21 de abril de 2020, C-017 del 27 de abril de 2020, C-262 del 27

de abril de 2020, C-296 del 21 de mayo de 2020, C-287 del 27 de mayo de 2020, C-292 del 28 de mayo de 2020, C-754 del 23 de diciembre de 2020, C-193 del 3 de mayo de 2021, C-753 del 6 de febrero de 2022 y C-030 del 25 de febrero de 2022. La tesis sostenida en dichos pronunciamientos será reiterada a continuación, complementándola con algunas ideas adicionales frente a la consulta que se estudia en esta ocasión. 2.1. Uso de medios electrónicos en las actuaciones administrativas y, en especial, en la contratación pública: la tendencia de simplificación de los trámites y la cultura del cero papelPágina 6 de 24 Desde hace varios años se ha presentado una tendencia consistente en la eliminación de los trámites innecesarios relacionados con las actuaciones que se adelantan ante las autoridades. Lo que se busca con ello es que las personas tengan una mejor calidad de vida, como resultado de la facilidad para realizar los trámites en el Estado, de manera que puedan utilizar este tiempo en otras actividades. Anteriormente la totalidad de las actuaciones oficiales, es decir, las que se efectuaban ante las entidades públicas, debían surtirse de manera presencial o a través del envío de documentación física, muchas veces cumpliendo con el requisito de la presentación personal. En la actualidad, se viene produciendo una inversión en la lógica que rige la relación de los ciudadanos con el Estado: i) en lugar de la presencialidad, se ha comenzado a privilegiar la virtualidad y ii) del reconocimiento de validez y autenticidad,

exclusivamente, a la documentación física, hoy también se admiten dichos atributos respecto de la documentación electrónica. La función que han jugado las normas «antitrámites», para que dicho cambio se produzca, ha sido decisiva. El Decreto 2150 de 1995 constituye un primer antecedente enPágina 7 de 24 la materia. Posteriormente, el artículo 6º de la Ley 962 de 20051 dispuso que las entidades públicas podían servirse de medios electrónicos para el cumplimiento de sus funciones2. El artículo 7º de la misma Ley permite la publicidad electrónica de las normas y actos generales de la Administración pública 3, e igualmente, el artículo 10º exige que las entidades estatales tengan un correo electrónico habilitando para la recepción de mensajes

1 «Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos». 2 «Artículo 6°. Medios tecnológicos. Para atender los trámites y procedimientos de su competencia, los organismos y entidades de la Administración Pública deberán ponerlos en conocimiento de los ciudadanos en la forma prevista en las disposiciones vigentes, o emplear, adicionalmente, cualquier medio tecnológico o documento electrónico de que dispongan, a fin de hacer efectivos los principios de igualdad, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, moralidad y eficacia en la función administrativa. Para el efecto, podrán implementar las condiciones y requisitos de seguridad que para cada caso sean procedentes, sin perjuicio de las competencias que en esta materia tengan algunas entidades

especializadas. »La sustanciación de las actuaciones así como la expedición de los actos administrativos, tendrán lugar en la forma prevista en las disposiciones vigentes. Para el trámite, notificación y publicación de tales actuaciones y actos, podrán adicionalmente utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrónicas. »Toda persona podrá presentar peticiones, quejas, reclamaciones o recursos, mediante cualquier medio tecnológico o electrónico del cual dispongan las entidades y organismos de la Administración Pública. »En los casos de peticiones relacionadas con el reconocimiento de una prestación económica en todo caso deben allegarse los documentos físicos que soporten el derecho que se reclama. »La utilización de medios electrónicos se regirá por lo dispuesto en la Ley 527 de 1999 y en las normas que la complementen, adicionen o modifiquen, en concordancia con las disposiciones del Capítulo 8 del Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo, artículos 251 a 293, del Código de Procedimiento Civil, y demás normas aplicables, siempre que sea posible verificar la identidad del remitente, así como la fecha de recibo del documento. »Parágrafo 1°. Las entidades y organismos de la Administración Pública deberán hacer públicos los medios tecnológicos o electrónicos de que dispongan, para permitir su utilización. »Parágrafo 2°. En todo caso, el uso de los medios tecnológicos y electrónicos para adelantar trámites y competencias de la Administración Pública deberá garantizar los principios de autenticidad, disponibilidad e integridad. »Parágrafo 3°. Cuando la sustanciación de las actuaciones y actos administrativos se realice por

medios electrónicos, las firmas autógrafas que los mismos requieran, podrán ser sustituidas por un certificado digital que asegure la identidad del suscriptor, de conformidad con lo que para el efecto establezca el Gobierno Nacional». 3 «Artículo 7°. Publicidad electrónica de normas y actos generales emitidos por la administración pública. La Administración Pública deberá poner a disposición del público, a través de medios electrónicos, las leyes, decretos y actos administrativos de carácter general o documentos de interés público relativos a cada uno de ellos, dentro de los cinco (5) días siguientes a su publicación, sin perjuicio de la obligación legal de publicarlos en el Diario Oficial. »Las reproducciones efectuadas se reputarán auténticas para todos los efectos legales, siempre que no se altere el contenido del acto o documento. »A partir de la vigencia de la presente ley y para efectos de adelantar cualquier trámite administrativo, no será obligatorio acreditar la existencia de normas de carácter general de orden nacional, ante ningún organismo de la Administración Pública».Página 8 de 24 enviados por las personas 4. Entretanto, el Decreto 19 de 2012 5 continuó la tendencia de poner a disposición de los particulares y de las entidades estatales los medios electrónicos, como instrumentos idóneos para el desarrollo de sus actividades cotidianas. Conviene destacar de este Decreto los artículos: 14 –que permite el uso de medios electrónicos para la realización de peticiones– 6, 38 –que establece como función del Departamento

Las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos,

propuestas o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado y por correo electrónico. »En ningún caso, se podrán rechazar o inadmitir las solicitudes o informes enviados por personas naturales o jurídicas que se hayan recibido por correo dentro del territorio nacional. »Las peticiones de los administrados o usuarios se entenderán presentadas el día de incorporación al correo, pero para efectos del cómputo del término de respuesta, se entenderán radicadas el día en que efectivamente el documento llegue a la entidad y no el día de su incorporación al correo. »Las solicitudes formuladas a los administrados o usuarios a los que se refiere el presente artículo, y que sean enviadas por correo, deberán ser respondidas dentro del término que la propia comunicación señale, el cual empezará a contarse a partir de la fecha de recepción de la misma en el domicilio del destinatario. Cuando no sea posible establecer la fecha de recepción del documento en el domicilio del destinatario, se presumirá a los diez (10) días de la fecha de despacho en el correo. »Igualmente, los peticionarios podrán solicitar el envío por correo de documentos o información a la entidad pública, para lo cual deberán adjuntar a su petición un sobre con porte pagado y debidamente diligenciado. »Parágrafo. Para efectos del presente artículo, se entenderá válido el envío por correo certificado, siempre y cuando la dirección esté correcta y claramente diligenciada"». 4 «Artículo 10. Utilización del correo para el envío de información. Modifíquese el artículo 25 del Decreto 2150 de 1995, el cual quedará así: "Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.

Las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos, propuestas o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado y por correo electrónico. »En ningún caso, se podrán rechazar o inadmitir las solicitudes o informes enviados por personas naturales o jurídicas que se hayan recibido por correo dentro del territorio nacional. »Las peticiones de los administrados o usuarios se entenderán presentadas el día de incorporación al correo, pero para efectos del cómputo del término de respuesta, se entenderán radicadas el día en que efectivamente el documento llegue a la entidad y no el día de su incorporación al correo. »Las solicitudes formuladas a los administrados o usuarios a los que se refiere el presente artículo, y que sean enviadas por correo, deberán ser respondidas dentro del término que la propia comunicación señale, el cual empezará a contarse a partir de la fecha de recepción de la misma en el domicilio del destinatario. Cuando no sea posible establecer la fecha de recepción del documento en el domicilio del destinatario, se presumirá a los diez (10) días de la fecha de despacho en el correo. »Igualmente, los peticionarios podrán solicitar el envío por correo de documentos o información a la entidad pública, para lo cual deberán adjuntar a su petición un sobre con porte pagado y debidamente diligenciado. »Parágrafo. Para efectos del presente artículo, se entenderá válido el envío por correo certificado, siempre y cuando la dirección esté correcta y claramente diligenciada"». 5 «Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites

innecesarios existentes en la Administración Pública». 6 «ARTÍCULO 14. Presentación de solicitudes, quejas, recomendaciones o reclamos fuera de la sede de la entidad. Los interesados que residan en una ciudad diferente a la de la sede de la entidad u organismo al que se dirigen, pueden presentar sus solicitudes, quejas, recomendaciones o reclamaciones a través de medios electrónicos, de sus dependencias regionales o seccionales. Si ellas no existieren,Página 9 de 24 Administrativo de la Función Pública, el «Facilitar el acceso a la información y ejecución de los trámites y procedimientos administrativos por medios electrónicos, creando las condiciones de confianza en el uso de los mismos»– y el 223 –que elimina el Diario Único de Contratación y obliga a las entidades a publicar la actividad contractual exclusivamente en el SECOP– 7, entre otros. De igual manera, el Decreto 2106 de 2019 8 establece que «Para lograr mayor nivel de eficiencia en la administración pública y una adecuada interacción con los ciudadanos y usuarios, garantizando el derecho a la utilización de medios electrónicos, las autoridades deberán integrarse y hacer uso del modelo de Servicios Ciudadanos Digitales» 9. Además, reconoce que las personas pueden adelantar sus trámites a través de «todos los portales, sitios web, plataformas, ventanillas únicas, aplicaciones y soluciones existentes» 10 y autoriza la gestión documental electrónica 11. En igual sentido, el artículo 5 de la Ley 2052 de 2020 prevé la digitalización de los trámites12.

Pero no solo las disposiciones que integran lo que comúnmente conocemos como normativa «antitrámites» –y que se acaban de reseñar– han sido las que han permitido o exigido el uso de medios electrónicos en las actuaciones normativas. También lo han

deberán hacerlo a través de aquellas en quienes deleguen en aplicación del artículo 9 de la Ley 489 de 1998, o a través de convenios que se suscriban para el efecto. En todo caso, los respectivos escritos deberán ser remitidos a la autoridad correspondiente dentro de las 24 horas siguientes». 7 «ARTÍCULO 223. Eliminación del diario único de contratación. A partir del primero de junio de 2012, los contratos estatales sólo se publicará n en el Sistema Electrónico para la Contratación PúblicaSECOPque administra la Agencia Nacional de Contratación PúblicaColombia Compra Eficiente. En consecuencia, a partir de dicha fecha los contratos estatales no requerirán de publicación en el Diario Único de Contratación y quedarán derogados el parágrafo 3 del artículo 41 de la Ley 80 de 1993, los artículos 59, 60, 61 y 62 de la ley 190 de 1995 y el parágrafo 2 del artículo 3 de la Ley 1150 de 2007». 8 «Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública». 9 Artículo 9. 10 Artículo 14. 11 Artículo 16. 12 «Los sujetos obligados en los términos de la presente ley deberán automatizar y digitalizar la

gestión interna de los trámites que se creen a partir de la entrada en vigencia de esta ley, los cuales deberán estar automatizados y digitalizados al interior de las entidades, conforme a los lineamientos y criterios establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. »El Departamento Administrativo de la Función Pública y el Ministerio de Tecnologías de la información y las Comunicaciones, determinarán los plazos y condiciones para automatizar y digitalizar los trámites existentes antes de la entrada en vigencia de la presente ley. »PARÁGRAFO. Los sujetos obligados en los términos de la presente ley, salvo autorización legal, no podrán incrementar las tarifas o establecer cobros adicionales a los trámites en razón de su automatización y/o digitalización, so pena de la correspondiente sanción disciplinaria a la que haya lugar».Página 10 de 24 hecho: la Ley 527 de 1999, la Ley 1150 de 2007, la Ley 1341 de 2009 y la Ley 1437 de 2011. En efecto, la Ley 527 de 199913 establece en el artículo 10º que, «En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original». De igual manera, define el «mensaje de datos» como «La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como

pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax» 14 y «sistema de información» como «todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos»15. Bajo este entendido, las aplicaciones web, que posibilitan el envío de mensajes de datos escritos o audiovisuales, como Skype, Facetime, Whatsapp, Teams, entre otras, constituyen sistemas de información, permitidos por el legislador en las actuaciones administrativas. Adiciona