CCE - Concepto C-1055 de 2025

SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA ENVÍO DE MENSAJES DE DATOS – Ley 527 de 1999 – Ley 1437 de 2011 – SECOP

Como se observa, la norma citada introduce en la contratación estatal la regulación contenida en la Ley 527 de 1999, permitiendo que el trámite de los procedimientos contractuales se realice por medios electrónicos; medios en los que cabe, como se indicó, el uso de sistemas de información para el envío de mensajes de datos.

Incluso, la Ley 1437 de 2011, “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo” continúan la línea explicada, consistente en el reconocimiento de validez a las actuaciones realizadas en sede virtual, y dedica un capítulo completo a la utilización de medios electrónicos en el procedimiento administrativo. En efecto, el artículo 5º, numeral 1, consagra, como derecho de las personas ante las autoridades, el de presentar peticiones y adelantar o promover estas actuaciones “por cualquier medio tecnológico o electrónico disponible en la entidad, aún por fuera de las horas de atención al público”; derecho al que le es correlativo el deber de las autoridades de “Tramitar las peticiones que lleguen vía fax o por medios electrónicos”, previsto en el artículo 7º, numeral 6.

[…] La utilización de los medios electrónicos regulados en la Ley 1437 de 2011 en la contratación estatal es posible, a partir de la remisión del artículo 77 de la Ley 80 de 1993 a las normas del CPACA, que, a su vez, como se indicó, remite a las disposiciones de la Ley 527 de 1999.

Concretamente, el precitado artículo 3 de la Ley 1150 de 2007 crea el Sistema Electrónico para la Contratación Pública, el cual –de conformidad con el artículo 3.8 del Decreto 4170 de 2011– es administrado por esta Agencia. Esta plataforma no solo es un canal de publicidad de la gestión contractual de las entidades públicas, pues también es un medio transaccional para la suscripción de contratos electrónicos. A estas dos (2) facetas del SECOP se refiere la ley citada cuando dispone, respectivamente, que “De conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, […] la expedición de los […] contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual y contractual, podrán tener lugar por medios electrónicos” y que “Contará con la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos, para lo cual establecerá los patrones a que haya lugar y se encargará de su difusión a través de canales electrónicos”.

PLATAFORMA DE PUBLICIDAD CONTRACTUAL – SECOP I No transaccional – SECOP II Plataforma transaccional

El numeral 1.2 de la Circular Externa Única de la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente dispone que el Sistema Electrónico para la Contratación Pública está compuesto por el SECOP I, el SECOP II y la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Conforme a lo explicado en el párrafo precedente, el SECOP I solo funciona como medio de publicidad, es decir, no tiene carácter transaccional. Esto significa que el procedimiento contractual se adelanta fuera de la plataforma a través de un expediente físico. No obstante, las actuaciones y los documentos se convierten en electrónicos para cargarse posteriormente a la plataforma por quien tenga la función dentro de la entidad.

En contraste, el SECOP II permite generar contratos en línea y realizar la firma electrónica de los mismos. Tiene funciones que permiten al proveedor presentar garantías y facturas; y a la entidad estatal, realizar la revisión y aprobación de ambos tipos de documentos en línea. Además, el módulo permite hacer modificaciones contractuales, tanto unilaterales como bilaterales –estas últimas son enviadas para aprobación del proveedor antes de la publicación por parte de la entidad estatal–. Para registrar el seguimiento al avance de la ejecución, el módulo de gestión contractual habilita el registro de planes de ejecución por porcentaje de avance y el cargue de documentos tanto a proveedor como a la entidad estatal, la cual puede crear usuarios para que los supervisores de los contratos carguen la información pertinente. Finalmente, la liquidación y el cierre de los expedientes contractuales también puede realizarse a través del SECOP II. Es de destacar que la plataforma tiene un módulo de búsqueda pública que permite a los ciudadanos y entes de control revisar el avance en tiempo real de cualquier contrato realizado a través del SECOP II, sin necesidad de tener usuarios creados en la plataforma.

PRINCIPIOS ORIENTADORES ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA – Ley 1712 de 2014 – Calidad de la Información

[…] la Ley 1712 de 2014 identifica como principios que orientan el acceso a la información pública el de máxima publicidad, el de transparencia en la información y el de la calidad de la información. El primero establece que toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal. Por su parte, el segundo alude al deber de los sujetos de proporcionar y facilitar el acceso a la misma en los términos más amplios posibles, y a través de los medios y procedimientos que establezca la ley. De otro lado, el tercer principio señala que la información pública que generen o difundan los sujetos obligados debe ser veraz, completa, accesible y disponible en formatos reutilizables, conforme a los procedimientos de gestión documental de cada entidad.

En línea con lo anterior, el artículo 6 de la ley establece un conjunto de definiciones para la adecuada interpretación de sus disposiciones de las cuales, vale la pena destacar algunas de ellas, en consideración al contenido de las preguntas expuestas en la presente solicitud. De manera preliminar, el literal g) define la Gestión Documental como “el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por los sujetos obligados, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación” [Énfasis por fuera de texto legal].

CARÁCTER TRANSACCIONAL SECOP II – Diferencia SECOP I

[…] si bien los documentos que deben publicarse en el SECOP II corresponden a los mismos que deben publicarse en el SECOP I, esto es, todos los expedidos con ocasión a la gestión contractual con excepción de los expresamente excluidos, la naturaleza transaccional del SECOP II implica que los procesos contractuales no solo deban ser publicados mediante esta plataforma, sino también gestionados a través de ella, al consistir la mayoría de los hitos contractuales en documentos y actuaciones electrónicas generadas en tiempo real, de tal manera que el proceso contractual avanza en la medida en la que se generen y aprueben estos documentos y actuaciones electrónicas en la plataforma.

Esta es una diferencia respecto de los procesos publicados en el SECOP I, en los que primero se generan los documentos escritos y luego se publican en la plataforma dentro del plazo de tres (3) días previsto en el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015. Esto significa que el término de tres (3) días para publicar, en la práctica, no opera en las actuaciones generadas de manera electrónica dentro de los procedimientos gestionados a través de SECOP II, puesto que tales documentos son creados o expedidos mediante la propia plataforma, razón por la que una vez estos se aprueban quedan inmediatamente publicados, sin que transcurra el referido término.

FECHA DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS CONTRACTUALES – Prevalencia de fecha automática en SECOP II

En ese sentido, debe resaltarse que la fecha y hora que otorga la plataforma al momento en que el usuario —sea funcionario de la entidad compradora o representante del proveedor— ejecuta la acción correspondiente, constituye la marca temporal oficial del documento, garantizando su autenticidad, trazabilidad y validez jurídica. Dicho registro no solo reemplaza la necesidad de una fecha manual consignada en un documento físico, sino que además tiene efectos probatorios, al tratarse de un dato generado y conservado dentro de un sistema transaccional que asegura la integridad de la información.

Por lo tanto, en los procesos gestionados a través de SECOP II, la fecha prevalente para efectos contractuales será aquella que registre automáticamente la plataforma en el momento en que se realice la actuación, sin perjuicio de que, para fines de gestión documental y en cumplimiento de la normativa archivística, los documentos que se produzcan en medio físico conserven también la fecha de su elaboración.

En ese orden de ideas, el carácter transaccional de SECOP II, como herramienta que permite no solo publicar sino también gestionar y crear Documentos del Proceso de manera electrónica al interior de la plataforma, implica que el deber de publicidad respecto de estas actuaciones se cumpla de manera distinta a como sucede en SECOP I, donde los documentos contractuales se expiden primero en un medio físico que posteriormente es cargado en la plataforma.

[…]

En conclusión, (i) los documentos contractuales constituyen documentos de archivo que, conforme a la normativa archivística, deben contar con fecha de elaboración como atributo esencial de identificación; y (ii) en los procesos gestionados a través del SECOP II, la fecha y hora prevalente será la registrada por la plataforma en el momento de la actuación, por constituir un sello de tiempo electrónico con efectos jurídicos y probatorios, sin perjuicio de la obligación de conservar la fecha en los documentos físicos que hagan parte de la gestión documental de la entidad.

Bogotá D.C., 10 de septiembre de 2025

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Señor

Juan Pablo Bustos

jpbustosj@dane.gov.co

Bogotá, D.C.

Concepto C-1055 de 2025

| | | | --- | --- | | Temas: | SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA ENVÍO DE MENSAJES DE DATOS – Ley 527 de 1999 – Ley 1437 de 2011 – SECOP / PLATAFORMA DE PUBLICIDAD CONTRACTUAL – SECOP I No transaccional – SECOP II Plataforma transaccional / PRINCIPIOS ORIENTADORES ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA – Ley 1712 de 2014 – Calidad de la Información / CARÁCTER TRANSACCIONAL SECOP II – Diferencia SECOP I / FECHA DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS CONTRACTUALES – Prevalencia de fecha automática en SECOP II | | Radicación: | Respuesta a consulta radicado No. 1\_2025\_07\_30\_007896 |

Estimado señor Bustos,

En ejercicio de la competencia otorgada por los artículos 3, numeral 5º, y 11, numeral 8º, del Decreto Ley 4170 de 2011, así como lo establecido en el artículo 4 de la Resolución 1707 de 2018 expedida por esta Entidad, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente– responde su consulta radicada el 30 de julio de 2025 formulada en los siguientes términos:

“[…]

“[…]

1. ¿Cuáles documentos del expediente contractual deben contener obligatoriamente fecha de expedición o elaboración? Según el artículo 2.2.1.1.1.3.1 del Decreto 1082 de 2015, el expediente incluye estudios previos, aviso de convocatoria, pliegos, adendas, oferta, informe de evaluación, contrato y otros documentos. Indique cuáles de requieren fecha explícita como requisito formal para su validez.

2. ¿Cuál es la consecuencia jurídica o administrativa si la fecha de un documento no coincide con la registrada en SECOP II? considerando que esta plataforma es transaccional, registra actuaciones en tiempo real y tiene efectos jurídicos y probatorios

3. En caso de discrepancia, ¿cuál fecha debe considerarse válida: la del documento físico o digital, o la registrada en SECOP II?” [SIC].

De manera preliminar, resulta necesario acotar que esta entidad solo tiene competencia para responder consultas sobre la aplicación de normas de carácter general en materia de compras y contratación pública. En ese sentido, resolver casos particulares desborda las atribuciones asignadas por el legislador extraordinario, que no concibió a la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente como una autoridad para solucionar problemas jurídicos particulares de todos los partícipes del sistema de compra pública. La competencia de esta entidad se fija con límites claros, con el objeto de evitar que la Agencia actúe como una instancia de validación de las actuaciones de las entidades sujetas a la Ley 80 de 1993 o de los demás participantes de la contratación pública. Esta competencia de interpretación de normas generales, por definición, no puede extenderse a la resolución de controversias, ni a brindar asesorías sobre casos puntuales.

Conforme lo expuesto, en aras de satisfacer el derecho fundamental de petición se resolverá su consulta dentro de los límites de la referida competencia consultiva, esto es, haciendo abstracción de las circunstancias particulares y concretas mencionadas en su petición, pero exponiendo algunas consideraciones sobre las normas generales relacionadas con los problemas jurídicos de su consulta.

1. Problema planteado:

De acuerdo con el contenido de su solicitud, esta Agencia resolverá los siguientes interrogantes:

1. ¿De conformidad con el ordenamiento jurídico colombiano, los documentos que integran el expediente contractual de las entidades estatales deben contener obligatoriamente fecha de expedición o elaboración como requisito formal de validez?

1. En caso de contradicción o discrepancia entre la información consignada en documentos físicos y aquella registrada electrónicamente en la gestión contractual tramitada mediante el SECOP II, ¿cuál debe considerarse prevalente para efectos jurídicos y probatorios?

2. Respuesta:

| i. En relación con la consulta planteada, debe señalarse, en primer lugar, que los documentos contractuales hacen parte del expediente de archivo de las entidades estatales. De acuerdo con la normativa archivística vigente, tales documentos deben contar con atributos de identificación que permitan garantizar su autenticidad y trazabilidad, dentro de los cuales la fecha de elaboración cumple un papel fundamental. Así, la Ley 1712 de 2014 define los documentos de archivo como los registros de información producida o recibida por una entidad en el ejercicio de sus funciones, mientras que la Ley 594 de 2000 y los lineamientos impartidos por el Archivo General de la Nación exigen la incorporación de elementos mínimos de identificación, como la fecha, para asegurar la veracidad, la integridad y la adecuada gestión del ciclo vital documental. Ahora bien, resulta necesario diferenciar la forma en que opera la obligación de incorporar y registrar la fecha en el marco de los procesos contractuales gestionados a través del SECOP I y del SECOP II. En el SECOP I, los documentos se elaboran en medio físico o electrónico fuera de la plataforma y, posteriormente, deben ser publicados dentro del término de tres (3) días previsto en el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015. En este escenario, la fecha consignada en el documento resulta esencial, en la medida en que permite determinar con claridad el momento de su expedición y el cumplimiento de la obligación de publicidad. Por el contrario, en el SECOP II la dinámica es distinta. Esta plataforma no solo cumple funciones de publicación, sino también de gestión y creación de documentos y actuaciones contractuales que se realizan en tiempo real. En consecuencia, la mayoría de las actuaciones

contractuales se generan directamente dentro de la plataforma, lo que implica que la publicación sea concomitante a la actuación del usuario. Dicho de otra manera, en SECOP II no es necesario cargar posteriormente un documento ya expedido, sino que este se produce en tiempo real al interior del sistema y queda publicado de inmediato, lo cual refleja su naturaleza transaccional. De allí se desprende que la fecha y hora que asigna automáticamente la plataforma en el momento en que el usuario —ya sea funcionario de la entidad estatal o representante del contratista— ejecuta la respectiva acción, constituye la marca temporal oficial del documento. Este sello electrónico garantiza la autenticidad, integridad y trazabilidad de la actuación, y además tiene plenos efectos jurídicos y probatorios, conforme a lo establecido en la Ley 527 de 1999 en materia de mensajes de datos y comercio electrónico. Así, la normativa archivística exige que los documentos públicos cuenten con atributos como la fecha de elaboración. En el ámbito de SECOP II dicha exigencia se cumple a través del registro electrónico generado por la propia plataforma. Este sello de tiempo electrónico prevalece frente a la fecha que pueda contener el documento, sin que ello exonere a las entidades de cumplir con las disposiciones del Archivo General de la Nación en materia de gestión documental y conservación de expedientes en los soportes correspondientes. ii. En ese orden, puede afirmarse que: (i) los documentos contractuales que integran el expediente deben contener fecha de elaboración como atributo esencial para garantizar su autenticidad y su adecuada gestión archivística, y (ii) en el marco de los procesos contractuales gestionados a través del SECOP II, la fecha y hora prevalente será aquella registrada electrónicamente por la plataforma en el momento de la actuación, por tratarse de un sello de tiempo con plena validez jurídica y probatoria. La fecha que se consigna en la plataformas de SECOP II será la que se tiene en cuenta como fecha en que se surtió la respectiva actuación. |

3. Razones de la respuesta:

Lo anterior se sustenta en las siguientes consideraciones:

Desde hace varios años, el Estado ha venido orientando sus esfuerzos a la eliminación de los trámites innecesarios relacionados con las actuaciones que se adelantan ante las autoridades públicas. Esta tendencia busca que las personas tengan una mejor calidad de vida, con el fin de optimizar la gestión pública y garantizar a los ciudadanos y garantizar un ejercicio más ágil y menos oneroso de sus derechos ante las autoridades. Anteriormente, las actuaciones oficiales, es decir, las que se realizan ante las entidades públicas, debían surtirse de manera presencial o a través del envío de documentación física, muchas veces cumpliendo con el requisito de la presentación personal. En la actualidad, se ha producido una inversión en la lógica que rige la relación de los ciudadanos con el Estado: i) en lugar de la presencialidad, se ha comenzado a ceder espacio a la virtualidad y ii) del reconocimiento de validez y autenticidad, exclusivamente, a la documentación física, se ha pasado a admitir dichos atributos respecto de la documentación electrónica.

En este cambio de paradigma, el papel de las normas “antitrámites” –como la Ley 962 de 2005, el Decreto Ley 019 de 2012, así como el Decreto 2106 de 2019– ha sido decisivo. Pero no solo estas disposiciones han permitido o exigido el uso de medios electrónicos en las actuaciones administrativas. También lo han hecho la Ley 527 de 1999, la Ley 1150 de 2007 y la Ley 1437 de 2011.

En efecto, el artículo 10 de la Ley 527 de 1999, “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”, dispone que, “En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original”.

De igual manera, el artículo 2 define el “mensaje de datos” como “La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax” –lit. a)– y “sistema de información” como “todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos” –lit. f)–. Bajo este entendido, las aplicaciones web, que posibilitan el envío de mensajes de datos escritos o audiovisuales, como Skype, Facetime, Whatsapp, Teams, entre otras, constituyen sistemas de información, permitidos por el legislador en las actuaciones administrativas.

Adicionalmente, la Ley 1150 de 2007, “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos”, incorporó la posibilidad de utilizar dichos sistemas de información y en general los medios electrónicos en las actuaciones contractuales. Así se infiere del artículo 3, el cual dispone lo siguiente:

“De conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, la sustanciación de las actuaciones, la expedición de los actos administrativos, los documentos, contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual y contractual, podrán tener lugar por medios electrónicos. Para el trámite, notificación y publicación de tales actos, podrán utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrónicas. Los mecanismos e instrumentos por medio de los cuales las entidades cumplirán con las obligaciones de publicidad del proceso contractual serán señalados por el Gobierno Nacional.

Lo anterior, sin perjuicio de las publicaciones previstas en el numeral 3 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993.

Con el fin de materializar los objetivos a que se refiere el inciso anterior, el Gobierno Nacional desarrollará el Sistema Electrónico para la Contratación Pública, SECOP, el cual:

a) Dispondrá de las funcionalidades tecnológicas para realizar procesos de contratación electrónicos bajo los métodos de selección señalados en el artículo 2o de la presente ley según lo defina el reglamento;

b) Servirá de punto único de ingreso de información y de generación de reportes para las entidades estatales y la ciudadanía;

c) Contará con la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos, para lo cual establecerá los patrones a que haya lugar y se encargará de su difusión a través de canales electrónicos y;

d) Integrará el Registro Único Empresarial de las Cámaras de Comercio, el Diario Único de Contratación Estatal y los demás sistemas que involucren la gestión contractual pública. Así mismo, se articulará con el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, creado por la Ley 598 de 2000, sin que este pierda su autonomía para el ejercicio del control fiscal a la contratación pública.

PARÁGRAFO 1o. En ningún caso la administración del SECOP supondrá la creación de una nueva entidad.

El SECOP será administrado por el organismo que designe el Gobierno Nacional, sin perjuicio de la autonomía que respecto del SICE confiere la Ley 598 de 2000 a la Contraloría General de la República”.

Como se observa, la norma citada introduce en la contratación estatal la regulación contenida en la Ley 527 de 1999, permitiendo que el trámite de los procedimientos contractuales se realice por medios electrónicos. Estos medios incluyen, como se indicó, el uso de sistemas de información para el envío de mensajes de datos.

Incluso, la Ley 1437 de 2011, “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo” continúa la línea explicada, consistente en el reconocimiento de validez a las actuaciones realizadas en sede virtual, y dedica un capítulo completo a la utilización de medios electrónicos en el procedimiento administrativo. En efecto, el artículo 5º, numeral 1, consagra como derecho de las personas ante las autoridades, el de presentar peticiones y adelantar o promover estas actuaciones “por cualquier medio tecnológico o electrónico disponible en la entidad, aún por fuera de las horas de atención al público”. A este derecho le es correlativo el deber de las autoridades de “Tramitar las peticiones que lleguen vía fax o por medios electrónicos”, previsto en el artículo 7º, numeral 6.

Asimismo, el artículo 35 establece que “Los procedimientos administrativos se adelantarán por escrito, verbalmente, o por medios electrónicos de conformidad con lo dispuesto en este Código o la ley”; en tanto que los artículos 53 al 64 regulan: i) la posibilidad de adelantar las actuaciones administrativas por medios electrónicos, ii) el registro para el uso de medios electrónicos, iii) el documento público por medio electrónico, iv) la notificación electrónica, v) el acto administrativo electrónico, vi) el archivo electrónico de documentos, vii) el expediente electrónico, viii) la sede electrónica, ix) la recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades, x) la prueba de recepción y envío de mensajes de datos por la autoridad, xi) las sesiones virtuales y xii) los estándares y protocolos. La utilización de los medios electrónicos regulados en la Ley 1437 de 2011 en la contratación estatal es posible, a partir de la remisión del artículo 77 de la Ley 80 de 1993 a las normas del CPACA[[1]](#footnote-2), que, a su vez, como se indicó, remite a las disposiciones de la Ley 527 de 1999.

Concretamente, el precitado artículo 3 de la Ley 1150 de 2007 crea el Sistema Electrónico para la Contratación Pública, el cual –de conformidad con el artículo 3.8 del Decreto 4170 de 2011– es administrado por esta Agencia. Este sistema, integrado por distintas plataformas, no solo funciona como herramienta de publicidad de la gestión contractual de las entidades públicas, sino también como medio transaccional para gestionar el proceso de contratación, la suscripción de contratos electrónicos y el seguimiento a la ejecución, entre otros. A estas dos (2) facetas del SECOP se refiere la ley citada cuando dispone, respectivamente, que “De conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, […] la expedición de los […] contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual y contractual, podrán tener lugar por medios electrónicos” y que “Contará con la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos, para lo cual establecerá los patrones a que haya lugar y se encargará de su difusión a través de canales electrónicos”.

Conforme a lo anterior, el numeral 1.2 de la Circular Externa Única de la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente dispone que el Sistema Electrónico para la Contratación Pública está compuesto por el SECOP I, el SECOP II y la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Conforme a lo explicado en el párrafo precedente, el SECOP I solo funciona como medio de publicidad, es decir, no tiene carácter transaccional. Esto significa que el procedimiento contractual se adelanta fuera de la plataforma a través de un expediente físico. No obstante, las actuaciones y los documentos se convierten en electrónicos para cargarse posteriormente a la plataforma por quien tenga la función dentro de la entidad.

En contraste, el SECOP II permite generar contratos en línea y realizar su firma de forma electrónica. Esta plataforma tiene funciones que permiten al proveedor presentar ofertas, garantías y facturas; y a la entidad estatal realizar la revisión y aprobación de ambos tipos de documentos en línea. Además, el módulo permite hacer modificaciones contractuales, tanto unilaterales como bilaterales –estas últimas son enviadas para aprobación del proveedor antes de la publicación por parte de la entidad estatal–. Para registrar el seguimiento al avance de la ejecución, el módulo de gestión contractual habilita el registro de planes de ejecución por porcentaje de avance y el cargue de documentos tanto a proveedor como a la entidad estatal, la cual puede crear usuarios para que los supervisores de los contratos carguen la información pertinente. Finalmente, la liquidación y el cierre de los expedientes contractuales también puede realizarse a través del SECOP II.

Cabe destacar que la plataforma tiene un módulo de búsqueda pública, que permite a los ciudadanos y a los entes de control revisar el avance en tiempo real de cualquier contrato realizado a través del SECOP II, sin necesidad de tener usuarios creados en la plataforma.

Ambas plataformas contribuyen a la materialización del principio de publicidad. Dicho principio impone a las autoridades administrativas el deber de dar a conocer sus actos, contratos y decisiones, para que se divulguen y eventualmente se controlen las actuaciones. en ese sentido, resulta importante analizar algunas normas referentes a este deber.

La Ley 1712 de 2014 identifica como principios que orientan el acceso a la información pública el de máxima publicidad, el de transparencia en la información y el de la calidad de la información. El primero establece que toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal[[2]](#footnote-3). Por su parte, el segundo alude al deber de los sujetos de proporcionar y facilitar el acceso a la misma en los términos más amplios posibles, y a través de los medios y procedimientos que establezca la ley[[3]](#footnote-4). De otro lado, el tercer principio señala que la información pública que generen o difundan los sujetos obligados debe ser veraz, completa, accesible y disponible en formatos reutilizables, conforme a los procedimientos de gestión documental de cada entidad[[4]](#footnote-5).

En línea con lo anterior, el artículo 6 de la citada Ley establece un conjunto de definiciones para la adecuada interpretación de sus disposiciones de las cuales vale la pena destacar algunas de ellas, en consideración al contenido de las preguntas expuestas en la presente solicitud. De manera preliminar, el literal g) define la Gestión Documental como “el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por los sujetos ob