CCE-Guia general de los acurdo marco de precio

2022

GUÍA GENERAL DE LOS ACUERDO MARCO DE PRECIO

AGENCIA NACIONAL DE CONTRATACIÓN PUBLICA

COLOMBIA COMPRA EFICIENTE

Julio 2022

GUÍA GENERAL DE LOS ACUERDOS MARCO DE PRECIOS

Código: CCE-GAD-GI-01

Versión: 01 DEL 25 DE JULIO DE 2022

CONTENIDO INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................. 4

1. INFORMACIÓN GENERAL ............................................................................................................. 5 1.1. OBJETIVO ........................................................................................................................................... 5 1.2. ALCANCE ............................................................................................................................................ 5

2. INFORMACIÓN GENERAL DEL ACUERDO MARCO .......................................................................... 5 2.1. REGISTRO/ INGRESO A LA TIENDA VIRTUAL DEL ESTADO COLOMBIANO ........................................................ 5 2.2. SOLICITUD DE COMPRA ........................................................................................................................ 8 2.2.1. Dirección de Entrega de los Bienes y/o Servicios .................................................................. 10 2.2.2. Datos Adjuntos ...................................................................................................................... 12 2.2.3. Necesidad del Bien y/o Servicio ............................................................................................ 13 2.2.4. Destinación del Gasto y Origen de los Recursos ................................................................... 13 2.2.5. Datos del Supervisor de la Orden de Compra ....................................................................... 14 2.2.6. Fecha de Vencimiento ........................................................................................................... 15 2.2.7. Gravámenes Adicionales ....................................................................................................... 16 2.2.8. Artículos del Carro ................................................................................................................. 16 2.2.9. Presupuesto que Soporta la Compra ..................................................................................... 19 2.3. ORDEN DE COMPRA ........................................................................................................................... 24 2.3.1. Aprobación Solicitud de Orden de Compra ........................................................................... 25 2.3.2. Verificación CDP/VF y envió de la Orden de Compra ............................................................ 26

2.3.3. Documentos del Proceso ....................................................................................................... 29 2.3.4. Registro Presupuestal ............................................................................................................ 29 2.3.5. Publicidad de Órdenes de Compra ........................................................................................ 30 2.3.6. Publicación de documentos adicionales en las Órdenes de Compra .................................... 31

3. FICHA TÉCNICA DE DOCUMENTO Y CONTROL DE CAMBIOS ......................................................... 31

Lista de Ilustraciones Ilustración 1 Registro Tienda Virtual ............................................................................................................. 6 Ilustración 2 Correo Respuesta Solicitud ....................................................................................................... 6 Ilustración 3 Confirmación y Número de Caso .............................................................................................. 7 Ilustración 4 Correo Confirmación Tienda Virtual ......................................................................................... 7 Ilustración 5 Configuración Contraseña para Ingreso a la Tienda Virtual ..................................................... 8 Ilustración 6 Solicitud Orden de Compra ...................................................................................................... 9 Ilustración 7 Artículos Seleccionados .......................................................................................................... 10 Ilustración 8 Cadena de Aprobación ........................................................................................................... 10 Ilustración 9 Actualización Dirección .......................................................................................................... 11 Ilustración 10 Dirección de Entrega ............................................................................................................ 11 Ilustración 11 Cambio de Dirección............................................................................................................. 11 Ilustración 12 Formato a Diligenciar para Nueva Dirección ........................................................................ 12 Página 2 de 32

Versión: 01 Código: CCE-GAD-GI-01 Fecha: 22 DE Julio de 2022 Página 2 de 32

GUÍA GENERAL DE LOS ACUERDOS MARCO DE PRECIOS

Código: CCE-GAD-GI-01

Versión: 01 DEL 25 DE JULIO DE 2022

Ilustración 13 Agregar Archivos .................................................................................................................. 13 Ilustración 14 Necesidad del Bien y/o Servicio ........................................................................................... 13

Ilustración 15 Destinación del Gasto y Origen de los Recursos .................................................................. 14 Ilustración 16 Datos del Supervisor ............................................................................................................. 15 Ilustración 17 Fecha Orden de Compra ....................................................................................................... 16 Ilustración 18 Gravámenes Adicionales ...................................................................................................... 16 Ilustración 19 Edición de Artículos .............................................................................................................. 17 Ilustración 20 Cantidad de Bienes ............................................................................................................... 18 Ilustración 21 Selección AMP/IAD ............................................................................................................... 19 Ilustración 22 Agregar CDP .......................................................................................................................... 20 Ilustración 23 Elección CDP ......................................................................................................................... 20 Ilustración 24 Registro CDP ......................................................................................................................... 21 Ilustración 25 Cuadro de Cuentas ............................................................................................................... 21 Ilustración 26 Asignación de CDP ................................................................................................................ 21 Ilustración 27 Dividir el CDP ........................................................................................................................ 22 Ilustración 28 Elegir el CDP .......................................................................................................................... 22 Ilustración 29 Asignación de Montos .......................................................................................................... 23 Ilustración 30 Comentarios ......................................................................................................................... 23 Ilustración 31 Guardar en Estado Borrador ................................................................................................ 24 Ilustración 32 Retomar Diligenciamiento .................................................................................................... 24 Ilustración 33 Correo para Aprobación de Orden ....................................................................................... 25 Ilustración 34 Aprobación Coupa ................................................................................................................ 26 Ilustración 35 Verificar Órdenes de Compra ............................................................................................... 26 Ilustración 36 Número de Orden de Compra .............................................................................................. 27 Ilustración 37 Orden de Compra ................................................................................................................. 28 Ilustración 38 Notificación Correo Orden de Compra ................................................................................. 29 Ilustración 39 Proveedor ............................................................................................................................. 30 Página 3 de 32

Versión: 01 Código: CCE-GAD-GI-01 Fecha: 22 DE Julio de 2022 Página 3 de 32

GUÍA GENERAL DE LOS ACUERDOS MARCO DE PRECIOS

Código: CCE-GAD-GI-01

Versión: 01 DEL 25 DE JULIO DE 2022

Introducción La presente guía general busca orientar a las Entidades Estatales en el proceso de compra, en los diferentes Acuerdos Marco de precio (AMP) o Instrumentos de Agregación de Demanda (IAD), que se encuentran activos para su uso y según la necesidad, en la tienda virtual del estado colombiano (TVEC), de los diferentes bienes y servicios de características técnicas uniformes y de uso común. Colombia Compra Eficiente es la entidad encargada de “Diseñar, organizar y celebrar los Acuerdos Marco de Precios y demás mecanismos de agregación de demanda” y, en consecuencia, es quien debe adelantar los Procesos de Contratación para los Instrumentos de Agregación de Demanda y además es la encargada de la administración. El presente documento tiene como finalidad mostrar el paso a paso que van a realizar los usuarios para ejecutar la compra, es un modelo general donde puede visualizar como realizar una cotización u orden de compra y establece los documentos a adjuntar, datos de identificación, plazo máximo de ejecución, artículos, cantidades y posibles modificaciones de estas. Las actuaciones de las Entidades Estatales en el Proceso de Contratación la vinculan y la obligan, por lo cual recomendamos leer con detenimiento los Acuerdos Marco, los manuales, ver los vídeos, utilizar los simuladores disponibles en los ministios de la página web y hacer las consultas que considere necesarias en la Mesa de Servicio antes de iniciar el Proceso de Contratación. Las Entidades Estatales solamente pueden revocar eventos de cotización y Órdenes de compra excepcionalmente.

Este instrumento busca mostrar de manera general la ejecución de una cotización u orden de compra, cabe aclarar que las entidades compradoras deben identificar su necesidad y así mismo el Acuerdo marco de precios o instrumento de agregación y dirigirse a la página web en la tienda virtual del estado (TVEC) y allí encontrara de manera específica en la guía de compra de cada acuerdo procesos únicos y detallados para la completa realización de la compra. Nota 1: La Entidad Estatal al vincularse a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano, acepta conocer los términos establecidos en el contrato del Acuerdo Marco y las condiciones bajo las cuales se vinculará al mismo, así como la forma de operación del mismo y que estos elementos obedecen a bienes de características técnicas uniformes y de común utilización. Nota 2: Se le informa a las Entidades Compradoras que el funcionamiento de la plataforma Tienda Virtual del Estado Colombiano esta soportado para todos los navegadores web (Chrome, Mozilla, Edge, etc) exceptuando INTERNET EXPLORER, en esa medida, tenga en cuenta al momento de presentar cualquier error en la plataforma, que no se esté trabajando sobre un equipo con navegador web Internet Explorer. Página 4 de 32

Versión: 01 Código: CCE-GAD-GI-01 Fecha: 22 DE Julio de 2022 Página 4 de 32

GUÍA GENERAL DE LOS ACUERDOS MARCO DE PRECIOS

Código: CCE-GAD-GI-01

Versión: 01 DEL 25 DE JULIO DE 2022

1. Información General 1.1. Objetivo Crear la guía general de los Acuerdo marco de Precios (AMP) para gestionar conocimiento y fortalecer las capacidades de los partícipes de la compra pública, Ofrecer un sistema fácil que cumple con la función de

orientar a las entidades compradoras en el registro de la tienda virtual (TVEC), y presentar un paso a paso donde se especifica las condiciones que debe tener la entidad estatal para culminar con éxito la adquisición de los bienes o servicios. 1.2. Alcance Las entidades están obligadas a realizar el debió registro en la tienda virtual del estado colombiano (TVEC) para poder obtener un bien o servicio y crear un ambiente de respeto a las reglas para generar confianza entre los partícipes de la compra pública, suministrar la información veraz y completa en la generación de cotizaciones u ordenes de compra, teniendo en cuenta sus rubros presupuestales y las necesidades de los bienes o servicios a obtener, deberá establecer un ordenador del gasto quien será el responsable de aprobar: fecha de vencimiento de la orden de compra, valor total de la solicitud de compra, número del CDP/VF, archivos adjuntos y aceptar términos y condiciones, así mismo podrá verificar los datos del Proveedor: información de contacto, información bancaria, información tributaria, actividad económica y verificar los Artículos, Los documentos publicados en las órdenes de compra de la tienda virtual del estado colombiano pueden ser vistos por los usuarios registrados de las entidades compradoras y proveedores con el fin de generar transparencia y legalidad.

2. Información General del Acuerdo Marco 2.1. Registro/ Ingreso a la Tienda Virtual del Estado Colombiano La Entidad Compradora debe solicitar la creación, actualización o desactivación de usuarios a Colombia Compra Eficiente a través del formulario disponible en http://www.colombiacompra.gov.co/acuerdosmarco/solicitud. Antes de crear, actualizar o desactivar un usuario recomendamos leer la Guía para el manejo de usuarios en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

Página 5 de 32

Versión: 01 Código: CCE-GAD-GI-01 Fecha: 22 DE Julio de 2022 Página 5 de 32

GUÍA GENERAL DE LOS ACUERDOS MARCO DE PRECIOS

Código: CCE-GAD-GI-01

Versión: 01 DEL 25 DE JULIO DE 2022

Ilustración 1 Registro Tienda Virtual Con la actualización, desactualización o registro de algún usuario, el sistema generara un numero de caso y dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la solicitud de creación, la tienda enviara un correo electrónico a los usuarios de la Entidad Compradora con la información de su cuenta. Ilustración 2 Correo Respuesta Solicitud Página 6 de 32

Versión: 01 Código: CCE-GAD-GI-01 Fecha: 22 DE Julio de 2022 Página 6 de 32

GUÍA GENERAL DE LOS ACUERDOS MARCO DE PRECIOS

Código: CCE-GAD-GI-01

Versión: 01 DEL 25 DE JULIO DE 2022

Ilustración 3 Confirmación y Número de Caso Ilustración 4 Correo Confirmación Tienda Virtual El enlace del correo electrónico lo lleva a configurar la contraseña de su cuenta en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Página 7 de 32

Versión: 01 Código: CCE-GAD-GI-01 Fecha: 22 DE Julio de 2022 Página 7 de 32

GUÍA GENERAL DE LOS ACUERDOS MARCO DE PRECIOS

Código: CCE-GAD-GI-01

Versión: 01 DEL 25 DE JULIO DE 2022

Ilustración 5 Configuración Contraseña para Ingreso a la Tienda Virtual

Nota: Es importante verificar que la cuenta de correo de la Entidad Compradora acepte los correos electrónicos del remitente do_not_reply@colombiacompra.coupahost.com.

Un usuario ya registrado debe ingresar a Página de inicio de Coupa (coupahost.com), una vez allí, debe digitar su nombre de usuario y contraseña para iniciar sesión. 2.2. Solicitud de Compra La Entidad Compradora debe diligenciar la solicitud de orden de Compra en el “Carrito”. La Entidad Compradora debe tener en cuenta que una Solicitud de Orden de Compra no puede contener otros bienes y servicios diferentes a los del Acuerdo Marco. La Entidad Compradora debe diligenciar los campos señalados con un asterisco rojo. Estos campos incluyen: - La dirección de entrega de la facturación. - Datos adjuntos. - Los estudios y documentos previos - Los gravámenes adicionales. - En artículos del carro el artículo del Proveedor seleccionado. - El presupuesto que soporta la compra. - Cadena de aprobación. Página 8 de 32

Versión: 01 Código: CCE-GAD-GI-01 Fecha: 22 DE Julio de 2022 Página 8 de 32

GUÍA GENERAL DE LOS ACUERDOS MARCO DE PRECIOS

Código: CCE-GAD-GI-01

Versión: 01 DEL 25 DE JULIO DE 2022

Ilustración 6 Solicitud Orden de Compra Página 9 de 32

Versión: 01 Código: CCE-GAD-GI-01 Fecha: 22 DE Julio de 2022 Página 9 de 32

GUÍA GENERAL DE LOS ACUERDOS MARCO DE PRECIOS

Código: CCE-GAD-GI-01

Versión: 01 DEL 25 DE JULIO DE 2022

Ilustración 7 Artículos Seleccionados Ilustración 8 Cadena de Aprobación 2.2.1. Dirección de Entrega de los Bienes y/o Servicios La Entidad Compradora debe indicar la dirección de entrega de la factura haciendo “clic” en el ícono de la lupa, en “Dirección” en la parte superior derecha de la página y seleccionando la dirección de entrega haciendo clic en el botón “Elegir”. Página 10 de 32

Versión: 01 Código: CCE-GAD-GI-01 Fecha: 22 DE Julio de 2022 Página 10 de 32

GUÍA GENERAL DE LOS ACUERDOS MARCO DE PRECIOS

Código: CCE-GAD-GI-01

Versión: 01 DEL 25 DE JULIO DE 2022

Ilustración 9 Actualización Dirección Ilustración 10 Dirección de Entrega Si requiere crear una nueva dirección de entrega, la Entidad Compradora debe hacer clic en “Crear”, diligenciar el formulario y hacer “clic” en “Guardar”. Ilustración 11 Cambio de Dirección Página 11 de 32

Versión: 01 Código: CCE-GAD-GI-01 Fecha: 22 DE Julio de 2022 Página 11 de 32

GUÍA GENERAL DE LOS ACUERDOS MARCO DE PRECIOS

Código: CCE-GAD-GI-01

Versión: 01 DEL 25 DE JULIO DE 2022

Ilustración 12 Formato a Diligenciar para Nueva Dirección Nota: En el campo de “A la atención de” debe ir el nombre de un Usuario y no el de la Entidad. En “Especificaciones adicionales de entrega” la Entidad Compradora puede dar instrucciones a los Proveedores para la entrega de los bienes o servicios. 2.2.2. Datos Adjuntos

• Archivo de Excel de la cotización ganadora. - Documento de estudio previo. - La Entidad Compradora puede incluir archivos adicionales con información del proceso si lo considera conveniente. Cualquier información o archivo adicional debe respetar lo pactado en el

Acuerdo Marco. Para agregar archivos, la Entidad Compradora debe hacer clic en la palabra “Archivo”, hacer clic en el botón “Explorar” para seleccionar el archivo y por último seleccionar la casilla “Enviar al Proveedor”. Página 12 de 32

Versión: 01 Código: CCE-GAD-GI-01 Fecha: 22 DE Julio de 2022 Página 12 de 32

GUÍA GENERAL DE LOS ACUERDOS MARCO DE PRECIOS

Código: CCE-GAD-GI-01

Versión: 01 DEL 25 DE JULIO DE 2022

Ilustración 13 Agregar Archivos 2.2.3. Necesidad del Bien y/o Servicio Para diligenciar el campo de necesidad del bien o servicio, la Entidad Compradora deberá realizar una justificación breve de la necesidad del bien o servicio. Ilustración 14 Necesidad del Bien y/o Servicio Nota: El Manual de Acuerdos Marco establece que la Entidad Compradora debe dejar constancia del fundamento para considerar las condiciones de uno u otro Proveedor como las más favorables. La Entidad Estatal es responsable de la selección del Proveedor, la cual debe hacerse de conformidad con la ley y el Acuerdo Marco.1 2.2.4. Destinación del Gasto y Origen de los Recursos 1 Ver Manual: http://www.colombiacompra.gov.co/tienda-virtual-del-estado-colombiano/acuerdos-marco/acuerdos-marco Página 13 de 32

Versión: 01 Código: CCE-GAD-GI-01 Fecha: 22 DE Julio de 2022 Página 13 de 32

GUÍA GENERAL DE LOS ACUERDOS MARCO DE PRECIOS

Código: CCE-GAD-GI-01

Versión: 01 DEL 25 DE JULIO DE 2022

En esta sección la entidad deberá relacionar la destinación del gasto (funcionamiento o inversión) y de igual forma deberá seleccionar una de las opciones que se encuentran en la sección origen de los recursos. Ilustración 15 Destinación del Gasto y Origen de los Recursos 2.2.5. Datos del Supervisor de la Orden de Compra La Entidad Compradora debe cumplir con las obligaciones derivadas del Instrumento de Agregación de Demanda. Para el efecto debe: (a) generar el registro presupuestal de la Orden de Compra (b) adelantar las tareas previstas en el Instrumento de Agregación de Demanda para recibir los bienes o servicios; (c) designara un supervisor de la Orden de Compra, quien debe hacer el seguimiento del cumplimiento de los términos condiciones del Instrumento de Agregación de Demanda y particularmente de los términos de la Orden de Compra, revisar y aprobar las facturas correspondientes, verificar que la Entidad Compradora pague el valor de las facturas aprobadas y en general las funciones5designadas por la normativa; (d) abstenerse de emitir nuevas Órdenes de Compra si está en mora en el pago de las facturas derivadas de otras Órdenes de Compra. En esta sección la entidad deberá diligenciar los espacios resaltados con la información del supervisor designado por la entidad. Página 14 de 32

Versión: 01 Código: CCE-GAD-GI-01 Fecha: 22 DE Julio de 2022 Página 14 de 32

GUÍA GENERAL DE LOS ACUERDOS MARCO DE PRECIOS

Código: CCE-GAD-GI-01

Versión: 01 DEL 25 DE JULIO DE 2022

Ilustración 16 Datos del Supervisor 2.2.6. Fecha de Vencimiento La Entidad Compradora debe establecer una fecha de vencimiento de la Orden de Compra, esta fecha de vencimiento es el plazo máximo de ejecución que establece la entidad compradora para la entrega del bien o servicio por parte del Proveedor. Dependiendo los bienes o servicios a adquirir la entidad compradora deberá revisar la Guía específica del Acuerdo Marco de su interés con el fin de validar la vigencia máxima permitida de ejecución de una Orden de Compra. Página 15 de 32

Versión: 01 Código: CCE-GAD-GI-01 Fecha: 22 DE Julio de 2022 Página 15 de 32

GUÍA GENERAL DE LOS ACUERDOS MARCO DE PRECIOS

Código: CCE-GAD-GI-01

Versión: 01 DEL 25 DE JULIO DE 2022

Ilustración 17 Fecha Orden de Compra 2.2.7. Gravámenes Adicionales Si la Orden de Compra es objeto de algún gravamen adicional, la Entidad Compradora deberá especificarlos en el campo “Gravámenes adicionales”. Las Entidades Compradoras son responsables de incluir en la Solicitud de Cotización los gravámenes (estampillas) distintos a los impuestos nacionales a los que están sujetos sus Procesos de Contratación. Si la Entidad Compradora no incluye los gravámenes (estampillas) en la Solicitud de Cotización, debe reiniciar el evento de cotización especificando los gravámenes a los que están sometidos. Ilustración 18 Gravámenes Adicionales 2.2.8. Artículos del Carro

Página 16 de 32

Versión: 01 Código: CCE-GAD-GI-01 Fecha: 22 DE Julio de 2022 Página 16 de 32

GUÍA GENERAL DE LOS ACUERDOS MARCO DE PRECIOS

Código: CCE-GAD-GI-01

Versión: 01 DEL 25 DE JULIO DE 2022

En la sección “Artículos del carro” la Entidad Compradora encontrará los componentes que fueron requeridos en su Solicitud de Cotización y el valor total de la compra. Es importante verificar el valor total de la Solicitud de Orden de Compra una vez agregado el artículo al carrito. Ilustración 19 Edición de Artículos Para editar los artículos del carro incluidos en la Solicitud de Compra, la Entidad Compradora debe llevar el cursor sobre el artículo y cuando aparezca un lápiz, hacer clic, y realizar los cambios y guardarlos. Es importante aclarar que la opción editar solo está disponible para cambiar la cantidad de artículos que desea adquirir. (NO EDITAR LA OPCIÓN MERCANCIA) Página 17 de 32

Versión: 01 Código: CCE-GAD-GI-01 Fecha: 22 DE Julio de 2022 Página 17 de 32

GUÍA GENERAL DE LOS ACUERDOS MARCO DE PRECIOS

Código: CCE-GAD-GI-01

Versión: 01 DEL 25 DE JULIO DE 2022

Ilustración 20 Cantidad de Bienes Si el artículo aparece resaltado en rojo, la Entidad Compradora debe editarlo e ingresar la mercancía a la cual pertenece. Para eso la Entidad Compradora debe buscar y seleccionar en la casilla “Mercancía” “el acuerdo marco mediante el cual está supliendo su necesidad”.

Página 18 de 32

Versión: 01 Código: CCE-GAD-GI-01 Fecha: 22 DE Julio de 2022 Página 18 de 32

GUÍA GENERAL DE LOS ACUERDOS MARCO DE PRECIOS

Código: CCE-GAD-GI-01

Versión: 01 DEL 25 DE JULIO DE 2022

Ilustración 21 Selección AMP/IAD 2.2.9. Presupuesto que Soporta la Compra En “Artículos del Carro” en “Presupuesto” la Entidad Compradora debe asignar el CDP y/o Vigencias Futuras que soportan la compra del bien o servicio. Para ello, debe hacer “clic” en el ícono de la lupa en la línea del artículo. Página 19 de 32

Versión: 01 Código: CCE-GAD-GI-01 Fecha: 22 DE Julio de 2022 Página 19 de 32

GUÍA GENERAL DE LOS ACUERDOS MARCO DE PRECIOS

Código: CCE-GAD-GI-01

Versión: 01 DEL 25 DE JULIO DE 2022

Ilustración 22 Agregar CDP Luego debe hacer clic en el botón “Elegir” el o los CDP’s o vigencias futuras correspondientes, los cuales deben contener los rubros presupuestales adecuados para realizar la contratación, se desplegará el siguiente pantallazo. Ilustración 23 Elección CDP Si no se ha creado el CDP/VF en la Tienda Virtual del Estado Colombiano debe registrarlo en “Agregar cuenta”, diligenciar el formulario y hacer clic en “Guardar”. En el formulario, la Entidad Compradora puede nombrar el CDP/ VF como lo considere conveniente. El campo “Cuadro De Cuentas” se refiere al número

de la unidad ejecutora de la Entidad Compradora en el SIIF. Para las Entidades de orden territorial el “Cuadro de Cuentas” corresponde al NIT de la Entidad Compradora. Página 20 de 32

Versión: 01 Código: CCE-GAD-GI-01 Fecha: 22 DE Julio de 2022 Página 20 de 32

GUÍA GENERAL DE LOS ACUERDOS MARCO DE PRECIOS

Código: CCE-GAD-GI-01

Versión: 01 DEL 25 DE JULIO DE 2022

Ilustración 24 Registro CDP Ilustración 25 Cuadro de Cuentas Si la Entidad Compradora necesita asignar más de un CDP/VF a un bien o servicio, debe: - Hacer “clic” en el icono de las flechas Ilustración 26 Asignación de CDP - Hacer “clic” en el ícono de la lupa. Página 21 de 32

Versión: 01 Código: CCE-GAD-GI-01 Fecha: 22 DE Julio de 2022 Página 21 de 32

GUÍA GENERAL DE LOS ACUERDOS MARCO DE PRECIOS

Código: CCE-GAD-GI-01

Versión: 01 DEL 25 DE JULIO DE 2022

Ilustración 27 Dividir el CDP - Elegir los CDP/VF correspondientes Ilustración 28 Elegir el CDP - Asignar el valor cubierto por cada CDP/VF en el campo de “Monto”. Una vez diligenciados los campos debe dar clic en “Guardar” para registrar la información en el sistema. Para poder registrar la información en el sistema, los montos asignados a los CDP/VF deben sumar el 100% del valor a adquirir del Blindaje y/o adecuaciones.

Página 22 de 32

Versión: 01 Código: CCE-GAD-GI-01 Fecha: 22 DE Julio de 2022 Página 22 de 32

GUÍA GENERAL DE LOS ACUERDOS MARCO DE PRECIOS

Código: CCE-GAD-GI-01

Versión: 01 DEL 25 DE JULIO DE 2022

Ilustración 29 Asignación de Montos Nota: Recomendamos a la Entidad Compradora, antes de enviar la Solicitud de Compra para aprobación del ordenador del gasto, validar los siguientes campos: - Fecha de vencimiento de la Orden de Compra. - Valor total de la Solicitud de Compra - Número del CDP/VF - Archivos - Aceptar términos y condiciones adjuntos En “Cadena de Aprobación” está el flujo para la emisión de una Orden de Compra. En “Comentarios” el comprador puede escribir notas al ordenador de gasto que no serán visibles para los proveedores. Ilustración 30 Comentarios Si la Entidad Compradora necesita interrumpir el diligenciamiento de la Solicitud de Compra, debe hacer clic en “Guardar” para que quede guardada en estado borrador en “Solicitudes”. Página 23 de 32

Versión: 01 Código: CCE-GAD-GI-01 Fecha: 22 DE Julio de 2022 Página 23 de 32

GUÍA GENERAL DE LOS ACUERDOS MARCO DE PRECIOS

Código: CCE-GAD-GI-01

Versión: 01 DEL 25 DE JULIO DE 2022

Ilustración 31 Guardar en Estado Borrador Para retomar el diligenciamiento de la Solicitud de Compra, el usuario debe ir a “Solicitudes” en el menú

superior y seleccionar el ícono del lápiz de la columna “Acciones” en la línea de la solicitud correspondiente. Ilustración 32 Retomar Diligenciamiento Nota: Bajo la columna “Acciones”, en la sección “Solicitudes” en el menú superior, la Entidad compradora puede ajustar: - Fecha de vencimiento de la Orden de Compra. - Notificarle al ordenador del gasto el envío de la Solicitud de Compra. - Retirar la solicitud en cualquier momento si ésta no ha sido aprobada por el ordenador del gasto. 2.3. Orden de Compra El ordenador del gasto de la Entidad Compradora es el encargado de “Aprobar” o “Rechazar” la Solicitud de Compra. Página 24 de 32

Versión: 01 Código: CCE-GAD-GI-01 Fecha: 22 DE Julio de 2022 Página 24 de 32

GUÍA GENERAL DE LOS ACUERDOS MARCO DE PRECIOS

Código: CCE-GAD-GI-01

Versión: 01 DEL 25 DE JULIO DE 2022 2.3.1. Aprobación Solicitud de Orden de Compra El ordenador del gasto puede acceder a las Solicitudes de Compra enviadas por el comprador a través de las notificaciones por correo electrónico, o en “Solicitudes” en el menú superior.

La siguiente imagen muestra una Solicitud de Compra enviada por correo electrónico para la aprobación por parte del supervisor. Ilustración 33 Correo para Aprobación de Orden El ordenador del gasto puede hacer clic en “Rechazar” para devolver la solicitud al comprador, o en “Aprobar” para enviar la Orden de Compra al Proveedor. Si desea incluir un comentario justificando su decisión al comprador, el ordenador del gasto puede ingresarlo en el espacio de comentarios ubicado en

la parte inferior de la solicitud. El ordenador del gasto tambi