CCE-Guia proveedores extranjeros

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G-PPEPC-01

GMenuú ía para la participación de Proveedores Extranjeros en Procesos de Contratación

I. Introducción ................................................................................................................... 4

II. El Sistema de Compra Pública colombiano ................................................................ 4

III. Información del Sistema de Compra Pública ............................................................. 5

A. SECOP I ................................................................................................................................... 5

B. SECOP II .................................................................................................................................. 5

C. Tienda Virtual del Estado Colombiano .................................................................................... 6

IV. Oportunidades de negocios en el Sistema de Compra Pública .................... 6

A. RSS ......................................................................................................................................... 6

B. Planes Anuales de Adquisiciones ............................................................................................. 7

C. SECOP II ................................................................................................................................. 7

V. Requisitos para participar en Procesos de Contratación ............................... 8

A. Registro Único de Proponentes ............................................................................................... 8

B. Requisitos habilitantes ............................................................................................................. 8

1. Capacidad legal de proveedores extranjeros ...................................................................... 9

2. Experiencia de proponentes extranjeros ............................................................................. 10

3. Indicadores financieros y organizacionales de proponentes extranjeros ............................... 10

VI. Apostilla, legalización de documentos otorgados en el exterior y documentos en idioma extranjero ................................................................... 11

02 Guía para la participación de Proveedores Extranjeros en Procesos de Contratación Menú VII.Mecanismos para seleccionar proveedores en el Sistema de Compra Pública .............................................................................................................. 11

VIII. Resolución de controversias o conflictos relacionados con Procesos de Contratación ................................................................................................... 13

IX. Aplicación de los Acuerdos Comerciales y de los incentivos en Procesos

de Contratación .............................................................................................. 14 03 Guía para la participación de Proveedores Extranjeros en Procesos de Contratación Menú I Introducción Colombia Compra Eficiente como ente rector del Sistema de Compra Pública desarrolla diferentes herramientas de apoyo para los partícipes del sistema entre las cuales están los manuales y guías cuyo propósito es difundir normas, reglas, procedimientos y mejores prácticas sobre temas puntuales del sistema. La Guía para la participación de proveedores extranjeros en Procesos de Contratación contenida en este documento ofrece información y hace recomendaciones a los proveedores extranjeros interesados en participar en el Sistema de Compra Pública. Las expresiones utilizadas en el presente documento con mayúscula inicial deben ser entendidas de acuerdo con la definición contenida en el artículo 2.2.1.1.1.3.1 del Decreto 1082 de 2015 y se emplean en singular o plural según lo exija el contexto. Los términos no definidos deben entenderse de acuerdo con su significado natural y obvio. II El Sistema de Compra Pública colombiano El Sistema de Compra Pública es la estructura conformada por los actores del mercado, las reglas y los procedimientos aplicables al mercado y sus actores, las autoridades encargadas de aplicar tales reglas y procedimientos, los sistemas de información y las relaciones entre los actores, las autoridades y las Entidades Estatales, en el cual las Entidades Estatales toman decisiones de gasto público para adquirir bienes y servicios, ejecutar obras, para garantizar su funcionamiento, cumplir su misión y poner a disposición bienes, obras y servicios. La estructura legal del Sistema está conformada por normas, fallos judiciales y conceptos disponibles para consulta en Síntesis en el siguiente link:

http://sintesis.colombiacompra.gov.co/ 04 Guía para la participación de Proveedores Extranjeros en Procesos de Contratación Menú III Información del Sistema de Compra Pública El Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOPcreado por la Ley 1150 de 2007 es el punto único de ingreso de información y de generación de reportes para las Entidades Estatales1 y para la ciudadanía en materia de compra y contratación pública. El SECOP está conformado por dos plataformas transaccionales que son la Tienda Virtual del Estado Colombiano, el SECOP II y una plataforma de simple publicidad que es

el SECOP I.

La información del SECOP está a disposición del público en general en formato de datos abiertos. Esta contiene las bases de datos históricas del SECOP II y la Tienda Virtual del Estado Colombiano, y la información desde 2011 de SECOP I. La información en formato de datos abiertos está a disposición en el siguiente link: https://www.colombiacompra.gov.co/transparencia/gestion-documental/datos-abiertos

A. SECOP I El SECOP I es una herramienta en la cual las Entidades Estatales deben registrar su actividad contractual.

El público en general puede consultar libremente los Documentos del Proceso de las Entidades Estatales, incluyendo aquellos en los cuales el contratista es seleccionado a través de un proceso competitivo, aquellos en los cuales la selección del contratista es directa y los acuerdos entre Entidades Estatales. Para consultar el SECOP I los interesados deben ingresar al siguiente link: http://www.colombiacompra.gov.co/proveedores/consulte-en-el-secop-i Y seguir las instrucciones de búsqueda.

B. SECOP II El SECOP II es una plataforma transaccional para hacer los Procesos de Contratación en línea, lo cual permite

contar con expedientes de contratación electrónicos, ofertas en línea y trazabilidad de las decisiones. Los proveedores son usuarios activos del SECOP II pues deben estar registrados para recibir notificaciones

1. Las Entidades Estatales, organizaciones o sociedades, cuando ejecutan recursos públicos, independiente de su régimen de contratación, deben publicar la información de su actividad contractual en el SECOP. Para más información, ver: Ley 1150 de 2007. Artículo 3; Ley 1712 de 2012. Artículos 10 y 11; Decreto 1082 de 2015; Decreto 1083 de 2015.

Circular Externa No. 1 de Colombia Compra Eficiente, Circular Externa No. 21 de Colombia Compra Eficiente. 05 Guía para la participación de Proveedores Extranjeros en Procesos de Contratación Menú de las oportunidades de negocio. Para el efecto en su registro deben indicar el tipo de bienes y servicios que ofrecen, el valor de contratos que es de su interés y las regiones en las cuales es capaz de proveer bienes y servicios. El formulario de registro está en el siguiente link: https://community.secop.gov.co/Public/Users/UserRegister/Index?Page=login&Country=CO&SkinNa me=CCE El propósito del Gobierno Nacional es migrar toda la compra pública a cargo de las Entidades Estatales al SECOP II para tener la totalidad de los Procesos de Contratación en línea, mejorando así la eficiencia y la transparencia del Sistema de Compra Pública.

C. Tienda Virtual del Estado Colombiano Colombia Compra Eficiente celebra contratos de agregación de demanda bien sean Acuerdos Marco de Precios u otro Instrumentos de Agregación de Demanda. En estos contratos hay una operación principal en la cual los proveedores son seleccionados generalmente como resultado de una licitación pública la cual

busca escoger a quienes harán parte de un catálogo en el que ofrecen a las Entidades Estatales bienes y/o servicios en condiciones estándar; y una operación secundaria en la cual las Entidades Estatales compran los bienes y/o servicios en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Para más información sobre los acuerdos marco y la Tienda Virtual del Estado Colombiano los invitamos a ingresar al siguiente link: http://www.colombiacompra.gov.co/tienda-virtual-del-estado-colombiano IV Oportunidades de negocios en el Sistema de Compra Pública

A. RSS Los interesados en conocer los Procesos de Contratación iniciados por las Entidades Estatales en el SECOP I pueden suscribirse al servicio de RSS en la página web de Colombia Compra Eficiente. Para el efecto, el interesado debe indicar el segmento de su interés utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios de Naciones Unidas (Código Estándar de Productos y Servicios de Naciones Unidas -UNSPSC-) y el lugar en el cual el interesado quiere entregar bienes, servicios o ejecutar obras. En el siguiente link puede consultar el

Clasificador de Bienes y Servicios: 06 Guía para la participación de Proveedores Extranjeros en Procesos de Contratación Menú https://www.colombiacompra.gov.co/clasificador-de-bienes-y-servicios Una vez el interesado está inscrito recibe diariamente a través del correo electrónico o de su navegador de internet, notificación en formato RSS de: (i) borradores de documentos publicados de los posibles Procesos de Contratación; y (ii) Procesos de Contratación convocados para el segmento y lugar de ejecución que haya sido seleccionado por cada interesado. Para más información, lo invitamos a ingresar al siguiente link:

http://www.colombiacompra.gov.co/proveedores/rss

B. Planes Anuales de Adquisiciones Los proveedores también pueden conocer de oportunidades de negocio con el Estado colombiano consultado los Planes Anuales de Adquisiciones de las Entidades Estatales que están disponibles tanto en SECOP I como en SECOP II. Para ello, deben ingresar al siguiente link:

https://www.colombiacompra.gov.co/plan-anual-de-adquisiciones/que-es-el-plan-anual-deadquisiciones Y seguir las instrucciones de consulta.

C. SECOP II Las personas interesadas en vender bienes y servicios a las Entidades Estatales o de ejecutar obras públicas tienen a disposición el Directorio de Proveedores en el SECOP II. Los proveedores pueden registrarse por

medio del siguiente link: https://community.secop.gov.co/Public/Users/UserRegister/Index?Page=login&Country=CO&SkinNa me=CCE El SECOP II notificará a los proveedores registrados de los procesos de contratación que inicien las Entidades Estatales en los lugares y las categorías de bienes, obras y servicios que señaló el proveedor como áreas de interés. 07 Guía para la participación de Proveedores Extranjeros en Procesos de Contratación Menú Los interesados también pueden utilizar la Guía de uso del SECOP II para proveedores para conocer más sobre la plataforma en el link: https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_step/guia_registro_proveedor.pdf V Requisitos para participar en Procesos de Contratación

A. Registro Único de Proponentes En Colombia existe el registro único de proveedores exigido para un gran número de Procesos de Contratación. El propósito del RUP es contar ex-ante con la información de los posibles interesados en procesos de compra y tener en único registro la información estándar que los interesados deben presentar

en los Procesos de Contratación. Los proveedores extranjeros sin domicilio en Colombia no están obligados a tener RUP por lo cual deben acreditar esta información directamente ante la Entidad Estatal que adelanta el Proceso de Contratación en la forma indicada en los pliegos de condiciones y en el SECOP II cuando el proceso es en línea.

B. Requisitos habilitantes La legislación colombiana establece la obligación a cargo de las Entidades Estatales de definir los requisitos que los interesados deben acreditar para estar habilitados y poder ser seleccionados como proveedores de bienes o servicios o constructores de obras públicas. Estos requisitos son llamados habilitantes y son:

(i) capacidad jurídica, (ii) experiencia, (iii) capacidad financiera y (iv) capacidad organizacional. Teniendo en cuenta las particularidades de cada Proceso de Contratación, la Entidad Estatal fija las condiciones e indicadores para cumplir tales requisitos. Para más información sobre requisitos habilitantes, los interesados pueden consultar el Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los Procesos de Contratación en el siguiente link: https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documents/cce_manual_requisitos_ habilitantes.pdf Para probar los anteriores requisitos habilitantes en el marco de un Proceso de Contratación, los proveedores extranjeros deben presentar ante las Entidades Estatales colombianas documentos que prueben en su país de origen su capacidad legal, su capacidad financiera y su capacidad organizacional. La experiencia es 08 Guía para la participación de Proveedores Extranjeros en Procesos de Contratación Menú probada de acuerdo a lo establecido en la sección III.B de la presente Guía.

1. Capacidad legal de proveedores extranjeros A continuación, la forma como las personas extranjeras deben acreditar su capacidad legal.

(a) Personas naturales Las personas naturales extranjeras acreditan su capacidad legal con la presentación de la copia de su documento de identificación, bien sea la cédula de extranjería o el pasaporte. Si el proveedor resulta adjudicatario del Proceso de Contratación, para la celebración del contrato, debe presentar copia simple de la respectiva visa2; y en caso de contar con una visa que les otorgue un tiempo de permanencia igual o mayor a 3 meses, debe presentar la respectiva cédula de extranjería3. (b) Personas jurídicas Las personas jurídicas extranjeras deben presentar los documentos que acrediten su existencia y conformación de acuerdo con la normativa de su país de origen, bien sea un certificado general de la autoridad competente para demostrar su existencia, una copia del contrato societario, una copia de los estatutos, o cualquier otro documento que pruebe (i) la capacidad legal, (ii) el objeto o propósito de la persona jurídica, y (ii) la información de su representante legal4. En ocasiones es necesario presentar más de un documento para acreditar la capacidad legal. Por ejemplo, los proveedores de la República de Chile deben presentar copia del Certificado de Vigencia de Sociedad del Registro de Comercio y copia de los estatutos de la persona jurídica para acreditar la vigencia y el objeto de la persona jurídica. Las personas jurídicas extranjeras no están obligadas a constituir una sucursal en Colombia para presentar ofertas. Solamente están obligadas a hacerlo cuando son adjudicatarias de contratos de obra, prestación de servicios, concesión5 o cualquier otro contrato que para su ejecución requiera presencia constante en Colombia. Para más información, los invitamos a consultar la Guía de Asuntos Corporativos en los

Procesos de Contratación en el siguiente link: https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documents/cce_guia_asuntos_ corporativos.pdf (c) Apoderados y representantes legales Los proveedores extranjeros pueden estar representados por apoderados o representantes legales,

2. Artículos 2.2.1.11.5.1 y 2.2.1.11.6 del Decreto 1067 de 2015.

3. Artículo 2.2.1.11.4.4 del Decreto 1067 de 2015.

4. Colombia Compra Eficiente. Guía de Asuntos Corporativos en los Procesos de Contratación.

5. Artículos 472 y 474 del Código de Comercio.

09 Guía para la participación de Proveedores Extranjeros en Procesos de Contratación Menú caso en el cual el interesado debe acreditar que quien presenta la oferta está legalmente facultado para comprometer al interesado, presentar el documento correspondiente bien sea un poder o un nombramiento en el cual consten las facultades otorgadas y acreditar la identidad del apoderado o representante legal con su documento de identificación.

2. Experiencia de proponentes extranjeros Los proveedores extranjeros deben probar su experiencia en el aprovisionamiento de bienes, o servicios o en la ejecución de obras de acuerdo con el objeto del Proceso de Contratación. Para lo anterior, deben presentar certificados expedidos por terceros o copia de contratos que acrediten la ejecución de las obras, o la entrega de bienes o servicios en las condiciones definidas en los pliegos de condiciones, los cuales deben cumplir los lineamientos de la Circular Externa No. 17 de 11 de febrero de 2015, expedida por Colombia

Compra Eficiente que está disponible en el link: http://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_circulares/20150211cirular17.pdf Estos terceros contratantes pueden ser entidades públicas o personas de derecho privado de cualquier país6.

3. Indicadores financieros y organizacionales de proponentes extranjeros Los proveedores extranjeros deben presentar los estados financieros del año inmediatamente anterior, debidamente auditados en las condiciones definidas en los pliegos de condiciones, que deben contener los elementos para hacer la conversión de los estados financieros que fueron expedidos en moneda extranjera. Cuando, de acuerdo con las normas aplicables, los proveedores extranjeros “aprueben sus estados financieros auditados con corte a 31 de diciembre en un fecha posterior al quinto día hábil del mes de abril, pueden presentar sus estados financieros a 31 de diciembre suscritos por el representante legal junto con un pre informe de auditoría en el cual el auditor o el revisor fiscal certifique que: (a) la información financiera presentada a la Entidad Estatal es la entregada al auditor o revisor fiscal para cumplir su función de auditoría; y (b) el proponente en forma regular y para ejercicios contables anteriores ha adoptado normas y principios de contabilidad generalmente aceptados para preparar su información y estados financieros. (…).

Esta información debe ser actualizada llegada la fecha máxima de actualización de acuerdo con la legislación del país de origen”7.

6. Artículos 2.2.1.1.1.5.2 y 2.2.1.1.1.6.4.del Decreto 1082 de 2015.

7. Artículo 2.2.1.1.1.6.4 del Decreto 1082 de 2015.

110 Guía para la participación de Proveedores Extranjeros en Procesos de Contratación Menú Apostilla, legalización de documentos otorgados en el exterior y documentos VI en idioma extranjero La información sobre apostilla y consularización de documentos públicos, presunción de autenticidad de los documentos privados otorgados en el exterior, valor probatorio de las copias, y de documentos en idioma extranjero está explicada en detalle en la Circular Externa No.17 del 11 de febrero de 2015 expedida por Colombia Compra Eficiente que está disponible en el link: http://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_circulares/20150211cirular17.pdf VII Mecanismos para seleccionar proveedores en el Sistema de Compra Pública En Colombia existen 5 procedimientos para seleccionar proveedores o contratistas: (i) La licitación pública, para seleccionar a la mayoría de proveedores del Estado. (ii) La selección abreviada, que es un procedimiento más sencillo que la licitación pública, para seleccionar contratistas de bienes, obras y servicios determinados, como aquellos relacionados con la defensa y seguridad nacional, los servicios de salud, o bienes agropecuarios; o con valores aproximados entre 71.000 y 250.000 dólares para el año 2017. (iii) El concurso de méritos, un procedimiento diseñado exclusivamente para la selección de consultores o interventores. (iv) La mínima cuantía, un procedimiento simplificado para la adquisición de bienes, obras y servicios con valores que, dependiendo del tamaño de la Entidad Estatal son inferiores a entre 7100 y 25000 dólares aproximadamente para el año 2017. (v) La contratación directa, exclusivamente para ciertos bienes y servicios y bajo unas condiciones

específicas previstas en la normativa del Sistema de Compra Pública que deben ser explicadas por la Entidad Estatal en los Documentos del Proceso. El flujo de las respectivas modalidades de selección es el siguiente: 111 Guía para la participación de Proveedores Extranjeros en Procesos de Contratación Menú

1. Licitación Pública Observaciones al Audiencia de Acto de apertura Cierre de pliego definitivo aclaración de Evaluación de y publicacion de presentación y publicación de pliegos y audiencia ofertas Pliegos Definitivos de ofertas respuestas de riesgos Publicación del Observación al Respuestas a las informe de informe de Adjudicación observaciones evaluación evaluación

2. Selección Abreviada Observaciones al Audiencia de Acto de apertura Recibo de Publicación pliego definitivo sorteo para y publicación de manifestación de de acta de y publicación de consolidado Pliegos Definitivos interés audiencia respuestas de oferentes Cierre de Publicación Evaluación de presentación informe de Adjudicación ofertas de ofertas evaluación

3. Selección Abreviada para la adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes por Subasta Inversa Observaciones al Evaluación de los Acto de apertura Publicación pliego definitivo requisitos y publicación de del informe de y publicación de habilitatantes de Pliegos Definitivos habilitados respuestas los ofernetes

Subasta Adjudicación 112 Guía para la participación de Proveedores Extranjeros en Procesos de Contratación Menú

4. Concurso de Méritos Audiencia de Acto de apertura Evaluación del aclaración de Cierre de recibo

y publicación de factor técnico pliegos (facultativo de ofertas Pliegos Definitivos de las ofertas de la Entidad) Apertura de sobres con Renegociación del la oferta económica precio con el primer (facultativo de la Entidad Adjudicación calificado si supera hacerla en audiencia presupuesto oficial pública)

5. Contratación de Mínima Cuantía Verificación de las Observaciones Publicación de la ofertas económicas Publicación al informe de Publicación de invitación y requisitos informe de evaluación y la aceptación evaluación de la oferta habilitantes respuestas

6. Contratación directa Recibo de ofertas.

Acto administrativo Solicitud para La Entidad puede de justificación presentación de recibir varias Adjudicación oferta ofertas o no Resolución de controversias o conflictos relacionados con Procesos VIII de Contratación En Colombia las controversias surgidas en el Proceso de Contratación, bien sea durante la selección, ejecución o liquidación del contrato deben ser solucionadas por la justicia contencioso administrativa, salvo que la controversia surja en la ejecución del contrato y exista un pacto arbitral entre las partes. Las reglas del juez administrativo competente están definidas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo 113 Guía para la participación de Proveedores Extranjeros en Procesos de Contratación Menú Contencioso Administrativo8. Antes de acudir al juez o al arbitramento, las partes deben intentar resolver a través de un arreglo directo sus controversias surgidas durante la ejecución del contrato9. Si este no prospera, las partes pueden acudir a la jurisdicción contencioso administrativa o al arbitraje, o utilizar mecanismos como la conciliación, la amigable

composición y la transacción. Para más información sobre estos mecanismos consulte el Programa Nacional de Conciliación, Arbitraje y Amigable Composición en el siguiente link: http://conciliacion.gov.co/portal Aplicación de los Acuerdos Comerciales y de los incentivos en IX Procesos de Contratación Los proveedores extranjeros provenientes de países con los cuales Colombia ha celebrado un Acuerdo Comercial son sujetos del trato nacional y de los incentivos otorgados a los proponentes colombianos. Para más información sobre los incentivos en los Procesos de Contratación, la aplicación de los Acuerdos Comerciales, los invitamos a consultar el Manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación en el siguiente link: https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documents/cce_manual_acuerdos_ comerciales.pdf y para conocer sobre los incentivos en los Procesos de Contratación, los invitamos a conocer el Manual de incentivos en Procesos de Contratación en el siguiente link: https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documents/cce_manual_manejo_ incentivos.pdf

8. Ley 1437 de 2011.

9. Artículo 68 de la ley 80 de 1993.

114 Guía para la participación de Proveedores Extranjeros en Procesos de Contratación