CCE-Manual para la operacion secundaria de los mecanismos de agregacion de demanda

MANUAL PARA LA OPERACIÓN SECUNDARIA DE LOS

MECANISMOS DE AGREGACIÓN DE DEMANDA

AGENCIA NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA

-COLOMBIA COMPRA EFICIENTE2024

MANUAL PARA LA OPERACIÓN SECUNDARIA DE LOS MECANISMOS

DE AGREGACIÓN DE DEMANDA

CÓDIGO: CCE-GAD-MA-02

VERSIÓN: 05 DEL 31 DE ENERO DE 2024

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ................................................................................................... 3

2. ALCANCE ................................................................................................... 3

3. INTRODUCCIÓN ........................................................................................ 3

4. DEFINICIONES ............................................................................................ 5

5. ASPECTOS GENERALES .............................................................................. 6

6. TIENDA VIRTUAL DEL ESTADO COLOMBIANO (TVEC) ............................. 6

7. ADMINISTRACIÓN DEL ACUERDO MARCO ............................................. 7

8. ORDEN DE COMPRA ................................................................................. 7 8.1. Estudios y documentos previos ......................................................... 8 8.2. Disponibilidad Presupuestal ............................................................... 8 8.3. Selección de Proveedor .................................................................... 8 8.4. Ejecución de la Orden de Compra .................................................. 9 8.5. Modificación, aclaración o terminación durante la ejecución de la Orden de Compra ................................................................................... 9 8.6. Documentos del proceso ................................................................ 10

CONTROL DOCUMENTAL .............................................................................. 10

ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1 – Definiciones generales ............................................................................... 5

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1. OBJETIVO Los Acuerdos Marco de Precios y demás Mecanismos de agregación de demanda mencionados en el decreto 4170 de 20111 son instrumentos contractuales cuya operación usualmente ocurre en dos etapas, denominadas

(i) Operación Principal, en la que se selecciona un grupo de proveedores que cumplen con las condiciones para ejecutar un determinado objeto contractual en condiciones que no están totalmente definidas, y (ii) Operación Secundaria, en la cual la entidad compradora entrega la información sobre cantidad, oportunidad y lugar de ejecución del objeto contractual específico. La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, como ente rector del Sistema de Compra Pública, adopta el Manual para la Operación Secundaria de los Mecanismos de Agregación de Demanda con el propósito de otorgar una herramienta útil a las Entidades para comprender la operación secundaria de dichos mecanismos, facilitando así su utilización para la adquisición de los bienes y/o servicios.

2. ALCANCE La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, con fundamento en el artículo 3.2 del Decreto Ley 4170 de 2011 y el inciso primero del artículo 2.2.1.2.5.2 del Decreto 1082 de 2015, en ejercicio de su función de desarrollar, implementar y difundir políticas públicas, planes, programas, normas, instrumentos y herramientas que faciliten la contratación pública pone a disposición de los interesados el presente Manual para la Operación Secundaria de los Mecanismos de Agregación de Demanda.

Este manual comprende las directrices generales para la operación secundaria

o ejecución del Mecanismo de Agregación de Demanda, permitiendo a las entidades compradoras llevar a cabo la adquisición de los bienes o servicios que requieran. En ese sentido, para todos los efectos, este documento constituye un instrumento de orientación, por lo que -al carecer de fuerza vinculantesu aplicación no exime a las Entidades Estatales de cumplir con las normativas vigentes en todos los aspectos.

3. INTRODUCCIÓN La Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente es la entidad encargada de “Diseñar, organizar y celebrar los Acuerdos Marco de 1 Numeral 7 del artículo 3 del Decreto Ley 4170 de 2011.

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Precios y demás mecanismos de agregación de demanda”2 y en consecuencia, es quien debe adelantar los Procesos de Contratación para los Mecanismos de Agregación de Demanda. La selección de los proveedores para un Acuerdo Marco debe hacerse por medio de la modalidad que corresponda según el objeto contractual. En consecuencia, todos los Acuerdos Marco suscritos por Colombia Compra Eficiente son el resultado de un Proceso de Contratación efectuado bajo la modalidad que se requiera conforme al tipo de bien y/o servicio que deben entregar o prestar los Proveedores. En un Acuerdo Marco hay (i) una Operación Principal en la cual Colombia Compra Eficiente hace los estudios para

estructurar el Acuerdo Marco, prepara los Documentos del Proceso, selecciona los Proveedores, de acuerdo con las Ofertas presentadas por los Proponentes y celebra el Acuerdo Marco; y (b) una Operación Secundaria, en la cual la Entidad Compradora crea una solicitud de cotización y respecto de las Cotizaciones recibidas, adquiere, recibe y paga el bien o servicio al amparo del Acuerdo Marco. Conforme con lo establecido en la Ley 1150 de 2007, las entidades estatales deberán utilizar la selección abreviada a través de los instrumentos de compra por catálogo derivados de la celebración de Acuerdos Marco para adquirir Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes3 y para los bienes y servicios de características técnicas no uniformes de común utilización4. De acuerdo con lo señalado en el artículo 2.2.1.2.1.2.7 del decreto 1082 de 2015, las Entidades Estatales sometidas al estatuto general de contratación de la administración pública deberán hacer uso de los Mecanismos de Agregación de Demanda llevados a cabo por la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente de forma obligatoria5. Teniendo en cuenta lo anterior Colombia Compra Eficiente recomienda a los interesados en los Acuerdos Marco de Precios y los Mecanismos de agregación de demanda consultar además del presente Manual: (a) la Guía para comprar en la Tienda Virtual del Estado Colombiano, disponible para cada uno de los Acuerdos Marco y demás Mecanismos de agregación de demanda en https://www.colombiacompra.gov.co/tienda-virtual-del-estado-colombiano; (b) los Términos y Condiciones de Uso de la Tienda Virtual del Estado Colombiano

2 Ibidem. 3 Literal (b) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007. 4 Literal (j) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007. 5 Artículo 2.2.1.2.1.2.7 del decreto 1082 de 2015.

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4. DEFINICIONES Las expresiones utilizadas en el presente documento con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que establece el Decreto 1082 de 2015.

Los términos definidos son utilizados en singular y en plural según lo requiera el contexto en el cual son utilizados. Los términos no definidos deben entenderse de acuerdo con su significado natural y obvio. Tabla 1 – Definiciones generales Definiciones Es cada una de las Entidades Estatales que aceptan los Términos y Condiciones de Uso para comprar en la TVEC y (i) a las que se refiere el artículo 2 de la Ley 80 de 1993; (ii) a las que se refieren los artículos 10, 14 (modificado por el artículo 93 de la Ley 1474 de Entidades Compradoras 2011) y 24 de la Ley 1150 de 2007; y (ii) aquellas Entidades que por disposición de la ley deban aplicar la Ley 80 de 1993, la Ley 1150

de 2007 y la ley 1955 de 2019 o las normas que las modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan. Establecimiento de comercio que vende bienes de consumo masivo al detal y cuyos ingresos brutos bimestrales son iguales o mayores a 3.000 SMMLV, incluyendo almacenes de cadena, Gran Almacén almacenes por departamentos, supermercados e hipermercados, según lo indica el numeral 2.11.1 del Título ll de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio. Producto generado por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente para agregar la demanda de bienes y servicios de un grupo de Entidades Estatales y hacer una negociación con uno o varios proveedores para unificar las Mecanismo de Agregación condiciones de adquisición y mejorar las mismas, que incluye (i) de demanda Acuerdos Marco de Precios, (ii) Instrumentos de agregación de demanda, iii) Sistemas dinámicos de adquisición y (iv) Catálogos derivados de los instrumentos de agregación de demanda particulares, que a la fecha sólo incluye el Instrumento de Agregación de Demanda de MiPymes. Abarca los estudios, actividades y negociaciones adelantadas por la Agencia para la implementación de un Mecanismo de Agregación de Demanda, así como el contrato entre la Agencia Operación Principal Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente y los Proveedores. También incluye el informe de evaluación en el caso de los Catálogos derivados de los instrumentos de agregación de demanda particulares.

Involucra la ejecución del Mecanismo de Agregación de Demanda, que da lugar a la creación de proveedores adjudicatarios o habilitados en la Tienda Virtual del Estado Operación Secundaria Colombiano (TVEC). De esta manera, la Entidad Compradora adelanta las acciones necesarias para comprar, recibir y pagar los bienes o servicios respaldados por dicho Mecanismo de Agregación de Demanda.

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Definiciones Es la manifestación de la voluntad de la Entidad Compradora de adquirir bienes o servicios en la Tienda Virtual del Estado Orden de Compra Colombiano (TVEC) que sirve como soporte documental de la relación contractual entre la Entidad Compradora y el Proveedor o el Gran Almacén. Es quien está autorizado para vender bienes y servicios en la Tienda Proveedor Virtual del Estado Colombiano (TVEC) por haber suscrito un Mecanismo de Agregación de Demanda. Es el Sistema Integrado de Información Financiera del Ministerio de SIIF Hacienda y Crédito Público.

Fuente: Elaboración propia de acuerdo con lo definido en el Decreto 1082 de 2015.

5. ASPECTOS GENERALES Los Mecanismos de Agregación de Demanda son contratos celebrados entre uno o más Proveedores y Colombia Compra Eficiente, para la provisión de

bienes y servicios a las Entidades Estatales, en la forma, plazo y condiciones establecidas en este. Las partes que intervienen en la suscripción de un Mecanismo de Agregación de Demanda son los Proveedores seleccionados en el Proceso de Contratación y Colombia Compra Eficiente. Las partes que intervienen en las Órdenes de compra puestas bajo el amparo de dicho instrumento son los proveedores que resulten adjudicados en esta y las Entidades Estatales que realicen la compra. Colombia Compra Eficiente está encargada de la administración de los Mecanismos de Agregación de Demanda y, en consecuencia, ofrece a los Proveedores y a las Entidades Compradoras la Tienda Virtual del Estado Colombiano, a través del cual deben adelantarse las transacciones derivadas de estos. Los términos y condiciones particulares de un Mecanismo de Agregación de Demanda están definidos en el texto del mismo.

6. TIENDA VIRTUAL DEL ESTADO COLOMBIANO (TVEC) Es el portal web de comercio electrónico administrado por la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente que hace parte del sistema de compra pública el cual ofrece a las Entidades Estatales Mecanismos de Agregación de Demanda. A través de esta plataforma, las entidades pueden contratar: (i) bienes y servicios a través de los Acuerdos Marco de Precios; (ii) bienes y servicios al amparo de otros Mecanismos de agregación de demanda; (iii) bienes en Grandes Almacenes que no superen la mínima cuantía y (iv) bienes y servicios en la modalidad de mínima cuantía adquiridos a Versión: 05 CÓDIGO: CCE-GAD-MA-02 Fecha: 31 DE ENERO DE 2024 Página 6 de 12

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MiPymes. Cada cuenta de Entidad Estatal tiene usuarios asociados, clasificados en dos tipos: usuario comprador y usuario ordenador del gasto. Es imperativo que las Entidades Compradoras revisen y conozcan la “Guía para comprar en la Tienda Virtual del Estado Colombiano”6 y los “Términos y Condiciones de Uso de la Tienda Virtual del Estado Colombiano”7. Todas las acciones realizadas por las Entidades Estatales en la plataforma son de su exclusiva responsabilidad. La existencia del portal no exime a las entidades de sus obligaciones contractuales, que incluyen una adecuada planeación, la verificación de precios artificialmente bajos, la supervisión y seguimiento apropiados, así como la liquidación de las Órdenes de Compra.

7. ADMINISTRACIÓN DEL ACUERDO MARCO La Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente administra y supervisa los Mecanismos de Agregación de Demanda por lo cual debe revisar algunos elementos de su ejecución. Para el efecto, Colombia Compra Eficiente está encargada de: (a) revisar y actualizar el Catálogo, incluyendo los ajustes de fichas técnicas y/o precios a que haya lugar; (b) aplicar las sanciones que corresponda de acuerdo con la normativa, incluso la exclusión de Proveedores del Catálogo de forma temporal o definitiva; (c) administrar las garantías, incluyendo las notificaciones a quienes las hayan expedido; (e) prorrogar la vigencia de los Mecanismos de Agregación de

Demanda; y (f) manejar las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes sobre la ejecución de los Mecanismos de Agregación de Demanda. No obstante, el texto de cada Mecanismo de Agregación de Demanda establece las reglas para su administración.

8. ORDEN DE COMPRA La Entidad Compradora es responsable del Proceso de Contratación que adelante en la Tienda Virtual del Estado Colombiano (TVEC) con la colocación de una Orden de Compra. Una Orden de Compra es un contrato estatal que debe ser supervisado por la Entidad Compradora. 6 “Guía para comprar en la Tienda Virtual del Estado Colombiano”, disponible para cada uno de los Acuerdos Marco y demás Mecanismos de agregación de demanda en

https://www.colombiacompra.gov.co/tienda-virtual-del-estado-colombiano 7 “Términos y Condiciones de Uso de la Tienda Virtual del Estado Colombiano”, se encuentran disponibles en https://www.colombiacompra.gov.co/tienda-virtual-del-estado-colombiano/terminos-ycondiciones Versión: 05 CÓDIGO: CCE-GAD-MA-02 Fecha: 31 DE ENERO DE 2024 Página 7 de 12

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VERSIÓN: 05 DEL 31 DE ENERO DE 2024 8.1. Estudios y Documentos Previos La Entidad Compradora está obligada hacer una adecuada planeación para la adquisición de los bienes y servicios que satisfacen su necesidad. Esta planeación se debe materializar en la elaboración de los estudios y documentos

previos para adquirir bienes o servicios al amparo de los Mecanismos de Agregación de Demanda, en los cuales la entidad debe incorporar como mínimo los elementos descritos en el artículo 2.2.1.1.2.1.1 del decreto 1082 o las normas que lo actualicen o sustituyan. En particular, la entidad debe definir el valor estimado del contrato, para lo cual deberá recurrir a las consideraciones incluidas en la “Guía para la elaboración de estudios de sector”8, teniendo en cuenta que los precios incluidos en los catálogos de los Mecanismos de Agregación de Demanda corresponden a precios techo, que aunque dan una idea general del precio final de los productos, no necesariamente reflejan el contexto de la contratación de la entidad compradora. La Entidad Compradora debe cargar este documento junto con la solicitud de cotización9. 8.2. Disponibilidad Presupuestal Antes de realizar una adquisición en la Tienda Virtual del Estado Colombiano (TVEC), la Entidad Compradora debe asegurarse de contar con la disponibilidad presupuestal necesaria. Para ello, debe completar un formulario en la TVEC, proporcionando la información correspondiente al Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) asignado. Es esencial que la Entidad Compradora efectúe el registro presupuestal antes de iniciar la ejecución de la Orden de Compra. 8.3. Selección de Proveedor La Entidad Compradora debe seleccionar al Proveedor que ofrece las condiciones más favorables, según lo establecido por el Mecanismo de Agregación de Demanda. En los estudios y documentos previos, la Entidad Compradora debe dejar constancia del fundamento para considerar las

condiciones de uno u otro Proveedor como las más beneficiosas. Así mismo, la 8 “Guía para la elaboración de estudios de sector” disponible en https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documentos/cce-eicp-gi18._gees_v.2_2.pdf 9 “Guía para comprar en la Tienda Virtual del Estado Colombiano”, disponible para cada uno de los Acuerdos Marco y demás Mecanismos de agregación de demanda en https://www.colombiacompra.gov.co/tienda-virtual-del-estado-colombiano Versión: 05 CÓDIGO: CCE-GAD-MA-02 Fecha: 31 DE ENERO DE 2024 Página 8 de 12

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Entidad Compradora debe hacer el análisis de precios artificialmente bajos conforme a las pautas establecidas en la guía correspondiente10. La selección del Proveedor es una responsabilidad exclusiva de la Entidad Compradora y la hace con la colocación de la Orden de Compra a favor de uno de los Proveedores del Mecanismo de Agregación de Demanda. 8.4. Ejecución de la Orden de Compra La Entidad Compradora debe cumplir con las obligaciones derivadas del Instrumento de Agregación de Demanda. Para el efecto debe: (i) generar el registro presupuestal de la Orden de Compra (ii) adelantar las tareas previstas en el Instrumento de Agregación de Demanda para recibir los bienes o servicios; (iii) designar a un supervisor de la Orden de Compra, quien debe hacer el seguimiento del cumplimiento de los términos y condiciones del Instrumento de

Agregación de Demanda y particularmente de los términos de la Orden de Compra, revisar y aprobar las facturas correspondientes, verificar que la Entidad Compradora pague el valor de las facturas aprobadas y en general las funciones11 designadas por la normativa; (iv) abstenerse de emitir nuevas Órdenes de Compra si está en mora en el pago de las facturas derivadas de otras Órdenes de Compra. La ejecución de la Orden de Compra es responsabilidad de la Entidad Compradora y del Proveedor. Colombia Compra Eficiente es el administrador y supervisor de los Mecanismos de Agregación de Demanda. En caso de algún incumplimiento, la Entidad Compradora deberá verificar las condiciones establecidas dentro del acuerdo marco con el fin de definir la competencia de quien debe llevar a cabo el procedimiento establecido en el artículo 86 de la ley 1474 de 2011. 8.5. Modificación, Aclaración o Terminación Durante la Ejecución de la Orden de Compra Las entidades compradoras podrán solicitar la modificación, adición, prórroga o terminación de mutuo acuerdo entre la Entidad compradora y el proveedor, la cual debe estar justificada con base en los efectos legales, económicos, disciplinarios y fiscales de cualquiera de estas. Las Entidades Compradoras 10 “Guía para el manejo de ofertas artificialmente bajas en procesos de contratación” disponible en https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documents/cce_guia_artificialmente_bajas .pdf 11 “Guía para el ejercicio de las funciones de supervisión e interventoría de los contratos suscritos por

las Entidades Estatales” disponible en https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documents/cce_guia_supervision_intervent oria.pdf Versión: 05 CÓDIGO: CCE-GAD-MA-02 Fecha: 31 DE ENERO DE 2024 Página 9 de 12

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VERSIÓN: 05 DEL 31 DE ENERO DE 2024 podrán hacer uso de la aclaración unilateral de una orden de compra cuando lo estime conveniente. Los anteriores cambios en las órdenes de compra se entienden aplicados cuando las partes suscriban el formato establecido por Colombia Compra Eficiente. La función de Colombia Compra Eficiente en estos casos es única y exclusivamente de publicidad en la Tienda Virtual del Estado

Colombiano. La Entidad Compradora debe solicitar la publicación del documento según el procedimiento que establezca Colombia Compra Eficiente, quien tiene tres (3) días hábiles a partir de la fecha de recibo del documento para hacer la publicación. 8.6. Documentos del Proceso En los Mecanismos de Agregación de Demanda los Documentos del Proceso para la Entidad Compradora son: (i) los documentos del proceso del Mecanismo de Agregación de Demanda; (ii) los estudios y documentos previos que debe elaborar en la Tienda Virtual del Estado Colombiano a los que se refiere el punto 8) del presente manual; (iii) el Certificado de Disponibilidad presupuestal; (iv) la Orden de Compra, (v) el registro presupuestal, (vi) las pólizas a las que haya lugar y (vii) el acta de inicio si aplica.

CONTROL DOCUMENTAL

FICHA TECNICA DE DOCUMENTO: 1. IDENTIFICACIÓN Y UBICACIÓN

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Título del documento: MECANISMOS DE AGREGACIÓN DE DEMANDA Fecha de aprobación: 31/01/2024

Este manual proporciona a las Entidades una herramienta útil para comprender el funcionamiento Resumen / Objetivo de de la operación secundaria de los Mecanismos de contenido: Agregación de Demanda, facilitando así su utilización para la adquisición de los bienes y/o servicios. Área / Dependencia de Subdirección de Negocios autoría: Código de estandarización: CCE-GAD-MA-02 Categoría / Tipo de Manual documento:

Aprobación por: Sandra Milena López López Información adicional: N. A Serie documental según TRD DG.SGC.30.5 Manuales del sistema de compra pública Versión: 05 CÓDIGO: CCE-GAD-MA-02 Fecha: 31 DE ENERO DE 2024 Página 10 de 12

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FICHA TECNICA DE DOCUMENTO: 1. IDENTIFICACIÓN Y UBICACIÓN Link de ubicación original del documento (especifique https://www.colombiacompra.gov.co/manualesdonde se aloja o reposa el guias-y-pliegos-tipo/manuales-y-guias documento) FICHA TECNICA DE DOCUMENTO: 2. AUTORES Y RESPONSABLES DE REVISIÓN Y

APROBACIÓN

ACCIÓN NOMBRE CARGO/ PERFIL FECHA FIRMA

Leidy Johana Analista T2 – 04 de la Avila Arias Elaboró Subdirección de 26/12/2023 Negocios Gestor T1-15 de la Sergio Andrés Revisó Subdirección de 28/12/2023 Peña Negocios Aristizábal Sandra Subdirectora de Aprobó Milena López 15/01/2024 Negocios (E) López

CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO

VERSION AJUSTES FECHA VERSIÓN VIGENTE DEL DOCUMENTO 05

Sergio Andrés Peña Gestor T1-15 Elaboró Aristizábal Estandarización 01 25/10/2019 Revisó Andrés Ricardo Mancipe Subdirector de Negocios Manual de Cobros Aprobó Andrés Ricardo Mancipe Subdirector de Negocios Sergio Andrés Peña Gestor T1-15 Elaboró Aristizábal Actualización 02 normativa y 28/01/2021 Revisó Andrés Ricardo Mancipe Subdirector de Negocios procedimental Aprobó Andrés Ricardo Mancipe Subdirector de Negocios Oscar Sánchez María Constanza Actualización Gestores Subdirección de 03 26/03/2020 Elaboró Contreras vigencia 2020 Negocios Sergio Peña Luis Fajardo Versión: 05 CÓDIGO: CCE-GAD-MA-02 Fecha: 31 DE ENERO DE 2024 Página 11 de 12

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Revisó Andrés Ricardo Mancipe Subdirector de Negocios

Aprobó Andrés Ricardo Mancipe Subdirector de Negocios Sergio Andrés Peña Gestor T1-15 Elaboró Aristizábal 04 Actualización 29/12/2022 Revisó Mayerly López Molinello Subdirectora de Negocios normativa y procedimental Aprobó Mayerly López Molinello Subdirectora de Negocios Analista T2 – 04 de la Elaboró Subdirección de Negocios Leidy Johana Ávila Arias Actualización Manual, 05 actualización 31/01/2024 Gestor T1-15 de la Sergio Andrés Peña nombre del Revisó Subdirección de Negocios documento Aristizábal Sandra Milena Subdirectora de Negocios Aprobó López López (E) Nota: El control de cambios en el documento, se refiere a cualquier ajuste que se efectúe sobre el documento que describe ficha técnica del presente documento.

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