CCE-Resolución 000 de 2021

REPUBffiLOMBiA

AGENCIA NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA

COLOMBIA COMPRA EFICIENTE RESOLUCION NUMERO DE 2021 "Por la cual se sustituye y deroga la Resolución 173 de 2020" EI Director General de la Agencia Nacional de Contra{ación Pública -Colombia Compra Eficienteen ejercicio de sus facultades legales, en especial las que le confieren la Ley 446 de 1998, el Decreto 1069 de 2015, Decreto 1083 de 2015 en con.cordancia con lo dispuesto en el artículo 10 del Decreto 4170 de 2011, y, CONSIDERANDO Que el artículo 65 8 de la Ley 23 de 1991, adicionado por el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 dispuso que las entidades y organismos de Derecho Público del orden nacional, departamental, distrital y de los municipios capital de departamento y los entes `descentralizados de estos mismos niveles, deberán integrar un Comité de conciliación, conformado por los funcionarios del nivel directivo que se designen y cumplirá las funciones que se le señalen. El artículo 16 del Decreto Reglamentario 1716 de 2009, incorporada en el artículo 2.2.4.3,1.22 del Decreto 1069 de 2015, definió la naturaleza jurídica del Comité de conciliación como una ins{ancia administrativa de decisión que actúa como sede de estudio, añálisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. lgualmente, decidirá en cada caso específico sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro método

alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. Que mediante Resolución No. 090 del s de enero de 2013, se creó el Comité de conciliación de la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente. Que mediante Resolución 1968 de 2019, se adoptó el reglamento interno del Comité de Conciliación de la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente. Que con el fin de formular politicas que permitan impulsar la mediación como un instrumento de gestión administrativa y precisar sus efectos y alcances, el Decreto 2137 de 2015, en concordancia con los artículos 2.2.4.3.1.2.2 y 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto 1069 de 2015, asignó al Comité de Conciliación la función de autorizar a la§ entidades y organismos de Derecho Público, el sometimiento al trámite de mediación de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica, cuando surjan conflictos entre ellas. Que de conformidad con lo dispuesto en. el artículó 2.2.4.3.1.2.3. del Decreto 1069 de 2015, modificado por el artículo 2 del Decreto 1167 de 2016, se aj.ustó`la integración del Comité de conciliación de las entidades y organismos de Derecho Público del orden nacional. Que de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 10 del artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto 1069 de 2015, es función de los Comités de conóiliación dictarse su propio reglamento.

Que en la sesión No. 66 del 21 de octubre de 2019, Ios miembros del Comité de Conciliación aprobaron su propio reglamento. \ RESOLUCIÓN NÚMERO DE 2021 Hoja No. 2 "Por la cual se sustituye y deroga la Resolución 173 de 2020" Que el artículo 209 de la Constitución Política consagra la.función administrativa al servicio de los intereses generales y que esta debe desarrollarse con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad. Que en el marco de los principios que orientan la funcióh administrativa, se considera conveniente que la dirección General de la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficientecuente con el apoyo del equipo directivo de la entidad para que la asesore y ,apoye técnicamente en la toma de decisiones y demás funciones que le corresponden Que, en consecuencia de esto, es necesario conformar y adoptar el comité directivo de la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombiá Compra Eficientecomo una instancia de coordinación, dirección y autoevaiuación de ia .géstión institucionai Que el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, por la cual .se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 "Todos por un nuevo país.", integró en un solo sistema de Gestión los sistemas de desarrollo administrativo y de gestión de la calidad, previstos en las Leyes489 de 1998 y 872 de 2003, respectivamente. Que el Decreto 1083 de 2015 reglamenta este Sistema de Gestión y actualiza el Modelo lntegrado

de Planeación y Gestión, de tal manera que permita el fortalecimiento de los mecanismos, métodos y procedimientos de gestión y control al interior de los organismos y entidades del Estado. Que el artículo 2.2.22.3.1 del Decreto 1083 de 2015 adopta la versión actualizada del Modelo lntegrado de Planeación y Gestión - MIPG coh él fin de lograr el funcionamiento del Sistema de Gestión y su articulación con e[ Sistema de Control lnterno. ., Que el Modelo lntegrado de Planeación y Gestión - MIPG es un marco de referencia para dirigir, planear, ej.ecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y de los organismos público§, dirigido a generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio, en los términos del artículo 2.2.22.3.2. del Decreto 1083 de 2015. Que el Artículo 2.2.22.3.8 del citado Decreto dispone que cada una de las entidades integrará un Comité lnstitucional de Gestión y Desempeño encargado de orientar la implementación y operación del Modelo lntegrado de Planeación y estión -MIPG, el cual sustituirá los demás comités que tengan reiación con ei Modeio y que no sean obiigatorios por mandáto iegai. Que mediante Resolución 1564 de 2018 se conformó el comité institucional de "Gestión y Desempeño" y el "Comité Directivo" de la Agencia Naciohal de Con{ratación Pública -Colombia Compra Eficiente. Que el artículo 6° de la Ley 87 de 1993, "por la cual se establecen las normas para el ejercicio del

control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones", dispone que el establecimiento y el desarroJlo del Sistema de Control lnterno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máxima directivo correspondiente. Que a través de la Resolución 1565 de 2018 expedida por el Director General de la entidad, se creó, organizó y conformó el Comité de Coordinación del Sistema de Control lnterno y se dictó su reglamento. Que a través de la Resolución 084 de 2012 expedida por el Director General de la entidad, se adoptó el Modelo Estándar de Control lnterno MEcl 1000:2005 RESOLUCION NUMERO DE 2021 Hoja No. 3 "Por la cual se sustituye y deroga la Resolución 173 de 2020" ` Que el artículo 4° del Decreto 648 de 2017, adicibna el artículo 2.2.21.1.5. al Capítulo 1 del Título 21 del Decreto 1083 de 2015, estableciendo que "Las entidades que hacen parte del ámbito de aplicación de la Ley 87 de 1993, deberán establecer un Comité lnstitucional de Coordinación de Control lnterno como órgano asesor e instancia decisoria en los asuntos del control interno". Que el Decreto 1499 de 2017 "Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamen{ario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Ges{ión es{ablecido en el artículo 133 de la Ley 1753. de 2015" en el Título 23 Artículo 2.2.23.1 "

Articulación del Sistema de Gestión con los Sistemas de Control interno" establece que " EI Sistema de Control lnterno previsto en la `Ley 87 de 1993 y en la Ley 489 de 1998, se articulara al Sistema de Gestión en el marco del Modelo lntegrado de P.laneación y Gestión -MIPG, a través de los mecanismos de control y verificación que permiten el cumplimiento de los objetivos y el logro de resultados de las entidades". Que mediante la Resolución 1565 de 2018 se creó el Comité lnstitucional de Coordinación de Control lnterno de Colombia Compra Eficiente, como órgano asesor e instancia decisoria para impartir lineamientos para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema lnstitucional de Control lnterno. Que el Artículo 2.2.21.7.3 del Decreto No. 338 de 2019, "Por e/ cua/ se moc//.r/.ca el Decrefo 7083 de 2015, único Reglamentario del Sector de Función Pública, en lo relacionado con el Sisterna de Confro/ /.nfemo y se creó /a Red anf/.corrupc/'Ór}", establece que se deberá invitar a los comités Directivos a los Jefes de Con{rol lnterno para presentar alertas tempranas sobre acciones u omisiones que puedan afectar el manejo de recursos públ!cos. Que la Ley 1314 de 2009 regula los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, señala las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y determina las entidades responsables de vigilar su

cumplimiento. Que en concordancia con los objetivos de la Ley 1314 de 2009, la Contaduría General de la Nación, en el marco de sus competencias expidió la Resolución 533 de 2015, "por la cual se incorpora en el régimen de contabilidad pública, el marco normativo aplicable a entidades de gobierno y se dictan otras disposiciones". Que la Contaduría General de la Nación expidió la Resolución 193 del 5 de mayo de 2016 "Por la cual se incorpora, en los procedimientos transversales del régimen de contabilidad pública, el procedimiento para la evaluación del control interno contable". Que de conformidad con el artículo 2° de la citada resolución, el procedimiento para la evaluación del control interno contable debe ser aplicado por las entidades incluidas en el ámbito de aplicación del régimen de contabilidad pública. Que mediante la Resolución 193 de 2016, la Contaduría General de la Nación incorporó en los Procedimientos Transversales del Regimen de Contabilidad Púb]ica, el procedimiento para ia evaluacion del control interno contable, con el fin de medir la efectividad de las acciones minimas de control que deben realizar los responsables de la information financiera de las entidades publicas y garantlzar, razonabiemente, la production de information financiera con las caracteristicas fundamentals de relevancia y representation fiel, definidas en el marco conceptual del marco normativo que le sea aplicable a la entidad, de acuerdo con lo establecido en el Regimen de Contabilidad Pública. Que en el numeral 3.2.2 del procedimiento de evaluación de control interno contable contempla al Comité Técnico de Sostenibilidad Contable como una herramienta tendiente a la mej.ora contínua y

RESOLUCION NUMERO DE 2021 Hoja No. 4 "Por la cual se sustituye y deroga la Resolución 173 de 2020" de sostenibilidad de la información financiera de manera que se genere información con las características fundamentales de. relevancia y representación fiel. Que la Constitución Política, faculta a la administración Pública, para asumir la responsabilidad en el manejo de sus bienes, así como para diseñar, adoptar, interpretar y aplicar las medidas y mecanismos que les permitan el cohtrol, racionalización, buen uso y destinación de los mismos. Que el articulo 34 numerales 21 y 22 de la Ley 734 de 2002, consagra como deberes de todo servidor público, vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente de conformidad con los fines a que han sido destinados y responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda y administración y rendir cuenta oportuna de su u{ilización. Que con el fin de dar aplicación a los principios de eficiencia, economía, eficacia y equidad que permitan la vigilancia del Control Fiscal, señalado en el artículo 8° de la Ley 42 de 1993, en concordancia con lo señalado en el literal f) del artículo 78 de la Ley 1474 de 2011, sobre la aplicación de mecanismos que brinden transparencia al ej.ercicio de la función pública, se requiere que la entidad cuente con un comité que la asesore en lo relacionado con el manejo de los bienes e inventarios a su cargo. Que de conformidad con 1o dispuesto en los artículos 11 y 12 de la Ley sO de 1993, y 110 del

Decreto 111 de 1996, la competencia para ordenar, dirigir procesos de selección y contrara es del jefe o representante legal de la entidad, quien podrá delegarla total o parcialmente en los servidores públicos que desempeñen cargos directivo o asesor. Que en armonia con el numeral 9 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, en los procesos de contratación intervendrán el jefe y las unidades asesoras y ejecutoras de la entidad que se señalen en las correspondientes normas sobre su organización y funcionamiento. Que en cumplimiento de los principios de transaprencia y responsabilidad, se considera conveniente crear, organiza y determinar las funciones del Comité Asesor de Contratación de la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-. Que el Artículo 117 de la Ley 489 de 1998 señaló que "Para me/.orar procesos j/ resu/fados y para producir facíores de desarrollo, las entidades públicas dispondrán lo necesario al impulso de su perfeccionamiento mediante investigaciones sociales, económicas y/o culturales según sus áreas de competencia, teniendo en cuenta tendencias internacionales y de futuro". Que el artículo 2.2.22.2.1 del Decreto 1083 de .2015, "Por med/.o c}e/ ct/a/ se exp/.de e/ Decrefo Único Reglamentario del Sector de Función Pública" .incluvó en laLs Pol'rti]cat¿ de Gest}ón y Desarrollo lnstitucional, la Gestión del Conocimiento y la lnnovación Que, para la implementación de la política de gestión del conocimiento se requiere la creación del

comité de gestión del conocimiento e innovación, con el fin de adoptar nuevas prácticas, procesos o productos basados en estrategias de generación, preservación y transmisión de conocimiento e innovación tendientes a potencializar las actividades operativas y misionales de la Agencia. Que el artículo 10, numerales 16 y 18 del Decreto Ley 4170 de 2011 establece como funciones del D.irechor Genera} "Crear, organizar y conformar comités, comisiones y grupos internos de trabajo, teniendo en cuenta la estrucíura interne, Ias necesidades del servicio y los planes y programas trazados pare el adecuado funcionamiento de la Agencia" e "lmplementar, mantener y mejorar el s.istema integrado de gestión institucional." RESOLUCION NUMERO DE 2021 Hoja No. 5 "Por la cual se sustituye y deroga la Resolución 173 de 2020" Que con el objetivo de compilar y racionalizar las normas de conformación y funcionamiento de los Comites de la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-, se hace necesario expedir la presente resolución. En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO PRIMERO COMITÉ DE CONCILIACIÓN ARTICULO PRIMERO: Sustituir la Resolución 173 de 2020, la cual quedará así: Artículo 1 - Comité de conciliación. EI Comité de conciliación de la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente- (en adelanta "la Agencia"), es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. lgualmente decidirá en

cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por si sola no dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del Comité. Así mismo, las decisiones del Comité acerca de la viabilidad de conciliar, no constituye ordenación del gasto y los acuerdos que se lleguen a celebrar tienen control de legalidad, previo al desembolso de los dineros públicos. Artículo 2 - Principios Rectores. Los miembros del Comité, los servidores públicos o contratistas que intervengan en sus sesiones en calidad de invitados obrarán inspirados en los principios constitucionales del Artículo 209 de la Constitución política y Artículo 3 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la Agencia y el patrimonio público. En ese orden de ideas, deberán propiciar y promover la utilización exitosa de los métodos alternativos de solución de conflictos establecidos en la ley, en procura de evi{ar la prolongación innecesaria de los conflictos en el tiempo. Artículo 3 - Integración. EI Comité de Conciliación de la Agencia estará integrado de manera permanente, por los siguientes servidores públicos del nivel directivo, así: 3.1. EI Director(a) General, qujen lo presidirá. 3.2. EI Secretario(a) General. 3.3. EI Subdirector(a) de Gestión Contractual.

3.4. EI Subdirector(a) de Negocios. Parágrafo 1 -Los señalados integrantes concurrirán con voz y voto, y su asistencia será obligatoria e indelegable, excepto para el director general. En el evento que el director general deba ausen{arse durante el curso de la sesión o por razones del servicio le sea imposible asistir a la misma, la presidencia del Comité será ocupada por el Secretario(a) General, dejándose constancia en la respectiva acta. En el evento en que uno de los miembros del comité, por cualquier situación administrativa ostente el cargo o funciones de otro miembro permanente del comité, podrá ejercer su derecho al voto únicamente en el cargo del cual es titular. RESOLUCION NUMERO DE 2021 Hoja No. 6 "Por la cual se sustítuye y deroga la Resolución 173 de 2020" Parágrafo 2 - Serán invitados permanentes con derecho a voz, pero sin voto, el asesor experto con funciones de control interno o quien haga sus veces, el (los) apoderado (s) de la entidad según corresponda conforme el orden del día y, el secretario técnico del comité. Parágrafo 3 -Serán invitados ocasionales y concurrirán solo con derecho a voz, Ios funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto, aquellos que se requieran para la mejor comprensión de los asuntos materia de consideración y, el apoderado que represente los intereses del ente en cada proceso. Las invitaciones efectuadas a los servidores públicos de la Agencia serán de obligatoria aceptación y cumplimiento. Parágrafo 4 - EI Comité podrá invitar a sus ses.iones a un colaborador de la Agencia Nacional de

Defensa jurídica del Es{ado, quien tendrá la facultad de asistir a sL!s sesiones con derecho a voz. Parágrafo 5 -No se permitirá la participación en calidad de miembros permanentes del Comité a funcionarios que no tengan las calidades exigidas por las. normas vigentes, como tampoco de contratistas, ni de personas aj.enas a la entidad; exceptuando los casos expresamente permitidos por la normativa para tratar asuntos puntuales. Artículo 4 - Funciones. EI Comité de Conciliación de la Agencia cumplirá las siguientes funciones: 4.1. Formular y ej.ecutar políticas de prevención del daño antijurídico. 4.2. Diseñar las políticas generales que orientaran la defensa de los intereses de la Agencia. 4.3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la Agencia, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones administrativas de las entidades, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objetó de proponer correctivos. 4.4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto. 4.5. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes y, señalar la

posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales se actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar las pautas j.urisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos ca§os donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada. 4.6. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la Agencia con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en 1o Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición. 4.7. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición. 4.8. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados. 4.9. Designar al funcionario que ejercerá la secretaría técnica del Comité, preferiblemente un profesional del derecho. 4.10. Dictar su propio reglamento. 4.11. Autorizar que los conflictos suscitados entre la Agencia y entidades u organismos del orden nacional sean §ometidos al trámite de la mediación ante la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. RESOLUCION NumERO DE 2021 Hoja NO. 7 "Por la cual se sustituye y deroga la Resolución 173 de 2020"

Artículo 5 -Imparcialidad y Autonomía en la Adopción de Decisiones. Con el fin de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los integrantes del Comité les serán aplicables las causales de impedimento o conflicto de intereses previstos en el ordenamiento jurídico, especialmente las contenjdas en el Artículos 11 y 12 de la Ley 1437 de 2011; el Artículo 141 de la Ley 1564 de 2012; el Artículo 40 de Ley 734 de 2002; Artículo 44 de la Ley 1952 de 2019, de acuerdo con su vigencia, así como las que los modifiquen o sustituyan, y las demás normas concordantes. Artículo 6 -Sesiones Ordinarias. EI Comité de Conciliación se reunirá al menos dos (2) veces al mes, previa convocatoria que para .tal propósito formule la secretaría técnica, en los términos señalados en este reglamento. Artículo 7 -Sesiones Extraordinarias. EI Comité de Conciliación se reunirá extraordinariamente en atención a las necesidades de gestión del comité, previa convocatoria que para tal propósito formule la secretaría técnica, en los términos señalados en este reglamento. Artículo 8 -Suspensión de las Sesiones. Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, en la misma se señalará la fecha y hora de su reanudación, la cual deberá ser en el menor tiempo posible. En todo caso, Ia secretaría técnica confirmará la citación mediante correo electrónico enviado a cada uno de los integrantes e invitados del Comité, y así mismo, realizará su

programación a través del medio electrónico definido por la entidad. Artículo 9 - Sesiones Virtuales. De conformidad con lo dispuesto por el Artículo 63 de la Ley 1437 de 2011, el Comité de Conciliación podrá deliberar y, votar a través de conferencia virtual o vía correo electrónico, utilizando los medios tecnológicos e interactivas disponibles, dejando constancia de lo actuado por ese mismo medio, con los protocolos de seguridad necesarios. Artículo 10 -Trámite de Solicitudes de Conciliación. Presentada la petición de conciliación ante la entidad, el Comité de Conciliación cuenta con quince (15) días hábiles a partir de su recibo, para tomar la correspondiente decisión, la cual se comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, aportando la certificación en la que consten sus fundamentos. En caso de que la decisión no pueda ser adoptada por requerirse la solicitud de pruebas o conceptos a otras entidades, el referido termino podrá ser extendido atendiendo las circunstancias del caso, de lo cual se dejara constancia en el acta respectiva. Artículo 11 -Convocatoria. De manera ordinaria, el secretario técnico del Comité procederá a convocar a los miembros permanen{es, invitados o funcionarios cuya presencia se considere necesaria, con al menos tres (3) días de anticipación, mediante correo electrónico en el cual señalará el día, hora, lugar de la reunión y, forma de realización de la sesión; así mismo, se realizará su programación a través del medio electrónico definido por la Agencia. Sin perjuicio de lo anterior, para efectos de la citación a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, se deberán atender las instrucciones impartidas por dicha entidad en el sentido de enviar la invitación

con al menos diez (10) días de an{elación a la fecha de realización del respectivo Comité. Parágrafo 1 -Con la convocatoria se deberá remitir a cada miembro del Comité, el orden del día de la respectiva sesión, es decir, el listado de asuntos que serán tratados en el Comité, incluyendo un resumen ejecutivo de los asuntos que se someterán a consideración, junto como los documentos y fichas técnicas que se requiera para su completo estudio por parte de los miembros del comité y de los invitados que deban asistir. Parágrafo 2 - La asistencia del secretario técnico será obligatoria a todas las sesiones del Comité de Conciliación y, en todos los casos, deberá convocar a las sesiones al asesor experto con funciones de control interno o quien haga sus veces, quien participará con derecho a voz. RESOLUCIÓN NÚMERO DE 2021 Hoja No. 8 "Por la cual se sustituye y deroga la Resolución 173 de 2020" Ar{ículo 12 - lnasistencia a las Sesiones. Cuando alguno de sus miembros permanentes, invitados o funcionarios cuya presencia se considere necesaria no pueda asistir a una sesión, deberán comunicarlo por escrito de manera previa a su celebración, situación de la cual se dejará constancia en el acta respectiva. En cada reunión se levantaré un registro de asistencia de todos los presentes, el cual hará parte integral del acta. Artículo 13 -Desarrollo de las Sesiones. En el día y hora señalada, el presidente del Comité instalará la sesión; acto seguido el secretario técnico: (i) informará la presencia de invitados a la sesión, (ii) realizará el control de asistencia de los miembros permanentes del comité y de las

demás personas que en atención a la agenda prevista para la sesión deban asistir, (iii) verificara el quorum, (iv) dará lectura del orden del día propuesto, el cual será sometido a aprobación de los integrantes del Comité, sin perj.uicio de someter a consideración proposiciones que se consideren necesarias. Aprobado el orden del día, se iniciará la sesión, Para tal efecto, el secretario técmico concederá el uso de la palabra al apoderado de la entidad, para que sustente el asunto sometido a conocimiento o decisión del Comité. Una vez se haya surtido la presentación, los miembros e invitados al Comité, si los hubiere, deliberaran sobre el asunto sometido a su consideración. Agotadas las deliberaciones, si el asunto requiere la adopción de decisiones, se someterá a votación, para lo cual se señalará expresamente a los participantes de la sesión que estén facultados para ej.ercer este derecho. De igual manera se procederá frente a cada uno de los temas incluidos en el orden del día aprobado. Artículo 14 - Quorum Deliberatorio y Adopción de Decisiones. EI Comité deliberará con mínimo tres (3) de sus integrantes y las proposiciones serán aprobadas por la mayoría simple de los asistentes a la sesión. En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación; de persistir el empate, quien preside el Comité decidirá el desempate. Artículo 15 -Fichas Técnicas. Para facilitar la presentación de los casos, el apoderado que tenga a cargo la representación del asunto respectivo deberá agotar el trámite previo a su

presentación y satisfacer los requisitos de forma y de contenido, según los lineamientos definidos por el Comité de Conciliación; así mismo deberá cumplir con los requisitos definidos en el Sistema único de Gestión de lnformación Litigiosa del Estado -eKOGul. Parágrafo 1Los abogados de la Agencia para efectos de conceptuar sobre los anteriores asuntos deberán tener en cuenta lo dispuesto en las Leyes 446 de 1998, 640 de 2001, 678 de 2001,1437 de 2011,1564 de 2012, el Decreto 1069 de 2015, el Decreto 1167 de 2016 y las normas que las modifiquen o sustituyan, así como las demás disposiciones legales y reglamentarias que sean aplicables al caso. Parágrafo 2 -La ficha técnica deberá ser diligenciada en el sistema e - KOGul, según corresponda, y la integridad, veracidad y fidelidad de la información y de los hechos consignados en ellas, son responsabilidad del abogado que las elabore, Artícu]o 16 -Informes sobre el Esl:udio de Procedencia de Llamamientos en Garantía con Fines de Repetición. Conforme a lo dispuesto en el Artículo 19 de la Ley 678 de 2001, en concordancia con el Artículo 2.2.4.3.1.2.13 del Decreto 1069 de 2015, o las normas que los modifiquen o sustituyan, los apoderados deberán presentar informe al Comité para que este determine la procedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial, antes del vencimiento del término para contestar la

respectiva demanda. RESOLUCION NUMERO DE 2021 Hoja No. 9 "Por la cual se sustituye y deroga la Resolución 173 de 2020" Artículo 17 -De la Acción de Repetición. EI Comité de Conciliación deberá realizar los estudios necesarios y pertinentes para determinar la procedencia de la acción de repetición. Para ello, el ordenador del gasto, al día siguiente del pago to{al del capital de una condena, de una conciliación o de cualquier otro crédi{o surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al Comité de Conciliación , para que en un térmi