CCE-Resolución 173 de 2020

AGENCIA NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA

COLOMBIA COMPRA EFICIENTE RESOLUCIÓN NÚMERolz-3DE2o2o "Por la cual se expide la Resolución Única de Comités formales de la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-" EI Director General de la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficienteen ejercicio de sus facultades legales, en especial las que le confieren la Ley 446 de 1998, el Decreto 1069 de 2015, Decreto 1083 de 2015 en concordancia con lo dispuesto en el ariículo 10 del Decreto 4170 de 2011, y, CONSIDERANDO Que el artículo 65 8 de la Ley 23 de 1991, adicionado por el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 dispuso que las entidades y organismos de Derecho Público del orden nacional, depariamental, distrital y de los municipios capital de depahamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles, deberán integrar un Comité de conciliación, conformado por los funcionarios del nivel directivo que se designen y cumplirá las funciones que se le señalen, El artículo 16 del Decreto Reglamentario 1716 de 2009, incorporada en el ahículo 2.2.4.3,1.22 del Decreto 1069 de 2015, definió la naturaleza jurídica del Comité de conci]iación como una instancia administrativa de decisión que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad.

lgualmente, decidirá en cada caso específico sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro método alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. Que mediante Resolución No. 090 del s de enero de 2013, se creó el Comité de conciliación de la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente. Que mediante Resolución 1968 de 2019, se aoptó el Reglamento interno del Comité de Conciliación de la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-, Que con el fin de formular políticas que permitan impulsar la mediación como un instrumento de gestión administrativa y precisar sus efectos y alcances, el Decreto 2137 de 2015, en concordancia con los ahículos 2.2.4.3.1.2.2 y 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto 1069 de 2015, asignó al Comité de conciliación la función de autorizar a las entidades y organismos de Derecho Público, el sometimiento al trámite de mediación de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica, cuando surjan conflictos entre ellas. Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.4.3.1.2.3. del Decreto 1069 de 2015, modificado por el artículo 2 del Decreto 1167 de 2016, se ajustó la integración del Comité de conciliación de las entidades y organismos de Derecho Público del orden nacional. Que de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 10 del artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto 1069

de 2015, es función de los Comités de conciliación dictarse su propio reglamento. uL Que en la sesión No. 66 del 21 de octubre de 2019, los miembros del Comité de Conciliación aprobaron su propio reglamento. RESOLUCIÓN NÚMERO|Z _8U 2020 Hoja N° 2 ``Por la cual se expid£ Ia .Resol.yció_n. .Ú.nica _de Comités formales de la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-" ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------____-_____ Que el artículo 209 de la Constitución Política consagra la función administrativa al servicio de los jntereses generales y que esta debe desarrollarse con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad. Que en el marco de los principios que orientan la función administrativa, se considera conveniente que la dirección General de la Agencia Nacional de Contratación PúblicaColombia Compra Eficiente-cuente con el apoyo del equipo directivo de la entidad para que la asesore y apoye técnicamente en la toma de decisiones y demás funciones que le corresponden Que en consecuencia de esto, es necesario conformar y adoptar el Comité Directivo de la Agencia Nacional de Contratación Pública-Colombia Compra Eficiente-como una instancia de coordinación, dirección y autoevaluación de la gestión institucional Que el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 "Todos por un nuevo país", integró en un solo sistema de Gestión los sistemas de desarrollo administrativo y de gestión de la caljdad, previstos en las leyes489 de

1998 y 872 de 2003, respectivamente. Que el Decreto 1083 de 2015 reglamenta este Sistema de Gestión y actualiza el Modelo lntegrado de Planeación y Gestión, de tal manera que permita el fortalecimiento de los mecanismos, métodos y procedimientos de gestión y control al interior de los organismos y entidades del Estado. Que el ahículo 2.2.22.3.1 del Decreto 1083 de 2015 adopta la versión actualizada del Modelo lntegrado de Planeación y Gestión -MIPG con el fin de lograr el funcionamiento del Sistema de Gestión y su aniculación con el Sistema de Control lnterno. Que el Modelo lntegrado de Planeación y Gestión - MIPG es un marco de referencia para dirigir, planear, ej.ecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las ehtjdades y de los organismos públicos, dirigido a generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio, en los términos del artículo 2.2.22.3.2. del Decreto 1083 de 2015. Que el Ahículo 2.2.22.3,8 del citado Decreto dispone que cada una de las entidades integrará un Comité lnstitucional de Gestión y Desempeño encargado de orientar la implementación y operación del Modelo lntegrado de Planeación y estión - MIPG, el cual sustituirá los demás comités que tengan relación con el Modelo y que no sean obligatorios por mandato legal. Que mediante resolución 1564 de 2018 se conformó el comité institucional de "Gestión y

Desempeño" y el "Comité Directivo" de la Agencia Nacional de Contratación PúblicaColombia Compra EficienteQue el artículo 6° de la Ley 87 de 1993, "por la cual se establecen las normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones", dispone que el establecimiento y el desarrollo del Sistema de Control lnterno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máxima directivo correspondiente, Que a través de la Resolución 1565 de 2018 de 2012 expedida por el Director General de la entidad, se creó, organizó y conformó el Comité de Coordinación del Sistema de Control lnterno y se dictó su reglamento. RESOLUCIÓN NÚMERO|13_ de 2020 Hoja N° 3 ``Por la cual se expide la Resolución Única de Comités formales de la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-" Que a través de la Resolución 084 de 2012 expedida por el Director General de la entidad, se adoptó el Modelo Estándar de Control lnterno MEcl 1000:2005 Que el artículo 4° del Decreto 648 de 2017, adiciona el ahículo 2.2.21.1.5, al Capítulo 1 del Título 21 del Decreto 1083 de 2015, estableciendo que "Las entidades que hacen parte del ámbito de aplicación de la Ley 87 de 1993, deberán establecer un Comité lnstitucional de Coordinación de Control lnterno como órgano asesor e instancia decisoria en los asuntos del control interno". Que el Decreto 1499 de 2017 "Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015,

Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015" en el Título 23 Artículo 2.2.23.1 " Articulación del Sistema de Gestión con los Sistemas de Control interno" establece que " EI Sistema de Control lnterno previsto en la Ley 87 de 1993 y en la Ley 489 de 1998, se articulara al Sistema de Gestión en el marco del Modelo lntegrado de Planeación y GestiónMIPG, a través de los mecanismos de control y verificación que permiten el cumplimiento de los objetivos y el logro de resultados de las entidades". Que mediante la Resolución 1565 de 2018 se creó el Comité lnstitucional de Coordinación de Control lnterno de Colombia Compra Eficiente, como órgano asesor e instancia decisoria para impaftir lineamientos para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema lnstitucional de Control lnterno. Que el Artículo 2.2.21.7.3 del Decreto No.338 de 2019, ''Por e/ cua/ se mod/.ÍÍ.ca el Decreío 1083 de 2015, único Reglamentario del Sector de Función Pública, en lo relacionado con el Sisterna de Control interno y se creó la Red anticorrupción", estab)ece que se deberá .irw.ilar a los comités Directivos a los Jefes de Control lnterno para presentar alehas tempranas sobre acciones u omisiones que puedan afectar el manejo de recursos públicos. Que la Ley 1314 de 2009 regula los principios y normas de contabilidad e información

financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, señala las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y determina las entidades responsables de vigilar su cumplimiento. Que en concordancia con los objetivos de la Ley 1314 de 2009, la Contaduría General de la Nación, en el marco de sus competencias expidió la Resolución 533 de 2015, "por la cual se incorpora en el régimen de contabilidad pública, el marco normativo aplicable a entidades de gobierno y se dictan otras disposiciones''. Que la Contaduría General de la Nación expidió la Resolución 193 del 5 de mayo de 2016 "Por la cual se incorpora, en los procedimientos transversales del régimen de contabilidad pública, el procedimiento para la evaluación del control interno contable". Que de conformidad con el artículo 2° de la citada resolución, el procedimiento para la evaluación del control interno contable debe ser aplicado por las entidades incluidas en el ámbito de aplicación del régimen de contabilidad pública. Que mediante la Resolución 193 de 2016, la Contaduría General de la Nación incorporó en los Procedimientos Transversales del Regimen de Contabilidad Publica, el Procedimiento para ia evaluacion del control interno contable, con el fin de medir la efectividad de las acciones minimas de control que deben realizar los responsables de la information financiera de las entidades publicas y garantlzar, razonabiemente, la production de information financiera con las caracteristicas fundamentals de relevancia y representation fiel, definidas en el marco RESOLUCIÓN NÚMERO|Z _3 de 2020 Hoja N° 4 "Por la cual se expid3 _Ia.Resol.yció_n. .Ú.rica _de Comité_s formales de la Agencia Nacional de

Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-'' ---------.----------------------------------------------------------------------------------------------------------------_---------_-_-___ conceptual del marco normativo que le sea aplicable a la entidad, de acuerdo con lo establecido en el Regimen de Contabilidad Publica. Que en el numeral 3.2.2 del procedimiento de evaluación de conrol interno contable contempla al Comité Técnico de Sostenibilidad Contable como una herramientas tendientes a la mejora contínua y de sostenibilidad de la información financiera de manera que se genere información con las características fundamentales de relevancia y representación fiel. Que la Constitución Política, faculta a la administración Pública, para asumir la responsabilidad en el manejo de sus bienes, así como para diseñar, adoptar, interpretar y aplicar las medidas y mecanismos que les permitan el control, racionalización, buen uso y destinación de los mismos. Que el articulo 34 numerales 21 y 22 de la ley 734 de 2002, consagra como deberes de todo servidor público, vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente de conformidad con los fines a que han sido destinados y responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda y administración y rendir cuenta oportuna de su utilización. Que con el fin de dar aplicación a los principios de eficiencia, economía, eficacia y equidad que permitan la vigilancia del Control Fiscal, señalado en el artículo 8° de la Ley 42 de 1993, en concordancia con lo señalado en el literal f) del artículo 78 de la ley 1474 de 2011, sobre la aplicación de mecanismos que brinden transparencia al ejercjcio de la función pública, se

requiere que la entidad cuente con un comité que la asesore en lo relacionado con el manejo de los bienes e inventarios a su cargo. Que de conformidad con lo dispuesto en los artículo 11 y 12 de la Ley 80 de 1993, y 110 del Decreto 111 de 1996, la competencia para ordenar, dirigir procesos de selección y contrara es del jefe o representante legal de la entidad, quien podrá delegarla total o parcialmente en los servidores públicos que desempeñen cargos directivo o asesor. Que en armonia con el numeral 9 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, en los procesos de contratación intervendrán el jefe y las unidades asesoras y ejecutoras de la entidad que se señalen en las correspondientes normas sovre su organización y funcionamiento. Que en cumplimiento de los principios de transaprencia y responsabilidad, se considera conveniente crear, organiza y determinar las funciones del Comiíe Asesor de Contratación de la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-. Que, en viriud de la modificación de la estructura de la agencia a través del Decreto 1822 de 2019 y la modificación de la planta de personal a través del Decreto 1823 de 2019, se requiere actualizar la conformación de los Comités de Conciliación, Comité Directivo, Comité lnstitucional de Gestión y Desempeño, Comité lnstitucional de Coordinación de Control lnterno, Comité Técnico de Sostenibilidad Contable y Comité Evaluador de Baja de Bienes de la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente. Que el artículo 10, numerales 16 y 18 del Decreto Ley 4170 de 2011 establece como funciones

del.D.i.recor General "Crear, organizar y conformar comités, comisiones y grupos internos de trabajo, teniendo en cuenta la. estructura in!erne, Ias necesidades del servicio y los planes y programas trazados pare el adecuado funcionamiento de la Agencia" e "Implementar, mantener y mejorar el sistema integrado de gestión institucional." RESOLUCIÓN NÚMER0113 de 2020 Hoja N° 5 - ``Por la cual se expide la Resolución Única de Comités formales de la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-'' Que con el objetivo de compilar y racionalizar lls normas de conformación y funcionamiento de los Comites de la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-, se hace necesario expedir la presente resolucióh. Que, en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPITULO PRIMERO COMITÉ DE CONCILIACIÓN Artículo 1 - Comité de conciliación. EI Comité de conciliación de la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente- (en adelanta "la Agencia"), es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. igualmente decidirá en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las nomas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por si sola no dará lugar a investigaciones

disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del Comité. Así mismo, las decisiones del Comité acerca de la viabilidad de conciliar, no constituye ordenación del gasto y los acuerdos que se lleguen a celebrar tienen control de legalidad, previo al desembolso de los dineros públicos. Artículo 2 - Principios Rectores. Los miembros del Comité, los servidores públicos o contratistas que intervengan en sus sesiones en calidad de invitados obrarán inspirados en los principios constitucionales del Ahículo 209 de la Constitución política y Anículo 3 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la Agencia y el patrimonio público. En ese orden de ideas, deberán propiciar y promover la utilización exitosa de los métodos alternativos de solución de conflictos establecidos en la ley, en procura de evitar la prolongación innecesaria de los conflictos en el tiempo. Artículo 3 - lntegración. EI Comité de Conciliación de la Agencia estará integrado de manera permanente, por los siguientes servidores públicos del nivel directivo, así: 3.1. EI Director(a) General, quien lo presidirá. 3.2. EI Secretario(a) General. 3.3. EI Subdirector(a) de Gestión Contractual. 3.4. EI Subdirector(a) de Negocios. Parágrafo 1 -Los señalados integrantes concurrirán con voz y voto, y su asistencia será obligatoria e indelegable, excepto para el director general. En el evento que el director general deba ausentarse durante el curso de la sesión o por razones del servicio le sea imposible asistir a la misma, la presidencia del Comité será ocupada por el secretario(a) general,

dejándose constancia en la respectiva acta. En el evento en que uno de los miembros del comité, por cualquier situación administrativa ostente el cargo o funciones de otro miembro permanente del comité, podrá ejercer su derecho al voto únicamente en el cargo del cual es titular. RESOLUCIÓN NÚMERQiza de 2020 Hoja N° 6 "P0r la cual se expidp!S_LP_3S?!yció.n, .Prica _de. Cor]ité_s formales de la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-" --------.--------------------------------------------_-.------------------------------_------------------------__-___ Parágrafo 2 - Serán invitados permanentes con derecho a voz, pero sin voto, el asesor experto con funciones de control interno o quien haga sus veces, el (los) apoderado (s) de la entidad según corresponda conforme el orden del día y, el secretario técnico del comité. Parágrafo 3 - Serán invitados ocasionales y concurrirán solo con derecho a voz, los funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto, aquellos que se requieran para la mejor comprensión de los asuntos materia de consideración y, el apoderado que represente los intereses del ente en cada proceso. Las invitaciones efectuadas a los servidores públicos de la Agencia serán de obligatoria aceptación y cumplimiento. Parágrafo 4 - EI Comité podrá invitar a sus sesiones a un colaborador de la Agencia Nacional de Defensa jurídica del Estado, quien tendrá la facultad de asistir a sus sesiones con derecho a voz. Parágrafo 5 - No se permitirá la pahicipación en calidad de miembros permanentes del

Comité a funcionarios que no tengan las calidades exigidas por las normas vigentes, como tampoco de contratistas, ni de personas ajenas a la entidad; exceptuando los casos expresamente permitidos por la normativa para tratar asuntos puntuales. Artículo 4 - Funciones. EI Comité de Conciliación de la Agencia cumplirá las siguientes funciones: 4.1, Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico. 4.2. Diseñar las políticas generales que orientaran la defensa de los intereses de la Agencia. 4.3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la Agencia, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; Ios tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuacjones administrativas de las entidades, así como las deficiencias de las :3toudaecj::::, con ei obj%[:Cdeesap'reosponer correpc:¡rvos. Pahe de IOS 4.4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto. 4.5. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes y, señalar la posición jnstitucional que fije los parámetros dentro de los cuales se actuará en las audiencias de concjliación. Para tal efecto, el Comité de Conciliación

deberá analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada. 4.6. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la Agencia con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición. 4.7. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición. 4.8, Definir los criterios para la seleccjón de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados. 4.9. Designar al funcionario que ejercerá la secretaría técnica del Comité, preferiblemente un profesional del derecho. RESOLUCIÓN NÚMEROIZ3 de 2020 Hoja N° 7 .'úL ``Por la cual se expide la Resolución Única de Comités formales de la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-" 4.10. Dictar su propio reglamento. 4.11. Autorizar que los conflictos suscitados entre la Agencia y entidades u organismos del orden nacional sean sometidos al trámite de la mediación ante la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. Artículo 5 - Imparcialidad y Autonomía en la Adopción de Decisiones. Con el fin de

garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los integrantes del Comité les serán aplicables las causales de impedimento o conflicto de intereses previstos en el ordenamiento jurídico, especialmente las contenidas en el Artículos 11 y 12 de la Ley 1437 de 2011; el Ahículo 141 de la Ley 1564 de 2012; el Ariículo 40 de Ley 734 de 2002; Aftículo 44 de la Ley 1952 de 2019, de acuerdo con su vigencia, así como las que los modifiquen o sustituyan, y las demás normas concordantes. Articulo 6 - Sesiones Ordinarias. EI Comité de Conciliación se reunirá al menos dos (2) veces al mes, previa convocatoria que para tal propósito formule la secretaría técnica, en los términos señalados en este reglamento. Artículo 7 - Sesiones Extraordinarias. EI Comité de Conciliación se reunirá extraordinariamente en atención a las necesidades de gestión del comité, previa convocatoria que para tal propósito formule la secretaría técnica, en los términos señalados en este reglamento. Artículo 8 - Suspensión de las Sesiones. Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, en la misma se señalará la fecha y hora de su reanudación, la cual deberá ser en el menor tiempo posible. En todo caso, la secretaría técnica confirmará la citación mediante correo electrónico enviado a cada uno de los integrantes e invitados del Comité, y así mismo, realizará su programación a través del medio electrónico definido por la entidad. Artículo 9 - Sesiones Virtuales. De conformidad con lo dispuesto por el Artículo 63 de la

Ley 1437 de 2011, el Comité de Conciliación podrá deliberar y, votar a través de conferencia virtual o vía correo electrónico, utilizando los medios tecnológicos e interactivas disponibles, dejando constancia de lo actuado por ese mismo medio, con los protocolos de seguridad necesarios. Artículo 10 - Trámite de Solicitudes de Conciliación. Presentada la petición de conciliación ante la entidad, el Comité de Conciliación cuenta con quince (15) días hábiles a partir de su recibo, para tomar la correspondiente decisión, la cual se comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, apoftando la certificación en la que consten sus fundamentos. En caso de que la decisión no pueda ser adoptada por requerirse la solicitud de pruebas o conceptos a otras entidades, el referido termino podrá ser extendido atendiendo las circunstancias del caso, de lo cual se dejara constancia en el acta respectiva. Artículo 11 -Convocatoria. De manera ordinaria, el secretario técnico del Comité procederá a convocar a los miembros permanentes, invitados o funcionarios cuya presencia se considere necesaria, con al menos tres (3) días de anticipación, mediante correo electrónico en el cual señalará el día, hora, lugar de la reunión y, forma de realización de la sesión; así mismo, se realizará su programación a través del medio electrónico definido por la Agencia. Sin perjuicio de lo anterior, para efectos de la citación a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, se deberán atender las instrucciones impartidas por dicha entidad en el sentido de enviar la invitación con al menos diez (10) días de antelación a la fecha de realización del L\|

respectivo Comité. RESOLUCIÓNNÚMEROIZ-3 de 2020 HojaN°8 _ "Porlacualseexpid:!eLR_3sol.yció_n,.Ú.rica_de.Comité_sformalesdelaAgenciaNacionalde Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-" -----------------------------_------------------------------------------------------------------------------------.----__Parágrafo 1 -Con la convocatoria se deberá remitir a cada miembro del Comité, el orden del día de la respectiva sesión, es decir, el listado de asuntos que serán tratados en el Comité, incluyendo un resumen ejecutivo de los asuntos que se someterán a consideración, junto como los documentos y fichas técnicas que se requiera para su completo estudio por parte de los miembros del comité y de los jnvitados que deban asistir. Parágrafo 2 - La asistencia del secretario técnico será obligatoria a todas las sesiones del Comité de Conciliación y, en todos los casos, deberá convocar a las sesiones al asesor experto con funciones de control interno o quien haga sus veces, quien pahicipará con derecho a voz. Artículo 12 -lnasistencia a las Sesiones. Cuando alguno de sus miembros permanentes, invitados o funcionarios cuya presencia se considere necesaria no pueda asistir a una sesión, deberán comunicarlo por escrjto de manera previa a su celebración, situación de la cual se dejará constancia en el acta respectiva. En cada reunión se levantará un registro de asistencia de todos los presentes, el cual hará parte integral del acta. Artículo 13 -Desarrollo de las Sesjones. En el día y hora señalada, el presidente del Comité instalará la sesión; acto seguido el secretario técnico: (i) informará la presencia de

invitados a la sesión, (ii) realizará el control de asistencia de los miembros permanentes del comité y de las demás personas que en atención a la agenda prevista para la sesión deban asistir] (iii) verificara el quorum, (iv) dará lectura del orden del día propuesto, el cual será sometido a aprobación de los integrantes del Comité, sin perjuicio de someter a consideración proposiciones que se consideren necesarias. Aprobado el orden del día, se iniciará la sesión, para tal efecto, el secretario técnico concederá el uso de la palabra al apoderado de la entidad, para que sustente el asunto sometido a conocimiento o decisión del Comité. Una vez se haya surtido la presentación, los miembros e invitados al Comité, si los hubiere, deliberaran sobre el asunto sometido a su consideración. Agotadas las deliberaciones, si el asunto requiere la adopción de decisiones, se someterá a votación, para lo cual se señalará expresamente a los participantes de la sesión que estén facultados para ejercer este derecho. De igual manera se procederá frente a cada uno de los temas incluidos en el orden del día aprobado. Artículo 14 -Quorum Deliberatorio y Adopción de Decisiones. EI Comité deliberará con mínimo tres (3) de sus integrantes y las proposiciones serán aprobadas por la mayoría simple de los asistentes a la sesión. En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación; de persistir el empate, quien preside el Comité decidirá el desempate. Artículo 15 -Fichas Técnicas. Para facilitar la presentación de los casos, el apoderado que

tenga a cargo la representación del asunto respectivo deberá agotar el trámite previo a su presentación y satisfacer los requisitos de forma y de contenido, según los lineamientos definidos por el Comité de Conciliación; así mismo deberá cumplir con los requisitos definidos en el Sistema único de Gestión de lnformación Litigiosa del Estado -eKOGul. Parágrafo 1-Los abogados de la Agencia para efectos de conceptuar sobre los anteriores asuntos deberán tener en cuenta lo dispuesto en las Leyes 446 de 1998, 640 de 2001, 678 de 2001,1437 de 2011,1564 de 2012, el Decreto 1069 de 2015, el Decreto 1167 de 2016 y las normas que las modifiquen o sustituyan, así como las demás disposiciones legales y reglamentarias que sean aplicables al caso. _,-..-..-.:`.,.`;:i RESOLUCIÓNNÚMERO.}Z3. de 2020 HojaN°9 "Por la cual se expide la Resolución Única de Comités formales de la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-" ~ ------ 1 -------,, 1 - ~ ,--- ~ --------------.-- _ . - _ ----------------------------------------- I ----,--,,,, ~ ~ ----------------------------- 1 - ,1 ~ 1 ,1 11 - ,, Parágrafo 2 -La ficha técnica deberá ser diligenciada en el sistema e - KOGul, según corresponda, y la integridad, veracidad y fidelidad de la información y de los hechos consignados en ellas, son responsabilidad del abogado que las elabore. Artículo 16 -lnformes sobre el Estudio de Procedencia de Llamamientos en Garantía

con Fines de Repetición. Conforme a lo dispuesto en el Artículo 19 de la Ley 678 de 2001, en concordancia con el Artículo 2.2.4.3.1.2.13 del Decreto 1069