CCE-Resolución 270 de 2021

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AGENCIA NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA COLOMBIA COMPRA EFICIENTE RESOLUC,ÓN NÚMERO_ a~.l uÉ ,, `;{J. DE 202í ` - . a ., "Por la cual se sustituye y deroga la Resolución 205 de 2021 " EI Director General de la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficienteen ejercicio de sus facul{ades legales, en especial las que le confieren la Ley 446 de 1998, el Decreto 1069 de 2015, Decreto 1083 de 2015 en concordancia con lo d'ispuesto en el artículo 10 del Decreto 4170 de 2011, y, CONSIDERANDO Que el articulo 65 8 de la Ley 23 de 1991, adicionado por el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 dispuso que las entidades y organismos de Derecho Público del orden nacional, depar{amental, distrital y de los municipios capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos nivele§, deberán integrar un Comité de conciliación. conformado por los funcionarios del nivel directivo que se designen y cumplirá las funciones que se le señalen. El artículo 16 del Decreto Reglamentario 1716 de 2009, incorporada en el artículo 2.2.4.3,1.22 del Decreto 1069 de 2015, definió la naturaleza jurídica del Comité de conciliación como una instancia administrativa de decisión que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. lgualmente, decidirá en cada caso específico sobre la procedencia de la concíliación o cualquier otro método

alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. Que mediante Resolución No. 090 del s de'enero de 2013, se creó el Comité de conciliación de la Agencia Nacional de Contratación Pública ~Colombia Compra Eficiente. Que mediaíite Resolución 1968 de 2019, se adoptó el reglamento interno del Comité de Conciliación de la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente. Que con el fln de formular políticas que permitan impulsar la mediación como un instrumento de gestión administrativa y precisar sus efectos y alcances, el Decreto 2137 de 2015, en concordancia con los artícuios 2.2.4.3.1.2.2 y 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto 1069 de 2015, asignó al Comité de Conciliación la función de autorizar a las entidades y organismos de Derecho Público, el sometimiento al trámite de mediación de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica, cuando surjan conflictos entre ellas. Que de conformidad con lo dispuesto en el arLÍculo 2.2.4.3.1.2.3. del Decreto 1069 de 2015, modificado por el artículo 2 del Decreto 1167 de 2016, se ajustó la integración del Comité de conciliación de las entidades y organismos de Derecho Público del orden nacional. Que de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 10 del articulo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto 1069 de

2015, es función de los Comités de conc.iliación dictarse su propio reglamento. Que en la sesión No. 66 del 21 de octubr.e de 2019, los miembros del Comité de Conciliación aprobaron su propio reglamento. RESOLUCIÓN NÚMERO . 4£ .B ÉÉ. DE2021 I-loja No. 2 1 "Por la cual se sustituye y deroga la Resolución 173 de 2020" Que en sesión No 16 del 18 de agosto de 2021, los miembros del Comité de Conciliación aprobaron la modificación del Reglamento, de acuerdo con los parámetros establecidos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado - ANDJE - en el Modelo Optímo de Gestión (MOG). Que el artículo 209 de la Constitución Política consagra la función administrativa al servicio de los intereses generales y que esta debe desarrollarse con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, eficacia, economia, celeridad, imparcialidad y publicidad. Que en el marco de los principios que orientan la función administrativa, se considera conveníente que la dirección General de la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficientecuente con el apoyo del equipo directivo de la entidad para que la asesore y apoye técnicamente en la toma de decisiones y demás funciones que le corresponden Que, en consecuencia, de esto, es necesario conformar y adoptar el comité directivo de la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficientecomo una instancja de coordinación, dirección y autoevaluación de la gestión institucional Que el articulo 133 de la Ley 1753 de 2015, por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo

2014-2018 "Todos por un nuevo país", integró en un solo sistema de Gestión los sistemas de desarrollo administrativo y de gestión de la calidad, previstos en las Leyes489 de 1998 y 872 de 2003, respectivamente. Que el Decreto 1083 de 2015 reglamenta este Sistema de Gestión y actualiza el Modelo lntegrado de Planeación y Gestión, de tal manera que permita el fortalecimiento de los mecanismos, métodos y procedimientos de gestión y control al interior de los organismos y entidades del Estado. Que el artículo 2.2.22.3.1 del Decreto 1083 de 2015 adopta la versión actualizada del Modelo lntegrado de Planeación y Gestión -MIPG con el fin de lograr el funcionamiento del Sistema de Gestjón y su articulación con el Sistema de Control lnterno. Que el Modelo lntegrado de Planeación y Gestión -MIPG es un marco de referencía para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y de los organismos públicos, dirigido a generar resultados que a{iendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio, en los términos del artículo 2.2.22.3.2. del Decreto 1083 de 2015. Que el Artículo 2.2.22.3.8 del citado Decreto dispone que cada una de las entidades integrará un Comité lnstitucional de Gestión y Desempeño encargado de orientar la implementación y operación del Modelo lntegrado de Planeación y estión -MIPG, el cual sustituirá los demás comités

que tengan relación con el Modelo y que no sean obligatorios por mandato legal. Que mediante Resolución 1564 de 2018 se conformó el comíté institucional de "Gestión y Desempeño" y el "Comité Directivo" de la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente. Que el articulo 6° de la Ley 87 de 1993, "por la cual se establecen las normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones", dispone que el establecimiento y el desarrollo del Sistema de Control lnterno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máxima directivo correspondiente. RESOLUC[ÓNNÚMERO'&_ :Á¥ íti DE202| Hoja NO. 3 "Por la cual se sustituye y deroga la Resolución 173 de 2020" Que a través de la Resolución 1565 de 2018 expedida por el Director General de la entidad, se creó, organizó y conformó el Comité de Coordinación del Sistema de Control lnterno y se dictó su reglamento. Que a través de la Resolución 084 de 2012 expedida por el Director General de la entidad, se adoptó el Modelo Estándar de Control lnterno MEcl 1000:2005 Que el artículo 4° del Decreto 648 de 2017, adiciona el artículo 2.2.21.1.5. al Capítulo 1 del Título 21 del Decreto 1083 de 2015, estableciendo que "Las entidades que hacen parte del ámbito de aplicación de la Ley 87 de 1993, deberán establecer un Comité lnstitucional de Coordinación de Control lnterno como órgano asesor e instancia decisoria en los asuntos del control interno".

Que el Decreto 1499 de 2017 "Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015" en el Título 23 Artículo 2.2.23.1 " Articulación del Sistema de Gestión con los Sistemas de Control interno" establece que " EI Sistema de Control lnterno previsto en la Ley 87 de 1993 y en la Ley 489 de 1998, se articulara al Sistema de Gestión en el marco del Modelo lntegrado de Planeación y Gestión -MIPG, a través de los mecanismos de control y verificación que permiten el cumplimiento de los objetivos y el logro de resultados de las en{idades". Que mediante la Resolución 1565 de 2018 se creó el Comité lnstitucional de Coordinación de Control lnterno de Colombia Compra Eficiente, como órgano asesor e instancia decisoria para impartir lineamientos para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema lnstitucional de Control lnterno. Que el Artículo 2.2.21.7.3 del Decreto No. 338 de 2019, "Por e/ cua/ se mod/.f/`ca el Decrefo 7083 de 2015, único Reglamentario del Sector de Función Pública, en lo relacionado con el Sisterna de Cor)fro/ /'r)femo y se creó /a Red anf/.corrupc/.Ór)", establece que se deberá invitar a los comités Directivos a los Jefes de Control lnterno para presentar alertas tempranas sobre acciones u

omis.iones que puedan afectar el manejci de recursos públicos. Que la Ley 1314 de 2009 regula los principios y normas de contabHidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, señala las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y determina las entidades responsables de vigilar su cumplimiento. Que en concordancia con los objetivos de la Ley 1314 de 2009, la Contaduría General de la Nación, en el marco de sus competencias expidió la Resolución 533 de 2015, "por la cual se incorpora en el régimen de contabilidad pública, el marco normativo aplicable a entidades de gobierno y se dictan otras disposiciones". Que la Contaduría General de la Nación expidió la Resolución 193 del 5 de mayo de 2016 "Por la cual se incorpora, en los procedimientos transversales del régimen de contabilidad pública, el procedimiento para la evaluación del control interno contable". Que de conformidad con el artículo 2° de la citada resolución, el procedimiento para la evaluación del control interno contable debe ser aplicado por las entidades incluidas en el ámbi{o de aplicación del régimen de contabilidad pública. Que mediante la Resolución 193 de 2016, la Contaduría General de la Nación incorporó en los Procedimientos Transversales del Regimen de Contabilidad Pública, el procedimiento para ia evaluacion del control interno contable, con el fin de medir la efectividad de las acciones minimas de control que deben realizar los responsables de la information financiera de las entidades publicas y garantlzar, razonabiemente, la production de information financiera con las

RESOLUCIÓN NÚMERO l-loja No. 4

"Por la cual se sustituye y deroga la Resolución 173 de 2020" caracteristicas fundamentals de relevancia y representation fiel, definidas en el marco conceptual del marco normativo que le sea aplicable a la entidad, de acuerdo con lo establecido en el Regimen de Contabílidad Pública. Que en el numeral 3.2.2 del procedimiento de evaluación de control interno contable contempla al Comité Técnico de Sostenibilidad Contable como una herramienta tendiente a la mejora contínua y de sostenibilidad de la información financiera de manera que se genere información con las características fundamentales de relevancia y representación fiel. Que la Constitución Política, faculta a la adminístración Pública, para asumir la responsabilidad en el manejo de sus bienes, así como para diseñar, adoptar, interpretar y aplicar las medidas y mecanismos que les permitan el control, racionalización, buen uso y destinación de los mismos. Que el articulo 34 numerales 21 y 22 de la Ley 734 de 2002, consagra como deberes de todo servidor público, vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente de conformidad con los fines a que han sido destinados y responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda y administración y rendír cuenta oportuna de su utilización. Que con el fin de dar aplicación a los principios de eficiencia, economia, eficacia y equidad que permítan la vigilancia del Control Fiscal, serialado en el artículo 8° de la Ley 42 de 1993, en concordancia con lo señalado en el literal f) del artículo 78 de la Ley 1474 de 2011, sobre la

aplicación de mecanismos que brinden transparencia al ejerci.cio de la función pública, se requiere que la entidad cuente con un comité que la asesore en lo relacionado con el manejo de los bienes e inventarios a su cargo. Que de conformidad con lo dispuesto en los artículos 11 y 12 de la Ley 80 de 1993, y 110 del Decreto 111 de 1996, la competencia para ordenar, dirigir procesos de selección y contrara es del jefe o representante legal de la entídad, quien podrá delegarla total o parcialmente en los servidores públicos que desempeñen cargos directivo o asesor. Que en armonia con el numeral 9 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, en los procesos de contratación intervendrán el jefe y las unidades asesoras y ejecutoras de la entidad que se señalen en las correspondientes normas sobre su organización y funcionamiento. Que en cumplimiento de los principios de transaprencia y responsabilidad, se considera conveniente crear, organiza y determinar las funciones del Comité Asesor de Contratación de la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-. Que el Artículo 117 de la Ley 489 de 1998 señaló que "Para me/.orar procesos y resu/íados y para producir factores de desarrollo, Ias entidades públicas dispondrán lo necesario al impulso de su perfeccionamiento medíante investigaciones sociales, económicas y/o culturales según sus áreas de competencia, teniendo en cuenta tendencias internacionales y de futuro". Que el artículo 2.2.22.2.1 del Decreto 1083 de 2015, "Por mec/Í.o de/ cL/a/ se exp/de e/ Decreíc>

Único Reglamentario del Sector de Función Pública" .incluyó en las Pol'itiicas de Gest)ón y Desarrollo lnstitucional, la Gestión del Conocimjento y la lnnovación Que, para la implementación de la política de gestión del conocimiento se requiere la creación del comité de gestión del conocimiento e innovación, con el fin de adoptar nuevas prácticas, procesos o productos basados en estrategias de generación, preservación y transmisión de conocimiento e innovación tendientes a potencializar las activídades operativas y misionales de la Agencia. Que el ar{Ículo 10, numerales 16 y 18 del Decreto Ley 4170 de 2011 establece como funciones del D.irec+or General "Crear, organizar y conformar comités, comisiones y grupos internos de trabajo, RESOLUCIÓN NÚMERO DE 2021 Hoja No. 5 "Por la cual se sustituye y deroga la Resolución 173 de 2020" teniendo en cuenta la estructura interne, Ias necesidades del servicio y los planes y programas trazados pare el adecuado funcionamiento de la Agencia" e "lmplementar, mantener y mejorar el sistema integrado de gestión institucional." Que con el objetivo de compilar y racionalizar las normas de conformación y funcionamiento de los Comites de la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-, se hace necesario expedir la presente resolución. En mérito de lo expuesto, RESUELVE: ARTICULO PRIMERO: Sustituir la Resolución 205 de 2021, Ia cual quedará así: CApl'TULO PRIMERO COMITÉ DE CONCILIACIÓN Artículo 1 - Comité de conciliación. EI Comité de conciliación de la Agencia Nacional de

Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente- (en adelanta "la Agencia"), es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de poli'{icas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entjdad. Igualmente decidirá en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio altemativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el pa{rimonio público. La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por si sola nc> dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del Comité. Así mismo, las decisiones del Comjté acerca de la viabjlidacl de conciliar, no constituye ordenación del gasto y los acuerdos que se lleguen a celebrar tienen control de legalidad, previo al desembolso de los dineros públicos. Artículo 2 - Principios Rectores. Los miembros del Comité, los servidores públicos o contratistas que intervengan en sus sesiones en calidad de invitados obrarán inspirados en los principios constitucionales del Artículo 209 de la Constitución política y Artículo 3 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la Agencia y e¡ patrimonio público. En ese orden de ideas, deberán propiciar y promover la utilización exi{osa de los métodos alternativos de solución de conflictos establecidos en la ley, en procura de evitar la prolongación innecesaria de los conflictos en el {iempo.

Artículo 3 -lntegración. EI Comité de Conciliación de la Agencia estará integrado de manera permanente, por los siguientes servidores públicos clel nivel directivo, así: 3.1. EI Director(a) General, quien lo presidirá. 3.2. EI Secretario(a) General. 3.3. EI Subdirector(a) de Gestión Contractual. 3.4. EI Subdirector(a) de Negocios. Parágrafo 1 -Los señalados integrantes concurrirán con voz y voto, y su asistencia será obligatoria e inc}elegable, excepto para el director general. En el evento que el director general

RESoLUcióN NÚMERo : ff .-#_ £;-- DE2021 l]O.ia No. 6 ``Por la cual se sustituye y deroga la Resolución 173 de 2020" deba ausentarse durante el curso de la sesión o por razones del servicio le sea imposible asistir a la misma, Ia presidencia del Comité será ocupada por el Secretario(a) General, dejándose constaí`cia en la respectiva acta. En el evento en que uno de los miembros del comité, por cualquier situación administrativa ostente el cargo o funciones de oti-o miembro permanente del comité, podrá ejercer su cierecho al vo{c) únicamente en el cargo del cual es titular.

Parágrafo 2 ~Serán invitados permanentes con derec`ho a voz, pero sin voto, el asesor experto con funciones de coíitrol in[emo o quicn haga sus vecc;>s, el (los) apoc]erado (s) de la entidad según corresponda conforme el orden del día y, el secretario técnico del comité. Parágrafo 3-Serán invitados ocasionales y concurrirán solo con derecho a voz, los

funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto, aquellos que se requieran para la mejor comprensíón de los asuntos maleria de ccinsicleración y, el apoderado que represente los intereses del ente en cada proceso. Las invitaciones efectuadas a los servidores públicos de la Agencía serán de obligatoria aceptación y ciimplímiento. Parágrafo 4 -EI Comité poc}rá invitar a sus sesiones a un colaborador de la Agencia Nacional de Defensa jurídica del Estado, quien tendrá la facultad de asistir a sus sesiones con derecho a VOZ. Parágrafo 5 -No se permitirá la participación en calidad de miembros permanentes del Comité a f.uncionarios que no tengan las calidades exigidas por las normas vigentes, como tampoco de contratistas, ni de personas ajenas a la entidad; exceptiiando los casos expresamente permitidos por la normativa para tratar asuntos puntuales, Artícuio 4 - Funciones. EI Comité de Conciliación de la Agencia cumplirá las siguientes funciones: 4.1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijuridico. 4.2. Diseñar las políticas generales que c)rientaran la defensa de los intereses de la Agencia. 4.3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la Agencia, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandaclo o condenado; y las deficiencias en las actuaciones administrativas de las eiitidades, así como las deficiencias de las actuaciones

procesales por parte de los apoderaclos, con el objeto de proponer correctivos. 4.4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perj.uicio de su estudío y decisión en cada caso concreto. 4.5. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes y, señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales se actuará en las audiencias de conciliacíón. Para tal efecto, el Comité de Concilíación deberá analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, cle manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada. 4.6. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la Agencia con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e iníormar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones anexando copia cle la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición. 4.7. Deterrninar la procedencia o imprc>cedencia clel llamamiento en garantía con fines de repetición. RESOLUCIÓN NÚMERO ^í¥ `P#"£ DE2021 I]ojaNOJ \4 "Por la cual se sustituye y deroga la Resolucíón 173 de 2020"

4.8. Definir los criterios para la selección d'e abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados. 4.9. Designar al funcionario que ejercerá la secretaría técnica del comité, preferiblemente un profesional del derecho. 4.10. Dictar su propio reglamento. 4.11. Autorizar que los conflictos suscitados entre la Agencia y entidades u organismos del orden nacional sean sometidos al trámite de la mediación ante la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. Artículo 5 - lmparcialidad y Autonomía en la Adopción de Decisiones. Con el fin de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los integrantes del Comité les serán aplicables las causales de impedimento o conflicto de intereses previstos en el ordenamiento jurídico, especialmente las contenidas en el Artículos 11 y 12 de la Ley 1437 de 2011; el Artículo 141 de la Ley 1564 de 2012; el Ar{ículo 40 de Ley 734 de 2002; Artículo 44 de la Ley 1952 de 2019, de acuerdo con su vigencia, así como las que los modifiquen o sustituyan, y las demás normas concordantes. Artículo 6 - Sesiones Ordinarias. EI Comité de Conciliación se reunirá al menos dos (2) veces al mes, previa convocatoria que para tal propósito formule la secretaría técnica, en los términos señalados en este reglamento. Artículo 7 -Sesiones Extraordinarias.EI Comité de Conciliación se reunirá

extraordinariamente en atención a las necesidades de gestión del comité, previa convocatoria que para tal propósito rormule la secretaría técnica, en los términos señalados en este reglamento. Artículo 8 - Suspensión de las Sesiones. Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, en la misma se señalará la fecha y hora de su reanudación, la cual deberá ser en el menor tiempo posible. En todo caso, la secretaria técnica conrirmará la citación mediante correo electrónico enviado a cada uno de los integrantes e invitados del Comité, y así mismo, realizará su programación a través clel medio electrónico definido por la entidad. Artículo 9 -Sesiones Virtuales. De conformidad con 1o dispuesto por el Articulo 63 de la Ley 1437 de 2011, el Comité de Conciliación podrá deliberar y, votar a través de conferencia virtual o vía correo electrónico, utilizando los medios tecnológicos e interactivas disponibles, dejando constancia de 1o actuado por ese mismo medio, con los protocolos de seguridad necesarios. Artículo 10 -Trámite de Solicitucles de Conciliación. Presentada la petición de conciliación ante la entidad, el Comité de Conciliación cuenta con quince (15) dias hábiles a partir de su recibo, para tomar la correspondiente decisión, la cual se comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, aportando la certificación en la que consten sus fundamentos. En caso de que la decisión no pueda ser adoptada por requerirse la solicitud de pruebas o conceptos a otras entidades, el referido termino podrá ser extendido atendiendo las circunstanc:ias del caso, de lo cual se dejara constancia en el acta respectiva.

Artículo 11 -Convocatoria. De manera ordinaria, el secretario técnico del Comité procederá a convocar a los miembros permanentes, invitados o funcionarios cuya presencia se considere necesaria, con al menos un (1) día de anticipación como regla general, y tres (3) días de anticipación cuando el objeto del comité sea discutir una ficha conciliatoria presentada por el apoderado de la entidad, mediante correo electrónico en el cual señalará el día, hora, lugar de la reunión y, forma de realización de la sesión; así mismo, se realizará su programación a través del medio eleclrónico definido por la Agencia. Sin perjuicio de lo anterior, para efectos de la citación a la Agencia Nacional de Defensa Juridica del Estado, se deberán atender las RESOLUCIÓN NÚMERO £ `¥ íj:£WE 2021 Ilo.ja NOJ ``Por la cual se sustituye y deroga la Resolución 173 de 2020" instrucciones impartidas por dícha entidad en el sentido de enviar la invitación con al menos djez (10) días de antelacjón a la fecha de realizáción del respectivo Comité. Parágrafo 1 -Con la convocatoria se deberá remitir a cada miembro del Comité, el orden del día de la respectiva sesión, es decir, el listac¡o de asuntos que serán tratadc)s en el Comité, incluyendo un resumen ejecutivo de los asuntos que se someterán a consideracíón, junto como los documentos y fichas técnicas que se reqúera para su completo estudio por parte de los miembros del comité y dc los invitados que deban asistir. Parágrafo 2 -La asistencia del secretario técnjco será obligatoria a todas las sesiones del

Comité de Conciliación y, en todos los casos, deberá convocar a las sesiones al asesor experto con funcíones de control interno o quien haga sus veces, quien participará con derecho a voz. Ar{ículo 12 ...--- !nasistencia a las Sesiones. Cuando alguno de sus miembros permanentes, invitac!os o funcionarios cuya presencia se consídere necesaría no pueda asistir a una sesión, debeí.án comunicarlo por escrito de manera previa a su celebración, situación de la cual se dejará constancia en el acta respectiva. En cada reunión se levantará un registro de asistencia de todos los presentes, el cual hará par{e integral del acta. Articulo 13 -Desarrollo de las Sesiones. En el día y hora señalada, el presidente del Comité instalará la sesión; acto seguido el secretario técnico: (i) informará la presencia de jnvitados a la sesión, (ii) realizará el control de asistencia dG los miembros permanentes del comité y de las demás personas que en atención a la agenda prevista para la sesión deban asistir, (iii) verificara el quorum, (iv) dará lectura del orden del día propuesto, el cual será sometido a aprobación de los integrantes del Comité, sin perjuicio .de someter a consideración proposiciones que se consideren necesarias. Aprobado el orden del día, se iniciará la sesión, Para tal efecto, el secretario técnico concederá el uso de la palabra al apoderado de la entidad, para que sustente el asunto sometido a conctcimiento o clecisión del Comité. Una vez se haya surtido la presentación, los miembros e invitados al Comité, si los hubiere, deliberaran sobre el

asunto sometido a su cc>nsideración. Agotadas las deliberaciones, si el asunto requiere la adopción de decisiones, se someterá a votación, para lo cual se señalará expresamente a los participantes de la sesión que estén facultados para ejercer este derecho. De igual manera se procederá frente a cada uno de los temas incluidos en el orden del día aprobado. Artículo 14 -Quorum Deliberatorio y Adopción de Decisiones. EI Comité deliberará cc)n mínimo tres (3) de sus integrantes y las proposiciones serán aprobadas por la mayoría simple de los asistentes a la sesión. En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación; de persistir el empate, quien preside el Comité decidirá el desempate. Artículo 15 -Fichas Técnicas. Para facilitar la presentación de los casos, el apoderado que tenga a cargo la representación del asunto respectivo, deberá agotar el trámite previo a su presentación y sa[isfacer los requisitos de forma y de contenido, según los lineamientos definidos por el Comité de Concilíacíón; así mismo deberá cumplir con los requisitos definídos en el Sistema único de Gestión de lnformación Li{igiosa cjel Estado -eKOGul. Parágrafo 1-Los abogados de la Agencia para efectos de conceptuar sobre los anteriores asuntos deberán tener en cuenta 1o dispuesto en las Leyes 446 de 1998, 640 de 2001, 678 de 2001,14.37 de 2011,1564 de 2012, el Decreto 1069 de 2015, el Decreto 1167 de 2016 y las

normas que las modifiquen o sustituyan, así como las demás clisposiciones legales y reglamentarias que sean aplicables al caso. RESOLUC,ÓN NÚMERo ít `e# É`% .DE2o2t Iloja NO. 9 "Por la cual se sustituye y deroga la Resolución 173 de 2020" Parágrafo 2-La ficha técnica deberá ser diligenciada en el sistema e ~ KOGul, según corresponda, y la integridad, veracidad y fidelidad de la información y de los hechos consignados en ellas, son responsabilidad del abogado que las elabore. Ar[ículo 16 -lnformes sobre el Estudio de Procedencia de Llamamientos en Garanti'a con Fine§ de Repetición. Conforme a lo dispueslo en el Artículo 19 de la Ley 678 de 2001, en concordancía con el Artículo 2.2.4.3.1.2.13 del Decreto 1069 de 2015, o las normas que los modifiquen o sustituyan, los apoderados deberán presentar infc>rme al Comité para que este determine la procedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición en los procesos judiciales de responsabílidad patrimonial, antes del vencimiento del