CCI -Programa de Transparencia y Ética Empresarial

PROGRAMA DE TRANSPARENCIA Y ÉTICA Fecha Edición:

10/10/2023

EMPRESARIAL – PTEE-I

Código: Versión: 02

Documento: CCI-PG-GA-11

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CÁMARA COLOMBIANA

DE LA INFRAESTRUCTURA

PROGRAMA DE TRANSPARENCIA Y

ÉTICA EMPRESARIAL - INTEGRAL

PTEE-I

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1. Introducción ............................................................................................................................................. 4

2. Alcance .................................................................................................................................................... 4

3. Marco Normativo ...................................................................................................................................... 5 3.1 Normas y Estándares Internacionales ........................................................................................................... 5 3.2 Normas Nacionales ..................................................................................................................................... 5

4. Objetivos .................................................................................................................................................. 5 4.1 Objetivo General ......................................................................................................................................... 5 4.2 Objetivos Específicos ................................................................................................................................... 6

5. Prácticas de ética, buen gobierno corporativo y transparencia en los negocios ............................................... 6 5.1 Pilares Corporativos .................................................................................................................................... 6 5.2 Declaraciones y Compromisos ...................................................................................................................... 6

6. Definiciones .............................................................................................................................................. 7

7. Elementos del programa de transparencia y ética empresarial .................................................................... 11 7.1 Diseño y Aprobación de la política de cumplimiento. .................................................................................. 11 7.2 Políticas ................................................................................................................................................. 11

a. Políticas Generales .................................................................................................................................. 11 b. Políticas Específicas ................................................................................................................................. 11

8. Responsable de la implementación y cumplimiento ................................................................................... 12

9. Divulgación y capacitación ....................................................................................................................... 12

10. Canales de comunicación ......................................................................................................................... 13 10.1 Canal de Reporte y Consulta (Línea Ética): ................................................................................................. 13 10.2 Roles y Responsabilidades ........................................................................................................................ 13

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Página 3 de 32 10.3 Roles y Responsabilidades de la Junta Directiva o Máximo Órgano Social ..................................................... 14 10.4 Roles y Responsabilidades del Representante Legal .................................................................................... 14 10.5 Roles y Responsabilidades del Oficial de Cumplimiento o persona encargada. .............................................. 15 10.6 Funciones del Oficial de Cumplimiento ...................................................................................................... 16 10.7 Roles y Responsabilidades del Revisor Fiscal .............................................................................................. 17 10.8 Roles y Responsabilidades de los Empleados ............................................................................................. 18 10.9 Roles y deberes de los Contratistas, Afiliados y Proveedores ....................................................................... 18 Prohibiciones y deberes .................................................................................................................................. 18

11. Procesos y procedimientos regulados por el PTEE: ..................................................................................... 19 11.1 Entrega y ofrecimiento de regalos o beneficios a terceros. .......................................................................... 19 11.2 Remuneraciones y pago de comisiones a empleados, afiliados y contratistas ................................................ 20 11.3 Gastos relacionados con actividades de entretenimiento, alimentación, hospedaje y viaje. ............................ 20 11.4 Contribuciones y participación en Campañas Políticas ................................................................................ 20

11.5 Donaciones ............................................................................................................................................ 20 11.6 Sistemas de control y auditoría contable ................................................................................................... 20

12. Debida Diligencia ...................................................................................................................................... 21

13. Política de Administración de Riesgos C/ST (Matriz de riesgos) .................................................................... 23 13.1 Identificación del Riesgo de C/ST .............................................................................................................. 23 13.1.1 Metodología para la Segmentación de los Factores de Riesgo............................................................. 23 13.2 Medición o Evaluación del Riesgo C/ST ...................................................................................................... 23 13.3 Control y Monitoreo del Riesgo C/ST ......................................................................................................... 26

14. Señales de Alerta .................................................................................................................................... 28

15. Reportes de denuncias a la Superintendencia de Sociedades y la Secretaría de Transparencia ....................... 29

16. Conservación de documentos .................................................................................................................. 30

17. Sanciones ............................................................................................................................................... 30

18. Vigencia ................................................................................................................................................. 30

19. Conflicto de Interés ................................................................................................................................. 30

20. Anexos ................................................................................................................................................... 32

21. Control de cambios ................................................................................................................................. 32

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1. Introducción La corrupción y el soborno transnacional en adelante C/ST son fenómenos delictivos que generan consecuencias negativas para la economía del país y para las empresas del sector (ESAL), toda vez que, pueden afectar el buen nombre, la competitividad, la productividad y la perdurabilidad de las mismas, por tal motivo es indispensable implementar un Programa de Transparencia y Ética Empresarial que permita

prevenir, detectar y corregir situaciones que tengan la potencialidad de convertirse en una práctica de corrupción y soborno transnacional. A partir de la expedición de la circular 058 de 2022 y 013 de 2023, la Secretaria Jurídica Distrital tiene como objetivo establecer las instrucciones y recomendaciones administrativas relacionadas con la elaboración y presentación de los Programas de Transparencia y Ética Empresarial Integral en las ESAL (Empresas Sin Ánimo de Lucro), así como de los mecanismos y normas internas de auditoría para identificar, detectar, prevenir, gestionar y mitigar los riesgos de corrupción o de soborno transnacional (C/ST) que las puedan afectar. El artículo 9 de Ley 2195 de 2022, autorizó a las autoridades de inspección, vigilancia y control, en coordinación con la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República, para determinar el contenido del PTEE. LA CÁMARA COLOMBIANA DE INFRAESTRUCTURA – CCI en adelante “el gremio”, Es la asociación gremial empresarial que representa al sector de la infraestructura como interlocutor reconocido ante el gobierno y la sociedad, promueve el desarrollo socioeconómico a través de una infraestructura moderna y eficiente, defiende la institucionalidad y los principios éticos y de transparencia, busca el equilibrio de las relaciones contractuales y propende por el fortalecimiento de las empresa de la cadena de valor del sector y su recurso humano. Como parte del compromiso y las buenas prácticas ha implementado el Programa de Transparencia y Ética Empresarial, en adelante PTEE-I.

El conocimiento y la aplicación del contenido en este documento, así como de los demás manuales y códigos relacionados es obligatorio para todos los empleados y directivos del gremio y estará disponible, tanto para las autoridades, como para los afiliados, clientes, proveedores y terceras partes que quieran conocer los parámetros en que se desarrollan sus actividades y que exista certeza de la procedencia, origen y licitud del dinero.

2. Alcance El presente programa se rige por la normatividad expedida por el congreso de la República mediante la Ley 2195 de 2022, y conforme a la metodología establecida en la Circular 058 de 2022 y 013 de 2023 expedidas por la Secretaría Jurídica Distrital, de obligatorio cumplimiento para las ESAL. Lo dispuesto en dicho programa debe ser acatado por el máximo órgano social, los colaboradores, afiliados, proveedores y/o cualquier persona natural o jurídica que tenga un vínculo con el gremio.

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3. Marco Normativo El presente Programa, se encuentra fundamentado en normas nacionales e internacionales, con el fin de combatir actos de Corrupción y soborno transnacional. 3.1 Normas y Estándares Internacionales • La Convención para Combatir el Cohecho de servidores Públicos Extranjeros en Transacciones Comerciales Internacionales. • La Convención Interamericana contra la Corrupción de la Organización de los Estados AmericanosOEA. • El Convenio Penal sobre la Corrupción del Consejo de Europa.

• El Convenio Civil sobre la Corrupción del Consejo de Europa. • La Convención de la Unión Africana para prevenir y combatir la corrupción • La Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción (CNUCC). • EE. UU. Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero ("FCPA") • Ley contra el soborno del Reino Unido de 2010 ("UKBA") • Ley N° 12.846, de 2013 (“Ley Anticorrupción”) 3.2 Normas Nacionales • Ley 2195 de 2022 por medio de la cual se adoptan medidas en materia de transparencia, prevención y lucha contra la corrupción y se dictan otras disposiciones emitidas por el Congreso de la Republica. • Decreto Distrital 323 de 2016 por medio del cual se establece la estructura organizacional de la Secretaría

Jurídica Distrital, y se dictan otras disposiciones emitidas por la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. • Decreto Distrital 848 de 2019 por el cual se unifica la normativa sobre las actuaciones y los trámites asociados a la competencia de registro y a la asignación de funciones en materia de inspección vigilancia y control sobre entidades sin ánimo de lucro domiciliadas en el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones, emitidas por la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. • La circular 058 de 2022 mediante la cual se establecen instrucciones para la elaboración y presentación del programa de transparencia y ética empresarial emitida por la Secretaría Jurídica Distrital. • La circular 013 de 2023 mediante la cual se establecen instrucciones para la elaboración y presentación del programa de transparencia y ética empresarial emitida por la Secretaría Jurídica Distrital en la cual se hace

precisión a las fechas de implementación ampliando el plazo hasta mayo de 2024.

4. Objetivos 4.1 Objetivo General La Cámara Colombiana de Infraestructura ha implementado el presente programa y todos los elementos constitutivos, con el fin de que al interior del gremio se puedan identificar, medir, evaluar, controlar y monitorear adecuadamente los riesgos asociados a corrupción, soborno transnacional y las actuaciones que vayan en contravía de la transparencia y ética empresarial.

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Página 6 de 32 4.2 Objetivos Específicos • El gremio se compromete a identificar y evaluar los riesgos de Corrupción (C) y Soborno Transnacional (ST). • Establecer políticas y directrices que permitan identificar, medir, controlar y evaluar los riesgos de Corrupción y Soborno Transnacional, con el fin de elaborar un plan de acción que permita abordar la prevención de la materialización de estos. • Crear canales apropiados que permitan a cualquier persona informar de manera confidencial acerca de actividades sospechosas relacionadas con los riesgos de Corrupción y Soborno Transnacional.

5. Prácticas de ética, buen gobierno corporativo y transparencia en los negocios Los directrices dispuestas en este programa permite establecer los lineamientos y compromisos asumidos por el gremio en relación con la prevención, respuesta y sanción de actos incorrectos, y que vayan en contravía de la transparencia y ética empresarial, ilegales o de corrupción, incluido el soborno en cualquiera

de sus formas, con el fin de promover y consolidar una cultura de legalidad e integridad en el relacionamiento con sus diferentes partes interesadas. 5.1 Pilares Corporativos Visión de futuro Representatividad en número y calidad Interés general sobre el particular Construcción de consensos Lucha contra la corrupción 5.2 Declaraciones y Compromisos El gremio declara y asume una posición de CERO TOLERANCIA frente a cualquier acto incorrecto, antiético, ilegal o de corrupción que atente contra los principios de la ética, la transparencia y la legalidad, incluido el soborno en cualquiera de sus formas, de tal manera que se encuentra prohibida cualquier conducta que corresponda a dichos actos. En consecuencia, el gremio se compromete a: • Abstenerse de ofrecer, prometer, aceptar, entregar o solicitar ventajas indebidas de cualquier valor, directa o indirectamente, e independientemente de su ubicación, como incentivo para obtener un beneficio. • Cumplir con las leyes en materia anticorrupción que les sean aplicables, incluidas aquellas destinadas a la prevención, detección y sanción del soborno. • Cumplir con los requisitos que sean adoptados por el gremio para la mitigación de los riesgos de corrupción a los que se encuentra expuesto, incluidos los riesgos de soborno.

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Página 7 de 32 • Disponer los recursos humanos, financieros, administrativos y tecnológicos necesarios para que cualquier

persona, pueda reportar de buena fe o sobre la base de una creencia razonable, presuntos actos incorrectos o de corrupción, incluido el soborno. • Promover el planteamiento de reportes o inquietudes de buena fe o sobre la base de una creencia razonable por medio de la línea ética. • Tramitar la totalidad de los reportes efectuados y sancionar los actos incorrectos o de corrupción cometidos en el marco de su relacionamiento con las diferentes partes interesadas, incluido el soborno. Dichas sanciones se evidencian más específicamente en el Reglamento Interno de Trabajo (RIT). • Prohibir cualquier acto de represalia en contra de quienes presenten reportes o inquietudes, garantizar su anonimato y establecer las medidas requeridas para su protección, tales como, la reubicación de la persona que reportó, considerar las represalias como una falta disciplinaria, entre otras medidas establecidas en el Reglamento Interno de Trabajo (RIT). ● Diseñar e implementar programas de capacitación y sensibilización periódicos destinados a promover una cultura de ética, legalidad y transparencia al interior del gremio. ● Establecer procedimientos de debida diligencia que permitan gestionar adecuadamente los riesgos de corrupción en el marco del relacionamiento del gremio con sus diferentes partes interesadas. ● Implementar y aplicar mecanismos efectivos de sanción o reproche frente a los actos incorrectos o de corrupción cometidos por sus administradores, trabajadores, contratistas, proveedores, clientes, y aliados comerciales. ● Respaldar el diseño, implementación y mejora continua del Programa de Transparencia y Ética Empresarial. Como complemento de estas declaraciones y compromisos referenciamos aquí el “Código de Auto

regulación gremial” que tiene como objetivo fortalecer los mecanismos del control del gremio, promover las buenas prácticas en la contratación, proteger la sana competencia en los procesos de selección y es un instrumento para combatir la corrupción en la contratación pública relacionada con infraestructura. En este código se definen conductas de autorregulación para los afiliados, las cuales son vigiladas por el Consejo establecido en este mismo código y sancionadas por el Tribunal. Este código cuenta con unas etapas de investigación, análisis y decisión, firmeza y ejecución de las decisiones finales.

6. Definiciones El glosario para el Programa de Transparencia y Ética Empresarial establece las siguientes definiciones: Activos Totales: son todos los activos, corrientes y no corrientes, reconocidos en el estado de situación financiera que corresponden a los recursos económicos presentes controlados por la Empresa.

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Afiliados: todas aquellas personas jurídicas colombianas o extranjeras con sucursal en Colombia, las personas naturales que demuestren organización empresarial vigente, dedicadas a la consultoría, la construcción, el suministro o proveeduría de bienes y servicios o la operación de los diferentes esquemas de participación privada en proyectos de infraestructura en el territorio colombiano. Las características y condiciones de los afiliados se encuentran establecidos en los estatutos del gremio.

Auditoría de Cumplimiento: es la revisión sistemática, crítica y periódica respecto de la debida

implementación y ejecución del PTEE.

Beneficiario Final: es la(s) persona(s) natural(es) que finalmente posee(n) o controla(n) a un cliente o a la persona natural en cuyo nombre se realiza una transacción. Incluye también a la(s) persona(s) que ejerzan el control efectivo y/o final, directa o indirectamente, sobre una persona jurídica u otra estructura sin personería jurídica. Son Beneficiarios Finales de la persona jurídica los siguientes:

a. Persona natural que, actuando individual o conjuntamente, ejerza control sobre la persona jurídica, en los términos del artículo 260 y siguientes del Código de Comercio; o b. Persona natural que, actuando individual o conjuntamente, sea titular, directa o indirectamente, del cinco por ciento (5%) o más del capital o los derechos de voto de la persona jurídica, y/o se beneficie en un cinco por ciento (5%) o más de los rendimientos, utilidades o Activos de la persona jurídica; c. Cuando no se identifique alguna persona natural en los numerales 1) y 2), la persona natural que ostente el cargo de representante legal, salvo que exista una persona natural que ostente una mayor autoridad en relación con las funciones de gestión o dirección de la persona jurídica. Son Beneficiarios Finales de un contrato fiduciario, de una estructura sin personería jurídica o de una estructura jurídica similar, las siguientes personas naturales que ostenten la calidad de:

1. Fiduciante(s), fideicomitente(s), constituyente(s) o puesto similar o equivalente; ii. Comité fiduciario, comité financiero o puesto similar o equivalente; iii. Fideicomisario(s), beneficiario(s) o beneficiarios condicionados; y iv. Cualquier otra persona natural que ejerza el control efectivo y/o final, o que tenga

derecho a gozar y/o disponer de los Activos, beneficios, resultados o utilidades.

Canal de Denuncias: es el sistema de reporte en línea de denuncias sobre actos de Soborno Transnacional, dispuesto por la Superintendencia de Sociedades en su página web. Así como la línea ética definida por el gremio para que sus contrapartes denuncien las conductas que vayan en contra de PTEE.

Circular Básica Jurídica: es la Circular Básica Jurídica No. 100-000005 de 2017 de la Superintendencia de Sociedades, incluyendo sus modificaciones.

C/ST: Sigla que hace referencia a los riesgos de corrupción y/o de soborno transnacional.

Contraparte: es cualquier persona natural o jurídica con la que la CCI tenga vínculos comerciales, de negocios, contractuales o jurídicos de cualquier orden. Entre otros, son contrapartes los afiliados, empleados, contratistas y proveedores de productos o servicios del gremio.

Contrato Estatal: corresponde a la definición establecida en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993.

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Corrupción: para efectos de este Capítulo, serán todas las conductas encaminadas a que una Empresa se beneficie, o busque un beneficio o interés, o sea usada como medio en la comisión de delitos contra la administración o el patrimonio público o en la comisión de conductas de Soborno Transnacional.

Igualmente, para efectos de esta política se entiende como acto de corrupción la conducta prevista en el Artículo 250-A del código penal colombiano, que establece: Corrupción privada “El que directamente o por interpuesta persona prometa, ofrezca o conceda a directivos, administradores, empleados o asesores de una sociedad, asociación o fundación una dádiva o cualquier beneficio no justificado para que le favorezca a él o a un tercero, en perjuicio de aquella, incurrirá en prisión de cuatro (4) a ocho (8) años y multa de diez (10) hasta de mil (1.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Con las mismas penas será castigado el directivo, administrador, empleado o asesor de una sociedad, asociación o fundación que, por sí o por persona interpuesta, reciba, solicite o acepte una dádiva o cualquier beneficio no justificado, en perjuicio de aquella. Cuando la conducta realizada produzca un perjuicio económico en detrimento de la sociedad, asociación o fundación, la pena será de seis (6) a diez (10) años”.

Debida Diligencia: proceso de revisión y evaluación constante que realiza la ESAL de acuerdo con los riesgos de corrupción o de soborno transnacional a los cuales está expuesta.

Empleado: es el individuo que se obliga a prestar un servicio personal bajo vinculación laboral o prestación de servicios a CCI.

Empresa: es la sociedad comercial, empresa unipersonal o sucursal de sociedad extranjera supervisada por la Superintendencia de Sociedades, conforme a los artículos 83, 84 y 85 de la Ley 222 de 1995.

Entidad Obligada: son todas las entidades sin ánimo de lucro que están bajo la inspección vigilancia y

control de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

Factores de Riesgo: son los posibles elementos o causas generadoras del Riesgo C/ST para cualquier Entidad obligada.

Matriz de Riesgo: es la herramienta que le permite a CCI, identificar los riesgos de corrupción o de soborno transnacional.

Medidas Razonables: acciones procesos y procedimientos establecidos en el manual de debida diligencia en las gestiones de afiliación, contratación de empleados y proveedores, así como las acciones establecidas y que se consideran suficientes, apropiadas y medibles en calidad y cantidad para mitigar los riesgos de C/ST a los cuales se puede ver expuesta la CCI, teniendo en cuenta los riesgos propios y su materialidad.

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Página 10 de 32 Negocios o Transacciones Internacionales: por negocio o transacción internacional se entiende, negocios o transacciones de cualquier naturaleza con personas naturales o jurídicas extranjeras de derecho público o privado.

Oficial de Cumplimiento: es la persona natural que debe cumplir con los requisitos, funciones y obligaciones establecidas en la Circular Externa 100-00011 de 2021 de la Superintendencia de Sociedades o el lineamiento que la actualice o sustituya.

Persona Políticamente Expuesta o PEP: corresponde a la definición establecida en el artículo 2.1.4.2.3. del

Decreto 1081 de 2015, modificado por el artículo 2° del Decreto 830 del 26 de julio de 2021.

Políticas de Cumplimiento: es la manifestación escrita mediante la cual, la Junta Directiva, o el máximo órgano de la CCI, establece su compromiso para llevar a cabo sus iniciativas y operaciones de manera ética, transparente y honesta; y ofrece su respaldo a las acciones para identificar, detectar, prevenir, gestionar y mitigar los Riesgos de Corrupción o Riesgos de Soborno Transnacional. Esta Política se debe incorporar en la primera parte del Programa de Transparencia y Ética Empresarial.

Programa de Transparencia y Ética Empresarial Integral (PTEE-I): es el documento que materializa las determinaciones y lineamientos establecidos en la Política de Cumplimiento y establece los procedimientos para su implementación con el fin de identificar, detectar, prevenir, gestionar y mitigar los Riesgos de Corrupción o los Riesgos de Soborno Transnacional que puedan afectar a la CCI. Programa de transparencia y ética empresarial simplificado. (PTEE-S) es la versión alternativa del PTEE-I que podrán adoptar las entidades señaladas en la presente Circular para dar cumplimiento a lo establecido en el inciso tercero del artículo 9 de la Ley 2195 de 2022.

Recurso Económico: es el derecho que tiene el potencial de producir beneficios económicos.

Riesgos C/ST: es el Riesgo de Corrupción y/o el Riesgo de Soborno Transnacional.

Riesgos de Corrupción: es la posibilidad de que, por acción u omisión, se desvíen los propósitos de la administración pública o se afecte el patrimonio público hacia un beneficio privado, o algún administrador,

directivo, empleado o asesor de la CCI incurra en las conductas previstas en el artículo 250A del código penal colombiano relativas a la corrupción privada. Riesgos de Soborno Transnacional o Riesgo ST: es la posibilidad de que una persona jurídica, directa o indirectamente ofrezca o prometa a un Servidor Público Extranjero sumas de dinero, objetos de valor pecuniario o cualquier beneficio o utilidad a cambio de que dicho servidor público realice, omita o retarde cualquier acto relacionado con sus funciones y en relación con un Negocio o Transacción Internacional.

Soborno Transnacional o ST: es la conducta establecida en el artículo 2º de la Ley 1778.

SMMLV: salario mínimo mensual legal vigente.

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7. Elementos del programa de transparencia y ética empresarial 7.1 Diseño y Aprobación de la política de cumplimiento.

Este programa se realiza con fundamento en el objetivo del programa y todos sus elementos constitutivos, con el fin de que al interior del gremio se puedan identificar, medir, evaluar, controlar y monitorear adecuadamente los riesgos asociados a corrupción, soborno transnacional y las actuaciones que vayan en contravía de la transparencia y ética empresarial. Una vez se hace el análisis, se establecen los lineamientos bajo los cuales se va a dar cumplimiento a la normatividad vigente y se solicita la aprobación del programa a la Junta Directiva, decisión que constará en el acta correspondiente.

7.2 Políticas a. Políticas Generales El PTEE compila todas las normas en materia de prevención y mitigación de los Riesgos de Corrupción y de Soborno Transnacional, así como los principios y valores del gremio, para llevar a cabo sus negocios de manera ética y transparente. ● La Cámara Colombiana de Infraestructura rechaza y se abstiene de participar en actos de corrupción, incluido el soborno transnacional. ● Implementa mecanismos necesarios para combatir y luchar contra la corrupción y otros actos delictivos relacionados con el soborno tra