CE-11001-03-06-000-2014-00112-00 (2209)-2015

FUNCION ARCHIVISTICA - Definición / SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOSNaturaleza y Regulación / ARCHIVO GENERAL DE LA NACION - Regulación y funciones Teniendo en cuenta la importancia de los archivos en la actividad estatal quiso el legislador a través de la Ley 594 de 2000 regular la función archivística del Estado, la cual fue definida por la misma ley como aquellas… Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. La función archivística del Estado en el contexto colombiano se desarrolla a partir de la actividad que adelantan el Sistema Nacional de Archivos y el Archivo General de la Nación. El Sistema Nacional de Archivos, el cual es coordinado y orientado por el Archivo General de la Nación, y operado bajo los principios de unidad normativa, descentralización administrativa y operativa, coordinación, concurrencia y subsidiariedad. Los integrantes del Sistema tienen a su cargo la adopción, articulación y difusión de las políticas, estrategias, metodologías, programas y disposiciones que en materia archivística y de gestión de documentos y archivos determine el Archivo General de la Nación. El Sistema se encuentra integrado por el Archivo General de la Nación y los archivos de las entidades del Estado. Adicionalmente, aunque de forma excepcional, podrán asimismo hacer parte del Sistema los archivos privados. La función archivística del Estado requiere de la determinación, dirección y orientación de un ente especializado para que sea adelantada adecuadamente por todos los sujetos obligados a realizar las tareas archivísticas dentro de la estructura estatal. De allí que la Ley 594 de 2000 hubiese determinado que sería el Archivo General de la Nación el llamado a

cumplir estas funciones.

FUENTE FORMAL: LEY 594 DE 2000 - ARTICULO 4 / LEY 594 DE 2000ARTICULO 5 / LEY 594 DE 2000 - ARTICULO 7 / LEY 594 DE 2000 - ARTICULO 8 / LEY 594 DE 2000 - ARTICULO 9 / DECRETO 1515 DE 2013 - ARTICULO 2 / DECRETO 2578 DE 2012 - ARTICULO 3 / LEY 80 DE 1989 - ARTICULO 2

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION - Limites a sus funciones / FUNCION DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION - No puede ejercerse de tal manera que se afecte el núcleo esencial de la autonomía de las Ramas Legislativa y Judicial Aunque de la lectura de las normas de la Ley 594 de 2000 se desprende que el Archivo General de la Nación tiene la potestad para establecer, orientar, coordinar y controlar la función archivística del Estado, no pueden estas facultades considerarse absolutas pues encuentran su límite en; i) el principio de autonomía derivado del artículo113 de la Carta Política, ii) el conocimiento de la información contenida en los archivos y documentos y iii) el carácter reservado de los documentos. El Archivo General de la Nación, como ente especializado y técnico en la ciencia archivística, y en virtud de las facultades para trazar, orientar y coordinar la función archivística de la cual es titular, puede emitir políticas y directrices de carácter técnico que sean indispensables o necesarias para el ejercicio de la función archivística de todas las ramas y órganos del Estado. Sin embargo, estas políticas y directrices no pueden afectar el ejercicio de las

funciones propias de las Ramas Legislativa y Judicial y de los órganos autónomos del Estado, ni tampoco pueden significar que estos pierdan su potestad para apreciar, según su razonable juicio, la forma y oportunidad como deben adoptarse dichas políticas o directrices de acuerdo con sus necesidades y realidades. Un segundo límite a las facultades del Archivo General de la Nación se relaciona igualmente con la señalada potestad de realizar visitas de inspección a los archivos de las entidades estatales, a la luz de lo dispuesto por el artículo 32 de la Ley 594 de 2000. En este sentido, esta prerrogativa debe entenderse limitada o circunscrita a verificar el cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y sus normas reglamentarias, sin que, por tanto, pueda entenderse que por virtud de ella el Archivo General de la Nación está autorizado para conocer la información contenida en los archivos objeto de la inspección. Para garantizar la reserva de la información, el Archivo General de la Nación no puede ejercer la función de realizar visitas de inspección a los archivos y documentos que tengan la calidad de reservados, aún en el caso de entidades que pertenecen a la Rama Ejecutiva, pues si se permitiera el ejercicio de dichas facultades sobre los mencionados archivos y documentos para verificar sobre ellos el cumplimiento de las normas de archivística, se corre el grave riesgo de que se acceda a estos y se pierda su carácter secreto o confidencial. De esta suerte, la facultad de inspección no puede ejercerse sobre los archivos y documentos reservados de las entidades del Estado. La función del Archivo General de la Nación de trazar la política

archivística del Estado no es contraria per se a la independencia y autonomía de las Ramas del Poder Público. La prerrogativa otorgada a dicha entidad desarrolla el principio de colaboración armónica que establece el artículo 113 de la Constitución Nacional. Con todo, considera la Sala que la potestad mencionada no puede ejercerse de tal manera que se afecte el núcleo esencial de la autonomía de las Ramas Legislativa y Judicial o de los órganos autónomos que reconoce la misma disposición constitucional.

FUENTE FORMAL: CONSTITUCION POLITICA - ARTICULO 74 / CONSTITUCION POLITICA - ARTICULO 113 / CONSTITUCION POLITICAARTICULO 150 / CONSTITUCION POLITICA - ARTICULO 135 / LEY 594 DE 2000 - ARTICULO 27 / LEY 1712 DE 2014 - ARTICULO 2

LEY GENERAL DE ARCHIVOS - Aplicación al régimen probatorio de cada código el Archivo General de la Nación pregunta a la Sala si se debe dar aplicación al régimen probatorio de los documentos que trae cada Código omitiendo los aportes que realiza la Ley General de Archivos y la ciencia o técnica archivística para la conservación y preservación de documentos. Considera la Sala que el recaudo, sanción, mérito o valor de una prueba se encuentran sujetos a las normas que sobre la materia establece cada Código. No obstante, lo anterior no excluye que el juez en cada caso particular, atendiendo los criterios de hermenéutica jurídica, y sin ir en contravía de lo señalado en el régimen probatorio contenido en los Códigos, tenga en cuenta lo dispuesto por la Ley 594 de 2000 respecto a la conservación o preservación de documentos.

FUENTE FORMAL: CONSTITUCION POLITICA - ARTICULO 150

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION - Funciones de inspección vigilancia y control / ARCHIVO GENERAL DE LA NACION – Ejercicio de funciones sobre personas naturales y jurídicas de derecho privado El Archivo General de la Nación puede ejercer las funciones de inspección, vigilancia y control otorgadas por la Ley 594 de 2000, sobre todas las entidades del Estado y los organismos que señala el artículo 113 de la Constitución Política de Colombia. En esta dirección, la facultad de inspección del Archivo General de la Nación debe entenderse limitada o circunscrita a verificar el cumplimiento de la función archivística por parte de las entidades del Estado, y en consecuencia no debe ejercerse de tal manera que la información contenida en los documentos del archivo, sea conocida por quien adelanta la labor. Asimismo, el ejercicio de esta facultad, respecto a órganos y entidades que no integran la Rama Ejecutiva, debe adelantarse de manera que no afecte el núcleo esencial de la autonomía otorgada a aquellos organismos para el cumplimiento de sus funciones. Finalmente, esta facultad de inspección no puede ejercerse sobre los archivos o documentos de las entidades del Estado que tengan la calidad de reservados. El Archivo General de la Nación puede ejercer las funciones que le asignó la Ley 594 de 2000 sobre los archivos de las personas naturales o jurídicas de derecho privado que administran o recaudan recursos públicos. Con todo, el ejercicio de estas funciones habrá de contraerse a los archivos relacionados con la administración y recaudo de esos recursos.

FUENTE FORMAL: CONSTITUCION POLITICA - ARTICULO 113 / LEY 594 DE

2000

CONSEJO DE ESTADO

SALA DE CONSULTA Y SERVICIO CIVIL

Consejero ponente: WILLIAM ZAMBRANO CETINA

Bogotá D.C., veintinueve (29) de enero de dos mil quince (2015) Radicación número: 11001-03-06-000-2014-00112-00(2209)

Actor: MINISTERIO DE CULTURA

Referencia: Archivo General de la Nación. Archivos públicos.

I. ANTECEDENTES El Ministerio de Cultura presentó a la Sala las siguientes consideraciones:

1. El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado que determina la política archivística del país.

2. La Ley 594 de 20001 tiene como propósito la protección documental del Estado, la cual permite el ejercicio de los derechos fundamentales de los ciudadanos.

3. El propósito del legislador era que la Ley 594 de 2000 aplicara a todas las entidades que integran el Estado para de esta forma lograr el cumplimiento de los fines estatales señalados por el artículo 209 de la Carta Política. De esta forma, el alcance de la Ley 594 de 2000 no se limita a una parte del Estado, sino a todas las entidades que lo integran.

4. Según lo manifiesta el Ministerio, algunas entidades oficiales se abstienen de dar cumplimiento a la Ley 594 de 2000 ante el Archivo General de la Nación por considerar que su artículo 2º limita el alcance de esta normativa a la Rama Ejecutiva del Poder Público, y por lo tanto no cobija a las demás entidades del Estado. 1 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”.

5. El Código de Procedimiento Civil, el Código General del Proceso y el Código de Procedimiento Penal regulan lo referente a la forma de producir y aportar la prueba al proceso, su autenticidad y su valoración. Sin embargo, ninguno de ellos se refiere al proceso archivístico de los documentos ni a su conservación y preservación.

6. La conservación o preservación de la información únicamente es posible garantizarla a largo plazo si se da cumplimiento a los requisitos técnicos y jurídicos señalados en la Ley 594 de 2000 y a las demás normas técnicas de la ciencia archivística.

7. Igualmente, la información conservada y preservada cumpliendo con los requisitos señalados por la Ley 594 de 2000 permitirá una mayor eficiencia y transparencia administrativa, una mejor atención al ciudadano y una adecuada defensa de los intereses de la Nación en todas las entidades del Estado.

8. El concepto que profiera la Sala permitirá interpretar la Ley 594 de 2000 de tal forma que se protejan los documentos y archivos públicos y el patrimonio documental de la Nación.

Con fundamento en lo anterior, el Ministerio de Cultura formula las siguientes PREGUNTAS: 1. ¿La función del Archivo General de la Nación de trazar la política archivística del Estado, es contraria a la independencia y autonomía de las Ramas del Poder Público?

2. Para garantizar los derechos fundamentales consagrados en la Constitución Política colombiana, Título I, y proteger el patrimonio documental como parte de la riqueza cultural del Estado: ¿Puede el Archivo General de la Nación orientar

coordinar, implementar, controlar la función archivística de todas las entidades que conforman el Estado, así estas no pertenezcan a la Rama Ejecutiva del Poder Público?

3. En el artículo 2º de la Ley 594 de 2000, la expresión “(…) y los demás organismos regulados por la presente Ley”, ¿Son los archivos de las Entidades señaladas en el artículo 9º de la Ley General de Archivos? 4. ¿Puede el Archivo General de la Nación, ejercer las funciones de inspección, vigilancia y control otorgadas por la Ley 594 de 2000, a todas las entidades del Estado y los organismos que señala el artículo 113 de la Constitución Política de Colombia, sin excepción alguna?

5. Para garantizar el acceso a la información, la transparencia: ¿Puede el Archivo General de la Nación, ejercer las funciones que le asignó la Ley General de Archivos a los archivos de personas naturales y jurídicas de derecho privado que administren recursos públicos o recauden recursos del Estado?

6. Las entidades obligadas a realizar procesos de gestión documental a que refiere el proyecto de Ley Estatutaria de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública, que establece el artículo 5º, sentencia de la Corte Constitucional C-274 de Mayo 09 de 2013, ¿Se encuentran bajo la inspección, vigilancia y control del Archivo General de la Nación y del cumplimiento de la Ley 594 de 2000?

7. Se encuentra facultado el Archivo General de la Nación para dar cumplimiento a lo señalado en el artículo 35 numeral a) de la Ley General de Archivos, respecto de todas las entidades del Estado, como es el: “Emitir las órdenes necesarias para

que se suspendan de inmediato las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas”? 8. ¿Se debe dar aplicación al régimen probatorio de los documentos de cada Código omitiendo los aportes de la Ley General de Archivos y demás aportes o herramientas para la conservación y preservación de los documentos que dispone la ciencia o técnica archivística en la era de la información, ahora que los estándares probatorios son más técnicos y más exigentes?

II. CONSIDERACIONES Con el propósito de dar respuesta a los interrogantes planteados por el Ministerio consultante, es necesario realizar algunos comentarios acerca de la función archivística, la Ley 594 de 2000, el Sistema Nacional de Archivos y el Archivo General de la Nación.

1. La función archivística y la Ley 594 de 2000

La existencia de una política pública para el manejo de los archivos estatales es fundamental para el adecuado funcionamiento de la sociedad y el Estado. En este sentido, los archivos ofrecen múltiples ventajas y cumplen importantes funciones, entre las que se destacan las siguientes: i) constituyen una importante herramienta administrativa para la planeación del desarrollo social, económico y cultural de una Nación, ii) representan la memoria del país y de las instituciones, iii) evidencian las obligaciones, compromisos y derechos del gobierno, iv) son una prueba de los derechos y prerrogativas de los ciudadanos así como también de la responsabilidad de las instituciones públicas y de los gobernantes, v) contribuyen a la comprensión de la Nación y la creación de un sentido de identidad nacional, vi) son una importante fuente de información científica y cultural, vii) fomentan la

investigación, viii) concurren al desarrollo económico y social de los países, ix) asisten a la democracia, x) registran eventos y decisiones, xi) permiten el ejercicio de derechos como el de información y el goce efectivo de las prestaciones sociales, y xii) posibilitan el control social, político y jurídico de la administración pública2. Desde el punto de vista de la Ley 594 de 2000, los archivos persiguen varios de estos propósitos, tal como se desprende de su artículo 4º, el cual señala: “a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información 2 F.R.J: Verhoeven, The role of archives in the public administration and the national planning policy of developing countries with particular reference to Southeast Asia, UNESCO, COH/WS/284, 1972), (Gabrielle Blais, Véase también Access to Archival Records. A Review of Current Issues. UNESCO, General Information Programme and UNISIST, 1995, p. 1; The National Archives, ob. cit., pp. 2-3 y James B. Rhoads, La función de la gestión de documentos y archivos en los sistemas nacionales de información: un estudio del RAMP, UNESCO, PGI-83/WS/21, 1983, pp. 1, 4,14,15, 19, John Abdul Kargbo, Archives Management in Post-war Sierra Leone: Luxury or Necessity?, Journal of the Society of Archivists Vol. 26, 2005, p. 243, Natalie Ceeney, The Role of a 21st-century National Archive—The Relevance of the Jenkinsonian Tradition, and a Redefinition for the Information Society Journal of the Society of Archivists, Vol. 29, 2008, pp. 58-59, Corte Constitucional.

Sentencia del 8 de marzo de 2004, T-214/04. institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia; Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley; b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional; c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano; (…) g) Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aquélla; h) Modernización. El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información,

estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos; i) Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora; j) Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica sustitutiva”3. 3 Varias de estas ideas se manifestaron durante el trámite legislativo de la Ley 594 de 2000, tal como se desprende de la revisión de las Gacetas del Congreso colombiano. Así, durante el proceso de formación de la ley se señaló que los archivos: i) garantizan los derechos reconocidos en la Constitución Nacional tales como: a) a la información, b) el acceso a los documentos públicos, c) petición, d) participación ciudadana, e) intimidad, f) habeas data y g) educación. Igualmente, protegen el libre ejercicio de las profesiones y promueven la conservación e incremento del patrimonio cultural de la Nación, ii) contribuyen a que la actividad del Estado se realice bajo los principios de celeridad, economía y eficiencia, así como también atendiendo el interés público y la protección de los derechos de los ciudadanos, iii) son instrumentos fundamentales para la toma de decisiones de la administración, iv) representan una fuente fundamental de información para el ciudadano, v) son garantía de transparencia administrativa, vi) constituyen una herramienta para la planificación del futuro, vii) son un mecanismo para la lucha contra la corrupción, viii) sirven de prueba para la fijación de la responsabilidad del funcionario público, y ix) facilitan la evaluación de la gestión de las

instituciones así como la participación de los ciudadanos. Gaceta del Congreso No. 219, Ponencia para primer debate al proyecto de ley número 46 de 1998 Senado, p. 6, Gaceta del Congreso No. 157, Ponencia para segundo debate al proyecto de ley número 134 de 1998 Cámara, pp. 1, 2. Teniendo en cuenta la importancia de los archivos en la actividad estatal quiso el legislador a través de la Ley 594 de 2000 regular la función archivística del Estado, la cual fue definida por la misma ley como aquellas: “Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente”4. Dicha función se encuentra íntimamente relacionada con la actividad administrativa del Estado tal como se desprende del artículo 3º del Decreto 2609 de 20125: “La gestión de documentos está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado”. De esta suerte, con el propósito de establecer reglas y principios generales en materia de la función archivística del Estado6, la Ley 594 de 2000 reguló aspectos relacionados con el Sistema Nacional de Archivos, la clasificación y administración de los archivos, el acceso, consulta, conservación y salida de los documentos, y las facultades del Archivo General de la Nación en materia archivística. Las disposiciones que desarrollan las anteriores temáticas aplican a los sujetos señalados en el artículo 2º de la Ley: “La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley”.

De la lectura de esta norma, surge el interrogante de establecer a qué organismos se refiere la expresión “los demás organismos regulados por la presente ley”. Para la solución de este problema jurídico, es necesario realizar una interpretación armónica de varias de las normas contenidas en la Ley 594 de 2000 tales como los artículos 7º, 8º y 9º, los cuales clasifican los archivos a partir de distintos criterios. Así, el artículo 7º estableció: “Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia, se clasifican en: a) Archivo General de la Nación; b) Archivo General del Departamento; c) Archivo General del Municipio; d) Archivo General del Distrito”. 4 Ley 594 de 2000, artículo 3º. 5 “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado”. 6 “La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado”. El artículo 8º clasifica los archivos a partir de un criterio territorial. De esta forma estableció que estos se dividen en: “a) Archivos de entidades del orden nacional; b) Archivos de entidades del orden departamental; c) Archivos de entidades del orden distrital; d) Archivos de entidades del orden metropolitano; e) Archivos de entidades del orden municipal; f) Archivos de entidades del orden local; g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley;

h) Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle”. Finalmente, el artículo 9º cataloga los archivos según la organización del Estado: “a) Archivos de la Rama Ejecutiva; b) Archivos de la Rama Legislativa; c) Archivos de la Rama Judicial; d) Archivos de los Órganos de Control; e) Archivos de los Organismos Autónomos”. Es importante destacar que de forma expresa el artículo 10º de la Ley 594 de 2000 estableció que la creación de los archivos señalados en los artículos 8º y 9º es de obligatorio cumplimiento7. Esta obligación se reafirmó en el parágrafo 1º del artículo 2º del Decreto 1515 de 20138 el cual dispone que las entidades integrantes de las Ramas Legislativas y Judicial, la Registraduría, los organismos autónomos y de control y los círculos notariales, atendiendo lo solicitado por la Ley General de Archivos, deben contar con archivos generales que garanticen la custodia y consulta de sus documentos9. Bajo este contexto, encuentra la Sala que al referirse la Ley 594 de 2000 en sus artículos 7º, 8º y 9º a los archivos de las entidades y órganos allí señalados, entre los que se encuentran los de las Ramas Ejecutiva, Legislativa y Judicial, así como también los pertenecientes a los órganos de control y autónomos, debe concluirse 7 “Obligatoriedad de la creación de archivos. La creación de los archivos contemplados en los artículos 8o. y 9o. de la presente ley, así como los archivos de los organismos de control y de los organismos autónomos

será de carácter obligatorio”. 8 “Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones”. 9 “Las entidades de las Ramas Legislativa y Judicial, la Registraduría y los organismos autónomos y de control, así como los círculos notariales de conformidad con lo establecido en la Ley General de Archivos, deberán contar con archivos generales que garanticen la adecuada custodia y consulta de sus documentos y podrán adoptar las normas del presente Decreto para regular sus transferencias documentales a dichos archivos”. que la expresión “los demás organismos regulados por la presente ley”, se refiere a aquellos organismos y entidades indicados en esos artículos. De esta suerte, se incluye dentro de esa expresión a los señalados en el artículo 9º. Cabe anotarse además, que estos órganos y entidades se encuentran dentro del ámbito de aplicación de la Ley 594 de 2000, en virtud de que sus archivos gozan de la calidad de públicos al estar los artículos 7º, 8º y 9º ubicados bajo el Título III de la ley, denominado “de los archivos públicos”. Frente a los archivos públicos, los cuales tienen la categoría de bienes de uso público10, el artículo 4º de la Ley 594 de 2000 estableció expresamente como obligación del Estado su administración. Así señaló: “Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones

que establezca la ley”.

De esta forma: i) si bajo la Ley 594 de 2000 son archivos públicos los indicados en los artículos 7º, 8º y 9º, y ii) la misma ley le impuso al Estado la obligación de administrar los archivos públicos, es posible concluir que las Ramas Ejecutiva, Legislativa y Judicial y los órganos de control y autónomos y sus archivos se encuentran dentro del ámbito de aplicación de la Ley 594 de 2000.

La interpretación adoptada por la Sala está acorde con el artículo 1º de la Ley 594 de 2000, el cual estableció expresamente como objeto de Ley de General de Archivo la fijación de las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado. Así, la Ley 594 de 2000 no buscó regular la función archivística de una Rama o un órgano en particular, sino que tuvo como propósito reglar la función archivística de todo el Estado, la cual es una actividad que deben cumplir todos los órganos que lo integran. Someter a todos los órganos y entidades del Estado a la Ley 594 de 2000, hace posible que el manejo y administración de los archivos estatales se desarrolle y ejecute bajo unas reglas y parámetros comunes, lo cual permite proteger de forma adecuada el patrimonio documental de la Nación, materializar la obligación estatal de mantener la información disponible y en buen estado11 y alcanzar los demás objetivos que persigue la Ley General de Archivo. Adicionalmente, la existencia de procedimientos claros y adecuados para la administración de los archivos estatales contribuye a la eficacia y eficiencia del Estado y a la realización del

derecho a acceder a la información pública12. 10 “La documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado, y éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de uso público, no son susceptibles de enajenación”. Ley 594 de 2000, artículo 14. 11 Frente a esta obligación, al analizar el artículo 15 de la Ley 1712 de 2014, la Corte Constitucional tuvo la oportunidad de pronunciarse indicando: “Esta disposición asegura el cumplimiento de la obligación estatal de producir información sobre su gestión y de mantenerla disponible y en buen estado para que pueda ser consultada, de tal forma que se garantice efectivamente el derecho a acceder a la información pública”. Corte Constitucional. Sentencia del 9 de mayo de 2013, C-274/13. 12 La Corte Constitucional, refiriéndose al artículo 16 de la Ley 1712 de 2014, señaló: “El artículo 16 exige a los sujetos obligados la implementación de procedimientos claros para la administración de sus archivos, con el fin de asegurar la eficacia y eficiencia del Estado y la promoción activa del acceso a la información pública”. Esta disposición, al igual que el artículo anteriormente examinado, asegura el cumplimiento de la obligación estatal de mantener disponible y en buen estado la información pública bajo su control, de conformidad con los lineamientos y recomendaciones que el Archivo General de la Nación expida en la materia, para que pueda ser consultada, de tal forma que se garantice efectivamente el derecho a acceder a la información pública”. Corte Constitucional. Sentencia del 9 de mayo de 2013, C-274/13. En consecuencia, encuentra la Sala que al responder la función archivística a una

necesidad e interés del Estado - y por lo tanto de todos aquellos que lo integranen virtud del interés jurídico que busca protegerse como es la protección documental de la Nación y los demás objetivos señalados en el artículo 4º de la Ley 594 de 2000, sumado a la obligación de los órganos y entidades del Estado de trabajar y colaborar armónicamente en el cumplimiento de los fines estatales, y con el fin de que la función archivística se realice de forma uniforme, eficaz, económica y coordinada, es razonable que el legislador haya buscado que t