CE-11001-03-06-000-2014-00145-00(C)-2014

CONFLICTO DE COMPETENCIAS ADMINISTRATIVAS – Entre el Departamento de Caldas y el Departamento del Quindío / CREACION DEL DEPARTAMENTO DEL QUINDIO – Asunción de los asuntos referidos a sus municipios / RECONSTRUCCION Y RECUPERACION DE DOCUMENTOS – Es obligación de la entidad competente adelantar las gestiones de reconstrucción y recuperación de los documentos faltantes La creación del Departamento del Quindío se produjo jurídicamente por la Ley 2ª de 7 de febrero de 1966, “Por la cual se crea y organiza el Departamento del Quindío”. (…) La norma previó una regulación especial en lo que se refiere al traslado de los asuntos administrativos y judiciales concernientes a los municipios del nuevo Departamento y la asunción de los mismos por parte de este. Por ello el artículo 6° de la Ley 2ª de 1966 dispuso lo siguiente: “Artículo 6°. Los negocios de orden judicial y administrativo, originarios de los Municipios que forman parte del Departamento del Quindío y que en la actualidad cursan ante los funcionarios del Departamento de Caldas, pasarán al conocimiento de las respectivas autoridades del Departamento del Quindío”. Del artículo transcrito se desprende que los asuntos administrativos o judiciales originarios en los municipios que pasaron a conformar el Departamento del Quindío, serían del conocimiento de la nueva entidad territorial. (…) Ahora bien, con el fin de analizar si lo solicitado en el derecho de petición elevado por el señor Jaime Giraldo Restrepo se encuentra dentro de los supuestos contemplados en el artículo 6° de la Ley 2ª de 1966, se hace necesario determinar si existe o no una situación administrativa o judicial

originada en los municipios que antes conformaban el “Viejo Caldas” y que por disposición de la ley pasaron a conformar el Departamento del Quindío. De lo afirmado por las entidades en conflicto se puede concluir que el derecho de petición busca la expedición de copias originales de los actos administrativos relacionados con la relación laboral que el señor Jaime Giraldo Restrepo mantuvo con el departamento del “Viejo Caldas” en el período comprendido del 8 de noviembre de 1961 al 17 de agosto 1965. Es decir, el presente caso trata de un asunto administrativo producto de la relación laboral originada en los municipios de Armenia y Filandia que en la época de la prestación de los servicios hacían parte el Departamento de Caldas, pero que por disposición legal pasaron a formar parte del Departamento del Quindío. Por lo tanto, la solicitud elevada por el señor Jaime Giraldo Restrepo se encuentra dentro de los supuestos contemplados en el artículo 6° de Ley 2ª de 1966 y por contera le corresponde al Departamento del Quindío resolver el derecho de petición elevado por Jaime Giraldo Restrepo y hacer entrega de los documentos solicitados. No es de recibo para la Sala el argumento del Departamento del Quindío, según el cual la documentación no reposa en sus archivos e insta tanto al Departamento de Caldas como a los municipios de Armenia y Filandia a realizar una búsqueda exhaustiva en sus archivos y en la documentación enviada por el Departamento de Caldas para responder a cabalidad la solicitud del señor Giraldo Restrepo. La Sala considera que, en caso de que se presente una pérdida, extravío, deterioro, o destrucción de los documentos relacionados con el archivo de los asuntos judiciales o administrativos

que por virtud de la Ley 2ª de 1966 pasaron al Departamento del Quindío, es una obligación a cargo de este adelantar las gestiones legales tendientes a la reconstrucción y recuperación de los documentos relacionados en la solicitud del Señor Giraldo Restrepo, teniendo en cuenta que de conformidad con lo preceptuado en los artículos 11 y 12 de la Ley 594 de 2000 en concordancia con el artículo 3º del Decreto 2609 de 2012, la administración pública es responsable de la gestión, administración, indemnidad, guarda y custodia de sus archivos, para asegurar la debida respuesta al derecho de petición y los derechos que este involucra al peticionario.

FUENTE FORMAL: LEY 2 DE 1966 / LEY 594 DE 2000 / DECRETO 2609 DE

2012

CONSEJO DE ESTADO

SALA DE CONSULTA Y SERVICIO CIVIL

Consejero ponente: ALVARO NAMÉN VARGAS (E)

Bogotá D.C., veintinueve (29) de octubre de dos mil catorce (2014) Radicación número: 11001-03-06-000-2014-00145-00(C) Actor: GOBERNACIÓN DE CALDAS La Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, en cumplimiento de la función prevista en los artículos 39 y 112, numeral 10 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Ley 1437 de 2011, procede a resolver el presunto conflicto de competencias administrativas surgido entre el Departamento de Caldas y el Departamento del Quindío, con el objeto de determinar cuál es la autoridad competente para expedir copia de los actos

administrativos solicitados, mediante derecho de petición, por el señor Jaime Giraldo Restrepo.

I. ANTECEDENTES

1. El día 15 de abril de 2014 el señor Jaime Giraldo Restrepo, mediante apoderado judicial, eleva ante la Gobernación de Caldas derecho petición en el cual solicita se expida copia original de los siguientes actos administrativos:  “Copia del acto administrativo de retiro.  Resolución del acta de posesión.  Certificado de prestación de servicios  Resolución de nombramiento.  Copia de posesión.  Copia donde termina la relación contractual  Certificado laboral auténtico  Certificación de cálculos de aportes, mes por mes,  Certificación donde depositaron los aportes en pensiones” (Folio 11)

2. Mediante oficio GGA 617 del 22 de abril de 2014 la Secretaria General de la Gobernación de Caldas remite, por competencia, la petición del señor Giraldo Restrepo hacia el Departamento del Quindío. (Folio 12)

3. El día 7 de mayo de 2014 la oficina de Gestión documental del Departamento del Quindío informa a la Gobernación de Caldas que “revisado el acervo documental de la administración central, solamente hay información desde el 1° de julio de 1966, en la Gobernación del Quindío no reposa información del Viejo Caldas”. Con este mismo oficio hace devolución de la petición enviada por la Gobernación de Caldas. (Folio 13)

4. El Grupo de Gestión Administrativa de la Gobernación de Caldas mediante oficio GGA 724 del 14 de mayo de 2014 solicita a la Secretaria Jurídica del

Departamento que proponga conflicto negativo de competencia administrativa, por considerar que de conformidad con la Ley 2ª de 1996 es la Gobernación del Quindío la entidad competente para responder el derecho de petición interpuesto por el Señor Jaime Giraldo Restrepo. (Folio 15)

5. Mediante escrito del 25 de junio de 2014 la Gobernación de Caldas solicitó a la Sala de Consulta y Servicio Civil que se determine la autoridad competente para resolver la petición del señor Jaime Giraldo Restrepo. (Folios 1 a 4)

II. ACTUACIÓN PROCESAL De conformidad con lo dispuesto en el artículo 39 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Ley 1437 de 2011, se fijó edicto en la Secretaría de esta Corporación por el término de cinco (5) días con el fin de que las autoridades involucradas y los terceros interesados presentaran sus alegatos (Folio 33).

Los informes secretariales que obran en el expediente dan cuenta de que se comunicó el inicio de esta actuación a las autoridades involucradas en el presunto conflicto, así como a los terceros interesados, en cumplimiento de lo ordenado por el inciso tercero del artículo 39 de la Ley 1437 de 2011 (Folios 34 a 36). Durante el término de fijación del edicto las dos autoridades guardaron silencio.

III. ARGUMENTOS DE LAS PARTES Durante la actuación las partes expusieron los argumentos que se resumen a continuación.

A. Departamento de Caldas.

En primer lugar, la Gobernación del Departamento de Caldas hace un recuento de la actuación administrativa surtida frente al derecho de petición presentado por

Jaime Giraldo Restrepo y precisa que la documentación solicitada hace referencia a los actos administrativos derivados de la relación laboral que el señor Giraldo Restrepo sostuvo con los municipios de Filandia y Armenia durante el período comprendido entre 1961 y 1965, época en la cual dichos municipios pertenecían al departamento denominado el “Viejo Caldas”. En segundo lugar señala que el departamento de Caldas (Viejo Caldas) se dividió en los actuales departamentos de Caldas, Quindío y Risaralda. Específicamente, la Ley 2ª de 1966 creó el Departamento del Quindío conformado por, entre otros, los municipios de Armenia y Filandia. Manifiesta que a raíz de esta disgregación territorial, la documentación que sirve de soporte a los diferentes tiempos de servicios prestados por los servidores públicos del “Viejo Caldas” fue enviada por la Contraloría General del Departamento de Caldas a cada nuevo departamento, según su competencia. A su juicio, esto significa que a partir del 1° de julio de 1966 cada entidad territorial es la competente para certificar los tiempos de servicios laborados por una persona cuando el municipio donde se prestó el servicio corresponda a su jurisdicción de conformidad con la ley de su creación. En tercer lugar precisa que la Ley 2ª de 1966 estableció que todos los negocios jurídicos y administrativos originarios de los municipios que hoy pertenecen al departamento del Quindío y que para esa época estaban siendo tramitados por el departamento del “Viejo Caldas” deberían ser conocidos por el Departamento del Quindío, siempre y cuando el municipio donde se realizó el negocio jurídico

corresponda a la nueva división política del Departamento del Quindío. En este caso los municipios de Filandia y Armenia pasaron a conformar la división política del Departamento del Quindío y por lo tanto, le corresponde a este responder la solicitud elevada. Finalmente, reitera que en los archivos del Departamento de Caldas no reposan las nóminas de los municipios que conformaron el extinto “Viejo Caldas” y que ahora conforman otro departamento, debido a que esta documentación fue trasladada por la Contraloría General del Departamento de Caldas a los respectivos departamentos.

B. Departamento del Quindío.

El Departamento del Quindío sostiene que no es el competente para resolver la solicitud elevada en el ejercicio del derecho de petición, debido a que una vez revisados los acervos documentales del departamento no encontró información anterior al 1° de julio de 1966. Adicionalmente, manifiesta que en el Departamento del Quindío no reposa documentación relacionada con el “Viejo Caldas”, afirmación que sustenta en los testimonios de las personas que han trabajado en el archivo central, las cuales afirman que nunca se recibieron archivos con información del “Viejo Caldas”.

IV. CONSIDERACIONES

A. Competencia de la Sala De acuerdo con los artículos 391 y 112, numeral 102 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, corresponde a la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado resolver los conflictos de competencias administrativas que se presenten entre dos o más autoridades, 1 “Artículo 39. Conflictos de competencia administrativa. Los conflictos de competencia administrativa se promoverán de oficio o por solicitud de la persona interesada. La autoridad que

se considere incompetente remitirá la actuación a la que estime competente; si esta también se declara incompetente, remitirá inmediatamente la actuación a la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado en relación con autoridades del orden nacional o al Tribunal Administrativo correspondiente en relación con autoridades del orden departamental, distrital o municipal. En caso de que el conflicto involucre autoridades nacionales y territoriales o autoridades territoriales de distintos departamentos, conocerá la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado…”. 2 “Artículo 112. Integración y funciones de la Sala de Consulta y Servicio Civil… “(…) “La Sala de Consulta y Servicio Civil tendrá las siguientes atribuciones: “(…)

10. Resolver los conflictos de competencias administrativas entre organismos del orden nacional o entre tales organismos y una entidad territorial o descentralizada, o entre cualesquiera de estas cuando no estén comprendidas en la jurisdicción territorial de un solo tribunal administrativo. “(…)” cuando todas ellas sean nacionales, cuando una de ellas, al menos, sea nacional y la otra u otras sean territoriales, o cuando se trate de autoridades territoriales pertenecientes a distintos departamentos.

La Sala es competente para conocer de la presente actuación por tratarse de un presunto conflicto de competencias referente al ejercicio de funciones administrativas, suscitado entre dos autoridades territoriales pertenecientes a distintos departamentos.

B. El problema planteado El problema que se plantea en este conflicto de competencia administrativa consiste en determinar cuál de los dos Departamentos, Caldas o Quindío, es el competente para resolver la solicitud elevada por el señor Jaime Giraldo Restrepo y en consecuencia expedir las copias de la documentación requerida por este.

C. La creación del Departamento del Quindío y la asunción por este de los asuntos administrativos referentes a sus municipios La creación del Departamento del Quindío se produjo jurídicamente por la Ley 2ª de 7 de febrero de 1966, “Por la cual se crea y organiza el Departamento del Quindío”, la cual dispuso en su artículo 1° lo siguiente: “Artículo 1°. Créase el Departamento del Quindío, formado por el territorio de los Municipios de Armenia, Calarcá, Circasia, Filandia, Génova, La Tebaida, Montenegro, Pijao, Quimbaya y Salento, que hoy forman parte del Departamento de Caldas, con los límites que tienen actualmente los mencionados Municipios.

Parágrafo. La capital del Departamento del Quindío será la ciudad de Armenia”3. La norma previó una regulación especial en lo que se refiere al traslado de los asuntos administrativos y judiciales concernientes a los municipios del nuevo Departamento y la asunción de los mismos por parte de este. Por ello el artículo 6° de la Ley 2ª de 1966 dispuso lo siguiente: “Artículo 6°. Los negocios de orden judicial y administrativo, originarios de los Municipios que forman parte del Departamento del Quindío y que en la actualidad cursan ante los funcionarios del Departamento de Caldas, pasarán al conocimiento de las respectivas autoridades del Departamento del Quindío”. Del artículo transcrito se desprende que los asuntos administrativos o judiciales originarios en los municipios que pasaron a conformar el Departamento del Quindío, serían del conocimiento de la nueva entidad territorial. Adicionalmente, la Sala ha sostenido frente al artículo en cita que:

“La norma transcrita hace alusión a los asuntos administrativos que se encontraban en curso y determina claramente que les competen a las autoridades respectivas del Departamento del Quindío, como consecuencia jurídica de la ley de creación del nuevo Departamento, de manera que la competencia y la responsabilidad consiguiente sobre tales asuntos quedan radicadas en cabeza de dichas 3 El artículo 14 de la Ley 2° de 1966 estableció que esta ley entraría a regir seis (6) meses después de su sanción, ocurrida el 7 de febrero de 1966. autoridades. Si así no fuera, el nuevo Departamento quedaría supeditado al antiguo y no tendría ninguna eficacia su creación.”4 En consecuencia, se puede afirmar que el Departamento del Quindío asumió los asuntos administrativos o judiciales de los municipios que lo conforman, desde el momento mismo de su creación con independencia de que el asunto se haya realizado con anterioridad a la vigencia de la ley que crea dicho departamento.

D. El caso concreto Antes de entrar a analizar la aplicación del articulo 6° de la Ley 2ª de 1966, llama la atención de la Sala la insistencia de la Gobernación de Caldas al sostener que los archivos de las nominas de la época fueron transferidos al Departamento del Quindío por medio de la Contraloría General del Departamento de Caldas5. Al respecto, es pertinente recordar que la Sala en pronunciamiento del 30 de octubre de 2013 sostuvo que según lo ordenado por el artículo 6° de la Ley 2ª de 1966 debe comprender que la Gobernación de Caldas hizo efectivamente el traslado de

los asuntos administrativos. Señaló la Sala en aquella ocasión: “Ahora bien, el citado artículo 6º va más allá y se debe entender que tiene un alcance mayor, en la medida en que el Departamento de Caldas le transfirió los archivos con las nóminas de la época, al Departamento del Quindío por intermedio de la Contraloría General del Departamento de Caldas, como lo expusieron la Dra. Alba Lucía Duque Cardona, Profesional Especializada del Grupo de Gestión Administrativa de la Gobernación de Caldas, mediante oficio G.G.A.-1099 de 14 de junio de 2013 dirigido a la Dra. María Cristina Uribe Arango, Secretaria Jurídica de la Gobernación de Caldas (folio 11) y el Dr. Arlex Arturo García Suaza, apoderado del Departamento de Caldas, en el memorial de solicitud de solución del conflicto (folios 1 a 10), y lo reconoce el Gobernador (E) del Quindío en su oficio de 9 de septiembre de 2013 cuando dice que el Departamento de Caldas envió a la Contraloría General del Departamento del Quindío los archivos de historias laborales correspondientes a los doce (12) municipios del Quindío, y aquella le envió a estos tales archivos (folios 51 a 53), lo cual es corroborado por el Profesional Especializado de la Secretaría de Educación del Departamento del Quindío en su oficio de 22 de julio de 2013 (folio 59) y la Alcaldía Municipal de Pijao en su oficio de 30 de julio de 2013 (folio 60)”. En consecuencia, teniendo en cuenta los referentes expuestos, la Sala entiende

que la Gobernación de Caldas efectivamente envió la documentación correspondiente al Departamento del Quindío a través de la Contraloría General del Departamento de Caldas. Ahora bien, con el fin de analizar si lo solicitado en el derecho de petición elevado por el señor Jaime Giraldo Restrepo se encuentra dentro de los supuestos contemplados en el artículo 6° de la Ley 2ª de 1966, se hace necesario determinar si existe o no una situación administrativa o judicial originada en los municipios que antes conformaban el “Viejo Caldas” y que por disposición de la ley pasaron a conformar el Departamento del Quindío. De lo afirmado por las entidades en conflicto se puede concluir que el derecho de petición busca la expedición de copias originales de los actos administrativos relacionados con la relación laboral que el señor Jaime Giraldo Restrepo mantuvo con el departamento del “Viejo Caldas” en el período comprendido del 8 de 4 Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil, Decisión de 30 de octubre de 2013, Radicación No. 11001-03-06-000-2013-00404-00. C.P. Augusto Hernández Becerra. 5 Folios 2 y 15. noviembre de 1961 al 17 de agosto 19656. Es decir, el presente caso trata de un asunto administrativo producto de la relación laboral originada en los municipios de Armenia y Filandia que en la época de la prestación de los servicios hacían parte el Departamento de Caldas, pero que por disposición legal pasaron a formar parte del Departamento del Quindío. Por lo tanto, la solicitud elevada por el señor Jaime Giraldo Restrepo se encuentra dentro de los supuestos contemplados en el artículo 6° de Ley 2ª de 1966 y por contera le corresponde al Departamento del Quindío

resolver el derecho de petición elevado por Jaime Giraldo Restrepo y hacer entrega de los documentos solicitados. No es de recibo para la Sala el argumento del Departamento del Quindío, según el cual la documentación no reposa en sus archivos e insta tanto al Departamento de Caldas como a los municipios de Armenia y Filandia a realizar una búsqueda exhaustiva en sus archivos y en la documentación enviada por el Departamento de Caldas para responder a cabalidad la solicitud del señor Giraldo Restrepo. La Sala considera que, en caso de que se presente una pérdida, extravío, deterioro, o destrucción de los documentos relacionados con el archivo de los asuntos judiciales o administrativos que por virtud de la Ley 2ª de 1966 pasaron al Departamento del Quindío, es una obligación a cargo de este adelantar las gestiones legales tendientes a la reconstrucción y recuperación de los documentos relacionados en la solicitud del Señor Giraldo Restrepo, teniendo en cuenta que de conformidad con lo preceptuado en los artículos 11 y 12 de la Ley 594 de 20007 en concordancia con el artículo 3º del Decreto 2609 de 20128, la administración pública es responsable de la gestión, administración, indemnidad, guarda y custodia de sus archivos, para asegurar la debida respuesta al derecho de petición y los derechos que este involucra al peticionario.

E. Definición de la competencia y términos legales El procedimiento especialmente regulado en el artículo 39 de la Ley 1437 de 2011 para que la Sala de Consulta y Servicio Civil decida los conflictos de competencias que pudieren ocurrir entre autoridades administrativas, obedece a la necesidad de definir en todo procedimiento administrativo la cuestión preliminar de la

competencia. Como la Constitución prohíbe a las autoridades actuar sin competencia, so pena de incurrir en responsabilidad por extralimitación en el ejercicio de sus funciones (artículo 6°), y el artículo 137 de la Ley 1437 de 2011 prevé que la expedición de actos administrativos sin competencia dará lugar a su nulidad, se tiene que hasta tanto no se determine cuál es la autoridad obligada a conocer y resolver, no corren los términos previstos en las leyes para que decidan los correspondientes asuntos administrativos. Debido a estas razones de orden constitucional y legal, los términos a que están sujetas las autoridades para cumplir oportunamente sus funciones tampoco corren mientras la Sala de Consulta y Servicio Civil no dirima la cuestión de la competencia. De ahí que conforme al artículo 39 “mientras se resuelve el conflicto, los términos señalados en el artículo 14 (sobre derecho de petición) se suspenderán”. Y en el mismo sentido el artículo 21 del CPACA, tratándose de “funcionario sin competencia”, dispone que “los términos para decidir se contarán a partir del día siguiente a la recepción de la petición por la autoridad competente”. 6 Folio 2. 7 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones” 8 “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado". Los anteriores son también los motivos por los cuales, cuando se tramiten impedimentos o recusaciones queda en suspenso la competencia del funcionario

concernido, como se desprende del contenido del artículo 12 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo cuando establece que “la actuación administrativa se suspenderá desde la manifestación del impedimento o desde la presentación de la recusación, hasta cuando se decida”. Con fundamento en las consideraciones precedentes, en la parte resolutiva se declarará que en el presente asunto, los términos que se hallaren suspendidos se reanudarán o empezarán a correr a partir del día siguiente a aquel en que la presente decisión sea comunicada. En mérito de lo expuesto, la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado

V. RESUELVE: Primero: Declárase que el Departamento del Quindío es la entidad competente para resolver sobre la petición del 15 de abril de 2014 elevada por Jaime Giraldo Restrepo en la cual solicita la expedición de copias originales de unos actos administrativos.

Segundo: Reconócese personería a la doctora Carmen Eugenia Cardona León, como apoderada del Departamento de Caldas, en los términos del poder conferido.

Tercero: Por Secretaría, envíese el expediente de la presente actuación al Departamento del Quindío para lo de su competencia.

Cuarto: Comuníquese esta decisión, con copia de la providencia, al Departamento del Quindío, al Departamento de Caldas y al señor Jaime Giraldo Restrepo.

Quinto: Los términos legales a que esté sujeta la actuación administrativa en referencia se reanudarán o empezarán a correr a partir del día siguiente a aquel en que se comunique la presente decisión.

La anterior providencia se estudió y aprobó en la sesión de la fecha.

COPÍESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

ÁLVARO NAMÉN VARGAS Presidente de la Sala

GERMÁN ALBERTO BULA ESCOBAR WILLIAM ZAMBRANO CETINA

Consejero de Estado Consejero de Estado LUCÍA MAZUERA ROMERO Secretaria de la Sala