CE-11001-03-06-000-2015-00083-00(C)-2015

CONFLICTO DE COMPETENCIAS ADMINISTRATIVAS – Entre el Departamento de Caldas y el Departamento de Risaralda / DIVISION DEL VIEJO CALDAS – Traslado de archivos a los nuevos Departamentos La Ley 17 de 1905 creó el Departamento de Caldas ubicado “entre los Departamentos de Antioquia y Cauca”, el cual se recuerda hoy como el “Viejo Caldas”. En 1966 se desagregaron de su territorio el Departamento del Quindío (Ley 2 de 1966) y luego el Departamento de Risaralda (Ley 70 de 1966). En relación con el Departamento de Risaralda, el artículo 1° de la Ley 70 de 1966 estableció cuáles municipios pertenecientes al Departamento de Caldas pasarían a formar parte de esa nueva entidad territorial, entre los que se incluyó el Municipio de La Celia, objeto de la solicitud de información del presente conflicto. En el artículo 4° ibídem, estableció lo siguiente frente a los asuntos judiciales y administrativos en curso para el momento de la creación del nuevo Departamento: “Artículo 4° Los negocios de orden judicial y administrativo originarios de los Municipios que forman parte del Departamento de Risaralda, y que en la actualidad cursan ante los funcionarios del Departamento de Caldas, pasarán al conocimiento de las respectivas autoridades del Departamento que se erige por esta Ley (…)” Como se observa, la norma transcrita asignó competencia al nuevo departamento para que atendiera los asuntos que venía conociendo el antiguo Departamento de Caldas y que se originaban en los municipios que pasaban a formar parte de Risaralda. Esta Sala ya se ha pronunciado de manera expresa

sobre la competencia de cada una de las nuevas entidades territoriales (Quindío, Risaralda y Caldas) para certificar los tiempos laborales de las personas que trabajaron en municipios que hoy forman parte de sus respectivas jurisdicciones. (…) Posteriormente, en providencia del 21 de noviembre de 2013 la Sala señaló que la competencia de los nuevos departamentos no se limitaba a las actuaciones en curso al momento de su creación, sino que se extendía incluso a situaciones anteriores que hubieran sido de conocimiento de los municipios que hoy les pertenecen, dada la continuidad administrativa existente entre los antiguos territorios y las nuevas entidades que se segregaron del Viejo Caldas. (…) Por tanto, queda claro que corresponderá a cada uno de los departamentos que formaban parte del Viejo Caldas, atender las solicitudes de información y de certificación de asuntos que fueron tramitados en su momento por los municipios que hoy se encuentran bajo su jurisdicción.

FUENTE FORMAL: LEY 17 DE 1905 / LEY 2 DE 1966 / LEY 70 DE 1966

CREACION, CONSERVACION Y CUSTODIA DE ARCHIVOS PUBLICOS – Responsabilidad Respecto al argumento del Departamento de Risaralda para no atender la solicitud y remitir la información a la Gobernación de Caldas porque “los únicos datos disponibles son los que están en las planillas de pagos, pero los demás documentos; como actos administrativos de ingreso y retiro, acta de posesión, pago de prestaciones, certificaciones etc. Deben reposar en las Historias Laborales, bajo responsabilidad del Archivo del Departamento de Caldas”, la Sala considera que dicha entidad confunde la competencia para responder, que como

quedó claro no es objeto de discusión, con la posibilidad de atender o no favorablemente lo solicitado. Es así que si no tiene toda la información solicitada le corresponde indicarlo así a la peticionaria, no sin antes agotar las gestiones a que haya lugar para lograr su ubicación (de ser necesario indagar y solicitar la colaboración de otras entidades -artículo 113 C.P.-), de manera tal que pueda atender de la mejor manera posible el requerimiento ciudadano. Se recuerda que las autoridades públicas deben, en virtud del principio de coordinación, concertar sus actividades con las de otras instancias estatales en cumplimiento de sus cometidos y en el reconocimiento de sus derechos a los particulares (artículo 3, numeral 10, Ley 1437 de 2011). Precisamente, ante la evidencia de que las personas que laboraron en antiguos municipios del Viejo Caldas necesitan información laboral para la obtención de derechos pensionales -tal como se observa de los diversos conflictos de competencia resueltos por la Sala sobre este mismo asunto-, la Sala debe advertir nuevamente sobre el deber de cada uno de los nuevos Departamentos de tomar las acciones administrativas necesarias para recuperar, mantener y organizar los archivos a que haya lugar, de manera que se puedan satisfacer adecuadamente y en tiempo las peticiones que sobre estas materias se han venido formulando. Al respecto el artículo 11 de la Ley 594 de 2000 señaló que “el Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística”, y el artículo 12 establece que “La administración pública será

responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos.” Ahora, frente al argumento del Departamento de Risaralda de que no tiene archivos anteriores a la fecha de su creación en 1966, la Sala advirtió desde la providencia del 21 de marzo de 2012 (expediente 2011-00089) sobre la existencia del Oficio 1-20-10-951-0161 del 13 de febrero de 2004, que da cuenta de que dicho Departamento sí recibió la información de los funcionarios que laboraron entre 1932 y 1967 para los municipios que hoy forman parte de su jurisdicción. (…) Por lo tanto no es atendible el argumento del Departamento de Risaralda sobre el desconocimiento o imposibilidad de acceder a la información de los municipios del Viejo Caldas que hoy se encuentran en su territorio; además deberá responder por la custodia que se ha dado a los referidos archivos, incluso con la obligación legal de recuperarlos si los hubiera entregado a una entidad distinta.

FUENTE FORMAL: CONSTITUCION POLITICA – ARTICULO 209 / CONSTITUCION POLITICA – ARTICULO 113 / LEY 594 DE 2000

CONSEJO DE ESTADO

SALA DE CONSULTA Y SERVICIO CIVIL

Consejero ponente: ALVARO NAMÉN VARGAS

Bogotá D.C., siete (7) de diciembre de dos mil quince (2015) Radicación número: 11001-03-06-000-2015-00083-00(C) Actor: GOBERNACION DE CALDAS La Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, en cumplimiento de la función prevista en el artículo 39 del Código de Procedimiento Administrativo y de

lo Contencioso Administrativo, Ley 1437 de 2011, pasa a resolver el conflicto negativo de competencias entre las entidades de la referencia, en relación con la entidad competente para resolver una solicitud de expedición de un certificado de tiempo de servicios.

I. ANTECEDENTES Con base en la información entregada por las entidades de la referencia, se exponen a continuación los antecedentes que dan origen al presente conflicto:

1. El 9 de enero de 2015, el señor Nicolás Agustino Muñoz presentó escrito en ejercicio del derecho de petición consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política, en el que le solicitó al departamento de Caldas la expedición de: “un certificado de información laboral y de los factores salariales, en originales y sus tres formatos (Formato 1, Formato2 y Formato 3)(sic), con el fin de adelantar ante la UGPP los trámites relacionados con el reconocimiento de la indemnización sustitutiva de Vejez”.

Asimismo, solicitó que fueran relacionados los factores salariales de todo el tiempo laborado, comprendido entre el 12 de marzo de 1964 y el 31 de enero de 1967, en forma continua, tiempo en el que se desempeñó como “institutor” de primaria (folio 19).

2. Como respuesta al escrito presentado por el actor, el 14 de enero de 2015, la Secretaría General de la Gobernación de Caldas le informó que, en esa entidad no reposan las nóminas del tiempo laborado por él, toda vez que estos archivos fueron entregados al Departamento de Risaralda, y que en virtud de que sus servicios prestados en el Municipio de La Celia que hoy hace parte del

Departamento de Risaralda, es este departamento quien debe expedir las certificaciones solicitadas ya es quien dispone de la información pertinente (folio 17). Ese mismo día, la Gobernación de Caldas remitió la solicitud del señor Muñoz a la Gobernación de Risaralda, por considerar que ese departamento era el competente para contestar el escrito de petición (folio 18).

3. El 10 de marzo de 2015, el Jefe de Archivo del Departamento de Risaralda envió respuesta frente a la asignación de competencia enviada por la Gobernación de Caldas, en la que aclaró que, la solicitud del señor Muñoz requiere que las certificaciones se expidan en los formularios de ley establecidos para esos fines y que no cuenta con dicha información, la cual debe reposar en el archivo del Departamento de Caldas, ya que fue este departamento el que realizó los actos administrativos de nombramiento, posesión, retiro, etc, al igual que el registro de pagos de pensión (folio 10).

4. El 12 de marzo de 2015, el señor Muñoz en atención a la respuesta dada por el Departamento de Caldas respecto a su escrito de petición, informó que de manera personal se dirigió a las dependencias Administrativas del Departamento de Risaralda, donde le informaron: “que ellos no son los competentes para expedir la información por mi requerida y en los formatos que previamente establece la Ley(sic), por cuanto los documentos que reposan en sus archivos (nóminas), no reflejan ninguna información que sirva de soporte para atender mi solicitud y son Ustedes(sic) los llamados a atender esta petición” De lo descrito, dedujo que su petición no había sido resuelta de fondo, y que por el

contrario se le estaban dando unas cargas que él no debía asumir. Para finalizar anexó fotocopias de las nóminas que reposan en los archivos del departamento de Risaralda y las certificaciones de tiempo de servicio expedidas con base en las citadas nóminas (folios 20 y 21).

5. El 28 de abril de 2015, la Gobernación de Caldas planteó el conflicto negativo de competencias, pues considera que la competente para resolver la solicitud del señor Nicolás Agustino Muñoz es la Gobernación del Departamento de Risaralda, dado que el municipio en el cual laboró hoy hace parte de dicho Departamento.

Adicionalmente consideró: “De conformidad con lo señalado en el artículo 4º de la ley 70 de 1996, todos los negocios jurídicos y administrativos originarios de los municipios que hoy pertenecen al Departamento de Risaralda y que para esa época estaban siendo tramitados por el Departamento de Caldas, deben pasar a conocimiento del Departamento de Risaralda, para lo cual hay que tener en cuenta que el trámite administrativo solicitado en el presente caso es producto de una relación laboral originada en el municipio de la Celia, hoy perteneciente al departamento de

Risaralda. En el archivo de Departamento de Caldas no reposan las nóminas de los actuales Departamentos de Quindío y Risaralda, para la época en que se denominaba Viejo Caldas, ya que como se dijo fueron trasladados a cada uno de los respectivos Departamentos por la contraloría Departamental y para el caso concreto es el Departamento de Risaralda (…)

II. ACTUACIÓN PROCESAL De conformidad con lo dispuesto en el artículo 39 de la Ley 1437 de 2011 se fijó

edicto en la Secretaría de esta Sala por el término de cinco (5) días, con el fin de que las autoridades involucradas y los terceros interesados presentaran sus alegatos en el trámite del conflicto (folio 52). Consta que se informó sobre el conflicto planteado a los departamentos de Caldas y Risaralda, al señor Nicolás Agustino Muñoz y al municipio de La Celia – Risaralda (folios 53 al 56). Obra también la constancia de la Secretaría de la Sala en el sentido de que durante la fijación del edicto no se recibieron alegaciones (folio 146). El expediente pasó al despacho el 26 de mayo de 2015 para resolver. El 19 de junio de 2015, mediante auto para mejor proveer el Despacho sustanciador solicitó al Departamento de Risaralda copia de las actuaciones surtidas relativas a la petición presentada por el señor Muñoz. El 7 de julio del año en curso, la Gobernación del Departamento de Risaralda allegó al expediente la información solicitada, pero además aclaró los inconvenientes para diligenciar los formularios solicitados. También precisó que el Departamento de Risaralda inicio vida administrativa a partir de 1º de febrero de 1967 y que en sus archivos existen planillas de nómina que el departamento de Caldas envió, sin ningún tratamiento archivístico tales como: organización, inventarios, descripciones, etc. Mientras se avanzaba en el estudio del conflicto, la Sala consideró necesaria la realización de una Audiencia Pública, toda vez que, se recibieron seis expedientes en los que se solicita dirimir un conflicto negativo de competencias con similares

situaciones fácticas y dentro de los cuales se involucran diferentes autoridades. Por tal razón, se decidió convocar las siguientes entidades territoriales y órganos de control: las Gobernaciones de los Departamentos de Caldas, Risaralda y Quindío, las contralorías generales de Caldas, Risaralda y Quindío, las alcaldías municipales de Pensilvania, Filadelfia y Supía en el Departamento de Caldas; Pereira, La Celia, Quinchía, La Virginia, Marsella y santa Rosa de Cabal en el Departamento de Risaralda; y Armenia en el Departamento del Quindío (folios 27-29). Realizada la audiencia pública la Sala de Consulta y Servicio Civil resolvió mediante auto de 22 de septiembre de 2015 (folios 226-229) solicitar a los Gobernadores y Contralores Generales de los Departamentos de Caldas, Risaralda y del Quindío, alcaldes de los Municipios de Pensilvana, Filadelfia y Supía en el Departamento de Caldas; Pereira, La Celia, Quinchía, La Virginia, Marsella y Santa Rosa de Cabal en el Departamento de Risaralda; y Armenia en el Departamento del Quindío:  Informe detallado de cómo se hizo el traslado de los documentos correspondientes a las hojas de vida de los trabajadores del Viejo Caldas cuando fueron creados los Departamentos de Risaralda y del Quindío y de las autoridades, organismos o dependencias intervinientes en la administración de dichos documentos.  Integrar una comisión permanente encargada de coordinar la atención de peticiones que eleven los ciudadanos interesados y la organización definitiva

de los archivos.  Exhortar a los Gobernadores y Contralores Generales de los Departamentos de Caldas, Risaralda y del Quindío para tomar las medidas pertinentes para la atención de las peticiones de las personas que prestaban sus servicios al Viejo Caldas. AUDIENCIA PÚBLICA Mediante auto del 27 de agosto de 2015, los Consejeros Ponentes de los seis conflictos de competencias administrativas convocaron a una Audiencia Pública para el 18 de septiembre de 2015 a las 8:30 a.m. a las siguientes entidades territoriales y órganos de control: las Gobernaciones de los Departamentos de Caldas, Risaralda y Quindío, las contralorías generales de Caldas, Risaralda y Quindío, las alcaldías municipales de Pensilvania, Filadelfia y Supía en el Departamento de Caldas; Pereira, La Celia, Quinchía, La Virginia, Marsella y santa Rosa de Cabal en el Departamento de Risaralda; y Armenia en el Departamento del Quindío. En el Acta de la Audiencia se hizo una síntesis de las exposiciones, así (folios 219225): El Presidente de la Sala de Consulta y Servicio Civil hizo una breve introducción del objeto de la audiencia y la metodología de la misma. Tomó la palabra el magistrado Germán Bula Escobar, señaló la importancia de encontrar la información correspondiente para que los interesados puedan acceder a sus derechos pensionales, es deber del Estado atender proactivamente los intereses de la ciudadanía. El Presidente le concedió la palabra a la Doctora CARMEN EUGENIA CARDONA LEÓN apoderada del Departamento de Caldas, quien señaló que debido a la

división de los de los Departamentos de Quindío, Risaralda y Caldas toda la documentación que sirve de soporte a los diferentes tiempos de servicio de los trabajadores fue enviada a cada departamento por la Contraloría General de Caldas, por lo tanto, “a cada uno de los departamentos le corresponde certificar el tiempo de servicio laborado por una persona cuando en el municipio donde prestó tal servicio corresponde a la jurisdicción que ostenta”. Se le otorgó el uso de la palabra al Doctor SAGALO ANTONIO AMAYA GONZÁLEZ apoderado del Departamento de Risaralda, quien dijo que reconoce la obligación que tiene su departamento de certificar, pero aduce que la documentación no llegó completa, por lo que se podría hacer conforme a las nóminas que existen y agregó que no existe conflicto de competencias administrativas sino diferencias fácticas o conceptuales sobre los tiempos de servicio. Por su parte, el Doctor JOSÉ REINEL HENAO LÓPEZ, en su calidad de Director del Fondo Territorial de Pensiones del Departamento del Quindío manifestó que este departamento no tiene en el archivo central, ni en el de talento humano, soportes para certificar el tiempo de servicio. Que la Contraloría de Caldas remitió a la Contraloría General del Quindío en el año 1994 los expedientes y esta a su vez los remitió en el año 2000 a cada uno de los municipios donde la persona había prestado sus servicios, pero los municipios no tienen documentos que aportar. El Doctor HUMBERTO LOTERO ARENAS, Contralor General de Risaralda manifestó que coincide en los argumentos del Departamento del Quindío, porque no existe ninguna información que pueda certificar. Luego el Doctor JORGE

ENRIQUE PINEDA PATIÑO, en su calidad de Contralor General del Quindío tomó la palabra e indicó que de acuerdo con los lineamientos de la Resolución N° 1046 del 5 de octubre de 2000, remitió al Departamento del Quindío las respectivas historias laborales de los servidores públicos que prestaron sus servicios para el entonces Departamento de Caldas, esto se llevó a cabo a través del Comando de Policía, la Oficina Jurídica del Departamento, la Secretaría de Educación del municipio de Armenia, las alcaldías de Quimbaya, Finlandia, Circasia, Montenegro, Salento, Génova, Pijao, Calarcá, etc. El subcontralor General de Caldas, Doctor Carlos Mauricio Velásquez explicó que la Contraloría General de Caldas remitió las historias laborales de manera oportuna a cada departamento al momento de la segregación del Viejo Caldas. Tomó la palabra el Doctor OMAR VALENCIA CASTAÑO asesor jurídico de la Alcaldía de Pensilvania, resaltó que el nivel local no tiene competencia ni conflicto, porque se trata de empleados que prestaron sus servicios en el departamento, no en el municipio. La Doctora CARMEN EUGENIA CARDONA apoderada del Municipio de Supía manifestó que este no presenta problemas porque pertenece al Departamento de Caldas y cuando se han presentado solicitudes el municipio expide la certificación si se trata de un empelado del orden municipal, pero si se trata de un empleado departamental lo hace directamente el departamento. En representación del Municipio de Pereira, el Doctor SAGALO ANTONIO AMAYA GONZÁLEZ estuvo de acuerdo con la posición del Departamento de

Risaralda al considerar que es un problema de falta de información. El Doctor JOSÉ JAIRO CARTAGENA en su calidad de asesor jurídico externo del Municipio de La Celia dijo que en este no hay información en el que consten los tiempos de servicios. El Doctor GUSTAVO ALBERTO VANEGAS FLÓREZ alcalde del Municipio de Marsella, indicó que la situación de su municipio es similar a la de los demás, porque no tienen la información requerida, lo que conlleva a que estas solicitudes sean remitidas al Departamento de Risaralda para que expida la certificación. La Doctora JACKELINE ANDREA MARTÍN HURTADO en su calidad de secretaria de servicios administrativos de la Alcaldía de Virginia señaló que su municipio está en la misma situación. El Secretario Jurídico del Municipio de Santa Rosa de Cabal Doctor GERARDO RESTREPO MARÍN tomó la palabra y adujo que por el no pago de los bonos pensionales o cuotas partes al municipio le embargaron en varias ocasiones ña cuentas; además dijo que se debe distinguir si el empleado es departamental o municipal y si existe constancia que prestó sus servicios al municipio se debe proceder a la expedición del certificado. Las Doctoras LINA MARÍA GIRALDO y YELILE MARÍN HERRERA representantes del Municipio de Armenia, señalaron que a la fecha el municipio no ha recibido solicitudes de este tipo y agregaron que en el archivo central se encontraron algunos documentos en los que se relacionan pagos de nóminas y actos administrativos que están a disposición de la Sala de Consulta y Servicio Civil. Por su parte, el Doctor MARTÍN ALONSO RESTREPO OSORIO, asesor externo

de la Alcaldía de Quinchía, no comparte la vinculación que se le hace al municipio en los conflictos de competencias, porque la custodia, manejo y administración de las respectivas historias laborales corresponde a las secretarías de educación o las oficinas de personal de los respectivos departamentos. Retomó la palabra la apoderada del Departamento de Caldas y resaltó que lo que se discute es a qué entidad le corresponde dar respuesta a los peticionarios, mas no a qué entidad le corresponde asumir ciertas cargas prestacionales. El apoderado del Departamento de Risaralda solicitó una alianza probatoria de búsqueda de las nóminas a los demás departamentos. El Doctor JOSÉ REINEL HENAO indicó que no está de acuerdo con la posición del Departamento de Caldas porque no se trata de determinar cuál entidad debe asumir las cargas prestacionales, “ya que al momento de expedir las respectivas certificaciones con el fin de que la oficina de bonos pensionales pueda cuantificar el cálculo de la reserva matemática del pasivo pensional, deben ser diligenciados por el respectivo departamento los formatos del ministerio y en ellos, se debe reflejar a quien le corresponde el pago del pasivo pensional y a qué entidad de previsión social se le hicieron los respectivos aportes, o si los mismos deben ser asumidos por la entidad empleadora, por esta razón, es importante que el Departamento de Caldas aporte de manera amistosa las copias de los expedientes”. El Presidente de la Sala de Consulta y Servicio Civil le preguntó a la apoderada del departamento de Caldas si existe copia de los expedientes a cargo de la Gobernación de ese departamento. Respuesta: “en el archivo solamente se

encuentran unas nóminas incompletas, los demás documentos que pueden servir para expedir los certificados solicitados como las historias laborales, actos administrativos de ingreso y retiro, actas de posesión, de liquidación, etcétera, no están en manos del departamento. Así las cosas, el departamento de Caldas se compromete a hacer entrega a cada uno de los departamentos de la documentación que poseen en este momento, pero resalta que puede ser parcial debido a que se trata de situaciones ocurridas hace cincuenta años”. El representante del municipio de Santa Rosa de Cabal solicitó a la Sala excluir a los municipios de los conflictos de competencias administrativas por cuanto se trata de un problema a nivel departamental y no municipal. Por su parte, el Municipio de Armenia reiteró la disposición de entregar los documentos encontrados en sus archivos. III ARGUMENTOS DE LAS PARTES Las partes o terceros interesados no allegaron alegatos ni consideraciones. Sin embargo, los intervinientes en la Audiencia Pública celebrada el 18 de septiembre de 2015 dieron respuesta al auto de 22 de septiembre del año en curso de la siguiente manera:

1. Del Alcalde de Pensilvania – Caldas Manifestó que una vez revisados los archivos de esta entidad “no encuentra que en virtud de los efectos de las leyes 2 y 70 de 1966, se hayan entregados expedientes laborales de trabajadores del departamento del viejo Caldas a este municipio”.

2. Del Contralor General del Quindío Dio cumplimiento a lo ordenado en el auto del 22 de septiembre de 2015  Informó que el traslado de los documentos correspondientes a las hojas de vida de los trabajadores del Viejo Caldas al Departamento del Quindío se

realizó de acuerdo con la Resolución 1046 de 5 de octubre de 2000 de la Contraloría General del Quindío, en la que esta sirvió de enlace.  La información fue remitida al Director del Fondo Territorial de Pensiones de la Gobernación del departamento del Quindío mediante comunicación N° 940 del 10 de septiembre de 2015.  En cuanto a los documentos relativos a los nombramientos y demás situaciones laborales reiteró que la contraloría General del Quindío fue creada mediante la Ordenanza N° 021 de noviembre de 1966, es decir, posterior a la fecha de desagregación del Viejo Caldas, por eso no tiene información al respecto. La funcionaria encargada del archivo de la Contraloría General del Quindío certificó que en los archivos no hay información que corresponda a los trabajadores que estaban vinculados al Viejo Caldas y sus municipios (folio 238).

3. Del Subcontralor Departamental y de la Profesional de la Secretaría General de la Gobernación de Caldas Hicieron un resumen de los documentos en los que se detallaron las gestiones para la entrega de la información, asi:  Comunicación N° 0272 del 14 de enero de 2004 del Departamento de Risaralda: se solicitó al Gobernador de Caldas recibir archivos correspondientes a su departamento en cajas con planillas de pago de salarios desde 1932 hasta enero de 1967 de funcionarios adscritos a municipios que hoy pertenecen al Departamento de Risaralda. Esta actividad objeto de la solicitud no fue concretada por lo que Risaralda aún posee la documentación.  Oficio GGA 435 del 28 de junio de 2010, solicitud de información al Contralor:

“teniendo en cuenta que esa entidad tuvo a cargo los archivos del Departamento hasta el año 2001, y con el fin de poder dar respuesta a derechos de petición de personal que laboró al servicio del denominado Viejo Caldas, de la manera más cordial, me permito solicitarle nos informe a dónde fueron enviados los archivos correspondientes a los hoy departamentos del Quindío y Risaralda, cuando se crearon estos últimos en el año 1966, toda vez que el archivo central no reposa ninguna información de las nóminas de dichos años”. No se obtuvo respuesta.  Resolución 1046 de octubre de 200(año ilegible): “que en el año 1994, la Contraloría departamental de Caldas envió las historias laborales de los educadores, obra pública y parte de la policía, referente a los municipios que en la actualidad conforman el Departamento del Quindío a la Contraloría del Departamento del Quindío”.  Oficio SG -0809 del 30 de septiembre de 2015 del Grupo de Gestión Administrativa y del Grupo Archivo General: “hasta principios del año 2002 la Contraloría General de Caldas, expedía las certificaciones laborales de los funcionarios y exfuncionarios de la Gobernación de Caldas, toda vez (sic) eran ellos a través sus archivos quienes tenían acceso a esa información. Según referencias verbales de ex funcionarios de la Contraloría aproximadamente en el año 1995, el Contralor Departamental de la época, transfirió a los Departamentos del Quindío y Risaralda, respectivamente, las nóminas anteriores al año 1967 del personal que prestó sus servicios como

empleados departamentales, al antiguo Viejo Caldas (Caldas, Quindío y Risaralda)”.  El Grupo de Gestión Administrativa y el Grupo de Archivo General del Departamento de Caldas certificaron: “en los archivos que reposan en la oficina de certificados del Departamento de Caldas, no existe información de los empleados y trabajadores que estuvieron vinculados al denominado Viejo Caldas…” Dentro del archivo general de la Gobernación de Caldas reposan actos administrativos que tienen que ver con personal vinculado al hoy Departamento de Caldas y con personal que fue vinculado antes del año 1966 al Viejo Caldas. Esta información reposa en los archivos porque la capital del departamento hasta 1966 también era Manizales y ahí se encontraba la sede de la administración departamental.  Se integrará la comisión que atenderá las peticiones documentales que eleven los ciudadanos respecto a vinculaciones laborales y la organización definitiva del archivo, comisión que será coordinada por el secretario general o quien haga sus veces.

4. De la Directora de Recursos Humanos del Departamento de Risaralda Señaló que en los archivos del departamento solo “reposan sabanas con nóminas

(formato en el cual están consignados el pago de funcionarios que eran del Departamento de Caldas que pasaron a ser parte del Departamento de Risaralda, 14 municipios) desde el año 1932 hasta 1967, significa lo referido que se carece de actuaciones administrativas esenciales para determinar los tiempos de servicios estatales dado que no se cuenta con actos de nombramiento y posesión (acto condición), vacaciones, licencias, suspensiones, etc., actos jurídicos que son

indispensables para eventualmente certificar la continuidad o no del servicio público.” Los documentos se guardaron en 282 cajas sin ningún orden, sin fechas y no se sabe a qué empleado y en qué momento se le pagó el valor de nómina, lo que hace imposible su comprensión. Tampoco se sabe la fecha en la que la documentación fue enviada al Departamento de Risaralda. Se libró comunicación a los municipios que pertenecen a Risaralda con el fin de tener información de los archivos de 1932 a 1967, hasta la fecha solo respondieron Marsella el 20 de octubre de 2015 y Santa Rosa de Cabal el 22 de octubre de 2015 en el sentido que no reposan archivos documentales en esas fechas. No fue posible concertar con los delegados de los Departamentos de Caldas y del Quindío la compilación de la información en un solo archivo.

III. CONSIDERACIONES

1. Competencia de la Sala El artículo 112 de la Ley 1437 de 2011, por la cual se expidió el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, CPACA, asignó entre otras, a la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Esta