CE-11001-03-15-000-2010-01008-00(AC)-2010

SISTEMA DE GESTION JUDICIAL - Acto de comunicación de los mensajes de datos sobre procesos judiciales / DATOS REGISTRADOS EN EL SISTEMA DE GESTION JUDICIAL - Carácter oficial. Responsabilidad de los servidores públicos Estima la Sala pertinente, realizar algunas consideraciones alrededor de la sentencia T686 de 31 de agosto de 2007 de la Corte Constitucional, M.P. Jaime Córdoba Triviño, por cuanto en esta providencia se realiza un estudio pormenorizado respecto al carácter de acto de comunicación de los mensajes de datos sobre los procesos registrados en los computadores de los despachos judiciales, el carácter oficial de los datos registrados, la equivalencia del mensaje de datos con los documentos escritos, su finalidad y su justificación del sistema de gestión, otro punto que se resalta es la responsabilidad de los servidores encargados de alimentar el sistema. Así la Corte Constitucional en la tutela referida, analizó un caso en que se presentó la vulneración de los derechos fundamentales cuando se negó toda relevancia de los errores, declarando fuera del término las actuaciones realizadas por las partes que confiaron en la información suministrada por la administración de justicia. En esa ocasión se incurrió en un error en la fecha del mensaje del dato, suministrado por medio del sistema de gestión, cuando se alimentó el historial del proceso, por lo que en esa oportunidad generó confusión en los términos de interposición de los recursos, vulnerando así el debido proceso.

NOTA DE RELATORIA: Sobre el sistema de gestión judicial: Corte Constitucional, sentencia de 31 de agosto de 2007, Rad. T-686, MP. Jaime Córdoba Triviño

VIGILANCIA DE LAS ACTUACIONES JUDICIALES - Deber de los apoderados se cumple cuando se consulta en medio físico o electrónico si tiene equivalencia funcional / SISTEMA DE INFORMACION JUDICIAL - Equivalencia funcional del medio físico y electrónico / DATOS DEL SISTEMA DE INFORMACION SIGLO XXIActo de comunicación procesal / INFORMACION NO REGISTRADA EN EL SISTEMA DE INFORMACION JUDICIAL - Deber ser consultada en el expediente En la sentencia T-686 de 2007, se señaló respecto del deber de los apoderados de consultar las actuaciones surtidas en los procesos, se indicó que este deber se cumple cuando se consulta personalmente en medio físico el expediente, o cuando se consulta por medios electrónicos, siempre que estas anotaciones tengan equivalencia funcional, en los siguientes términos: (…) “Así pues, es claro que una de las obligaciones propias de los abogados que actúan como apoderados en un proceso es estar al tanto de las actuaciones judiciales que se surtan en el mismo para así poder intervenir de manera oportuna en defensa de los intereses de sus representados. Para cumplir con este deber de vigilancia los abogados reconocidos como apoderados en un proceso pueden acudir por sí mismos a los despachos judiciales para consultar el estado de los procesos, o delegar esta función en abogados suplentes o en dependientes, en todo caso asumiendo los primeros la responsabilidad por los actos de sus delegados, de acuerdo a lo establecido en el artículo 28, numeral 10, del Código Disciplinario del Abogado. Lo que no aparece determinado es si este deber de vigilancia de las

actuaciones judiciales sólo se satisface con la lectura directa de los expedientes, o si puede cumplirse mediante la consulta de los demás mecanismos de información que utilizan los despachos judiciales para publicitar sus actuaciones. Si, como quedó establecido antes, los datos relativos al historial de los procesos y la fecha de las actuaciones judiciales registrados en los sistemas de información computarizada de los juzgados, constituyen equivalentes funcionales de la información escrita que reposa en los expedientes en relación con estos mismos datos, cabe concluir que los abogados satisfacen su deber de vigilancia, sólo en relación con estos datos, se insiste en ello, a través de su consulta en las pantallas de los computadores de los despachos judiciales. (…)”. De la anterior transcripción es dable concluir que el historial de los procesos (registrados en el sistema de información Siglo XXI que pueden ser consultados en Internet y en los hardware dispuestos para el efecto en las Secretarias de los Despachos Judiciales tiene el carácter de un “mensaje de datos”. La emisión de este tipo de mensajes de datos puede considerarse un “acto de comunicación procesal”, porque a través de ella se pone en conocimiento de las partes, de terceros o de otras autoridades judiciales o administrativas las providencias y órdenes de jueces y fiscales. Se resalta entonces que la utilización de los sistemas de información sobre el historial de los procesos y la fecha de las actuaciones judiciales sólo se justifica si los ciudadanos pueden confiar en los datos que en ellos se registran. Sobre el deber de vigilancia de las actuaciones judiciales por los apoderados de las partes, la Corte entendió que este se satisface con el seguimiento a los procesos, a través de su

consulta en las pantallas de los computadores de los despachos judiciales, sin tener que acudir al expediente, siempre y cuando la información registrada en los sistemas de información computarizada constituyan un equivalente funcional de la información que reposa en el proceso. Con todo, la Corte también resalta que la información no registrada en el Sistema debe ser revisada por el abogado directamente en el expediente.

NOTA DE RELATORIA: Sobre los sistemas de gestión judicial, Corte Constitucional, sentencia de 31 de agosto de 2007, Rad. T-686, MP. Jaime Córdoba Triviño.

SISTEMA DE GESTION JUDICIAL SIGLO XXI - Confianza legitima si hay equivalencia funcional entre el medio físico y electrónico / DEBIDO PROCESONo se vulneran por omisión de apoderado en vigilancia de proceso judicial al no consultar medio físico ante inexistencia de registro electrónico / ACCESO A LA ADMINISTRACION DE JUSTICIA - No se vulneran por omisión de apoderado en vigilancia de proceso judicial al no consultar medio físico ante inexistencia de registro electrónico En el caso concreto, el proceso fue repartido al Juzgado Treinta y Siete Administrativo de Cundinamarca y se radicó bajo el número 25000-23-26-000-2005-01415-01. El Juez avocó conocimiento y luego de surtir todo el trámite de la instancia, mediante sentencia de 27 de octubre de 2009 declaró administrativamente responsable a la Procuraduría General de la Nación. La anterior providencia se notificó por edicto fijado el 3 de noviembre de 2009 y se desfijó el 5 de noviembre de 2009. En escrito del 10 de

noviembre de 2009, la apoderada en ese momento de la demandada interpuso recurso de apelación sin sustentarlo, el cual fue concedido por el Juzgado en el efecto suspensivo mediante auto del 26 de enero de 2010. El proceso se envió al Tribunal en oficio del 3 de febrero del año en curso y allí fue repartido el 15 de febrero de 2010 bajo el número único de radicación 25000-23-26-000-2005-01415-02. Mediante auto de 3 de marzo de 2010 se corrió traslado a la parte demandada por el término de tres días para sustentar el recurso de apelación interpuesto oportunamente. La anterior providencia se notificó por estado el 9 de marzo de 2010. El término para sustentar corrió, sin que la parte apelante hiciera manifestación alguna. El 5 de mayo de 2010, se dictó el auto por medio del cual se declaró desierto el recurso de apelación interpuesto por la apoderada de la Procuraduría General de la Nación. Resalta la Sala que sólo hasta el 27 de julio de 2010, la Procuraduría General de la Nación a través del abogado Carlos Enrique Palacios, solicitó información del proceso. Por lo anterior, se evidencia por la Sala que la actora sólo se percató de las actuaciones surtidas, incluyendo el archivo del expediente cuando el Juzgado remitió copia de las actuaciones surtidas en el mismo. De otra parte, no se prueba por la actora con el escrito de tutela que la apoderada de la entidad hubiera consultado directamente en la Secretaría del Tribunal el expediente; que haya preguntado directamente a los empleados de la mencionada Corporación

información sobre el estado del mismo; que se hubiera adelantado cualquier otra consulta vía Internet con el número de radicación 25000-23-26-000-2005-01415-01 en fechas anteriores, concomitantes y posteriores al momento en que se surtió la segunda instancia. (…) En consecuencia, la Sala considera que no se encuentra evidencia en el trámite de la presente tutela que la apoderada de la accionante cumpliera con su deber de vigilancia a las actuaciones judiciales pues como se anotó en el acápite 3.1.2 de la parte considerativa de esta providencia, el deber de los apoderados es el de consultar las actuaciones surtidas en los procesos, bien personalmente accediendo al expediente en medio análogo, o por medios electrónicos. Ahora bien, la Sala estima pertinente señalar que generan confianza legítima a los usuarios de la administración de justicia cuando las anotaciones tengan equivalencia funcional, entendida ésta como la información que reposa en el sistema y en el expediente. Por lo que la información que no se encuentra en el sistema debe ser consultada directamente en el expediente, solicitándola a los empleados de la Secretaria del Despacho en que se encuentre, lo cual es obligación del apoderado de las partes. Corolario de lo anterior, esta Sala no tutelará los derechos fundamentales al debido proceso y el acceso a la administración de justicia de la actora.

CONSEJO DE ESTADO

SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO

SECCION SEGUNDA

SUBSECCION “B”

Consejero ponente: GERARDO ARENAS MONSALVE

Bogotá, D.C., veinticinco (25) de octubre de dos mil diez (2010)

Radicación número: 11001-03-15-000-2010-01008-00(AC)

Actor: PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION

Demandado: TRIBUNAL ADMINISTRATIVO DE CUNDINAMARCA, SECCION TERCERA Y OTRO Decide la Sala la solicitud de tutela presentada por la Procuraduría General de la Nación contra el Tribunal Administrativo de Cundinamarca Sección Tercera y el Juzgado 37

Administrativo del Circuito Judicial de Bogotá.

I. ANTECEDENTES

1. La solicitud y pretensiones.

La Procuraduría General de la Nación, actuando por medio de apoderado, en ejercicio de la acción de tutela solicitó que se protegieran sus derechos fundamentales al debido proceso y al acceso a la administración de justicia, que estimó lesionados por el Tribunal Administrativo de Cundinamarca Sección Tercera y el Juzgado Treinta y Siete Administrativo del Circuito Judicial de Bogotá, por cuanto no se leído la posibilidad de conocer las actuaciones surtidas en segunda instancia dentro del proceso radicado con el No. 25000-23-26-000-2005-01415-01. En consecuencia pidió que se conceda un nuevo término para sustentar el recurso de apelación interpuesto dentro del citado proceso.

2. Los Hechos y Consideraciones del actor.

La parte actora expuso como hechos de la solicitud de amparo, los que se sintetizan a continuación: (fls. 1 a 11). Indicó la actora, que la apoderada de la Procuraduría General de la Nación en el proceso adelantado por Carlos García Prieto contra dicha entidad, radicado con el número

25000232600020050141501, interpuso en tiempo el recurso de apelación contra la sentencia de primera instancia de 27 de octubre de 2009, la cual accedió a las pretensiones de la demanda, declarando administrativamente responsable a la Procuraduría ( fl. 45), dicho recurso se concedió por el Juzgado Treinta y Siete Administrativo del Circuito de Bogotá mediante auto de 26 de enero de 2010 (fl. 47 y 47 vuelto). Expuso que la Secretaría del Juzgado, remitió el expediente el 3 de febrero de 2010, al Tribunal Administrativo de Cundinamarca para que se surtiera el trámite de la segunda instancia. (fl.48) Señaló el tutelante que desde esa fecha, quien fungía como la apoderada de la entidad, estuvo atenta a los registros que aparecieron en el Software, Siglo XXI, consultando las anotaciones correspondientes al proceso No. 25000232600020005141501 entre las que se desataca la última actuación que allí se registró fue “FECHA DE ACTUACION: 11-0210; ACTUACION: RECIBE MEMORIALES; ANOTACION: REGRESA EXPEDIENTE CON

APELACION SENTENCIA PASA A REPARTO SUBSECCION B; REGISTRO 11 -02-10”.

Por lo anterior, la Procuraduría el “21 de julio de 2010” solicitó al se realizara una auditoria especial al Sistema Siglo XXI, en especial lo concerniente a las anotaciones del proceso 25000232600020005141501. El 29 de julio de 2010, el Secretario de la Sección Tercera del Tribunal Administrativo,

respondió a la Procuraduría manifestándole que si bien el software de gestión se puede consultar vía Internet, ello no significa que los interesados puedan dejar de lado su obligación de informarse en las secretarías de los despachos judiciales, sobre el trámite de los procesos. Así mismo, el Secretario de la Sección Tercera del Tribunal, anotó que el radicado 25000232600020005141501 correspondía a las actuaciones surtidas por el Tribunal en primera instancia, antes de la creación de los Juzgados Administrativos y que allí se registró que el proceso llegaba nuevamente con apelación y que debía realizarse nuevo reparto. El nuevo reparto se efectuó el 15 de febrero de 2010 con el número de radicado 25000232600020005141502, teniendo en cuenta que se trataba del trámite de segunda instancia (fls. 28 y 28 vuelto) Reiteró la actora, que de lo expuesto se concluye que se generó una confusión en la apoderada de la Procuraduría, por cuanto no se le informó del cambio del radicado del proceso; lo que le impidió conocer las actuaciones surtidas por el Despacho a quien le correspondió el conocimiento del recurso de apelación por virtud del nuevo reparto. Señaló que el Consejo de Estado, en una situación similar al presente asunto, tuteló el derecho al debido proceso en sentencia de 14 de agosto de 2008 dentro del trámite de tutela promovido por la señora Mélida Parrado Pardo. Resaltó que lo que se pretende con la solicitud de tutela, es que se le de la oportunidad, para que el Juez de segunda instancia del proceso ordinario estudie sus argumentos

contra la decisión adoptada en el fallo de 27 de de octubre de 2009 dictado por el Juez Treinta y Siete Administrativo del Circuito Judicial de Bogotá en el proceso 250002326000200501415.

3. Contestación de la entidad accionada.

Mediante el auto 26 de agosto de 2010 se notificó a la parte accionada y se puso en conocimiento la admisión de la demanda de tutela a los terceros interesados en las resultas del proceso (fls. 35 y 36). El Juzgado Treinta y Siete Administrativo del Circuito Judicial de Bogotá - Sección Terceraen escrito visible a folios 42 a 43 vueltos, manifestó que en el software de los Juzgados, no se registran actuaciones del Tribunal, pues cada secretaria es responsable de anotar las actuaciones que ante cada uno de los Despachos se surtieron. Por lo anterior resalta que las actuaciones en el software de gestión a cargo de la secretaria del Juzgado como las notificaciones de las providencias proferidas en él se cumplieron a cabalidad y no hay lugar a responder por las actuaciones imputables a la Secretaria de la Sección Tercera del Tribunal Administrativo. Resaltó que el sistema de gestión Siglo XXI, esta instituido para facilitar el trabajo tanto de la jurisdicción como de los abogados que sirven a ella, pero ello no los exime del deber de consultar las notificaciones que se efectúan en la forma ordenada por el Código de Procedimiento Civil. El Tribunal Administrativo de Cundinamarca, a través de la Secretaria de la Sección Tercera, señaló que el cambio de radicado se debió a que el proceso llegó al Tribunal por segunda vez, para que surtiera la segunda instancia (fl. 68).

El Tribunal Administrativo de Cundinamarca, Sección Tercera, Subsección B, a través del Magistrado ponente conductor del proceso ordinario, en escrito visible a folios 87 a 89 vuelto, señaló las actuaciones surtidas en la segunda instancia indicando que mediante auto de 3 de marzo de 2010, se corrió el traslado de 3 días a la parte apelante para que sustentara el recurso (fl. 92); que el 5 de mayo de 2010, se profirió el auto mediante el cual se declaró desierto el recurso de apelación, por no haberse sustentado en el término legal (fl. 95), porque providencia que se notificó por estado el 11 de mayo del mimo año cobró ejecutoria el 14 de mayo de 2010 (fl. 93). Señaló que si la parte demanda, hoy accionante hubiera consultado con atención la información que brindaba en el sistema de gestión, pudo haberse dado cuenta que si bien aparecen dos registros con el número de proceso 25000232600020050141501 y 25000232600020050141502, el primero, corresponde a la demanda radicada en primera instancia en el año 2005 ante esta Corporación, despacho del Magistrado Alfonso Sarmiento, cuya última actuación registrada fue el 28 de julio de 2006, con anotación de remisión a los juzgados administrativos y el segundo con fecha de radicación 15 de febrero de 2010, es decir, la vigencia en la cual se había interpuesto el recurso de apelación y en este aparecen las actuaciones registradas respecto de la presentación del recurso de apelación, el traslado para sustentar el recurso y la declaratoria de desierto del

mismo.. Sumado a que la misma información brindada por el sistema de gestión consta que dicha providencia fue notificada por estado , con lo cual imponía la necesidad de consultar en forma física y directa sobre el expediente el contenido del referido auto, en el cual consta que corría el traslado para sustentar el recurso de apelación. Además, en el escrito de tutela se menciona que la accionante solamente conoció del auto que declaró desierto el recurso de apelación, pero aun así no se observa que haya interpuesto contra el mismo los recursos de ley, en este caso el de súplica por ser un auto interlocutorio de ponente, de acuerdo al artículo 183 del C.C.A. situación que torna improcedente la acción de tutela que aquí se intenta, pues la misma no fue creada para revivir términos ni oportunidades procesales ya vencidas. Argumentó el Magistrado, que el hecho según el cual la información de esa Corporación se encuentre sistematizada en el circuito de Bogotá, y a cuyo contenido puedan acceder los usuarios de la administración de justicia en el sistema de gestión, no significa que con ello se suplan o reemplacen las notificaciones legales de los autos y providenciad judiciales, toda vez que la ley no ha modificado los mecanismos establecidos por ella para la notificación de las decisiones judiciales, por lo cual corresponde a las partes interesadas la obligación de acudir a los despachos judiciales para notificarse de las mismas o consultar los estados o edictos correspondientes. Reiteró que el sistema de gestión de la Rama Judicial es un mecanismo auxiliar que no remplaza los mecanismos legales establecidos para la realización de las notificaciones,

lo que implica que el apoderado de la parte accionante debió estar pendiente de la decisión tomada por el Despacho, toda vez que dicho traslado fue notificado legalmente por estado de conformidad con el artículo 321 del C.P.C.. El señor Carlos Gabriel Gracia Prieto, como tercero interesado en las resultas del trámite de tutela, por cuanto actuó como parte demandante en el proceso de reparación directa radicado con el número 250002326000200501415, manifestó que no entiende la dificultad que argumenta la Procuraduría General de la Nación, pues por el contrario su apoderado en el proceso consultó el sistema y de manera diligente estuvo atentó a las actuaciones surtidas por el juez de segunda instancia, sin que hubiera manifestado nunca alguna dificultad en la consulta del proceso. Argumentó que la Secretaria de la Sección Tercera, no se apartó de establecido en la ley, para adelantar las notificaciones surtidas en el proceso, en segunda instancia, pues se corroboró que se fijaron los estados, en tiempo y se dio la oportunidad a la apelante de sustentar su recurso sin que se hubiera realizado gestión alguna, para cumplir este requerimiento, lo que demuestra descuido sumo de la apoderada de la entidad. Destacó que no puede pretenderse reiniciar los términos, de los cuales no se hizo en su oportunidad, so pretexto del desconocimiento del cambio de un dígito en la radicación, pues como es sabido contaba con otras formas para consultar el trámite del proceso, como era acudir a revisar directamente el expediente y realizar las visitas a la Secretaria del Tribunal, para averiguar el estado del proceso pues allí no sólo se puede consultar por

el número de radicación sino por el demandante o el demandado. Anotó que le causa curiosidad que la apoderada de la Procuraduría, apelante en el proceso ordinario, no pudiera tener acceso a las actuaciones surtidas en segunda instancia, cuando la contra parte no tuvo dificultad alguna para consultar las actuaciones adelantadas en el proceso, las cuales le generaron certeza de que se dejaba en firme el fallo de primera instancia y que tenia plena seguridad de la firmeza de la decisión adoptada por el Juzgado Administrativo (fls. 110 a 113).

II. CONSIDERACIONES DE LA SALA

1. Competencia La Sala es competente para conocer de la presente solicitud de tutela contra el Tribunal Administrativo de Cundinamarca, Sección Tercera, virtud de lo dispuesto en el Decreto 1382 de 2000, el cual establece reglas para el reparto de la acción de tutela. 1.2. Generalidades de la acción de tutela Según lo establecido en el artículo 86 de la Constitución Política, toda persona tiene acción de tutela para reclamar ante los jueces la protección inmediata de sus derechos constitucionales fundamentales cuando quiera que sean violados o amenazados por la acción o la omisión de las autoridades, o de particulares en los casos que señala la ley, y procede sólo cuando el afectado no disponga de otro medio judicial de defensa, salvo que la utilice como mecanismo transitorio para evitar un perjuicio irremediable.

Esta acción tiene dos particularidades esenciales a saber: la subsidiariedad y la inmediatez; la primera, por cuanto sólo resulta procedente cuando el perjudicado no disponga de otro medio de defensa judicial, a no ser que busque evitar un perjuicio

irremediable y; la segunda, porque se trata de un instrumento jurídico de protección inmediata que es viable cuando se hace preciso administrar la guarda efectiva, concreta y actual del derecho fundamental sujeto a vulneración o amenaza.

3. SISTEMA DE INFORMACION DE LA RAMA JUDICIAL, “ SITEMA DE GESTION SIGLO XXI” 3.1. Sentencia T686 de 2007 de la Corte Constitucional1.

Estima la Sala pertinente, realizar algunas consideraciones alrededor de la sentencia T686 de 31 de agosto de 2007 de la Corte Constitucional, M.P. Jaime Córdoba Triviño, por cuanto en esta providencia se realiza un estudio pormenorizado respecto al carácter de acto de comunicación de los mensajes de datos sobre los procesos registrados en los computadores de los despachos judiciales, el carácter oficial de los datos registrados, la equivalencia del mensaje de datos con los documentos escritos, su finalidad y su justificación del sistema de gestión, otro punto que se resalta es la responsabilidad de los servidores encargados de alimentar el sistema. Así la Corte Constitucional en la tutela referida, analizó un caso en que se presentó la vulneración de los derechos fundamentales cuando se negó toda relevancia de los errores, declarando fuera del término las actuaciones realizadas por las partes que confiaron en la información suministrada por la administración de justicia. En esa ocasión se incurrió en un error en la fecha del mensaje del dato, suministrado por medio del sistema de gestión, cuando se alimentó el historial del proceso, por lo que en esa oportunidad generó confusión en los términos de interposición de los recursos, vulnerando así el debido proceso.

Para el asunto que ocupa actualmente la atención de la Sala, trascribiremos los apartes relacionados con la naturaleza del historial de los procesos que se encuentra en el sistema de gestión, el cumplimiento de la publicidad de las actuaciones judiciales y la 1 Sentencia T686 de 31 de agosto de 2007, MP: Jaime Córdoba Triviño. Referencia expediente T1620094. equivalencia funcional del mensaje de datos que informan sobre el historial del proceso y a la información escrita en el expediente. 3.1.1. El valor de los mensajes de datos relativos al historial de los procesos registrados en los sistemas de información computarizada de los despachos judiciales. “(…) De acuerdo a las definiciones establecidas en el artículo 2 de la Ley 5272, no cabe duda que la información sobre el historial de los procesos que aparece registrada en los computadores de los juzgados tiene el carácter de un “mensaje de datos”, por cuanto se trata de información comunicada a través de un medio electrónico, en este caso la pantalla de un computador que opera como dispositivo de salida. Asimismo, la emisión de este tipo de mensajes de datos puede considerarse un “acto de comunicación procesal”, por cuanto a través de ella se pone en conocimiento de las partes, de terceros o de otras autoridades judiciales o administrativas las providencias y órdenes de jueces y fiscales en relación con los procesos sometidos a su conocimiento3. Finalmente, es claro que los sistemas informáticos utilizados por los despachos judiciales para generar, enviar, archivar o procesar tales mensajes de datos configuran un “sistema de información” para los efectos de la Ley 527.

15. La progresiva implementación de este tipo de mecanismos por parte de la

rama judicial responde a la finalidad de hacer más eficiente el cumplimiento de sus funciones, racionalizando el uso del tiempo por parte de los empleados y funcionarios judiciales, pues con ayuda de aquellas herramientas se espera disminuir el volumen de usuarios que demanda el acceso directo a los expedientes. Igualmente contribuye a la publicidad de las actuaciones judiciales, al disponer de un sistema de información que permite conocer a los ciudadanos la evolución de los procesos en cuyo seguimiento estén interesados. En definitiva, el recurso a estos sistemas de información constituye una herramienta que facilita a la administración de justicia el cumplimiento eficiente de sus cometidos, en particular de su deber de dar publicidad a las actuaciones judiciales, a la vez que facilita a los ciudadanos el acceso a la administración de justicia.

16. Tan loables propósitos sólo se satisfacen si los datos registrados en dichos sistemas computarizados tienen carácter de información oficial, de modo tal que pueda generar confianza legítima en los usuarios de la administración de justicia.

De lo contrario, la implementación de tales sistemas además de no contribuir a lograr mayores niveles de eficiencia, publicidad y acceso a la administración de justicia, puede incluso resultar contraproducente para alcanzar tales fines. (…) En definitiva, la utilización de los sistemas de información sobre el historial de los procesos y la fecha de las actuaciones judiciales sólo se 2 Recogidas en el artículo 1, literales i) y j) del Acuerdo de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura No. PSAA06-3334 de 2006, en los siguientes términos: Mensaje de Datos: Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como el correo

electrónico e Internet. Para efectos de la aplicación de este acuerdo la noción de mensaje de datos no aplica a documentos enviados vía fax. Sistema de Información: Es todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar, conservar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos. 3 El artículo 1, literal a) del Acuerdo de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura No. PSAA063334 de 2006, define los “Actos de Comunicación Procesal” como “todos aquellos actos o actividades de comunicación definidas en la ley, que ponen en conocimiento de las partes, terceros o de otras autoridades judiciales o administrativas, las providencias y órdenes del juez o del fiscal, relacionadas con el proceso, así como de éstos con aquellos”. justifica si los ciudadanos pueden confiar en los datos que en ellos se registran. Y ello puede ocurrir siempre y cuando dichos mensajes de datos puedan ser considerados como equivalentes funcionales de la información escrita en los expedientes. (…)

18. Como antes se explicitó, la comunicación de datos relacionados con el historial de los procesos y la fecha de las actuaciones judiciales a través de la pantalla de los computadores de los juzgados tiene el carácter de un “acto de comunicación procesal”, por cuanto a través de ella se da noticia a los usuarios de la administración de justicia de la existencia de providencias y órdenes de jueces y fiscales en relación con los procesos sometidos a su conocimiento. Sin embargo, este tipo de actos de comunicación procesal no se realiza a través del correo electrónico, sino de un dispositivo informático distinto, cual es una base de datos cuya información se da a conocer a través de la pantalla de un computador

instalado en la propia sede de los despachos judiciales. Este sólo argumento, de índole literal, bastaría para concluir que la norma contenida en la disposición que se transcribe no resulta aplicable al caso que ahora ocupa a la Corte.

20. En segundo lugar, existen diferencias entre el tipo de información que se transmite y la finalidad que con ella se cumple. Los actos de comunicación procesal a los que se refiere el Acuerdo de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura No. PSAA06-3334 de 2006 son los actos a través de los cuales se realizan notificaciones por correo electrónico o se da a conocer el contenido íntegro de providencias judiciales4, más no, como ocurre en este caso, actos de comunicación en los que simplemente se da a conocer el historial y la fecha de las actuaciones surtidas en un proceso. Por tal razón