CE-11001-03-15-000-2011-00267-00(AC)-2011

ACCION DE TUTELA - Código único de identificación de procesos. Sistema de información de procesos en la Rama Judicial / CAMBIO EN LA RADICACION DEL NUMERO DEL PROCESO - No configura transgresión de los derechos fundamentales En relación con el Código Único de Identificación de los Procesos Judiciales, es preciso señalar, que la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, con el fin de garantizar el adecuado funcionamiento de los sistemas de información de la Rama Judicial, definió la estructura a través de cual se ha permitido otorgarle un número único de identificación a los procesos que cursan en dicha Rama del poder público. El Acuerdo No. 201 de 1997 “Mediante el cual se determina el código único de identificación de Corporaciones, Juzgados y demás entidades de la Rama Judicial y el número de radicación de procesos”, que estableció un sistema de bloques numéricos correspondientes a códigos, que permiten indicar aspectos tales como: la ubicación del proceso dentro del territorio nacional, la Corporación Judicial correspondiente, la Sala o especialidad que conoce del proceso, el consecutivo de la Corporación, el año en que nace el proceso, el consecutivo de radicación que reinicia cada año, y el consecutivo de recursos del proceso, el cual variará conforme a los recursos interpuestos. De conformidad con lo anterior, y especialmente con este último criterio, se infiere, que en la medida en que un proceso judicial sea objeto de recursos, se verá avocado a la modificación de los dos dígitos asignados para señalar precisamente el consecutivo de los recursos interpuestos. Las anotaciones realizadas en el historial de los procesos registrados en el sistema de información al público de los

Despachos Judiciales, configuran un sistema de información que debe garantizar la certeza y confiabilidad de la información que suministra, en tanto sólo de esta manera se pueden cumplir los objetivos de eficiencia y agilidad en la prestación del servicio. Siendo ello así, y teniendo en cuenta que la implementación de este tipo de mecanismos responde a la finalidad de hacer más eficiente el cumplimiento de las funciones asignadas a la Rama Judicial, racionalizando el uso del tiempo por parte de los empleados y funcionarios judiciales por medio de la disminución del volumen de usuarios que demanda el acceso directo a los expedientes dada la publicidad de las actuaciones judiciales al disponer de un sistema de información, para la Sala resulta claro, que los datos registrados en dichos sistemas computarizados tienen el carácter de información oficial y pueden generar confianza legítima en los usuarios de la administración de justicia. De lo anterior se concluye, que el propósito fundamental de establecer un sistema computarizado de registro de actuaciones de los Despachos de la Rama Judicial, es brindar certeza en la información suministrada a las personas que acuden a él y relevarlas de la obligación de revisar directamente los expedientes, pues de lo contrario nada justificaría su implementación. Para el caso concreto resulta de especial importancia advertir, que como su nombre lo indica, se trata de un Sistema de Información de Gestión de Procesos en la Rama Judicial, que en manera alguna reemplaza el trámite que la norma establece para efectos de las notificaciones que deben surtirse en relación con las diferentes actuaciones que se profieren a lo largo de los procesos. En concordancia con lo anotado, se aprecia

que la providencia cuestionada, mediante la cual se ordenó a la Entidad demandada (que estaba representada por un profesional del derecho) sustentar el recurso de apelación, fue notificada por Estado el 16 de junio de 2010, de conformidad con lo establecido en el artículo 321 del C.P.C., aplicable por remisión expresa del artículo 267 del C.C.A. En este sentido, necesario es indicar, que es deber de quienes ejercen el derecho de postulación, adelantar la respectivas labores de vigilancia frente a los procesos a ellos encomendados. Así pues, es claro que el representante judicial del Municipio de Zipaquirá en el proceso de Acción Contractual, que es el mismo que ahora instaura la Acción de Tutela, descuidó su deber, al no percatarse de que la actuación censurada había sido notificada mediante el Estado de 16 de junio de 2010, por lo cual no es procedente, que dicha omisión pretenda ahora ser remediada a través de la interposición de una demanda de tutela.

NOTA DE RELATORIA: Sobre la publicidad de las actuaciones judiciales, Corte

Constitucional, sentencia T-686 de 2007, MP. Jaime Córdoba Triviño.

CONSEJO DE ESTADO

SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO

SECCION SEGUNDA

SUBSECCION “A”

Consejero ponente: GUSTAVO EDUARDO GOMEZ ARANGUREN

Bogotá, D.C., siete (7) de abril de dos mil once (2011) Radicación número: 11001-03-15-000-2011-00267-00(AC)

Actor: MUNICIPIO DE ZIPAQUIRA

Demandado: TRIBUNAL ADMINISTRATIVO DE CUNDINAMARCA - SECCION TERCERA Decide la Sala en primera instancia, la Acción de Tutela presentada por el apoderado judicial del Municipio de Zipaquirá contra las actuaciones surtidas por la Sección Tercera del Tribunal Administrativo de Cundinamarca dentro del proceso de Acción Contractual en el que figura como demandado el mencionado

Ente Municipal.

I. ANTECEDENTES

1. Derechos Fundamentales Invocados en Protección Actuando por intermedio de apoderado y en ejercicio de la Acción de Tutela consagrada en el artículo 86 de la Carta Política, el Alcalde de Zipaquirá, en representación de dicho Municipio, invocó la protección de los derechos fundamentales al debido proceso y defensa que consideró transgredidos por la Autoridad Judicial demandada, al declarar desierto el recurso de apelación interpuesto por ese Ente Municipal contra la sentencia de 27 de noviembre de 2009 proferida por el Juzgado Administrativo de Descongestión del Circuito de

Zipaquirá. Para ese efecto solicitó al Juez Constitucional, que con el fin de evitar un perjuicio irremediable para el Municipio demandante, anule las actuaciones surtidas, y le permita seguir adelante con el trámite del recurso de apelación impetrado.

2. Hechos De acuerdo con lo descrito por el petente en su escrito de tutela, la situación fáctica que originó la afectación de los derechos fundamentales se sintetiza de la siguiente forma: 2.1. En septiembre del año 2005, el Municipio de Zipaquirá fue demandado en Acción Contractual, correspondiéndole el proceso por reparto a la Sección Tercera

del Tribunal Administrativo de Cundinamarca, bajo el número de radicación 25000 23 26 000 2005 02077 (01). 2.2. Con la implementación de los Juzgados Administrativos, el proceso le fue remitido por competencia al Juzgado Administrativo de Descongestión del Circuito de Zipaquirá, quien dictó sentencia condenatoria para el aludido Municipio el día 27 de noviembre de 2009. 2.3. Dentro del término legalmente establecido, esto es, el 10 de diciembre de 2009, el apoderado del Municipio de Zipaquirá interpuso recurso de apelación contra la sentencia de primera instancia, el cual fue concedido por el Juzgado mencionado, a través de auto de 24 de marzo de 2011 y remitido al Ad quem el 21 de abril de 2010. 2.4. El expediente fue recibido el 18 de mayo de 2010 por el Tribunal Administrativo de Cundinamarca - Sección Tercera, conservando el número de radicación que desde el inicio le correspondió, bajo la siguiente anotación dentro del mensaje de datos contenido en los computadores del Tribunal: “REGRESA EXPEDIENTE CON APELACION SENTENCIA PASA REPARTO SUBSECCION B”. 2.5. No obstante, la Secretaría de la Sección Tercera al realizar el reparto el 24 de mayo de 2010, consignó las anotaciones del proceso en el sistema de información, pero con el número de radicación 25000 23 26 000 2005 02077 (02), es decir, diferente al inicialmente asignado, omitiendo registrar dicha novedad. 2.6. De conformidad con lo anterior, para la fecha atrás consignada (24 de mayo

de 2010), el proceso de Acción Contractual iniciado contra el Municipio de Zipaquirá, tenía 2 números de radicación, es decir, que existían 2 procesos diferentes, uno terminado en (01) y otro en (02). 2.7. Afirma, que el precitado hecho indujo en error al apoderado del Municipio de Zipaquirá, impidiéndole llevar a cabo una adecuada vigilancia del proceso, ya que éste continuó al pendiente del proceso identificado con el número terminado en (01). 2.8. El desconocimiento del número correcto de radicación por parte del abogado de la parte demandada, ocasionó que el recurso de apelación no fuera sustentado dentro del término concedido para tal efecto por el Tribunal Administrativo de Cundinamarca a través de auto de 11 de junio de 2010. 2.9. Al considerar que se había vulnerado su derecho de defensa, el apoderado del Municipio demandado solicitó la nulidad del auto anterior, alegando la omisión en la que en su sentir, había incurrido la Secretaría de la Sección Tercera, petición que fue rechazada por el Despacho correspondiente mediante proveído de 8 de octubre de 2010, que a su vez declaró desierto el recurso de apelación incoado por el extremo pasivo contra la sentencia de 27 de septiembre de 2009. 2.10. El demandado hizo uso del recurso ordinario de súplica, con el fin de procurar la modificación de la precitada decisión, sin embargo, el 23 de febrero de 2010 (Sic), se dictó la providencia a través de la cual se confirmó la providencia de 8 de octubre de 2010.

3. Fundamentos de Derecho

Sostuvo, que de conformidad con el artículo 228 de la Constitución Política, las actuaciones de la Administración de Justicia son públicas, y en ese sentido, la Secretaría de la Sección Tercera del Tribunal Administrativo de Cundinamarca tenía el deber de publicar por escrito el reparto del proceso referenciado dentro de la radicación No. 25000 23 26 000 2005 02077 (01), indicando, que a partir de ese momento le correspondería el número de radicación 25000 23 26 000 2005 02077 (02), y así evitar por un lado, dualidad de radicaciones para el mismo proceso, y por otro, que las partes incurrieran en error. Agregó, que el aspecto relacionado con la dualidad y el desconocimiento del número de radicación de los procesos, puede dar lugar a situaciones graves para los sujetos procesales, que para el caso concreto, significaría incluso la pérdida del litigio, circunstancia que no es posible endilgársela al apoderado que representa a la parte perjudicada, pues como lo ha sostenido la misma Corte Constitucional, existen errores de información en los computadores de los Juzgados, que pueden ser producidos por acción u omisión.

4. Contestación de la solicitud de tutela A través de auto de 10 de marzo de 2011, se admitió la acción en referencia, ordenándose notificar al Magistrado Ramiro Pazos Guerrero del Tribunal Administrativo de Cundinamarca y al Juzgado Administrativo de Descongestión del Circuito de Zipaquirá en calidad de demandados, así como a los integrantes del Consorcio P&P Plaza Zipaquirá, en calidad de terceros interesados. (Fl.70).

4.1. Del Juzgado Administrativo de Descongestión del Circuito de Zipaquirá. Procedió a dar contestación, expresando que se abstenía de realizar pronunciamiento alguno en relación con las actuaciones surtidas en el Tribunal Administrativo de Cundinamarca, por cuanto nada de ello le constaba. Añadió, que durante la permanencia del expediente en este Juzgado, se le dio el trámite previsto en la Ley, con observancia plena del debido proceso. 4.2. Del Tribunal Administrativo de Cundinamarca - Sección Tercera. Solicitó desestimar las pretensiones de la Acción de Tutela por considerarlas improcedentes. En relación con el caso objeto de Acción de Tutela manifestó, que la providencia a través de la cual se corrió traslado al apelante para que sustentara el recurso de apelación, fue notificada por estado el 16 de junio de 2010. Indicó, que en el Sistema de Justicia Siglo XXI que maneja la Rama Judicial se encuentra registrada la actuación referente al expediente 2005-2077, en la que se señala la fecha de ingreso al Despacho Sustanciador, así como las actuaciones surtidas en segunda instancia, información a la que adicionalmente, es posible tener acceso vía Internet. Agregó, que es deber de los abogados de las partes estar atentos y pendientes de sus procesos, no solamente en el Sistema de Información, sino a través de las Secretarías de las Secciones. Finalmente aclaró, que la circunstancia conforme a la cual la información de los procesos del Tribunal Administrativo de Cundinamarca se encuentre sistematizada, no significa que ello reemplace las notificaciones legales de los

autos o providencias judiciales; en efecto, agregó que la Ley en ningún momento ha modificado la forma de llevar a cabo la notificación de las decisiones, razón por la cual, es obligación de las partes interesadas acudir a los Despachos Judiciales para tales efectos. Recibido el expediente en el Despacho, sin que se observe causal de nulidad que lo invalide, procede la Sala a desatar la presente controversia.

II. CONSIDERACIONES

1. Competencia De conformidad con lo dispuesto en el artículo 86 de la Constitución Política, y el numeral 2° del artículo 1° del Decreto 1382 de 20001, esta Sala es competente para conocer de la presente acción, contra la Sección Tercera del Tribunal

Administrativo de Cundinamarca.

2. Presentación del Caso 1 Por medio del cual se establecen competencias para el reparto de la acción de tutela.

En el sub lite, el Apoderado Judicial del Municipio de Zipaquirá invocó la protección de los derechos fundamentales al debido proceso y defensa, presuntamente vulnerados por la Autoridad accionada. Señaló, que el hecho o acción que transgrede los derechos invocados en protección, radica en las diversas actuaciones surtidas por parte de la Sección Tercera del Tribunal Administrativo de Cundinamarca, a través de las cuales resolvió declarar desierto el recurso de apelación incoado por el Municipio de Zipaquirá contra la sentencia de 27 de noviembre de 2009 proferida por el Juzgado Administrativo de Descongestión del Circuito de dicho Municipio, sin tener en cuenta que al Apoderado Judicial le fue imposible conocer mediante el

Sistema de Información, las decisiones adoptadas en el curso de la segunda instancia, debido al cambio de los últimos dos dígitos asignados al expediente de (01) a (02). Por lo anterior, solicitó al Juez de Tutela que sea anulado el auto de 11 de junio de 2010 y revocados los de 8 de octubre del mismo año y 23 de febrero de 2011, a través de los cuales la Sección Tercera del Tribunal Administrativo de Cundinamarca declaró desierto el recurso de apelación y resolvió negativamente el recurso ordinario de súplica interpuesto, para que en su lugar, se le permita al Municipio de Zipaquirá sustentar el recurso de alzada y adelantar las demás acciones procesales que éste implica.

3. Problema Jurídico y Análisis del Caso Concreto El problema jurídico a resolver por esta Sala consiste en determinar si las actuaciones de la Autoridad Judicial demandada, que culminaron con la decisión de declarar desierto el recurso de apelación interpuesto por el Ente Municipal accionante, dieron lugar a la vulneración de los derechos invocados en protección.

Para desatar la cuestión litigiosa, la Sala hará un breve recuento de los hechos del proceso, y posteriormente, analizará algunos aspectos relevantes para el caso concreto, como lo relativo al código único de identificación de procesos, y al sistema de información de procesos en la Rama Judicial, para de esta manera establecer, si efectivamente se presentó la violación ius fundamental aludida, o si por el contrario, las actuaciones adelantadas se ajustaron a los lineamientos legales.

A través de sentencia de 27 de noviembre de 2009 el Juzgado Administrativo de Descongestión del Circuito de Zipaquirá, condenó a este Municipio, a pagarle la suma de $65.646.730 a los integrantes del Consorcio P&P Plaza Zipaquirá, dentro del proceso identificado con el número de radicación 25000 23 26 000 2005 02077 01. (Fl. 14 Cdno. Ppal.). Contra esta decisión, el apoderado judicial del Ente Municipal mencionado presentó oportunamente recurso de apelación, el cual fue concedido por el A quo mediante auto de 24 de marzo de 2010. Posteriormente, en virtud del oficio de 21 de abril de 2010, el expediente fue remitido a la Secretaría de la Sección Tercera del Tribunal Administrativo de Cundinamarca, para lo de su cargo. (Fls. 36, 38 y 39 ídem). El proceso se repartió por esta dependencia el 24 de mayo de 2010, al Magistrado Ramiro Pazos Guerrero, bajo el número 25000 23 26 000 2005 02077 02. (Fl. 40). El 11 de junio de 2010, el Magistrado Ponente profirió auto corriendo traslado al apelante para que sustentara el recurso de apelación interpuesto, providencia que fue notificada por Estado el 16 de junio de 2010. (Fl. 127 vto.). Mediante escrito radicado el 30 de agosto de 2010, el apoderado del Municipio de Zipaquirá solicitó al Magistrado Ponente la nulidad del auto por medio del cual

ordenó correr traslado para sustentar el recurso, aduciendo que el cambio de los últimos dos dígitos en el número de radicación del proceso, le había impedido hacerle seguimiento y en consecuencia, sustentar el recurso de alzada. (Fl. 133). No obstante, el 8 de octubre de 2010, el Magistrado correspondiente rechazó la solicitud de nulidad presentada y declaró desierto el recurso de apelación, habida cuenta de la ausencia de sustentación del mismo. (Fl. 137). El 23 de febrero de 2011, la Sala de Decisión de la Sección Tercera del Tribunal Administrativo de Cundinamarca, resolvió el recurso ordinario de súplica impetrado contra la decisión anterior, en el sentido de confirmarla. (Fl. 150). Como puede apreciarse, el punto central de la discusión planteada por el petente en la presente Acción Constitucional, se circunscribe a indicar que con la alteración de los últimos dos dígitos del número de radicación o identificación del proceso contractual, aparentemente se le impidió realizarle un adecuado seguimiento al trámite del recurso de alzada interpuesto ante el A quo, dando como resultado que el mismo fuera declarado desierto. Pues bien, en relación con el Código Unico de Identificación de los Procesos Judiciales, es preciso señalar, que la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, con el fin de garantizar el adecuado funcionamiento de los sistemas de información de la Rama Judicial, definió la estructura a través de cual se ha permitido otorgarle un número único de identificación a los procesos que cursan en dicha Rama del poder público.

Es el caso del Acuerdo No. 201 de 1997 “Mediante el cual se determina el código único de identificación de Corporaciones, Juzgados y demás entidades de la Rama Judicial y el número de radicación de procesos”, que estableció un sistema de bloques numéricos correspondientes a códigos, que permiten indicar aspectos tales como: la ubicación del proceso dentro del territorio nacional (5 dígitos), la Corporación Judicial correspondiente (2 dígitos), la Sala o especialidad que conoce del proceso (2 dígitos), el consecutivo de la Corporación (3 dígitos), el año en que nace el proceso (4 dígitos), el consecutivo de radicación que reinicia cada año (4 dígitos), y el consecutivo de recursos del proceso, el cual variará conforme a los recursos interpuestos (2 dígitos). De conformidad con lo anterior, y especialmente con este último criterio, se infiere, que en la medida en que un proceso judicial sea objeto de recursos, se verá avocado a la modificación de los dos dígitos asignados para señalar precisamente el consecutivo de los recursos interpuestos. Como la sentencia proferida dentro del proceso de Acción Contractual seguido en contra del Municipio de Zipaquirá, fue apelada, lógico es concluir que la numeración debía verse sometida a la respectiva reforma por parte de la Secretaría del Tribunal Administrativo de Cundinamarca al surtirse el trámite de la segunda instancia. Es decir, que dicha actuación se ajustó a los postulados normativos. Ahora bien, en relación con el Sistema de Información de los Procesos, ha de señalarse, que mediante Acuerdo No. 1591 de 2002 de la Sala Administrativa del

Consejo Superior de la Judicatura, se instauró el sistema de información de gestión de procesos y manejo documental (Justicia XXI), para, entre otros, los Juzgados Administrativos, los Tribunales Administrativos y el Consejo de Estado, el cual es de uso obligatorio para los servidores judiciales, so pena de la sanciones disciplinarias y administrativas a que haya lugar, como se indica en el artículo 5° de dicho Acuerdo. Las anotaciones realizadas en el historial de los procesos registrados en el sistema de información al público de los Despachos Judiciales, configuran un sistema de información que debe garantizar la certeza y confiabilidad de la información que suministra, en tanto sólo de esta manera se pueden cumplir los objetivos de eficiencia y agilidad en la prestación del servicio. Siendo ello así, y teniendo en cuenta que la implementación de este tipo de mecanismos responde a la finalidad de hacer más eficiente el cumplimiento de las funciones asignadas a la Rama Judicial, racionalizando el uso del tiempo por parte de los empleados y funcionarios judiciales por medio de la disminución del volumen de usuarios que demanda el acceso directo a los expedientes dada la publicidad de las actuaciones judiciales al disponer de un sistema de información, para la Sala resulta claro, que los datos registrados en dichos sistemas computarizados tienen el carácter de información oficial y pueden generar confianza legítima en los usuarios de la administración de justicia2. De lo anterior se concluye, que el propósito fundamental de establecer un sistema computarizado de registro de actuaciones de los Despachos de la Rama Judicial, es brindar certeza en la información suministrada a las personas que acuden a él y relevarlas de la obligación de revisar directamente los expedientes, pues de lo

contrario nada justificaría su implementación. En consecuencia, los empleados judiciales deben alimentar el historial de los procesos a su cargo de tal manera que reflejen de forma fidedigna el estado real de los mismos. No obstante, para el caso concreto resulta de especial importancia advertir, que como su nombre lo indica, se trata de un Sistema de Información de Gestión de Procesos en la Rama Judicial, que en manera alguna reemplaza el trámite que 2 Al respecto ver la Sentencia T-686 de 2007 M.P. Jaime Córdoba Triviño. la norma establece para efectos de las notificaciones que deben surtirse en relación con las diferentes actuaciones que se profieren a lo largo de los procesos. En concordancia con lo anotado, se aprecia que la providencia cuestionada, mediante la cual se ordenó a la Entidad demandada (que estaba representada por un profesional del derecho) sustentar el recurso de apelación, fue notificada por Estado el 16 de junio de 2010, de conformidad con lo establecido en el artículo 321 del C.P.C., aplicable por remisión expresa del artículo 267 del C.C.A. En este sentido, necesario es indicar, que es deber de quienes ejercen el derecho de postulación, adelantar la respectivas labores de vigilancia frente a los procesos a ellos encomendados. Así pues, es claro que el representante judicial del Municipio de Zipaquirá en el proceso de Acción Contractual, que es el mismo que ahora instaura la Acción de Tutela, descuidó su deber, al no percatarse de que la actuación censurada había sido notificada mediante el Estado de 16 de junio de 2010, por lo cual no es procedente, que dicha omisión pretenda ahora ser remediada a través de la

interposición de una demanda de tutela. En conclusión, observa la Sala que las actuaciones adelantadas por la Sección Tercera del Tribunal Administrativo de Cundinamarca se ajustaron a la Ley y no configuraron trasgresión alguna de derechos fundamentales, motivo por el cual, el amparó solicitado será denegado. Adicionalmente, se reitera que la notificación del auto que corrió traslado al demandado para que sustentara el recurso de apelación se hizo de acuerdo con las reglas procesales, por lo que una diligente actuación del apoderado de la parte demandada pudo haber evitado las consecuencias adversas generadas con su omisión al Municipio de Zipaquirá. Por esta razón, se ordenará en la parte resolutiva de este fallo, que se remita copia de esta providencia y del expediente al Consejo Seccional de la Judicatura de Cundinamarca - Sala Disciplinaria, con el fin de que investigue las posibles faltas en las que incurrió el abogado Miguel Antonio Arévalo Wiesner con T.P. 50.784 del C.S.J. En mérito de lo expuesto, el Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Segunda, Subsección “A”, administrando justicia en nombre de la República y por autoridad de la Ley, FALLA DENEGAR el amparo solicitado por el apoderado del Municipio de Zipaquirá, dentro de la Acción de Tutela promovida contra la Sección Tercera del Tribunal Administrativo de Cundinamarca. REMITIR copia de esta providencia y del expediente al Consejo Seccional de la Judicatura de Cundinamarca - Sala Disciplinaria, para que investigue las posibles

faltas disciplinarias en que pudo haber incurrido el apoderado del Municipio de Zipaquirá, dentro del proceso de Acción Contractual iniciado en su contra. LIBRENSE las comunicaciones de que trata el artículo 30 del Decreto 2591 de 1991, para los fines ahí contemplados. DE NO SER IMPUGNADA dentro de los diez (10) días siguientes a la ejecutoria de esta providencia, remítase el expediente a la Honorable Corte Constitucional para su eventual revisión. La anterior providencia fue estudiada y aprobada por la Sala en sesión de la fecha.

COPIESE, NOTIFIQUESE Y CUMPLASE.

GUSTAVO EDUARDO GOMEZ ARANGUREN

ALFONSO VARGAS RINCON LUIS RAFAEL VERGARA QUINTERO