CE-11001-03-15-000-2013-00096-00(AC)-2013

PERDIDA DE EXPEDIENTE - Constituye violación al debido proceso y de acceso a la administración de justicia De la jurisprudencia transcrita se desprende que la pérdida de un expediente implica per se la vulneración de los derechos fundamentales al debido proceso y de acceso a la administración de justicia y que la obligación de reconstruir el expediente radica en el juez que estaba conociendo del negocio jurídico, siempre que se compruebe que el mismo se “extravió” por motivos ajenos a la conducta de alguna de las partes dentro del proceso… Así las cosas, para la Sala resulta claro que el expediente se extravió después de haberse tramitado la notificación del agente del Ministerio Público y antes de ser enviado al Tribunal Administrativo de Cundinamarca, es decir, por hechos que no son atribuibles a la señora María Victoria Osorio Ardila.

NOTA DE RELATORIA: Ver, Consejo de Estado, Sección Quinta, sentencia del 6 de mayo de 2010, radicado número: 11001-03-15-000-2010-00427-00 (AC). C.P.

Dra. Susana Buitrago de Valencia, en cita.

CONSEJO DE ESTADO

SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO

SECCION CUARTA

Consejera ponente: CARMEN TERESA ORTIZ DE RODRIGUEZ (E)

Bogotá D.C., veintiocho (28) de febrero de dos mil trece (2013).

Radicación número: 11001-03-15-000-2013-00096-00(AC)

Actor: MARIA VICTORIA OSORIO ARDILA

Demandado: TRIBUNAL ADMINISTRATIVO DE CUNDINAMARCA - SECCION

SEGUNDA - SUBSECCION C Y OTROS.

Decide la Sala la acción de tutela instaurada por la señora María Victoria Osorio Ardila contra el Tribunal Administrativo de Cundinamarca, Sección Segunda, Subsección “C”, el Juzgado Cuarto Administrativo de Descongestión de Bogotá, el Tribunal Administrativo de Descongestión de Cundinamarca y la Dirección Seccional de Administración Judicial de Bogotá - Oficina de Apoyo y Servicio para los Juzgados Administrativos de Bogotá, de acuerdo con el numeral 2° del artículo 1° del Decreto 1382 de 2000.

I. ANTECEDENTES La señora MARÍA VICTORIA OSORIO ARDILA, actuando en nombre propio, instauró acción de tutela contra el TRIBUNAL ADMINISTRATIVO DE

CUNDINAMARCA, SECCIÓN SEGUNDA, SUBSECCIÓN “C”, el JUZGADO

CUARTO ADMINISTRATIVO DE DESCONGESTIÓN DE BOGOTÁ, el TRIBUNAL

ADMINISTRATIVO DE DESCONGESTIÓN DE CUNDINAMARCA y la

DIRECCIÓN SECCIONAL DE ADMINISTRACIÓN JUDICIAL DE BOGOTÁ - OFICINA DE APOYO Y SERVICIO PARA LOS JUZGADOS ADMINISTRATIVOS DE BOGOTÁ, por considerar vulnerado el derecho fundamental de acceso a la administración de justicia.

A. Hechos y fundamentos Del expediente, se advierten como hechos relevantes los siguientes: En ejercicio de la acción de nulidad y restablecimiento del derecho, la señora María Victoria Osorio Ardila demandó a la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Esa demanda correspondió por reparto al Juzgado Cuarto Administrativo de Descongestión de Bogotá, que profirió sentencia desestimatoria el 16 de enero de

2012. Afirmó la señora Osorio Ardila que dicho fallo fue apelado ante el Tribunal Administrativo de Cundinamarca, Sección Segunda, Subsección “C”, pero tuvo que ser devuelto al Juzgado Cuarto Administrativo de Descongestión de Bogotá, toda vez que “faltaba una firma del procurador delegado”. El 19 de octubre de 2012, debido a que no recibía noticia del paradero del expediente y en ejercicio del derecho fundamental de petición, la señora María Victoria Osorio Ardila le solicitó a la Subsección “C” de la Sección Segunda del Tribunal Administrativo de Cundinamarca que le informara de la ubicación del proceso de nulidad y restablecimiento del derecho incoado en contra de la Registraduría Nacional del Estado Civil. En Oficio del 26 de octubre de 2012, el Tribunal Administrativo de Cundinamarca, Sección Segunda, Subsección “C”, le informó a la señora María Victoria Osorio que no podía darle una respuesta de fondo a la solicitud, debido, de un lado, a que el Juzgado Cuarto Administrativo de Descongestión de Bogotá y la Oficina de Apoyo y Servicio para los Juzgados Administrativos de Bogotá, no contestaron a los requerimientos efectuados por esa Corporación y, del otro, que el Tribunal Administrativo de Cundinamarca de Descongestión informó que el expediente no aparece registrado en el software de gestión judicial “Siglo XXI”. Manifestó la señora María Victoria Osorio Ardila que “… a la fecha se desconoce el paradero de [su] expediente y, lo que es peor, no se han puesto las denuncias correspondientes, ni se ha ordenado la reconstrucción del mismo, que como están

las cosas, es a lo que ha lugar…”.

B. Pretensiones: Las pretensiones de la demanda de tutela son las siguientes: “Le solicito a su señoría que le solicite a las accionadas:

1. Determinar donde se encuentra el expediente.

2. Si se extravió, determinar bajo la responsabilidad de que instancia o funcionario.

3. Compulsar copias por el demostrado desgreño administrativo.

4. Si aparece el expediente, se le designe fallador en forma inmediata y dicte la sentencia que en derecho corresponda, sin más dilaciones injustificadas y perjudiciales en mi contra.” Una vez avocado el conocimiento de la presente acción, mediante auto del 25 de enero de 2013, se ordenó notificar a las partes (fl.18).

C. Oposición El Tribunal Administrativo de Cundinamarca, Sección Segunda, Subsección “C”, por intermedio del magistrado Ilvar Nelson Arévalo Perico, solicitó que se denegaran las pretensiones de la demanda de tutela en lo que a esa Corporación respecta, debido a que no existe prueba que permita establecer que el expediente está en poder de esa Corporación, por el contrario, las actuaciones registradas en el sistema demuestran que el expediente no ha sido radicado de nuevo en esa

Corporación. Agregó que son el Juzgado Cuarto Administrativo de Descongestión de Bogotá y la Oficina de Apoyo y Servicios para los Juzgados Administrativos de Bogotá, las entidades que deben responder por el expediente objeto de esta providencia, toda vez que son éstas las últimas que tuvieron contacto con dicho proceso. El Tribunal Administrativo de Cundinamarca de Descongestión, por conducto

de la Secretaría Común, informó que el 23 de agosto de 2012, una vez surtido el trámite de apelación, el expediente objeto de la presente acción de tutela regresó al despacho de origen con anotaciones de memoriales de fecha posterior que se relacionan con la solicitud elevada ante el juez de tutela. Aseveró que las anotaciones y firmas de recibido que aparecen en los documentos anexos al derecho de petición, no corresponden a ninguno de los funcionarios de esa Secretaría. Finalmente, informó que actualmente se encuentran adelantando una labor de búsqueda del expediente, no obstante, solicitó tener en cuenta que en dicha Secretaría se encuentran más de cuatro mil ochocientos expedientes para trámite de radicación, reparto, notificaciones por estado, edictos, oficios, telegramas, entre otros, lo que dificulta aquella búsqueda. La Oficina de Apoyo y Servicio para los Juzgados Administrativos de Bogotá, por conducto de la Coordinación, informó que el proceso de nulidad y restablecimiento del derecho en el que funge como demandante la actora fue recibido en esa dependencia el 29 de agosto de 2012, proveniente de la Secretaría General del Tribunal Administrativo de Cundinamarca. De igual forma, indicó que ese mismo día el proceso fue entregado en la Secretaría del Juzgado Cuarto Administrativo de Descongestión de Bogotá. Aseguró que el sistema de gestión no registra ninguna actuación posterior en la que se demuestre que el Juzgado Cuarto Administrativo de Descongestión de Bogotá hubiera devuelto el mencionado expediente a esa Oficina de Apoyo. El Juzgado Cuarto Administrativo de Descongestión de Bogotá, a través de

su titular, informó que el proceso de nulidad y restablecimiento incoado por la demandante fue enviado a ese despacho por el Tribunal Administrativo de Cundinamarca, mediante Oficio No. E.J. 0578/INAP, con el fin de que se surtiera la notificación del Ministerio Público. Manifestó que, una vez “… cumplido lo ordenado mediante auto de fecha 30 de julio de 2012, [se] permit[ió] remitir el expediente de la referencia contentivo de 1 cuaderno con 549 folios, 9 anexos y cuatro traslados, para lo de su competencia frente al recurso de apelación concedido”.

II. CONSIDERACIONES DE LA SALA La acción de tutela, consagrada en el artículo 86 de la Constitución Política, fue reglamentada mediante el Decreto 2591 de 1991, que en el artículo 1° establece: "Toda persona tendrá acción de tutela para reclamar ante los jueces, en todo momento y lugar, mediante un procedimiento preferente y sumario, por sí misma o por quien actúe en su nombre, la protección inmediata de sus derechos constitucionales fundamentales, cuando quiera que éstos resulten vulnerados o amenazados por la acción o la omisión de cualquier autoridad pública o de los particulares en los casos que señala este decreto", la cual, en principio, procederá cuando el afectado no disponga de otro medio de defensa judicial.

En el evento de existir esa otra herramienta de defensa, la tutela será procedente si se alega que se propone como mecanismo transitorio con el que se busca evitar un perjuicio irremediable. Mediante el ejercicio de la presente acción, la señora María Victoria Osorio Ardila

pretende que se ordene a las autoridades demandadas determinar el lugar donde se encuentra el expediente de la acción de nulidad y restablecimiento del derecho No. 11001-3331-013-2009-00193-00/01 y que, como consecuencia de ello, se resuelvan los recursos de ley que fueron interpuestos en contra de la providencia dictada en primera instancia dentro de dicho proceso, por parte del Juzgado Cuarto Administrativo de Descongestión de Bogotá. En anteriores ocasiones esta Corporación1 ha considerado que la pérdida de uno o varios expedientes, genera per se la vulneración al derecho fundamental del debido proceso y de acceso a la administración de justicia, toda vez que dicha “desaparición” del expediente impide adoptar una decisión de fondo del caso sometido al estudio del juez y, además, de cierta forma restringe el derecho de defensa de las partes, dado que no se les permite conocer las decisiones ya adoptadas y sus fundamentos, para que, si lo consideran necesario, hagan uso de las herramientas de defensa que la ley les otorga. Por su parte la Corte Constitucional estableció, en la sentencia T-948 de 2003, con ponencia del doctor Marco Gerardo Monroy Cabra, que es obligación del juez proceder de oficio y de forma inmediata a la reconstrucción del expediente cuando este ha sido “extraviado” o no se conoce de su paradero. En efecto el alto tribunal afirmó lo siguiente: “La reconstrucción de un expediente debe hacerse de manera ágil, pues de no ser así puede llegar a vulnerarse el debido proceso en la medida en que, según el artículo 29 constitucional, toda persona tiene derecho a un proceso “sin dilaciones injustificadas”. Si bien la pérdida de un expediente justifica cierta

dilación en el proceso, a ésta no se debe añadir el retardo en su reconstrucción. El deber de adelantar un proceso sin dilaciones injustificadas se complementa en lo relativo a actuaciones de funcionarios de la administración con uno de los principios que deben guiar la función administrativa, cual es la celeridad (art. 209 C.P., reiterado por el artículo 3 C.C.A.).” De la jurisprudencia transcrita se desprende que la pérdida de un expediente implica per se la vulneración de los derechos fundamentales al debido proceso y de acceso a la administración de justicia y que la obligación de reconstruir el expediente radica en el juez que estaba conociendo del negocio jurídico, siempre que se compruebe que el mismo se “extravió” por motivos ajenos a la conducta de alguna de las partes dentro del proceso. 1 Consejo de Estado, Sección Quinta, sentencia del 6 de mayo de 2010, radicado número: 11001-03-15-0002010-00427-00 (AC). C.P. Dra. Susana Buitrago de Valencia. Teniendo en cuenta lo anterior, la Sala considera necesario referirse a las circunstancias particulares en las que se perdió el expediente de la demanda de nulidad y restablecimiento del derecho interpuesta por la señora María Victoria Osorio Ardila contra la Registraduría Nacional del Estado Civil. En el caso propuesto se encuentra probado que en el proceso ordinario cuyo expediente está extraviado, se realizaron las siguientes actuaciones:  El expediente fue enviado al Tribunal Administrativo de Cundinamarca con el fin de que se resolviera el recurso de apelación interpuesto en contra de la providencia de primera instancia dictada el 16 de enero de 2012 (fl. 57).

 Mediante Oficio No. E.J.0578/INAP del 28 de agosto de 2012, el expediente fue devuelto al Juzgado Cuarto Administrativo de Descongestión de Bogotá, para que se surtiera la notificación del Ministerio Público, antes de proferir sentencia de segunda instancia (fl. 26).  El expediente fue recibido en la Oficina de Apoyo y Servicios para los Juzgados Administrativos de Bogotá el 28 de agosto de 2012 y al día siguiente fue entregado en el Juzgado Cuarto Administrativo de Descongestión de Bogotá (Fl. 51).  Una vez efectuada la notificación al Ministerio Público, el Juzgado Cuarto Administrativo de Descongestión de Bogotá, mediante auto del 5 de septiembre de 2012, ordenó el envío del expediente al Tribunal Administrativo de Cundinamarca para que se resolviera el recurso de apelación interpuesto por la señora María Victoria Osorio Ardila (fl. 63).  Se debe precisar que aunque no obra prueba de que el expediente hubiera sido recibido en el Tribunal Administrativo de Cundinamarca, el Juzgado Cuarto Administrativo de Descongestión de Bogotá adujo que el expediente fue entregado en la Oficina de Apoyo y Servicios para los Juzgados Administrativos de Bogotá, específicamente al funcionario “camilo”. Así las cosas, para la Sala resulta claro que el expediente se extravió después de haberse tramitado la notificación del agente del Ministerio Público y antes de ser enviado al Tribunal Administrativo de Cundinamarca, es decir, por hechos que no son atribuibles a la señora María Victoria Osorio Ardila.

Adicionalmente, observa la Sala que las autoridades judiciales demandadas no dan razón de la ubicación del expediente objeto de esta providencia, por el contrario, en las respectivas contestaciones son imprecisos. Así las cosas, considera la Sala que es necesario amparar los derechos fundamentales al debido proceso y de acceso a la administración de justicia de la señora María Victoria Osorio Ardila y, por lo tanto, ordenará al Juzgado Cuarto Administrativo de Descongestión de Bogotá adelantar de oficio las actuaciones necesarias para su reconstrucción, en los términos del artículo 1332 del Código de Procedimiento Civil. Adicionalmente, se compulsarán copias a la Sala Disciplinaria del Consejo Seccional de la Judicatura de Bogotá para que investigue si los funcionarios que intervinieron en el trámite del proceso ordinario incurrieron en alguna falta disciplinaria. En mérito de lo expuesto, la Sección Cuarta de la Sala de lo Contencioso Administrativo del Consejo de Estado, administrando justicia en nombre de la República y por autoridad de la ley, 2 “ARTÍCULO 133. TRÁMITE PARA LA RECONSTRUCCION. En caso de pérdida total o parcial de un expediente, se procederá así:

1. El apoderado de la parte interesada formulará su solicitud de reconstrucción y expresará bajo juramento, que se entiende prestado por la presentación del escrito, el estado en que se encontraba el proceso y la actuación surtida en él.

2. El secretario informará al juez quiénes eran las partes y los apoderados, el estado en que se hallaba el proceso en el momento de su pérdida y las diligencias realizadas para obtener su recuperación.

3. Se citará a los apoderados para audiencia, con el objeto de que se compruebe tanto la actuación surtida como el estado en que se hallaba el proceso al tiempo de su pérdida, y para resolver sobre su reconstrucción. El auto de citación se notificará por estado, y además, personalmente o en subsidio, por aviso que se entregará a cualquiera persona que se encuentre en el lugar denunciado por el apoderado para recibir notificaciones personales, y si esto no fuere posible se fijará en la puerta de acceso de dicho lugar.

4. El juez podrá decretar, de oficio o a petición de parte, toda clase de pruebas y exigir declaración jurada de los apoderados, de las partes, o de unos y otras.

5. Si ninguno de los apoderados ni las parte concurre a la audiencia y se trata de pérdida total del expediente, el juez, cancelará las medidas cautelares, que se hubieren tomado y declarará extinguido el proceso, quedando a salvo el derecho que tenga el demandante de promoverlo de nuevo.

6. Si sólo concurriere a la audiencia una de las partes o su apoderado, se declarará reconstruido el proceso con base en su exposición jurada y las demás pruebas que se aduzcan en aquélla.

7. Del mismo modo se procederá cuando la pérdida parcial del expediente impida continuar el trámite del proceso; de lo contrario, y no siendo posible la reconstrucción, el proceso se adelantará con prescindencia de lo perdido o destruido.

8. El auto que resuelva sobre la reconstrucción, es apelable en el efecto suspensivo.

9. Reconstruido el proceso, continuará el trámite que le corresponda”.

F A L L A

1. AMPÁRANSE los derechos fundamentales al debido proceso y de acceso a la administración de justicia de la señora María Victoria Osorio Ardila. Como consecuencia de lo anterior, ORDÉNASE al Juzgado Cuarto Administrativo de Descongestión de Bogotá adelantar de oficio las actividades necesarias para la reconstrucción del expediente objeto de la presente acción de tutela.

2. COMPÚLSANSE copias del expediente a la Sala Disciplinaria del Consejo Seccional de la Judicatura de Bogotá para lo de su competencia.

3. NOTIFÍQUESE por telegrama o por cualquier otro medio expedito.

4. De no ser impugnada la presente providencia, ENVÍESE a la Corte Constitucional para su eventual revisión.

Cópiese, notifíquese y cúmplase. Esta sentencia se estudió y aprobó en sesión celebrada en la fecha. CARMEN TERESA ORTIZ DE RODRÍGUEZ Presidenta de la Sección

MARTHA TERESA BRICEÑO DE VALENCIA

HUGO FERNANDO BASTIDAS BÁRCENAS