CE-11001-03-15-000-2020-01682-00(CA)_1

CONTROL INMEDIATO DE LEGALIDAD - Alcance / CONTROL INMEDIATO DE LEGALIDAD - Elementos formales y materiales / CONTROL INMEDIATO DE LEGALIDAD - Procedencia / Circular 000023 del 23 de marzo de 2020 de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios – USPEC - Se encuentra ajustada a la legalidad [R]esulta necesario verificar si concurren los presupuestos para su procedencia, esto es (i) que se trate de un acto de contenido general; (ii) que se haya dictado en ejercicio de la función administrativa; y (iii) que se haya expedido con la finalidad de desarrollar uno o más decretos legislativos proferidos con motivo del Estado de Excepción. […] [S]e evidencian los elementos formales del acto administrativo y los esenciales referidos a los motivos o finalidades, los que, aunados a la competencia de la autoridad que lo expidió (…) permiten inferir que se plasmó la expresión de la voluntad de la autoridad administrativa con el propósito de crear o modificar una situación jurídica, para el caso de alcance general. […] [L] Sala concluye que los numerales 3. «Protocolo Subdirección Financiera, trámite de CDP, RP y pago de facturas y cuentas de cobro». 3.1. «Expedición de certificados de disponibilidad y registros presupuestales»: 3.1.1. «Solicitud de expedición de certificado de disponibilidad presupuestal – CDP» y 3.1. 2. «Solicitud de expedición de registro presupuestal - RP»; y 3.2. «trámites de cuentas de facturas y cuentas de cobro», de la Circular 000023 de 23 de marzo de 2020, desarrollan y

definen las pautas para la ejecución del Decreto Legislativo 440 de 2020, guardan relación directa con esa disposición, atienden sus elementos causales referidos a los motivos y finalidades y no contrarían el restante ordenamiento jurídico analizado. […] La Sala Especial de Decisión N.° 21, verifica que las medidas adoptadas en la Circular 000023 del 23 de marzo de 2020, emitida por el director administrativo y financiero de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios – USPEC-, (…) son razonables y ponderadas con los Decretos 417 de 2020 que declaró el Estado de Emergencia, Económica y Social y 440 de 2020 por el cual se establecen medidas de urgencia en materia de contratación estatal con ocasión del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica, derivada de la pandemia COVID-19, y con las normas de alcance superior que se examinaron en esta providencia. Lo anterior, con sustento en las siguientes razones: (i) Las disposiciones sometidas a control de legalidad salvaguardan los derechos fundamentales a la vida en conexidad con el derecho a la salud, y en lo atinente al derecho fundamental de petición se determinó que podían concurrir con las medidas dictadas en el marco del Estado de Excepción. (ii) Establecen de manera clara, objetiva y puntual la necesidad de adoptar medidas para mitigar los efectos que genera la pandemia propiciada por el virus COVID19 en los procedimientos de gestión documental para la radicación de comunicaciones de entrada (que provienen de clientes externos), de salida (producidas por las diferentes direcciones, subdirecciones, coordinaciones o grupos), e internas (que provienen

de clientes internos); de trámite a las PQRSD (peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias) de los ciudadanos; y de la subdirección financiera para el trámite de las solicitudes de expedición de certificados de disponibilidad presupuestal –CDP-, de registro presupuestal –RP-, y de facturas y cuentas de cobro. (ii) Son acordes con la necesidad de definir el curso de la USPEC con fundamento en el marco normativo de la cual se desprenden, que fija órdenes y pautas para que las entidades públicas puedan cumplir sus tareas funcionales sin afectar el derecho a la vida y a la salud de los colombianos. (iii) Son temporales y transitorias porque rigen únicamente por el tiempo que permanezca el Estado de Excepción con motivo de la Emergencia Económica, Social y Ecológica. (iv) Instrumentalizan de manera oportuna y eficaz las decisiones expedidas con motivo del Estado de Excepción.

FUENTE FORMAL: CP - ARTÍCULO 215 / LEY 137 DE 1994 - ARTÍCULO 20 / CPACA - ARTÍCULO 136 / CPACA - ARTÍCULO 111 NUMERAL 8

CONSEJO DE ESTADO

SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO

SALA ESPECIAL DE DECISIÓN N 21

Consejero ponente: RAFAEL FRANCISCO SUÁREZ VARGAS

Bogotá D.C., veinticuatro (24) de julio de dos mil veinte (2020) Radicación número: 11001-03-15-000-2020-01682-00(CA)

Actor: UNIDAD DE SERVICIOS PENITENCIARIOS Y CARCELARIOS – USPEC

Demandado: CIRCULAR 000023 DEL 23 DE MARZO DE 2020 - UNIDAD DE SERVICIOS PENITENCIARIOS Y CARCELARIOS – USPEC Referencia: CIRCULAR 000023 DEL 23 DE MARZO DE 2020, EMITIDA POR EL

DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DE LA UNIDAD DE SERVICIOS

PENITENCIARIOS Y CARCELARIOS –USPEC-, MEDIANTE LA CUAL SE

ESTABLECE EL PLAN DE CONTINGENCIA – GRUPO DE GESTIÓN

DOCUMENTAL – GRUPO DE ATENCIÓN AL CIUDADANO – SUBDIRECCIÓN

FINANCIERA.

Procede la Sala Especial de Decisión N.° 21 del Consejo de Estado, conforme a lo previsto en los artículos 20 de la Ley 137 de 1994 y 136 de la Ley 1437 de 2011, a efectuar el control inmediato de legalidad de la Circular 000023 del 23 de marzo de 2020, expedida por el director administrativo y financiero de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios –USPEC-, mediante la cual se establece el plan de contingencia – grupo de gestión documental – grupo de atención al ciudadano – subdirección financiera.

1. Antecedentes 1.1. Mediante auto del 14 de mayo de 2020, el despacho del consejero sustanciador avocó conocimiento en única instancia de la mencionada decisión con fundamento en las siguientes consideraciones: 1.1.1. El 7 de enero de 2020, la Organización Mundial de la Salud – OMS identificó el nuevo coronavirus1 como – COVID-19. Posteriormente, el 11 de marzo 1 De conformidad con lo establecido por la Organización Mundial de la Salud, los coronavirus son

«una amplia familia de virus que pueden causar diversas afecciones, desde el resfriado común del mismo año, dicho ente declaró el brote como una pandemia,2 en consideración a la velocidad de su propagación y la escala de transmisión. 1.1.2. En atención a lo anterior, mediante Resolución número 385 del 12 de marzo de 2020, emitida por el Ministerio de Salud y Protección Social, se adoptaron medidas preventivas de aislamiento y cuarentena para un grupo de personas, a partir de dicha fecha y hasta el 30 de mayo del presente año. Esta disposición fue, a su vez, modificada por la Resolución 0000047 del 13 de marzo de 2020, en los numerales 2.4 y 2.6 del artículo 2.°. 1.1.3. Posteriormente, el presidente de la República en desarrollo del artículo 215 de la Constitución Política, expidió el Decreto 417 de 17 de marzo de 2020 que declaró el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica en todo el territorio nacional, por el término de 30 días calendario, contados a partir de la vigencia del decreto, con el fin de, primero, conjurar los efectos de la crisis, mediante la protección a la salud de los habitantes del territorio colombiano, evitando así la propagación del COVID-19 y, segundo, mitigar y prevenir el impacto negativo en la economía del país. 1.1.4. Luego, el Gobierno Nacional emitió el Decreto 440 del 20 de marzo de 2020 «por el cual se adoptan medidas de urgencia en materia de contratación estatal, con ocasión del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica derivada de la pandemia COVID-19», en el que se autorizó a las entidades

públicas a realizar procesos electrónicos con el propósito de evitar el contacto entre personas y propiciar el distanciamiento individual durante el estado de emergencia económica, social y ecológica, incluyendo audiencias públicas; suspensión y revocatorias de procesos de selección; utilización de instrumentos de agregación de demanda; mecanismos de agregación de demandas de excepción; adquisición en grandes superficies; contratación de urgencia; adición y modificación de contratos estatales; procedimiento para el pago de los contratistas del Estado; contratos con el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, garantizando siempre el acceso de proponentes, entes de control y los ciudadanos interesados en participar. hasta enfermedades más graves (…)». 2 Según el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, pandemia es una «Enfermedad epidémica que se extiende a muchos países o que ataca a casi todos los individuos de una localidad o región». 1.1.5. En atención a lo anterior, la USPEC como parte del plan de contigencia, expidió la Circular 000023 del 23 de marzo de 2020 a través de la Dirección Administrativa y Financiera, en la que dictó los protocolos para el manejo de «la gestión documental; la información financiera (trámite y pago de cuentas) y;(sic) la Atención al Ciudadano, con el fin de mitigar el riesgo de contagio del COVID-19 y con ello salvaguardar la vida e integridad de los servidores públicos de la USPEC». 1.1.6. En esta circular, que es objeto de control, la USPEC emitió lineamientos y protocolos de obligatorio cumplimiento mientras estuviera vigente la emergencia

económica social y ecológica decretada por el Gobierno Nacional, dirigidos a servidores públicos de la USPEC, usuarios, proveedores y contratistas. Allí se establecieron directrices de gestión documental para la radicación de comunicaciones de entrada (que provienen de clientes externos), de salida (producidas por las diferentes direcciones, subdirecciones, coordinaciones o grupos), e internas (que provienen de clientes internos); de trámite a las PQRSD (peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias) de los ciudadanos; y de la subdirección financiera para las solicitudes de expedición de certificados de disponibilidad presupuestal –CDP-, de registro presupuestal –RP-, y de facturas y cuentas de cobro. 1.1.7. Con fundamento en la competencia asignada a esta corporación para conocer por la vía del control inmediato de legalidad las medidas de carácter general que sean dictadas en ejercicio de la función administrativa y como desarrollo de los decretos legislativos durante los Estados de Excepción acorde con lo previsto en el artículo 136 del CPACA, se avocó el conocimiento del control inmediato de legalidad mediante auto del 14 de mayo de 2020 con fundamento en lo siguiente: (i) que la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios —USPEC — es una Unidad Administrativa Especial creada mediante el Decreto 4150 de 2011 y está adscrita al Ministerio de Justicia y del Derecho; y (ii) que la Circular 000023 del 23 de marzo de 2020 que se somete a control inmediato de legalidad fue expedida en virtud del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica. 1.2. El texto del acto a revisarse

El acto objeto de revisión es del siguiente contenido: Bogotá D.C., 23 de marzo de 2020

DESTINATARIOS: SERVIDORES PÚBLICOS UNIDAD DE

SERVICIOS PENITENCIARIOS Y CARCELARIOS -USPEC, USUARIOS,

PROVEEDORES Y CONTRATISTAS.

ASUNTO: PLAN DE CONTINGENCIA GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTALGRUPO DE ATENCIÓN AL CIUDADANOSUBDIRECCIÓN FINANCIERA La actual situación de salubridad pública por la que atraviesan todos los países, incluido el Estado Colombiano, ha llevado a la Organización Mundial de la Salud a declarar que el brote del nuevo "CORONAVIRUS - COVID 19" es una Pandemia. Esta declaración obligó al Gobierno nacional a tomar las medidas de urgencia requeridas para conjurar este estado de emergencia, tales como: i) El Ministerio de Salud y Protección Social declaro la emergencia sanitaria mediante la Resolución No. 385 de 12 de marzo de 2020; Modificada por la resolución 00000407 de 13 de marzo de 2020, la cual modifico los numerales 2.4 y 2.6 del artículo 2. ii) El Señor Presidente de Ja República, con la firma de todos los Ministros del Despacho, en aplicación del artículo 215 de la Constitución Política de Colombia expidió, entre otros,

los siguientes Decretos: a. Decreto 417 del 17 de marzo de 2020 "Por el cual se declara un Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica en todo el territorio Nacional" por el término de treinta (30) días calendario, contados a partir de la publicación del mismo.

b. Decreto 440 del 20 de marzo de 2020 expedido por el Departamento Nacional de Planeación "Por el cual se adoptan medidas de urgencia en materia de contratación estatal, con ocasión del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica derivada de la Pandemia COVID-19", con el fin de buscar medidas que tiendan a fortalecer las acciones dirigidas a conjurar los efectos de la crisis, mejorar la situación de los contagiados y evitar una mayor propagación del COVID-19, como el distanciamiento social y el aislamiento, especialmente en materia de contratación estatal. De acuerdo con lo anterior, el Decreto 440 de 2020 autorizó a la Entidades Públicas a realizar procesos electrónicos con el propósito de evitar el contacto entre personas y propiciar el distanciamiento individual durante el estado de emergencia económica, social y ecológica, incluyendo audiencias públicas; suspensión y revocatorias de procesos de selección; utilización de instrumentos de agregación de demanda; mecanismos de agregación de demanda de excepción; adquisición en grandes superficies; contratación de urgencia; adición y modificación de contratos estatales; procedimiento para el pago de los contratistas del Estado y; contratos con el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, garantizando siempre el acceso de proponentes, entes de control y los ciudadanos interesados en participar. Por todo lo anterior, La Unidad de Servicios Penitenciarios y CarcelariosUSPEC, como parte del PLAN DE CONTINGENCIA, se ve en la necesidad de expedir a través de la Dirección Administrativa y Financiera, los protocolos necesarios para el manejo de la Gestión Documental; la información Financiera (trámite y pago de cuentas) y; la Atención al Ciudadano, con el fin de mitigar de

riesgo de contagio del COVID-19 y con ello salvaguardar la vida e integridad de los servidores públicos de la USPEC. De acuerdo con lo expuesto se imparten los siguientes lineamentos y protocolos, los cuales serán de obligatorio cumplimiento mientras esté vigente la Emergencia Económica, Social y Ecológica decretada por el Gobierno Nacional, así:

1. PROTOCOLO DE GESTIÓN DOCUMENTAL La Ventanilla Única de Radicación de Correspondencia funcionará exclusivamente de manera virtual, de conformidad con lo ordenado en la Resolución No. 184 del 17 de marzo de 2020, expedida por la Dirección General de la USPEC, así: 1.1. RADICACIÓN DE COMUNICACIONES EXTERNAS (DE ENTRADA) Las comunicaciones externas (de entrada) son todas aquellas que provienen de clientes externos de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC, tales como peticiones de los ciudadanos en general a través de los derechos de petición, PQRSD, solicitudes, entre otros; requerimientos o solicitudes de los contratistas de bienes, obras o servicios (incluidos los contratistas de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión), requerimientos de los diferentes organismos de control, etc.; estas comunicaciones se sujetarán al siguiente procedimiento;

A. Las comunicaciones se radicarán, obligatoriamente en formato PDF debidamente firmadas, a través de los correos electrónicos correspondencia@uspec.gov.co y

adriana.velasquez@uspec.qov.co que serán controlados y estarán bajo la responsabilidad de la Líder del Proceso de Radicación de Comunicaciones Externas de la USPEC; estas comunicaciones también podrán remitirse con copia a los siguientes

correos electrónicos; duwan.calderon@uspec.qov.co; karol.rivera@uspec.gov.co y marv.huertas@uspec.gov.co.

B. Una vez recibida la comunicación externa en la bandeja de entrada de los correos antes citados, los funcionarios del Grupo de Gestión Documental asignarán el número de radicación de manera consecutiva, respetando el orden de llegada de cada una de las comunicaciones recibidas con el fin de garantizar el Derecho de Turno, dando prelación a las solicitudes, quejas o reclamos de los niños, niñas y adolescentes, quienes podrán presentarlas cuando se relacionen con su interés superior, su bienestar personal y su protección especial, conforme lo establecido en el Decreto 019 de 2012 y el articulo 19 de la Ley 1150 de 2007 para el caso de la radicación de solicitudes de pago de facturas por parte de los contratistas.

C. Luego de asignado el número de radicado, el funcionario de Gestión Documental que haya gestionado el trámite de asignación de consecutivo, de forma inmediata remitirá un correo electrónico al usuario externo que remite la comunicación, confirmándole el recibido e informándole el número de radicado asignado; dicho correo deberá ser remitido con copia a la dirección electrónica del funcionario (secretaria y/o quien corresponda) de la dependencia de la USPEC responsable del trámite de respuesta o gestión respectiva y al correo claudia.neira@uspec.gov. co para efectos de seguimiento y control.

D. El responsable de recepción de la documentación en cada una de las dependencias de la unidad y de conformidad con los procesos internos, remitirá el documento al funcionario

competente con el fin de que éste emita la respuesta o gestión que en cada caso corresponda. La responsabilidad de dar respuesta a las comunicaciones externas será única y exclusivamente de la dependencia responsable, quien deberá verificar y comprobar que el peticionario haya recibido la respuesta de manera efectiva, dentro de los términos señalados en la Ley 1755 de 2015 o en el establecido en la norma especial, en caso de existir un término diferente al indicado en la referida ley. 1.1. RADICACIÓN DE COMUNICACIONES DE SALIDA Las comunicaciones de salida son todas aquellas producidas por las diferentes Direcciones, Subdirecciones, Coordinaciones y/o Grupos de la USPEC, como respuesta a las comunicaciones externas o de entrada y se manejan a través de OFICIOS; estas comunicaciones se sujetarán al siguiente procedimiento;

A. Las comunicaciones de salida (OFICIOS) se remitirán a la dirección electrónica

viviana.correa@uspec.qov.co, perteneciente a la funcionaria Viviana Correa, Líder del Proceso de Radicación de Comunicaciones Externas (de salida) y al correo electrónico javi er.sanchez@uspec.gov.co, con copia a claudia.neira@uspec.gov.co, para efectos de seguimiento y control de las comunicaciones que se remiten para asignación de número consecutivo de salida.

B. Una vez recibidas las comunicaciones de salida (OFICIOS), los funcionarios del Grupo de Gestión Documental, procederán a asignar el número de radicación de salida en forma consecutiva e inmediatamente remitirán un correo electrónico al funcionario encargado (secretaria y/o quien corresponda) de la dependencia que ha solicitado la radicación del documento, informando la asignación del número y anexando

el documento diligenciado, con copia al correo claudia.neira@uspec.gov.co, para efectos de seguimiento y control. C.El funcionario de la USPEC responsable de dar la respuesta respectiva, será el encargado de enviar la comunicación de salida (OFICIO) al usuario externo o peticionario, a través de un correo electrónico enviado a la dirección electrónica que haya indicado previamente el usuario externo, dentro de los términos señalados en la Ley 1755 de 2015, o en el establecido en la norma especial, en caso de existir un término diferente al indicado en la referida ley. El correo enviado al peticionario deberá incluir la "confirmación de lectura"; sin embargo, con la constancia del sistema de que el correo ha sido recibido por el destinatario, se entenderá que éste ha sido notificado de la respuesta de conformidad con lo normado en la Ley 527 de 1999 "Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de cerlificación y se dictan otras disposiciones". Toda correo de respuesta a los usuarios externos o peticionarios deberá realizarse con copia al correo al claudia.neira@uspec.gov.co, para efectos de seguimiento y control. NOTA 1: Para el trámite de las comunicaciones de salida (OFICIOS), se deberá diligenciar el Anexo No. 1 Oficios. 1.1. RADICACIÓN DE COMUNICACIONES INTERNAS Las comunicaciones internas son todas aquellas provienen de los clientes internos de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC, es decir, las que se producen entre las diferentes Direcciones, Subdirecciones, Coordinaciones y/o Grupos a

través de MEMORANDOS; estas comunicaciones se sujetarán al siguiente procedimiento;

A. Las comunicaciones internas (MEMORANDOS) se remitirán a la dirección electrónica sandra.alvarez@uspec.gov.co, perteneciente a la funcionaria Sandra Álvarez, Líder del Proceso de Radicación de Comunicaciones Internas y a los correos electrónicos, maria.pava@uspec.gov.co; nelson.gonzalez@uspec.gov.co y

luz.aqudelo@uspec.gov.co, con copia a claudia.neira@uspec.gov.co, para efectos de seguimiento y control de las comunicaciones que se remiten para asignación de número consecutivo de salida.

B. Una vez recibidas las comunicaciones internas (MEMORANDOS), los funcionarios del Grupo de Gestión Documental, procederán a asignar el número de radicación de salida en forma consecutiva e inmediatamente remitirán un correo electrónico al funcionario encargado (secretaria y/o quien corresponda) de la dependencia que ha solicitado la radicación del documento, con copia al correo claudia.neira@uspec.gov.co, para efectos de seguimiento y control.

C. El responsable de recepción de la documentación en cada una de las dependencias de la unidad y de conformidad con los procesos internos, remitirá el documento al funcionario competente con el fin de que se surta el trámite correspondiente, la responsabilidad de este trámite será única y exclusivamente de la dependencia responsable.

NOTA 2: Para el trámite de las comunicaciones internas (MEMORANDOS), se deberá diligenciar el Anexo No. 2 memorandos.

NOTA 3: De acuerdo a los lineamientos establecidos en las Disposiciones Generales del procedimiento A 1S6-PR-01 "Administración de las Comunicaciones Oficiales", se procede a la radicación de Comunicaciones Oficiales (Externa, de Salida e Interna) manualmente por medio de los formatos A1-S6-F0-07, A1-S6-F0-08, A1-S6-F0-09 y A1S6-F0-10 Registro de Comunicaciones Oficiales Recibidas NOTA 4: El trabajo al interior del Grupo de Gestión Documental se distribuirá de la siguiente manera:

APOYO A LA COORDINACION ANDREA AMORTEGUI

ADRIANA VELAZQUEZ

(LIDER)

RADICACION DE COMUNICACIONES

MARY LUZ HUERTAS

OFICIALES RECIBIDAS

KAROL RIVERA

DUVIL CALDERON

SANDRA ALVAREZ (LIDER)

MARIA EDITH PAVA

RADICACION DE COMUNICACIONES

ORTEGON

OFICIALES INTERNAS

LUZ MARINA AGUDELO

NELSON GONZALEZ

RADICACION DE COMUNICACIONES VIVIANA CORREA (LIDER

OFICIALES ENVIADAS JAVIER SANCHEZ

ANULACIONES Y CONTROL DE MIRIAM BARACALDO

CORRESPONDENCIA

CRISTIAN MORENO (LIDER)

DIGITALIZADOS EUSTASIO LEAL

CLAUDIA PAEREZ

ANA TERESA MONSALVE

RELEVOS (HORA DE ALMUERZO Y

JORGE TIQUE

BREAK) JUAN PABLO ALVARADO Los funcionarios anteriormente mencionados estarán disponibles de 8 a.m. a 5 p.m., con una hora de almuerzo.

Conforme al Acuerdo No. 060 de 2001 del Archivo General de la Nación, a través de la Oficina de Tecnologia se procederá a la suspensión del servicio del Software de Correspondencia INFODOC, con el fin de evitar duplicidad en el consecutivo de radicación de Comunicaciones Oficiales. El manejo de la información se hará única y exclusivamente a través del correo electrónico corporativo de los funcionarios del Grupo de Gestión Documental, algunas instrucciones se elevarán mediante el Grupo de WhatsApp creado y destinado para tal fin, en donde se encuentran vinculados la totalidad de los servidores públicos adscritos al Grupo de Gestión Documental, incluido el Señor Subdirector Administrativo. En caso de que algún servidor público deba ausentarse de su labor, éste deberá notificarlo de forma inmediata a la Coordinación del Grupo de Gestión Documental a través del correo electrónico corporativo, con copia a la Subdirección Administrativa; así mismo se deberá informar cualquier presencia de malestares físicos, enfermedad o cualquier sintomatología que sea característica del COVID-19 para su debido reporte al Puesto de Mando Unificado y al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST de la USPEC. Cualquier inquietud que se presente al respecto podrá enviarse al correo de andrea.amortegui@uspec. gov.co y claudia.neira@uspec.qov.co o podrán comunicarse via telefónica con la Coordinadora del Grupo del Gestión Documental Claudia Marcela Neira Vega al abonado telefónico 300 402-14-34 o con la Técnico Administrativo Andrea Amórtegui al número celular 300 370-12.-22. Cada dirección deberá remitir vía correo electrónico el nombre y dirección

electrónica del funcionario o funcionarios encargados de la recepción y tramite de la correspondencia, al correo claudia.ne i ra@uspec.gov.co.

2. PROTOCOLO DE ATENCIÓN AL CIUDADANO - PQRSD Todas las PQRSD serán allegadas al correo electrónico aciudadano@uspec. gov.co, y serán revisadas por el Grupo de Atención al Ciudadano para gestionar su radicación en el aplicativo KAYAKO de manera consecutiva, respetando el orden de llegada de cada una de las PQRSD recibidas con el fin de garantizar el Derecho de Turno, dando prelación a las solicitudes, quejas o reclamos de los niños, niñas y adolescentes, quienes podrán presentarlas cuando se relacionen con su interés superior, su bienestar personal y su protección especial, conforme lo establecido en el Decreto 019 de 2012.

Una vez sean radicadas en el aplicativo KAYAKO, éstas serán remitidas a través del mismo aplicativo al Líder de las PQRDS designado por cada Dirección, Subdirección, Coordinador y Jefes de Oficina, en el que aparecerá como remitente "Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios'', para su conocimiento, trámite interno y respuesta dentro de los términos establecidos en la Ley 1755 de 2015, o en el establecido en la norma especial, en caso de existir un término diferente al indicado en la referida ley. El estado de las PQRSD podrá ser consultado en la dirección electrónica pqrd@uspec.gov.co. Las PQRSD que sean allegadas a los correos del Grupo de Gestión Documental y deban ser tramitadas por el Grupo de Atención al Ciudadano, deberán enviarse a la

Coordinadora de dicha dependencia a los correos aciudadano@uspec.gov.co y paola.beleno@uspec.gov.co. Cuando una PQRD allegada a la USPEC, involucre temas de varias dependencias, el Grupo de Atención al Ciudadano consolidará dicha respuesta, para lo cual las áreas responsables deberán remitir los insumos a más tardar tres (3) días antes del vencimiento de esa PQRD, exceptuando aquellas provenientes de los Entes de Control, respecto de los cuales deberán seguirse las indicaciones de la Dirección General, quien fijará los lineamientos para emitir las respuestas respectivas, de conformidad con lo señalado en el memorando 1-2020001089 del 1O de febrero de 2020. En todo caso, las peticiones que deban ser tramitadas para la firma de la Dirección General, es necesario que sea entregada a la dirección electrónica luis.deleon@uspec.gov.co y maria.navarro@uspec.gov.co, por lo menos con 3 días hábiles anteriores a la fecha límite de respuesta con el propósito de que la misma cuente con el correspondiente control de legalidad y aval antes de ser firmada por la Dirección General. Con relación a las PQRSD que deban ser consolidadas por el Grupo de Atención al Ciudadano, se deberán remitir al correo electrónico aciudadano@uspec.gov.co y paola.beleno@uspec.gov. co, los insumos correspondientes, previa revisión y aprobación del Director, Subdirector, Coordinador y/o Jefe de la dependencia responsable de emitir la respuesta, en el plazo señalado en el memorando 1-2020001089 del 1O de febrero de 2020 De otra parte, cuando la PQRD involucre varios temas de la misma Dirección o

Subdirección, dicha dependencia coordinará la consolidación de la respuesta final, bien sea para firma del Director y/o Subdirector, según corresponda. Conforme a lo anterior, cada dependencia competente de brindar respuesta a las PQRSD, será la responsable de determinar el trámite interno para atender dichas PQRSD, esto es desde la asignación del funcionario que debe proyectar la respuesta hasta la notificación al peticionario y finalización de la petición en el aplicativo PQRSD. Cualquier inquietud que se presente al respecto podrá enviarse al correo aciudadano@uspec.gov.co, o podrán comunicarse vía telefónica con la Coordinadora del Grupo de Atención al Ciudadano, Paola Andrea Beleño Morales al número celular 302 448-12-06.

3. PROTOCOLO SUBDIRECCIÓN FINANCIERA TRAMITE DE CDP, RP Y PAGO DE

FACTURAS Y CUENTAS DE COBRO.

3.1. EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD Y REGISTROS PRESUPUESTALES. 3.1.1. Solicitud de Expedición de Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP Toda solicitud de expedición de Certificado de Disponibilidad Presupuesta! - CDP deberá remitirse al correo electrónico de la Coordinadora del Grupo de Presupuesto Diana María Osorio Ardila diana.osorio.uspec.gov.co; cada Ordenador de Gasto deberá enviar el formato de solicitud de expedición de CDP con una nota en la que mencione que ordena y autoriza la expedición del CDP adjunto, indicando el concepto y el valor , cabe resaltar que los CDPS de inversión primero deben enviarse al correo Katherine.diaz@uspec. qov.co para la aprobación por parte de planeación y posteriormente la oficina de planeación lo remitirá al grupo de

presupuesto (es importante indicar que en el formato se debe incluir el código del plan de adquisiciones tal cual como se viene haciendo). 3.1.2. Solicitud de Expedición de registro Presupuestal - RP Toda solicitud de expedición de Registro Presupuesta! - RP, se debe enviar por parte del Ordenador del Gasto respectivo, a través de la Dirección de Gestión Contractual, adjuntando el contrato o adición y la