CE-13-CE-SC-EXP1982-N1736

HISTORIAS CLINICAS - Reserva documental / DOCUMENTOS SOBRE PRESTACIONES SOCIALES - Reserva Artículo 51. Decreto 1045 de 1978. La reserva documental a que remite el título de este artículo y la reserva profesional expresamente prevista por el texto para amparar las historias clínicas y los documentos relativos a prestaciones sociales, en la práctica tienen que conjugarse para que sean operantes.

CONSEJO DE ESTADO

SALA DE CONSULTA Y SERVICIO CIVIL

Consejero ponente: JAIME PAREDES TAMAYO.

Bogotá. D. E, doce (12) de agosto de mil novecientos ochenta y dos (1982).

Radicación número: 1736

Actor: MINISTERIOD E TRABAJO Y DE SEGURIDAD SOCIAL El señor Ministro de Trabajo y Seguridad Social, Encargado, en Oficio No. 018051, solicita a la Sala absolver la siguiente consulta: "1º. El artículo 320 del Código de Régimen Político y Municipal establece: 'Todo individuo tiene derecho a que se le den copias de los documentos que existan en las secretarías y en los archivos de las oficinas del orden administrativo, siempre que no tengan carácter de reserva; que el que solicite la copia suministre el papel que debe emplearse y pague el amanuense, y que las copias puedan sacarse bajo la inspección de un empleado de la oficina y sin embarazar los trabajos de ésta.

Ningún empleado podrá dar copia de documentos que según la Constitución o la Ley tengan carácter de reservados, ni copias de cualesquiera otros documentos, sin orden del Jefe de la oficina de quien dependa". 2º. El artículo 12 de la Ley 51 de 1975 determina: "Los funcionarios públicos y

especialmente las autoridades de policía, garantizarán la libre movilización del periodista y su acceso a lugares de información, para el pleno cumplimiento de su misión informativa, salvo en casos reservados conforme a las leyes". 3º. El artículo 51 del Decreto 1045 de 1978 preceptúa: "De la reserva documental". "Las historias clínicas y los documentos relativos a prestaciones sociales quedan amparados por el principio de reserva profesional".

CONSULTA: De la lectura de las normas anteriormente citadas surge la duda sobre el ámbito jurídico de su aplicación en la Caja Nacional de Previsión, en los siguientes aspectos: 1º. ¿Cuál es el verdadero alcance del artículo 51 del Decreto 1045 de 1978, al establecer que los documentos relativos a prestaciones queden amparados por el principio de reserva profesional? ¿Esta reserva profesional, opera únicamente para los documentos que obren dentro de un expediente administrativo de prestaciones y que sirven de base para la expedición de los actos administrativos, o también cobija los actos administrativos correspondientes? ¿También debe entenderse que tal reserva es la misma de que trata el artículo 320 del Código de Régimen Político y Municipal y debe ella extenderse a las peticiones que hagan las autoridades administrativas y judiciales? 2º. ¿La reserva en cuestión opera para todo individuo que solicite copias de esos documentos o se exceptúan los periodistas, por razón de su profesión u oficio?".

Con dos referencias legislativas previas inicia la Sala la consideración de la anterior consulta a fin de delimitar los términos de la cuestión propuesta. De conformidad con el artículo 6º del Decreto Ley 2400 de 1968 a los empleados

les obliga "guardar la reserva que requieran los asuntos relacionados con su trabajo en razón de su naturaleza o en virtud de instrucciones especiales, aún después de haber cesado en el cargo", y de conformidad con el artículo 8º les está prohibido "proporcionar noticias o informes sobre asuntos de la administración, cuando no estén facultados para hacerlo". A su vez el Código Penal, artículo 154, sanciona por "revelación de 'secreto' " al empleado oficial que indebidamente dé a conocer documento o noticia que deba mantener en secreto o reserva, con arresto de seis meses a cinco años, multa de mil a diez mil pesos, e interdicción de derechos y funciones públicas de seis meses a dos años; "si del ¿hecho resultare perjuicio, la pena será de uno a quince años de prisión, multa de cinco mil a veinte mil pesos e interdicción de derechos y funciones públicas hasta por el mismo término?". Documento o noticia que debe mantenerse en secreto o reserva es aquel que en razón de su naturaleza no puede ser conocido sino por una o por algunas personas, al cual tienen acceso por su especial situación, derivada del ejercicio de cargo oficial, de la actividad correspondiente al mismo, aunque no sean estrictamente profesionales. La naturaleza del documento, determinante de la reserva trasciende su función de medio de prueba, por reflejar, en su momento, hechos cuya divulgación podría ser perjudicial o situaciones en que una persona puede hallarse, consideradas como prolongación de la persona misma, por referirse a su vida privada, que supone una esfera de intimidad inviolable; no necesariamente deja de ser público, por estar reservado su conocimiento, el documento que por naturaleza lo es, es decir, el

otorgado por funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención (artículo 251 C. de P. C), aunque no se explica que su expedición originalmente no esté restringida, cuando lo está su trámite y archivo. De ahí que resulte contradictorio en apariencia haber dado el artículo 51 del Decreto 1045 de 1978, el título "De la reserva documental", cuando el contenido normativo propiamente alude a la reserva o secreto profesional, como si se hubiera querido hacer objeto de secreto o reserva oficial las historias clínicas y los documentos relativos a prestaciones sociales y al mismo tiempo amparados por el principio de reserva profesional. Si son dichas historias y documentos sujetos a reserva oficial queda de hecho excluido su conocimiento y sobra sujetarlos también a reserva profesional. Por el contrario, quedando, sujetos solamente a esta última, la finalidad sería ímita, si su conocimiento pudiera autorizarlo cualquier empleado no obligado a la reserva profesional. Llega así a comprenderse porque los resultados de la reserva o secreto oficial se asimilan a los de la reserva o secreto profesional para los efectos previstos en la disposición que se comenta. En otras palabras, cuando el objeto del secreto profesional no es solo aquello que puede conocerse o ha sido conocido, por razón de la profesión ejercida sino también por el ejercicio de la actividad correspondiente, que supone la posibilidad de acceso, a la esfera del secreto, cobra pleno alcance la disposición que ampara con el principio de reserva no solo profesional sino también documental las historias clínicas y los documentos relativos a prestaciones sociales en las entidades obligadas a elaborar aquéllas o reconocer éstas.

Sea cual fuere su justificación oficial, la Sala interpreta en el sentido expuesto el artículo 51 del Decreto 1045 de 1978 y de tal interpretación concluye que la reserva documental a que remite el título y la reserva profesional expresamente prevista por el texto para amparar las historias clínicas y los documentos relativos a prestaciones sociales, en la práctica tienen que conjugarse para que sean operantes. Y, así, desde el escrito mediante el cual se solicitan, en el caso de las prestaciones, junto con las pruebas requeridas adjuntas, son reservados para la providencia que resuelva la respectiva solicitud, como acto que pone fin a una actuación administrativa de la Caja Nacional de Previsión establecimiento público no puede quedar comprendida por el artículo 51 del Decreto Ley 1045 de 1978, regla específica para la aplicación de las normas sobre prestaciones sociales, no reguladora de procedimientos administrativos. En tal virtud, el artículo 49 del mismo Decreto 1045 dispone que las decisiones sobre prestaciones se adopten mediante providencias que se notifican en la forma prevista en el Decreto 2733 de 1959 y la producción de sus efectos legales queda vinculada al cumplimiento de los requisitos señalados por los artículos 10 y 11 ibídem, a menos que la parte interesada, dándose por suficientemente enterada, convenga en la respectiva providencia o utilice en tiempo los recursos legales (artículo 12 ibídem). Entre los efectos que puede producir la providencia, notificada, los relativos al recurso jurisdiccional o acción contenciosa, presuponen la posibilidad del conocimiento por parte del juez de toda clase de documentos o antecedentes de la acción incoada, conforme a los reclamos probatorios del respectivo juicio.

En cuanto se refiere a acción penal, rigen los principios de reserva del sumario y publicidad del juicio, con las modalidades y sanciones previstas por los artículos 222 y 311 a 314 del C. de P. P. y la obligación expresa de toda persona de escribir y entregar al funcionario de instrucción objetos o papeles que puedan servir para investigación (artículo 378 ibídem). Frente a peticiones de autoridades administrativas, la cuestión no puede plantearse como extensión de la reserva a que alude el artículo 320 del Código de Régimen Político y Municipal, norma adjetiva, concebida en interés de cualquier particular y en defensa de cualquier documento reservado, sino como cuestión de competencia de las respectivas autoridades. Y, en principio, no parece que pueda haberse atribuido a alguna de estas, aquella competencia que implique excepción respecto al principio de reserva establecido ya, excepcionalmente sobre determinadas materias. O, al menos, no está expresa la excepción que permita a la Sala otra referencia legal sustantiva y concreta fuera de los aducidos en este concepto. La reserva documental, insita en la profesional, según el contexto del Decreto que la establece, opera sobre los documentos relativos a las prestaciones sociales relacionadas por el artículo 5o., independientemente de la historia clínica que fundamente su reconocimiento, y determina para todo individuo y toda autoridad administrativa no facultada expresamente, la imposibilidad de solicitar copias de dichos documentos, conforme al artículo 320 del Código de Régimen Político y Municipal, puesto que el derecho reconocido por esta norma recae sobre documentos, que no tengan carácter de reserva, así como la prohibición de dar dichas copias recae sobre las que lo tienen. En tal sentido se compagina la

aplicación de tal norma con el principio establecido por el artículo 51 del Decreto Ley 1045 de 1978. Para los periodistas, privados del mismo derecho en virtud del mismo artículo 320, rige, además, el artículo 12 de la Ley 51 de 1975, en cuanto su derecho a libre movilización y acceso a lugares de información se garantiza "salvo en casos reservados conforme a las leyes" como los previstos por el artículo 51 del Decreto Ley 1045 de 1978. En estos términos se absuelve la consulta del señor Ministro de Trabajo y Seguridad Social.

OSVALDO ABELLO NOGUERA, PRESIDENTE DE LA SALA; JAIME

BETANCUR CUARTAS, HUMBERTO MORA OSEJO, JAIME PAREDES

TAMAYO. CLARA STELLA RAMOS S., SECRETARIA