CE-23001-23-31-000-2000-2571-01(13831)-2004

CERTIFICADO DE RETENCION EN LA FUENTE-La obligación de expedirlo conlleva la de elaborarlo y entregarlo o despacharlo%SOPORTE PARA DESCONTAR LA RETENCION EN LA FUENTE EN LA DECLARACION DE RENTA-Es fundamental la entrega del certificado dentro de los plazos legales%CERTIFICADO DE INGRESOS Y RETENCIONES-Su entrega no puede depender de la solicitud que de ellos haga el propio trabajador De una interpretación armónica de los artículos 379 y 667 del Estatuto Tributario se puede colegir que la obligación de expedir certificados de retención en la fuente por parte de los agentes retenedores conlleva la de elaborarlos o extenderlos por escrito con los requisitos legales y entregarlos o despacharlos en la medida en que sea posible para el obligado a su expedición, ya que elaborarlos y no entregarlos haría nugatoria la intención del legislador, considerando que el sujeto pasivo de la retención (retenido) se quedaría sin el soporte fundamental para descontar el importe de la retención en el formulario de declaración de renta o en su defecto reemplazar la propia declaración en el caso de los asalariados no declarantes de que tratan los artículos 6° y 244 del mismo Estatuto. Por tanto, la expedición de los certificados de ingresos y retenciones no puede depender de la solicitud que de ellos haga el propio trabajador, así ya no tenga vinculación laboral o legal y reglamentaria con el agente retenedor, sino que debe elaborarse y entregarse antes de la fecha señalada por el Gobierno Nacional en el decreto de plazos que anualmente promulga y su expedición no puede ser reemplazada por

el original, copia o fotocopia auténtica del documento donde conste el pago, ya que esto último solamente está permitido para los certificados de retención por otros conceptos según lo previsto por el parágrafo 1 del artículo 381 del Estatuto Tributario”. NOTA DE RELATORIA: Reiteración jurisprudencial de la Sentencia del 10 de febrero de 2003 Expediente 12859 Ponente Dr. Juan Angel Palacio Hincapié. SANCION POR NO EXPEDIR CERTIFICADOS DE RETENCION EN LA FUENTE-Se verifica el hecho sancionable al haber transcurrido 4 meses del vencimiento del término para expedirlos y entregarlos%EXPEDICIÓN DE LOS CERTIFICADOS DE RETENCION EN LA FUENTE-Deben expedirse y entregarse dentro de los plazos que otorga el Gobierno Nacional De lo anterior la Sala deduce que a la fecha de iniciación de la investigación habían transcurrido aproximadamente cuatro (4) meses desde el vencimiento del término legal para cumplir con la obligación formal de expedir y entregar los certificados de retención en la fuente para el agente retenedor, además que éste a partir del inicio de la investigación contó con más de seis (6) meses para poner a disposición del funcionario comisionado las pruebas que demostraran, siquiera de manera sumaria, el cumplimiento oportuno de dicha obligación, por lo que la Sala, contrario al concepto de la Delegada del Ministerio Público, considera que se verificó el hecho sancionable por el cual se le formuló el pliego de cargos, sin que de manera alguna las respuestas allegadas dentro del término de contestación del mismo desvirtúen el Acta de Visita, medio probatorio que claramente indica que

en la visita el funcionario determinó que “El agente retenedor no expidió los certificados de retención en la fuente por concepto de los valores retenidos por el año gravable de 1997” Así dicha omisión tipifica un hecho sancionado, que únicamente puede ser desvirtuado si se comprueba que dentro de los plazos que otorgó el Gobierno Nacional, se expidieron los correspondientes certificados, lo que no ocurrió en el caso, pues la “muestra” traída al expediente no permite establecer la fecha de expedición, que como lo señaló la Sección en la sentencia transcrita, conlleva la de entregarlo al retenido. GRADUALIDAD DE LA SANCION POR NO EXPEDIR CERTIFICADOS DE RETENCION EN LA FUENTE-Procede respecto a los certificados no expedidos%CERTIFICADO DE RETENCION EN LA FUENTE-El valor de los aportados con ocasión de la respuesta al pliego de cargos se excluye para calcular la sanción%PRINCIPIOS DE EQUIDAD, PROPORCIONALIDAD Y JUSTICIA-Gradualidad de la sanción: sólo por certificados no expedidos De conformidad con lo dispuesto por el citado artículo 667 del Estatuto Tributario, que constituye la disposición de rango legal reguladora de la “sanción por no expedir los certificados de retención en la fuente”, esta será “hasta del cinco por ciento (5%) del valor de los pagos o abonos correspondientes a los certificados no expedidos”, resulta claro que la sanción en cuestión debe ser, de una parte sobre el valor de los pagos o abonos sujetos a retención correspondientes a los certificados no expedidos y de otra graduada por la Administración, teniendo en

cuenta en cada caso concreto si la obligación legal fue o no cumplida, así como la oportunidad. Además, la aplicación de la gradualidad no está sujeta a reglamentaciones pues este criterio está consagrado en la misma norma legal que regula la sanción en cuestión. Con fundamento en lo anterior y en aplicación de los principios de equidad, proporcionalidad y justicia, consagrados en los artículos 363 de la Constitución y 683 del Estatuto Tributario, la Sala considera que la base para la determinación de la sanción es la siguiente: el valor total de las obligaciones (pagos o abonos) que causaron la retención en la fuente durante el año 1997, esto es, $3.256.310.507, valor sobre el cual fue determinada oficialmente la sanción y no discutido por el municipio (no $52.615.405 como solicitó la parte demandante, porque este es el total de retenciones efectuadas y consignadas), menos $237.182.494 que corresponde a la sumatoria total de pagos sujetos a retención de los certificados aportados con el memorial de 26 de febrero de 1998. Lo analizado permite concluir la procedencia de la imposición de la sanción objeto de la controversia, pero como la Administración no tuvo en cuenta su graduación, procedía la nulidad de los actos demandados como resolvió el Tribunal, pero se fijará el valor de la sanción teniendo en cuenta que el agente retenedor acreditó que expidió certificados de retención en la fuente, aunque de manera extemporánea y se aplicará entonces sobre la cifra de $3.019.128.013 la tarifa del 1.5%.

CONSEJO DE ESTADO

SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO

SECCIÓN CUARTA

Consejera ponente: MARÍA INÉS ORTIZ BARBOSA

Bogotá, D. C., diecisiete (17) de junio de dos mil cuatro (2004).

Radicación número: 23001-23-31-000-2000-02571-01(13831) Actor:Municipio de Chinú (Córdoba) Referencia: Apelación sentencia de 5 de diciembre de 2002 del Tribunal Administrativo de Córdoba dentro del contencioso de nulidad y restablecimiento del derecho contra los actos que impusieron sanción por no expedir los certificados de retención en la fuente. Año 1997.

FALLO Decide la Sala el recurso de apelación que por conducto de apoderado interpuso la Unidad Administrativa Especial – Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales contra la sentencia de 5 de diciembre de 2002, estimatoria de las súplicas de la demanda, proferida por el Tribunal Administrativo de Córdoba, en el contencioso de nulidad y restablecimiento del derecho de carácter fiscal incoado por el municipio de Chinú contra los actos administrativos mediante los cuales se le impuso sanción por no expedir los certificados de retención en la fuente correspondientes al año 1997. ANTECEDENTES La Administración de Impuestos por el Programa Control a Municipios Agentes de Retención mediante Auto de Apertura N°326 de 8 de julio de 1998 dió inicio a la investigación contra el municipio de Chinú; previo auto de verificación o cruce

N°0040 de 15 de julio de 1998 el funcionario comisionado para verificar el cumplimiento de las obligaciones a cargo del ente territorial, según Acta de Visita N°0280 de 21 de diciembre de 1998 (fl. 46 c.p.), determinó entre otros hechos, que “el agente retenedor no expidió los certificados de retención en la fuente por concepto de los valores retenidos por el año gravable 1997”. Posteriormente, por este hecho la División de Control y Penalización Tributaria formuló a dicho municipio el Pliego de Cargos N°0003 de 28 de enero de 1999 en el que le anunció la sanción en cuantía de $162.816.000, monto que correspondía al 5% del “total de las retenciones detectadas” durante el mencionado período fiscal. El Alcalde municipal con memoriales de fecha 18 y 26 de febrero de 1999 (fls. 53 a 57 c.p.) dio respuesta al pliego de cargos, luego la División de Liquidación a través de la Resolución Sanción N°0007 de 19 de abril de 1999 impuso la sanción anunciada (fl. 58 c.p.), decisión contra la que fue interpuesto el recurso de reconsideración (fl. 60 c.p.) el cual fue desatado por medio de la Resolución N°0008 de 29 de noviembre de 1999 en el sentido de confirmar el acto recurrido. Así se agotó la vía gubernativa. LA DEMANDA El apoderado del municipio actor citó como violados los artículos 29 de la Constitución Nacional, 378, 381, 667 y 742 del Estatuto Tributario. El concepto de la violación se sintetiza así:

Afirmó la parte demandante que cumplió con la obligación de expedir los certificados de retención en la fuente de que tratan los artículos 378 y 381 del Estatuto Tributario y que por ello no hay lugar a imponer la sanción prevista en el artículo 667 ib. Sostuvo que los expidió conforme a la normatividad tributaria y que esto lo acreditó desde la respuesta al pliego de cargos, oportunidad en que suministró “una muestra” de aquellos y ofreció la totalidad si la administración quería verificarlos directamente. Tildó de amañado el argumento expuesto por la Administración en el acto sancionatorio al afirmar que en el escrito de 18 de febrero de 1999 el municipio había aceptado que no expidió los certificados de retención y que la funcionaria que practicó la visita dejó constancia en el acta del mismo hecho, sin referirse a los certificados que aportó con la respuesta al pliego de cargos. Argumentó que las visitas deben anunciarse previamente para garantizar su atención con diligencia y cuidado por una persona determinada y tener a disposición todos los documentos que puedan ser requeridos, porque de lo contrario podría suceder que, como en el caso, al practicarla de manera “improvisada” en ese momento no se tuvieran “todos los documentos a la mano”, agregó que en esa oportunidad la funcionaria no otorgó plazo alguno para exhibir los certificados con desconocimiento de lo previsto en el artículo 261 de la Ley 223 de 1995. Alegó que salvo lo establecido en los artículos 616 y 653 del Estatuto Tributario los contribuyentes, responsables o agentes retenedores no están obligados a

mostrar los documentos de manera inmediata y que la normatividad tributaria prevé términos para presentar información y absolver requerimientos administrativos como el mencionado artículo 261 de la Ley 223 de 1995 y el 2 de Decreto 1354 de 1987. Expresó que el artículo 686 del Estatuto Tributario es una norma de carácter general que señala el deber de atender los requerimientos y las informaciones pedidas por la Administración, pero la misma ni hace referencia a que el cumplimiento sea inmediato y menos que se sancione con impedir la presentación posterior de pruebas. Sostuvo que el acta de visita no tiene un valor probatorio absoluto e incontrovertible, además resaltó que en el caso fue practicada solo por un funcionario y no por mínimo dos, como lo dispone el inciso 3 del artículo 779 del Estatuto Tributario, hecho que en su criterio afecta la validez. En cuanto a la violación del artículo 742 del Estatuto Tributario expresó que la Administración desconoció tal precepto, pues los certificados que reposan en el expediente acreditan que cumplió con la obligación de expedir los certificados de retención en la fuente como lo afirmó en el escrito de 26 de febrero de 1999; agregó que también se vulnera el espíritu de justicia que rige las actuaciones administrativas, pues si el municipio expidió solo los certificados solicitados, la DIAN debió establecer el valor de los no expedidos conforme a lo dispuesto en el artículo 667 ib., y no fijar la sanción por el total como lo hizo. Finalmente sostuvo que la actuación es nula por desconocimiento de las pruebas aportadas y con ello del derecho de defensa y del debido proceso.

LA OPOSICIÓN La apoderada de la administración al contestar la demanda sostuvo que la actuación cuestionada se ajustó a derecho. Al respecto se pronunció sobre los hechos, sostuvo que no es cierto que el municipio hubiera expedido los certificados de retención en la fuente oportunamente y que en el Acta de Visita N°280 de 21 de diciembre de 1998 se dejó constancia que el agente retenedor en ese momento no los presentó, además en la respuesta al pliego de cargos (escrito de 18 de febrero de 1999) aceptó que había expedido solo los que le habían sido solicitados por los interesados Destacó que en el mencionado acto no quedó constancia de la alegada solicitud de términos por parte del municipio para aportar tales documentos y señaló que si el actor tenía los certificados y no los aportó en la visita por el afán de la funcionaria comisionada, debió aportarlos con el escrito inicial en el que respondió el pliego de cargos y no esperar para allegarlos el 26 de febrero de 1999. Adujo que la solicitud de exhibición de documentos se funda en los artículos 8 del Decreto 460 de 1986 y 686 del Estatuto Tributario y que el hecho sancionable no es el que no se hayan presentado inmediatamente los certificados de retención en la fuente sino porque éstos no habían sido expedidos por el agente retenedor como lo constató el funcionario en la visita efectuada. Sostuvo que en la resolución del recurso gubernativo no fueron aceptados los planteamientos del actor, ni las pruebas aportadas con la segunda respuesta al pliego de cargos por considerarlas “pruebas posconstituidas al hecho”. Señaló

que los actos demandados se encuentran debidamente motivados, que en ellos se señalan los fundamentos de hecho y de derechos en que se sustentan, además que en el término legal fueron notificados y controvertidos. LA SENTENCIA APELADA El Tribunal Administrativo de Córdoba declaró la nulidad de los actos demandados y en restablecimiento del derecho ordenó eximir al municipio actor de pagar el valor determinado por concepto de la sanción. Encontró probado que el municipio de Chinú cumplió con el deber legal de expedir los certificados de retención en la fuente como agente retenedor, hecho que consideró acreditado con los anexos a la respuesta al pliego de cargos. Agregó que si al momento de la visita no fueron exhibidos tales certificados, ello no quiere decir que no hubieran sido expedidos oportunamente, además que durante la etapa gubernativa el actor insistió en que sí había dado cumplimiento a dicha obligación legal. Respecto al argumento de la administración de tratarse de prueba “preconstituida” (sic) indicó que dicha afirmación no cuenta con respaldo fáctico ni legal y que si consideraba que los documentos no eran veraces o que habían sido realizados con posterioridad a la visita debió iniciar la investigación respectiva o solicitarla a la entidad correspondiente. El a quo dijo no compartir la apreciación de la demandada al considerar que el demandante confesó que sólo expidió los certificados solicitados por los interesados, porque lo dicho por el actor no significa que no los haya expedido todos y que si la Administración lo entendió así, debió proceder a verificar y determinar el valor de los certificados no expedidos acorde con el artículo 667 del Estatuto Tributario. Finalmente señaló que no existe disposición que obligue a los agentes

retenedores a mostrar de manera inmediata los documentos requeridos, salvo el artículo 616 ib. que hace relación con la presentación del libro fiscal de registro de operaciones diarias y que el artículo 686 ib es una norma de carácter general que se refiere al deber de atender los requerimientos y las informaciones solicitadas por la Administración de Impuestos, pero que ésta no señala que deban atenderse inmediatamente y menos aún que se sancione esta omisión con el desconocimiento del derecho de presentarlos con posterioridad. EL RECURSO DE APELACIÓN La parte demandada dentro del término legal interpuso el recurso de apelación contra la decisión de primera instancia, solicitó se revoque y en su lugar se reconozca la legalidad de los actos. El recurso lo sustentó así: Transcribió el artículo 381 del Estatuto Tributario e indicó que el Decreto 3049 de 1997 en el artículo 22 dispuso que los agentes retenedores del impuesto sobre la renta y complementarios deberían expedir los certificados de retención por el año gravable 1997 “a más tardar el 16 de marzo de 1998”, obligación que indicó se cumple sólo con la elaboración del documento con las formalidades legales. Afirmó que la Administración en la investigación comprobó que el municipio demandante no expedía los certificados en cuestión y del hecho dejó constancia en el Acta de Visita N°0280 de 21 de diciembre de 1998, puesto que no los presentó y conforme al Decreto antes citado debió expedirlos a más tardar en la fecha allí señalada. Reiteró que la sanción se impuso por no expedir los certificados de retención en la fuente, no por el hecho de no presentarlos inmediatamente.

Anotó que si el municipio tenía los certificados al momento de la visita, que por el afán de la funcionaria no se los entregó, se pregunta la razón por la que no los presentó a la DIAN antes de proferirse el pliego de cargos el 28 de enero de 1999 o con el memorial de respuesta a éste el 18 de febrero siguiente, hechos que en su concepto acreditan que los documentos aportados por el demandante el 26 de febrero de 1999 son “pruebas posconstituidas a la ocurrencia del hecho” que deben rechazarse. ALEGATOS DE CONCLUSIÓN La apoderada de la administración al alegar de conclusión insistió en los argumentos expuestos en el memorial del recurso, relativos a que al momento de la verificación los certificados de retención no habían sido elaborados por el demandante, por lo que procedía la sanción prevista en el artículo 667 del Estatuto Tributario impuesta a través de los actos demandados. La Procuradora Sexta Delegada ante esta Corporación solicitó la confirmación de la sentencia de primera instancia y al efecto alegó lo siguiente: Indicó que la Administración en los actos acusados no tuvo en cuenta lo previsto en el artículo 742 del Estatuto Tributario, puesto que si de la labor de fiscalización y de la visita practicada dedujo que el municipio demandante no dio cumplimiento a la obligación de expedir los certificados de retención en la fuente del período 1997, “tal presunción por si sola no era fundamento suficiente para decidir con arreglo al derecho y a la equidad”, además en garantía de los derechos a la igualdad de las partes y al debido proceso, en materia de sanciones tributarias, estás solo se impondrán a los contribuyentes, luego de permitírsele controvertir

los cargos que se aducen en su contra. Conceptuó que si bien en el transcurso de la investigación la participación del municipio fue deficiente, esta razón no es válida para justificar la sanción, toda vez que las oficinas de impuestos debieron analizar los certificados allegados al proceso e inferir si faltaban o no certificados o el valor de convencimiento que ofrecían frente al cumplimiento de los deberes legales derivados de su calidad de agente retenedor. En esta oportunidad procesal la parte demandante guardó silencio. CONSIDERACIONES DE LA SALA La parte demandada apela la sentencia de primera instancia que declaró la nulidad de los actos administrativos mediante los cuales se le impuso al municipio de Chinú, sanción por no expedir los certificados de retención en la fuente correspondientes al año gravable 1997. El Tribunal consideró que el municipio actor cumplió dicha obligación de manera oportuna y que ello se verifica con los documentos que obran en el cuaderno anexo aportados con el memorial de respuesta al pliego de cargos de 26 de febrero de 1999. La recurrente insistió en que en la visita realizada constató que los certificados de retención no habían sido expedidos dentro de la oportunidad legal y que los que obran en el expediente son pruebas “posconstituidas a la ocurrencia de los hechos” que conforme a la normatividad tributaria deben ser rechazadas, pues de lo contrario al atribuírsele mérito a los certificados allegados al proceso, sería aceptar que los contribuyentes no atendieran los requerimientos de la DIAN en los términos legales y no tendría sentido la sanción prevista en el artículo 667 del E.

T.; además que se le estaría restando credibilidad a la labor de investigación desarrollada. Para la Sala en el caso, la controversia se contrae a determinar la procedencia o no de la sanción impuesta al municipio actor a través de la Resolución Sanción N°0007 de 19 de abril de 1999 y la Resolución Recurso de Reconsideración N°0008 de 29 de noviembre de 1999, esto es, establecer si el demandante cumplió o no en legal forma con su obligación de expedir los certificados de ingresos y retenciones por el año gravable de 1997 y aceptar o no la prueba documental aportada con el segundo escrito presentado en el término de respuesta al pliego de cargos, en el que se fundamenta el fallo recurrido. El Estatuto Tributario establece la sanción objeto de la controversia, así: “Artículo 667. Sanción por no expedir certificados. Los retenedores que, dentro del plazo establecido por el Gobierno Nacional, no cumplan con la obligación de expedir los certificados de retención en la fuente, incluido el certificado de ingresos y retenciones, incurrirán en una multa hasta del cinco por ciento (5%) del valor de los pagos o abonos correspondientes a los certificados no expedidos. “... “Cuando la sanción a que se refiere el presente artículo, se imponga mediante resolución independiente, previamente, se dará traslado de cargos a la persona o entidad sancionada, quien tendrá un término de un (1) mes para responder. “La sanción a que se refiere este artículo, se reducirá al diez por ciento (10%) de la suma inicialmente propuesta, si la omisión es

subsanada antes de que se notifique la resolución de sanción; o al veinte por ciento (20%) de tal suma, si la omisión es subsanada dentro de los dos meses siguientes a la fecha en que se notifique la sanción. Para tal efecto, en uno y otro caso, se deberá presentar, ante la oficina que está conociendo de la investigación, un memorial de aceptación de la sanción reducida, en el cual se acredite que la omisión fue subsanada, así como el pago o acuerdo de pago de la misma. En cuanto a obligación de expedir los certificados de retención en la fuente, la Sala en sentencia de 10 de febrero de 2003, Consejero Ponente Dr. Juan Ángel Palacio Hincapié, expediente 12859, Actor: Empresa Industrial y Comercial de Cúcuta ESP EIS, precisó: “Uno de los deberes formales o instrumentales que ha previsto la legislación tributaria en cabeza de las personas naturales o jurídicas que en virtud de la misma ley ostentan la calidad de agentes retenedores, es la de expedir anualmente, dentro de los plazos fijados por el Gobierno Nacional, los certificados de retención en la fuente correspondientes a las retenciones practicadas en el año inmediatamente anterior y consignadas dentro de los plazos igualmente determinados por el Gobierno. “Lo anterior se deduce del contenido de los artículos 378, 379 y 381 del Estatuto Tributario, refiriéndose los dos primeros al Certificado de Ingresos y Retenciones para los ingresos laborales obtenidos por los asalariados y el último al Certificado por los demás conceptos

diferentes de los originados en la relación laboral o legal y reglamentaria. Tal deber de los agentes retenedores es de obligatorio cumplimiento como quiera que no cumplirlo, en los términos de los artículos referidos, hace merecedor al infractor a la sanción contemplada en el artículo 667 del Estatuto Tributario. La misma providencia hace referencia a los medios probatorios en materia tributaria, en los siguientes términos: “El tema tributario no es ajeno a la regulación de los medios probatorios aceptados para que los distintos intervinientes en las etapas de discusión gubernativa y jurisdiccional, puedan demostrar los hechos que aducen en cada una de sus intervenciones. Por ello el Título VI del Libro V del Estatuto Tributario denominado “Régimen Probatorio” regula lo atinente a la idoneidad y oportunidad de las pruebas así como los términos en que éstos son admisibles. “En este punto, vale la pena resaltar que la aplicación de los medios probatorios debe seguir el orden prevalente que aparece en el artículo 742 del Estatuto Tributario al señalar: “ ‘ARTICULO 742. Las decisiones de la administración deben fundarse en los hechos probados. La determinación de tributos y la imposición de sanciones deben fundarse en los hechos que aparezcan demostrados en el respectivo expediente, por los medios de prueba señalados en las leyes tributarias o en el Código de Procedimiento Civil en cuanto éstos sean compatibles con aquellos (subrayas fuera de texto). “En tales condiciones la determinación de los impuestos y la imposición de sanciones deben fundamentarse en los hechos que

aparezcan comprobados dentro del proceso, atendiendo en primer término a los medios probatorios contemplados en la ley tributaria, en este caso, los previstos en los artículos 747 a 785 del Estatuto Tributario, esto es la confesión, el testimonio, los indicios y presunciones, la prueba documental, la inspección tributaria y contable y el dictamen pericial con sus especiales características y valoración probatoria; y en segundo lugar a los medios de prueba señalados en el Código de Procedimiento Civil, que en esencia son los mismos de la ley tributaria diferenciándose de aquella en algunos elementos y particularidades que atienden a la finalidad probatoria especial de que tratan éstos. El mismo fallo respecto al alcance y aplicación de los artículos 379, 381 y 667 ib, señaló: “Del texto anterior (se refiere a los tres primeros incisos del artículo 667 ib) se puede inferir que el hecho sancionado por la norma parcialmente transcrita se refiere a la no expedición oportuna de los certificados de retención a que aluden los artículos 379 y 381 del Estatuto Tributario, por lo que se hace necesario precisar el significado del término ‘Expedir’ con el fin de determinar su real alcance y aplicación. Según el Diccionario Jurídico de Cabanellas Expedir tiene entre sus acepciones más importantes: ‘Cursar, tramitar o despachar negocios o causas. Pronunciar una resolución, auto o acto// Extender por escrito de actos y órdenes la autoridad civil// Cursar o despachar cartas, telegramas y otras comunicaciones o mensajes.’ “Por otra parte, los certificados de retención deben cumplir con los

requisitos y formalidades prescritas en los artículos 379 y 381 del Estatuto Tributario, el primero referido al certificado de ingresos y retenciones y el segundo a otros conceptos. “De una interpretación armónica de los artículos 379 y 667 del Estatuto Tributario se puede colegir que la obligación de expedir certificados de retención en la fuente por parte de los agentes retenedores conlleva la de elaborarlos o extenderlos por escrito con los requisitos legales y entregarlos o despacharlos en la medida en que sea posible para el obligado a su expedición, ya que elaborarlos y no entregarlos haría nugatoria la intención del legislador, considerando que el sujeto pasivo de la retención (retenido) se quedaría sin el soporte fundamental para descontar el importe de la retención en el formulario de declaración de renta o en su defecto reemplazar la propia declaración en el caso de los asalariados no declarantes de que tratan los artículos 6° y 244 del mismo Estatuto. “Por tanto, la expedición de los certificados de ingresos y retenciones no puede depender de la solicitud que de ellos haga el propio trabajador, así ya no tenga vinculación laboral o legal y reglamentaria con el agente retenedor, sino que debe elaborarse y entregarse antes de la fecha señalada por el Gobierno Nacional en el decreto de plazos que anualmente promulga y su expedición no puede ser reemplazada por el original, copia o fotocopia auténtica del documento donde conste el pago, ya que esto último solamente está permitido para los certificados de retención por otros conceptos según lo previsto por el parágrafo 1 del artículo 381 del Estatuto

Tributario”. El caso concreto Según los actos administrativos demandados el municipio de Chinú no cumplió con la obligación de expedir los certificados de retención en la fuente correspondientes al año 1997, hecho que verificó el funcionario comisionado en la visita practicada y del cual dejó constancia en el Acta respectiva, además porque el agente retenedor al contestar el pliego de cargos en el memorial de 18 de febrero de 1999 admitió que sólo había expedido aquellos que le habían sido solicitados por los interesados y que no se acogió al beneficio de la sanción reducida que prevé la norma. El Gobierno Nacional a través del Decreto 3049 de 1997 fijó como plazo para expedir los certificados por parte del agente retenedor del impuesto sobre la renta, a que se refieren los artículos 378 y 381 del Estatuto Tributario, el 16 de marzo de 1998. Como se indicó en la parte inicial de esta providencia la Administración inició investigación contra el municipio de Chinú el 8 de julio de 1998 (Auto de Apertura N°326), en la que ordenó verificar el cumplimiento de las obligaciones como agente retenedor (Auto de Verificación y Cruce N°0040 de 15 de julio de 1998). En el Acta de Visita N°0280 de 21 de diciembre de 1998 la funcionaria comisionada dejó constancia que revisada la documentación puesta a su disposición, determinó entre otros hechos que “6. El agente retenedor no expidió los certificados de retenció