CE-25000-23-15-000-2010-03637-01(AC)-2011

SISTEMA DE INFORMACION JUDICIAL - Actos de comunicación procesal. Equivalencia funcional entre el medio físico y electrónico / SISTEMA DE GESTION JUDICIAL En el Acuerdo No. 3334 del 2 de marzo de 2006 se definieron los conceptos generales para el desarrollo de los actos de comunicación procesal a través de mensajes de datos y métodos de firma electrónica. En el artículo 4 se previó que los despachos judiciales que cuenten con los medios técnicos pueden publicar, en el sitio web, las notificaciones fijadas en el despacho, pero sin desconocer que dicha publicación no exonera de efectuar la notificación que legalmente corresponde, pues sólo tiene carácter informativo. Además, se señaló que el uso de mensajes de datos y métodos de firma electrónica es opcional para los usuarios de la administración justicia, frente al uso de los medios tradicionales. Mediante dicho acuerdo, el Consejo Superior de la Judicatura reglamentó la utilización de medios electrónicos e informáticos en el cumplimiento de las funciones de la administración de justicia, con el fin de hacer posible la consulta del estado de los procesos en los computadores ubicados en las secretarías de los despachos judiciales y en las oficinas de apoyo judicial y servicios administrativos, o vía Internet, a través de la página web de la Rama Judicial, mediante la utilización del Código Unico de Radicación de Procesos. La puesta en marcha de este tipo de mecanismos por parte de la Rama Judicial atiende al objetivo de hacer más eficiente el cumplimiento de sus funciones, racionalizando el uso del tiempo de los empleados y funcionarios judiciales con la disminución del número de usuarios que demanda el acceso directo a los expedientes, de modo

que se facilite a la administración de justicia el cumplimiento eficiente de sus fines, a la vez que los ciudadanos puedan acceder más fácilmente a la administración de justicia. En consecuencia, para cumplir con estos fines, es imprescindible que los datos registrados en el historial del proceso que aparece al consultar el número único de radicación, el número de cédula de ciudadanía o el nombre del demandante en los sistemas computarizados a disposición de los usuarios de la administración de justicia, tenga carácter de información oficial, de modo que generen confianza legítima en el público, situación que ocurre siempre y cuando dichas anotaciones o registros puedan ser considerados como equivalentes funcionales de la información escrita en los expedientes.

FUENTE FORMAL: ACUERDO 3334 DE 2006

NOTA DE RELATORIA: Sobre el software de gestión judicial: Consejo de Estado, Sección Cuarta, sentencias de 14 de agosto de 2008, Rad. 2008-0717, MP. María Inés Ortiz y de 4 de septiembre de 2008, Rad. 2008-0519, MP. Ligia López Díaz.

ACCION DE TUTELA - Carencia actual de objeto. Hecho superado En el caso concreto, en principio sería procedente amparar los derechos fundamentales del accionante, sin embargo, la Sala encuentra que, mediante auto del 20 de enero de 2011, el Tribunal Administrativo de Cundinamarca, al resolver el recurso de queja formulado por el actor contra el auto que rechazó la apelación, declaró la nulidad de todo lo actuado en dicho proceso, a partir de la notificación de la sentencia de 25 de agosto de 2009, es decir, la situación que dio origen a la

presente acción de tutela desapareció y es procedente declarar la carencia actual de objeto. A su vez, si bien hay carencia actual de objeto por hecho superado, la Sala conminará al Juez 43 Administrativo de Bogotá para que tome las medidas necesarias para evitar omisiones de registro en el Sistema de Gestión Judicial.

CONSEJO DE ESTADO

SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO

SECCION CUARTA

Consejera ponente: CARMEN TERESA ORTIZ DE RODRIGUEZ

Bogotá, D.C., diez (10) de marzo de dos mil once (2011) Radicación número: 25000-23-15-000-2010-03637-01(AC)

Actor: DAMASO JOSE ROMERO FAJARDO Demandado: JUZGADO 43 ADMINISTRATIVO DE BOGOTA La Sala decide la impugnación interpuesta por Dámaso José Romero Fajardo contra la sentencia del 9 de diciembre de 2010 del Tribunal Administrativo de Cundinamarca - Sección Primera - Subsección “A”, en la que se negó la petición de amparo.

1. ANTECEDENTES Dámaso José Romero Fajardo promovió acción de tutela contra el Juez 43

Administrativo de Bogotá para que se protegieran sus derechos fundamentales al debido proceso e igualdad. 2.- PETICION Y FUNDAMENTOS El accionante solicitó la protección de los mencionados derechos fundamentales, en consecuencia, pidió que se ordenara al Juez 43 Administrativo de Bogotá que le notificara, en debida forma, la sentencia del 25 de agosto de 2008, mediante la que se decidió la primera instancia dentro del proceso de nulidad y

restablecimiento del derecho que promovió contra la Superintendencia Financiera. La anterior pretensión se fundó en los hechos que se compendian así: 2.1. En ejercicio de la acción de nulidad y restablecimiento del derecho, el accionante demandó la nulidad parcial de los actos administrativos en los que la Caja de Previsión Social de la Superintendencia Bancaria (hoy Superintendencia Financiera) reconoció y liquidó su pensión de vejez. 2.2. El Juez 43 Administrativo de Bogotá, en fallo del 25 de agosto de 2008, negó las pretensiones de la demanda. 2.3. El accionante solicitó la nulidad de todo lo actuado con posterioridad a la sentencia, toda vez que no se registró en el sistema de gestión judicial el fallo ni el trámite de notificación del mismo. 2.4. El 14 de octubre de 2009, el Juez accionado negó la solicitud de nulidad, con fundamento en que el procedimiento de notificación se ajustó a las normas aplicables. 2.4. El accionante, en memorial radicado el 20 de octubre de 2009, interpuso recurso de apelación contra el fallo de primera instancia. Mediante auto del 28 de octubre de 2009 se negó por improcedente dicho recurso. 2.5. El 4 de noviembre de 2009, el actor recurrió en reposición dicha decisión y, en subsidio, solicitó la expedición de copias para tramitar recurso de queja. 2.6. Dámaso José Romero Fajardo interpuso acción de tutela, pues, al no registrarse las actuaciones posteriores al fallo en el sistema de gestión judicial, se impidió la interposición oportuna del recurso de apelación contra el fallo del 25 de

agosto de 2008. Además, alegó que se le desconoció el derecho a la igualdad, dado que en otros procesos, tramitados por el Juez accionado, se publicaron en el sistema los fallos con sus respectivas notificaciones.

3. OPOSICION La autoridad judicial accionada, en escrito allegado con posterioridad al fallo impugnado, pidió que se negaran las pretensiones de tutela, toda vez que se emplearon los medios de notificación legalmente previstos y, a su vez, está pendiente de resolverse el recurso de queja formulado contra el auto que rechazó por improcedente la apelación propuesta por el accionante.

4. EL FALLO IMPUGNADO El Tribunal Administrativo de Cundinamarca - Sección Primera - Subsección “A”, en fallo del 9 de diciembre de 2010, negó el amparo solicitado, toda vez que las anotaciones en el sistema de gestión judicial tienen un carácter informativo y no desplazan los medios legales de notificación de las providencias judiciales y, por lo tanto, era responsabilidad del accionante acudir al despacho accionado a notificarse de la decisión de primera instancia.

5. IMPUGNACION La parte demandante impugnó el anterior fallo, para lo cual reiteró los argumentos presentados en el escrito inicial de tutela y resaltó que en los juzgados administrativos se exige que los usuarios verifiquen el estado de los procesos en el sistema electrónico dispuesto para tal fin.

6. CONSIDERACIONES DE LA SALA La procedencia de la acción de tutela, por mandato constitucional (artículo 86 [4] C.P.), está condicionada, entre otras exigencias, a que no se disponga de otro

medio de defensa judicial, es decir, se trata de una acción subsidiaria, salvo que se utilice como mecanismo transitorio para evitar un perjuicio irremediable. En otros términos, en virtud del carácter residual, la tutela no puede ser utilizada para reemplazar otras acciones, procedimientos o trámites establecidos para la defensa de los derechos ni siquiera con la excusa de que éstos son demasiado engorrosos o demorados. Si esto no fuera así, desaparecerían todas las acciones judiciales y la de tutela se tornaría en el único medio para controvertir cualquier diferencia. Además, esta acción debe dirigirse contra omisiones o actos concretos que estén actualmente ocasionando perturbación de un derecho fundamental, o cuando ésta sea inminente. Si la violación o su amenaza es causada por un acto general, las acciones procedentes son las de ilegalidad o inconstitucionalidad, o la vía exceptiva. Además, la tutela se caracteriza por ser personal, esto es, únicamente puede ser interpuesta por quien tenga interés en la protección de su derecho o por su representante (artículo 86 [1] de la Carta Política). Así mismo, debe tenerse en cuenta que el procedimiento es preferencial y sumario; el Juez está facultado para proteger el derecho de manera efectiva, a través de órdenes que debe cumplir la persona frente a la cual se pide la tutela, como mecanismo para la inmediata garantía del derecho, no como restablecimiento del mismo, para lo cual existen otras acciones. Cuando la situación deba resolverse por el procedimiento ordinario, la protección que se otorgue mediante la tutela es de naturaleza

transitoria. De otro lado, esta acción debe dirigirse contra omisiones o actos concretos que estén actualmente ocasionando perturbación de un derecho fundamental, o ésta sea inminente. Si la violación o su amenaza es causada por un acto general, las acciones procedentes son las de ilegalidad o inconstitucionalidad, o la vía exceptiva. Coherentemente, de acuerdo con el artículo 6 [5] del Decreto 2591 de 1991, no es viable recurrir a la acción de tutela contra actos administrativos de carácter general, pues para ello están previstas las acciones contencioso administrativas. En el caso concreto, Dámaso José Romero Fajardo pide que se dejen sin valor ni efecto las actuaciones posteriores al fallo del 25 de agosto de 2008 del Juez 43 Administrativo de Bogotá y, en su lugar, se ordene notificar, en debida forma, la aludida providencia judicial. La inconformidad del actor radica en que el Juez 43 Administrativo de Bogotá no publicó en el Sistema de Gestión Judicial el fallo del 25 de agosto de 2008, proferido dentro de la acción de nulidad y restablecimiento del derecho que promovió contra la Superintendencia Financiera, ni las actuaciones relacionadas con la notificación por edicto del mismo. Indicó que esta circunstancia le impidió interponer oportunamente el recurso de apelación contra la aludida providencia. Al respecto, si bien el actor pretende que con la tutela se dejen sin efecto varias actuaciones y providencias proferidas con posterioridad a la sentencia del 25 de agosto de 2008 del Juez 43 Administrativo de Bogotá, lo cierto es que deriva la

vulneración de sus derechos de una presunta omisión de registro en el Sistema de Gestión Judicial. Por lo tanto, para la Sala es claro que esta acción no se dirige contra providencias judiciales. Es del caso anotar que si bien se encuentra pendiente un pronunciamiento del Tribunal Administrativo de Cundinamarca frente al recurso de queja interpuesto por el demandante contra el auto en el que se rechazó el recurso de apelación, lo cierto es que es necesario evaluar la obligatoriedad del registro en el Sistema de Gestión Judicial, con el fin de evitar conductas que vayan en detrimento del debido proceso y el acceso a la administración judicial. Precisado lo anterior, es del caso abordar el análisis de la presunta vulneración de derechos aducida por el accionante, frente a lo cual se observa lo siguiente: Con el fin de garantizar el adecuado funcionamiento de los sistemas de información de la Rama judicial, el Acuerdo No. 201 de 1997 del Consejo Superior de la Judicatura implementó el Código Unico de Radicación de Procesos y definió la estructura del código único para la identificación de Corporaciones, Juzgados y demás entidades de la Rama Judicial. A su vez, en virtud del artículo 951 de la Ley 270 de 1996, Estatutaria de la Administración de Justicia, la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura expidió el Acuerdo 1591 de 2002, a través del cual implementó el Sistema de Información de Gestión de Procesos y Manejo Documental (Justicia XXI), entre otros, para los Juzgados Administrativos, los Tribunales Administrativos y el Consejo de Estado. Además, estableció que la Unidad de

Informática de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial es la responsable de su actualización y mantenimiento técnico (art. 1) y previó que su uso es obligatorio para los servidores judiciales, so pena de las sanciones disciplinarias y administrativas a que haya lugar (art. 5). La Corte Constitucional, al examinar el proyecto de Ley Estatutaria de la Administración de Justicia, en sentencia C-037 de 1996 declaró exequible el artículo 95 y, en ese sentido indicó: 1 “ARTÍCULO 95. TECNOLOGÍA AL SERVICIO DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA. El Consejo Superior de la Judicatura debe propender por la incorporación de tecnología de avanzada al servicio de la administración de justicia. Esta acción se enfocará principalmente a mejorar la práctica de las pruebas, la formación, conservación y reproducción de los expedientes, la comunicación entre los despachos y a garantizar el funcionamiento razonable del sistema de información. Los juzgados, tribunales y corporaciones judiciales podrán utilizar cualesquier medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos, para el cumplimiento de sus funciones. Los documentos emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. Los procesos que se tramiten con soporte informático garantizarán la identificación y el ejercicio de la función jurisdiccional por el órgano que la ejerce, así como la confidencialidad, privacidad, y seguridad de los datos de carácter personal que contengan en los términos que establezca la ley”.

“… Esta disposición busca que la administración de justicia cuente con la infraestructura técnica y la logística informática necesaria para el recto cumplimiento de las atribuciones y responsabilidades que la Constitución le asigna. Naturalmente, el uso de los medios que se encuentran a disposición de juzgados, tribunales y corporaciones judiciales exige una utilización adecuada tanto de parte del funcionario como de los particulares que los requieran. Para ello, será indispensable entonces que el reglamento interno de cada corporación o el que expida la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura para los demás casos, regule el acceso y uso de los medios en mención y garantice, como lo impone la norma que se revisa, el ejercicio del derecho a la intimidad y a la reserva de los datos personales y confidenciales que por una u otra razón pudiesen ser de conocimiento público (Art. 15 C.P.). Adicionalmente conviene advertir que el valor probatorio de los documentos a que se refiere la norma bajo examen, deberá ser determinado por cada código de procedimiento, es decir, por las respectivas disposiciones de carácter ordinario que expida el legislador. El artículo, en estas condiciones, será declarado exequible.” Para garantizar el desarrollo de esta previsión, la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura profirió el Acuerdo No. 1591 del 24 de octubre de 20022. En su artículo 5º se establece que, una vez instalado el sistema, “su utilización será obligatoria para los servidores judiciales, so pena de las sanciones disciplinarias y administrativas a que haya lugar”. Asimismo, en el Acuerdo No. 3334 del 2 de marzo de 20063 se definieron los

conceptos generales para el desarrollo de los actos de comunicación procesal a través de mensajes de datos y métodos de firma electrónica. En el artículo 4 se previó que los despachos judiciales que cuenten con los medios técnicos pueden publicar, en el sitio web, las notificaciones fijadas en el despacho, pero sin desconocer que dicha publicación no exonera de efectuar la notificación que legalmente corresponde, pues sólo tiene carácter informativo. Además, se señaló que el uso de mensajes de datos y métodos de firma electrónica es opcional para los usuarios de la administración justicia, frente al uso de los medios tradicionales. 2 “Por el cual se establece el Sistema de Información de Gestión de Procesos y Manejo Documental (Justicia XXI)” 3 “Por el cual se reglamentan la utilización de medios electrónicos e informáticos en el cumplimiento de las funciones de administración de justicia” Mediante dicho acuerdo, el Consejo Superior de la Judicatura reglamentó la utilización de medios electrónicos e informáticos en el cumplimiento de las funciones de la administración de justicia, con el fin de hacer posible la consulta del estado de los procesos en los computadores ubicados en las secretarías de los despachos judiciales y en las oficinas de apoyo judicial y servicios administrativos, o vía Internet, a través de la página web de la Rama Judicial, mediante la utilización del Código Unico de Radicación de Procesos. La puesta en marcha de este tipo de mecanismos por parte de la Rama Judicial atiende al objetivo de hacer más eficiente el cumplimiento de sus funciones, racionalizando el uso del tiempo de los empleados y funcionarios judiciales con la disminución del número de usuarios que demanda el acceso directo a los expedientes, de modo que se facilite a la administración de justicia el cumplimiento

eficiente de sus fines, a la vez que los ciudadanos puedan acceder más fácilmente a la administración de justicia4. En consecuencia, para cumplir con estos fines, es imprescindible que los datos registrados en el historial del proceso que aparece al consultar el número único de radicación, el número de cédula de ciudadanía o el nombre del demandante en los sistemas computarizados a disposición de los usuarios de la administración de justicia, tenga carácter de información oficial, de modo que generen confianza legítima en el público, situación que ocurre siempre y cuando dichas anotaciones o registros puedan ser considerados como equivalentes funcionales de la información escrita en los expedientes5. Así pues, en el caso concreto, de los documentos que obran en el expediente se tiene que del proceso instaurado por el accionante contra la Superintendencia Financiera conoció, en primera instancia, el Juez 43 Administrativo de Bogotá y profirió sentencia el 25 de agosto de 2008. Sin embargo, según el dicho del demandante, no controvertido dentro del presente proceso, no se anotó en el sistema el fallo ni la diligencia de notificación. Sobre este punto, en el expediente se encuentra que en auto del 14 de octubre de 4 Así lo consideró la Sala de la Sección Cuarta en sentencias de 14 de agosto (Exp. 2008 00717 00, C. P. doctora María Inés Ortiz) y 4 de septiembre (Exp. 2008 00519 01, C. P. doctora Ligia López Díaz), ambas de 2008. 5 Así lo consideró la Corte Constitucional en la sentencia T-686 de 2007 y lo reiteró la Sala de la Sección

Cuarta en las sentencias citadas. 2009, mediante el que se negó el incidente de nulidad propuesto por el accionante, el Juez 43 Administrativo de Bogotá señaló que “[e]s de anotar que si bien la actuación no quedó registrada en el sistema siglo XXI, es de precisar que este sistema se utiliza como una herramienta de ayuda de ubicación del expediente para el usuario, mas no reemplaza en ningún momento la forma de notificación respecto de la cual versan los artículos anteriormente citados, y para el caso en concreto la forma como se notifican las sentencia” y, por lo tanto, es claro que no se publicaron en el sistema de gestión judicial la providencia de 25 de agosto de 2008 ni las actuaciones relacionadas con la notificación de la misma. Además, al revisar la web de la rama judicial y revisar el proceso se corroboró que efectivamente no hay registro del fallo de 25 de agosto de 2008 ni del edicto mediante el que fue notificado (folio 147). En este orden de ideas, en principio sería procedente amparar los derechos fundamentales del accionante, sin embargo, la Sala encuentra que, mediante auto del 20 de enero de 2011, el Tribunal Administrativo de Cundinamarca, al resolver el recurso de queja formulado por el actor contra el auto que rechazó la apelación, declaró la nulidad de todo lo actuado en dicho proceso, a partir de la notificación de la sentencia de 25 de agosto de 2009, es decir, la situación que dio origen a la presente acción de tutela desapareció y es procedente declarar la carencia actual de objeto. A su vez, si bien hay carencia actual de objeto por hecho superado, la Sala

conminará al Juez 43 Administrativo de Bogotá para que tome las medidas necesarias para evitar omisiones de registro en el Sistema de Gestión Judicial. En mérito de lo expuesto, el Consejo de Estado, por medio de la Sección Cuarta de su Sala de lo Contencioso, administrando justicia en nombre de la República y por autoridad de la ley, FALLA DECLARASE la carencia actual de objeto por hecho superado. CONMINASE al Juez 43 Administrativo de Bogotá para que tome las medidas necesarias con el fin de evitar omisiones de registro en el Sistema de Gestión Judicial. ENVIESE el expediente a la Corte Constitucional para lo de su cargo. Cópiese, notifíquese y cúmplase. La anterior providencia fue estudiada y aprobada en sesión de la fecha.

MARTHA TERESA BRICEÑO DE VALENCIA WILLIAM GIRALDO GIRALDO Presidente de la Sección

HUGO FERNANDO BASTIDAS BARCENAS CARMEN TERESA ORTIZ DE

RODRIGUEZ