CE-25000-23-27-000-2007-02345-01(AC)-2008

SISTEMA DE INFORMACION DE PROCESOS SIGLO XXI - Los datos registrados tienen el carácter de información oficial y generan confianza legitima / EMPLEADOS OFICIALES - Deben alimentar el historial de los procesos a su cargo / CONFIANZA LEGITIMA EN USUARIOS DE ADMINISTRACION DE JUSTICIA - La genera la información registrada en el programa Siglo XXI En primer lugar, advierte la Sala que mediante Acuerdo No. 1591 de 2002 de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, se instauró el sistema de información de gestión de procesos y manejo documental (Justicia XXI), para, entre otros, los Juzgados Administrativos, los Tribunales Administrativos y el Consejo de Estado, el cual es de uso obligatorio para los servidores judiciales, so pena de la sanciones disciplinarias y administrativas a que haya lugar, como se indica en el artículo 5° de dicho Acuerdo. Las anotaciones realizadas en el historial de los procesos registrados en el sistema de información al público de los despachos judiciales, como lo anotó el a quo, configuran un sistema de información que debe garantizar la certeza y confiabilidad de la información que suministra, en tanto sólo de esta manera se pueden cumplir los objetivos de eficiencia y agilidad en la prestación del servicio. Siendo ello así, y teniendo en cuenta que la implementación de este tipo de mecanismos responde a la finalidad de hacer más eficiente el cumplimiento de las funciones asignadas a la Rama Judicial, racionalizando el uso del tiempo por parte de los empleados y funcionarios judiciales por medio de la disminución del volumen de usuarios que demanda el acceso directo a los expedientes dada la publicidad de las

actuaciones judiciales al disponer de un sistema de información, para la Sala resulta claro que los datos registrados en dichos sistemas computarizados tienen el carácter de información oficial y pueden generar confianza legítima en los usuarios de la administración de justicia. Así las cosas, los empleados judiciales deben alimentar el historial de los procesos a su cargo de tal manera que reflejen de forma fidedigna el estado real de los mismos. SUSTENTACION DEL RECURSO DE APELACION - Al no poderlo hacer por descuido de empleados judiciales se vulneran derechos fundamentales / DERECHO AL DEBIDO PROCESO - Se vulnera al no poder sustentar la apelación por no estar actualizado el sistema de información / CESACION DE PROCEDIMIENTO EN TUTELA - Se presenta por carencia de objeto cuando el Tribunal subsana la omisión de empleados del juzgado De los documentos que obran en el expediente se advierte que en efecto, como lo indica la parte actora, el Juzgado 33 Administrativo del Circuito de Bogotá remitió, el 30 de agosto de 2007, el expediente del proceso de reparación directa No. 2002-00216 al Tribunal Administrativo de Cundinamarca para dar curso al trámite de segunda instancia. Sin embargo, no registró, en dicha fecha, la actuación en el sistema de información al público, y sólo lo hizo dos meses después, es decir, el 30 de octubre de 2007. La omisión del Juzgado trajo como consecuencia que la ahora actora no pudiese conocer del estado de su proceso y por tanto no sustentara en oportunidad el recurso de apelación interpuesto contra el fallo de primera instancia de 14 de mayo de 2007, lo que vulnera sus derechos al debido

proceso, a la buena fe y al acceso a la administración de justicia. No obstante las anteriores consideraciones, debe la Sala declarar la cesación del procedimiento por carencia de objeto, ya que la situación que generó la vulneración de los derechos ha sido corregida como se advierte a folios 77 a 80, en los que obra el auto de 22 de noviembre de 2007 del Tribunal Administrativo de Cundinamarca, en el que se ordena notificar nuevamente por estado el auto de 12 de octubre de 2007, por el cual se concede a la ahora actora un término de tres días para sustentar el recurso de apelación oportunamente interpuesto contra la sentencia de 14 de mayo de 2007 proferida por el Juzgado 33 Administrativo del Circuito de Bogotá, por lo que no tendría sentido conceder la tutela para impartir la orden de que se produzca un hecho que ya sucedió. Lo anterior en atención a lo dispuesto en el artículo 26 del Decreto 2591 de 1991.

CONSEJO DE ESTADO

SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO

SECCION CUARTA

Consejera ponente: MARIA INES ORTIZ BARBOSA

Bogotá, D.C., trece (13) de marzo de dos mil ocho (2008) Radicación número: 25000-23-27-000-2007-02345-01(AC)

Actor: ANA MARIA DE BRIGARD PEREZ

Demandado: JUZGADO 33 ADMINISTRATIVO DEL CIRCUITO JUDICIAL DE

BOGOTA FALLO Decide la Sala impugnación presentada por el doctor ALFONSO SARMIENTO CASTRO, magistrado del Tribunal Administrativo de Cundinamarca, contra la

providencia de 19 de noviembre de 2007, proferida por la Sección Cuarta – Subsección B del Tribunal Administrativo de Cundinamarca, mediante la cual se tuteló el derecho al debido proceso de la actora. ANTECEDENTES La señora ANA MARIA DE BRIGARD PEREZ, en nombre propio, instauró acción de tutela contra el Juzgado 33 Administrativo del Circuito de Bogotá D.C., por considerar vulnerados sus derechos fundamentales al debido proceso, al buen nombre, a la buena fe y al acceso a la administración de justicia. Indicó como hechos que dieron origen a la presente acción los siguientes: El 14 de mayo de 2007, el Juzgado 33 Administrativo del Circuito de Bogotá, profirió sentencia de primera instancia dentro de la acción de reparación directa promovida por la señora ROSA MARIA PULIDO contra el Hospital San Ignacio y el Instituto de Seguros Sociales, en el sentido de acceder a las pretensiones de la demanda. La actora, en calidad de apoderada judicial del Hospital Universitario San Ignacio, el 15 de mayo de 2007, interpuso recurso de apelación contra dicha providencia el cual fue concedido por el Juzgado mediante auto de 12 de junio de 2007. Señaló que el 24 de agosto de 2007 se realizó la anotación en el sistema de información al público del Juzgado, sobre la sustitución de poder del apoderado del Instituto de Seguro Sociales. Debido a lo anterior, la accionante preguntó al auxiliar de baranda del Despacho la fecha de envío del expediente al Tribunal, quien le informó que éste se encontraba en lista para ser remitido. Sostuvo que desde el 24 de agosto al 26 de octubre de 2007, realizó consultas

permanentes en el sistema, sin que en ninguna de ellas se haya encontrado información sobre la remisión del expediente al Tribunal Administrativo de Cundinamarca. El 31 de octubre de 2007, encontró una anotación en el sistema del Juzgado de 30 de octubre del mismo año, en la que se señala que el expediente fue remitido desde el 30 de agosto de 2007 al Tribunal Administrativo de Cundinamarca. Informó que el Juzgado 33 Administrativo del Circuito de Bogotá D.C. estuvo cerrado por cambio de secretario desde el 26 de octubre de 2007 al 2 de noviembre de la misma anualidad, por lo cual se hace evidente que la anotación realizada en el sistema el 30 de octubre de 2007 se hizo “a puerta cerrada”. Expresó que con el fin de verificar dicha información, se dirigió al Tribunal Administrativo de Cundinamarca en donde confirmó que la remisión del proceso se hizo el 30 de agosto de 2007, razón por la cual, los términos concedidos para la sustentación del recurso de apelación se encontraban vencidos desde el 23 de octubre de 2007. Argumentó que la omisión de los funcionarios del Juzgado la hizo incurrir en un error que le impidió el ejercicio efectivo del recurso de apelación, lo que vulnera sus derechos. Afirmó que el sistema de información judicial constituye fuente de información para los usuarios de la administración de justicia y por tanto su uso sólo se justifica si los ciudadanos pueden confiar en los datos que se registran. Anotó que aunque el Tribunal Administrativo de Cundinamarca no ha proferido providencia alguna en relación con las consecuencias de la falta de sustentación del recurso de apelación interpuesto, es una realidad que el término para

adelantar cualquier actuación se encuentra vencido como consecuencia de la omisión del Juzgado 33 Administrativo quien no informó oportunamente el envío del expediente a dicho Tribunal. Solicitó el amparo de los derechos invocados y en consecuencia se ordene “la anulación de lo actuado en el Tribunal Administrativo de Cundinamarca - Sección Tercera - M.P. Alfonso Sarmiento Castro, y se reconozca que sólo a partir del 30 de octubre de 2007, fecha en que se hizo público el envío del expediente entre el Juzgado 33 Administrativo y el Tribunal, se pueden empezar a contabilizar los términos para adelantar los trámites propios de la segunda instancia”. Una vez avocado el conocimiento por el Tribunal Administrativo de Cundinamarca, se ordenó notificar al Juzgado 33 Administrativo del Circuito de Bogotá D.C. y dar a conocer el trámite de la acción al doctor ALFONSO SARMIENTO CASTRO, magistrado del Tribunal Administrativo de Cundinamarca – Sección Tercera de la acción. OPOSICION La doctora DIANA LUCIA PUENTES TOBON, Juez 33 Administrativo del Circuito Judicial de Bogotá D.C., expresó que el envío del expediente al Tribunal Administrativo Cundinamarca efectivamente se realizó el 30 de agosto de 2007, actuación que fue incluida en el sistema el día 30 de octubre del mismo año, error que es atribuible a la Secretaría del Juzgado. Manifestó que pese a la negligencia por parte de la Secretaría, la actora tenía al alcance diferentes modos para conocer la actuación, tales como solicitar el oficio remisorio del envío del expediente, verificar el sistema del Tribunal Administrativo de Cundinamarca, o en caso de constatar la tardanza del envío y su posterior

registro, dirigir un memorial de queja. Argumentó que la acción instaurada es improcedente debido a que la actora cuenta con otros mecanismos judiciales idóneos para obtener la protección de los derechos que considera vulnerados. FALLO IMPUGNADO El Tribunal Administrativo de Cundinamarca – Sección Cuarta – Subsección B, mediante providencia de 19 de noviembre de 2007, accedió al amparo solicitado en los siguientes términos: Señaló que de las pruebas que obran en el expediente se advierte que el Juzgado accionado efectivamente omitió realizar oportunamente la anotación en el registro de información al público del envío del expediente al Tribunal Administrativo de Cundinamarca para dar curso al trámite del recurso de apelación. Destacó que el propósito fundamental de establecer un sistema computarizado de registro de actuaciones de los Despachos de la Rama Judicial como un medio expedito y avanzado de información de los procesos, es brindar certeza de la información suministrada a las personas que acuden a él, de lo contrario nada justificaría su implementación. Concluyó que es necesario que el sistema refleje, de forma fidedigna, el estado real de un determinado proceso, labor que corresponde a los empleados judiciales encargados. Concluyó que la omisión del Juzgado 33 Administrativo del Circuito de Bogotá, vulnera los derechos fundamentales invocados por la actora, toda vez que la accionante actuó de conformidad con el principio de la buena fe, respecto a la confianza que generó en la información suministrada por el sistema de registro del Juzgado.

IMPUGNACION

El doctor ALFONSO SARMIENTO CASTRO, Magistrado del Tribunal

Administrativo de Cundinamarca – Sección Tercera y sustanciador del recurso de apelación interpuesto dentro de la acción de reparación directa promovida por la señora ROSA MARIA PULIDO contra el Hospital San Ignacio y el Instituto de Seguros Sociales, impugnó la decisión de primera instancia en los siguientes términos: Manifestó que como conductor del trámite del recurso de apelación no se opone al amparo del derecho al debido proceso de la apoderada judicial de la recurrente. Sostuvo que quien vulneró los derechos de la parte actora fue el Juzgado 33 Administrativo del Circuito de Bogotá y que por tanto no le corresponde ejecutar la orden de tutela. Finalmente, señaló que la acción es improcedente, ya que la actora goza de otros medios de defensa judicial para retrotraer la actuación de segunda instancia. CONSIDERACIONES DE LA SALA La acción de tutela consagrada en el artículo 86 de la Constitución Nacional se reglamenta mediante el Decreto 2591 de 1991 que en el artículo 1° establece:" Toda persona tendrá acción de tutela para reclamar ante los jueces, en todo momento y lugar, mediante un procedimiento preferente y sumario, por sí misma o por quien actúe en su nombre, la protección inmediata de sus derechos constitucionales fundamentales, cuando quiera que éstos resulten vulnerados o amenazados por la acción o la omisión de cualquier autoridad pública o de los particulares en los casos que señala este decreto", la cual procederá cuando el afectado no disponga de otro medio de defensa judicial, salvo que se utilice como mecanismo transitorio para evitar un perjuicio irremediable. Mediante el ejercicio de la presente acción la parte actora pretende en concreto

que se amparen los derechos fundamentales al debido proceso, al buen nombre, a la buena fe y al acceso a la administración de justicia y en consecuencia se ordene al Tribunal Administrativo de Cundinamarca anular todo lo actuado dentro del trámite del recurso de apelación interpuesto contra la providencia de 14 de mayo de 2007 proferida el Juzgado 33 Administrativo del Circuito de Bogotá, y reconocer que sólo a partir del 30 de octubre de 2007, se pueden empezar a contabilizar los términos para adelantar los trámites propios de la segunda instancia. En primer lugar, advierte la Sala que mediante Acuerdo No. 1591 de 2002 de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, se instauró el sistema de información de gestión de procesos y manejo documental (Justicia XXI), para, entre otros, los Juzgados Administrativos, los Tribunales Administrativos y el Consejo de Estado, el cual es de uso obligatorio para los servidores judiciales, so pena de la sanciones disciplinarias y administrativas a que haya lugar, como se indica en el artículo 5° de dicho Acuerdo. Las anotaciones realizadas en el historial de los procesos registrados en el sistema de información al público de los despachos judiciales, como lo anotó el a quo, configuran un sistema de información que debe garantizar la certeza y confiabilidad de la información que suministra, en tanto sólo de esta manera se pueden cumplir los objetivos de eficiencia y agilidad en la prestación del servicio. Siendo ello así, y teniendo en cuenta que la implementación de este tipo de mecanismos responde a la finalidad de hacer más eficiente el cumplimiento de las

funciones asignadas a la Rama Judicial, racionalizando el uso del tiempo por parte de los empleados y funcionarios judiciales por medio de la disminución del volumen de usuarios que demanda el acceso directo a los expedientes dada la publicidad de las actuaciones judiciales al disponer de un sistema de información, para la Sala resulta claro que los datos registrados en dichos sistemas computarizados tienen el carácter de información oficial y pueden generar confianza legítima en los usuarios de la administración de justicia1. Se concluye que el propósito fundamental de establecer un sistema computarizado de registro de actuaciones de los despachos de la Rama Judicial es brindar certeza en la información suministrada a las personas que acuden a él y relevarlas de la obligación de revisar directamente los expedientes, pues de lo contrario nada justificaría su implementación. 1 Al respecto ver la Sentencia T-686 de 2007 de la Corte Constitucional. Así las cosas, los empleados judiciales deben alimentar el historial de los procesos a su cargo de tal manera que reflejen de forma fidedigna el estado real de los mismos. De los documentos que obran en el expediente se advierte que en efecto, como lo indica la parte actora, el Juzgado 33 Administrativo del Circuito de Bogotá remitió, el 30 de agosto de 2007, el expediente del proceso de reparación directa No. 2002-00216 al Tribunal Administrativo de Cundinamarca para dar curso al trámite de segunda instancia. Sin embargo, no registró, en dicha fecha, la actuación en el sistema de información al público, y sólo lo hizo dos meses después, es decir, el 30 de octubre de 2007. La omisión del Juzgado trajo como consecuencia que la ahora actora no pudiese

conocer del estado de su proceso y por tanto no sustentara en oportunidad el recurso de apelación interpuesto contra el fallo de primera instancia de 14 de mayo de 2007, lo que vulnera sus derechos al debido proceso, a la buena fe y al acceso a la administración de justicia. No obstante las anteriores consideraciones, debe la Sala declarar la cesación del procedimiento por carencia de objeto, ya que la situación que generó la vulneración de los derechos ha sido corregida como se advierte a folios 77 a 80, en los que obra el auto de 22 de noviembre de 2007 del Tribunal Administrativo de Cundinamarca, en el que se ordena notificar nuevamente por estado el auto de 12 de octubre de 2007, por el cual se concede a la ahora actora un término de tres días para sustentar el recurso de apelación oportunamente interpuesto contra la sentencia de 14 de mayo de 2007 proferida por el Juzgado 33 Administrativo del Circuito de Bogotá, por lo que no tendría sentido conceder la tutela para impartir la orden de que se produzca un hecho que ya sucedió. Lo anterior en atención a lo dispuesto en el artículo 26 del Decreto 2591 de 1991 que dice: “Si, estando en curso la tutela, se dictare resolución administrativa o judicial, que revoque detenga o suspenda la actuación impugnada, se declarará fundada la solicitud únicamente para efectos de indemnización y de costas, si fueren procedentes”. Con fundamento en las anteriores consideraciones esta Corporación declarará que en el presente caso cesó la vulneración respecto del amparo solicitado por la señora ANA MARIA DE BRIGARD PEREZ, sin que haya lugar a indemnización ni

costas. Finalmente la Sala aclara que si bien es cierto la autoridad responsable de la vulneración de los derechos de la accionante es el Juzgado 33 Administrativo del Circuito de Bogotá, con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 23 del Decreto 2591 de 1991 y garantizar a la agraviada el pleno goce de sus derechos, correspondía al Tribunal Administrativo de Cundinamarca cumplir con la orden impartida en primera instancia, por cuanto dicho Tribunal está conociendo de la apelación interpuesta por la ahora actora contra la sentencia de reparación directa proferida por el Juzgado 33 Administrativo del Circuito de Bogotá, quien perdió competencia para conocer del proceso ordinario. En mérito de lo expuesto el Consejo de Estado, por medio de la Sección Cuarta de su Sala de lo Contencioso, administrando justicia en nombre de la República y por autoridad de la ley. F A L L A DECLARASE que en el presente caso cesó la vulneración respecto al amparo solicitado por la señora ANA MARIA DE BRIGARD PEREZ. Envíese el expediente a la Corte Constitucional para lo de su cargo, Cópiese, notifíquese, cúmplase. La anterior providencia fue considerada y aprobada en la sesión de la fecha. MARIA INES ORTIZ BARBOSA LIGIA LOPEZ DIAZ Presidente de la Sección

JUAN ANGEL PALACIO HINCAPIE HECTOR J. ROMERO DIAZ