CE-25000-23-27-000-2009-00156-01(18954)-2012

SANCION POR LIBROS DE CONTABILIDAD – El atraso sancionable en los libros se configura en forma instantánea al realizar la visita de inspección / LIBROS DE CONTABILIDAD – El llevarlos mediante software se debe plantear ante la administración tributaria y no solo ante la jurisdicción / SOFTWARE DE LIBROS DE CONTABILIDAD – La verificación de llevar la contabilidad al día mediante software, se debe realizar en la diligencia de inspección La Sala observa que el literal f) del artículo 654 del Estatuto Tributario, al que remite el artículo 78 del Decreto 807 de 1993, preceptúa que constituye irregularidad sancionable: “Cuando entre la fecha de las últimas operaciones registradas en los libros, y el último día del mes anterior a aquél en el cual se solicita su exhibición, existan más de cuatro (4) meses de atraso”. (…) Se observa que los libros estaban atrasados de tal forma que ni siquiera al momento de la diligencia de inspección, se encontraban registrados en la Cámara de Comercio, (el libro diario se registró el 12 de abril de 2007) conforme se anotó en el dictamen pericial practicado que obra en el folio 170 del cuaderno principal (…) En cuanto a la afirmación de la sociedad apelante según la cual al no haber contemplado ni consultado el sistema de contabilidad que utiliza la empresa dicha acta no puede tenerse como prueba respecto de la información y estado de la contabilidad a esa fecha, la Sala observa que si bien se ha precisado que para efectos de poder establecer si la contabilidad se encuentra al día se acepta que la misma se lleve actualizada en el software del comerciante, tal verificación debe surtirse en la

misma diligencia de inspección. La conducta reprochable objeto de la sanción referida, se cumple instantáneamente cuando los funcionarios comisionados para el efecto, dejan constancia de la irregularidad sancionable. Lo anterior por cuanto la razón de ser de las sanciones por irregularidades en los libros de contabilidad es la necesidad de que los contribuyentes cumplan los requisitos legales en su diligenciamiento, de tal manera que en cualquier momento se pueda conocer la real situación económica y financiera del comerciante y, en materia tributaria, permita la correcta determinación de los impuestos. La Sala observa que en el acta de visita la sociedad actora no dejó constancia al respecto: adicionalmente, ni en la respuesta al pliego de cargos ni en el recurso de reconsideración interpuesto contra la resolución sancionatoria, el contribuyente alegó el manejo contable a través del Software “HELISA”, dicho argumento sólo fue planteado con ocasión de la interposición de la demanda presentada ante el Tribunal Administrativo de Cundinamarca, el 6 de agosto de 2009, esto es, transcurridos más de dos años de practicada la visita.

FUENTE FORMAL: ESTATUTO TRIBUTARIO – ARTICULO 654 LITERAL F / DECRETO 807 DE 1993 – ARTICULO 78

NOTA DE RELATORIA: Sobre la sanción por irregularidades en los libros de contabilidad se citan las sentencias del Consejo de Estado, Sección Cuarta, de 30 de agosto de 2007, Exp. 66001-23-31-000-2002-01000-01(14684); de 26 de septiembre de 2007, Exp. 25000-23-27-000-2002-01017-01(14078) y de 11 de

diciembre de 2007, Exp. 25000-23-27-000-2003-00438-01(15053), C.P. Héctor J. Romero Díaz

CONSEJO DE ESTADO

SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO

SECCION CUARTA

Consejero ponente: WILLIAM GIRALDO GIRALDO

Bogotá D.C., seis (06) de diciembre de dos mil doce (2012) Radicación número: 25000-23-27-000-2009-00156-01(18954)

Actor: COLOMBIANA DE TEMPORALES SOCIEDAD ANONIMACOLTEMPORA S.A.

Demandado: SECRETARIA DE HACIENDA DISTRITAL – DIRECCION

DISTRITAL DE IMPUESTOS FALLO Se decide el recurso de apelación interpuesto por la parte demandante contra la sentencia del 22 de junio de 2011, del Tribunal Administrativo de Cundinamarca – Sección Cuarta – Subsección “A”, que denegó las súplicas de la demanda interpuesta contra los actos administrativos por medio de los cuales la SECRETARÍA DE HACIENDA DISTRITAL impuso a la actora sanción por irregularidades en la contabilidad.

1. ANTECEDENTES 1.- En abril de 2007, la Dirección Distrital de Impuestos realizó visita a COLTEMPORA y levantó acta de libros, manifestando que estos presentaban un retraso superior a cuatro meses, por cuanto el último registro correspondía a diciembre de 2005. 2.- Con fundamento en dicha acta, la Dirección Distrital de Impuestos profirió el Pliego de Cargos No. 2007EE655992 de diciembre de 2007 por irregularidades en la contabilidad, el que fue contestado por la demandante dentro de la oportunidad

legal. 3.- Mediante Resolución No. 168DDI5773 RS 2008EE21139 del 1º de febrero de 2008, la Oficina de Liquidación de la Subdirección de Impuestos a la Producción y al Consumo impuso sanción por irregularidades en la contabilidad. 4.- Contra el anterior acto administrativo la sociedad actora interpuso el recurso de reconsideración, resuelto mediante la Resolución DDI006572 2009-EE-27810 confirmando el acto recurrido.

1. DEMANDA La demandante en ejercicio de la acción de nulidad y restablecimiento del derecho, solicitó: “Peticiones principales

1. Se decrete la ilegalidad y nulidad de los actos administrativos Resolución No. 168DDI5773 RS 2008EE21139 de febrero 1º de 2008 y Resolución No. DDI 006572 del 6 de marzo de 2009, proferidos por la Dirección Distrital de Impuestos.

2. Se exonere a COLOMBIANA DE TEMPORALES SOCIEDAD ANÓNIMA COLTEMPORA S.A. del pago de los valores determinados en los actos demandados.

Peticiones complementarias.

3. De prosperar la acción por los cargos formulados en los apartes 2 o 3 del presente escrito, se declare que la demandada incurrió en temeridad al ignorar reiteradamente las pruebas solicitadas por COLTEMPORA y que habrían evitado la expedición de los actos demandados.

4. Consecuentemente a la petición anterior se condene en costas a la parte demandada.

Citó como normas violadas los artículos 29 y 209 de la Constitución Política; 3, 6, 7, 8, 104 y 113 del Decreto Distrital 807 de 1993; 732 y 734 del Estatuto Tributario

Nacional. El concepto de violación se resume así: Irregularidad en la notificación y silencio administrativo positivo. El procedimiento tributario establece que la resolución que falla el recurso de reconsideración debe notificarse personalmente enviando citación al contribuyente o a su apoderado para que se presente dentro de los diez (10) días siguientes al envío de la citación. Si concluido este término no comparece el interesado a notificarse personalmente, se procederá a notificarse por edicto que se fijará por diez días. Mediante comunicación CORDIS 2009EE27810 del 9 de marzo de 2009, la administración envió ese mismo día la citación para notificación personal. Siendo así, los diez días para comparecer a la notificación personal se cumplieron el 24 de marzo y el edicto debió ser fijado el 25 de marzo para ser desfijado el 7 de abril. No obstante, dicho acto oficial fue fijado el 24 de marzo de 2009 a las 8:00 a.m. y desfijado el 6 de abril de 2009 a las 5:30 p.m. La irregularidad descrita, haber omitido un día para comparecer personalmente a la notificación, conllevó que el edicto fuera fijado un día antes para así notificar formalmente la resolución dentro del término previsto en el artículo 732 del Estatuto Tributario, aplicable por remisión directa del artículo 104 del Decreto 807 de 1993. De haberse observado el trámite de la notificación y respetado todos y cada uno de los términos establecidos en los artículos 6, 7 y 8 del Decreto 807 de 1993, la

notificación por edicto se habría surtido el 7 de abril cuando ya se encontraba vencido el término para fallar y notificar el recurso de reconsideración, operando el silencio administrativo positivo de que trata el artículo 734 del Estatuto Tributario Nacional, aplicable por remisión del artículo 104 del Decreto 807 de 1993. Desatención de la solicitud de pruebas. En la respuesta al pliego de cargos, así como en el memorial del recurso, la sociedad actora solicitó a la Administración la práctica de pruebas a efectos de demostrar que los supuestos fácticos de la sanción por irregularidades en la contabilidad no se presentaron. Y aun cuando en la resolución sanción y en la resolución que resolvió el recurso de reconsideración la administración reconoció expresamente la solicitud de pruebas, en ninguna de las actuaciones se pronunció sobre esta solicitud para rechazarla. Lo anteriormente expuesto implica la violación a los principios constitucionales del debido proceso y el derecho de defensa, así como a los principios que rigen la actuación pública, contenidos en los artículos 29 y 209 de la Constitución Política. Dilación injustificada de la actuación. Toda la actuación de la Administración se fundamenta en que el 3 de abril de 2007, fecha en la que se suscribió el acta de visita, los libros de contabilidad no se encontraban al día. Sin embargo, la demandada descartó las inconformidades planteadas por COLTEMPORA en cuanto a la oportunidad de la visita que se realizó casi un mes después de haber sido notificado el auto de inspección tributaria. La Administración, al postergar en forma unilateral, indefinida e incierta la

oportunidad para exhibir los libros de contabilidad, dilató el desarrollo del proceso y generó confusión e inestabilidad en la marcha cotidiana de los asuntos y responsabilidades que le competen a las empresas como entidades económicas y productivas, derivando una responsabilidad sancionable desproporcionada e injustificada. Improcedencia de la sanción por inexistencia del hecho sancionado. La sanción impuesta a COLTEMPORA tiene como sustento irregularidades en la contabilidad que se concretan en el atraso de los libros de contabilidad con fundamento en el acta de visita practicada el 3 de abril de 2007. Sin embargo, esta irregularidad no existía para el momento en el cual la administración dice haberla constatado. Los libros impresos de COLTEMPORA tenían fecha de diciembre de 2005 como quedó plasmado en el acta de libros sobre la cual se desarrolló la actuación de la administración. Pero al restringir el examen exclusivamente a este documento e ignorar las pruebas solicitadas en la respuesta al pliego de cargos y en el memorial del recurso de vía gubernativa, la administración no concedió la oportunidad de verificar que efectivamente este supuesto se había presentado. A partir de 2006 COLTEMPORA lleva su contabilidad por la herramienta informática denominada HELISA GW; a través de dicha herramienta se pueden verificar con precisión y objetividad las fechas en las cuales los asientos contables se realizaron y, por tanto, en qué estado se encontraban en abril 3 de 2007, independientemente de si se encontraban impresos o no. La impresión de los registros no se había podido realizar por problemas operativos en el trámite de registros de las hojas ante la Cámara de Comercio.

1. CONTESTACIÓN DE LA DEMANDA La demandada presentó oposición a las pretensiones de la demanda, y al efecto expuso: No se presentó ninguna irregularidad en la notificación de la resolución que resolvió el recurso de reconsideración y, por tanto, no operó el alegado silencio administrativo positivo, por las siguientes razones: El recurso de reconsideración fue interpuesto el 7 de abril de 2008. En consecuencia, la administración tenía hasta el 7 de abril de 2009 para resolverlo y, como aparece probado, este fue resuelto mediante Resolución DDI 006572 del 6 de marzo de 2009, notificada mediante edicto fijado el 24 de marzo de 2009 y desfijado el 6 de abril del mismo año, es decir, antes del vencimiento del término previsto en el artículo 732 del Estatuto Tributario Nacional.

En cuanto a la alegada violación al derecho de defensa por la negativa de la administración de decretar las pruebas solicitadas, señaló: Quedó demostrado que el auto de inspección tributaria fue debidamente notificado y que la diligencia de inspección se adelantó con la observancia del procedimiento establecido en las normas tributarias, en la cual quedó debidamente probado que los libros mayor y de balances, correspondientes al año gravable 2005, tenían un retraso superior a cuatro meses en su diligenciamiento, configurándose como consecuencia la causal prevista en el literal f) del artículo 654 del Estatuto Tributario Nacional, aplicable por remisión expresa del artículo 78 del Decreto Distrital 807 de 1993. Contra la sanción impuesta el contribuyente presentó el recurso de

reconsideración, y como fundamento del mismo reiteró que la visita fue irregular desde la notificación del auto que ordenó la inspección tributaria y cuestionó el hecho de no haberse decretado la prueba sobre la notificación del auto de inspección tributaria. No aparece demostrada vulneración alguna al debido proceso y al derecho de defensa del contribuyente, pues quedó debidamente probado que la notificación del auto de inspección tributaria se surtió de acuerdo con las normas establecidas en el Estatuto Tributario Nacional, aplicable por remisión expresa del Decreto Distrital 807 de 1993. Como consecuencia, el contribuyente se hizo acreedor a la sanción impuesta, pues los libros oficiales de contabilidad presentaban, para la fecha de la visita, un atraso de más de cuatro meses, ya que el último folio sentado registraba movimientos de diciembre de 2005.

1. LA SENTENCIA APELADA El Tribunal Administrativo de Cundinamarca – Sección Cuarta – Subsección “A”, mediante sentencia del 22 de junio de 2011, negó las súplicas de la demanda.

Los fundamentos de la decisión se resumen así: Respecto al alegado silencio administrativo positivo, señaló que el recurso de reconsideración contra la resolución sancionatoria fue interpuesto el 7 de abril de 2008; por lo tanto la fecha límite para notificar el fallo del recurso vencía el 7 de abril de 2009. La administración profirió la Resolución DDI 6572, el 6 de marzo de 2009 e introdujo al correo la citación para efectuar la notificación personal el 9 de marzo de 2009. Toda vez que el contribuyente no compareció para el efecto, la

administración notificó el acto oficial por edicto fijado el 24 de marzo de 2009 y desfijado el 6 de abril del mismo año. La demandante alegó que los diez días para comparecer se vencieron el 24 de marzo y, por lo tanto, el edicto se ha debido fijar el 25 de marzo y desfijar el 7 de abril cuando ya se encontraba vencido el término para resolverlo. No obstante el edicto se desfijó el 6 de abril. El a quo estimó que no son de recibo los argumentos del recurrente comoquiera que el término de los diez días para comparecer se cuenta a partir de la fecha de introducción al correo de la citación, en este caso el 9 de marzo de 2009, por lo tanto los diez días para comparecer incluyen esa fecha y vencían el 20 de marzo. El siguiente día hábil es el 24 de marzo cuando se fijó el edicto: los diez días vencían el 6 de abril, cuando fue desfijado, fecha que está dentro del término legal, que vencía el 7 de marzo de 2009. En cuanto a la alegada violación al derecho de defensa por cuanto la administración no se pronunció sobre la solicitud de pruebas presentada en la respuesta al pliego de cargos y en el memorial del recurso, el a quo precisó que la respuesta al pliego de cargos es de fecha 21 de enero de 2008 y el recurso de reconsideración del 7 de abril de 2008, mientras que el acta de visita es del 3 de abril de 2007. En dichos memoriales el contribuyente solicitó que se le practicara una nueva inspección a efectos de acreditar que lleva los libros actualizados.

Para las fechas en que el interesado elevó las solicitudes en cuestión, ha transcurrido más de un año, plazo durante el cual es muy probable que ya hubiese puesto al día la contabilidad, razón por la cual resultaba improcedente e inconducente la práctica de la inspección solicitada. La obligación del administrado era presentar los libros, como en efecto ocurrió, en la oportunidad solicitada por la administración, esto es, cuando fue notificado el auto que ordenó la inspección, es decir, el 7 de marzo de 2007. En esa ocasión tuvo más de un mes para preparar los libros que debía exhibir puesto que la diligencia se llevó a cabo el 3 de abril de 2007. Es claro que el contribuyente desaprovechó la oportunidad para poner al día la contabilidad con las consecuencias sancionatorias que ello acarrea y, por tanto, su derecho de defensa no puede estar basado en su propia culpa, comoquiera que no puede prolongarse en el tiempo la oportunidad para la exhibición de la contabilidad en debida forma. Se debe tener en cuenta que tanto el representante legal como el contador de la empresa suscribieron el acta de visita en la que se dejó constancia de que los libros de contabilidad tenían un atraso superior de cuatro meses. En este caso, el último registro contable era de diciembre 31 de 2005 y la visita es de fecha abril de 2007, lo que significa que el atraso era de más de un año. Respecto al dictamen pericial practicado, señaló que si bien se asegura que la sociedad tiene al día la contabilidad, tal afirmación no es útil para resolver el asunto planteado, toda vez que el perito no llegó a verificar si para la fecha de la

visita (3 de abril de 2007) la demandante estaba al día en sus registros contables. En el cuaderno de antecedentes administrativos obra una certificación del revisor fiscal de la sociedad la que afirma que los estados financieros de 2004 y 2005 presentan razonablemente la situación financiera de la empresa de conformidad con las normas y principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Este documento que no tiene fecha de expedición, además, se refiere a los años 2004 y 2005, sobre los cuales no se hizo reparo alguno en el caso que se estudia. Por lo tanto, el citado documento no es prueba en contra de lo detectado por la Administración en la vía gubernativa.

1. EL RECURSO DE APELACIÓN Inconforme con la decisión de primera instancia, la parte demandante apeló, en los siguientes términos: Es cierto que el acta de libros del 3 de abril de 2007 reporta que los libros tienen un atraso superior a cuatro meses, pero tal circunstancia está referida a las hojas físicas de los libros de contabilidad, que fue lo único que verificó el funcionario de la Administración Distrital, como se constata en el acta de libros del 3 de abril de 2007, al hacer referencia expresa a los folios físicos, impresos y al siguiente a utilizar.

Al no haberse verificado ni consultado el sistema de contabilidad que utiliza la empresa, dicha acta no puede tenerse como prueba respecto de la información y del estado de la contabilidad a esa fecha; sólo puede tenerse como prueba de lo constatado: la impresión física de la contabilidad y los libros contables, y, por tanto, el fallo adolece, en este punto, de sustento probatorio suficiente respecto

de la integralidad de la contabilidad de Colombiana de Temporales Sociedad Anónima. En el transcurso del proceso administrativo sancionatorio se solicitó a la Dirección Distrital de Impuestos que realizara una inspección a la contabilidad para que ella hiciera la comprobación sobre el estado de la misma al 3 de abril de 2007, no a la fecha en la cual hiciera la inspección solicitada, comprobación directa que podía efectuar en desarrollo de sus amplias facultades de investigación designando a un funcionario con las competencias técnicas y profesionales que permitieran verificar en el sistema en qué estado se encontraban los registros contables de la sociedad actora al 3 de abril de 2007, prueba que si se hubiese ordenado y practicado habría dado un elemento de valoración real definitivo sobre los hechos por los cuales se adelantaba entonces el proceso administrativo. Por otra parte, el informe pericial deja constancia de que Colombiana de Temporales Sociedad Anónima desde agosto de 2005 lleva su contabilidad en forma sistematizada bajo la herramienta “HELISA”, y, adicionalmente, indica en todo su texto, análisis y conclusiones que para el 6 de marzo de 2007 la contabilidad y los libros de dicha empresa se encontraban actualizados, por lo menos, al 31 de diciembre de 2006, pues sólo así pudo haber cumplido con su obligación legal de reportar estados financieros, informes y anexos ante la Superintendencia de Sociedades, indicios que son suficientes para desvirtuar el acta de libros del 3 de abril de 2007 en cuanto a la realidad contable integral de la actora, la que conserva su valor respecto a la impresión física de la información, impresión que no se había realizado por inconvenientes técnicos.

En cuanto a la condena en costas a la Administración, esta se sustenta en la temeridad por la omisión en la que incurrió al abusar de su posición privilegiada y predominante de juez y parte al no decretar las pruebas solicitadas en el proceso administrativo y hacer uso de sus amplias facultades legales de investigación en correspondencia con el espíritu de justicia que debe prevalecer en sus actuaciones.

1. ALEGATOS DE CONCLUSIÓN La parte actora reiteró los argumentos expuestos en el recurso de apelación.

La parte demandada señaló que no es procedente alegar después de cinco años de haberse efectuado la visita de inspección que no se revisó la información contenida en la herramienta HELISA en la cual se alimenta la contabilidad de la empresa, cuando quienes atendieron la diligencia no pusieron a disposición de los funcionarios de impuestos la mencionada herramienta, a sabiendas de que serían sancionados por no tener la contabilidad al día. El Ministerio Público, no intervino en esta etapa procesal.

1. CONSIDERACIONES Se decide el recurso de apelación interpuesto por la parte demandante contra la sentencia del 22 de junio de 2011, proferida por el Tribunal Administrativo de

Cundinamarca, Sección Cuarta – Sub Sección “A”. Según el a quo, tanto el representante legal como el contador de la empresa suscribieron el acta de visita en la que se dejó constancia de que a la fecha en que se solicitó su exhibición los libros de contabilidad tenían un atraso superior a cuatro meses. En este caso, el último registro contable era de diciembre 31 de 2005 y la visita es de fecha abril de 2007, lo que significa que el atraso era de más

de un año. La sociedad apelante señaló que es cierto que el acta de libros del 3 de abril de 2007 reporta que los libros tienen un atraso superior a cuatro meses, pero tal circunstancia está referida a las hojas físicas de los libros de contabilidad, sin embargo, al no haber contemplado ni consultado el sistema de contabilidad que utiliza la empresa dicha acta no puede tenerse como prueba respecto de la información y estado de la contabilidad a esa fecha. La Sala observa que el literal f) del artículo 654 del Estatuto Tributario1, al que remite el artículo 78 del Decreto 807 de 19932, preceptúa que constituye irregularidad sancionable: “Cuando entre la fecha de las últimas operaciones registradas en los libros, y el último día del mes anterior a aquél en el cual se solicita su exhibición, existan más de cuatro (4) meses de atraso”. En el folio 60 del cuaderno principal obra copia del acta de libros de contabilidad de fecha 4 de abril de 2007, suscrita por el representante legal y el contador de la sociedad actora y el funcionario de la Administración comisionado para el efecto, en la que se anotó:

“LIBROS OFICIALES.

1. LIBRO MAYOR Y BALANCE Registrado en la Cámara de Comercio de Bogotá, con número de registro 01150643 de fecha 14/06/05, consta de 300 folios, que van del 702 al 1000. Utilizado hasta el folio No. 794 con el movimiento del mes de Dic 31/05, El año gravable a investigar está registrado del folio No. 717 al folio 794, se firma en el folio No. 794. Siguiente folio

a utilizar 795, número de folios anulados NO… 1 ARTICULO 654. HECHOS IRREGULARES EN LA CONTABILIDAD. Habrá lugar a aplicar sanción por libros de contabilidad, en los siguientes casos: a. No llevar libros de contabilidad si hubiere obligación de llevarlos. b. No tener registrados los libros principales de contabilidad, si hubiere obligación de registrarlos. c. No exhibir los libros de contabilidad, cuando las autoridades tributarias lo exigieren. d. Llevar doble contabilidad. e. No llevar los libros de contabilidad en forma que permitan verificar o determinar los factores necesarios para establecer las bases de liquidación de los impuestos o retenciones. f. Cuando entre la fecha de las últimas operaciones registradas en los libros, y el último día del mes anterior a aquél en el cual se solicita su exhibición, existan más de cuatro (4) meses de atraso. 2 Artículo 78º.- Modificado por el Art. 55° Decreto Distrital 362 de 2002 Sanción por Irregularidad en la Contabilidad. Cuando los obligados a llevar libros de contabilidad, incurran en las irregularidades contempladas en el artículo 654 del Estatuto Tributario Nacional, se aplicarán las sanciones previstas en los artículos 655 y 656 del mismo Estatuto.

2. LIBRO DIARIO Registrado en Bogotá, con número de registro 009843393 de fecha 8

Febr/2002, consta de 250 folios, que van del 451 al 700. Utilizado hasta el folio No. 700, con el movimiento del mes de diciembre de

2005. El año gravable a investigar está registrado del folio No. 640 al folio No. 697, se firma en el folio No. 700, siguiente folio a utilizar

701, número de folios anulados NO… “… NOTA: Los libros registran más de cuatro (4) meses de atraso”. De esta forma quedó consignado en el acta de visita del 4 de abril de 2007 que El LIBRO MAYOR se encontraba utilizado hasta el folio No. 794 con el movimiento del mes de diciembre de 2005. Los restantes folios (795 a 1000) estaban sin utilizar. Respecto al LIBRO DIARIO, se anotó que se encontraba utilizado hasta el folio No. 697 con el movimiento del mes de diciembre de 2005. Los restantes folios (698 a 700) estaban sin utilizar. Se observa que los libros estaban atrasados de tal forma que ni siquiera al momento de la diligencia de inspección, se encontraban registrados en la Cámara de Comercio, (el libro diario se registró el 12 de abril de 2007) conforme se anotó en el dictamen pericial practicado que obra en el folio 170 del cuaderno principal así: “En lo pertinente a la conformación de las autorizaciones del registro de los libros oficiales ante la Cámara de Comercio, en lo que respecta al Libro Mayor y Balances, los movimientos contables de enero a diciembre del 2006 quedaron amparados y respaldados con el número de registro 01150643 de fecha 14 de junio de 2005, y en relación con el Libro Diario, los registros de los movimientos contables del periodo enero a diciembre de 2006 fueron soportados con el número de registro 01256339 de fecha 12 de abril de 2007”. En cuanto a la afirmación de la sociedad apelante según la cual al no haber contemplado ni consultado el sistema de contabilidad que utiliza la empresa dicha

acta no puede tenerse como prueba respecto de la información y estado de la contabilidad a esa fecha, la Sala observa que si bien se ha precisado que para efectos de poder establecer si la contabilidad se encuentra al día se acepta que la misma se lleve actualizada en el software del comerciante3, tal verificación debe surtirse en la misma diligencia de inspección. 3 Sentencia del 26 de septiembre de 2007, exp. 14078 C.P. Hector J. Romero Díaz. La conducta reprochable objeto de la sanción referida, se cumple instantáneamente cuando los funcionarios comisionados para el efecto, dejan constancia de la irregularidad sancionable4. Lo anterior por cuanto la razón de ser de las sanciones por irregularidades en los libros de contabilidad es la necesidad de que los contribuyentes cumplan los requisitos legales en su diligenciamiento, de tal manera que en cualquier momento se pueda conocer la real situación económica y financiera del comerciante y, en materia tributaria, permita la correcta determinación de los impuestos5. La Sala observa que en el acta de visita la sociedad actora no dejó constancia al respecto: adicionalmente, ni en la respuesta al pliego de cargos ni en el recurso de reconsideración interpuesto contra la resolución sancionatoria, el contribuyente alegó el manejo contable a través del Software “HELISA”, dicho argumento sólo fue planteado con ocasión de la interposición de la demanda presentada ante el Tribunal Administrativo de Cundinamarca, el 6 de agosto de 2009, esto es, transcurridos más de dos años de practicada la visita. Conforme con lo explicado, las pretensiones no están llamadas a prosperar, motivo por el cual se confirmará la sentencia apelada.

En mérito de lo expuesto, el Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Cuarta, administrando justicia en nombre de la República y por autoridad de la ley, F A L L A CONFÍRMASE la sentencia del 22 de junio de 2011, dictada por el Tribunal Administrativo de Cundinamarca, Sección Cuarta – Subsección “A”- en el proceso de nulidad y restablecimiento del derecho de COLOMBIANA DE TEMPORALES

SOCIEDAD ANONIMA – COLTEMPORA S.A. contra la SECRETARÍA DE

HACIENDA DISTRITAL – DIRECCIÓN DISTRITAL DE IMPUESTOS.

Cópiese, notifíquese, devuélvase el expediente al Tribunal de origen. Cúmplase. 4 Sentencia del 11 de diciembre de 2007, exp. 15053 C.P. Héctor J. Romero Díaz 5 Sentencia 30 de agosto de 2007, Exp. 14684, C.P. doctor Héctor J. Romero Díaz La anterior providencia se estudió y aprobó en sesión de la fecha.

HUGO FERNANDO BASTIDAS BÁRCENAS

Presidente

MARTHA TERESA BRICEÑO DE VALENCIA

CARMEN TERESA ORTIZ DE RODRÍGUEZ

WILLIAM GIRALDO GIRALDO