CE-25000-23-41-000-2014-00044-01(AC)-2014

SISTEMA DE INFORMACION DE LA RAMA JUDICIAL - Sistema de gestión judicial siglo XXI / VIGILANCIA DE LAS ACTUACIONES JUDICIALESConcepto / SISTEMA DE INFORMACION JUDICIAL - Equivalencia funcional del medio físico y electrónico / DATOS DEL SISTEMA DE INFORMACION SIGLO XXI - Acto de comunicación procesal / INFORMACION NO REGISTRADA EN EL SISTEMA DE INFORMACION JUDICIAL - Debe ser consultada en el expediente El historial de los procesos (registrados en el sistema de información Siglo XXI) que pueden ser consultados en Internet y en el hardware dispuesto para el efecto en las Secretarias de los Despachos Judiciales tiene el carácter de un “mensaje de datos”. La emisión de este tipo de mensajes de datos puede considerarse un “acto de comunicación procesal”, porque a través de ella se pone en conocimiento de las partes, de terceros o de otras autoridades judiciales o administrativas las providencias y órdenes de jueces y fiscales. Se resalta entonces que la utilización de los sistemas de información sobre el historial de los procesos y la fecha de las actuaciones judiciales sólo se justifica si los ciudadanos pueden confiar en los datos que en ellos se registran. Sobre el deber de vigilancia de las actuaciones judiciales por los apoderados de las partes, la Corte entendió que este se satisface con el seguimiento a los procesos, a través de su consulta en las pantallas de los computadores de los despachos judiciales, sin tener que acudir al expediente, siempre y cuando la información registrada en los sistemas de información computarizada constituyan un equivalente funcional de la información que reposa en el proceso. Con todo, la Corte también resalta que la información no registrada

en el Sistema debe ser revisada por el abogado directamente en el expediente.

NOTA DE RELATORIA: En sentencia T-686 del 31 de agosto de 2007, la Corte Constitucional, realiza un estudio pormenorizado respecto al carácter de acto de comunicación de los mensajes de datos sobre los procesos registrados en los computadores de los despachos judiciales, el carácter oficial de los datos registrados, la equivalencia del mensaje de datos con los documentos escritos, su finalidad y su justificación del sistema de gestión, así como, la responsabilidad de los servidores encargados de alimentar el sistema.

CONSULTA DE PROCESOS POR MEDIOS ELECTRONICOS - Sistema de gestión judicial siglo XXI / SISTEMA DE GESTION JUDICIAL SIGLO XXICriterios de búsqueda de los procesos El Consejo Superior de la Judicatura, con el fin de adoptar los mecanismos necesarios para implementar la tecnología al servicio de la administración de justicia, tal y como lo dispone el artículo 95 de la Ley 270 de 1996 (Estatutaria de la Administración de Justicia), y con el propósito de realizar las consultas de los procesos por medios electrónicos, implementó el sistema de gestión denominado Justicia Siglo XXI, a través del Acuerdo 1591 de 24 de octubre de 2002. Posteriormente, mediante Acuerdo No. 3334 de 2 de marzo de 2006 se reglamentó la utilización de los medios electrónicos e informáticos en el cumplimiento de las funciones de la administración de justicia, el cual fue adicionado por el Acuerdo 4937 de 8 de julio de 2008… se tiene que para garantizar que los procesos que cambien de despacho judicial, puedan seguirse

consultando se adicionaron los criterios de búsqueda referente a los datos del demandante y demandado, lo cual indica que en la actualidad desde el año 2008 , el Sistema de Gestión Judicial Siglo XXI, permite la consulta del proceso vía Internet o en los despachos Judiciales, no sólo con el número único de radicación, sino también con los datos de las partes del proceso, lo que genera mayor facilidad en el acceso al sistema de información y permite realizar de manera ágil las consultas. De esta manera la información del historial de los procesos que aparece registrada en los computadores de los juzgados y en Internet, tiene el carácter de un mensaje de datos, por cuanto se trata de información comunicada a través de medios electrónicos, esto es la pantalla de un computador que opera como dispositivo de salida. Así mismo, se destaca que los mensajes de datos son actos de comunicación procesal, los cuales cumplen con la finalidad de dar publicidad a las actuaciones surtidas en los procesos, que son de interés no solo de las partes, del Ministerio Público sino de otras autoridades judiciales y administrativas. VULNERACION AL DERECHO AL DEBIDO PROCESO Y DE ACCESO A LA ADMINISTRACION DE JUSTICIA - Ausencia de comunicación del cambio de radicación del proceso de reparación directa a la parte demandada / VULNERACION AL PRINCIPIO DE PUBLICIDAD E INFORMACION QUE DEBE REGIR LAS ACTUACIONES JUDICIALES - Falta de comunicación del cambio de radicación del proceso impidió contestar la demanda y solicitar pruebas / VIOLACION AL PRINCIPIO DE CONFIANZA LEGITIMA - Sistema de gestión judicial siglo XXI no registró información sobre impedimento, asignación a despacho en descongestión y cambio de radicación del proceso

El Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá, continuó con el trámite del proceso hasta la etapa probatoria, sin advertir que el cambio de radicación no había sido informado a la parte demandada, y que las actuaciones que había adelantado se ingresaron al sistema de gestión judicial bajo el nuevo radicado, el cual era desconocido por la Dirección Nacional de Estupefacientes, desatendiendo de este modo los derechos al debido proceso, acceso a la administración de justicia y el principio de publicidad e información que debe regir en todas las actuaciones judiciales. De esta manera, la falta de comunicación que le informara a la Dirección Nacional de Estupefacientes del nuevo número de radicado, no le permitió conocer las providencias dictadas por la Juez Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá, dentro del proceso identificado con el radicado No. 11001-33-31-034-2012-00028-00, ni enterarse del inicio del término de fijación en lista, lo cual le impidió contestar oportunamente la demanda y solicitar las pruebas en ejercicio de su derecho de defensa, así como tampoco conoció el auto que abrió la etapa probatoria, pues como lo advierte la accionante, sólo tuvo conocimiento de estas actuaciones cuando la oficiaron solicitándole documentos para anexarlos al proceso. Cabe precisar, que la anterior situación desconoce además el principio de confianza legítima ya que la actora confió en el sistema de información de la rama judicial, pues la última actuación que se registró en el radicado No. 11001-33-31-033-2011-00228-00 fue la notificación por aviso

que se le practicó, sin advertir que el proceso se había repartido a los juzgados de descongestión y que el mismo le había correspondido al Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá, con un nuevo número de radicación. Es importante señalar que al interior del trámite de esta acción constitucional no obra prueba alguna que permita inferir que la mencionada novedad, esto es, el cambio de radicación, se haya comunicado a las partes, en especial a la entidad actora en tutela, lo cual como ya se manifestó imposibilitó el cumplimiento de la carga procesal que le correspondía en ejercicio de su legítimo derecho de defensa y contradicción, concerniente a contestar oportunamente la demanda y solicitar las pruebas que estimara necesarias para desvirtuar los supuestos que se le atribuía por los demandantes en el proceso de reparación directa… considera la Sala que es procedente el amparo de tutela para la protección inmediata de los derechos fundamentales de la Dirección Nacional de Estupefacientes a efectos de evitar la configuración de un perjuicio irremediable. Conforme a los anteriores planteamientos, la providencia impugnada será revocada y en su lugar, la Sala amparará los derechos fundamentales al debido proceso y el acceso a la administración de justicia de la Dirección Nacional de Estupefacientes en Liquidación, para lo cual se anulará todo lo actuado por el Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá, a partir del auto de 5 de octubre de 2012 que fijó en lista el proceso de reparación directa impetrado, y se ordenará a la accionada que en el término máximo e improrrogable de cuarenta y ocho (48)

horas contadas a partir de la notificación de este fallo, disponga lo pertinente para rehacer las actuaciones judiciales anuladas. DEBER DE COMUNICAR EL CAMBIO DE RADICACION DE UN PROCESOGarantiza los derechos fundamentales al debido proceso y de acceso a la administración de justicia de las partes El deber de comunicar el cambio de radicación de un proceso cuando éste ha sido objeto de un nuevo reparto garantiza los derechos fundamentales al debido proceso y acceso a la administración de justicia de las partes, por ello la importancia de que esa actuación sea de pleno conocimiento de los sujetos procesales, pues sólo de esta manera se garantiza y permite su intervención activa en el proceso en procura de la defensa de sus intereses jurídicos.

CONSEJO DE ESTADO

SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO

SECCION SEGUNDA

SUBSECCION B

Consejero ponente: GERARDO ARENAS MONSALVE

Bogotá, D.C., veinticuatro (24) de abril de dos mil catorce (2014) Radicación número: 25000-23-41-000-2014-00044-01(AC)

Actor: DIRECCION NACIONAL DE ESTUPEFACIENTES EN LIQUIDACION

Demandado: JUZGADO DIECINUEVE ADMINISTRATIVO DE DESCONGESTION DE BOGOTÁ Se decide la impugnación presentada contra el fallo del 29 de enero de 2014 proferido por el Tribunal Administrativo de Cundinamarca, por medio del cual se negó el amparo de tutela instaurado por la Dirección Nacional de Estupefacientes en Liquidación.

La Dirección Nacional de Estupefacientes en Liquidación, en ejercicio de la acción

consagrada en el artículo 86 de la Constitución Política, acudió ante el Tribunal Administrativo de Cundinamarca, con el fin de solicitar el amparo de sus derechos fundamentales al debido proceso, buena fe y confianza legítima, que estimó lesionados por el Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá, al no comunicarle oportunamente del cambio de radicación del proceso de reparación directa instaurado por los señores Marco Tulio Martínez Delgado, Asdrubal Martínez Delgado y Teobaldo Martínez Delgado contra la entidad. Teniendo en cuenta lo anterior, solicitaron al juez de tutela: I) se amparen sus derechos fundamentales al debido proceso, buena fe y confianza legítima; II) se decrete la nulidad de todo lo actuado por el Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá a partir de la fijación en lista de fecha 5 de octubre de 2012; y III) se ordene al Juzgado accionado notificarle nuevamente la demanda de reparación directa instaurada por los señores Marco Tulio Martínez Delgado, Asdrubal Martínez Delgado y Teobaldo Martínez Delgado contra la entidad, a efectos de poder ejercer su derecho de defensa y contradicción. La parte actora, expuso como fundamento de su solicitud, los hechos y consideraciones que se resumen a continuación (fls 1 -7): Indicó que mediante apoderado los señores Marco Tulio Martínez Delgado, Asdrubal Martínez Delgado y Teobaldo Martínez Delgado presentaron demandada de reparación directa, solicitando que se declarara administrativamente responsable a la

Dirección Nacional de Estupefacientes y al Ministerio de Justicia y del Derecho, por los presuntos daños y perjuicios ocasionados con el fallecimiento del señor Gerardo Martínez cuando éste se encontraba realizando unas reparaciones locativas en una bodega administrada por la entidad. Señaló que el 10 de agosto de 2011 se efectuó la radicación y reparto de la demanda, correspondiéndole al Juzgado Treinta y Tres Administrativo de Bogotá, quien mediante providencia de 8 de noviembre de 2011 la admitió y ordenó la notificación de las partes. Manifestó que el día 3 de septiembre de 2012 se notificó por aviso de la acción de reparación directa identificada con el radicado 11001-33-31-033-2011-00228-00 incoada por el señor Marco Tulio Martínez delgado, y proveniente del Juzgado Treinta y Tres Administrativo del Circuito Judicial de Bogotá. Precisó que en dicha diligencia se le hizo entrega de la demanda, sus anexos y la corrección de la misma. Aseguró que revisó diariamente los estados con la finalidad de verificar a partir de que momento se fijaba en lista el asunto de conformidad con lo dispuesto en el numeral 5 del artículo 207 del Decreto 01 de 1984, pero de acuerdo con lo consignado en el aplicativo de la Rama Judicial Siglo XXI, el proceso No. 11001-3331-033-2011-00228-00, nunca fue fijado en lista. Manifestó que el día 7 de marzo de 2013 recibió los oficios Nos. 0149 y 150 del 6 de marzo de 2013, cuya referencia citaba “REF: REPARACION DIRECTA N°. 201200028 DE MARCO TUTLIO DELGADO CONTRA MINISTERIO DE JUSTICIA”, suscritos por la Secretaría del Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá, en los cuales se señalaba que “En cumplimiento de lo ordenado en Auto del 29 de enero de 2013, este despacho ordena oficiar, a fin de que sirva allegar con destino al proceso de la referencia (…)”. Afirmó que al darse cuenta que los citados oficios guardaban similitud en sus partes con el proceso 2011-00228, procedió a verificar el radicado No. 2012-00028 tanto en el Sistema de Gestión Judicial Siglo XXI como en el expediente en físico, y se enteró que el Juzgado Treinta y Tres Administrativo de Bogotá había manifestado su impedimento para conocer del asunto y lo remitió al Juzgado Treinta y Cuatro Administrativo de Bogotá, quien aceptó el mismo y en virtud de las medidas de descongestión lo envió al Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá, quedando identificado entonces con el No. 11001-33-31-034-2012-00028-00. Sostuvo que de las anotaciones registradas en el Sistema Siglo XXI para el proceso 2011-00228-00, se denota que desde el 17 de enero de 2012 se registró la manifestación de impedimento de la Juez Treinta y Tres Administrativo para seguir conociendo del asunto, sin embargo, no se observa anotación en la que se señale que el Juzgado Treinta y Cuatro Administrativo de Bogotá, haya asumido el conocimiento del proceso y que a su vez haya aceptado el impedimento. Aseveró que en las anotaciones en el proceso identificado con el No. 2012-00028-00,

se observa que el Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá, mediante auto de 17 de abril de 2012, avocó el conocimiento del proceso, admitió la corrección de la demanda, y el 15 de agosto de 2012 remitió el proceso a la oficina competente para llevar a cabo la notificación, siendo posteriormente fijado en lista el 5 de octubre de 2012. Explicó que por los hechos anteriores y en aras de salvaguardar la defensa de la Nación, impetró incidente de nulidad por violación al debido proceso, con fundamento en lo preceptuado en el numeral 9 del artículo 140 del C. de P.C., solicitando que se declarara la nulidad de las actuaciones desarrolladas en el proceso 2012-00028-00 a partir de la fijación en lista el 5 de octubre de 2012, con la finalidad de otorgarle la oportunidad de ejercer su derecho de defensa, contestando la demanda y solicitando pruebas. Aseguró que en el incidente de nulidad argumentó, que en las actuaciones registradas en el proceso 2011-00228-00 no figuraba anotación posterior a la notificación por aviso, por lo que la entidad no tuvo oportunidad de enterarse del impedimento del Juzgado Treinta y Tres Administrativo, el cambio de radicación y el conocimiento que asumió el Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá. Destacó que las anteriores actuaciones debieron comunicárselas a la entidad en la notificación por aviso del 3 de septiembre de 2012, a efectos de que pudiera contestar la demanda y ejercer su derecho de contradicción.

Resaltó que por auto de 28 de mayo de 2013 el Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá, denegó el incidente de nulidad propuesto, argumentando que la notificación por aviso efectuada por el Juzgado Treinta y Tres Administrativo de Bogotá se había llevado a cabo correctamente y que las anotaciones en el Sistema Siglo XXI reflejaban todas las actuaciones surtidas dentro del proceso. Conocida la anterior decisión, interpuso recurso de apelación, y el Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá mediante auto de 25 de junio lo concedió. Afirmó que frente al auto que concedió la apelación, la parte demandante aportó memorial solicitando dejar sin efecto tal decisión por considerarlo improcedente, lo cual fue resuelto por el juzgado de manera negativa en auto de 6 de agosto de 2013. Por su parte el Tribunal Administrativo de Cundinamarca mediante auto de 18 de octubre de 2013 admitió el recurso de alzada por encontrarlo procedente de conformidad con el artículo 181 numeral 6 del C.C.A. Contra la anterior decisión el apoderado del señor Marco Tulio Martínez interpuso recurso de reposición aduciendo que el artículo 181 del C.C.A no prevé la apelación frente autos que niegan nulidades; esto fue resuelto por el Tribunal mediante auto de 6 de diciembre de 2013 decidiendo reponer el auto de 18 de octubre de 2013, por considerar que en efecto contra la providencia que resuelve nulidades procesales no procede el recurso de apelación, y en consecuencia ordenó remitir el expediente al

juzgado de origen para que continúe el tramite respectivo. LA PROVIDENCIA IMPUGNADA Mediante sentencia del 29 de enero de 2014, el Tribunal Administrativo de Cundinamarca, negó el amparo solicitado mediante la acción de tutela interpuesta por las siguientes razones (fls. 146 - 166): Señaló el Tribunal que de acuerdo con las actuaciones registradas por el Juzgado Treinta y Tres Administrativo de Bogotá en el Sistema de Gestión Siglo XXI, respecto del proceso de reparación directa, se observa que en efecto se registró el impedimento del citado despacho judicial para seguir conociendo del asunto, lo que implicaba para la entidad actora en tutela, la carga de acercarse al juzgado para revisar personalmente el expediente, y de esta manera establecer cuál fue la decisión que se adoptó al respecto. Manifestó que la Dirección Nacional de Estupefacientes tenía la carga procesal de hacerle el correspondiente seguimiento al proceso, pues no solamente era deber del apoderado de la entidad, sino también obligación de la institución, enterarse del destino que había tenido el impedimento ya referido. Estimó que no es responsabilidad del juez contencioso de informarle personalmente a las partes cada una de las actuaciones que se surten en un proceso, pues para ello existen distintos mecanismos de notificación previstos por el legislador. Precisó que de la actuación desarrollada por el Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá no se advierte vicio alguno que lleve a predicar la nulidad de lo actuado, pues éste despacho una vez recibió el expediente proveniente del Juzgado Treinta y Cuatro Administrativo de Bogotá, procedió a

continuar con el trámite correspondiente dentro de la acción de reparación directa. Destacó que la confusión que alega la accionante se presentó al momento del registro en el sistema de gestión judicial mientras el proceso estaba siendo tramitado por los Juzgados Treinta y Tres y Treinta y Cuatro Administrativos de Bogotá. Resaltó que el Sistema de Gestión Judicial no constituye un instrumento de notificación judicial, sino que se trata de un elemento auxiliar para facilitar el trámite y diligenciamiento de información, y por ende, le correspondía a la Dirección Nacional de Estupefacientes en Liquidación, efectuar el correspondiente seguimiento personal del proceso, eventualidad que no ocurrió en el caso de autos, siendo esta en esencia la razón por la cual no tuvo conocimiento de las decisiones legalmente adoptadas y que considera trasgredieron sus derechos fundamentales. En virtud de lo anterior, consideró que las actuaciones realizadas por el Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá no desconocieron los derechos fundamentales de la actora en tutela, por cuanto, talas acciones estuvieron ajustadas a las formalidades y términos procesales previstos por el legislador. RAZONES DE LA IMPUGNACIÓN Mediante escrito visible a folios 171 a 173 del expediente de tutela, la entidad demandante impugnó la sentencia arriba descrita, por las siguientes razones: Señala que las actuaciones que modificaron el despacho de conocimiento y la asignación de un nuevo radicado, se surtieron con anterioridad a que la entidad fuera parte dentro del trámite procesal, por cuanto datan del 26 de enero de 2012 y la

Dirección Nacional de Estupefacientes se notificó por aviso el 3 de septiembre de 2012, en cuya diligencia se le puso en conocimiento el proceso con el radicado No. 2011-00228, tramitado por el Juzgado Treinta y Tres Administrativo de Bogotá. Manifiesta que sólo tuvo conocimiento del nuevo radicado asignado al proceso de reparación directa (2012-00028), una vez recibió los oficios del Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá, en los que se le solicitaba la remisión de algunos documentos para efectos probatorios, pero antes no tuvo la oportunidad de conocer la situación real del asunto. Indica que al no comunicar el cambio de radicación del proceso al momento de ser notificada, esto es, el 3 de septiembre de 2012, no tuvo la oportunidad de ejercer su derecho de contradicción y defensa técnica, contestando la demanda. Por lo anterior afirma que el Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá, vulneró sus derechos fundamentales, cuando decidió continuar con el tramite del proceso sin corregir las irregularidades que se habían presentado en el mismo, pues al momento de ordenar la notificación de la parte demandada, debió informar las modificaciones surtidas en el proceso y asegurarse de que la entidad haya tenido pleno conocimiento de la existencia real del proceso para salvaguardad su derecho de defensa. Por lo anteriormente expuesto solicita revocar el fallo impugnado y amparar sus derechos fundamentales al debido proceso, defensa, buena fe y confianza legítima, decretando la nulidad de todo lo actuado por el Juzgado Diecinueve Administrativo de

Descongestión de Bogotá a partir de la fijación en lista de 5 de octubre de 2012. CONSIDERACIONES DE LA SALA Competencia La Sala es competente para conocer la impugnación interpuesta contra el fallo de primera instancia en virtud de lo establecido en el artículo 32 del Decreto 2591 de 1991, el cual reglamenta la acción de tutela. Generalidades de la acción de tutela Según lo establecido en el artículo 86 de la Constitución Política, toda persona tiene acción de tutela para reclamar ante los jueces la protección inmediata de sus derechos constitucionales fundamentales cuando quiera que sean violados o amenazados por la acción o la omisión de las autoridades, o de particulares en los casos que señala la ley, y procede sólo cuando el afectado no disponga de otro medio judicial de defensa, salvo que la utilice como mecanismo transitorio para evitar un perjuicio irremediable. Esta acción tiene dos particularidades esenciales a saber: la subsidiariedad y la inmediatez; la primera, por cuanto sólo resulta procedente cuando el perjudicado no disponga de otro medio de defensa judicial, a no ser que busque evitar un perjuicio irremediable y; la segunda, porque se trata de un instrumento jurídico de protección inmediata que es viable cuando se hace preciso administrar la guarda efectiva, concreta y actual del derecho fundamental sujeto a vulneración o amenaza. Del Sistema de Información de la Rama Judicial, “SISTEMA DE GESTIÓN SIGLO XXI” Estima la Sala pertinente, realizar algunas consideraciones alrededor de la sentencia T-686 de 31 de agosto de 2007 de la Corte Constitucional, M.P. Jaime Córdoba Triviño1, por cuanto en esta providencia se realiza un estudio

pormenorizado respecto al carácter de acto de comunicación de los mensajes de datos sobre los procesos registrados en los computadores de los despachos judiciales, el carácter oficial de los datos registrados, la equivalencia del mensaje de datos con los documentos escritos, su finalidad y su justificación del sistema de 1 Sentencia T686 de 31 de agosto de 2007, MP: Jaime Córdoba Triviño. Referencia expediente T1620094. gestión, otro punto que se resalta es la responsabilidad de los servidores encargados de alimentar el sistema. Para el asunto que ocupa actualmente la atención de la Sala, se transcribirán algunos apartes de la providencia de la Corte Constitucional relacionados con la naturaleza del historial de los procesos que se encuentra en el sistema de gestión, el cumplimiento de la publicidad de las actuaciones judiciales y la equivalencia funcional del mensaje de datos que informan sobre el historial del proceso y a la información escrita en el expediente. El valor de los mensajes de datos relativos al historial de los procesos registrados en los sistemas de información computarizada de los despachos judiciales. “(…) De acuerdo a las definiciones establecidas en el artículo 2 de la Ley 5272, no cabe duda que la información sobre el historial de los procesos que aparece registrada en los computadores de los juzgados tiene el carácter de un “mensaje de datos”, por cuanto se trata de información comunicada a través de un medio electrónico, en este caso la pantalla de un computador que opera como dispositivo de salida. Asimismo, la emisión de este tipo de mensajes de datos puede considerarse un “acto de comunicación procesal”, por cuanto a través de ella se pone en conocimiento de las partes, de terceros o de otras autoridades

judiciales o administrativas las providencias y órdenes de jueces y fiscales en relación con los procesos sometidos a su conocimiento3. Finalmente, es claro que los sistemas informáticos utilizados por los despachos judiciales para generar, enviar, archivar o procesar tales mensajes de datos configuran un “sistema de información” para los efectos de la Ley 527.

15. La progresiva implementación de este tipo de mecanismos por parte de la rama judicial responde a la finalidad de hacer más eficiente el cumplimiento de sus funciones, racionalizando el uso del tiempo por parte de los empleados y funcionarios judiciales, pues con ayuda de aquellas herramientas se espera disminuir el volumen de usuarios que demanda el acceso directo a los expedientes. Igualmente contribuye a la publicidad de las actuaciones judiciales, al disponer de un sistema de información que permite conocer a los ciudadanos la evolución de los procesos en 2 Recogidas en el artículo 1, literales i) y j) del Acuerdo de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura No. PSAA06-3334 de 2006, en los siguientes términos: Mensaje de Datos: Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como el correo electrónico e Internet. Para efectos de la aplicación de este acuerdo la noción de mensaje de datos no aplica a documentos enviados vía fax. Sistema de Información: Es todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar, conservar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos. 3 El artículo 1, literal a) del Acuerdo de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura No. PSAA063334 de 2006, define los “Actos de Comunicación Procesal” como “todos aquellos actos o actividades de

comunicación definidas en la ley, que ponen en conocimiento de las partes, terceros o de otras autoridades judiciales o administrativas, las providencias y órdenes del juez o del fiscal, relacionadas con el proceso, así como de éstos con aquellos”. cuyo seguimiento estén interesados. En definitiva, el recurso a estos sistemas de información constituye una herramienta que facilita a la administración de justicia el cumplimiento eficiente de sus cometidos, en particular de su deber de dar publicidad a las actuaciones judiciales, a la vez que facilita a los ciudadanos el acceso a la administración de justicia.

16. Tan loables propósitos sólo se satisfacen si los datos registrados en dichos sistemas computarizados tienen carácter de información oficial, de modo tal que pueda generar confianza legítima en los usuarios de la administración de justicia. De lo contrario, la implementación de tales sistemas además de no contribuir a lograr mayores niveles de eficiencia, publicidad y acceso a la administración de justicia, puede incluso resultar contraproducente para alcanzar tales fines. (…) En definitiva, la utilización de los sistemas de información sobre el historial de los procesos y la fecha de las actuaciones judiciales sólo se justifica si los ciudadanos pueden confiar en los datos que en ellos se registran. Y ello puede ocurrir siempre y cuando dichos mensajes de datos puedan ser considerados como equivalentes funcionales de la información escrita en los expedientes. (…)

18. Como antes se explicitó, la comunicación de datos relacionados con el historial de los procesos y la fecha de las actuaciones judiciales a través de la pantalla de los computadores de los juzgados tiene el carácter de un “acto de comunicación procesal”, por cuanto a través de ella se da noticia a los usuarios de la administración de justicia de

la existencia de providencias y órdenes de jueces y fiscales en relación con los procesos sometidos a su conocimiento. Sin embargo, este tipo de actos de comunicación procesal no se realiza a través del correo electrónico, sino de un dispositivo informático distinto, cual es una base de datos cuya información se da a conocer a través de la pantalla de un computador instalado en la propia sede de los despachos judiciales. Este sólo argumento, de índole literal, bastaría para concluir que la norma contenida en la disposición que se transcribe no resulta aplicable al caso que ahora ocupa a la Corte.

20. En segundo lugar, existen diferencias entre el tipo de información que se transmite y l