CE-41001-23-31-000-2001-00667-01(1195-11)-2011

CONCEJO MUNICIPAL - Establece la planta de personal de las contralorías municipales / PLANTAS DE PERSONAL DE LAS CONTRALORIAS MUNICIPALES - A iniciativa de los respectivos contralores se determina por los concejos municipales / SUPRESION DE CARGO EN CONTRALORIA MUNICIPAL - Competencia del concejo municipal Los Concejos Municipales conforme a la Constitución Política y las Leyes, pueden crear las Contralorías Municipales y fijaron su estructura administrativa interna. Conforme al artículo 104 del Decreto 1333 de 1986, los Concejos, a iniciativa de los respectivos Contralores, determinan las plantas de personal de las Contralorías Municipales, lo cual supone la creación de los empleos que ellas establecen, para lo cual es necesario tener en cuenta la nomenclatura apropiada, los niveles y la codificación respectiva del empleo y el grado remuneracional, éste último con observancia de las escalas salariales que fije la Corporación, de conformidad con el artículo 288 ibídem. Quiere decir, que si el Concejo tiene la atribución de crear los empleos al determinar las plantas de personal de la Entidad Fiscal, igualmente tiene la facultad de modificarlos o suprimirlos cuando sea del caso y no existe norma que atribuya a otra autoridad esa competencia.

FUENTE FORMAL: DECRETO 1333 DE 1986 - ARTICULO 104

DESVIACION DE PODER - No demostrado / SUPRESION DE CARGOImprocedente por presentarse un cambio de denominación / CAMBIO DE DENOMINACION DEL CARGO - Reintegrar a la persona que venia desempeñando las mismas funciones Al respecto dirá la Sala que no basta con que se señale en el líbelo introductorio y

en la fundamentación de la alzada, que la supresión de cargos tuvo como fundamento satisfacer fines políticos del nominador, sino que se hace necesario probar las supuestas irregularidades en que incurrió esa Entidad, situación que no se dio en el sub-examine, ya que la demandante se limita a efectuar afirmaciones etéreas y sin fundamento y no expresa las razones de inconformidad de su dicho y los testimonios que se recepcionaron dan cuenta de las calidades laborales de la accionante, pero no arriman ningún elemento que le permita al Juez establecer con meridiana claridad que efectivamente se configura la causal invocada. El Consejo de Estado en reiterada jurisprudencia ha manifestado que el retiro de un empleado por supresión del cargo cuando lo que se presenta en realidad, es un cambio de la denominación, como sucede en el presente caso, no justifica el retiro del funcionario. En el sub judice, si bien es cierto se dio un giro en la organización de la Entidad, al ser reestructurada la planta de personal, tal situación no demuestra la desaparición del cargo de Secretaria Ejecutiva, Código 52508, ocupado por la demandante y tampoco su variación. Así las cosas, como el cargo no fue suprimido, la Administración no podía incorporar a otra persona en él, cuando el parágrafo 1º del artículo 39 de la Ley 443 de 1998, ordena la incorporación oficiosa a quien venía ocupándolo, pues la primera incorporación, a la que hace referencia la norma en comento, es la incorporación oficiosa, que se hace en el mismo cargo que el empleado venía desempeñando o en un cargo diferente que habiendo cambiado de denominación o grado tenga las mismas

funciones, teniendo solo derecho los titulares de los cargos no suprimidos o los titulares de cargos distintos pero que conservan las mismas funciones.

FUENTE FORMAL: LEY 443 DE 1998 - ARTICULO 39 INCISO 1

CONSEJO DE ESTADO

SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO

SECCION SEGUNDA

SUBSECCION "B"

Consejera ponente: BERTHA LUCIA RAMIREZ DE PAEZ

Bogotá, D.C., cinco (5) de diciembre de dos mil once (2011).

Radicación número: 41001-23-31-000-2001-00667-01(1195-11)

Actor: CECILIA CUELLAR VARGAS Demandado: MUNICIPIO DE NEIVA - CONTRALORIA MUNICIPAL Decide la Sala el recurso de apelación interpuesto por la parte actora contra la sentencia de 15 de marzo de 2011, proferida por el Tribunal Contencioso Administrativo del Huila, que negó las súplicas de la demanda incoada por Cecilia

Cuellar Vargas contra el Municipio de Neiva, Contraloría Municipal. LA DEMANDA Estuvo encaminada a obtener la nulidad de los siguientes actos administrativos:

1. Acuerdo No. 003 de 28 de febrero de 2001, por medio del cual, el Concejo Municipal de Neiva estableció la estructura orgánica de la Contraloría Municipal de Neiva y determinó las funciones de sus dependencias.

2. Acuerdo No. 005 de 28 de febrero de 2001, por el cual, el Concejo Municipal de Neiva estableció las escalas de remuneración para los empleos de la Contraloría Municipal de Neiva y dictó otras disposiciones.

3. Resolución No. 011 de 28 de febrero de 2001, por la cual el Contralor Municipal de Neiva, incorporó y nombró los funcionarios de la planta de personal, sin tener en cuenta a la demandante.

4. Oficio No. 104 de 28 de febrero de 2001, por el cual el Contralor Municipal de Neiva, le comunicó a la demandante que el cargo de Secretaria Ejecutiva, Código 52508, fue suprimido y en consecuencia retirada del servicio a partir de 1° de marzo del mismo año.

A título de restablecimiento del derecho, solicitó ordenar su reintegro al cargo que venía desempeñando o a otro de igual o superior categoría, sin solución de continuidad; disponer el pago de todos los salarios con los ajustes legales, bonificaciones, primas legales, técnica, vacaciones con sus respectivas primas, auxilio de cesantías y demás prestaciones sociales dejadas de devengar, desde la fecha de supresión del cargo hasta la de su reintegro efectivo; se reconozca el lucro cesante y el daño emergente; y se de cumplimiento a la sentencia conforme a los artículos 176 y 178 del Código Contencioso Administrativo. Para fundamentar sus pretensiones expuso los siguientes hechos: La demandante se vinculó a la Contraloría Municipal de Neiva el 16 de julio de 1981, según da cuenta el Acta de Posesión No. 0158 del día 15 del mismo mes y año, en el cargo de Secretaria Ejecutiva, Clase III, Categoría 9A. La Comisión Seccional del Servicio Civil, por Resolución No. 0157 de 21 de diciembre de 1993, inscribió a la demandante en Carrera Administrativa,

destacándose por obtener siempre calificaciones excelentes y satisfactorias. Por Resolución No. 055 de 16 de abril de 1999 fue incorporada a la Contraloría Municipal en el cargo de Secretaria Ejecutiva, Código 52508, en el Despacho del Contralor. Mediante Oficio No. 008 de 19 de enero de 2000 fue ubicada en la Unidad de Investigaciones y Juicios Fiscales, cargo que desempeñó de manera eficiente hasta el momento en que fue desvinculada de la Entidad. Durante la prestación del servicio se destacó por su lealtad, honestidad, idoneidad, espíritu de trabajo y superación, pues mantuvo una constante capacitación con la intención de mejorar su nivel académico y prestación del servicio, al realizar diferentes cursos de capacitación y la carrera universitaria, alcanzando el título de Licenciada en Administración Educativa. Aduce que el cargo de Secretaria Ejecutiva, no fue verdaderamente suprimido, sino que se le cambio la denominación, por tanto existe una falsa motivación de los actos acusados. De otra parte el Estudio Técnico no tiene un análisis juicioso de todos los cargos y funciones correspondientes a la planta de personal de la Entidad, para que de acuerdo con la reclasificación o cambio de denominación, se asegurara la permanencia en los cargos de los funcionarios públicos mejor capacitados, de conformidad a la Ley Según el Acuerdo No. 010 de 1999 el cargo que ocupaba la demandante se denominaba Secretaria Ejecutiva, Código 52508; y mediante Acuerdo No. 003 de 2001, pasó a ser Secretaria, Código 54017, es decir, que simplemente cambió de

denominación, porque las funciones y requisitos continuaron siendo los mismos. Lo anterior se desprende del análisis de los actos acusados, que junto con el Acuerdo No. 004 de 2001 y las funciones descritas para el cargo en comento, continuaron siendo desarrolladas por las funcionarias incorporadas a la nueva planta de personal que venían prestando sus servicios en las diferentes dependencias, con la única observación que algunas de las funcionarias incorporadas tenían menos condiciones académicas y experiencia profesional que la demandante, que tenía más de 20 años de servicio a la Entidad, como aconteció con las señoras Martha Ruth Rojas S. y Martha Inés Cortes S. Así mismo las funciones de Secretaria, ahora son las mismas que cumplen los Auxiliares, presentándose también cambio de denominación y no supresión efectiva del cargo, lo cual, se determina al examinar los Acuerdos Municipales Nos. 010 de 1999 y 004 de 2001. NORMAS VIOLADAS Como disposiciones violadas se citan las siguientes: Constitución Nacional, artículos 1°, 2°, 3°, 5°, 6°, 25, 29, 54, 113, 122 y 125; Ley 443 de 1998, artículos 1°, 2°, 12, 39, 41, 64, 80 y 86; Decreto 1572 de 1998, artículos 136, 148, 149, 153 y 154; Decreto 2504 de 1998, artículo 7°; Código Contencioso Administrativo, artículos 84, 85 y 86. (Fls. 5-27) CONTESTACIÓN A LA DEMANDA El Alcalde Municipal de Neiva, de folios 111 a 116 dio contestación a la demanda,

oponiéndose a la prosperidad de las pretensiones, para lo cual propuso las siguientes excepciones: Falta de legitimación por pasiva, por considerar que la Contraloría Municipal cuenta con autonomía administrativa, financiera y presupuestal y es la obligada a responder por sus propios actos y las consecuencias de los mismos. Ineptitud sustantiva de la demanda, por considerar que no se precisó con claridad la parte de los actos administrativos que se acusan, toda vez que se trata de actos de contenido general. Además se opuso a las pretensiones de la demanda, aduciendo que el Contralor fue autorizado por el Concejo Municipal, mediante Acuerdo No. 0003 de 2001, para organizar el Ente de control y por eso expidió la Resolución No. 011 de 2001, con base en un Estudio de Factibilidad y cumpliendo con los procedimientos establecidos en la Ley 443 de 1998 y sus Decretos Reglamentarios. La Contraloría Municipal de Neiva, mediante escrito que obra de folios 61 a 73, de igual manera se opuso a la prosperidad de las pretensiones. Propuso las excepciones de ineptitud de la demanda por indebida acumulación de pretensiones, cobro de lo no debido e indebida integración del litis consorcio necesario. Consideró que los Acuerdos demandados, fueron debatidos en sesiones ordinarias por el Concejo Municipal de Neiva, los cuales fueron presentados a iniciativa de la Contraloría, actuación que no contraria el ordenamiento jurídico. La Resolución No. 011 de 28 de febrero de 2001, se expidió con el lleno de los requisitos exigidos por la Ley 443 de 1998, el Acuerdo No. 05 de 2001 y demás

normas complementarias. Se le dio aplicación a la Ley 617 de 2000, cuyo objeto es garantizar la defensa de los intereses públicos territoriales; no obstante los derechos de carrera de las personas retiradas se respetaron. Del llamamiento en garantía. Mediante Auto de 18 de septiembre de 2003 (Fls. 5), el Tribunal Contencioso Administrativo del Huila, resolvió llamar en garantía al Ex Contralor del Municipio de Neiva, señor Luis Eduardo Polanía Unda, quien una vez notificado de la demanda, guardó silencio. (Fls. 225) LA SENTENCIA El Tribunal Contencioso Administrativo del Huila, mediante sentencia de 15 de marzo de 2011 (Fls. 319-341), negó las pretensiones de la demanda, con los siguientes argumentos: De la exposición de los deponentes citados al proceso, se observa que a pesar que manifiesten un buen desempeño laboral de la demandante y destacan su inscripción en Carrera Administrativa, no identifican causa diferente a la reestructuración por mandato de la Ley 617 de 2000, como la causa de supresión del cargo, además son subjetivas las aseveraciones en cuanto al componente político que consideran se presentó para tomar las decisiones de retiro de algunos funcionarios. Es así como de las mismas no se determina el nexo de causalidad para demostrar la desviación de poder, pues ésta causal debe construirse sobre la demostración de hechos que encadenados lleven a la certeza de que, siendo ajenos a las necesidades del buen servicio que prestaba la accionante, fueron la causa del retiro, por tanto, no se probó el cargo de desviación de poder.

De otro lado, la demandante argumentó que durante todo el tiempo en el que prestó sus servicios a la Entidad, lo hizo con eficiencia, probidad, lealtad y valor, frente a lo cual, el Consejo de Estado ha manifestado que dichas virtudes del empleado, es lo que se espera de su desempeño, razón por la cual no son suficientes para enervar el ejercicio de la facultad discrecional o reglada del cargo de libre nombramiento y remoción del nominador o para impedir la supresión de cargos de carrera cuando se hace necesario reestructurar una Entidad del Estado. Es decir, que tales condiciones son un deber de todo servidor público en el desempeño de sus funciones y presupuesto indispensable para garantizar la adecuada prestación del servicio público, sin que ello signifique la creación de un fuero especial de estabilidad. Con relación a la falsa motivación, indicó que una vez examinados los actos acusados, pudo establecer que fueron expedidos con base en las facultades que le confieren los artículos 272 y 313 de la Constitución Política y la Ley 136 de 1994 en concordancia con la Ley 443 de 1998 y el Decreto 1569 del mismo año. La Resolución No. 011 de 2001, contiene una motivación clara, detallada y precisa de las razones que llevaron a la accionada a separar del cargo de Carrera a la demandante teniendo en cuenta fundamentos de carácter Constitucional y Legal. EL RECURSO La parte actora impugnó el proveído de primera instancia (Fls. 708-712), con los siguientes argumentos: Con relación a la desviación de poder, insiste que tanto en la demanda como en los alegatos de conclusión y conforme a lo probado, esta causal consistió en el

desconocimiento de lo dispuesto en la Ley 443 de 1998, artículos 1° y 2°, según los cuales, la Carrera Administrativa tiene por objeto garantizar la eficiencia de la administración pública, ofrecer igualdad de oportunidades para el acceso al servicio público y la estabilidad de los empleos. No discute el hecho de que hacer la reestructuración era un imperativo legal como lo era la Ley 617 de 2000, pero debían observarse principios prevalentes y rectores para adelantarla, como son la buena prestación del servicio con personas idóneas producto de una selección cuidadosa conforme a la Ley citada. En cuanto a la falsa motivación, estimó equivocada la conclusión del Tribunal, en cuanto da por cierto que la Ley 617 de 2000, como los Acuerdos Nos. 003 y 005 de 2001 en concordancia con la Ley 443 y el Decreto 1569 de 1998, corresponden a la motivación de los actos acusados. Según el Acuerdo No. 010 de 1999 el cargo que ocupaba la demandante, se denominaba Secretaria Ejecutiva, Código 52508 y con el Acuerdo No. 003 de 2001, pasó a llamarse Secretaria, Código 54017, pero sustancialmente se conservaron las mismas y exactas funciones y requisitos, como se desprende del estudio y análisis de los actos relacionados en la demanda; aspecto que no fueron valorados por el Tribunal. Por tanto no existe concordancia entre los actos acusados y lo previsto en la Ley 443 de 1998 y sus Decretos Reglamentarios. Finalmente aduce que respecto a la violación directa de la Constitución y la Ley,

tampoco se analizaron por el A-quo, los fines esenciales del Estado y la Carrera Administrativa, ya que no fueron objeto de pronunciamiento. EL CONCEPTO FISCAL La Procuradora Tercera Delegada ante esta Corporación emitió Concepto (Fls. 375-380), en el que solicitó conformar la sentencia del Tribunal que negó las súplicas de la demanda incoada por las razones que se exponen a continuación: Desde el principio la demandante expresó que la supresión tuvo como motivo un ajuste fiscal y por ello se acudió al “adelgazamiento” de la planta de personal y la racionalización del gasto, para lo cual se suprimieron los cargos que representaban un gasto mayor, cuando por las mismas funciones podían crearse empleos más baratos para la administración, lo cual es razonable y ajustado al motivo básico de la reestructuración de la Contraloría de Neiva, aspecto sobre el cual no se pronunció la impugnante. A pesar de mantenerse la función idéntica en los cargos creados y el suprimido, el motivo para la separación de éste último es correcto por cuanto se trató de un ajuste a la planta de cargos por el aspecto fiscal, independientemente que las funciones continuaran bajo otras nomenclaturas, pues el objetivo era el mencionado, lo cual está dentro de las posibilidades contenidas en la Ley para la realización de la reestructuración y recortes de plantas de personal. Con relación a la indebida utilización de la discrecionalidad, difiere de las consideraciones de la accionante, por cuanto el acceso y permanencia en Carrera Administrativa estaban dispuestos por la Ley 443 de 1998 y sus respectivos

Decretos Reglamentarios, que se refieren al lapso en el cual, el servidor público se encontrara al servicio del Estado, pero en manera alguna podían imponerse sus principios y procedimientos a circunstancias regladas en forma diferente por la propia naturaleza del hecho, como es el caso de la supresión de cargos, evento en el cual, las reglas de la Carrera Administrativa eran inaplicables por cuanto regían otras, como las de la opción de ser reincorporado a la planta o la aceptación de una indemnización, como aconteció en el presente caso. Por lo demás, considera que no hubo prueba alguna sobre la presunta desviación de poder, ni sobre la falsa motivación y además no podría darse la violación de normas superiores porque fue precisamente por estas que pudo reestructurarse la planta de personal y suprimirse algunos de los cargos de la Contraloría Municipal de Neiva. Como no se observa causal de nulidad que invalide la actuación, procede la Sala a decidir previas las siguientes, CONSIDERACIONES PROBLEMA JURÍDICO Consiste en determinar si los actos administrativos –demandadosmediante los cuales se suprimió el cargo de Secretaria Ejecutiva, Código 52508 ocupado por la actora, se encuentran viciados de nulidad por: a) falsa motivación, b) violación de normas superiores, c) desviación de poder. ACTOS ACUSADOS  Acuerdo No. 003 de 28 de febrero de 2001, por medio del cual, el Concejo Municipal de Neiva estableció la estructura orgánica de la Contraloría Municipal de Neiva y determinó las funciones de sus dependencias. (Fls. 33-43)

 Acuerdo No. 005 de 28 de febrero de 2001, por el cual, el Concejo Municipal de Neiva estableció las escalas de remuneración para los empleos de la Contraloría Municipal de Neiva y dictó otras disposiciones. (Fls. 44-51)  Resolución No. 011 de 28 de febrero de 2001, por la cual el Contralor Municipal de Neiva, incorporó y nombró los funcionarios de la planta de personal, sin tener en cuenta a la demandante. (Fls. 31-32)  Oficio No. 104 de 28 de febrero de 2001, por el cual el Contralor Municipal de Neiva, le comunicó a la demandante que el cargo de Secretaria Ejecutiva, Código 52508, fue suprimido y en consecuencia retirada del servicio a partir de 1° de marzo del mismo año. (Fls. 30)

DE LO PROBADO EN EL PROCESO

Del Tiempo de Servicio y Derechos de Carrera Según certificación suscrita por el Técnico de Tesorería de la Contraloría Municipal de Neiva, la demandante prestó sus servicios a la Entidad desde el 16 de julio de 1981 hasta el 28 de febrero de 2001. (Fls. 95) A folio 95 la Tesorería de la Contraloría Municipal de Neiva certifico que la demandante al momento del retiro tenía una asignación básica de $668.000. Por Resolución No. 0158 de 15 de julio de 1981, el Contralor Municipal de Neiva, nombró a la demandante en el cargo de Secretaria Ejecutiva, Código III, Categoría 9A. (Fls. 22)

La Comisión Seccional del Servicio Civil del Huila, mediante Resolución No. 0157 de 21 de diciembre de 1993, inscribió a la demandante en Carrera Administrativa en el cargo de Secretaria Ejecutiva, Código 0514. (Fls. 23) Mediante Resolución No. 055 de 16 de abril de 1999, fue incorporada en el cargo de Secretaria Ejecutiva, Código 52508, ubicada en el Despacho del Contralor Municipal. (Fls. 25) Por Oficio No. S.G. 008 de 19 de enero de 2000, fue trasladada en el cargo de Secretaria Ejecutiva, Código 52508 a la División de Investigaciones. (Fls. 29) De la Supresión de Cargos De folios 147 a 181 obra el Estudio Técnico elaborado por la Contraloría Municipal de Neiva, cuyo análisis se fundamentó en la necesidad de obtener resultados efectivos en el manejo de los recursos y fundamentalmente para:  Mejorar la gestión administrativa introduciendo cambios y nuevas tecnologías en los servicios.  Transformar y orientar la organización.  Acatar las regulaciones vigentes y los procesos y procedimientos para reducir al mínimo los trámites y ofrecer un servicio excelente.  Proyectar o modificar la estructura interna, promoviendo formas estructurales orientadas hacia el cumplimiento de la Ley 617 de 2000. Mediante Acuerdo No. 003 de 28 de febrero de 2001, el Concejo Municipal de Neiva, estableció la estructura orgánica de la Contraloría Municipal y determinó las funciones de sus dependencias, en el que se puede destacar que no consagró ningún cargo de Secretaria Ejecutiva, Código 52508, sino tres (3), con Código

54017 y cuatro (4) de Auxiliar, Código 56517. (Fls. 33-43) Por Resolución No. 011 de 28 de febrero de 2001 (Fls. 31-32), el Contralor Municipal de Neiva, dispuso la incorporación de unos funcionarios a la planta de personal de la Entidad, de la siguiente manera:

FUNCIONARIO DEPENDENCIA DENOMINACIÓN CÓDIGO ASIGNACIÓN

DEL CARGO

Martha Inés Despacho Contralor Secretaria 54017 668.000 Cortés S. Isidro Paloma G. Jefe de Oficina Auxiliar 56517 668.000 Asesora Ana Yivi Gallego Despacho del Auxiliar 56517 668.000

F. Contralor Auxiliar Martha Piedad Despacho del Auxiliar 56517 668.000

Sierra P. Contralor Auxiliar Yoli Alexandra Unidad de Control Auxiliar 56517 668.000 Manrique Fiscal Martha Ruth Unidad de Secretaria 54017 668.000 Rojas S. Responsabilidad Fiscal Según las probanzas visibles a folio 98 la accionante optó por recibir la indemnización por supresión del cargo. Por Resolución No. 045 de 16 de marzo de 2001, el Contralor Municipal de Neiva, ordenó el reconocimiento y pago de $36’308.113 por concepto de indemnización por supresión del cargo. (Fls. 98-99) Mediante Resolución No. 070 de 22 de marzo de 2001, el Contralor Municipal, le reconoció a la demandante la suma de $3’441.509 correspondiente a la bonificación quinquenal proporcional por haber cumplido 19 años, 7 meses y 15

días. (Fls. 101-104) Según da cuenta la Resolución No. 065 de 22 de marzo de 2001 el Contralor Municipal de Neiva, ordenó el pago de $3’134.284 por concepto de vacaciones de la actora, por el periodo comprendido entre el 16 de julio de 1999 al 28 de febrero de 2001. (Fls. 105-107) Del Manual de Funciones y Requisitos de la Contraloría Municipal de Neiva Según da cuenta el Acuerdo No. 010 de 8 de abril de 1999, correspondiente al Manual de Funciones y Requisitos del Ente de control, en el artículo 18 dispuso las funciones de la Secretaria Ejecutiva, así:

1. Atender en forma oportuna y cortés el teléfono y al público que visite el

Despacho del Contralor.

2. Revisar, clasificar y controlar los documentos y elementos del Despacho del Contralor de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos.

3. Informar, recordar y coordinar reuniones y eventos que debe realizar el Contralor, llevando la agenda correspondiente y recordando los compromisos adquiridos.

4. Redactar la correspondencia, tomar dictados y ejecutar correctamente los trabajos de mecanografía que se presenten en el Despacho.

5. Responder por la seguridad de elementos, documentos y registros de carácter manual, mecánico o electrónico y adoptar mecanismos para la conservación y el buen uso, evitar pérdidas, hurto o el deterioro de los mismos.

6. Recibir, radicar, distribuir y archivar documentos y correspondencia.

7. Llevar el registro de todos los documentos que lleguen para el estudio del

Contralor con anotación del funcionario respectivo y fecha de entrada y salida.

8. Guardar estricta reserva sobre los documentos y comunicaciones de la

Contraloría.

9. Informar al Contralor, en forma oportuna sobre las inconsistencias o anomalías relacionadas con los asuntos, elementos o documentos de su dependencia. 10.Atender y orientar a los usuarios y suministrar información, documentos o elementos que sean solicitados de conformidad con los trámites, autorizaciones y procedimientos establecidos. 11.Llevar controles periódicos sobre consumo de elementos, con el fin de determinar su necesidad real y presentar el programa de requerimiento correspondiente. 12.Cumplir con las demás funciones propias de su cargo que le sean encomendadas.

Para desempeñar el empleo de SECRETARIA EJECUTIVA, se requiere ser bachiller y acreditar tres (3) años de experiencia relacionada. Por Acuerdo No. 004 de 28 de febrero de 2001 (Fls. 79-82 C-2), el Concejo Municipal de Neiva, aprobó el Manual Descriptivo de Funciones y Requisitos a nivel de cargos en la Contraloría Municipal, disponiendo que los cargos de Secretaria y Auxiliar tengan las siguientes funciones: AUXILIAR - CÓDIGO 56517

1. Revisar, clasificar y controlar los documentos datos y elementos de la dependencia de acuerdo con las normas y procedimientos respectivos.

2. Realizar las labores de secretariado relacionados con la dependencia del

Contralor Auxiliar.

3. Responder por la seguridad de elementos, documentos y registros de carácter manual, mecánico o electrónico y adoptar mecanismos para la conservación y el buen uso, evitar pérdidas, hurtos o el deterioro de los

mismos.

4. Atender y orientar a los usuarios y suministrar información, documentos o elementos que sean solicitados, de conformidad con los trámites, autorizaciones y procedimientos establecidos.

5. Informar al superior inmediato, en forma oportuna, sobre las inconsistencias o anomalías relacionadas con los asuntos, elementos o documentos de su dependencia.

6. Coordinar, de acuerdo con instrucciones del Jefe Inmediato, reuniones y eventos que éste deba atender, llevando la agenda correspondiente y recordando los compromisos adquiridos.

7. Recibir, radicar, tramitar, distribuir y archivar documentos y correspondencia.

8. Velar por la adecuada presentación de la oficina y por la organización de su dependencia.

9. Elaborar las tarjetas e índices para el respectivo control y archivo de las hojas de vida que deben reposar en la Entidad. 10.Custodiar el libro de posesiones, kárdex de personal y demás documentos en general. 11.Elaborar y firmar para la refrendación del Contralor Auxiliar las certificaciones y constancias que expida la Entidad. 12.Realizar los registros en las tarjetas correspondientes a cada una de las hojas de vida del personal de la Entidad. 13.Organizar, controlar y dirigir el manejo del almacén en la Contraloría. 14.Recibir y clasificar de acuerdo a las normas sobre manejo de almacén e inventarios, los materiales, equipos de oficina y demás elementos que ingresen al almacén verificando su calidad y cantidad. 15.Entregar oportunamente mediante comprobante los elementos tanto de consumo como devolutivos necesarios para cada dependencia. 16.Responder por la seguridad y conservación de los bienes y elementos a su

cargo. 17.Elaborar y entregar oportunamente el informe mensual de almacén, de acuerdo a los plazos establecidos. 18.Llevar correcta y adecuadamente las tarjetas de kárdex del almacén. 19.Las demás que le sean asignadas. Para desempeñar el cargo de AUXILIAR, se requiere título de bachiller y un (1) año de experiencia relacionada.

SECRETARIA - CÓDIGO 54017

1. Atender en forma oportuna y cortés el teléfono y al público que visite el

Despacho del Contralor.

2. Revisar, clasificar y controlar los documentos y elementos del Despacho del Contralor de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos.

3. Informar, recordar y coordinar reuniones y eventos que debe realizar el Contralor, llevando la agenda correspondiente y recordando los compromisos adquiridos.

4. Redactar la correspondencia, tomar dictados y ejecutar correctamente los trabajos de mecanografía que se presenten en el Despacho.

5. Responder por la seguridad de elementos, documentos y registros de carácter manual, mecánico o electrónico y adoptar mecanismos para la conservación y el buen uso, evitar pérdidas, hurto so el deterioro de los mismos.

6. Recibir, radicar, distribuir y archivar documentos y correspondencia.

7. Llevar el registro de todos los documentos que lleguen para el estudio del Contralor con anotación del funcionario respectivo y fecha de entrada y salida.

8. Guardar estricta reserva sobre los documentos y comunicaciones de la

Contraloría.

9. Informar al Contralor, en forma oportuna sobre las inconsistencias o anomalías relacionadas con los asuntos, elementos o documentos de su

dependencia. 10.Atender y orientar a los usuarios y suministrar información, documentos o elementos que sean solicitados de conformidad con los trámites, autorizaciones y procedimientos establecidos. 11.Llevar controles periódicos sobre consumo de elementos, con el fin de determinar su necesidad real y presentar el programa de requerimiento correspondiente. 12.Realizar las labores de secretariado relacionadas con el Despacho del Contralor Municipal. 13.Cumplir con las demás funciones propias de su cargo que le sean encomendadas. Para desempeñar el empleo de SECRETARIA, se requiere ser bachiller y acreditar tres (3) años de experiencia relacionada. ANÁLISIS DE LA SALA La Planta de Personal de las Contralorías Municipales Los Concejos Municipales conforme a la Constitución Política y las Leyes, pueden crear las Contralorías Municipales y fijaron su estructura administrativa interna. Conforme al artículo 104 del Decreto 1333 de 1986, los Concejos,