CE-88001-23-31-000-2002-0103-01(23879)-2003

COPIAS - Valor probatorio / DOCUMENTOS - Valor de las copias simples y de las autenticadas / CONCILIACION PREJUDICIAL - No se aportó copia autentica Para desentrañar el sentido de esos artículos( 252 a 254 del C.P.C.) es necesario acudir a la jurisprudencia de la Corte Constitucional, contenida en la sentencia C023 del 11 de febrero de 1998 mediante la cual se declararon exequibles los numerales 2º del artículo 254 y 3º del artículo 268 del C. P. C. En dicho fallo esa Alta Corte señaló que para que la copia tenga el mismo valor del original debe haberse tomado de alguna de las formas previstas en el artículo 254 del C. P. C.: “Tanto el demandante como el Procurador General de la Nación, afirman que las dos normas demandadas se encuentran suspendidas por el artículo 25 del decreto 2651 de 1991, cuya vigencia ha sido prorrogada hasta el 10 de julio de 1998. La Corte no comparte este criterio, por las siguientes razones. El artículo 25 citado se refiere a los “documentos” y hay que entender que se trata de documentos originales. En cambio, las normas acusadas versan sobre las copias, como ya se ha explicado. Sería absurdo, por ejemplo, que alguien pretendiera que se dictara mandamiento de pago con la copia simple , es decir, sin autenticar, de una sentencia, o con la fotocopia de una escritura pública, también carente de autenticidad. Un principio elemental que siempre ha regido en los ordenamientos procesales es el de que las copias, para que tengan valor probatorio, tienen que

ser auténticas. Ese es el principio consagrado en las normas del Código de Procedimiento Civil que regulan lo relativo a la aportación de copias de documentos. De otra parte, la certeza de los hechos que se trata de demostrar con prueba documental, y en particular, con copias de documentos, está en relación directa con la autenticidad de tales copias. Tal certeza es el fundamento de la eficacia de la administración de justicia, y en últimas, constituye una garantía de la realización de los derechos reconocidos en la ley sustancial. En tratándose de documentos originales puede el artículo 25 ser explicable, porque su adulteración es más difícil, o puede dejar rastros fácilmente. No así en lo que tiene que ver con las copias, cuyo mérito probatorio está ligado a la autenticación. Si el artículo 25 hubiera querido referirse a las copias así lo habría expresado, porque en el derecho probatorio es elemental la diferencia entre documentos originales y copias. Pero, no lo hizo, como se comprueba con su lectura ( ) ". Lo anterior permite concluir que no se cumplió tampoco con el presupuesto legal para la aprobación del acuerdo conciliatorio consistente en que “lo reconocido, patrimonialmente, esté debidamente respaldado en la actuación”, por cuando los documentos aportados como soporte de ésta no dan certeza al juez sobre la existencia de la obligación que se reclama.

CONSEJO DE ESTADO

SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO

SECCION TERCERA

Consejera ponente: MARIA ELENA GIRALDO GOMEZ

Bogotá, D. C., veintisiete (27) de febrero de dos mil tres (2003)

Radicación número: 88001-23-31-000-2002-0103-01(23879)DM

Actor: TELECOM

Demandado: UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONAUTICA CIVIL

Referencia: APELACION AUTO CONCILIACION PREJUDICIAL

I. Corresponde a la Sala, de acuerdo con su competencia material, decidir el recurso de apelación interpuesto por las partes contra el auto improbatorio de conciliación prejudicial, proferido el 5 de septiembre de 2002, por el Tribunal

Administrativo de San Andrés, Providencia y Santa Catalina.

II ANTECEDENTES: A. “TELECOM” y la Unidad Administrativa de Aeronáutica Civil, por medio de apoderado judicial, solicitaron a la Procuraduría Delegada en lo Judicial ante el Tribunal Administrativo de San Andrés Isla, la aplicación del trámite conciliatorio previsto en la ley 23 de 1991, el decreto 173 de 1993 y la ley 446 de 1998, sobre la controversia surgida en relación con el incumplimiento al pago de los cánones de arrendamiento y servicios públicos por parte de la primera entidad de acuerdo con el contrato de arrendamiento celebrado entre dichas entidades.

Adujeron que entre ellas se suscribió contrato de arrendamiento No. 030 de 16 de abril de 1996 prorrogable automática y periódicamente por seis (6) meses, en desarrollo del cual la Unidad Administrativa le entregó a TELECOM un local ubicado en el Aeropuerto Rojas Pinilla de la ciudad de San Andrés a cambio de contraprestación atinente al pago del canon mensual de arrendamiento y servicios

públicos del inmueble; que dicho contrato fue incumplido por TELECOM quien se encuentra en mora de pagar los cánones y servicios públicos comprendidos entre el 5 de octubre de 2000 al 30 de junio de 2001 y el 10 de enero al 31 de mayo de 2002; que TELECOM reconoce la deuda que asciende a cuarenta y cuatro millones quinientos cuatro mil cero treinta y tres pesos ($44’504.033.oo) (fols 2 a 4 c.ppal).

C. El Procurador ante el Tribunal avocó el conocimiento de la solicitud de composición del conflicto, el día 29 de mayo de 2002 y señaló como fecha y hora para la celebración de la audiencia de conciliación el día 12 de junio de 2002, la cual fue aplazada y se practicó el día 1 de agosto de 2002 (fols. 36, 37, 41 y 48 a 50 c.ppal.

D. En el acta de conciliación firmada, el día 1 de agosto de 2002 consta el siguiente acuerdo: “( ) TELECOM en la actualidad está en posesión de un local ubicado en el aeropuerto Gustavo Rojas Pinilla de la isla de propiedad de propiedad de la Aeronáutica Civil, en cumplimiento del contrato de arrendamiento No. 030 del 16 de abril de 1996. En atención a lo anterior TELECOM acepta deber la suma de $44’504.033 pesos por cánones de arrendamiento y servicios públicos dejados de cancelar desde el 5 de octubre del año 2000 hasta el 30 de junio del año 2000, y desde el 1 de enero de 2002 hasta el 31 de mayo de 2002, de conformidad con las facturas anexas que forman

parte de la presente diligencia allegadas por la Aeronáutica Civil ( )” (fols 48 a 50 c.ppal).

E. Obran como anexos al acta de conciliación prejudicial, los siguientes

documentos:

1. Solicitud de conciliación prejudicial presentada el día 21 de mayo de 2002 en forma conjunta por TELECOM y la Unidad Administrativa de Aeronáutica Civil

(fols. 2 a 4 c.ppal)

2. Certificación expedida por el Jefe de Grupo de Situaciones Administrativas de la Unidad Administrativa de Aeronáutica Civil el 20 de marzo de 2000 y resolución No. 01225 proferida por el Director de dicha Unidad el 9 de abril de 2001, en las cuales consta que el señor Hugo Dadey Moreno Caro desempeña el cargo de director aeronáutico de área grado 39 de la dirección y que se encuentra dentro de las funciones a él delegadas, las de nombrar abogados externos para que representen judicialmente a la entidad en toda clase de trámites judiciales y administrativos y en especial para que actúen en las diligencias conciliación prejudicial en que sea parte esta entidad (Documentos públicos en original y en fotocopia auténtica; fols 16 a 18 c.ppal).

3. Resolución No. 00135000-0185 del 2 de mayo de 2001 por medio de la cual el Vicepresidente de Recursos Humanos de la Empresa Nacional de Telecomunicaciones encargó al señor Carl Alberto Bryan Steell de la Unidad Administrativa de Aeronáutica Civil de las funciones de Gerente grado 3 en la gerencia departamental de San Andrés mientras se designa el titular (Documento público en fotocopia auténtica; fol 19 c.ppal).

4. Certificación emitida por el Lider del Grupo de Gestión Humana de TELECOM el 22 de mayo de 2002, sobre el desempeñó actual del señor Carl Alberto Bryan Steell en el cargo de gerente departamental a partir del 2 de mayo de 2001

(Documento público en original; fol 20 c.ppal).

5. Certificación sin fecha emitida por el Jefe de la División de Administración y Relaciones Laborales de TELECOM sobre el desempeñó actual de la doctora María Jimena Acosta Ilera en el cargo de Directora Jurídica (Documento público en fotocopia simple; fol 52 c.ppal).

6. Resolución No. 00100000-0053 de 8 de febrero de 2000 mediante el cual el Presidente de TELECOM delegó en los Vicepresidentes, directores jurídico y de asuntos regulatorios y gerentes departamentales, la función de constituir apoderados para que representen a la Empresa en los procesos judiciales, extrajudiciales, administrativos o fiscales, señalando que cuando se trate de ejercer u otorgar las facultades de confesar, transigir y conciliar “( ) se hará dentro del límite de las cuantías delegadas mediante resolución 00100000-0949 del 23 de diciembre de 1999 ( )” (Documento público en copia auténtica; fols 21 a 23 c.ppal).

7. Ordenes de pago de fechas 17 de agosto, 4 de septiembre, 8 de noviembre y 10 de diciembre de 2001, expedidos por TELECOM a favor de la Unidad Administrativa especial de Aeronáutica Civil por valor de $2’382.413.oo cada uno,

por concepto de la cancelación del canon de arrendamiento de local CAP aeropuerto meses de julio, agosto, septiembre, octubre, noviembre y diciembre de 2001 (Documento público en fotocopia simple; fols 25, 27, 29, 31, 33 y 35 c.ppal)

8. Recibos oficiales de Caja Nos. 05065, 05066, 05084. 05124, 05159, 05207 de 24 de agosto, 5 de septiembre, 5 de octubre. 13 de noviembre y 14 de diciembre de 2001 expedidos por la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil donde deja constancia sobre haber recibido de TELECOM la suma mensual de $2’382.413 por concepto del canon de arrendamiento de los meses de julio a diciembre de 2001, respectivamente. En el recibo no aparece tachada o con alguna anotación la casilla de intereses de mora (Documento públicos en copia simple; fols 24, 26, 28, 30, 32, y 34 c.ppal)

9. Contrato de arrendamiento No. 030 del 16 de abril de 1996 celebrado entre la Unidad Administrativa de Aeronáutica Civil como arrendador y TELECOM como arrendatario, mediante el cual el arrendador se comprometió a entregar al arrendatario un inmueble ubicado en el Aeropuerto Rojas Pinilla el cual debería ser destinado exclusivamente al servicio telefónico y el arrendatario a pagar mensualmente la suma de $1’184.120 en forma anticipada dentro de los cinco días hábiles, y los servicios de acueducto y alcantarillado, energía eléctrica, aire

acondicionado, y el servicio telefónico nacional e internacional efectuado mediante la utilización del sistema central del conmutador telefónico del arrendador los cuales “( ) deberían ser cancelados por el arrendatario, previa la facturación que por este concepto le expida el arrendador ( )”. Se pactó asimismo que el pago en fecha o lugar distintos generaría intereses de mora sobre el valor de cada canon equivalente al interés máximo moratorio certificado por la Superintendencia Bancaria a partir del momento en que se constituya en mora y hasta la fecha en que se efectúe el pago y que el arrendatario renunciaría a los requerimientos a ser constituido en mora (Documento público en fotocopia auténtica; cláusulas primera, tercera, séptima y décima primera del contrato; fols 5 a 10 c.ppal).

10. Cuadro elaborado por el Jefe del Grupo de Cobranzas de la Unidad Administrativa de Aeronáutica Civil con corte a 31 de mayo de 2002 donde se hace una relación de las facturas pendientes de pago por TELECOM de acuerdo con el contrato No. SP-AR-030-96; se discrimina la fecha de vencimiento, de pago, los días en mora, el valor de la factura, los intereses en mora, y el valor a pagar

(Documento público en fotocopia simple; fols 13 y 14 c.ppal).

F. El Tribunal improbó el acuerdo conciliatorio el 5 de septiembre de 2002 porque, en primer lugar, no existe certeza sobre las facultades del delegatario y representante de TELECOM en el trámite de la conciliación; señaló que TELECOM no acompañó al trámite conciliatorio la resolución No. 00100000-0053

de 8 de febrero de 2000 relativa a las cuantías de la delegación para conciliar, pese a que en este caso el apoderado judicial recibió poder de la directora jurídica de la entidad quien se encuentra sujeta a dichas cuantías. En segundo lugar porque se desatendió el contenido del literal c) artículo 6 del decreto 2511 del 10 de diciembre de 1998 que establece como requisito de la solicitud de conciliación la determinación de las diferencias que se quieren conciliar y los hechos en que se fundamentan. En tercer lugar porque la conciliación es un mecanismo prejudicial para la solución de conflictos y “( ) no debe constituirse en un trámite para efectuar pagos de vigencias expiradas, que exima de responsabilidad a quienes incurrieron en mora en los pagos respectivos, pagos cuya determinación no es objeto de conflicto entre las partes por haber sido predeterminada su ocurrencia y forma de liquidación en el contrato, más aún si se trata de un contrato aún en ejecución ( )”. Agregó que además se están conciliando obligaciones correspondientes a la vigencia fiscal de 2002, “( ) lo cual no tiene justificación alguna si se tiene en cuenta que es una vigencia fiscal aún no vencida y la entidad arrendataria debió prever el gasto correspondiente en su presupuesto, lo cual evidencia que la conciliación de tales valores no viene al caso ( )” (fols 67 a 71 c.ppal).

H. Inconforme con esa decisión, la Unidad Administrativa de Aeronáutica Civil formuló recurso de apelación con el objeto de que se revoque y, en su lugar, se apruebe el acuerdo conciliatorio logrado.

En relación con la cuantía de la delegación para conciliar, señaló que ello no es

causa jurídica de improbación de la conciliación toda vez que el apoderado judicial de TELECOM actuó mediante poder amplio y suficiente otorgado para conciliar, el cual no fue objetado por el Procurador Judicial y por el contrario se le reconoció personería adjetiva; que además el defecto era subsanable allegando la respectiva resolución, hecho que la Corporación omitió al no haberlo requerido. Sobre la determinación de las diferencias que se quieren conciliar y los hechos que le sirven de sustento, indicó que se encontraban claramente determinados y que refieren justamente a la falta de pago de los cánones de arrendamiento y servicios públicos; que si no hubiera habido claridad el Procurador así lo hubiera hecho saber en la diligencia de conciliación para que se subsanara dicha omisión, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 6 del decreto 2511 de 1998. En relación con el último argumento, atinente a que la conciliación no es un mecanismo para solucionar situaciones de trámite presupuestal, advirtió que tampoco es argumento de improbación del acuerdo conciliatorio como lo hace saber el Magistrado José Leomar Viveros en el salvamento de voto “( ) cuando manifiesta que con la conciliación se pretende es arreglar justamente la falta de pago de unos cánones de arrendamiento y de unos servicios públicos, que una de las partes reconoce la deuda, su incumplimiento y su disposición de pagar y la otra, aceptar su cancelación dentro del término acordado en acta de conciliación ( )”. Citó a continuación los artículos 64, 65 y 70 de la ley 446 de 1998, 68 de la ley 80

de 1993 sobre definición de la conciliación, asuntos conciliables y utilización del mecanismo de la conciliación como solución directa de controversias contractuales y precisó que no existe prohibición legal para conciliar sobre obligaciones derivadas de un contrato, que la única prohibición que existe es en materia tributaria - parágrafo 2 artículo 56 decreto 1818 de 1998. Finalmente llamó la atención en que sobre las mismas diferencias, los Tribunales de Nariño y Magdalena si aprobaron el acuerdo conciliatorio y anexó las providencias (fols 93 a 98 c.ppal).

III. CONSIDERACIONES: Corresponde a la Sala decidir el recurso de apelación interpuesto, por la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil en contra del auto proferido por el Tribunal Administrativo de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, el día 5 de septiembre de 2002, mediante el cual se improbó la conciliación prejudicial lograda

(arts. 129 y 181 C. C. A. y 65A ley 23 de 1991 modif. art. 73 ley 446 1998).

A. Supuestos de aprobación de un acuerdo conciliatorio Aunque el fundamento de la conciliación se identifica con la prevención de los litigios judiciales y con la descongestión de la administración de justicia, el acuerdo de composición debe ser analizado con el fin de determinar si el mismo se ajusta a la ley. Por lo tanto, el juez debe verificar si se cumplen los supuestos que la ley establece para aprobar el acuerdo conciliatorio prejudicial logrado entre las partes

(arts. 61 mod. art. 81 ley 446 1998, 65A ley 23 de 1991, mod. art. 73 ley 446 1998

y 19 de la ley 640 de 2001). Esos supuestos de aprobación del acuerdo conciliatorio prejudicial son: . La debida representación de las personas que concilian; . La capacidad o facultad que tengan los representantes o conciliadores para conciliar; . La disponibilidad de los derechos económicos enunciados por las partes; que no haya operado la caducidad de la acción; que lo reconocido, patrimonialmente, esté debidamente respaldado en la actuación, y que no resulte abiertamente lesivo para el patrimonio público. Indicados los supuestos de aprobación de un acuerdo conciliatorio prejudicial, la Sala advierte que en este caso sólo se reúne el relativo a la no caducidad de la acción. . Respecto a la representación de las partes y la capacidad La Unidad Administrativa de Aeronáutica civil acudió a través del director legal, quien se encontraba expresamente facultado para conferir poder con el fin de adelantar diligencias de conciliación prejudicial, de acuerdo con certificación emitida por el Jefe de Grupo de Situaciones Administrativas y resolución No. 01225 del 9 de abril de 2001 aportados con la solicitud de conciliación, cumpliendo de esta manera con el requisito en mención En tanto que la Empresa Nacional de Telecomunicaciones “TELECOM” acudió por intermedio de persona que manifiesta detentar la calidad de Directora Jurídica y quien de acuerdo con la resolución No. 00100000-0053 de 8 de febrero de 2000 está facultada para constituir apoderado con poder para conciliar, pero dentro del límite de las cuantías delegadas mediante resolución 00100000-0949 del 23 de diciembre de 1999.

En efecto, dicha entidad estuvo representada por persona que no acreditó la calidad aducida, de directora jurídica de la entidad y tampoco demostró que las facultades a ella delegadas eran suficientes para conciliar o para nombrar apoderado con facultades para ello; es así como arrimó al trámite conciliatorio copia simple y sin fecha de certificación del Jefe de la División de Administración y Relaciones Laborales de la entidad sobre el desempeño del referido cargo y omitió anexar copia de la resolución contentiva de los límites de las cuantías delegadas. Por lo tanto no se cumplió con el requisito de la debida representación de las personas que concilian y la capacidad o facultad de los representantes o conciliadores para conciliar por parte de una de las entidades conciliantes TELECOM En relación con los restantes requisitos, exigidos por la ley, se observa: . Respecto de la materia sobre la cual versó el acuerdo Las partes afirmaron conciliar pretensiones derivadas del contrato de arrendamiento No. 030 del 16 de abril de 1996 suscrito por ellas, atinentes a la mora en el pago de cánones de arrendamiento y servicios públicos adeudados por TELECOM. Por lo tanto, se trata de un conflicto de carácter particular y contenido patrimonial susceptible de conciliación (art. 59, ley 23 1991 mod. art. 70 ley 446 de 1998). . Respecto a la caducidad de la acción Pretenden conciliarse los cánones de arrendamiento y de servicios públicos dejados de cancelar entre el 5 de octubre de 2000 hasta el 30 de junio de 2001 y entre el 1 de enero hasta el 31 de mayo de 2002 y como la solicitud de

conciliación fue presentada el día 21 de mayo de 2002, no ha transcurrido por tanto el término de dos años, previsto para la acción de controversias contractuales que corresponde a la naturaleza del asunto. . Respecto al debido respaldo probatorio de lo reconocido. Sobre este particular, advierte la Sala que en la providencia impugnada el A Quo no dijo nada al respecto, no obstante la actuación en comento carece del debido soporte probatorio, como pasa a indicarse: La conciliación materia de análisis, versó sobre los cánones de arrendamiento y de servicios públicos adeudados por el arrendatario TELECOM para los meses de octubre de 2000 a junio de 2001 y enero a mayo de 2002 y sobre los intereses de mora derivados de la falta de cancelación oportuna de tales obligaciones y solo reposa como soporte probatorio el contrato de arrendamiento, el cual resulta insuficiente como soporte de la existencia y cuantía de la obligación materia de conciliación Recuérdese que de acuerdo con el clausulado del contrato de arrendamiento los servicios públicos de acueducto y alcantarillado, energía telefonía nacional e internacional etc, deberían ser cancelados por el arrendatario junto con el canon de arrendamiento, previa la facturación que por este concepto le expidiera el arrendador. En este caso no se acompañó copia de las mencionadas facturas que a términos del contrato debía presentar el arrendador, donde constara el valor a pagar por concepto tanto del canon de arrendamiento como de la facturación por servicios públicos. Nótese que la Unidad Especial de Aeronáutica trajo copia de un cuadro

donde se relaciona factura por factura, con número, fecha de vencimiento, fecha de pago, días en mora, valor de la factura, intereses de mora y valor a pagar pero, ese documento se trajo en copia simple y sin los soportes que en este caso serían los relativos a las facturas a las que se refiere el mencionado documento. Sobre la aportación de documentos en copia simple, es pertinente anotar que en el trámite conciliatorio deben seguirse igualmente las normas procesales sobre aportación y valoración probatoria; la Sala se ha pronunciado en sucesivas oportunidades resaltando el carácter exigente que debe revestir en este tipo de soluciones, la prueba y la acreditación de los derechos económicos reclamados 1. El C. P. C dispone lo siguiente sobre aportación de documentos: . Que se aportarán al proceso en originales o en copia y que ésta podrá consistir en trascripción o reproducción mecánica del documento (art. 253); . Que para que la copia tenga el mismo valor del original es necesario que la copia se obtenga de una de las siguientes formas: “ARTÍCULO 254. ( ) 1º. Cuando hayan sido autorizadas por notario, director de oficina administrativa o de policía, o secretario de oficina judicial, previa orden del juez, donde se encuentre el original o una copia autenticada. 2º. Cuando sean autenticadas por notario, previo cotejo con el original o la copia autenticada que se le presente. 3º Cuando sean compulsadas del original o de copia autenticada en el curso de inspección judicial, salvo que la ley disponga otra cosa” . Que un documento, aportado en original o en copia, es auténtico,

“ARTÍCULO 252. ( ) cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito o firmado. El documento público se presume auténtico, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad. El documento privado es auténtico en los siguientes casos: 1 Sección tercera; auto del 22 de febrero de 2001; exp. No. 19.077; actor: Hospital Departamental San Juan de Dios. 1º. Si ha sido reconocido ante el juez o notario, o si judicialmente se ordenó tenerlo por reconocido. 2º. Si fue inscrito en un registro público a petición de quien lo firmó. 3°. Si habiéndose aportado a un proceso y afirmado estar suscrito, o haber sido manuscrito por la parte contra quien se opone, ésta no lo tachó de falso oportunamente, o los sucesores del causante a quien se atribuye dejaren de hacer la manifestación contemplada en el inciso segundo del artículo 289. Esta norma se aplicará también a las reproducciones mecánicas de la voz o de la imagen de la parte contra quien se aducen, afirmándose que corresponde a ella. 4°. Si fuere reconocido implícitamente de conformidad con el artículo 276. 5°. Si se declaró auténtico en providencia judicial dictada en proceso anterior, con audiencia de la parte contra quien se opone en el nuevo proceso, o en la diligencia de reconocimiento de que trata el artículo 274. Se presumen auténticos los libros de comercio debidamente registrados y llevados en legal forma, el contenido y las firmas de pólizas de seguros y recibos de pago de sus primas, certificados, recibos, bonos y títulos de

inversión en establecimientos de crédito y contratos de prenda con éstos, cartas de crédito, contratos de cuentas corrientes bancarias, extractos del movimiento de éstas y de cuentas con aquellos establecimientos, recibos de consignación y comprobantes de créditos, de débitos y de entrega de chequeras, emitidos por los mismos establecimientos, y los títulos de acciones en sociedades comerciales y bonos emitidos por éstas, títulos valores, certificados y títulos de almacenes generales de depósito, y demás documentos privados a los cuales la ley le otorgue tal presunción”. Para desentrañar el sentido de esos artículos es necesario acudir a la jurisprudencia de la Corte Constitucional, contenida en la sentencia C - 023 del 11 de febrero de 1998 mediante la cual se declararon exequibles los numerales 2º del artículo 254 y 3º del artículo 268 del C. P. C. En dicho fallo esa Alta Corte señaló que para que la copia tenga el mismo valor del original debe haberse tomado de alguna de las formas previstas en el artículo 254 del C. P. C.: “Tanto el demandante como el Procurador General de la Nación, afirman que las dos normas demandadas se encuentran suspendidas por el artículo 25 del decreto 2651 de 1991, cuya vigencia ha sido prorrogada hasta el 10 de julio de 1998. La Corte no comparte este criterio, por las siguientes razones. El artículo 25 citado se refiere a los “documentos” y hay que entender que se trata de documentos originales. En cambio, las normas acusadas

versan sobre las copias, como ya se ha explicado. Sería absurdo, por ejemplo, que alguien pretendiera que se dictara mandamiento de pago con la copia simple , es decir, sin autenticar, de una sentencia, o con la fotocopia de una escritura pública, también carente de autenticidad. Un principio elemental que siempre ha regido en los ordenamientos procesales es el de que las copias, para que tengan valor probatorio, tienen que ser auténticas. Ese es el principio consagrado en las normas del Código de Procedimiento Civil que regulan lo relativo a la aportación de copias de documentos. De otra parte, la certeza de los hechos que se trata de demostrar con prueba documental, y en particular, con copias de documentos, está en relación directa con la autenticidad de tales copias. Tal certeza es el fundamento de la eficacia de la administración de justicia, y en últimas, constituye una garantía de la realización de los derechos reconocidos en la ley sustancial. En tratándose de documentos originales puede el artículo 25 ser explicable, porque su adulteración es más difícil, o puede dejar rastros fácilmente. No así en lo que tiene que ver con las copias, cuyo mérito probatorio está ligado a la autenticación. Si el artículo 25 hubiera querido referirse a las copias así lo habría expresado, porque en el derecho probatorio es elemental la diferencia entre documentos originales y copias. Pero, no lo hizo, como se comprueba con su lectura ( ) ". (Subrayado fuera del texto original) Lo anterior permite concluir que no se cumplió tampoco con el presupuesto legal para la aprobación del acuerdo conciliatorio consistente en que “lo reconocido,

patrimonialmente, esté debidamente respaldado en la actuación”, por cuando los documentos aportados como soporte de ésta no dan certeza al juez sobre la existencia de la obligación que se reclama. Por tanto el auto apelado se confirmará, no sin antes hacer claridad sobre los siguientes puntos: La Sala considera al igual que el A Quo que no se cumplió con el requisito atinente a la facultad o capacidad de los representantes para conciliar, pero se separa de las demás consideraciones de improbación, consistentes en que se omitió determinar las diferencias que se quieren conciliar y los hechos en que se fundamentan con sujeción a lo dispuesto en el literal c) artículo 6 decreto 2511 de 1998 y se utilizó la conciliación en trámite para efectuar el pago de vigencias expiradas. Sobre éstas dos últimas razones, se observa que la ley no las consagra como supuestos necesarios para la aprobación del acuerdo conciliatorio.

En efecto: Como se indicó al inicio de esta providencia la ley señala únicamente como supuestos de aprobación de la conciliación, la debida representación de las personas que concilian, la capacidad de los representantes o conciliantes para conciliar, la no caducidad de la acción, la disponibilidad sobre los derechos económicos enunciados, el debido respaldo o soporte probatorio de lo reconocido y la no lesividad del acuerdo para al patrimonio estatal. La norma citada por el Ad Quo - literal c) artículo 6 decreto 2511 de 1998 - enuncia los requisitos que debe reunir pero la petición de conciliación prejudicial, cuya falta genera el señalamiento

por el Procurador Judicial de la omisión, con el fin de que sea subsanado el defecto, no la improbación del acuerdo conciliatorio. No sobra advertir que en este caso si se precisaron las diferencias a conciliar y los hechos sustento de ellas, como puede verse en el capítulo atinente a la petición de conciliación. Se advierte sobre la utilización de la conciliación para efectuar el pago de vigencias expiradas, que la ley no prohíbe la conciliación en estos casos siempre que el acuerdo recaiga sobre derechos susceptibles de disposición; es así como el artículo 19 de la ley 640 de 2001 enseña que se podrán conciliar todas las materias que sean susceptibles de transacción, desistimiento y conciliación. Comparte la Sala lo aducido por el recurrente al indicar que no existe