CE-SC-RAD1998-N588

CARRERA ADMINISTRATIVA - Reglamentación del decreto 256 de 1994. Procedimiento para concursos, evaluaciones y calificaciones / CONCURSO DE CARRERA ADMINISTRATIVA - Reglamentación del decreto 256 de 1994

NOTA DE RELATORIA: Levantada la reserva mediante auto del 24 de Agosto de

1998.

CONSEJO DE ESTADO

SALA DE CONSULTA Y SERVICIO CIVIL

Consejero ponente: ROBERTO SUÁREZ FRANCO

Santafé de Bogotá, D.C., veinticuatro (24) de marzo de mil novecientos noventa y cuatro (1994) Radicación número: 588

Referencia: Concepto de proyecto de decreto "Por el cual se modifica el decreto 256 del 28 de enero de 1994”. 1. - Antecedentes.

1. La Constitución Política en su artículo 125 elevó a canon constitucional la

norma sobre Carrera Administrativa, que en su Inciso 3° dispuso: "El Ingreso a los cargos de carrera y el ascenso en los mismos, se harán previo cumplimiento de los requisitos y condiciones que fije la ley para determinar los méritos y calidades de los aspirantes

2. La ley 27 de 1992, que desarrolló el articulo anterior, otorgó facultades extraordinarias al Presidente de la República por el término de 6 meses, entre

otras, para expedir normas sobre requisitos de ingreso a la carrera administrativa así como para definir los procedimientos para los concursos, las evaluaciones y calificaciones que deban surtirse en la carrera (art. 29.3 y 4).

3. El Gobierno, el 28 de junio de 1993, expidió el decreto 1222 por el cual

desarrolló las normas antes mencionadas. Dicho decreto ley fue reglamentado por el decreto 256 de 1994 y es el que proyecta reformar el ejecutivo mediante el siguiente texto sometido a revisión: "EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA DE COLOMBIA, En ejercicio de las facultades que le confiere el numeral 11 del articulo 189 de la Constitución Política y oída la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado. DECRETA ARTICULO 1. El artículo 7 del Decreto 256 de 1984 quedará así: ARTICULO 7. Para la selección de personal, en cada entidad funcionará un comité Integrado por el nominador o su delegado, quien preferiblemente deberá tener formación o experiencia en esta materia; por el jefe de personal o quien haga sus veces, y por el jefe inmediato del empleo a proveer o un empleado con formación o experiencia en el área de desempeño de dicho empleo, designado por el nominador. ARTICULO 2. El artículo 13 del Decreto 256 de 1994 quedará así: ARTICULO 13. La convocatoria es norma reguladora de todo concurso y obliga tanto a la administración como a los participantes. No podrán cambiarse sus bases una vez Iniciada la Inscripción de aspirantes, salvo en los aspectos de que tratan los numerales 11, 12 y 13 artículo anterior, casos en los cuales deberá darse oportuno aviso a los Interesados. Cuando se trate del numeral 13 se dará aviso con no menos de 24 horas de anticipación a la fecha fijada Inicialmente para la aplicación de las pruebas.

PARAGRAFO: Cuando en la convocatoria se omita la Información referida en los numerales 1, 5,

8, 9, 10, 14, 15 y 16 del artículo 12 del presente decreto, el nominador, de oficio o a petición de parte, deberá declarar sin efecto el concurso si se hubieren Iniciado las Inscripciones; en caso contrario, deberá adicionar la convocatoria con la información omitida y fijar la adición en los mismos lugares en que se encuentre la convocatoria. Lo anterior, sin perjuicio de que la respectiva Comisión del Servicio Civil pueda, en cualquier momento, dejar sin efectos total o parcialmente un concurso por los mismos motivos. ARTICULO 3. El artículo 7 del decreto 256 de 1994 quedará así: ARTICULO 17. Al formularlo de Inscripción, el aspirante deberá anexar todos los certificados debidamente autenticados que acrediten sus estudios y experiencia. Cuando sea necesario, las entidades solicitarán que los certificados de experiencia contengan la descripción de las funciones de los cargos desempeñados. La autenticación también podrá hacerse, mediante cotejo entre el original y la copia, por quien reciba la solicitud.

PARAGRAFO: Cuando una entidad deba convocar simultáneamente a más de veinte (20) concursos, podrá realizar las Inscripciones con la manifestación escrita de los aspirantes sobre los estudios y la experiencia laboral que puedan acreditar, con base en la cual elaborará las listas de admitidos y de rechazados de que trata el artículo 21 de este decreto.

En las convocatorias deberá Indicarse la fecha de entrega por parte de los aspirantes, de los certificados a que se refiere este artículo. Su estudio y análisis deberá efectuarse con anterioridad a la elaboración de las listas de elegibles, las cuales se conformarán únicamente con quienes

habiendo superado la totalidad de las pruebas hayan demostrado que cumplían los requisitos al momento de la Inscripción. ARTICULO 4. El artículo 28 del decreto 256 de 1994 quedará así: ARTICULO 28. De todas las pruebas aplicables se hará un Informe firmado por quienes las calificaron y sus resultados serán publicados en las carteleras de la entidad. ARTICULO 5. El artículo 40 del decreto 256 de 1994 quedará así: ARTICULO 40. Copias auténticas de las actas de concurso y de las listas de elegibles, una vez suscritas, deberán ser enviadas a la respectiva Comisión Servicio Civil. Entre la fecha de la firma de la convocatoria y la fecha de envío de la lista de elegibles a la Comisión del Servicio Civil no podrá transcurrir un término superior a tres (3) meses, a menos que por decisión de la misma comisión haya sido necesario ampliar los términos de ejecución del concurso. Igualmente, en caso de que el concurso sea declarado desierto o sin efecto, total o parcialmente, copia de la resolución o acto administrativo mediante el cual se haya hecho tal declaración deberá ser enviada a la respectiva Comisión del Servicio Civil. ARTICULO 6. El artículo 45 del decreto 256 de 1994 quedará así: ARTICULO 45. La solicitud de Inscripción será presentada en formularlo en el cual el jefe de personal o quien haga sus veces, en la entidad u organismo en donde el empleado presta sus servicios, haga constar, bajo la gravedad del juramento, que el empleado participó en un concurso abierto, figuraba entre los tres (3) primeros puestos de la correspondiente lista de elegibles al

momento del nombramiento en periodo de prueba y obtuvo calificación de servicios satisfactoria para dicho periodo. Dicho formularlo con la constancia de que trata este artículo, deberá ser entregado al empleado Interesado por el jefe de personal o quien haga sus veces dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha en que la calificación de servicios haya quedado en firme. ARTICULO 7. El artículo 50 del decreto 256 de 1994 quedará así: ARTICULO 50. Al empleado inscrito en la carrera administrativa que cambie de empleo por ascenso, traslado o Incorporación le será actualizada su Inscripción en el escalafón. Para este trámite la unidad de personal correspondiente enviará a la respectiva Comisión del Servicio Civil el formularlo que para el efecto se establezca, dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la fecha de posesión en el nuevo empleo. Cuando el ascenso se haya efectuado mediante nombramiento en periodo de prueba, deberá enviarse dicho formularlo dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha en que la calificación de servicios haya quedado en firme. ARTICULO 8. El artículo 56 del decreto 256 de 1994 quedará así: ARTICULO 56. Los empleados de carrera deberán ser calificados por su Inmediato superior, o por el jefe, de éste cuando el jefe del organismo le asigne por escrito tal función, en los siguientes casos:

1. Por periodo anual comprendido entre: - El 1o. de marzo y el último día de febrero, para empleados vinculados a entidades del orden nacional. - El 1o. de mayo y el 30 de abril, para los empleados vinculados a entidades del orden

departamental. - El 1o. de septiembre y el 30 de agosto, para los empleados vinculados a entidades del orden municipal. Esta calificación deberá producirse dentro de los quince (15) días calendario siguientes al vencimiento del periodo a calificar. Cuando el empleado no haya servido la totalidad del año objeto de la calificación, se calificarán los servicios correspondientes al periodo laborado cuando éste sea superior a treinta (30) días calendario; los periodos Inferiores a este lapso serán calificados conjuntamente con el periodo siguiente:

2. Cuando así lo ordene, por escrito, el jefe del organismo en caso de recibir la Información a que hace referencia el artículo 19 del decreto ley 1222 de 1993. Esta calificación no podrá ordenarse.

Antes de transcurridos tres (3) meses de efectuado la última calificación, tratándose de empleados escalafonados o que hayan superado el periodo de prueba; o de expedida la resolución de Inscripción cuando el Ingreso a la carrera se haya producido de manera extraordinaria, si el empleado aún no ha sido objeto de calificación. En ambos casos, la calificación deberá comprender todo el periodo no calificado, hasta el momento de la orden. ARTICULO 9. El artículo 57 del decreto 256 de 1994 quedará así: ARTICULO 57. Para los efectos del artículo 19 del decreto - ley 1222 de 1993 y de los de este decreto, se entenderá por evaluaciones las valoraciones parciales que se efectúen a los empleados, por cambio temporal o definitivo de cargo o de jefe Inmediato. Igualmente tendrá el carácter de evaluación aquella que se refiera al lapso comprendido entre la última evaluación y el

final del periodo a calificar. Estas evaluaciones no producen por sí solas los efectos del artículo 9o. de la ley 27 de 1992. Como actos de trámite que son, serán comunicados a los calificados y no son susceptibles de recursos.

PARÁGRAFO: Cuando en el periodo anual de calificación en el que cubra la orden de calificar expedida por el jefe de la entidad, un empleado haya sido evaluado, la calificación definitiva para ese periodo será Igual al promedio ponderado del puntaje asignado para cada uno de los factores y del total de puntos de las evaluaciones obtenidas. En este caso, los recursos de que trata el artículo 61 de este decreto se interpondrán ante quien efectuó la última evaluación.

ARTICULO 10. El artículo 65 del decreto 256 de 1994 quedará así: ARTICULO 65. Corresponde al jefe de personal o a quien haga sus veces velar por la oportuna y adecuada aplicación del sistema de calificación de servicios. Para tal efecto deberá:

1. Informar a los calificadores sobre las normas y procedimientos que rigen la materia;

2. Suministrar oportunamente los formularlos y los demás apoyos necesarios para proceder a las calificaciones y a las evaluaciones;

3. Velar porque las calificaciones y las evaluaciones se produzcan oportunamente;

4. Efectuar los promedios necesarios para obtener la calificación definitiva y notificarla al Interesado;

5. Presentar al jefe del organismo informes sobre los resultados obtenidos en las calificaciones de servicios.

ARTICULO 11. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación y modifica parcialmente el decreto 256 del 28 de enero de 1994.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE:

II. OBSERVACIONES DE LA SALA:

1. Art. 1° La modificación que se propone, consistente en cambiar la frase "ejecución de cada proceso de selección o concurso", por "selección de personal”, se considera ajustada a una realidad, ya que el artículo 4° del decreto ley 1222 se refiere a “proceso de selección o concurso” como comprensivo de todas las etapas del mismo. Por tal motivo es aconsejable mantener la terminología utilizada en el decreto 256

Exigir en el proyecto, ciertas calidades al delegado del nominador, que integre el Comité, es aceptable. Ahora bien, modificar la conformación del Comité en el sentido de reemplazar a "un empleado con formación y experiencia en el área de desempeño del empleo objeto de selección", por "el jefe Inmediato del empleo a proveer o un empleado con formación o experiencia..” no se acomoda a la política de democratización prevista en nuestra Constitución. Además, debe tenerse en cuenta que para la conformación de tal comité no cuenta propiamente la jerarquía entre los funcionarios.

2. Art. 2°. El numeral 2 del artículo 12 del decreto 256 no debe incluirse como una salvedad, por cuanto excede lo dispuesto por el artículo 5o. de decreto-ley 1222 de 1993, que sólo exceptúa "sitio y fecha de recepción de Inscripciones y fecha, hora y lugar en que se llevará a cabo la aplicación de las pruebas"; y el numeral 12 corresponde a la "fecha de los resultados de Inscripciones".

La modificación del Inciso 2o. es pertinente: el tiempo de antelación no se refiere a la nueva fecha de aplicación de las pruebas, sino a la fijada Inicialmente para el

efecto. En el parágrafo se corrige acertadamente el error de "emitida" por "omitida".

3. Art. 3o. Se proyecta adicionar el articulo 17, con un parágrafo que, contiene norma especial para el caso en que la misma entidad deba convocar simultáneamente a más de 20 concursos; lo cual es legalmente viable siempre y cuando se acompañen las correspondientes pruebas para la inscripción.

4. Art. 4o. Es comprensible la modificación de "jurados que participaron en la calificación" por "quienes las calificaron", puesto que resulta acorde con lo dispuesto por el articulo 25 del mismo decreto 256 que permanece Igual y que faculta a las entidades para contratar la aplicación de los Instrumentos de selección Art. 5o. Antes que todo se observa que la frase final de esta norma no estaba Incluida en proyecto inicial que fué revisado en su oportunidad por la Sala y que fuego fue el decreto 256. Sin embargo, en virtud de las funciones que son atribuidas a las comisiones seccionales, es a éstas a quienes debe hacerse la remisión del acto que declare sin efecto el concurso.

6. Art. 6o. Con la adición de esta norma mediante la inclusión de un inciso que fija término para entregar el formulario de Inscripción con calificación de servicios al empleado Interesado, se están protegiendo los derechos de los empleados.

7. Art. 7o. Esta disposición se adiciona fijando términos para efectos de que opere oportunamente la inscripción en el escalafón, lo cual es admisible.

8. Art. 8° Se complementa el inciso lo. con lo dispuesto por el artículo 18 del

decreto ley 1222 en cuanto a la competencia para la calificación. La modificación Introducida al numeral 2o. es conveniente, por cuanto aclara las diferentes eventualidades en que procede la calificación extraordinaria. Deberá corregirse la frase, "si el empleado aún ha sido objeto de calificación..." por la de si el empleado no ha sido objeto de calificación".

9. Art. 9° En primer lugar, la Sala reitera la observación anotada en concepto de diciembre 15 de 1993, cuando se ocupa de la revisión del proyecto de decreto que ahora se pretende reformar en el cual sostuvo "Debe suprimirse del texto la siguiente frase: "Estas evaluaciones, no producen por si solas los efectos del artículo 9o. de la ley 27 de 1992” por cuanto ellas, al tenor del artículo 19 del decreto - ley 1222 de 1993, hacen parte de la calificación que se efectúe a los empleados cada año" ( Rad. 571) De otra parte, deberá suprimirse la frase: “Igualmente tendrá el carácter de evaluación aquella que se refiera al lapso comprendido entre la última evaluación y el final del periodo a calificar", en razón de que excede la norma reglamentada, la cual sólo considera como parte de la calificación anual, las evaluaciones por cambio temporal o definitivo de cargo o jefe Inmediato

10. Art. 10° En el numeral 4o. se proyecta corregir la inconsistencia de "comunicar" la calificación al interesado, por “Notificarla"; sin embargo, se deberá adicionar así “Notificarla personalmente", de conformidad con lo dispuesto por el artículo 21 del decreto - ley 1222 de 1993.

Con las anteriores observaciones, la Sala devuelve el proyecto de decreto "Por el cual se modifica el decreto 256 del 28, de enero de 1994”. Transcríbase en sendas copias auténticas, a los señores Director del Departamento Administrativo de la Función Pública y Secretario Jurídico de la Presidencia de la República.

ROBERTO SUÁREZ FRANCO JAIME BETANCUR CUARTAS Presidente de la Sala

JAVIER HENAO HIDRON HUMBERTO MORA OSEJO

ELIZABETH CASTRO REYES Secretaria de la Sala