CE-SCA-587-1987-10-26

DOCUMENTOS PUBLICOS / COPIAS Los funcionarios públicos están facultados para autorizar copias de documentos que se encuentran en su oficina, ya sean transcripciones o reproducciones mecánicas. La autenticación notarial o por el juez procede en relación con documentos cuyo original no deba mantenerse por ministerio de la ley o de los reglamentos en los archivos oficiales o que reposen en poder del Notario. (Artículos 253 y 254 del Código de Procedimiento Civil y 320 del Código de Régimen Político y Municipal).

CONSEJO DE ESTADO

SALA PLENA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO Consejero ponente: CARLOS GALINDO PINILLA Bogotá, D. E., veintiséis (26) de octubre (10) de mil novecientos setenta y ocho (1978)

Radicación número: Actor:

Demandado: Referencia 464.

Demandante: Gustavo Ararat Negrón.

Sesión del día 11 de octubre de 1978. En grado de apelación se revisa la sentencia de primera instancia que profirió el 20 de mayo de 1978 el Tribunal Administrativo de Santander del Norte, por medio de la cual se declaró probada la excepción perentoria de ineptitud sustantiva de la demanda. Sostiene el "a quo" que la copia del acta de la sesión en la cual constan los actos declaratorios de las elecciones impugnadas en la demanda, no es auténtica porque tratándose de una reproducción mecánica o copia fotostática debió ser autenticada por un notario o por un juez y no por el Secretario del Concejo Municipal para que tuviera el mismo valor probatorio del original. El Tribunal fundamenta esta conclusión en los artículos 253 y 254 del Código de

Procedimiento Civil y expresa que esa ha sido la reiterada jurisprudencia de esa Corporación. EL CONCEPTO FISCAL El señor Agente del Ministerio Público manifiesta que la decisión es equivocada, por las siguientes razones: "Porque cualquier deficiencia en la autenticidad de la copia del acto acusado sería imputable al funcionario público encargado de expedirla, pero jamás al accionante a quien se le negó la expedición de la copia y presentó la demanda ajustándola a las exigencias de la norma citada en primer término; de otro lado, porque la certificación del Secretario General del Concejo Municipal de Cúcuta, en el sentido de que la copia enviada corresponde al original (folios 42, 60 vuelto y 76), está acorde con los preceptos 211 y 127 ya citados. En el entendimiento de este despacho la autenticación por juez o notario, de copia reproducida mecánicamente a que se refiere la parte final del texto 253 del Código de Procedimiento Civil, no es aplicable al evento contemplado en el artículo 127 del Código Contencioso Administrativo, en razón de que al exigirse su cumplimiento el ejercicio válido del derecho de acción quedaría sometido al arbitrio del funcionario que niega la expedición de la copia, quien no está obligado por norma alguna a llevarla ante juez o notario para su autenticación cuando la expide o envía en reproducción mecánica". Sobre la materia de fondo el señor Fiscal se expresa así: "Basta considerar para que sea viable la prosperidad de la acción que el Concejo Municipal de Cúcuta para efectuar el nombramiento demandado pretermitió el término mínimo de 3 días de anticipación a que se refiere el Decreto 49 de 1932.

"En efecto, el 1° de noviembre de 1977 se aprobó la proposición en el sentido de señalar el día 4 siguiente para proceder a la elección de ciertos funcionarios (folio 41). Y si bien es evidente que dicha norma está enderezada a proteger los derechos de los concejales, evitando que sean sorprendidos en el procedimiento para elegir los empleados de su competencia, en el caso objeto de examen no puede indagarse si aquella finalidad se cumplió en la práctica, en razón de que no se encuentra acreditado cuántos y quiénes eran los concejales de Cúcuta". CONSIDERACIONES DE LA SALA En el escrito de demanda se afirmó que el Secretario del Concejo Municipal de Cúcuta había negado al demandante la expedición de copias certificadas de las actas correspondientes a las sesiones verificadas el 1° y el 4 de noviembre, en la última de las cuales se realizaron los actos de elección impugnados. Por tal razón, en el mismo escrito de demanda, solicitó que el Tribunal los pidiera, con fundamento en los artículos 86 y 127 del Código Contencioso Administrativo. A ello se accedió y en cumplimiento a lo ordenado, el. Secretario del Concejo remitió las copias fotostáticas que él mismo autenticó y que remitió directamente al Tribunal, con el Oficio número 051 del 25 de enero de 1978. Una vez que se allegaron al proceso tales documentos, el Magistrado Sustanciador admitió la demanda, o sea que, en ese momento no se adujo la jurisprudencia reiterada de la Corporación y se estimó suficiente la prueba de los

actos impugnados. No es esta la primera vez que se plantea ante esta Corporación el tema de la autenticación de documentos cuyos originales reposan en los archivos de la Administración Pública. Ya la Sección Primera examinó la cuestión en fallo del 14 de marzo de 1978, con ponencia del Consejero Galindo Pinilla (Expedientes 26482586). A propósito de la interpretación de los artículos 253 y 254 del Código de Procedimiento Civil, se expresó entonces: "De las normas transcritas se deduce: "1° Que las copias de documentos son de dos clases, según sean transcripción o reproducción mecánica del original. "2° Que los funcionarios públicos están facultados para autorizar copias de documentos que se encuentren en su oficina ya sean transcripciones o reproducciones mecánicas. "3° Que la autenticación notarial o por el juez procede en relación con documentos cuyo original no deba mantenerse, por ministerio de la ley o de los reglamentos, en los archivos oficiales o que reposen en poder del notario. Lo contrario implicaría una de las dos cosas: o que el notario tuviera que trasladarse al archivo para hacer la verificación con el original o que éste debiera extraerse del archivo para ser llevado a la notaría a fin de hacer el cotejo. Además de la inconveniencia de las dos hipótesis y de los peligros que ofrece la segunda, para la seguridad de los documentos oficiales, ambas resultan en contradicción con la facultad que se otorga a los funcionarios públicos para autorizar copias, no sólo por el mismo artículo 254, sino por otras disposiciones legales como el artículo 320 del Código de Régimen Político y Municipal que es norma especial".

Efectivamente el artículo 320 del Código de Régimen Político y Municipal prescribe, como un deber de los jefes autorizados de las dependencias administrativas, la expedición de copias de los documentos que existan en los archivos de la Administración Pública tanto del orden nacional como departamental y municipal. Como la disposición se refiere a copias, sin distinción, debe entenderse que comprende cualquier tipo de copias, ya consistan en transcripción o en reproducción mecánica del documento. Igualmente el artículo 254 prescribe que las copias, o sea, tanto las transcripciones como las reproducciones mecánicas, tendrán el mismo valor probatorio del original, cuando han sido autorizadas por un funcionario público, en cuya oficina se encuentre el original. Por consiguiente, ha de concluirse que existe plena armonía entre uno y otro precepto y que la exigencia de autenticación por un notario de las reproducciones mecánicas de documentos sólo puede referirse a las que reposen en el archivo notarial o a las que se hallen en poder de particulares. En el caso de autos, las fotocopias de las actas no solamente reúnen las exigencias anotadas, en cuanto fueron expedidas y autenticadas por el Secretario del Concejo, a cuyo cargo está la custodia del archivo de la Corporación, sino que fueron remitidas por éste, en forma directa al Tribunal que las solicitó, lo cual les confiere de suyo, autenticidad, según se deduce del artículo 86 del Código Contencioso Administrativo.

II. EL ASUNTO DE FONDO 1° Consta en el Acta número 007, correspondiente a la sesión del 1° de noviembre de 1977 que el Concejo Municipal de Cúcuta acordó mediante proposición que aprobó en dicha sesión, señalar el día 4 de noviembre a las 8 p.m. como fecha y

hora para elegir Contralor, Tesorero, Personero, Subcontralor y Personero Delegado en lo Penal (folio 44). Igualmente consta en el Acta número 008 del 4 de noviembre de 1977 la aprobación de la siguiente proposición: "Destitúyase a los siguientes funcionarios: Carlos Jara Sarmiento, del cargo de Contralor Municipal; Luis Eduardo Castillo, del cargo de Tesorero Municipal; Luis Enrique Berbesí Díaz, del cargo de Subcontralor Municipal; Eduardo Cabrales Posada, del cargo de Personero Delegado en lo Penal. "Procédase a la elección de nuevos funcionarios municipales para el resto del período, en reemplazo de los anteriormente destituidos, en cumplimiento de la proposición aprobada en este sentido en la sesión del primero (1°) de noviembre de 1977". También consta en la misma acta, que el Concejo después de las votaciones correspondientes, declaró legalmente elegidos para el resto del período a Carlos Latorre Chacón, Enrique Hernández Cárdenas, Alvaro Ayala Pérez, Gustavo Gómez Ardila y Sabas Carvajal Paipa como Contralor, Tesorero, Personero, Subcontralor y Personero Delegado en lo Penal, respectivamente. 2° De las pruebas en mención se concluye que el Concejo no procedió a la elección de funcionarios para el período que debía comenzar en enero de 1978, sino que previa la destitución de quienes desempeñaban tales cargos con un período señalado en la ley, procedió a reemplazarlos por el resto del período con manifiesta violación de la ley que prohíbe desconocer sin justa causa los períodos

para el desempeño de cargos públicos fijados en la ley, en las ordenanzas o en los propios acuerdos municipales. 3° Prescribe el artículo 2° del Decreto 49 de 1932 que: "Los Concejos Municipales no podrán proceder a la elección de los empleados cuyo nombramiento les corresponde, sino después de haber señalado día y hora para ello, con tres días completos de anticipación por lo menos, y en virtud de proposición aprobada por la misma Corporación" (subraya la Sala). En el caso que se examina, la exigencia de los tres días completos de anticipación implicaba que, aprobada la convocatoria el 1° de noviembre de 1977, de ninguna manera podía verificarse la elección antes del 5 de noviembre de ese año. Por consiguiente, resulta evidente que la elección realizada el 4 de noviembre es violatoria del artículo 2° del Decreto 49 de 1932. En mérito de lo expuesto, el Consejo de Estado, en Sala Plena de lo Contencioso, administrando justicia en nombre de la República de Colombia y por autoridad de la ley.

FALLA: Revócase la sentencia recurrida y en su lugar declárase la nulidad de las elecciones que realizó el Concejo Municipal de Cúcuta el 4 de noviembre de 1977, en virtud de las cuales fueron designados Carlos Latorre Chacón, Enrique Hernández Cárdenas, Alvaro Ayala Pérez, Gustavo Gómez Ardila y Sabas Carvajal Paipa, respectivamente como Tesorero, Personero, Subcontralor y Personero Delegado en lo Penal del Municipio de Cúcuta.

Previa ejecutoria remítase el expediente al Tribunal de origen.

Cópiese, notifíquese, comuníquese y cúmplase.

EL PRESIDENTE GUSTAVO SALAZAR TAPIERO EL VICEPRESIDENTE,

CARLOS BETANCUR JARAMILLO. OSVALDO ABELLO NOGUERA/ALFONSO

ARANGO HENAO, SAMUEL BUITRAGO HURTADO, MIGUEL LLERAS

PIZARRO, JORGE DANGOND FLOREZ, JORGE DAVILA HERNANDEZ,

CARLOS COLINDO PINILLA, HUMBERTO MORA OSEJO, ALVARO

OREJUELA GOMEZ, BERNARDO ORTIZ AMAYA, MARIO ENRIQUE PEREZ V.,

IGNACIO REYES POSADA, AYDEE ANZOLA, JORGE VALENCIA ARANGO EL

SECRETARIO CAMILO VARGAS AYALA