CE-SCA-EXP1922-N1211

LAZARETO - Cuentas

CONSEJO DE ESTADO

SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO Consejero ponente: SIXTO. A ZERDA Bogotá, once (11) de diciembre de mil novecientos veintidós (1922) Radicación número: 1211

Actor: Demandado: Referencia: Cuenta General del Lazareto de Contratación en el año de 1915: enero a diciembre. Responsable, Daniel Suárez, (Reformatoria, reduce alcance) Vistos: El Magistrado de la Sección 11º de la Corte de Cuentas, en auto número 170 de 9 de noviembre de 1921, feneció definitivamente la cuenta general del Lazareto de Contratación correspondiente a todo el año de 1915, con un alcance a cargo del responsable Daniel Suárez, de……………………….$3,502 75

Que descompuso así: De la cuenta de febrero $ 5 53

Por diferencia de saldo en caja en 31 de diciembre, 3,497 22 comprobando los asientos respectivos con una diligencia de visita el 6 y 7 de enero de 1916, siendo mayor el que dio la visita en la suma de Además impuso multas por 3,502 75 $ 52 Los alcances los explica así el auto de primera instancia: Cuenta de febrero, fenecida por auto número 433 de 26 de agosto de 1916, con alcance de $ 553 y multa de $ 18, por falta de estampillas. Tanto el alcance como la multa están justificados, y deben confirmarse. Al verificar el examen de la cuenta general, se ha visto que la existencia de la caja

en 31 de diciembre era de $ 10,30684;como el responsable sólo pasa como existencia la suma de $ 6,80962, la diferencia es a su cargo $ 3,49722.» Apelado este auto por el apoderado del responsable, la Sala Especial lo confirmó por el de 27 de abril pasado, número 82. En cuanto a la diferencia de saldos, se expresa de este modo la Sala: Dice el señor apoderado que en la cuenta y balances no aparece como existencia en 31 de diciembre la de $ 10,30684 sino la de $6,80962, y en eso precisamente está fundado el cargo, y es esa diferencia la que no puede admitirse, porque en la diligencia de visita consta todo lo siguiente: 1º Que en 30 de noviembre la existencia, debidamente contada y comprobada en su tiempo, fue de $8,31512. 2.° Que en 31 de diciembre, computados sobre dicha existencia los ingresos y egresos en el mes de diciembre, quedó como existencia la de $ 10,30684, la cual fue especificada en dicha diligencia. 3º Que el 6 de enero, día de la visita, sobre la existencia en 31 de diciembre citada de $ 10,30684, se computaron los ingresos y egresos de esos seis días y se obtuvo la existencia de $ 11,53045, la que fue debidamente contada, y resultó de acuerdo con la especificación hecha y que consta en la misma diligencia. Está, por consiguiente, demostrado con ese documento, que realmente la existencia en caja el 31 de diciembre era de $ 10,30684, puesto que fue verificada especificadamente y que es de presumirse que faltan asientos en la cuenta y los

comprobantes correspondientes, todo lo cual constituye el cargo hecho. En cuanto al argumento del responsable de que el día de la visita no puede aparecer la existencia del balance si aquélla se practica después del último mes a que se refiere la visita, es evidente; pero precisamente esa constancia comprueba el cargo, porque el 31 de diciembre la existencia era de $ 10,30684, y el día de la visita (6 de enero) era de $ 11,53045; para hallar la primera se tuvieron en cuenta la existencia el 1º de diciembre (igual a la de 30 de noviembre) y los documentos constitutivos de ingresos y egresos en diciembre, y para encontrar la segunda, se tuvieron en cuenta los ingresos y egresos de los seis días de enero sobre la existencia el 31 de diciembre anterior. En resumen: mientras no desaparezca por medio de razones y comprobantes legales la diferencia de existencias en un mismo día, no debe relevarse al responsable del cargo hecho. Por otra parte, el hecho de que el Magistrado que feneció la cuenta encontrara que las partidas descritas estén comprobadas, en nada disminuye el cargo, porque bien pudiera ser que la tantas veces mencionada diferencia tomada de los documentos de la cuenta y de esta misma, consista precisamente en lo que haya podido omitirse en la cuenta y por consiguiente en el balance. No puede la Corte callarse en presencia de dos elementos contradictorios, y toca al responsable demostrar, con explicaciones comprobadas, con documentos legales, que ella no implica alteración de la existencia, o bien, demostrar que hubo omisión de asientos o que éstos están en la cuenta que sigue.» El apoderado del responsable volvió a apelar, y le fue concedido el recurso, sin

exceptuar lo relativo a multas, ya que éstas no tienen tercera instancia, lo que se ha dicho infinidad de veces a la Corte. Ante el Consejo presentó el apoderado del responsable un extenso alegato. La Sala de lo Contencioso estimó procedente dictar un auto para mejor proveer el 7 del pasado septiembre, y la Sala Especial de la Corte rindió los datos pedidos, lo que efectuó en auto número 258 de 27 de los mismos. Como esas piezas son decisivas para fallar este asunto, conviene reproducirlas, de forma que después de cada punto del auto del Consejo vaya la correspondiente respuesta de la Corte. Dicen: 1º Con qué balance se abrió la cuenta de caja en los meses de octubre, noviembre y diciembre de 1915, si con el que suministrara la cuenta correspondiente o con el indicado en la correspondiente diligencia de visita.» 1º En cada uno de los meses de octubre, noviembre y diciembre se abrió la cuenta de caja con el saldo o balance que suministra la cuenta, y no con el que arrojan las diligencias de visita.» 2.° Si entre los balances indicados en el número anterior hay diferencia, y cuál es ésta en cada caso.» 2º Las diferencias que se piden en este punto son las siguientes: Los saldos o balances en 19 de cada mes son: Octubre, según la cuenta, $ 7,49446; según diligencia de visita, $ 6,99446; diferencia, $ 500. Noviembre, según la cuenta, $ 6,38376; según diligencia de visita, $ 6,38376. Diciembre, según la cuenta, 8,31512; según diligencia de visita, $8,31512.

Esta diferencia de $ 500 consiste en que al practicar la visita no incluyeron una entrada por $ 500 verificada antes, y sólo hasta el mes de octubre se tuvo en cuenta en la visita de este último mes, y hay que notar que los datos que suministra la diligencia de visita no son tomados de los libros, que llevaban un mes de atraso, según consta en la misma diligencia, sino de datos que suministraba la oficina visitada. : La cuenta de diciembre terminó con el saldo de $ 6,80962 con que se abrió la siguiente de enero de 1916.» 3º Hacer una discriminación o detalle de las partidas que constituyen la suma de $ 3,49722 de la glosa a que se refieren los autos de primera y segunda instancias de la cuenta general, con indicaciones o referencias precisas al libro correspondiente de cuenta y razón.» 3.° No puede hacerse la discriminación o detalle de las partidas que componen la suma de $ 3,497 22, porque examinadas las cuentas de diciembre y enero no es cierto que en diciembre figuren solamente las entradas y salidas anotadas en las diligencia de visita sino otras mayores, como pasa a verse en los puntos siguientes.» 4º Explicar porqué se prefirió en esos autos el balance de $ 10,30684 que halló el Visitador el 6 y 7 de enero de 1916 (folios 187 y 188), al de $ 6,80962 que arroja la cuenta de caja del libro de cuenta y razón, y dar las razones o los fundamentos legales de este procedimiento.» 4º Se prefirió en los autos el balance de $ 10,30684 que halló el Visitador al de $ 6,80962 que arroja la cuenta de caja, porque no podía admitirse discordancia

entre una y otra existencia proveniente de documentos de una misma cuenta autorizados ambos con la firma del responsable, quien debía dar explicación satisfactoria de la mencionada diferencia, ya que conforme a la diligencia de visita anotaba una existencia mayor de la que figuraba en la cuenta.» 5º Si las cuentas mensuales fueron bien llevadas y al cabo no hubo reparo que hacerles, como lo reconocen los autos referidos, ¿qué explicación encuentra la Sala Especial a la diferencia a que se refiere el punto anterior?» 5º La explicación que se pide en este punto consiste en que se esperaba la cuenta general del año para hacer el cómputo general anunciado en el auto de observaciones referente a diciembre, para ver si se hallaba la diferencia de saldos.» 6º El punto anterior dice relación al siguiente argumento del apoderado en su alegato de tercera instancia, sobre el cual se pide explicación a la Corte: Estando bien descritas todas las partidas, suficientemente comprobados todos los ingresos y egresos y conformes los balances, me parece que la existencia en 31 de diciembre es la que éstos arrojan. Por otra parte, habiendo presentado, en documentos y en dinero, la existencia, según el arqueo de caja, el día de la visita, no hallo razón para que se eleve alcance a cargo del señor Suárez.» 6° Es verdad, como dice el apoderado, que conforme a las cuentas y a los comprobantes correspondientes menos uno (diligencia de visita), no había razón para hacer cargo alguno por la existencia en caja en 31 de diciembre; pero como tampoco la había para prescindir en absoluto de la diligencia de visita, se creyó

necesario hacer dicho cargo para que se explicara bien la falta de armonía entre la diligencia y la cuenta con sus comprobantes, ya que no era fácil hallar control entre ésta y la diligencia de visita, porque aun cuando las partidas que figuran en la diligencia fueron imputadas en la cuenta de diciembre, y no en la de enero, como dice la diligencia, hay otras muchas imputadas en la cuenta de diciembre, que no figuran en la diligencia tanto en los ingresos como en los egresos. Hoy, después de tener presentes las últimas explicaciones dadas por el responsable, se deduce que la diligencia de visita es inexacta, y que son responsables de esa anomalía tanto el empleado visitado como el visitante.» 7º El apoderado del responsable dice en su alegato de tercera instancia: “6º En la diligencia de visita de que vengo tratando, no aparece que se hubieran revisado, ni confrontado, ni firmado los balances. Todo lo anterior demuestra claramente, en mi humilde concepto, que cuando se practicó la visita no estaban descritas todas las operaciones correspondientes al mes de diciembre, ni formado los balances, y que, como sucede con no poca frecuencia, el empleado visitante no era persona apta, y por esto en la diligencia no se dijo que no estaba concluida la cuenta, ni todo lo demás que ha debido hacer constar al respecto. "» Se pregunta: ¿es verdad que no estaban descritas todas las operaciones correspondientes al mes de diciembre de 1915 cuando se practicó la visita (de 6 y 7 de enero de 1916), ni estaban formados los balances, y además tiene la Sala comprobantes o al menos concepto sobre la ineptitud del Visitador aludido?»

7º Es lógico deducir ahora que el día que se practicó la visita no estaban descritas en el libro de cuenta y razón todas las operaciones practicadas en diciembre, es decir, que la cuenta estaba atrasada, lo que no hicieron constar los empleados que suscribieron el acta, como lo indica ahora el apoderado. En las diligencias de visita correspondientes a los meses anteriores se hizo notar el atraso de un mes y a veces más en la descripción de las operaciones de la cuenta, por lo que se comprende que las partidas de ingreso y de egreso eran tomadas únicamente de los comprobantes y apuntamientos que suministraba el Cajero, lo cual debió suceder al extender la visita de 6 de enero correspondiente a diciembre, de donde se puede formar el concepto de que tanto el empleado visitante como el visitado no llenaban cumplidamente sus deberes. Como en la cuenta de diciembre aparecen como se deja dicho, tanto en los ingresos como en los egresos, partidas que no se mencionan en la diligencia de visita y sólo algunas de ellas concuerdan con la descripción en el libro y otras de las que figuran en la diligencia de visita están comprendidas o incorporadas en la cuenta a juzgar por la imputación que tienen, no es posible hallar cotejo entre unas y otras, pero sí pueden aceptarse las que figuran en la cuenta, por estar debidamente comprobadas y prescindir casi en absoluto de la tantas veces citada diligencia de visita del 6 de enero.» 8º En el auto de primera instancia, folio 204, en el resumen del movimiento de caja, en la columna de los egresos, se suman las dos partidas:

$ 225,019 61 6,809 62 Que dan un total efectivo de $ 231,829 23 Y sin embargo se hace figurar erróneamente el de $ 331,829 23 Es decir, hay un error de más de $ 100.000, que acogen sin reparo la Sala Especial en su auto y el apoderado en su alegato de tercera instancia. (Folio 5). Explíquese y rectifiqúese esto remitiéndose al lugar del libro y cuenta respectivos.» 8° Es verdad que en auto de primera instancia se cometió un error de máquina al imputar las salidas, que no son de $ 225,01961 sino de $ 325,01961 (como se verificó en la cuenta), lo cual da sumas iguales de $ 331,82923 tanto en la columna de los ingresos como en la de los egresos. Este error no influye, por consiguiente, en los resultados de la cuenta, por lo cual no se anotó en la segunda instancia, así como otro error que tampoco afecta los resultados generales de la cuenta, que consiste en haber disminuido tanto las sumas de las entradas como de las salidas en una misma cantidad, que tampoco había objeto sustancial en anotarlo en la segunda instancia, puesto que la existencia de caja no se alteraba con dicha disminución en la suma tanto de las entradas como de las salidas.» De esta comparación se deduce, sin la menor duda, que el alcance de $ 3,49722 de la llamada diferencia de saldos no tiene razón de ser, por cuanto no tiene otra procedencia que la visita del empleado respectivo, practicada sobre documentos incompletos y de modo defectuoso; y que el saldo que debe tenerse en

consideración, al fenecer la cuenta, es el que arrojan los libros respectivos. Por esto, y administrando justicia en nombre de la República y por autoridad de la ley, se reforma el auto apelado, reduciendo, como al efecto se reduce, el alcance a la suma de $ 553 a cargo del responsable Daniel Suárez. El Consejo se inhibe de revisar el auto de segunda instancia en lo relativo a multas. Cópiese, notifíquese y devuélvase el expediente. Oportunamente publíquese en los Anales del Consejo de Estado.

SERGIO A. BURBANO

RAMON ROSALES

SIXTO A. ZERDA

RAFAEL A. MONTES

JOSE M. MEDINA E.

Secretario