CE-SEC1-EXP1977-N2516

DOCUMENTOS DE LA ADMINISTRACION - Son públicos excepto reserva constitucional o legal / REGISTROS DE IMPORTACION Y DE EXPORTACION - Son documentos públicos / PETICIONES A LA ADMINISTRACION - Por regla general deben ser escritas

CONSEJO DE ESTADO

SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO

SECCION PRIMERA Consejero ponente: CARLOS GALINDO PINILLA Bogotá, D. E. veinticinco (25) de mayo de mil novecientos setenta y siete (1977) Radicación número: 2516

Actor: ALBERTO DONADIO C Demandado: INSTITUTO COLOMBIANO DE COMERCIO EXTERIOR Sesión del día mayo 6 de 1977

Referencia: 2516. Actor: Alberto Donadío C.

El ciudadano Alberto Donadío, en ejercicio de la acción pública, demandó la nulidad de los artículos 1°, 2°, 3°, 4°, 5° y 6° de la Resolución 85 de 1976, junio 30, expedida por el Director del Instituto Colombiano de Comercio Exterior. Igualmente pidió que se decretara la suspensión provisional de las expresadas disposiciones, y la Sala Unitaria accedió parcialmente a lo pedido, en los siguientes términos: "2° Decretar la suspensión provisional de las siguientes disposiciones de la Resolución 850 de 1976 (junio 30), expedida por el Director del Instituto Colombiano de Comercio Exterior: a) Artículo 4° en la parte final que dice: 'Y el destino que el usuario dará a dichas fotocopias''. b) Artículo 2° En cuanto el visto bueno pueda implicar un poder discrecional y

la parte final que dice: 'El cual se fija en $ 15.00 moneda corriente, por cada fotocopia'. c) El artículo 5° en su totalidad". Las disposiciones acusadas son del siguiente tenor: "Artículo 1° El Instituto Colombiano de Comercio Exterior prestará a los usuarios particulares el servicio de suministro de fotocopias de registros de importación y exportación previo cumplimiento de los requisitos que adelante se señalan. Artículo 2° Las personas interesadas en utilizar el servicio de que trata el artículo anterior deberán presentar solicitud escrita en original y copia dirigida al Jefe de la Sección de Archivo y Correspondencia, en la cual deberán señalar el número de fotocopias que requieran, la identificación de los documentos de los cuales se desee obtener fotocopia y el destino que el usuario dará a dichas fotocopias. Artículo 3° El Jefe de la Sección de Archivo y Correspondencia, antes de ordenar la expedición de las fotocopias sobre registros de importación y exportación verificará que las solicitudes lleven el visto bueno del Fueron jurisdiccional Subdirector Administrativo y vayan acompañadas del recibo de caja que acredite el pago del valor de las mismas, el cual se fija en quince pesos ($ 15.00) moneda corriente, por cada fotocopia. Artículo 4° El Jefe de la Sección de Archivo y Correspondencia rendirá al Subdirector Administrativo un informe mensual sobre la cantidad de fotocopias que mediante este sistema se haya expedido a particulares, para lo cual procederá a ordenar que se lleve un registro exacto de todas las autorizaciones que se tramiten en el mes. Artículo 5° Las fotocopias de registros de exportación que se expidan a

particulares se tomarán en tal forma que en ellas no aparezcan ni la razón social, ni la dirección domiciliaria del comprador extranjero. Artículo 6° La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición". LOS CARGOS FORMULADOS Primero. Violación del artículo 76, número 1 de la C. N. y del artículo 320 de la Ley 4° de 1913, porque la resolución en referencia contiene disposiciones reservadas a la Constitución y a la ley, como la que restringe el libre acceso a los documentos estatales. Agrega que la violación del artículo 320 también se estructura porque el precio establecido para las fotocopias, es superior al costo normal lo cual entraña limitación al derecho de acceso a los documentos oficiales. Segundo. Violación del artículo 45 de la C. N. en cuanto impone la obligación de presentar solicitud escrita para obtener fotocopias de registros de importación y exportación, e indicar el destino que se pretende dar a tales fotocopias. Sostiene el actor que tales exigencias limitan el derecho de petición. Tercero. Violación del artículo 3° del Decreto 2733 de 1959, que dice: "Artículo 3° Los funcionarios o agentes públicos a que se refiere el artículo primero, están en la obligación de absolver las consultas verbales que se les hagan. Para ello expedirán el correspondiente reglamento señalando día y hora de audiencia". Afirma el actor que el artículo 2° de la resolución viola esta disposición porque ésta contempla la posibilidad de peticiones verbales y el acto acusado exige perentoriamente la forma escrita. Cuarto. Violación de los artículos 62 y 86 del C. C. A. porque la resolución

acusada contiene una serie de condicionamientos para la expedición de copias de actos administrativos que entraban el ejercicio de la acción contenciosoadministrativa. EL CONCEPTO FISCAL El señor Agente del Ministerio Público opina que debe accederse a la nulidad de lo siguiente: "a) Del artículo 2°, el aparte final que dice: 'y el destino que el usuario dará a dichas fotocopias'; b) El artículo 3° en su totalidad; c) El artículo 5° en su totalidad. La nulidad de lo demás, debe negarse".Registros de importación y de exportación Para llegar a estas conclusiones el señor Fiscal transcribe apartes pertinentes del auto de suspensión provisional y agrega que en su concepto debe anularse la totalidad del artículo 3°. Al respecto expresa: "Considera este Despacho que de este artículo no solo debe anularse el aparte que ya fue suspendido, sino la totalidad del mismo, pues no se ve razón alguna para que el Jefe de la Sección de Archivo y Correspondencia, para expedir una copia, tenga que obtener el 'visto bueno' de otro funcionario, con lo cual no se hace más que aumentar el 'papeleo' que tanto abunda en nuestras oficinas públicas". CONSIDERACIONES DE LA SALA En varias providencias esta corporación ha reiterado el principio según el cual todos los documentos de la administración, son públicos salvo reserva expresa de la Constitución y de la ley; en cuanto a documentos relativos al comercio exterior, la ley cambiaría les reconoce expresamente el carácter de públicos a los registros de importación, sin que de ello pueda inferirse que los registros de exportación sean parcial o totalmente reservados; antes bien, la ausencia de reserva legal

expresa, significa que deben tener la publicidad de todos los documentos que emanen de la Administración Pública (artículo 320 C. R. P. y M.). Por consiguiente el artículo 5° de la resolución acusada es violatorio de esta disposición al consagrar a través de un reglamento interno una reserva parcial de los registros de exportación. Segundo. Como el demandante no aduce ningún cargo de ilegalidad en relación con la competencia del Incomex para establecer y para reglamentar el servicio de expedición de copias a particulares, y se limita a aducir el quebranto de normas constitucionales y legales relativas al derecho de petición y al de obtener copias de los documentos oficiales, a ello tiene que limitarse el examen de la Sala. Dentro de este marco, señalado en la demanda, no advierte la Sala que el artículo 1° de la resolución, en cuanto crea el servicio de expedición de fotocopias sea, en sí mismo, violatorio de las disposiciones constitucionales y legales que se mencionan en la demanda. Tercero. En relación con el artículo 2° del acto acusado la Sala Plural comparte lo expresado en el auto de suspensión provisional. Allí se dijo: "Primera. Sostiene el actor que el artículo 2° de la resolución acusada viola fragrantémente los artículos 45 de la Constitución y 1° del Decreto 2733 de 1959, porque elimina la posibilidad de solicitar verbalmente copias de documentos. En principio toda petición que se formule a la Administración debe ser escrita, como también debe serlo la actuación de ésta, salvo excepción legal, como la

prevista en el artículo 2° del Decreto 2733 sobre consultas verbales. Esa regla general se deriva de varias disposiciones, entre las cuales cabe mencionar los artículos 2°, 3°, 4°, 5° y 6° del Decreto 2733 de 1959. No parece a primera vista acertado equiparar, como lo hace el demandante, la petición de una copia con una consulta. Una cosa es consultar y otra muy diferente, pedir. Segunda. Afirma el actor que el artículo 2° es violatorio de la ley, porque ésta no obliga al peticionario a, indicar el destino de la copia que solicita. Considera la Sala que, efectivamente, la ley no impone esta obligación, salvo en casos expresamente previstos como ocurre con las copias y certificados del registro de nacimientos (artículos 115 del Decreto 1260 de 1970 y 19 del Decreto 278 de 1972), y que, por lo mismo, un acto de inferior jerarquía no puede establecerla. Si en algunos casos el peticionario suele señalar la destinación de la copia que solicita, ello se explica como justificación para eximirse del pago de los derechos de timbre o papel sellado, tal y como ocurre con las copias que han de utilizarse en actuaciones laborales". Cuarto. Igualmente comparte la Sala Plural lo expresado en el auto de suspensión provisional en relación con el cargo de ilegalidad del artículo 39 de la resolución, cuando allí se dijo: "En los términos del artículo 3° de la resolución acusada a la expedición de la fotocopia debe preceder el visto bueno del Subdirector Administrativo. Afirma el

recurrente que ello implica una facultad discrecional para ordenarla o negarla. A juicio de la Sala Unitaria la redacción del referido artículo 39 en este punto es ambigua, pues da margen para que pueda entenderse como un poder discrecional con el riesgo consiguiente del abuso. Pero como por ministerio de la ley existen documentos sometidos a reserva, y en ocasiones la expedición de copias se somete a algún trámite legal, la misma ley determina que en la Administración Pública y en la administración de justicia la expedición de copias fotocopias, sea autorizada por un funcionario superior o por los jueces [artículo 320 C. P. y M. (sic) y C. P. C. En tal virtud, solo entendida en esta forma, la disposición acusada no sería manifiestamente ilegal". Quinto. Para el demandante el artículo 4° de la resolución del Incomex es ilegal en cuanto ordena un informe mensual sobre la cantidad de fotocopias expedidas a particulares. Estima la Sala que el registro de fotocopias y el informe mensual constituyen un mecanismo de control interno del servicio que no afecta norma superior alguna, pues de él no se deriva ninguna limitación al derecho de petición, ni restricción a la publicidad de los documentos oficiales. Sexto. En relación con el cargo consistente en que la tarifa de $ 15.00 por la expedición de fotocopias menoscaba el derecho y la libertad de información, y por lo tanto viola el artículo 320 del C. R. P. y M., la Sala comparte lo expresado en el auto de suspensión provisional. Allí se dijo: "Efectivamente, de acuerdo con el precepto citado se pretende que quien solicite

una copia solo resulta gravado con el mínimo costo de su elaboración sin que exista la posibilidad de que por vía reglamentaria ese costo pueda ser incrementado a cualquier otro título. Es un hecho notorio que el valor de una fotocopia en el comercio no exceda de $ 5.00 en el cual están incluidos todos los costos de su producción, luego no hay razón para que ese costo sea mayor cuando el producto procede de la Administración". Obviamente está excluida de todo costo la expedición de fotocopias cuando se trate del cumplimiento de una orden judicial como en el caso previsto en el articulo 86 del C. C. A. En mérito de lo expuesto, el Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo (Sección Primera), administrando justicia en nombre de la República de Colombia y por autoridad de la ley: Declara la nulidad de las siguientes disposiciones de la Resolución 850 de 1976 (junio 30 de 1976), dictada por el señor Director del Instituto Colombiano de Comercio Exterior: Registros de importación y exportación 1° Del aparte final del articulo 2°, que dice: "Y el destino que el usuario dará a dichas fotocopias". Por consiguiente el artículo segundo quedará así: "Las personas interesadas en utilizar el servicio de que trata el artículo anterior deberán presentar solicitud escrita en original y copia dirigida al Jefe de la Sección de Archivo y Correspondencia, en la cual deberán señalar el número de las fotocopias que requieran y la identificación de los documentos de los cuales se desee obtener fotocopia". 2° Del aparte final del artículo 3°, que dice "el cual se fijará en $ 15.00 moneda corriente, por cada fotocopia". Por consiguiente la disposición quedará así:

"El Jefe de la Sección de Archivo y Correspondencia antes de ordenar la expedición de las fotocopias sobre registros de importación y exportación verificará que las solicitudes lleven el visto bueno del Subdirector Administrativo y vayan acompañadas del recibo de caja que acredite el pago del valor de las mismas". 3° Del artículo 5° en su integridad. En lo demás no se accede a las súplicas de la demanda. Previa ejecutoria, archívese el expediente. Cópiese, notifíquese, comuníquese, publíquese y cúmplase.

HUMBERTO MORA OSEJO

CARLOS GALINDO PINILLA

ALFONSO ARANGO HENAO No asistio

ALVARO PEREZ VIVES

ALVARO ESCOBAR HENRIQUEZ

Secretario