CE-SECCION SEGUNDA-13001-23-33-000-2013-00709-01(4114-16)-2019

COPIA SIMPLE / VALORACIÓN PROBATORIA DE LA COPIA SIMPLE

[E]n la valoración probatoria de las pruebas aportadas en copia simple (…) los aspectos formales no pueden estar dirigidos a enervar la efectividad del derecho material, y a permitir que el juez adopte decisiones denegatorias de pretensiones por exceso ritual manifiesto (…) no es posible negar las pretensiones de una demanda sosteniendo como único argumento que las pruebas que pretenden demostrar los hechos se aportaron en copia simple, por cuanto las normas procesales sólo pueden interpretarse al amparo de los principios constitucionales como el debido proceso y la buena fe (…) en aras de evitar que situaciones de desigualdad material se reprodujeran dentro del sistema judicial restringiendo el derecho de acceder a la justicia y afectando la prevalencia del derecho sustancial. […] [E]sta Sala no encuentra de recibo que el tribunal de instancia por el solo hecho de que la administración alegara que las peticiones elevadas (…) no se encontraban dentro de sus archivos históricos y que basado en el mero formalismo de que dichos documentos solo tienen firma de recibido y no un sello de recepción como las otras solicitudes radicadas posteriormente por el actor, no le diera valor probatorio a las mencionadas copias, toda vez que como se expuso, es el municipio (…) de conformidad con la normativa invocada, se encontraba obligado a guardar los documentos radicados por el señor (…) en el transcurso de su gestión (…) y toda vez que dentro del expediente no obra prueba que acredite a partir de cuándo el ente territorial demandado implementó la utilización de un sello para acusar el recibido de una petición y no una firma (…) tal actuar

formalista del fallador transgrede de manera flagrante los principios de confianza legítima y buena fe que le asiste a la parte actora. […] [L]a Sala en aras de respetar el principio constitucional de buena fe y confianza legítima y evitar formalismos que restrinjan el derecho al acceso a la administración de justicia, le reconocerá valor probatorio a las peticiones elevadas por el actor (…) por las cuales solicitó se le liquidaran y pagaran sus cesantías definitivas por el tiempo laborado como Alcalde en el municipio de Simití […] CESANTÍAS PARCIALES / CESANTÍAS DEFINITIVAS / SANCIÓN MORATORIA / SERVIDOR PÚBLICO […] [E]n el evento en que la administración no resuelva la solicitud de la prestación social –cesantías parciales o definitivaso lo haga de manera tardía, el término para el cómputo de la sanción moratoria iniciará a partir de la radicación de la petición correspondiente, de manera que se contarán 15 días hábiles para la expedición del acto administrativo de reconocimiento, 10 del término de ejecutoria de la decisión, [5 días si la petición se presentó en vigencia del Código Contencioso Administrativo – Decreto 01 de 1984, artículo 51], y 45 días hábiles a partir del día en que quedó en firme la resolución. Por consiguiente, al vencimiento de los 70 días hábiles discriminados en precedencia, se causará la sanción moratoria de que trata el artículo 5 de la Ley 1071 de 2006 […]

PRESCRIPCIÓN DE LA SANCIÓN MORATORIA PAGO CESANTIAS

DEFINITIVAS / SERVIDOR PÚBLICO

[…] [D]ebido a la naturaleza penalizadora de la sanción moratoria, su característica de indivisible, y a que no solo no constituye una prestación periódica sino que tampoco es accesoria a las cesantías, aquella deberá reclamarse (…) dentro los 3 años siguientes al momento en que se causa la mora, so pena de que la prescripción la extinga en su totalidad; máxime si se tiene en cuenta que al tratarse cesantías definitivas, la mora solo puede tener lugar en un único evento, esto es, con ocasión del fenecimiento de la relación laboral, de manera que la aplicación del término extintivo al causarse una única sanción, solo podrá ser total.

CONSEJO DE ESTADO

SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO

SECCIÓN SEGUNDA

SUBSECCIÓN “B”

Consejera ponente: SANDRA LISSET IBARRA VÉLEZ

Bogotá D.C., treinta (30) de mayo de dos mil diecinueve (2019) Radicación número: 13001-23-33-000-2013-00709-01(4114-16)

Actor: IVO JOSÉ GUERRERO TORRES

Demandado: MUNICIPIO DE SIMITÍ – BOLÍVAR

Referencia: SANCIÓN MORATORIA – CESANTÍAS DEFINITIVAS –

APLICACIÓN DE LA LEY 244 DE 1995

I. ASUNTO La Sala decide el recurso de apelación interpuesto por la parte demandante contra la sentencia proferida el 27 de mayo de 2015 por el Tribunal Administrativo de Bolívar – Sala de Decisión 002, que declaró probada la excepción de «pago por consignación» propuesta por el ente territorial demandado y ordenó el

reconocimiento y cancelación de la sanción moratoria derivada de la consignación tardía de las cesantías definitivas, por el periodo comprendido entre el 12 de octubre de 2012 al 5 de noviembre de 2013.

II. ANTECEDENTES La demanda

2. El señor Ivo José Guerrero Torres presentó demanda1 el 11 de octubre de 20132 contra el municipio de Simiti (Bolívar), en la cual solicita las siguientes:

Pretensiones a. Declarar la nulidad de la Resolución 1084 de 29 de julio de 2013, por la cual el alcalde municipal de Simití, le reconoció y liquidó las cesantías definitivas por el periodo laborado desde el 18 de mayo al 31 de diciembre de 2013 y le negó tácitamente la sanción por mora, derivada del pago tardío de la prestación aludida. b. Como restablecimiento del derecho, solicitó se condene a la entidad demandada a cancelarle la suma de $154.799.268, por concepto de cesantías definitivas por el año 2007 y el reconocimiento y pago, a título de sanción, de un día de salario por cada día retardo hasta que se verifique la totalidad de la 1 En ejercicio del medio de control de nulidad y restablecimiento del derecho consagrado en el artículo 138 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo – Ley 1437 de 2011 2 Según se observa a folios 2 y 22 del expediente. obligación, en los términos establecidos en la Ley 244 de 19953 modificada por la Ley 1071 de 20064. c. Igualmente, solicitó intereses moratorios y el cumplimiento del fallo, conforme a

los artículos 192 y 195 del Código Contencioso Administrativo.

3. Las anteriores pretensiones se sustentan en los siguientes hechos relevantes5: Fundamentos fácticos.-

a. El demandante laboró al servicio del municipio de Simiti desde el 18 de mayo al 31 de diciembre de 2007, como alcalde designado mediante Decreto 267 de 15 de mayo de 2007, suscrito por el gobernador y el secretario del interior de la gobernación de Bolívar; cargo del cual tomó posesión el 18 del mismo mes y año. b. Precisó que elevó petición el 10 de enero de 2008 y 15 de junio de 2010, ante el secretario de hacienda del municipio de Simiti, con la finalidad de que se le liquidaren y pagaran de sus prestaciones sociales definitivas, por el periodo laborado como Alcalde de dicho ente territorial, y que posteriormente radicó solicitud el 9 de julio de 2012 ante la alcaldía del ente demandado, con el objeto de que se le suministrare información acerca de «donde reposan mis cesantías, correspondientes al periodo comprendido entre el 18 de mayo al 31 de diciembre de 2007[…]»6. 3 «Por medio de la cual se fijan términos para el pago oportuno de cesantías para los servidores públicos, se establecen sanciones y se dictan otras disposiciones.» 4 «Por medio de la cual se adiciona y modifica la Ley 244 de 1995, se regula el pago de las cesantías definitivas o parciales a los servidores públicos, se establecen sanciones y se fijan términos para su cancelación.» 5 Folios 2 a 4 del expediente.

6 Ver folio 73. c. Indicó que mediante Oficio de 23 de julio de 2012, el alcalde municipal (E) del municipio de Simiti (Bolívar), en respuesta a la petición elevada el 9 de julio de 2012, le informó que su deuda se encuentra dentro del listado de acreencias de la administración y que una vez se tenga la disponibilidad se le efectuara el respectivo pago, razón por la cual, teniendo en cuenta que habían transcurridos alrededor de dos meses, elevó nuevamente petición ante la administración el 26 de febrero de 2013, solicitando que se le informe sobre la fecha en que le fueron canceladas las cesantías, la cual fue resuelta por el secretario de asuntos jurídicos y administrativos de la alcaldía de Simiti, mediante Oficio de 18 de marzo de 2013, por el cual se le solicitó al interesado que allegare copias de todas las peticiones elevadas exigiendo el pago de la aludida prestación, para determinar que no hubiere operado la prescripción. e. Manifestó que contra el anterior acto administrativo interpuso recurso de reposición solicitando el pago de las cesantías y la sanción moratoria por la cancelación tardía de la aludida prestación, el cual fue resuelto por la administración mediante el acto acusado. f. Conforme a todo lo expuesto, sostuvo que la administración incurrió en la sanción pretendida desde el 12 marzo de 2008 hasta la fecha en que se hiciere efectiva la obligación. Normas violadas y concepto de violación.

4. Invocó como normas desconocidas7: Artículos 2, 6, 25, 29 y 125 de la

Constitución Política; Ley 244 de 1995 y Ley 1071 de 2006; Decretos 3135 de 1968 y 1848 de 1969.

5. Sostuvo que el plazo legal previsto por el legislador para el reconocimiento y pago de las cesantías definitiva venció el 12 de marzo de 2008, por lo que para la fecha de presentación de la demanda, esto es, «el 2 de octubre de 2013(SIC)8», han trascurridos 2.028 días de mora, lo cual asciende a la suma de $156.217.752.

Contestación de la demanda.

6. El apoderado del municipio de Simiti (Bolívar)9 se opuso a las pretensiones de la demanda, al considerar que si bien el actor aportó las peticiones de 10 enero de 2008 y 15 de junio de 2010, aquellas no constituyen prueba absoluta, si se tiene en cuenta que: i) la simple copia de aquellas no da veracidad de su contenido, y por consiguiente «los argumentos de la demandante (sic) no pasan a ser meras afirmaciones que escasean de columna probatoria[…]» y que tales documentos no reposan dentro de los archivos históricos del ente que representa, por lo que «no recitan con la suficiente estructura para que prime la solicitud de nulidad de al acto administrativo reprochado […].»

7. Sostuvo que el demandante no puede solicitar el pago de la sanción moratoria, por cuanto no cumple con los requisitos del artículo 99 de la Ley 50 de 199010, 7 Folio 5 del expediente. 8 De los folios 2 y 22 del expediente se observa que la demanda fue presentada el 11 de octubre de 2013.

9 Folios 49 a 53. 10 «Por la cual se introducen reformas al Código Sustantivo del Trabajo y se dictan otras disposiciones. […] ARTÍCULO 99.- Reglamentado por el Decreto 1176 de 1991. El nuevo régimen especial de auxilio de cesantía, tendrá las siguientes características: Ver Oficio de fecha 25.11.98. Secretaría Distrital de Salud. Fondo Nacional del Ahorro. CJA09751998 tales como la afiliación un fondo de cesantías, teniendo en cuenta que la mora opera cuando existe retardo por parte del empleador de consignar oportunamente la prestación aludida en aquel. Aunado a ello, sostuvo que la única prueba que da fe sobre el derecho al reconocimiento y pago del referido emolumento es la petición de 26 de febrero de 2013, y en ese sentido, la administración expidió la Resolución 1084 de 2013, dentro del término previsto por el legislador.

8. Propuso como excepción: i) pago por consignación, en tanto la administración canceló las cesantías definitivas reconocidas al actor a través del acto acusado el 5 de noviembre de 2013; ii) Prescripción, en tanto han transcurrido más de tres años desde que la obligación se hizo exigible.

Audiencia Inicial.

9. El Tribunal Administrativo de Bolívar en Audiencia Inicial celebrada el 6 de noviembre de 201411, una vez efectuado el saneamiento del proceso, fijó el litigio a folio 124 del expediente en los siguientes términos: « […] si el señor Ivo José Guerrero Torres tiene derecho a que se le reconozca y ordene

el pago del valor pretendido, por concepto de cesantías del año 2007 y la sanción moratoria por el no pago de las mismas. 1ª. El 31 de diciembre de cada año se hará la liquidación definitiva de cesantía, por la anualidad o por la fracción correspondiente, sin perjuicio de la que deba efectuarse en fecha diferente por la terminación del contrato de trabajo. 2ª. El empleador cancelará al trabajador los intereses legales del 12% anual o proporcionales por fracción, en los términos de las normas vigentes sobre el régimen tradicional de cesantía, con respecto a la suma causada en el año o en la fracción que se liquide definitivamente. 3ª. El valor liquidado por concepto de cesantía se consignará antes del 15 de febrero del año siguiente, en cuenta individual a nombre del trabajador en el fondo de cesantía que el mismo elija. El empleador que incumpla el plazo señalado deberá pagar un día de salario por cada retardo. […]» 11 Folios 123 y 124 del expediente. En caso de encontrarse procedente el reconocimiento y pago de las cesantías y la sanción moratoria reclamada, deberá establecerse si ha operado la prescripción de derechos, como lo propuesto por la parte demandada.»

III. SENTENCIA APELADA.

10. El Tribunal Administrativo de Bolívar mediante fallo del 27 de mayo de 201512, declaró probada la excepción pago por consignación propuesta por el municipio de Simiti (Bolívar), la nulidad parcial del acto acusado y ordenó al ente territorial demandado a reconocer y pagar a favor del señor Guerrero Torres la sanción moratoria por el no pago oportuno de las cesantías adeudadas en los términos de

la Ley 244 de 199513 , desde el 12 de octubre de 2012 hasta el 5 de noviembre de 2013, al considerar lo siguiente:

11. En primer término, señaló que si bien las peticiones elevadas por el actor el 10 de enero de 2008 y 15 de junio de 2010, solicitando la liquidación de las prestaciones sociales por el tiempo laborado como Alcalde del municipio de Simiti tienen una firma de recibido, no hay constancia de donde fueron radicados tales escritos, por ende no se les puede dar alcance probatorio, pues no hay elementos más allá de la afirmación del demandante que indiquen que fueron interpuestos ante la alcaldía del ente territorial demandado; máxime cuando de las solicitudes radicadas posteriormente por el actor si se observa un sello de recibido en la mencionada entidad y toda vez que la administración alega que dentro de sus archivos no reposan tales documentos. 12 Folio 161 a 173 del expediente. 13 «Por medio de la cual se fijan términos para el pago oportuno de cesantías para los servidores públicos, se establecen sanciones y se dictan otras disposiciones.»

12. Establecido lo anterior, se tuvo como escrito por el cual el demandante presentó solicitud de reconocimiento y pago de sus cesantías definitivas correspondientes al año 2007, el elevado el 9 de julio de 2012. Aunado a ello, dado que se encontró acreditado que la administración consignó el valor reconocido por concepto de cesantías definitivas el 5 de noviembre de 2013, se declaró probada la excepción de pago por consignación.

13. En cuanto a la penalidad por mora, señaló que la administración contaba con 65 días hábiles desde la petición del 9 de julio de 2012, para reconocer y pagar la cesantías definitivas del actor, los cuales vencían el 11 de octubre de 2012, no obstante el alcalde del municipio de Simiti solo profirió la Resolución 1084, por la cual se liquidó la prestación aludida, el 29 de julio de 2013 y efectuó su pago el 5 de noviembre de 2013, por lo que, es evidente que se causó a favor del señor Guerrero Torres un periodo de sanción desde el 12 de octubre de 2012 hasta el 5 de noviembre de 2013, sin que hubiere lugar a declarar la prescripción, en tanto el demandante reclamó su derecho dentro de los tres años siguientes a la exigibilidad de la obligación.

IV. RECURSO DE APELACIÓN.

14. El apoderado de la parte demandante14 en su calidad de apelante único, no encuentra de recibo que el tribunal de instancia bajo el argumento de que no se tiene constancia de donde fueron radicados los escritos del 10 de enero de 2008 y 15 de junio de 2010, no le diera valor probatorio a dichos documentos, por cuanto, el empleado no se encuentra en la obligación de guardar archivo, como lo hizo el demandante, pues ello le compete es al municipio de Simiti, máxime si se tiene en cuenta, en primer lugar, que tales solicitudes fueron presentadas ante una 14 Folios 176 a 178 del expediente. administración diferente, toda vez que el actual alcalde inició desde el 2012, y en

segundo, que «la buena fe se presume y se debe probar la mala fe, por esta razón no le es dable a los honorables magistrados prescindir de la prueba a favor del demandante cuando este no probo la mala fe, llana y sencillamente porque les parece.»15

15. En ese orden, sostuvo que se encuentra probado dentro del proceso, que el municipio de Simití no pagó dentro de la oportunidad legal las cesantías del año 2007 «siendo deber de la administración cancelarlas a la terminación de la relación laboral o en su defecto consignarlas antes del 14 de febrero del año siguiente […] y no lo hizo […]» razón por la cual, elevó peticiones el 10 de enero de 2008 y el 15 de febrero de 2010, solicitando el pago de la aludida prestación, documentos que se aportaron en copia auténtica, así como también se «aportó copia del oficio de fecha 28 de junio de 2010, con fundamento en el numeral 3 del artículo 361 del C.P.C para que sea tenida en cuenta por su señoría como prueba en segunda instancia[…]».

16. Finalmente, alegó que al actor solo le correspondía probar que la administración no canceló las cesantías definitivas de manera oportuna, tal como así se desprende de las pruebas aportadas al expediente, razón por la cual, se debe condenar al pago de la sanción moratoria que trata la Ley 244 de 199516 modificada por la Ley 1071 de 200617, desde el incumplimiento de la obligación hasta el día en que se pague totalmente lo adeudado, en tanto la consignación se

realizó sin incluir «en la misma todos los frutos que comprendía.»

V. ALEGATOS DE CONCLUSIÓN 15 Transcripción literal, visible a folio 177 del expediente. 16 «Por medio de la cual se fijan términos para el pago oportuno de cesantías para los servidores públicos, se establecen sanciones y se dictan otras disposiciones.» 17 «Por medio de la cual se adiciona y modifica la Ley 244 de 1995, se regula el pago de las cesantías definitivas o parciales a los servidores públicos, se establecen sanciones y se fijan términos para su cancelación.»

17. El apoderado judicial de la parte demandante18 hizo un recuento de las etapas procesales llevadas a cabo con la presente demanda e insistió en que con las pruebas allegadas al proceso se logró acreditar que la administración incurrió en un retardo en el reconocimiento y pago de sus cesantías definitiva y que debido a que elevó varias peticiones en ese sentido a través de los años no hay lugar a la prescripción de la sanción moratoria y «mucho menos al pago por consignación por que la consignación fue realizada en el mes de noviembre de 2013 […] pero solo cancelaron el valor referente a las cesantías y no lo concerniente a la sanción moratorio que se venía reclamando desde el 20 de marzo de 2013.» 19

18. En esta oportunidad procesal tanto las parte demandada como el Ministerio Público guardaron silencio.20

VI. CONSIDERACIONES Análisis del asunto

19. Encontrándose la Sala en la oportunidad para decidir el recurso de apelación interpuesto por la parte demandante contra la sentencia proferida en primera instancia y sin que se evidencien irregularidades que deban sanearse por el

órgano judicial, en tanto el trámite del proceso se encuentra ajustado a derecho, se planteará el siguiente: Problema jurídico: 18 Ver folio 249 del expediente. 19 Transcripción literal, visible al reverso del folio 49. 20 Según informe de Secretaría de la Sección Segunda de 14 de septiembre de 2018, que obra a folio 253 del expediente. 19.1. Establecer a partir de cuándo el actor elevó petición de reconocimiento y pago de sus cesantías definitivas y por consiguiente, determinar desde cuándo se hizo exigible la sanción moratoria prevista en la Ley 244 de 1995 21 y si operó la consecuente prescripción del derecho. 19.2. En caso afirmativo, determinar si es procedente modificar la sentencia apelada dada la existencia de apelante único. Solución del Caso.

20. Previo a abordar el análisis conceptual indicado, la Sala se referirá a la posible valoración de los documentos que fueron allegados a este proceso por el demandante, el 10 de enero de 2008 y el 15 de junio de 2010, consistentes en las copias auténticas por las cuales el señor Guerrero Torres elevó petición de reconocimiento y pago de sus cesantías definitivas por el periodo laborado desde el 18 de mayo al 31 de diciembre de 2007.

21. Al respecto se tiene que la Sala Plena de la Sección Tercera del Consejo de Estado en sentencia del 28 de agosto de 201322 abordó el estudio sobre la valoración probatoria de las pruebas aportadas en copia simple, frente a lo cual estableció que los aspectos formales no pueden estar dirigidos a enervar la

efectividad del derecho material, y a permitir que el juez adopte decisiones denegatorias de pretensiones por exceso ritual manifiesto, al contrario deben ser requisitos que garanticen la búsqueda de la certeza en el caso concreto. En otras palabras, que no es posible negar las pretensiones de una demanda sosteniendo 21 «Por medio de la cual se fijan términos para el pago oportuno de cesantías para los servidores públicos, se establecen sanciones y se dictan otras disposiciones.» 22 Consejo de Estado. Sección Tercera. Sala Plena. Expediente No. 05001-23-31-000-1996-00659-01(25022), sentencia del 28 de agosto de 2013. como único argumento que las pruebas que pretenden demostrar los hechos se aportaron en copia simple, por cuanto las normas procesales sólo pueden interpretarse al amparo de los principios constitucionales como el debido proceso y la buena fe, lo anterior, en aras de evitar que situaciones de desigualdad material se reprodujeran dentro del sistema judicial restringiendo el derecho de acceder a la justicia y afectando la prevalencia del derecho sustancial.

22. En efecto, una vez realizado un estudio sobre las normas que regulan la validez de las copias en el CPC, CGP y el CPACA, se dijo: « […] En otros términos, a la luz de la Constitución Política negar las pretensiones en un proceso en el cual los documentos en copia simple aportados por las partes han obrado a lo largo de la actuación, implicaría afectar –de modo significativo e injustificado– el principio de la prevalencia del derecho sustancial sobre el formal, así como el acceso efectivo a la administración de justicia (arts. 228 y 229 C.P.).

[…] Por consiguiente, desconoce de manera flagrante los principios de confianza y buena fe el hecho de que las partes luego del trámite del proceso invoquen como justificación para la negativa de las pretensiones de la demanda o para impedir que prospere una excepción, el hecho de que el fundamento fáctico que las soporta se encuentra en copia simple. Este escenario, de ser avalado por el juez, sería recompensar una actitud desleal que privilegia la incertidumbre sobre la búsqueda de la certeza procesal. De modo que, a partir del artículo 228 de la Constitución Política el contenido y alcance de las normas formales y procesales – necesarias en cualquier ordenamiento jurídico para la operatividad y eficacia de las disposiciones de índole sustantivo– es preciso efectuarse de consuno con los principios constitucionales en los que, sin hesitación, se privilegia la materialización del derecho sustancial sobre el procesal, es decir, un derecho justo que se acopla y entra en permanente interacción con la realidad a través de vasos comunicantes. […] En esa perspectiva, constituye una realidad insoslayable que el moderno derecho procesal parte de bases de confianza e igualdad de armas 23 , en las que los aspectos formales no pueden estar dirigidos a enervar la efectividad del derecho material, sino que deben ser requisitos que garanticen la búsqueda de la certeza en el caso concreto y, por lo tanto, impidan que el juez adopte decisiones denegatorias de pretensiones por exceso ritual manifiesto 24 . Así las cosas, se debe abogar por un derecho procesal dinámico, en el que las partes asuman sus responsabilidades a partir de un

escenario serio en el que se defiendan los intereses subjetivos que se debaten al interior del litigio, sin que el operador judicial promueva rigorismos formales que entorpezcan la aplicación del mismo. Así las cosas, se debe abogar por un derecho procesal dinámico, en el que las partes asuman sus responsabilidades a partir de un escenario serio en el que se defiendan los intereses subjetivos que se debaten al interior del litigio, sin que el operador judicial promueva rigorismos formales que entorpezcan la aplicación del mismo.»

23. De lo expuesto se establece que la valoración probatoria debe ser flexible en el sentido que no puede el juez denegar las pretensiones de la demanda basado en meros formalismos, tales como que se haya aportado una copia simple y no el original, pues ello, deviene no solo en una situación que crea desigualdad material entre las partes sino también en un desconocimiento de los principios de buena fe y confianza que les asisten, lo que comporta un prevalecimiento del derecho formal sobre el sustancial y por consiguiente, una restricción al acceso a la administración de justicia.

24. En ese orden, se señala que el fallador debe superar la rigidez de un sistema procesal basado en formalismo que incide de manera negativa en la eficiencia, 23 Sobre el citado principio de derecho procesal, la Corte Constitucional ha puntualizado: “Con el principio de igualdad de armas, se quiere indicar que en el marco del proceso penal, las partes enfrentadas, esto es, la Fiscalía y la defensa, deben estar en posibilidad de acudir ante el juez con las mismas herramientas de persuasión, los mismos elementos de

convicción, sin privilegios ni desventajas, a fin de convencerlo de sus pretensiones procesales. Este constituye una de las características fundamentales de los sistemas penales de tendencia acusatoria, pues la estructura de los mismos, contrario a lo que ocurre con los modelos de corte inquisitivo, es adversarial, lo que significa que en el escenario del proceso penal, los actores son contendores que se enfrentan ante un juez imparcial en un debate al que ambos deben entrar con las mismas herramientas de ataque y protección.” Corte Constitucional, sentencia C-536 de 2008, M.P. Jaime Araujo Rentería. 24 En relación con el concepto de “exceso ritual manifiesto”, se pueden consultar las sentencias de la Corte Constitucional T-264 de 2009 y T-599 de 2009. eficacia y la celeridad de los trámites judiciales y propender por garantizar la búsqueda de la certeza en el caso concreto, sin que de ello se desprenda que se releva a las partes de darle cumplimiento a las solemnidades que el legislador exige para la prueba de específicos hechos o circunstancias, tal como así lo estableció esta Corporación la providencia invocada.

25. Ahora bien, en el sub júdice se tiene que el tribunal de instancia decidió no darle valor probatorio a los escritos del 10 de enero de 2008 y el 15 de junio de 2010, por cuanto, si bien en aquellos aparece una firma de recibido, no consta donde fueron radicados, como sí se desprende de las demás solicitudes interpuestas posteriormente por el actor ante la Alcaldía del municipio de Simití, toda vez que de ellas se observa que contienen un sello de recepción, aunado al

hecho de que la administración afirmó no conocer de tales escritos en tanto no reposan dentro de sus archivos históricos.

26. Frente a ello, se resalta que de conformidad con el artículo 11 de la Ley 594 de 200025, la administración pública en sus diferentes niveles se encuentra obligada a guardar y/o archivar los distintos documentos que reposan en ella, teniendo en cuenta los principios de procedencia, orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. Lo anterior con la finalidad de que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia, así como también para que tales documentos funcionen como mecanismo para hacer cumplir los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad, garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley. 25 «Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. […] ARTÍCULO 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. »

27. Aunado a ello, dicha disposición dispuso en el literal d) de su artículo 426, que los servidores públicos son responsables de la organización, conservación , uso y manejo de los documentos, de tal forma que como lo señaló el apelante único, en

su calidad de exfuncionario que realiza una petición ante el ente territorial demandado, no se encontraba en la obligación de guardar archivo, no obstante así lo hizo.

28. Así las cosas, esta Sala no encuentra de recibo que el tribunal de instancia por el solo hecho de que la administración alegara que las peticiones elevadas el 10 de enero de 2008 y el 15 de junio de 2010 no se encontraban dentro de sus archivos históricos y que basado en el mero formalismo de que dichos documentos solo tienen firma de recibido y no un sello de recepción como las otras solicitudes radicadas posteriormente por el actor, no le diera valor probator