CE-SECCION TERCERA-13001-23-31-000-2011-00262-01(55190)-2017

PRUEBAS DE OFICIO / REQUIERIMIENTO A ENTIDADES PÚBLICAS / DEBER DE

ENTIDADES PUBLICAS DE SUMINISTRAR INFORMACIÓN A LAS AUTORIDADES

JUDICIALES

[C]onforme a la ley 594 de 2000, el Estado y todas sus dependencias tienen la obligación de establecer un archivo para que la información institucional sea recuperable, ya sea para uso de la administración o para el servicio ciudadano. Como consecuencia de lo anterior, los órganos y las entidades estatales tienen el deber de conservar los documentos que reposen en sus dependencias, siguiendo para ello los lineamentos que la citada ley establece. Por lo anterior, se ordenará requerir, por última vez, al municipio de Magangué, para que en el término de 10 días, contados a partir del envío de la presente providencia, remita la resolución 2199 del 12 de septiembre de 2008 mediante la cual se adjudicó la licitación 002 de 2008. Si el término otorgado vence sin que se haya aportado la documentación solicitada, se compulsaran copias a las autoridades correspondientes para que investiguen las conductas irregulares sin perjuicio de la imposición de multas por desacato a las órdenes del despacho.

FUENTE FORMAL: LEY 594 DEL 2000

CONSEJO DE ESTADO

SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO

SECCIÓN TERCERA

SUBSECCIÓN A

Consejero Ponente: CARLOS ALBERTO ZAMBRANO BARRERA

Bogotá D.C., once (11) de septiembre de dos mil diecisiete (2017) Radicación número: 13001-23-31-000-2011-0026201(55190)

Actor: COMERCIALIZADORA SYSTEMBET E.U

Demandado: MUNICIPIO DE MAGANGUÉ Referencia: CONTROVERSIAS CONTRACTUALES Mediante auto del 17 de febrero de 20161, el despacho ordenó oficiar al municipio de Magangué para que enviara, con destino a este proceso, copia de la totalidad de los antecedentes administrativos de la resolución 2199 del 12 de septiembre de 2008 mediante la cual se adjudicó la licitación 002 de 2008.

En cumplimiento de lo ordenado en la anterior providencia, el 28 de abril de 2016 el municipio de Magangué envió un escrito en el que dijo (se trascribe como obra en el expediente): 1 Folio 430 del cuaderno principal “… revisada la base de datos sistematizada del inventario en general de archivos de la alcaldía municipal de Magangué Bolívar, lo mismo en las carpetas físicas en lo que concierne a la actividad contractual correspondiente a los años 2008, 2009, y 2010, y especialmente lo solicitado por el consejo de estado, sala de lo contencioso administrativo, sección tercera, secretaria, NO APARECEN EN LA BASE DE DATOS SISTEMATIZADA DE LA REFERENCIA, ni tampoco en las carpetas físicas de archivo físico contractuales. “La pasada administración municipal, ….. tan solo se limitó a la organización de archivo contractual a partir del año 2012 hasta el 2015, …. Por consiguiente, los contratos de los años 2010, 2009 y 2008, no aparecen sistematizados en la base de datos del archivo de la alcandía municipal de Magangué Bolívar”. Posteriormente, mediante auto del 5 de julio de 20172, se le informó al demandante la

respuesta dada por el municipio de Magangué, quien como contestación manifestó (se trascribe como obra en el expediente): “… solicito se utilicen por el honorable magistrado todos los mecanismos que le otorgue la ley para que su orden sea cumplida, es decir, utilice los poderes disciplinantes contemplados en el artículo 39 del C.P.C., así como compulsar copias a las entidades pertinentes para que inicien una investigación disciplinaria por la negativa de aportar los documentos solicitados, esto con el fin de que los funcionarios ante estas medidas realicen una búsqueda exhaustiva con el fin de aportar los documentos, así como determinar la responsabilidad por la supuesta desaparición de los documentos, que no existe certeza que se encuentren desaparecidos…”. Para el despacho no es admisible la respuesta del municipio de Magangué, pues no se estaba solicitando información atinente a si se hallaba sistematizado o no el archivo de la actividad contractual de los periodos mencionados en el oficio, sino que solicitó el envío de los antecedentes administrativos de la resolución 2199 del 12 de septiembre de 2008 mediante la cual se adjudicó la licitación 002 de 2008. Debe señalar el despacho, que, conforme a la ley 594 de 2000, el Estado y todas sus dependencias tienen la obligación de establecer un archivo para que la información institucional sea recuperable, ya sea para uso de la administración o para el servicio ciudadano. Como consecuencia de lo anterior, los órganos y las entidades estatales tienen el deber de conservar los documentos que reposen en sus dependencias, siguiendo para ello los lineamentos que la citada ley establece.

Por lo anterior, se ordenará requerir, por última vez, al municipio de Magangué, para que en el término de 10 días, contados a partir del envío de la presente providencia, remita la resolución 2199 del 12 de septiembre de 2008 mediante la cual se adjudicó la licitación 002 de 2008. Si el término otorgado vence sin que se haya aportado la documentación solicitada, se compulsaran copias a las autoridades correspondientes 2 Folio 441 del cuaderno principal. para que investiguen las conductas irregulares sin perjuicio de la imposición de multas por desacato a las órdenes del despacho. En mérito de lo expuesto, se RESUELVE OFÍCIESE al municipio de Magangué para que, en el término de 10 días contados a partir del envío de esta providencia, allegue al plenario copia de la totalidad de la resolución 2199 del 12 de septiembre de 2008 mediante la cual se adjudicó la licitación 002 de 2008, cuyo objeto era el suministro de mobiliario escolar para las instituciones educativas del municipio de Magangué (Bolívar) y de todas las actuaciones posteriores al mismo.

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE

CARLOS ALBERTO ZAMBRANO BARRERA

C2/F447/CCM