CGN - Guía para la Elaboración de los Formularios y Reporte en el Chip de la Categoría Información Contable Pública - Convergencia (2024)

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE LOS

FORMULARIOS Y REPORTE EN EL CHIP DE LA

CATEGORIA INFORMACIÓN CONTABLE PÚBLICA – CONVERGENCIA Octubre de 2024 - Versión 13Página | 2

AVISO DE PROPIEDAD INTELECTUAL

La presente Guía de aplicación es propiedad de la Contaduría General de la NaciónCGN. Por lo tanto, se prohíbe su modificación por parte de cualquier persona natural o jurídica. Su reproducción y distribución están permitidas únicamente con propósitos no comerciales, siempre y cuando se incluya el debido reconocimiento de la propiedad intelectual que indique que la CGN es la fuente de dicha información. En todo caso, se debe asegurar que cualquier extracto que se copie de este documento sea reproducido con exactitud y no sea utilizado en un contexto que derive en una interpretación errónea.

Todos los derechos reservados.Página | 3

TABLA DE CONTENIDO OBJETIVO ....................................................................................................... 4

1. GENERALIDADES.................................................................................... 4

2. PLAZOS Y REQUISITOS CATEGORÍAS CGN ................................................ 4

3. PROTOCOLO DE IMPORTACIÓN ................................................................ 4 3.1 CATEGORÍA INFORMACIÓN CONTABLE PÚBLICA CONVERGENCIA (ICPC) ...... 6 3.1.1 Formulario SALDOS Y MOVIMIENTOS CONVERGENCIA ................................ 6 3.1.2 Formulario OPERACIONES RECIPROCAS CONVERGENCIA .......................... 11 3.1.3 Formulario VARIACIONES TRIMESTRALES SIGNIFICATIVAS ....................... 17

4. Notas a los estados financieros .............................................................. 23

5. Actualización de formularios .................................................................. 24 5.1 Cómo ingresar a actualizar formularios ................................................... 24

3.1.3 Formulario VARIACIONES TRIMESTRALES SIGNIFICATIVAS ....................... 17

4. Notas a los estados financieros .............................................................. 23

5. Actualización de formularios .................................................................. 24 5.1 Cómo ingresar a actualizar formularios ................................................... 24 5.1.1. Actualización de formularios en línea ...................................................... 25 5.1.2. Actualización de formularios fuera de línea .............................................. 28

6. Problemas de comunicación y conectividad .............................................. 29 6.1 Sin acceso a la página web www.chip.gov.co ........................................... 29 6.2 Con acceso a la página, pero sin comunicación con el servidor de la CGN .... 30

7. Importación de archivos planos .............................................................. 30

8. Validación de formularios ...................................................................... 32 8.1 Validación de la categoría ...................................................................... 34 8.2 Reporte de estados financieros con notas ................................................ 36 8.2.1 Como crear el archivo adjunto ............................................................... 37 8.3 Envío de formularios ............................................................................. 40 8.3.1 Cómo reportar la categoría Información Contable Pública Convergencia....... 40 8.3.1.1 Envío en línea únicamente de formularios .............................................. 40 8.3.1.2 Envió en línea de formularios y estados financieros ................................. 42 8.3.1.3 Envío en línea Estados financieros y Notas ............................................. 48 8.3.3. Envío fuera de línea .............................................................................. 50 8.4 Proceso de reenvió de información.......................................................... 51 8.5 Exportar formularios ............................................................................. 52

9. Consulta de envíos a través de la página del chip informe al ciudadano ....... 56Página | 4

10. Ayudas al momento de reportar ............................................................. 60 10.1 Cuadro de analistas .............................................................................. 61

9. Consulta de envíos a través de la página del chip informe al ciudadano ....... 56Página | 4

10. Ayudas al momento de reportar ............................................................. 60 10.1 Cuadro de analistas .............................................................................. 61 10.2. Tutoriales CHIP .................................................................................... 61

GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................... 62Página | 5

CONTROL DE VERSIONES

Versión Sección Tipo Fecha (mm-aaaa) Responsables 1.0 Todas Creación 02-2008

Elaboró: María Elena Chaparro de Lizarazo

1.1

Todas

Revisión 05-2008 Elaboró: María Elena Chaparro de Lizarazo 2.0 Todas Modificación 05-2012

Elaboró: María Elena Chaparro de Lizarazo

Eliana García Rojas Carlos Alberto Bolívar Ríos 2.1 Todas Verificación 09-2014

Elaboró: Alejandra Latorre

Revisión: Pedro Martin

Coordinador GIT CHIP 4.0 Todas Verificación

Elaboró: Alejandra Latorre

Revisión: Pedro Martin

Coordinador GIT CHIP

Aprobó: Dr. Juan Camilo Santamaria Herrera Subcontador de Centralización de la InformaciónPágina | 6 5.0 Todas Verificación y actualización

Elaboró: Alejandra Latorre

Revisión: Pedro Martin

Coordinador GIT CHIP

Aprobó: Dr. Juan Camilo Santamaria Herrera Subcontador de Centralización de la Información 6.0 Todas Verificación y actualización 07-2020

Elaboró: Alejandra Latorre

Revisión: Pedro Martin

Coordinador GIT CHIP

Subcontador de Centralización de la Información 6.0 Todas Verificación y actualización 07-2020

Elaboró: Alejandra Latorre

Revisión: Pedro Martin

Coordinador GIT CHIP

Aprobó: Dr. Juan Camilo Santamaria Herrera Subcontador de Centralización de la Información 7.0 Todas Verificación y actualización

Elaboró: Alejandra Latorre

Revisión: Pedro Martin

Coordinador GIT CHIP

Aprobó: Dr. Juan Camilo Santamaria Herrera Subcontador de Centralización de la Información 8.0 Todas Verificación y actualización

Elaboró: Alejandra Latorre

Revisión: Pedro Martin

Coordinador GIT CHIP

Aprobó: Dr. Juan Camilo Santamaria Herrera Subcontador de Centralización de la Información 9.0 Todas Verificación y actualización

Elaboró: Alejandra Latorre

Revisión: Pedro Martin

Coordinador GIT CHIP

Aprobó: Dr. Juan Camilo Santamaria Herrera Subcontador de Centralización de la InformaciónPágina | 7

10.0

Elaboró: Alejandra Latorre

Revisión: Pedro Martin

Coordinador GIT CHIP

Aprobó: Dr. Juan Camilo Santamaria Herrera Subcontador de Centralización de la Información

11.0

Elaboró: Alejandra Latorre

Revisión: Pedro Martin

Coordinador GIT CHIP

Aprobó: Dr. Juan Camilo Santamaria Herrera Subcontador de Centralización de la Información 12.0 Todas Verificación y actualización 02-2024

Elaboró:

Revisión: Pedro Martin

Coordinador GIT CHIP

Aprobó: Dr. Juan Camilo Santamaria Herrera Subcontador de Centralización de la Información 12.0 Todas Verificación y actualización 02-2024

Elaboró: Alexandra León Lozano

Revisó: Pedro Martin

Coordinador GIT CHIP

Aprobó: Dr. Juan Camilo Santamaria Herrera Subcontador de Centralización de la Información 13.0 Todas Verificación y actualización 10-2024

Elaboró: Alexandra León Lozano

Revisó: Pedro Martin

Coordinador GIT CHIP

Aprobó: Dr. Juan Camilo Santamaria Herrera Subcontador de Centralización de la InformaciónPágina | 8

OBJETIVO

Orientar a las entidades públicas sujetas al ámbito de aplicación de los diferentes marcos normativos expedidos por la Contaduría General de la Nación (CGN) en el diligenciamiento, cargue, validación y envío de información correspondiente a la categoría Información Contable Pública Convergencia a través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública (CHIP).

1. GENERALIDADES

La Resolución 159 de junio de 2019 incorpora en los procedimientos transversales del Régimen de Contabilidad Pública el Procedimiento para la agregación de información, diligenciamiento y envió de los reportes de la categoría Información Contable Pública Convergencia a la Contaduría General de la Nación a través del Sistema CHIP.

La presente guía contiene los pasos necesarios para diligenciar y enviar los formularios de la categoría Información Contable Pública Convergencia.

Contable Pública Convergencia a la Contaduría General de la Nación a través del Sistema CHIP.

La presente guía contiene los pasos necesarios para diligenciar y enviar los formularios de la categoría Información Contable Pública Convergencia.

2. PLAZOS Y REQUISITOS CATEGORÍAS CGN

Los plazos, requisitos y otras obligaciones relacionadas con la presentación de la información financiera a la CGN, están contenidos en la Resolución 411 del 2023. De otra parte, mediante Resolución 097 del 15 de marzo de 2017 de la Contaduría General de la Nación, se define que, a partir del primer trimestre de 2017, la información Contable Pública que se reporta a través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública-CHIP será en PESOS.

3. PROTOCOLO DE IMPORTACIÓN

Los formularios de una categoría permiten mostrar sistemáticamente a través de conceptos definidos, la información relacionada con diferentes aspectos, agrupada en variables de encabezado o detalle y de tipo cuantitativo y/o cualitativo, para atender las necesidades del usuario estratégico.

Los formularios pueden incorporarse en el CHIP de dos maneras: diligenciándolo directamente en el aplicativo o a través de un archivo plano elaborado previamente en Excel, de acuerdo con un protocolo establecido.Página | 9 El protocolo de importación se refiere a las especificaciones estructurales de orden técnico y funcional, los cuales se actualizan trimestralmente para cada formulario y deben cumplirse estrictamente para no generar errores en el proceso de importación.

Para aclarar dudas, puede consultarlo en el CHIP local, ingresando por la opción

técnico y funcional, los cuales se actualizan trimestralmente para cada formulario y deben cumplirse estrictamente para no generar errores en el proceso de importación.

Para aclarar dudas, puede consultarlo en el CHIP local, ingresando por la opción formulario del menú principal y seleccionando “Generar protocolo de importación”, donde debe diligenciar los campos que se solicitan (año, entidad, categoría, período y formulario). Antes de consultar el protocolo, debe verificar que tenga actualizada la versión del sistema y sus respectivos formularios según el periodo requerido.

Generalmente el protocolo varía en cada corte, porque los conceptos de la categoría pueden cambiar, se recomienda copiarlo en una hoja de Excel, con el fin de facilitar la verificación de los conceptos utilizados, porque los que no figuren en el ámbito para ese corte, no se podrán utilizar en el proceso de importación.

En el caso puntual de la categoría Información Contable Pública Convergencia, el Régimen de Contabilidad Pública ha definido que si una entidad requiere que se incorpore alguna cuenta debe: “Solicitar a la Contaduría General de la Nación con una antelación no inferior a 15 días calendario a la terminación de la fecha de corte del período a reportar, mediante comunicación escrita, la incorporación del concepto dentro de su ámbito, con la debida sustentación, indicando la transacción en la cual utilizará dicho concepto.

La Contaduría evaluará la solicitud y decidirá su incorporación, comunicándole a la entidad la decisión tomada”.

Para el diligenciamiento de los formularios se recomienda tener en cuenta lo siguiente:

• El registro del hecho económico lo debe realizar en pesos.

comunicándole a la entidad la decisión tomada”.

Para el diligenciamiento de los formularios se recomienda tener en cuenta lo siguiente:

• El registro del hecho económico lo debe realizar en pesos.

• El archivo debe llevar únicamente los datos solicitados en el protocolo de importación.

• Eliminar los espacios al final de las filas y columnas, y cualquier otro carácter distinto a los solicitados.

• Los valores no deben llevar separadores de miles en ningún caso.

• Los registros en las variables cuantitativas que no llevan valor debe llenarlos con cero (0).Página | 10 • Antes de importar el archivo, guárdelo en Excel y luego conviértalo a archivo plano (Texto delimitado por tabulaciones) (.txt), el cual debe quedar disponible en la carpeta “Datos formularios” para el proceso de importación.

Además, el archivo en Excel es útil para efectuar correcciones

3.1 CATEGORÍA INFORMACIÓN CONTABLE PÚBLICA CONVERGENCIA

(ICPC)

De acuerdo con lo establecido en la Resolución 411 del 2023, las entidades contables públicas deberán reportar la información financiera de naturaleza cualitativa y cuantitativa a través de los formularios definidos en la categoría Información Contable Pública Convergencia, la cual estará conformada por tres formularios:

• Saldos y movimientos • Operaciones reciprocas
• Variaciones Trimestrales Significativas

La información contable pública se debe reportar en pesos.

La estructura y características de estos formularios las puede consultar en el “Procedimiento contable para el diligenciamiento y envío de los reportes contables relacionados con la información financiera, económica, social y ambiental a la

La estructura y características de estos formularios las puede consultar en el “Procedimiento contable para el diligenciamiento y envío de los reportes contables relacionados con la información financiera, económica, social y ambiental a la Contaduría General de la Nación a través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública – CHIP”.

3.1.1 Formulario SALDOS Y MOVIMIENTOS CONVERGENCIA Elaboración directamente en el aplicativo A continuación, desarrollaremos un paso a paso para la Categoría Información Contable Pública Convergencia.

Ingrese al Chip-Local, actualice formularios y ejecute los siguientes pasos:

a) Ingrese por la opción formularios y haga clic en formularios/seleccionar, diligencie la información correspondiente al año y seleccione: entidad, categoría (INFORMACIÓN CONTABLE PÚBLICA CONVERGENCIA), período y formularioPágina | 11 (CGN2015_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA) y haga clic en el botón “aceptar”.

b) Despliegue los conceptos que aparecen en la pantalla, haciendo clic en el lado izquierdo de la carpeta que contiene los códigos de la clase y siga abriendo las carpetas del grupo, cuentas, y subcuentas que va a registrar, luego seleccione haciendo clic sobre la subcuenta en la que desea incluir información. No es necesario registrar los saldos de los niveles superiores porque el sistema los calcula cuando “refresque” o “valide” el formulario. Recuerde que este formulario se reporta solo a nivel de subcuenta.Página | 12 c) Ubique ordenadamente el cursor en las columnas “SALDO INICIAL”, “MOVIMIENTO DÉBITO” y MOVIMIENTO CRÉDITO” y vaya registrando

nivel de subcuenta.Página | 12 c) Ubique ordenadamente el cursor en las columnas “SALDO INICIAL”, “MOVIMIENTO DÉBITO” y MOVIMIENTO CRÉDITO” y vaya registrando horizontalmente en la fila de cada concepto los respectivos valores, teniendo en cuenta las reglas de los signos. El “SALDO FINAL” es calculado por el sistema cuando se valide o refresque la pantalla, por lo tanto, no se activa. El “SALDO FINAL CORRIENTE” y el “SALDO FINAL NO CORRIENTE” debe registrarlo de acuerdo con su información.

Para ingresar la información también la puede copiar de un archivo plano o el generado por el software contable que maneja la entidad.

d) Cuando esté registrando los valores de las variables requeridas en el formulario, tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:

• La suma de las variables “saldo final corriente” y “saldo final no corriente” debe ser igual al “saldo final”, de lo contrario, la validación generará un error.

• Los registros se hacen únicamente a nivel de subcuenta, el sistema calcula los demás niveles, cuando refresque o valide el formulario. • Si necesita corregir un registro, ubique el cursor en la celda correspondiente y haga doble clic en ella, con esta acción se activa la celda para la corrección.

Recuerde que:

La información contable pública se debe registrar en pesos, sin separadores (comas o puntos). Para especificar el valor decimal coloque punto. El sistema CHIP solo admite 2 cifras decimales. Ejemplo

1245867.56Página | 13 Lo visualizará de la siguiente manera en el Sistema CHIP Local

e) Cuando termine de incorporar los registros del formulario vaya a la opción

Ejemplo

1245867.56Página | 13 Lo visualizará de la siguiente manera en el Sistema CHIP Local

e) Cuando termine de incorporar los registros del formulario vaya a la opción formularios/Validar y ejecute la acción.

Después de que el sistema hace las validaciones debe aparecer el mensaje “La operación se ha ejecutado correctamente”. Si se generan errores de validación, debe verificar los mensajes de error y hacer las respectivas correcciones, hasta que la validación sea exitosa.

f) Para facilitar la corrección de errores, se puede exportar el formulario y guardarlo en hoja de Excel para hacer las correcciones en este archivo. Una vez corregido, se debe convertir a “archivo plano” para luego importarlo al sistema y validarlo. Es preciso aclarar que en el proceso de exportación se generan todos los formularios validados para la categoría, por lo tanto, si modifica un solo formulario y lo va a importar, debe borrar los otros exportados.Página | 14 Elaboración a través de archivo plano

El formulario también se puede hacer en un formato Excel para luego convertirlo en “archivo plano” e importarlo. A continuación, se presenta de manera gráfica la estructura de este archivo.

a) “S” representa que el tipo de registro es de cabecera.

b) Código de la entidad.

c) Indica el período al que pertenece el reporte: mes inicial y mes final antecedidos por el “1” en todos los casos. En el ejemplo representa el tercer trimestre, donde “10” es el mes inicial y “12” el mes final.

d) Año (escrito sin separación por punto)

e) Nombre del Formulario

f) Fecha de envío: Es opcional, por cuanto el sistema la coloca

trimestre, donde “10” es el mes inicial y “12” el mes final.

d) Año (escrito sin separación por punto)

e) Nombre del Formulario

f) Fecha de envío: Es opcional, por cuanto el sistema la coloca automáticamente. Si se escribe debe ser en el formato dd-mm-aaaa (por ejemplo: 22-10-2005).

g) “D” Indica que los registros son de tipo detalle.

h) Concepto: Aunque los conceptos pueden ser numéricos, alfabéticos o alfanuméricos, para el caso particular del formulario CGN2005_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS, el concepto es numérico y corresponde al código contable separando sus niveles con puntos.

1. Son las variables: Saldo inicial, movimiento débito, movimiento crédito, saldo final, saldo final corriente y saldo final no corriente, las cuales deben tener las características detalladas en el protocolo de importación. Recuerde que a partir del primer trimestre del 2017 la información se reporta en pesos, por tanto, debe diligenciarla de la siguiente manera:Página | 15

Una vez diligenciado el formulario en Excel, debe guardarse como “archivo plano” para luego realizar su importación al CHIP.

La conversión del archivo a plano se hace de la siguiente forma:

• Se selecciona “Guardar como”

• En la parte inferior de la caja de selección “Guardar como tipo:” seleccione la opción “Texto (delimitado por tabulaciones) (.txt)

• Al dar clic en “Guardar” debe contestar “SI” en todas las cajas de dialogo hasta que finalmente el archivo queda guardado como plano.

Verifique la estructura del archivo plano con la establecida en el anexo 1 del

• Al dar clic en “Guardar” debe contestar “SI” en todas las cajas de dialogo hasta que finalmente el archivo queda guardado como plano.

Verifique la estructura del archivo plano con la establecida en el anexo 1 del Procedimiento contable para el diligenciamiento y envío de los reportes contables relacionados con la información financiera, económica, social y ambiental a la Contaduría General de la Nación a través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública CHIP, numeral 5.

3.1.2 Formulario OPERACIONES RECIPROCAS CONVERGENCIA

Se utiliza para reportar los saldos de las transacciones realizadas entre entidades contables públicas, agrupados en conceptos y variables, donde las variables se refieren a los saldos corriente y no corriente del formulario CGN2015_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA, en la fecha de corte trimestral.

Elaboración directamente en el aplicativo A continuación, desarrollaremos un paso a paso.

Una vez ingresado al Chip-Local ejecute los siguientes pasos:

a) Ingrese por la opción formularios, haga clic en formularios/seleccionar y diligencie la información correspondiente al año y seleccione: entidad, categoría (INFORMACIÓN CONTABLE PÚBLICA CONVERGENCIA), período y formulario (CGN2015_002_OPERACIONES_RECIPROCAS_CONVERGENCIA) y haga clic en el botón “aceptar”.

Cifras decimal

• Solo admite dos cifras decimales (centavos)

Punto

• Solo se admite punto para separar los decimales. • No se admite coma Cifras enteras

• Sin separadores de milesPágina | 16

decimales (centavos)

Punto

• Solo se admite punto para separar los decimales. • No se admite coma Cifras enteras

• Sin separadores de milesPágina | 16

b) Despliegue los conceptos que aparecen en la pantalla, haciendo clic en el lado izquierdo de la carpeta que contiene los códigos de la clase y siga abriendo las carpetas del grupo, cuentas, y subcuentas que va a registrar, luego seleccione haciendo clic sobre la subcuenta en la que desea incluir información. No es necesario registrar los saldos de los niveles superiores porque el sistema los calcula cuando “refresque” o “valide” el formulario. Recuerde que este formulario se reporta sólo a nivel de subcuenta.

c) Al hacer clic con el botón derecho del mouse sobre la subcuenta seleccionada, se despliega un menú del cual debe elegir la opción “Nuevo detalle”. Al seleccionar (…) aparece una ventana con la lista de todas las entidades disponibles, puede hacer doble clic en cualquiera de ellas para escoger la entidad con la cual tiene la operación recíproca. Otra forma es digitando el código o el nombre en el filtro que aparece en la parte superior derecha del selector. Para ver el código incorporado en la columna “entidad recíproca”, abra la llave de la subcuenta y aparecerá el registro del código y el nombre de la entidad tanto en la columna “conceptos” como en la columna “Entidad recíproca”.Página | 17

d) Ubique ordenadamente el cursor en las columnas “VALOR CORRIENTE” y “VALOR NO CORRIENTE” y registre horizontalmente en la fila de cada concepto los

d) Ubique ordenadamente el cursor en las columnas “VALOR CORRIENTE” y “VALOR NO CORRIENTE” y registre horizontalmente en la fila de cada concepto los respectivos valores, teniendo en cuenta las reglas de los signos.Página | 18

Recuerde que:

• La información contable pública se debe registrar en pesos, sin separadores (comas o puntos). Para especificar el valor decimal coloque punto. El sistema CHIP solo admite 2 cifras

decimales. Ejemplo: 1245867.56 • Así mismo, recomendamos registrar el hecho económico con cifras exactas tal como se genera, es decir, no efectué redondeos ni aproximaciones.

e) Cuando registre los valores de todas las variables requeridas en el formulario, tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:

• Los valores registrados en las variables “saldo final corriente” y “saldo final no corriente” deben ser iguales o menores al “saldo final corriente” o “saldo final no corriente” de la subcuenta en el formulario CGN2015_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA, de lo contrario, en la validación generará un error.

• Los registros se hacen sólo a nivel de subcuenta, el sistema calcula los demás niveles cuando refresque o valide el formulario. Si va a corregir un registro, ubique el cursor en la celda y haga doble clic sobre ella, de esta forma se activará para la corrección.Página | 19 e) Cuando termine de incorporar todos los registros del formulario, vaya a la opción formularios/Validar y ejecute la acción.

Después de que el sistema hace las validaciones, debe aparecer el mensaje “La operación se ejecutado correctamente”. Si se generan errores de validación, debe

formularios/Validar y ejecute la acción.

Después de que el sistema hace las validaciones, debe aparecer el mensaje “La operación se ejecutado correctamente”. Si se generan errores de validación, debe verificar los mensajes de error y hacer las respectivas correcciones, hasta que la validación sea exitosa.

Para facilitar la corrección de errores, se puede exportar el formulario y guardarlo en hoja de Excel para hacer las correcciones en este archivo. Una vez corregido, se debe convertir a “archivo plano” para luego importarlo al sistema y validarlo. Recuerde que en el proceso de exportación se generan todos los formularios validados para la categoría, por lo tanto, si modifica un solo formulario y lo va a importar, debe borrar los otros exportados.

Elaboración a través de archivo plano

El formulario también se puede hacer en un formato Excel para luego convertirlo en “archivo plano” e importarlo. A continuación, se presenta de manera gráfica la estructura de este archivo.Página | 20

1. “S” representa que el tipo de registro es de cabecera.

2. Código de la entidad

3. Indica el período al que pertenece el reporte: mes inicial y mes final antecedidos por el “1” en todos los casos. En el ejemplo, representa el primer trimestre, donde “01” es el mes inicial y “03” el mes final.

4. Año (escrito sin separación por punto)

5. Nombre del Formulario

6. Fecha de envío: Es opcional, por cuanto el sistema lo coloca automáticamente. Si se escribe debe ser en el formato dd -mm-aaaa (por ejemplo: 22-10-2005).

7. “D” Indica que los registros son de tipo detalle.

automáticamente. Si se escribe debe ser en el formato dd -mm-aaaa (por ejemplo: 22-10-2005).

7. “D” Indica que los registros son de tipo detalle.

8. Concepto: Aunque los conceptos pueden ser numéricos, alfabéticos o alfanuméricos, para el caso particular del formulario CGN2015_002_OPERACIONES_RECIPROCAS_CONVERGENCIA, el concepto es numérico y corresponde al código contable separando sus niveles con puntos.

9. Se refiere a las siguientes variables: a) Entidad recíproca, b) valor corriente y c) Valor no corriente las cuales se encuentran detalladas en el protocolo de importación.

Recuerde, la información contable pública se debe registrar en pesos, sin separadores (comas o puntos). Para especificar el valor decimal coloque punto. El sistema CHIP solo admite 2 cifras decimales.Página | 21 Ejemplo

1245867.56

• Así mismo, recomendamos registrar el hecho económico con cifras exactas tal como se genera, es decir, no efectué redondeos ni aproximaciones.

Una vez diligenciado el formulario en Excel, debe guardarse como “archivo plano” para luego realizar su importación al CHIP.

La conversión del archivo a plano se hace de la siguiente forma: • Se selecciona “Guardar como” • En la parte inferior de la caja de selección “Guardar como tipo:” seleccione la opción “Texto (delimitado por tabulaciones) (.txt) • Al dar clic en “Guardar” debe contestar “SI” en todas las cajas de dialogo hasta que finalmente el archivo queda guardado como plano.

Verifique la estructura del archivo plano con la establecida en el Procedimiento

• Al dar clic en “Guardar” debe contestar “SI” en todas las cajas de dialogo hasta que finalmente el archivo queda guardado como plano.

Verifique la estructura del archivo plano con la establecida en el Procedimiento contable para el diligenciamiento y envío de los reportes contables relacionados con la información financiera, económica, social y ambiental a la Contaduría General de la Nación a través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública CHIP, del Régimen de Contabilidad Pública versión 2007.13 y sus modificaciones.

3.1.3 Formulario VARIACIONES TRIMESTRALES SIGNIFICATIVAS

De acuerdo con las instrucciones establecidas por la Contaduría General de la Nación, el formulario se utiliza para reportar información cuantitativa y cualitativa, cuyo propósito es explicar el origen de las variaciones significativas en los cortes de marzo, junio, septiembre y diciembre, para los conceptos contables que tengan cambios importantes al comparar los saldos del trimestre reportado, con el mismo corte del año anterior. Ejemplo:Página | 22

Tenga en cuenta que: • El reporte de este formulario es obligatorio, en caso de que la entidad pública no presente variaciones significativas para los cortes objeto de comparación, deberá reportar de la categoría Información contable pública Convergencia, la subcuenta que presente la mayor variación, explicando el origen de la misma. • Para las entidades nuevas las cuales no tienen información del periodo anterior, deberán incluir la primera subcuenta utilizada en el formulario saldos y movimientos y en la columna “valor variación” digitar el “1” (Valor simbólico para efectos de reporte), y en la columna “detalle de la variación”, digitar

anterior, deberán incluir la primera subcuenta utilizada en el formulario saldos y movimientos y en la columna “valor variación” digitar el “1” (Valor simbólico para efectos de reporte), y en la columna “detalle de la variación”, digitar “Entidad nueva CGN”. Las filas subsiguientes del formulario deberán ir en blanco.

Elaboración directamente en el aplicativo

Una vez ingresado al Chip-Local ejecute los siguientes pasos:

a) Ingrese por la opción formularios, haga clic en formularios/seleccionar y diligencie la información correspondiente al año,