CGN - Carta Circular 001 de 2011

cARTA CIRCULAR No. Q Q 1 , 08 fiET. ·2011 >

REl;'fiESENTANTES LEGALES, JEFEfi DE ÁREAS FINANCIERfiS, JEfES DE fi9NTROL INTERNO, JEFES DE CONTABILIDAD, CONTADORES Y FUNCIONARIOS ENfiRGAQOS' DE CARTERA DE LOS "ENTES PÚBLlCOS DE LOS NIVELES NAOONAL y TERRITO,RIAL DE

LOS SE(µOfiES CENTRAL'Y· OESfiENTRALI_ZADCl.

Referencia: Direc,trices para la apllcaclfin de la L!!y 1?66 de 2008 fin el Boletin de· Oeudore.s Morosos dfiI Estado - BDME de 1.a UAE Conté.lduría .General de. la Nación.

Apreciadofi señores: Este Despácho, eh' cumpllmlento de . .la Ley 1266 dé 2.dds por la cual sé dictan dl_fiRofilch:mes ge,nerales del Habeas Da-ta y la regulación d.fi] manejo de la Información contenida en bases de datos personales y en aplicación del pará$.r'afo 32 del Art 4" de la Léy 716 de 2001; modificado y adicionado por el ar·trculo 2" de la ley -901 de 2004, se pe.rMltfi l.mpa·rtrr lr,,sti'ucc!onfis ·generales· a las distln·tas entidades públicas que reportari Información pfira el Bpletfn de peudores Morosos 9e la fiAE ContadWía General de la Nac.lón

1. ASPEctOS LEGALES

reportari Información pfira el Bpletfn de peudores Morosos 9e la fiAE ContadWía General de la Nac.lón

1. ASPEctOS LEGALES La Ley Esifitfitarlfi 1266 d_el 31 de dlcic:ml:ire de 2008 confilene las dís-poslciones . . genei,ales del Háb.ea.s Data y regula el r,,anejo de la información cfimt(fnlda .en bases de dfitós personales, ·con el o·bJéto de fiesfi-rrollar el derecho -cons.tltuclonal de lafi persfimas a ccmocer, fictµalizar y refitif!car las infor'maclone.$ que se háyan recógidó sobreellas en Bancfis de datos ·(Art. 15 Cc;instltUcló'n Política dfi fi9IQmbi<1.). Ténlendq én cuenta que el Boletln de. Deudores Morosos deí fistado -BDME es una ba·se de datos persof!;:iles que pubUc:a la Cqrfta.durlá General de la Nación en Ylrfi1;1d del inelso 3fi del parágrfifo 311 dfil artícylo 4º de !!l Ley 71!5 de 2001, modificad.o y adlclonaclq r:ior el artíc1;1lo 2º de la Ley 901 de 2004. y del numeral Sª del artf'culo 2• Qe la Ley 1066 d_e 20'06¡ es préclsQ detall·ar· los re·quls.itos que débeií cumplir las entidades públicas que trasmiten la cafie_gorfa BDME.O O 1

2. GlOSARIO DE TfiRMINC,fi De conformidad con el art. 3v de la Ley 1266 de 2008, en el aóME se entiende por:

trasmiten la cafie_gorfa BDME.O O 1

2. GlOSARIO DE TfiRMINC,fi De conformidad con el art. 3v de la Ley 1266 de 2008, en el aóME se entiende por: • Titular ,de la lnf!'rrn.ación: Es la persona n-atl.fri;!I o ju.rldica a quien se reflére la información que reposfi en el Bolefiín de Deudores Moresos del E-stadoBDME que; a cualquier título, a una fecha de corte, tiene contraída una obllgaclón con una entidad pública d_e ,cualquier orc;teo o oivel, cvya cu;;rntla supera los dnco (5) Salarlos Mínimos Mensuales Legale·s Vlgehtes (SMMLV) y ul'la mora: superior a seis (6) meses (inciso lfi d·el p·a;ágrafo -311 del artlcuÍo 4" de la Ley 716 de 2001, modifica.do y adidonafio per el artfcul.o zv de la Ley 901 de 2004), o que :ha.bierido su$crltb un acué'rdp de prigo, lo haya irífiUm1?1.ido de acu!;!rdo con lo establecido en el numeral Sil! del artículo 211 de la Lfiy 1066 de 2006. • Fuenfie c:Je lnforrnació•l'.I: Son las emrdfides publicas 9ue con autorl.iación legal o del titular-, reportan datos personales de los deudfires morosos del Estado a la UAE Contaduria General eje la Naclóñ, con las acreencias a favor que correspondan a los saldos de los derechos re9onoéldosy revelados en pesos, a una fecha de cortfi, eh

Contaduria General eje la Naclóñ, con las acreencias a favor que correspondan a los saldos de los derechos re9onoéldosy revelados en pesos, a una fecha de cortfi, eh las subcuentas de los gn,1pos 13ARen,as por Cpbrar y 14-Deudotes, del Catálogo General ·de Cuentas deÍ Manual de P,rocedimientos del Régimen de ContabÍiidad Públícá; asf' como los valores revelados en las sub'cuentas 831535Réntas por Ggbra·r y 8·31536-Deudóres, de 1.a clase ·s .. cu.entas de Ordel"! Deudoras, qi;le representan derechos que han sido retirados de las subcuentas de los grupfis fiel activo anteriormente señalados, cuya pos:lbllidád de recuperación es Incierta, pero qufi aún pre.stah mérito eJ_ecutlvo y la. entl_dad los co-ntrola en efites conceptos, Es de anotar, que la entidad r:eportante de 1fi lnforma,c:16n res_pbnde por la calidad. .de los datos suministrados e.n el Boletln de Óeudores Morosos del Estado. fi Operador tte Información: E-s la UAE Contaduria General de l.a Nación, que recibe Información de las et,tldade.s p(l.blicas, corisOlldi! el 1,3oletln dfi De1,.1dores MprofiQs dél Estado y. los publÜ:a en la páglria www.contadurla,gov.to para consulta de los usuarios, en virtud del iF1clso 31l del parágrafo pi! del artft1.,1lo 4" de la Le'y 716 de

dél Estado y. los publÜ:a en la páglria www.contadurla,gov.to para consulta de los usuarios, en virtud del iF1clso 31l del parágrafo pi! del artft1.,1lo 4" de la Le'y 716 de 2001, modlfltadp y adicionado por el articulo 2"' de ia Ley 901 de 2004 .. La UAE. Contadur(a Generar de la Nació.n no es responsable. por la calidad de los datos que le se.an suministrados por la·s entldi!des rep'O'fiant:es de la Información (fUente dé ir,formad6i1). • U$uc1rio; Es la personfi natural o Jurídica que ac_cede a la lríformació-n del BOME a través de la p_aglna Web de.la UAE Contaduría General de la Nación. • Dato Pfi:sonal: Información vlneul'ada fi unfi o fiarfas pérsonfis determlnad.ás o de'térrninables q que pueden asociarse con una persona natural o _jurídica. 2 de 5O O 1 • Dato SemÍprivado: Es el dato que no tiene mitur.aleza intima, reservada, ni pública y cciyo conocimiento o dlvulgficl·ón no fióle lnter'e_sa a su 1:Itular sino· a un cierto sector o grupo de person"ás o a la so.clédád en general, 3, PRINClfilOS o.e LA AOMII\IISTRAi:IÓN DE OATO,S De conformidad con fiI art 4ª de la Ley 1266 de 2008, en el reporte del BDMEse debe cumplir co.n los slfiuientes principios: a) vfir.acidad o calldafi dfi los datos: La lnformafilón remitida por las entidades·

cumplir co.n los slfiuientes principios: a) vfir.acidad o calldafi dfi los datos: La lnformafilón remitida por las entidades· públicas con relación al ·BDME debe ser vera,z, completa, exacta, .actualizada, . comprobable y éompre.nslble. No fie regist:rarfin nl divulgarán datos i:>.arclalés, 1,ncompletos, fraccionados o que lnduzfian a erro_r como por ejemplo, deudorfis sin plena Identificación y fiIn número de obligación. b) De circulación refitringlda: los registros trasfiltldos por una entidad a través de.l sistema tHIP !'19 podrán visualizarsfi en la página www.chlp.gOv.co ; solo estarán. al fisceso. de los: usuarios, en la ·página Wfib ge la. UAE Cohtfidurffi General de la Nación consultando Individualmente cada número de Identificación. e:) Terhpóralldad, de la -lnformación: Lc;,s rfigistros r!?portados en el •formulario CGN2009_BOME_REPORTE_SEMESTRAL (Inciso 31l del parágraf9 '32 del artículo 4" de la Ley 71'6 de 20.01. modificada por el artículo 2 de I.a Ley 901 dfi .2004) permanecerán pupllcados fin la Wél:I dufarite seis (6) meses. Sr un deudor continúfi con las condlc:lpnes lega __ les fie mo.rosida.d y monto de geuda, se reportará nuevamente en el siguiente Informe. Los reglsfiros reportados en el formularlo CGN2009_1NfiUMPfiIMIENTQ_ACUERDO_f?E_PAGO_SEMESTRAL numerfiJ Sil del

reportará nuevamente en el siguiente Informe. Los reglsfiros reportados en el formularlo CGN2009_1NfiUMPfiIMIENTQ_ACUERDO_f?E_PAGO_SEMESTRAL numerfiJ Sil del artltulo 211 Ley 1066 de 2006-), solo serán retlradqs cuando las entidades . . . :. ... . -púpllcás trásmltan el retiro vía CHIP. d) De seg_uridad: Las bases dfi datos de de1Jdores mqrosos se deben manejar con las medidas técnlfias c¡ue garanticen seguridad de los registros evitando su adulfieración, pérdida; éonsulta o uso no autorizado. • • e) De confjdenclalldad; Todas las persona.s na.turales y jurldk:a-s que intervengan en la elab9raclóri, trasn,-islón; consollda·ctpn y publléaclqn dfiI 8DME están oblifiadas a garantizar la reserva de la lnformac:ióm; lnch.(slve de-sRués de fln.aÍizáda su relafifon con la administración del BDME-. 3 de 54. DEBERES OE LAS "FUENTES DE INFORMACIÓN Adicional a los principÍoidéscrltos fi dé cOnformldaq con los ÁrtlculfiS 8º y 12º qe 1,a Ley 1266 de 2008, las enfldficies públicas que rep·ortfin el SOME c!.éb_en cumplir cqn las slgui'entes obligaclonefi: . . a) Reportar en ·forma inrriediatci a la UAE co·nfaduríá GenerfiI de la Na"dónJ las novedades de retiro de los deuqores que estén pubfic•ados en la Web de la UAE

slgui'entes obligaclonefi: . . a) Reportar en ·forma inrriediatci a la UAE co·nfaduríá GenerfiI de la Na"dónJ las novedades de retiro de los deuqores que estén pubfic•ados en la Web de la UAE CGN en vÍrtficl de' las disposlclsnes estabiecldas en las Leyes '901 de 2004 V 1066 de 200fi, utilizando para el fifecto los formulfifrios establecidos pór la UAE CONTAQURÍA G.ENERAL PE 1..A NACIÓN. b) Rectificar la Información fiuando sea incorrfifita e Informar 19 p_firt.ine·t,te a-I ciperádor del BDME., c) Comunicar i;!I deudQr n,oroso, con máfi de 40 dlas de anticlpafilón .ál reporte sfimestral, que será reporta_do en el Boletln de Deudores Morosos. del Est.afio, para que cancele o pueda contr.overtir las obligaciones. d) Rfisolver lbs feclamos y peticiones; de los titulares de información, publicados en la Web, et, los ,tcármlnos. establecidofi en el Art. 1s de la Ley 1266 de taos. e) Informar a la UAE Contaduria Gfineral de la Nación, cui;!ndo un geudor h'loroso presente solicitud de rectificación o actuali:zacló.n; para incluir la leyenda ''Recláriio eo trárr\lte'1 o '1

Información en i: Uscuslón= JudlcifiI" y su respectiva nat1,,1ralfita. f) Cuando un deudor se reporte fion la ieyenda 11

Reclamo en trámite" '?

Información en i: Uscuslón= JudlcifiI" y su respectiva nat1,,1ralfita. f) Cuando un deudor se reporte fion la ieyenda 11

Reclamo en trámite" '? "lnform·acióri en discusión Judicial'' y el reclamo se resuelva, Informar la d,eclslón Hhal a la 1,JAE Contadurlá Geñeral de IÉJ Nación, para eliminar según el caso, la c-itada leyenda del BDMfi,

S.. PETÍCIÓNEfi, CONSULTAS Y RECl.AMOS.

La UAE. Corifiadu.rli;I G,e-neral de la Nacii;i"n, µría ve"i reé:Jbld.a la petición, reclamo o confiulta, dará -traslado a la entidad reportante fiC? l;;i tnf6rmaclóñ e.·n un· término máximo de dos (2) días hábiles, la cual deberá re.solver e Informar la respufi:sta a la UAE . '· .• Contaduría G'enf;!ral de la Nación, en µn plazo má.xlmo de diez (10) días hábiles. En todo caso, la resptJesfia. deberfi darse al titular por parte de la UAE Contadurla General de la Nación en el térmi.no máximo de quinte (15) fila_s h:ábiles contad.os a partir .qel dia siguiente a la fecha de présentación d.e la reclama.ción1 prorr-o.gables por ocho (8) dlas hábiles más. Si el recJamo es presentado ante la fuente de información (entidad reportfinte)1 ,ésta procederá a resolver cllreet.fimente el -réélarnq, pfiro deberá Informar a la UAE 4 desOó1 08 SET. 2011

Si el recJamo es presentado ante la fuente de información (entidad reportfinte)1 ,ésta procederá a resolver cllreet.fimente el -réélarnq, pfiro deberá Informar a la UAE 4 desOó1 08 SET. 2011 C,ontáduría Générl:!I de la Nación sot,re la recepción de.1 reclimo dentro de los dos (2) dlas liát>lles slgµlentes a su recibo, de forma que $.é pueda dar cumplimlento a la opllgaclpn ge inch.iir la leyenfi¡;¡ que giga ''Reclamo en trámifie" y 1fi naturfileza del mismo der:1tro del registro Individual, lo cual deberá hacer la UAE Contaduría General de la Nación dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a. haber recí.bido la ihformc3.clpn fie la fl,lt!nte. Para dar respuesta a la petición o reclamo" la ,UAE Contaé:lt,.1rla General de la Nación o la fofinte de 1fi Información, se_gfin sea el cfi_so, deberá re.alizar una verificación cortíplétfi de las observaciones o planteamlentfis del titular, asegurándose de r-ev.isar toda la informacló'n pér-tinente para poder dar una respuesta completa al titular. SI el titular Instaura una demanda fiontra la entlda!;I repartante, la fuei'lte una '?eZ· notificada de 1.a misma, deberá lnfo.rmar de elio a ia· UAE Contaduría Genfiral de la Nac;lqn dentro d.e los gos (fi) días hábiles fiígu,em:es, para que el operador del BDME

notificada de 1.a misma, deberá lnfo.rmar de elio a ia· UAE Contaduría Genfiral de la Nac;lqn dentro d.e los gos (fi) días hábiles fiígu,em:es, para que el operador del BDME pr9c;eda a Incluir· la le'yenda '11nformficlón eii dlscusiói'l Judicial" y la naturfilezá afi la misma, para lo cual; la UÁE Contaduría General de la, Naclón tiene dos (2) dí¡;is liábllfis siguientes, a haber reé:IQldo, la fnf6rmaci6n de la fuente. De Igual forma, cuando se resuelvan los pr(?fiesos, la decisión final se pfibe fiomuhfcfir a la UAE Contficlurla Gene.mi de la Nación para retirar las leyenda·s de.l respectivo deudor moroso. Esta.s dkecfrlée•s· serán aplicables_ .a partir dei reporte semestral del corte a 30 de nQviembrfi dfi 2011.

VI. GENCIA La presente Circular Externa rige a pafilr dfi su publ!-cac!ón en el Diario Oficial.

Publfquese y cúmplase, r r RA . . eneral . Nación. Elabotó': Milr'thn Bc;c hll J n1Sfr' Rolll , só: l'v1ílrtn Lucín Yf fif :irdona , i.ui An11cln G11lleso 11olguín fi ) J) Cb:ir Aususto Ai'IS'tl::lb:rl A (Jttr'- 5 de 5